¿DE QUÉ SE TRATA? Una visita de campo ocurre cuando un miembro del personal viaja hacia otra oficina de Plan International para un propósito específico. Las visitas de campo proporcionan una oportunidad valiosa tanto para el visitante y para los anfitriones que reciben la visita pues es una colaboración con metas de trabajo compartidas.

Las visitas de campo son también una herramienta poderosa de aprendizaje. La interacción presencial permite al personal fortalecer las relaciones de trabajo, compartir el conocimiento, intercambiar ideas y recursos y obtener un entendimiento más profundo del trabajo que se realiza en otra parte de nuestras operaciones globales.

Al mismo tiempo, las visitas de campo pueden ser costosas y perturbadoras para el trabajo tanto la oficina que envía como que recibe la visita. Cada visita de campo debe tener un conjunto definido de metas relacionadas al trabajo y objetivos claros y compartidos de aprendizaje para garantizar que tanto el visitante como la oficina anfitriona optimizan sus tiempos juntos.

¿CUÁL ES LA UTILIDAD DE ESTA HERRAMIENTA? Las visitas de campo permiten personal conectarse, colaborar, intercambiar conocimientos e ideas, comunicarse necesidades y trabajar juntos para mejorar la eficacia de nuestro trabajo. Este juego de herramientas brinda lineamientos paso a paso para coordinar con sus anfitriones y establecer objetivos compartidos de aprendizaje y planificar las oportunidades para intercambiar concomimientos durante y después de su visita.

¿CUÁNDO LA PUEDO USAR? Las visitas de campo se usan para una variedad de propósitos en Plan International, incluyendo:

Colaboración entre el personal en diferentes oficinas para elaborar metas compartidas

Evaluación de necesidades para determinar cómo una oficina o equipo puede apoyar las operaciones en otra área

Compartir conocimientos para informar al personal sobre cómo se realizan ciertas actividades, proyectos y funciones operativas o cómo mejorarlos

Capacitación para fortalecer las habilidades y construir capacidades

Asistencia técnica y apoyo programático para mejorar los procesos, ya sea en la oficina anfitriona o en la oficina visitante

Recoger evidencia para apoyar el desarrollo de un estudio de caso enfocados en el aprendizaje

Así como usted debe planificar cómo lograr sus objetivos de trabajo durante una visita de campo, esta herramienta le permite a usted y a su anfitrión considerar qué puede aprender mutuamente y cómo intercambiar y compartir el conocimiento para promover la colaboración, mejorar el entendimiento sobre el trabajo de Plan International y apoyar el aprendizaje en tora la organización.

LAS VISITAS DE CAMPO COMO UNA HERRAMIENTA DE APRENDIZAJE Una Visita de Campo es cualquier visita acordada mutuamente por parte de miembros del personal de la oficina de Plan International a otra oficina con un propósito establecido.

A menudo la visita es para apoyar el trabajo programático o las operaciones de la oficina anfitriona pero estas herramientas también cubren cualquier visita entre oficinas donde se pueda capturar aprendizaje. Aunque podamos conseguir gran parte del trabajo utilizando la tecnología de hoy, a menudo no hay un substituto para una interacción cara a cara y la oportunidad de trabajar uno al lado del otro con colegas para así lograr metas compartidas.

Las visitas de campo inevitablemente incluyen aprendizaje extensivo y el conocimiento compartido ya que el personal trabaja e interactúa. Sin embargo, ese conocimiento a menudo se queda almacenado solamente en la mente de los participantes. Este juego de herramientas está diseñado para ayudar tanto al visitante como a la Oficina Anfitriona a aprovechar plenamente esta oportunidad valiosa de aprendizaje estableciendo objetivos claros de aprendizaje por anticipado y luego capturando y compartiendo el conocimiento ganado en las visitas de campo.

