d) Sistema de Cuentas Por Pagar- Manual de Procedimientos Administrativos-financieros de La...
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CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala
SistemadeCuentasporPagar
PREVDAActividadA.1.2Resultado1:DesarrolloOrganizacionalConsultoraacortoplazoabril2009
LIC.OSKARARROYOD.
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CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala 1
TabladeContenido
1.AlcanceyControl...........................................................................................................................22.PolticasyProcedimientos..............................................................................................................2
a) CuentasporPagaraFuncionarios,EmpleadosyPersonaldeApoyodeProyectosdelCEPREDENAC..................................................................................................................2
b) CuentasporPagaraInstitucionesMiembrosdelCEPREDENAC...................................3c) CuentasporPagaraOtrasInstituciones........................................................................3d) CuentasporPagarporDevolucionesaDonantes.........................................................4e) CuentasporPagarporSaldosaFavordeInstitucionesoConsultores,en
LiquidacionesdeGastos................................................................................................4f) PolticasGenerales.........................................................................................................5
3.GlosariodeTrminos......................................................................................................................5a) PersonaldeApoyo.........................................................................................................5b) PersonaldeProyectos...................................................................................................5c) InstitucionesMiembrosdelCEPREDENAC.....................................................................5d) OtrasInstituciones.........................................................................................................6e) DevolucionesaDonantes(SaldosnoEjecutados).........................................................6f) InteresesGeneradosporCuentasBancariasdeProyectos...........................................6g) CuentasporPagarporSaldosaFavordelaInstituciny/odelConsultor,en
LiquidacionesdeGastos................................................................................................64.DiagramasdeFlujos.......................................................................................................................7
a) SimbologaUtilizada......................................................................................................7b) DiagramadelProcedimientodeRegistrodeCuentasporPagaraFuncionarios..........8c) DiagramadelProcedimientodeCancelacindeCuentasporPagaraFuncionarios....9d) DiagramadelProcedimientoparaelRegistrodeCuentasporPagaraPersonalde
Apoyo...........................................................................................................................10e) DiagramadelProcedimientoparalaCancelacindeCuentasporPagaraPersonalde
Apoyo...........................................................................................................................11f) DiagramadelProcedimientodeRegistrodeCuentasporPagaraPersonalde
Proyectos.....................................................................................................................12g) DiagramadelProcedimientoparalaCancelacindeCuentasporPagaraPersonalde
Proyectos.....................................................................................................................13h) DiagramadelProcedimientoparaelRegistrodeCuentasporPagaraInstitucionesde
PasesMiembros..........................................................................................................14i) DiagramadelProcedimientodeCancelacindeCuentasporPagaraInstitucionesde
PasesMiembros..........................................................................................................15j) DiagramadelProcedimientodeRegistrodeCuentasporPagaraEntidadesCo
ejecutoras....................................................................................................................16k) DiagramadelProcedimientodeCancelacindeCuentasporPagaraEntidadesCo
ejecutoras....................................................................................................................17l) DiagramadelProcedimientodeLiquidacindeDevolucinaDonantes...................18m) DiagramadelProcedimientodePagodeDevolucinaDonantes..............................20
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1. Alcance y Control
EnesteManualsedescribenlosprocedimientossiguientes: a) CuentasporPagarFuncionariosCEPREDENAC
1.Origen2.Cancelacin3.FlujogramadeProcedimientos
b) CuentasporPagaraInstitucionesdePasesMiembrosdelCEPREDENAC
1.Origen2.Cancelacin3.FlujogramadeProcedimientos
c) CuentasporPagaraOtrasInstituciones1.Origen2.Cancelacin3.FlujogramadeProcedimientos
d) CuentasporPagarporDevolucionesaEntidadesDonantes
1.Origen2.Cancelacin3.FlujogramadeProcedimientos
e) CuentasporPagarenConceptodeSaldoaFavordelaInstituciny/odelConsultoren
LiquidacionesdeGastosPresentadas.1.Origen2.Cancelacin
2. Polticas y Procedimientos
a) Cuentas por Pagar a Funcionarios, Empleados y Personal de Apoyo de Proyectos del CEPREDENAC.
Elmomento en que un funcionario liquide sus anticipos y la liquidacin de gastos
presentados seamayor al del anticipo recibido, se crear una cuenta por pagar alfuncionario.
El Contador (a) General revisa la documentacin de soporte presentada por el
funcionarioydeterminacon laaprobacindelTcnico (a)Financiero (a)si todos losdocumentos presentados cumplen con los requisitos establecidos en el Sistema decompras del CEPREDENAC. Si cumplen con dichos requisitos se registrar en unacuentaporpagar.
