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México
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Este Reglamento se elabora para establecer las condiciones y características de
convivencia a las que deberá someterse el Expositor que haya suscrito contrato con
CANIMOLT PROYECTOS Y SERVICIOS A.C., organizador de la XXXVII Asamblea de
ALIM, o con la empresa EVENTOS MB8 DE MEXICO S.A. DE C.V, designada por el
organizador, para dar cumplimiento a las condiciones pactadas con el Hotel Xcaret México,
sobre la instalación de stands, en sus montajes, desmontajes, vigilancia y supervisión.
1. De los espacios y usos de stands.
1.1 Se considera como stand únicamente el espacio físico delimitado dentro del área de
exposición, a ocupar por el Expositor. Se considera parte del stand, la decoración y
productos de exhibición que el Expositor instale o coloque dentro del mismo.
1.2 El Expositor no podrá subarrendar, traspasar o prestar el espacio asignado total o
parcialmente a ninguna otra persona física o moral; tampoco podrá exhibir, distribuir o
promocionar marcas, productos o servicios que versen sobre temas que no tengan
relación con el evento y/o a las especificadas en cada contrato suscrito con el
Organizador o EVENTOS MB8 DE MEXICO S.A. DE C.V, como representante
autorizado.
1.3 No se permitirá en el stand del Expositor, la presencia de personas o empresas ajenas
o distintas de las autorizadas e identificadas con el gafete respectivo, si lo hacen con
fines de promoción. Los derechos y obligaciones contractuales, de cualquiera de las
partes no podrán ser transferidos o asignados sin previo consentimiento por escrito con
el Organizador. Se considerará nula, cualquier asignación o transferencia de los
derechos y obligaciones contractuales sin previo consentimiento por escrito del
Organizador.
1.4 En caso de que los Expositores, invadan áreas o espacios no autorizados en el plano
de exposición, o que no hayan quedado establecidos mediante acuerdos escritos, el
Organizador tiene el derecho a desalojar, directamente o a través de EVENTOS MB8
DE MEXICO S.A. DE C.V, las áreas invadidas, sin responsabilidad alguna.
1.5 Los derechos de uso del espacio otorgado al Expositor durante el evento, también
aplicarán a sus empleados y representantes autorizados e identificados por CANIMOLT
PROYECTOS Y SERVICIOS, A.C., quienes en todo momento deberán portar sus
gafetes y brazaletes distintivos que se les proporcionen.
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Hotel Xcaret
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EXPO ALIM MEXICO 2019
Reglamento para Expositores
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1.6 Todas las actividades de promoción, incluyendo las del personal de los Expositores,
cualquier negocio, distribución de folletería y/o promocionales deberán realizarse dentro
del stand asignado. Toda publicidad o promoción que se realice fuera del espacio
rentado, tales como pasillos, sanitarios, estacionamiento, restaurantes y/o cualquier
otro, será retirada por el Organizador directamente o a través de EVENTOS MB8 DE
MEXICO S.A. DE C.V sin que exista responsabilidad u obligación alguna de compensar
al Expositor.
1.7 El Expositor se hace responsable y compromete a vigilar el buen desempeño de su
stand, supervisando los asuntos relativos al diseño, uso y goce del mismo de manera
que no interfiera, moleste o afecte los derechos de otros Expositores, de asociados o
de visitantes. En caso de que se suscitara algún problema con el desempeño de su
stand, el Expositor deberá acatar las determinaciones del Organizador, y a partir de la
contratación del Stand, se obliga a resarcir cualquier daño o perjuicio ocasionado a
terceros.
1.8 De manera enunciativa, más no limitativa, son causa de sanción económica
determinada por la Dirección del Hotel Xcaret México, cualquier daño causado a las
instalaciones del Hotel, ya sea en las áreas públicas, en las privadas, en salones de
convenciones, por equipos de montaje o herramientas utilizadas, por los Expositores,
los participantes, organizadores, personal de montaje externo, y deberá ser liquidada
su sanción, antes del desmontaje. Por tal motivo, está estrictamente prohibido, clavar
en paredes, pisos y techos, hacer huecos, usar pegamentos, taladrar, instalar tomas
eléctricas ajenas a las ya existentes, pintar, utilizar productos de combustión, hacer
trabajos que dañen la alfombra y el uso de juegos pirotécnicos sin previo consentimiento
por escrito del Hotel, en los términos que se indica en el presente Reglamento.
1.9 Una vez que se hayan entregado las áreas a cada Expositor y durante los horarios de
exposición, el personal de limpieza se encargará de la limpieza y remoción de basura
de todas las áreas comunes, pasillos y de cada unidad de sanitarios. El personal del
servicio de limpieza del Hotel Xcaret México, solo en casos necesarios y por petición
del Expositor, podrá ingresar a las áreas de Stands para limpiar el interior de los
mismos.