Ejemplo de la práctica dentro de Plan International

Las visitas de campo a menudo se usa

para recoger información; por ejemplo, un

miembro del personal del IH visita al

campo para observar proceso y prácticas y

así informar el desarrollo de un manual

operativo. El visitante observa lo que se

hace de manera específica y trabajo con la

oficina anfitrión para identificar formas de

racionalizar los procesos, si es necesario,

y hacer que el manual sea más relevante,

accesible y fácil de usar.

Otro ejemplo sería el miembro de personal

de una NO que visita el campo para hacer un

taller sobre subvenciones. La visita de

campo permite al visitante y la oficina

anfitriona planificar cómo implementar juntos

un proyecto, clarificar los requerimientos de

reporte del donante, identificar quien estará

trabajando en el proyecto, establecer

cronogramas y reunirse con los socios.

ROLES Y RESPONSABILIDADES

Aunque muchas visitas de campo involucran solo

a una persona que viaja de una oficina de Plan

International a otra, hay muchas otras persona

que contribuyen para el éxito de la visita.

La Oficina que Envía — Esta oficina donde

trabaja normalmente el visitante (IH, NO,RO,

CO) típicamente asumen el costo financiero de

la vista, y por lo tanto tienen un interés particular

en garantizar que la visita sea productiva. La

oficina que envía puede contribuir y aprobar las

metas de trabajo y los objetivos de aprendizaje de

la visita de campo y el revisar logrado después de

la visita.

El Visitante — El visitante generalmente inicia la

visita de campo y es quién más aprovecha el

viaje (o lo pierde). Una visita mal planificada

desperdicia tiempo y recursos. Por lo tanto, es

esencial que el visitante garantice que la visita es

bien planificada y coordinada cuidadosamente

con la oficina anfitriona.

Es el rol del visitante trabajar con la facilitadora

de la oficina anfitriona para definir el propósito y

las metas de aprendizaje de la vista e identificar

a las personas y actividades que serán incluidas

en la misma para lograr dichas metas. Una vez

que termine el viaje, el visitante se toma el

tiempo para compartir el conocimiento ganado de

la experiencia con los colegas de la oficina

anfitriona y en todo Plan International.

La Oficina Anfitriona — Si el visitante está

viajando a un país diferente, el primer paso es

enviar un pedio al Director de País. Una vez

que el viaje ha sido organizado, es la

responsabilidad de la oficina anfitriona recibir

al visitante y darle el apoyo necesario para

alcanzar las metas de la visita. A menudo la

oficina anfitriona es una CO, pero puede ser IH

o una NO, RO o PU. Idealmente, la oficina

anfitriona asignará un facilitador anfitrión que

será el punto de contacto del visitante antes y

durante la visita, proporcionará los recursos

requeridos cuando sea posible y garantizará

que el personal clave está disponible para

reunirse con el visitante.

El Facilitador Anfitrión — El Facilitador

Anfitrión es un miembro del personal de la

oficina anfitriona que está de acuerdo en

coordinar con el visitante antes y durante el

viaje. Podría ser el Gerente de Apoyo de

Programas, el Gerente de la Unidad de

Programas, un asesor (asesor de educación),

el MER, o gerente de IT, etc. Es la

responsabilidad del facilitador anfitrión

coordinar con el visitante y establecer juntos

los objetivos de trabajo para la visita y los

objetivos de aprendizaje, incluyendo la

identificación de personas, lugares y

actividades que el visitante puede incluir

durante el viaje para apoyar el aprendizaje, y

a la vez contribuir en la reflexión y en el

compartir del conocimiento cuando termine la

visita.

PLANIFICAR, PREPARAR Y RELIZAR UNA VISITA DE CAMPO

Al igual que cuando usted planifica

cuidadosamente cómo logrará los objetivos de

trabajo para una visita de campo, usted debe

establecer objetivos de aprendizaje compartidos

con su anfitrión y hacer un plan para lograr

dichos objetivos. Luego usted puede encontrar

formas de compartir el conocimiento obtenido

con sus colegas una vez que termine la visita.