Elprocesoderevisinyaprobacinde lasCuentasporPagarNOdebeexcederde5
das hbiles, transcurrido este plazo se iniciar el proceso y trmite de emisin dechequesegnelprocedimientoestablecidoenelSistemadeCajayBancos.
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Almomentoenqueseemiteelchequedepago,elContador(a)Generaldebeelaborarlapartidadediariocorrespondientepararegularizar(abonar) lacuentaporpagarenlosregistroscontables.
Noserealizaningnpagodesaldosdeliquidacinafavordefuncionarios,empleados,institucionesdepasesmiembrosuotra institucin relacionadaconelCEPREDENAC,quemantenganalgnsaldopendientesdeserliquidados.
Los pagos de cuentas a favor de funcionarios, empleados y personal de apoyo delCEPREDENAC cuyomonto seamenordeUS$20.00,puede ser canceladosmediantefondosdecajachica(cuandoelproyectocuentecondichofondo),lossaldosmayoresadichovalordebensercanceladosmediantelaemisindecheque.
b) Cuentas por Pagar a Instituciones Miembros del CEPREDENAC
Al momento en que las instituciones relacionadas con el CEPREDENAC liquidan losanticiposrecibidosyelvalorliquidadoseamayoralanticipo,secrearunacuentaporpagaranombrededichaentidad.
El Contador (a) General revisar la documentacin de respaldo presentada por la
entidadmiembrodelCEPREDENACydeterminarcon laaprobacindel Tcnico (a)Financiero(a)silosdocumentospresentadoscumplenconlosrequisitosestablecidosenel Sistemade comprasdelCEPREDENAC. Si cumple con todos los requisitos seregistraenunacuentaporpagar.
El proceso de revisin y aprobacin de las Cuentas por Pagar debe durar como
mximo5dashbilesapartirde larecepcinde losdocumentos,transcurridoesteplazoseiniciarelprocesoytrmitedeemisindechequesiguiendoelprocedimientoestablecidoenelSistemadeCajayBancos.
Almomentoenqueseemiteelchequedepago,elContador(a)Generaldebeelaborar
la partida de diario correspondiente para regularizar la cuenta por pagar en losregistroscontables.
Los pagos a instituciones miembros del CEPREDENAC y personal de apoyo conresidencia fuera de Guatemala, debe hacerse mediante emisin de transferenciabancaria o depsito centroamericano segn sea el caso. El costo de comisionesbancarias originadas por estas operaciones ser asumido en Guatemala porCEPREDENAC,perolosgastosqueelbancodelpasadondeseenvalatransferencialecobrea la institucinmiembro,sernasumidospor laentidadopersonabeneficiariadelosfondos.
c) Cuentas por Pagar a Otras Instituciones
Al momento en que las instituciones coejecutoras de proyectos del CEPREDENAC
liquidan los anticipos recibidos y cuyomonto seamayor al anticipo, se crear unacuentaporpagarafavordelainstitucinalacualseleadeuda.
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El Contador (a) General revisar la documentacin de soporte presentada por la
entidadcoejecutoraydeterminarconlaaprobacindelTcnico(a)Financiero(a)silosdocumentospresentadoscumplenconlosrequisitosestablecidosenelSistemadecompras del CEPREDENAC. Si cumple con dichos requisitos se registrar en unacuentaporpagar.
ElprocesoderevisinyaprobacindelasCuentasPorPagardebedurarcomomximo
5dashbiles,transcurridoesteplazose iniciarelprocesoytrmitedeemisindecheque voucher siguiendo el procedimiento establecido en el Sistema de Caja yBancos.
Almomento en que se emite el cheque voucher de pago, el Contador (a)General
deber elaborar la partida de diario correspondiente para regularizar la cuenta porpagarenlosregistroscontables.
d) Cuentas por Pagar por Devoluciones a Donantes
Finalizadalaejecucindeunproyecto,elDirector(a)Financiero(a)medianterevisinde losestadosfinancierosdelproyecto,debeestablecersiexistenfondospendientesdeser ejecutados,siexistiesen fondosporejecutar,elContador (a)Generaldeberrevisar los Trminos del convenio suscrito con la entidad donante con el fin deestablecer el destino que se debe dar a ese remanente. Si el convenio suscritoestablecequesedebedevolverdichacantidada laentidaddonante, lacontabilidaddebercrearunacuentaporpagarafavordedichaentidad.
Finalizadoelproyecto sedeberemitirel cheque voucherpara la cancelacinde la
obligacin,el cualdebe serautorizadoporel SecretarioEjecutivodelCEPREDENAC,ademsdeserdocumentadalaentregapormediodecarta.
e) Cuentas por Pagar por Saldos a Favor de Instituciones o Consultores, en Liquidaciones de Gastos
Cuando los consultores, las instituciones ejecutoras y coejecutoras presenten
liquidacionesdegastossinquehayanrecibidoanticipos,sedeberegistrarunacuentaporpagarafavordeestasinstitucionesopersonas,mientrasseprocedealtrmitedelchequeotransferencia,segncorresponda.