1.10 No está permitido colocar, pegar, colgar o sujetar objeto alguno de la estructura del
techo del inmueble, ni amarrar de las columnas, clavar, atornillar, perforar ni pegar nada
sobre pisos, muros, cristales, plafones, columnas u otras instalaciones que formen parte
del Hotel Xcaret México.
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1.11 No se permite colocar anuncios y letreros de ninguna especie en el lobby o en áreas
públicas del Hotel Xcaret. Los letreros sólo podrán colocarse en el área del Centro de
Convenciones y su tamaño deberá ser acordado en mutuo consenso con Organizador
y autorizado previamente por éste último y el Hotel.
2.1 Los pasillos, salidas de emergencia, hidrantes, extinguidores, señalamientos y sistemas
de seguridad no podrán ser bloqueados física o visualmente por el Expositor, sus
visitantes o materiales.
2.2 Cualquier demostración o actividad que resulte en la obstrucción de las áreas
mencionadas o que impida la libre circulación de visitantes y/o Expositores adyacentes,
podrá ser suspendida sin responsabilidad alguna por CANIMOLT PROYECTOS Y
SERVICIOS, A.C. directamente o a través de EVENTOS MB8 DE MEXICO S.A. DE C.V
o el Hotel.
2.3 Es indispensable que no descuide en ningún momento sus equipos de valor como
laptops, celulares, portafolios, etc. Personal de EVENTOS MB8 DE MEXICO S.A. DE
C.V le indicará en su stand las medidas preventivas que considere apropiadas para
estos equipos, y es responsabilidad exclusiva del Expositor cuidarlos.
2.4 La función del personal del Organizador y de EVENTOS MB8 DE MEXICO S.A. DE C.V,
durante la exposición, montaje y desmontaje, será única y exclusivamente en áreas
generales, con el propósito de evitar disturbios, alteraciones del orden y conductas
irregulares dentro de la exposición.
2.5 Queda estrictamente prohibida la introducción y portación de toda clase de armas de
fuego o punzo cortantes.
2.6 Para retirar de la exposición cualquier equipo o material durante el evento se requiere
de una autorización escrita del Organizador y la firma del Expositor. Este procedimiento
será coordinado por el personal de EVENTOS MB8 DE MEXICO S.A. DE C.V. El equipo
que haya sido importado temporalmente, bajo ninguna circunstancia podrá ser retirado
de la zona de exposición antes de finalizar el evento.
2.7 En caso de que tenga previsto traer equipo, regalos o cualquier tipo de material de
trabajo en cajas, las oficinas Gubernamentales de Turismo Mexicano o el agente
aduanal del Expositor, podrán ayudarle en obtener los permisos necesarios. El
Expositor deberá informar al Organizador y a EVENTOS MB8 DE MEXICO S.A. DE
C.V, 90 días antes de la fecha de llegada en relación al envío de materiales y otros
artículos. De no recibirse el aviso con tal antelación el Hotel Xcaret México no podrá
apoyar en la recepción de dichos materiales.
2 . Seguridad – Lineamientos y Recomendaciones.
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2.8 Durante las noches, se mantendrá cerrada el área de exposición, quedando prohibida
la entrada a toda persona.
2.9 Si no es posible guardar mercancía que esté en exhibición, ésta debe quedar asegurada
con mecanismos de protección y si esta misma cuenta con piezas desmontables, hay
que removerlas.
2.10 El Hotel Xcaret México y el Organizador, no asumirán responsabilidad alguna por
daño o pérdida de mercancías o artículos introducidos a las instalaciones o por objetos
olvidados que no estén bajo su custodia. Mediante aviso previo al Organizador, EVENTOS
MB8 DE MEXICO S.A. DE C.V y el Hotel, podrá asistir al Expositor en la contratación
de personal de seguridad. Así mismo, el Hotel Xcaret México no se hará responsable
por objetos de valor olvidados fuera de la caja de seguridad localizada en todas las
habitaciones.
2.11 Una persona encargada de la seguridad permanecerá todo el tiempo en el área de
servicios para cualquier duda y/o aclaración. (CONSULTAR CON EVENTOS MB8 DE
MEXICO S.A. DE C.V )
2.12 Por seguridad y control, existen zonas o áreas en las cuales está restringido el acceso,
mismas que se encuentran debidamente señalizadas, y donde sólo puede ingresar
personal técnico calificado, por lo que el acceso debe quedar libre y respetar estas
disposiciones.
2.13 Es obligación del Expositor y de todo su personal identificar las rutas de evacuación y
las salidas de emergencia a fin de estar siempre prevenidos para una contingencia.
2.14 En caso de alguna contingencia, no pierda la calma y siga las instrucciones del
personal de Protección Civil del Hotel Xcaret México, su colaboración es indispensable.