Establecer objetivos específicos de

aprendizaje — Organizar una llamada por

conferencia con su facilitador anfitrión para

discutir cómo lograr un equilibrio entre los

objetivos relacionados al trabajo y los de

aprendizaje para la visita, y diseñar un plan

para lograrlo.

¿Qué preguntas espera usted sean respondidas

mientras está en la oficina anfitriona? ¿Existen

procesos o proyectos que desea observar? ¿La

experticia de quién podría ser útil para usted?

¿Qué conocimientos trae usted a la oficina

anfitriona que podría beneficiar a su personal?

¿Qué recurso o herramientas puede compartir?

¿Puede usted aprender algo que beneficiará a

un colega en su propia oficina? ¿Qué desea

usted entender mejor sobre la forma que ellos

trabajan o cómo sus oficinas pueden trabajar

juntos?

Coordinar con el facilitador anfitrión para

planificar las actividades relacionadas al

aprendizaje — Una vez que usted ha acordado

mutuamente sus objetivos de trabajo, analice

cuáles serán los objetivos de aprendizaje para la

visita y hable con su facilitador anfitrión sobre

qué debe hacer durante la visita para lograr sus

objetivos de aprendizaje. ¿Con quién debe

viajar? ¿Qué procesos o actividades puede

observar? ¿En qué proyectos pueden trabajar

juntos? ¿Cuáles son los lineamientos, plantillas u

otros documentos que puede examinar?

Asegúrese que su itinerario incluya

oportunidades para compartir y ganar

conocimiento.

Busque una variedad de perspectivas — La

mayoría de visitas de campo se refieren a las

reuniones con funcionaros, jefes de

departamento, líderes locales y otros en

posiciones de autoridad. Aunque estas

conexiones son importantes, también busque

oportunidades para hablar con individuos que no

sean “VIP”. Si usted tiene oportunidad de

experimentar el trabajo programático trate de

hablar con la gente afectada por el mismo. Si

usted está observando operaciones hable con el

personal en el terreno así como aquellos que son

responsables por el mismo. Conectarse con las

personas afectadas por nuestro trabajo puede

ayudarle a profundizar el entendimiento de cómo

alcanzamos nuestra misión.

Cuando esté planificando los objetivos de

aprendizaje para su visita, avise a los

colegas de su propia oficina a donde va y

cuando. Pregúnteles si hay algo que usted

pueda hacer o preguntar durante su viaje

que les ayudaría para apoyar su trabajo o

aprendizaje.

Tome notas y fotos — Una visita de campo es

generalmente una actividad que ocurre en medio de

un torbellino, con nuevos rostros, nueva información y

conversación constante. Es fácil que un día se mezcle

con el siguiente y eso significa que el conocimiento

puede perderse. Mantener un diario sobre su viaje

donde registre sus pensamientos, experiencias e

impresiones es muy adecuado. Puede incluir

preguntas que todavía deben ser respondidas para

que así usted se mantenga en la ruta para lograr sus

metas de aprendizaje. En la medida de lo posible,

tome fotos y hasta unos cortos videos para ayudarle a

refrescar su memoria y capturar detalles sobre las

personas que conoce y el trabajo que observa. Puede

usar luego estas imágenes para incluir en las

publicaciones de blog, diapositivas y presentaciones

donde puede compartir lo aprendido. ¡Recuerde

obtener el consentimiento antes de tomar las fotos!

Aproveche las oportunidades de aprendizaje

inesperadas — Además de sus objetivos planificados

de aprendizaje, busque oportunidades para observar

el trabajo fuera de su función y conocer a colegas que

pueden fortalecer su entendimiento o compartir su

experticia. No piense solo en su propia ilustración.