El Contador (a) General revisar la documentacin de soporte presentada por las
institucionesoconsultoresydeterminarconlaaprobacindelTcnico(a)Financiero(a)sitodoslosdocumentospresentadoscumplencontodoslosrequisitosestablecidosenelSistemadeComprasdelCEPREDENAC.Sicumplencondichosrequisitosregistralacuentaporpagar.
El proceso de revisin y aprobacin de las Cuentas por pagar debe durar como
mximo 5 das hbiles, transcurrido este plazo se iniciar al proceso y trmite de
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emisindechequevouchersiguiendoelprocesoestablecidoenelSistemadeCajayBancos.
Al momento en que se emite el cheque de pago, el Contador (a) General deber
elaborar lapartidadediariocorrespondientepararegularizar lacuentaporpagarenlosregistroscontables.
f) Polticas Generales
Enlosestadosfinancierosnodebenhabercuentasporpagarmayoresa1ao.
MensualmenteelContador(a)Generaldebeelaboraruna integracinde lascuentasporpagarde losproyectosque administraelCEPREDENAC ydelProgramaRegular,detallandocomomnimolasiguienteinformacin:(VerAnexos1)9 NombredelProveedor9 No.Factura9 FechaFactura9 MontodelaFactura9 Fechadevencimiento9 Concepto
Enlorelacionadoconlascuentasporpagarqueseoriginanporliquidacionesdems,
devolucindesaldosadonantesyhonorariospendientesalosconsultores,lossaldospendientesdecancelardebenmostrarsetambincomopartedelaintegracin.
Laintegracindecuentasporpagardebeserelrespaldodocumentaldelossaldosque
semuestranenlosEstadosFinancieros.
El Tcnico (a) Financiero (a) mensualmente debe verificar que la integracin decuentasporpagarcumplaconloslineamientosestablecidosenelpresenteSistemayqueelsaldodelamismacoincidaconelsaldocontable.
3. Glosario de Trminos a) PersonaldeApoyo: Son todos los empleadosque tienen como funcin el apoyo a los
Funcionarios del CEPREDENAC en las diferentes actividades que realizan para laconsecucin de los fines y objetivos del CEPREDENAC. Estos empleados pueden o nolaborardirectamenteparalaentidad(p.e.Freelance,outsourcing).
b) Personalde Proyectos: Son empleados contratadospara la ejecucinde losproyectosque administra el CEPREDENAC, con el propsito de asegurar el cumplimiento de losobjetivosquepersigueelproyecto.
c) InstitucionesMiembrosdelCEPREDENAC:Sonlasinstitucionesdeprevencindesignadas
porlospasesmiembrosdelCEPREDENAC.
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9 CONRED Guatemala9 COPECO Honduras9 CNE CostaRica9 ProteccinCivil ElSalvador9 SINAPRED Nicaragua9 SINAPROC Panam
d) Otras Instituciones: Son las instituciones con las cualeselCEPREDENAC tiene firmados
conveniosdecoejecucindeproyectos,comoejemplomencionamosalNGI.
e) DevolucionesaDonantes (SaldosnoEjecutados):Almomentode la finalizacindeunproyecto,enalgunoscasosnoseejecutalatotalidaddelaporterecibidodeldonante,porloquesieldonantelorequiereenelConveniosedebehacerladevolucindelosfondosnoejecutados(estodebedocumentarse).
f) InteresesGeneradosporCuentasBancariasdeProyectos:Enlosconveniosdeejecucinse establecen los procedimientos a seguir con respecto a los intereses bancariosgeneradospor losaportes recibidosde losdonantes. Sienel convenio seestablece ladevolucindedichosintereses,sedebecumplirconladevolucin.
g) Cuentas por Pagar por Saldos a Favor de la Institucin y/o del Consultor, enLiquidaciones de Gastos: Esta cuenta surge al momento de recibir liquidaciones deanticipos de parte de instituciones coejecutoras de proyectos o de consultorescontratadosparalosmismos,enlasqueestaspersonas(individualesojurdicas)liquidangastosmayoresalosanticiposquelesfueronentregados.
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4. Diagramas de Flujos
a) Simbologa Utilizada
Smbolo Descripcin
Inicio / FinalDetermina el inicio o final de una operacin.
Proceso
Almacenamiento / ArchivoAlmacenamiento en archivos especiales dedocumentos o en el sistema de cmputo.
DocumentoTodo documento preimpreso o impreso
DecisinIndica una decisin sobre una actividado proceso.
Se utiliza para describir una actividad, unproceso o verificacin realizados.
