Definición de un Modelo de Gestión Documental para la BNE

BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA

DEFINICIÓN DE UN MODELO DE GESTIÓN

DOCUMENTAL PARA LA BIBLIOTECA

NACIONAL DE ESPAÑA

ANA CARRILLO POZAS – Jefe de Servicio de Coordinación Intranet

Ciclo Una Cita en la BNE / Salón de actos de la BNE / 16 noviembre 2011


ÍNDICE

La BNE hoy: situación de partida

Razones para la definición de un Modelo de Gestión Documental en la BNE

Objetivos del Sistema de Gestión Documental

Cómo abordamos el análisis

Resultados de la investigación preliminar: fortalezas y debilidades

Definición del Modelo estratégico de Gestión Documental

Esquema de responsabilidades

Factores críticos de éxito

Gestión documental en la BNE


•Art. 2a) Reunir, catalogar y conservar los fondos bibliográficos

•Art. 2b) Organizar y planificar la preservación y conservación digital del patrimonio bibliográfico y documental

•Art. 2d) La alta inspección y el seguimiento del depósito legal

•Art. 2g) Realizar la Bibliografía Española

•Art. 2i) Actuar como centro español de ISSN

Centro depositario del Patrimonio Bibliográfico y

Documental

•Art. 2c) Fomentar la investigación, fundamentalmente en el área de humanidades, mediante la consulta, estudio, préstamo y reproducción su fondo bibliográfico y documental.

Prestar servicios a la Investigación

•Art. 2e) …que la Administración General del Estado le encomiende en el campo de la biblioteconomía, bibliografía, conservación, acrecentamiento y difusión del patrimonio bibliográfico

Prestar servicios de asesoramiento

•Art. 2f) Desarrollar programas de investigación con otras bibliotecas.. Y demás entidades culturales, científicas y empresariales

•Art. 2h) Promover programas internacionales de cooperación interbibliotecaria

Papel de referencia nacional e internacional en el ámbito

bibliotecario

LA BNE HOY: FINES Y FUNCIONES

Real Decreto 1638/2009, de 30 de octubre, por el que se aprueba el Estatuto de la Biblioteca Nacional de España. Art. 2. Fines y funciones.



LA BNE HOY: ALGUNAS CIFRAS

300

años de

historia

2

sedes

8

Salas de

consulta en

Recoletos

1

en Alcalá

5

Depósitos en

Recoletos

6

Torres

modulares en

Alcalá

28

Millones de

piezas

11.644

Nuevos carnés

551

empleados

18

Áreas o

Departamentos

46

Servicios

1.012

ordenadores

65

escáneres

861

Expedientes

de

contratación

256

Expedientes

de

Patrimonio, ad

quisiciones y

tanteo

27

Servicios vía

web

1.985

Consultas

bibliográficas

vía web

2.424.981

Usuarios web

353.663

Visitas

usuarios

392.639

Préstamos en

sala

3.384

Entradas

Registro físico

1.840

Salidas

1.378

Ventanilla

única

Fue

nte

: M

em

oria

20

10

2

TB

almacanamiento

correo-e

1

Sede-e


1761

Constituciones de la Real

Bibliotheca

1857

Oficial Secretario

= Archivero

1986

Supresión Secretaría

General

1986

Automatización

del Catálogo

1996

Correo electró

nico

2002

Plaza de Archivero

2003

Aplicación para

gestión ISSN

2007

Migración del

catálogo a Unicorn

2008

QuestionPoint

2009

Intranet como Portal

del Emplea

do

2011

Twitter

¿?

ALGUNOS HITOS RELACIONADOS CON LA

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL



MOTIVACIONES

INTERNAS

Compromiso y liderazgo de la Dirección Plan Estratégico 2012-2014

EXTERNAS

Marco Reglamentario Nuevo paradigma de la AAPP: oGov + OpenData Revolución digital: comunicaciones Oficina verde



OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

Objetivo general

Definir un conjunto de políticas, procedimientos y prácticas relacionadas con la gestión de toda la información conservada en la BNE como evidencia y conocimiento de las actividades que lleva a cabo (UNE ISO 15489)

Objetivos específicos

Objetivo estratégico de la BNE Alineación con Intranet y mejora procesos de trabajo Preservación del conocimiento corporativo Normalización Sostenibilidad Transparencia Cumplimiento de la legislación