¿Puede usted participar en una Ayuda de Pares para

beneficiar al personal en la oficina anfitriona? ¿Puede

usted obtener conocimientos que le beneficiaran a un

colega o equipo en su oficina? Solicite al

facilitador anfitrión sugerencias sobre qué

personas conocer, actividades interesantes

que pueda observar, documentos que pueda

revisar y herramientas o plantillas que pueda

llevarse con usted.

Revise el progreso hacia las metas de

aprendizaje con su anfitrión antes de salir —

Hacia el final de su visita, siéntese con su facilitador

anfitrión y el personal de la oficina anfitriona para

revisar el progreso hacia sus objetivos de

aprendizaje e identifique cualquier meta que deba

cumplirse. Considere utilizar una herramienta de

gestión del conocimiento como la Revisión

Después de la Acción para estructurar la discusión

y reflexiones mientras usted:

Comparte sus impresiones y observaciones

Analiza lo que ha aprendido e identifica

Cualquier pregunta que quede sin responder

Acuerda en cualquier acción de seguimiento

Determina juntos la mejor forma de capturar y compartir el conocimiento que ha ganado

COMPARTIR EL CONOCIMIENTO DE SU VISITA DE CAMPO

El valor del aprendizaje de las vistas de campo generalmente beneficia más a los participantes – el visitante, el facilitador anfitrión, la oficina anfitriona y la oficina que envía. En muchos casos ese aprendizaje se mantiene encerrado en la mente de aquellos participantes. Aquí le damos algunas ideas para compartir su aprendizaje con los colegas de su propia oficina y en Plan International.

Realice una sesión informativa. Apenas usted regrese, reúnase con los colegas claves en su oficina para compartir lo que usted aprendió durante su visita.

Registre sus experiencias en un blog, un blog es una forma grandiosa de compartir tanto el aprendizaje y las imágenes de su viaje.

Contacte a comunicaciones internas, ya que ellos le pueden ayudar a compartir su experticia a través de la organización.

Comparta el conocimiento con colegas específicos. ¿Existe alguna pieza particular de aprendizaje o una oportunidad de seguimiento que sería de interés de algún colega? Siéntese con su colega y comparta sus experiencias para conectarlos con sus nuevos contactos.

Organice un almuerzo donde cada uno trae algo para comer y puedan compartir sus ideas o pida tiempo durante una reunión del equipo para compartir lo que usted aprendió durante su visita de campo.

Utilice las Herramientas de Gestión del Conocimiento. Considere organizar un caso de estudio para compartir sus experiencias y aprendizaje o haga una presentación a un Círculo de Aprendizaje o Comunidad de Práctica.

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Antecedentes y Contexto — ¿Cuál es su motivación para hacer la visita?

— ¿Qué circunstancias llevan a la decisión de hacer este viaje?

— ¿Qué problemas desea abordar?

Objetivos de Trabajo y Aprendizaje

— ¿Por qué está realizando la visita? ¿Qué objetivos espera lograr?

— ¿Qué conocimiento espera usted compartir con su anfitrión?

— ¿Qué espera aprender?

— ¿Qué conocimientos puede usted obtener o compartir sobre proceso de trabajo, enfoques,

desafíos, soluciones, brechas en recursos o asuntos operativos?

— ¿Qué espera usted entender mejor sobre nuestro trabajo?

Actividades Planificadas — ¿Cómo usted logrará las metas relacionadas al trabajo y sus objetivos de aprendizaje?

— ¿Con quién se reunirá? ¿Dónde irá?

— ¿Qué actividades desea observar? ¿Qué procesos espera usted entender mejor?

— ¿Qué otras actividades puede observar o participar durante su visita para apoyar el

aprendizaje en Plan International?

ANTES DE LLEGAR, PLANIFIQUE SUS OBJETIVOS

RELACIONADOS AL TRABAJO Y LOS DE APRENDIZAJE

Piense en su visita, establezca metas claras, y coordine con su facilitador anfitrión para construir

un itinerario que le permitirá alcanzar tanto los objetivos de aprendizaje como los de trabajo.