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b) Diagrama del Procedimiento de Registro de Cuentas por Pagar a Funcionarios
Departamento: ContabilidadResponsable: Director (a) Financiero (a), Tcnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar ContableJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Pgina 1
Responsable Flujograma Descripcin1)
Funcionario 2)
3)Contador (a) General
4) Elabora integracin contable de la cuenta por pagar (Anexo 1 y 2).
Contador (a) General
Contador (a) General 5)
Contador (a) General 6)
7)Tcnico (a) Financiero (a) No
Si
Contador (a) General 8) Se contabilizan las plizas de diario elaboradas.
Contador (a) General 9) Se archivan las plizas contables.
10) Finaliza el proceso.
Elaborado por__DRA / AR _ Revisado por __DRA / EC__
Vo. Bo. Administrador (a)
Vo. Bo. Director (a) Financiero (a)
Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a)
Vo. Bo. Consejo de Representantes
Esta proceso se inicia al momento en que el funcionario liquidaviticos y resulta un saldo a su favor.
Elaboracin de pliza de diario para el registro de la cuenta porpagar al funcionario.
Verifica cada uno de los documentos con el fin de determinar silos mismos son gastos aceptados en el reglamento de viticos,as mismo verifica el monto de anticipos entregados alfuncionario si los hubieren para determinar el saldo a pagar alfuncionario.
Entrega la documentacin que ampara los desembolsosrealizados durante el desarrollo de sus actividades.
Se traslada la pliza de diario elaborada a el (la) Tcnico (a)Financiero (a) para su revisin y aprobacin.
Revisa la pliza de diario, si dicho documento no cumple con losprocedimientos establecidos, deber ser devuelta a el (la)Contador (a) General para su correccin. Si el documento escorrecto contina el proceso.
Inicio
Verificacin
Integracin contable
Revisin
Contabilizacin
Archivo
Fin
Verificacin
Documentacin
Pliza de diario
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c) Diagrama del Procedimiento de Cancelacin de Cuentas por Pagar a Funcionarios
Departamento: ContabilidadResponsable: Director (a) Financiero (a), Tcnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar ContableJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Pgina 1
Responsable Flujograma Descripcin
Contador (a) General 1)
Auxiliar Contable 2)
Contador (a) General 3)
Contador (a) General 4)
No 5)Tcnico (a) Financiero (a)
Si
Contador (a) General 6) Se contabilizan las plizas de diario elaboradas.
Contador (a) General 7) Se archivan las plizas contables.
8) Finaliza el proceso.
Elaborado por__DRA / AR _ Revisado por __DRA / EC__
Vo. Bo. Administrador (a)
Vo. Bo. Director (a) Financiero (a)
Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a)
Vo. Bo. Consejo de Representantes
Transcurrido un plazo aproximado de 5 das, el (la) Contador (a)General deber de iniciar el proceso de emisin de chequevoucher para la cancelacin de la cuenta por pagar.
El (la) Contador (a) General despus de la emisin del chequevoucher, deber registrar la cancelacin de la cuenta por pagar .
Se traslada la pliza de diario elaborada a el (la) Tcnico (a)Financiero (a) para su revisin y aprobacin
Revisa la pliza de diario, si dicho registro no cumple con losprocedimientos establecidos, deber ser devuelta a el (la)Contador (a) General para su correccin. Si el documento escorrecto contina el proceso.
Se procede a la emisin de cheque de acuerdo al plazoestablecido en manual de caja y bancos (emisin de chequesvoucher).
Inicio
Emisin de cheque
Revisin
Contabilizacin
Archivo
Fin
Traslado
Traslado
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d) Diagrama del Procedimiento para el Registro de Cuentas por Pagar a Personal de Apoyo
Departamento: ContabilidadResponsable: Director (a) Financiero (a), Tcnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar ContableJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Pgina 1
Responsable Flujograma Descripcin1)
Personal de Apoyo 2)
Contador (a) General 3)
Contador (a) General 4) Elabora integracin contable de la cuenta por pagar (Anexo 1 y 2).
Contador (a) General 5)
Contador (a) General 6)
7)Tcnico (a) Financiero (a) No
Si
Contador (a) General 8) Se contabilizan las plizas de diario elaboradas.
Contador (a) General 9) Se archivan las plizas contables.
10) Finaliza el proceso.
Elaborado por__DRA / AR _ Revisado por __DRA / EC__
Vo. Bo. Administrador (a)
Vo. Bo. Director (a) Financiero (a)
Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a)
Vo. Bo. Consejo de Representantes
Esta proceso se inicia al momento en que el personal de apoyoliquida gastos que soportan viticos y resulta un saldo a sufavor.