0. Análisis de la situación

Investigación preliminar: fortalezas

y debilidades

Definición del Modelo de Gestión

Documental para la BNE

Análisis externo: búsqueda de modelos

y buenas prácticas

1. Análisis de las actividades de la

organización

Mapa de Procesos

2. Evaluación de los sistemas

existentes en GD

Herramienta tecnológica

Profundización del modelo tecnológico

3. Identificación de estrategias

Plan Estratégico de Implantación

Formación y Gestión del Cambio


CÓMO ABORDAMOS EL ANÁLISIS


ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN

• Intranet corporativa

• Archivo de la BNE

• UCI: Redefinición del proceso de gestión de exposiciones

• Inclusión en el Plan Estratégico 2012-2014

•Aumento de la actividad y mayor complejidad administrativa

•Cultura organizativa departamentalizada

•Falta de directrices sobre la documentación activa

•Inexistencia de una política de acceso a la información/documentación

•No formulación de una política de conservación de los documentos

Fortalezas Debilidades


RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN

PRELIMINAR


DEFINICIÓN DEL MODELO ESTRATÉGICO DE

GD

•Desarrollar e implantar la herramienta de GD: Alfresco

•AF y configuración del entorno documental

•Modelo de Responsabilidades

•Comunicar el modelo estratégico a la organización

•Elaboración de un Plan de Gestión del Cambio organizativo

•Cuadro de Clasificación

•Desarrollar el Modelo de Metadatos

•Elaborar los procedimientos del SGD

•Incluir el SGD en la política estratégica de la BNE

•Política documental

•Política de Firma Electrónica

Conceptual Documental

Tecnológico

Organizativo

y de

Responsabili

dades


ESQUEMA DE RESPONSABILIDADES

Responsabilidad de Departamentos/Servicios

Comisión Técnica Interdisciplinar: Núcleo

Operativo

Responsabilidad operativa transversal

Liderazgo Dirección BNE

GerenciaJefatura de

Proyecto SGD / BNE

Representante Archivo

Representante Intranet

Responsable de Proceso

Responsable de Serie

Documental

Representante UCI

Subdirección Dirección Técnica

Subdirección Dirección

Acción Cultural



ELEMENTOS CLAVE PARA EL ÉXITO DEL PROYECTO


Sólida definición del Sistema y del Proyecto.

Fuerte implicación de la Dirección.

Alineación de los objetivos del SGD con la Intranet y con la eficiencia de los procesos de trabajo.

Avanzar desde un modelo general hacia las soluciones particulares.

Colaboración entre la parte funcional, archivo y ámbito tecnológico (equipo mixto).

Gestión del cambio planificada.


Fuentes de información y créditos de imágenes

First cars and trains across Sydney Harbour Bridge, March 1932 / Sam Hood. Galería de State Library New South Wales Collection. http://www.flickr.com/photos/statelibraryofnsw/2877652119/

Cristóbal Colón en La Habana, 1920. Galería de la Biblioteca Nacional de España. http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/6233364709/in/set-72157627743869149

Los depósitos de la BNE obra del herrero Bernardo Asins y Serralta. Galería de la Biblioteca Nacional de España. http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/5537329267/in/set-72157625974860397

Caja registradora (anverso). Galería de la Biblioteca Nacional de España. http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/5706693526/in/set-72157626100574238

Revista Contemporáneos. Galería de la Biblioteca Nacional de España. http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/6233886802/in/set-72157627743869149


http://www.flickr.com/photos/statelibraryofnsw/2877652119/

http://www.flickr.com/photos/bibliotecabne/6233364709/in/set-72157627743869149













Bibliografía

REAL DECRETO 1638/2009, de 30 de octubre, por el que se aprueba el Estatuto de la Biblioteca

Nacional de España. http://www.bne.es/es/LaBNE/Docs/estatutoBNE2009.pdf


http://www.bne.es/es/LaBNE/Docs/estatutoBNE2009.pdf


Ana Carrillo Pozas

Jefe de Servicio de Coordinación de Intranet

Dirección de Biblioteca Digital y Sistemas de Información

[email protected]

Pº de Recoletos 20 -22

28071 Madrid

España

T +34 915 807 800

www.bne.es

http://www.bne.es/es/Inicio/index.html

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