— ¿Qué actividades realizó hoy?

— ¿Con quién trabajó? ¿Compartieron ellos su conocimiento, experticia o puntos de

vista que a usted le parecieron interesantes o útiles?

— ¿Qué procesos de trabajo, enfoques o métodos observó que le parecieron innovadores o

particularmente efectivos?

— ¿Qué le sorprendió? ¿Qué le impresionó? ¿Qué le preocupó?

— ¿Cuál fue la parte más agradable de su día?

— ¿Encontró usted algún desafío u obstáculo que impida su trabajo o cambie el curso del mismo?

¿Cómo lo solucionó? ¿Si no es así, cómo lo solucionará mañana?

— ¿Aprendió algo que le gustaría compartir con un colega?

— ¿En qué medida usted logró sus objetivos de trabajo?

— ¿Empleó usted o su equipo un método o enfoque que le pareció útil o innovador?

— ¿Resolvieron juntos un problema? ¿Cómo?

— ¿Compartió su colega con usted algunos lineamientos, herramientas o plantillas que podría adaptar o replicar?

— Si su visita fue programática, ¿obtuvo alguna perspectiva sobre cómo DCCN está

incorporado en el trabajo en la oficina que usted visitó?

— ¿Qué trabajo queda por hacer? ¿Cómo se completaran las tares no terminadas?

— ¿Logró sus objetivos de aprendizaje?

— ¿Qué aprendió?

— ¿Pudo usted enseñar a un colega una nueva forma de trabajo durante su visita? ¿Cuál fue?

— ¿Qué observó usted sobre cómo su oficina y la oficina anfitriona podrían trabajar mejor juntas?

— ¿Desarrolló usted una relación con un colega de la cual se pueda beneficiar en el futuro?

— ¿Obtuvo usted algún consejo de un colega que le haya parecido útil?

AL FINAL DE SU VISTIA, REALICE UNA SESIÓN DE REFLEXIÓN

Antes de salir de la oficina anfitriona, siéntese con su facilitador anfitrión y otro personal

relevante para revisar y reflexionar sobre el progreso que usted logró tanto para sus objetivos

relacionados al trabajo y los de aprendizaje. Hable y utilice las siguientes preguntas para

guiar la discusión y registre tanto como pueda sobre el conocimiento compartido durante esta

visita.

DURANTE SU VISTA, LLEVE UN DIARIO

Las visitas de campo pueden ser agitadas y exhaustivas pero trate de tomarse unos pocos minutos

al final del día para hacer algunas notas sobre las actividades, experiencias e impresiones. Esto no

es un informe que se debe enviar sino un registro personal para referirse más tarde cuando haga

las reflexiones y comparta lo aprendido.

— ¿Puede usted preparar y entregar una presentación de diapositivas corta durante un almuerzo donde todos comparten?

— Escriba su experiencia en un blog o correo electrónico a su comunidad de práctica.

— Envíe su experiencia a comunicaciones internas para que sean compartidas en la organización.

— Si usted prepara un informe formal, archívelo en Planet o en el sitio de su equipo y

comparta el enlace con los colegas relevantes.

COMPARTA LO QUE APRENDIÓ

Utilizando su diario y las notas que hizo durante su sesión de reflexión, piense sobre las formas

de compartir el conocimiento que obtuvo durante sus visita. Cómo mínimo, cada visita de

campo debe cerrarse con una sesión informativo con sus nuevos colegas en la oficina anfitriona

y una segunda revisión con su propio equipo cuando vuelva a su oficina en Plan.

Estas categorías le pueden ayudar a capturar y compartir lo que usted aprendió durante la visita.

2. Antecedentes y Contexto

4. Actividades Planificadas

6. Reflexión y Aprendizaje

Apéndice: Documentos, Plantillas, Fotos y Videos

7. Contactos

5. Actividades Reales

3. Objetivos de Trabajo y de Aprendizaje

1. Información de la Visita de Campo