Entrega la documentacin que amparan los desembolsosrealizados durante el desarrollo de sus actividades
Verifica cada uno de los documentos con el fin de determinar silos mismos son gastos aceptados por el reglamento de viticos,as mismo verifica el monto de anticipos entregados al personalde apoyo si los hubieren para determinar el saldo a pagar alpersonal de apoyo.
Elaboracin de pliza de diario para el registro de la cuenta porpagar al personal de apoyo.
Se traslada la pliza de diario elaborada a el (la) Tcnico (a)Financiero (a) para su revisin y aprobacin.
Revisa la pliza de diario, si dicho registro no cumple con losprocedimientos establecidos, deber ser devuelta a el (la)Contador (a) General para su correccin. Si el documento escorrecto contina el proceso.
Inicio
Verificacin
Integracin contable
Revisin
Contabilizacin
Archivo
Fin
Traslado
Documentacin
Pliza de diario
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e) Diagrama del Procedimiento para la Cancelacin de Cuentas por Pagar a Personal de Apoyo
Departamento: ContabilidadResponsable: Director (a) Financiero (a), Tcnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar ContableJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Pgina 1
Responsable Flujograma Descripcin
Contador (a) General 1)
Auxiliar contable 2)
3)Contador (a) General
Contador (a) General 4)
Tcnico (a) Financiero (a) No 5)
Si
Contador (a) General 6) Se contabilizan las plizas de diario elaboradas.
Contador (a) General 7) Se archivan las plizas contables.
8) Finaliza el proceso.
Elaborado por__DRA / AR _ Revisado por __DRA / EC__
Vo. Bo. Administrador (a)
Vo. Bo. Director (a) Financiero (a)
Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a)
Vo. Bo. Consejo de Representantes
Transcurrido un plazo aproximado de 5 das, el (la) Contador (a)General deber de solicitar la emisin de cheque voucher parala cancelacin de la cuenta por pagar.
Se procede a la emisin de cheque voucher de acuerdo amanual de caja y bancos (emisin de cheques voucher).
Se traslada la pliza de diario elaborada a el (la) Tcnico (a)Financiero (a) para su revisin y aprobacin.
Revisa la pliza de diario, si dicho registro no cumple con losprocedimientos establecidos, deber ser devuelta a el (la)Contador (a) General para su correccin. Si el documento escorrecto contina el proceso.
El (la) Contador (a) General despus de la emisin del chequevoucher, deber registrar la cancelacin de la cuenta por pagar.
Inicio
Emisin de cheque
Revisin
Contabilizacin
Archivo
Fin
Traslado
Pliza de diario
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CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala 12
f) Diagrama del Procedimiento de Registro de Cuentas por Pagar a Personal de Proyectos
Departamento: ContabilidadResponsable: Director (a) Financiero (a), Tcnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar ContableJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Pgina 1
Responsable Flujograma Descripcin1)
Personal de Proyectos 2)
Contador (a) General 3)
Contador (a) General 4) Elabora integracin contable de la cuenta por pagar (Anexo 1 y 2).
Contador (a) General 5)
Contador (a) General 6)
7)Tcnico (a) Financiero (a) No
Si
Contador (a) General 8) Se contabilizan las plizas de diario elaboradas.
Contador (a) General 9) Se archivan las plizas contables.
10) Finaliza el proceso.
Elaborado por__DRA / AR _ Revisado por __DRA / EC__
Vo. Bo. Administrador (a)
Vo. Bo. Director (a) Financiero (a)
Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a)
Vo. Bo. Consejo de Representantes
Esta proceso se inicia al momento en que el personal deproyectos liquida viticos y resulta un saldo a su favor.
Entrega la documentacin que amparan los desembolsosrealizados durante el desarrollo de sus actividades.
Verifica cada uno de los documentos con el fin de determinar silos mismos son gastos aceptados por el reglamento de viticos,as mismo verifica el monto de anticipos entregados al personalde proyectos si los hubieren para determinar el saldo a pagar alpersonal de proyectos.
Elaboracin de pliza de diario para el registro de la cuenta porpagar al personal de proyectos.
Se traslada la pliza de diario elaborada a el (la) Tcnico (a)Financiero (a) para su revisin y aprobacin.
Revisa la pliza de diario, si dicho registro no cumple con losprocedimientos establecidos, deber ser devuelta a el (la)Contador (a) General para su correccin. Si el documento escorrecto contina el proceso.
Inicio
Verificacin
Integracin contable
Pliza de Diario
Revisin
Contabilizacin
Archivo
Fin
Traslado
Documentacin
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g) Diagrama del Procedimiento para la Cancelacin de Cuentas por Pagar a Personal de Proyectos
Departamento: ContabilidadResponsable: Director (a) Financiero (a), Tcnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar ContableJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Pgina 1
Responsable Flujograma Descripcin
Contador (a) General 1)
Auxiliar contable 2)
Contador (a) General 3)
Contador (a) General 4)
Tcnico (a) Financiero (a) No 5)
Si
Contador (a) General 6) Se contabilizan las plizas de diario elaboradas.
Contador (a) General 7) Se archivan las plizas contables.
8) Finaliza el proceso.
Elaborado por__DRA / AR _ Revisado por __DRA / EC__
Vo. Bo. Administrador (a)
Vo. Bo. Director (a) Financiero (a)
Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a)
Vo. Bo. Consejo de Representantes
El (la) Contador (a) General despus de la emisin del cheque,deber registrar la cancelacin de la cuenta por pagar.
Se traslada la pliza de diario elaborada a el (la) Tcnico (a)Financiero (a) para su revisin y aprobacin.
Revisa la pliza de diario, si dicho registro no cumple con losprocedimientos establecidos, deber ser devuelta a el (la)Contador (a) General para su correccin. Si el documento escorrecto contina el proceso.
Transcurrido un plazo aproximado de 5 das, el (la) Contador (a)General deber solicitar la emisin de cheque voucher para lacancelacin de la cuenta por pagar.
Se procede a la emisin de cheque de acuerdo a manual decaja y bancos (emisin de cheques voucher).
Inicio
Emisin de cheque
Revisin
Contabilizacin
Archivo
Fin
Traslado
Pliza de diario
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CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala 14
h) Diagrama del Procedimiento para el Registro de Cuentas por Pagar a Instituciones de Pases Miembros
Departamento: ContabilidadResponsable: Director (a) Financiero (a), Tcnico (a) Financiero (a), Contador (a) General , Auxiliar ContableJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Pgina 1
Responsable Flujograma Descripcin1)
2)
3)Contador (a) General
Contador (a) General 4) Elabora integracin contable de la cuenta por pagar (Anexo 1 y 2).
Contador (a) General 5)
Contador (a) General 6)
No 7)Tcnico (a) Financiero (a)
Si
Contador (a) General 8) Se contabilizan las plizas de diario elaboradas.
Contador (a) General 9) Se archivan las plizas contables.
10) Finaliza el proceso.
Elaborado por__DRA / AR _ Revisado por __DRA / EC__
Vo. Bo. Administrador (a)
Vo. Bo. Director (a) Financiero (a)
Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a)
Vo. Bo. Consejo de Representantes
Personal de las Instituciones Ejecutoras deProyectos
Entregan la documentacin que amparan los desembolsosrealizados en la ejecucin del proyecto.
Elaboracin de pliza de diario para el registro de la cuenta porpagar a las Instituciones ejecutoras de proyectos.
Esta proceso se inicia al momento en que las Institucionesejecutoras de proyectos liquidan anticipos recibidos y resulta unsaldo a su favor.
Se traslada la pliza de diario elaborada a el (la) Tcnico (a)Financiero (a) para su revisin y aprobacin.
Verifica cada uno de los documentos con el fin de determinar silos mismos son gastos aceptados por el presupuesto generaldel proyecto, as mismo verifica el monto de anticiposentregados a las Instituciones ejecutoras de proyectos, si loshubieren, para determinar el saldo a pagar a las Institucionesejecutoras de proyectos.
Revisa la pliza de diario, si dicho registro no cumple con losprocedimientos establecidos, deber ser devuelta a el (la)Contador (a) General para su correccin. Si el documento escorrecto contina el proceso.
Inicio
Verificacin
Integracin contable
Revisin
Contabilizacin
Archivo
Fin
Traslado
Pliza de diario
Documentacin
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CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala 15
i) Diagrama del Procedimiento de Cancelacin de Cuentas por Pagar a Instituciones de Pases Miembros
Departamento: ContabilidadResponsable: Director (a) Financiero (a), Tcnico (a) Financiero (a), Contador (a) General , Auxiliar ContableJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Pgina 1
Responsable Flujograma Descripcin
Contador (a) General 1)
Auxiliar contable 2)
Contador (a) General 3)
Contador (a) General 4)
Tcnico (a) Financiero (a) No 5)
Si
Contador (a) General 6) Se contabilizan las plizas de diario elaboradas.
Contador (a) General 7) Se archivan las plizas contables.
8) Finaliza el proceso.
Elaborado por__DRA / AR _ Revisado por __DRA / EC__
Vo. Bo. Administrador (a)
Vo. Bo. Director (a) Financiero (a)
Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a)
Vo. Bo. Consejo de Representantes
Revisa la pliza de diario, si dicho registro no cumple con losprocedimientos establecidos, deber ser devuelta a el (la)Contador (a) General para su correccin. Si el documento escorrecto contina el proceso.
Transcurrido un plazo aproximado de 5 das, el (la) Contador (a)General deber solicitar la emisin de cheque voucher para lacancelacin de la cuenta por pagar.
El (la) Contador (a) General despus de la emisin del chequevoucher, deber registrar la cancelacin de la cuenta por pagar.
Se traslada la pliza de diario elaborada a el (la) Tcnico (a)Financiero (a) para su revisin y aprobacin.
Se procede a la emisin de cheque voucher de acuerdo a losplazos establecidos en manual de caja y bancos (emisin decheques voucher).
Inicio
Emisin de cheque
Revisin
Contabilizacin
Archivo
Fin
Traslado
Pliza de diario
-
CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala 16
j) Diagrama del Procedimiento de Registro de Cuentas por Pagar a Entidades Co-ejecutoras
Departamento: ContabilidadResponsable: Director (a) Financiero (a), Tcnico (a) Financiero (a), Contador (a) General , Auxiliar ContableJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Pgina 1
Responsable Flujograma Descripcin1)
Institucin Co-ejecutora 2)
3)Contador (a) General
Contador (a) General 4)
Contador (a) General 5)
Contador (a) General 6)
No 7)Tcnico (a) Financiero (a)
Si
Contador (a) General 8) Se contabilizan las plizas de diario elaboradas.
Contador (a) General 9) Se archivan las plizas contables.
10) Finaliza el proceso.
Elaborado por__DRA / AR _ Revisado por __DRA / EC__
Vo. Bo. Administrador (a)
Vo. Bo. Director (a) Financiero (a)
Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a)
Vo. Bo. Consejo de Representantes
Esta proceso se inicia al momento en que las instituciones Co-ejecutoras de proyectos liquidan anticipos recibidos y resulta unsaldo a su favor.
Entregan la documentacin que amparan los desembolsosrealizados en la ejecucin del proyecto.
Verifica cada uno de los documentos con el fin de determinar silos mismos son gastos aceptados por el presupuesto generaldel proyecto, as mismo verifica el monto de anticiposentregados a la institucin co-ejecutora de proyectos, si loshubieran, para determinar el saldo a pagar a la misma.
Elaboracin de pliza de diario para el registro de la cuenta porpagar al las Instituciones ejecutoras de proyectos.
Se traslada la pliza de diario elaborada a el (la) Tcnico (a)Financiero (a) para su revisin y aprobacin.
Revisa la pliza de diario, si dicho registro no cumple con losprocedimientos establecidos, deber ser devuelta a el (la)Contador (a) General para su correccin. Si el documento escorrecto contina el proceso.
Elabora integracin contable de la cuenta por pagar (Anexo 1 y2).
Inicio
Verificacin
Integracin contable
Revisin
Contabilizacin
Archivo
Fin
Traslado
Documentacin
Pliza contable
-
CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala 17
k) Diagrama del Procedimiento de Cancelacin de Cuentas por Pagar a Entidades Co-ejecutoras
Departamento: ContabilidadResponsable: Director (a) Financiero (a), Tcnico (a) Financiero (a), Contador (a) General , Auxiliar ContableJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Pgina 1
Responsable Flujograma Descripcin
Contador (a) General 1)
Auxiliar contable 2)
Contador (a) General 3)
Contador (a) General 4)
NoTcnico (a) Financiero (a) 5)
Si
Contador (a) General 6) Se contabilizan las plizas de diario elaboradas.
Contador (a) General 7) Se archivan las plizas contables.
8) Finaliza el proceso.
Elaborado por__DRA / AR _ Revisado por __DRA / EC__
Vo. Bo. Administrador (a)
Vo. Bo. Director (a) Financiero (a)
Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a)
Vo. Bo. Consejo de Representantes
Transcurrido un plazo aproximado de 5 das, el (la) Contador (a)General deber solicitar la emisin de cheque voucher para lacancelacin de la cuenta por pagar.
El (la) Contador (a) General despus de la emisin del cheque,deber registrar la cancelacin de la cuenta por pagar.
Se traslada la pliza de diario elaborada a el (la) Tcnico (a)Financiero (a) para su revisin y aprobacin.
Revisa la pliza de diario, si dicho registro no cumple con losprocedimientos establecidos, deber ser devuelta a el (la)Contador (a) General para su correccin. Si el documento escorrecto contina el proceso.
Se procede a la emisin de cheque voucher de acuerdo a losplazos establecidos en manual de caja y bancos (emisin decheques voucher).
Inicio
Emisin de cheque
Revisin
Contabilizacin
Archivo
Fin
Traslado
Pliza de diario
-
CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala 18
l) Diagrama del Procedimiento de Liquidacin de Devolucin a Donantes Departamento: ContabilidadResponsable: Director (a) Financiero (a), Tcnico (a) Financiero (a), Contador (a) General , Auxiliar ContableJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Pgina 1/2
Responsable Flujograma Descripcin
1)
2)Administrador (a)
Administrador (a) 3)Administrador (a)
No4)
Secretario Ejecutivo
Si
Administrador (a) 5) Enva carta a la entidad donante.
Entidad Donante 6)
Administrador (a) 7)
8)Director (a) Financiero (a)
Contador (a) General 9)
Informa sobre la forma y destino de los fondos no ejecutados enel proyecto ejecutado.
Trasladar el monto a el (la) Contador (a) General para que seproceda a la liquidacin del proyecto, tal y como se indica en elmanual de Administracin de fondos
Finalizacin del plazo de ejecucin del proyecto y en las cuentasbancarias an se cuenta con disponibilidades de fondos.
Revisa, aprueba y firma la carta, si encuentra errores la mismaser devuelta para su correccin, si la carta es correcta,continuar el proceso.
Ser trasladado a la Direccin Financiera Contable paraproceder al cierre del proyecto.
Deber imprimir estados financieros y obtener un estado decuenta bancario con el fin de determinar el monto total de ladisponibilidad de fondos.
Se verifica lo establecido en el convenio, si no se establece algorelacionado con el remanente de los fondos, se elabora unacarta para el donante solicitando indique el destino de los fondosno ejecutados.
Se trasladar dicha carta al Secretario Ejecutivo deCEPREDENAC para su revisin y aprobacin.
Inicio
Elaboracin de carta
Envo de carta
Revisin
Estado de cuenta bancario
Traslado
Traslado
Liquidacin del proyecto
1
Respuesta de la entidad donante
-
CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala 19
Departamento: ContabilidadResponsable: Director (a) Financiero (a), Tcnico (a) Financiero (a), Contador (a) General , Auxiliar ContableJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Pgina 2/2
Responsable Flujograma Descripcin
Contador (a) General 10)
Contador (a) General 11)
Contador (a) General 12)
No 13)Tcnico (a) Financiero (a)
Si
Contador (a) General 14) Se contabilizan las plizas de diario elaboradas.
Contador (a) General 15) Se archivan las plizas contables.
16) Finaliza el proceso.
Elaborado por__DRA / AR _ Revisado por __DRA / EC__
Vo. Bo. Administrador (a)
Vo. Bo. Director (a) Financiero (a)
Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a)
Vo. Bo. Consejo de Representantes
Elabora la partida de diario para el registro de la cuenta porpagar a la entidad donante
Se traslada la pliza de diario elaborada a el (la) Tcnico (a)Financiero (a) para su revisin y aprobacin.
Revisa la pliza de diario, si dicho registro no cumple con losprocedimientos establecidos, deber ser devuelta a el (la)Contador (a) General para su correccin. Si el documento escorrecto contina el proceso.
El (la) Contador (a) General efectuar la liquidacin del proyectoy registrar la cuenta por pagar a la entidad donante porconcepto de devolucin.
Revisin
Contabilizacin
Archivo
Fin
Proceso de liquidacin
Traslado
1
Pliza de diario
-
CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala 20
m) Diagrama del Procedimiento de Pago de Devolucin a Donantes Departamento: ContabilidadResponsable: Director (a) Financiero (a), Tcnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar ContableJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Pgina 1/1
Responsable Flujograma Descripcin
Contador (a) General 1)
Auxiliar contable 2)
Contador (a) General 3)
Contador (a) General 4)
NoTcnico (a) Financiero (a) 5)
Si
Contador (a) General 6) Se contabilizan las plizas de diario elaboradas.
Contador (a) General 7) Se archivan las plizas contables.
8) Finaliza el proceso.
Elaborado por__DRA / AR _ Revisado por __DRA / EC__
Vo. Bo. Administrador (a)
Vo. Bo. Director (a) Financiero (a)
Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a)
Vo. Bo. Consejo de Representantes
Se procede a la emisin de cheque voucher de acuerdo a losplazos establecidos en el manual de caja y bancos (emisin decheques voucher).
Se traslada la pliza de diario elaborada a el (la) Tcnico (a)Financiero (a) para su revisin y aprobacin.
Revisa la pliza de diario, si dicho registro no cumple con losprocedimientos establecidos, deber ser devuelta a el (la)Contador (a) General para su correccin. Si el documento escorrecto contina el proceso.
Previo a los procedimientos necesarios para la cancelacin delas cuentas bancarias aperturadas para el proyecto, se procedea efectuar el pago correspondiente.
El (la) Contador (a) General despus de la emisin del cheque,deber registrar la cancelacin de la cuenta por pagar.
Inicio
Emisin de cheque
Revisin
Contabilizacin
Archivo
Fin
Traslado
Partida de diario