2.15 Queda estrictamente prohibido el almacenaje de cajas o materiales fuera de su stand.
CANIMOLT PROYECTOS Y SERVICIOS, A.C., y el Hotel Xcaret México no
proporcionarán al Expositor ningún tipo de bodega para productos y/o promocionales
fuera del asignado dentro de su espacio, por lo que será responsabilidad exclusiva del
Expositor el resguardo y custodia de sus equipos, mercancías, empaques y valores.
3. Reglas de Montaje y Desmontaje.
3.1 Durante las maniobras de montaje y desmontaje, está prohibido fumar, ingerir cualquier
tipo de bebidas alcohólicas, el acceso a menores de edad o de personal ajeno en las
áreas de exposición y maniobras.
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3.2 El movimiento de materiales, mercancías, maquinarias o cualquier otro producto
deberán hacerse con las debidas precauciones para evitar daños al inmueble, por uso
de rodillos, tubos, tortugas o roles. Queda prohibido el uso de maquinaria pesada para
este fin.
3.3 Queda estrictamente prohibido cruzar los pasillos o áreas comunes con cables
eléctricos o instalaciones que ofrezcan peligro, tanto en el piso como en la parte
superior.
3.4 Dentro de las instalaciones del Hotel Xcaret México, no está permitido hacer trabajos
de herrería, usar sierras, pistolas de aire, spray, etc., así como utilizar productos que
afecten al medio ambiente. Los tiempos de montaje no están destinados a la
construcción integral de los stands, y/o aquellos elementos de decoración en las
instalaciones, por lo tanto las adecuaciones en el montaje se limitarán a detalles de
ajustes en el armado y construcción de dichos elementos. Si se requiere de diseño,
este deberá ser contratado con la empresa EVENTOS MB8 DE MEXICO S.A. DE C.V.
3.5 En base a la Ley de Equilibrio Ecológico y Protección al Ambiente, los ruidos permitidos
por música y otros dispositivos similares no deben rebasar los 75 decibeles.
3.6 El Expositor y EVENTOS MB8 DE MEXICO S.A. DE C.V, son responsables de quitar
todas las marcas y residuos dejados en el piso por materiales usados para el montaje
de espacios de la exhibición o con algún otro propósito. Si fuera necesario el uso de
líquidos especiales, estos no deberán dejar huella alguna.
3.7 Sólo está permitida la fijación de alfombras al piso mediante cintas auto adheribles de
doble cara. Está prohibido aplicar, poner pegamentos o cualquier otro material
directamente sobre el piso, superficies pintadas, señalamientos o cristales que formen
parte del inmueble. Si el Expositor y/o su contratista no quitan cualquier material que
hayan colocado, se le hará un cargo para cubrir el costo de mano de obra y materiales
que se requieran para removerlos. Dicho cargo será evaluado dependiendo del caso en
particular.
3.8 Cualquier contratación que implique consumo de fuerza eléctrica, transporte de bultos
o mercancías, asistencia de personal técnico, montajes especiales, o cualquier otro
servicio generan un cargo adicional y deberá ser previa y expresamente solicitado por
escrito al Organizador o a EVENTOS MB8 DE MEXICO S.A. DE C.V. En el caso de
requerir apoyo del personal del Hotel Xcaret para la movilización de materiales, el costo
generado correrá a cargo del Expositor.
3.9 Todo el stand, y los elementos que lo componen ya sean bienes y mercancías, deberá
ser desalojado de las instalaciones del Hotel Xcaret en la hora y fecha señaladas.
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CANIMOLT PROYECTOS Y SERVICIOS, A.C., incluso a través de EVENTOS MB8 DE
MEXICO S.A. DE C.V , se reservan el derecho, sin ninguna responsabilidad, de
embarcar, desalojar, almacenar o disponer de los materiales o equipos del Expositor o
sus proveedores que no hayan sido desalojados, corriendo por cuenta del Expositor los
gastos y sanciones en los que se incurran.
3.10 Cualquier logotipo, imagen o cualquier otro elemento distintivo y/o promocional deberá
colocarse siempre dentro de los límites del espacio asignado, por lo que no se podrán
rebasar los límites de altura de 2.40 mts, a los costados de 3.00 mts, y al frente de 3.00
mts; asimismo queda estrictamente prohibido proyectar y/o dirigir hacia fuera del stand
imágenes, iluminación, sonido, ruido, etc.
3.11 El Hotel Xcaret cuenta en sus instalaciones con servicio Wi-Fi en habitaciones y áreas
públicas sin costo. En caso de requerir conexión personalizada en salones de sesiones,
es necesario informarlo al Organizador o a EVENTOS MB8 DE MEXICO S.A. DE C.V,
con 45 días previos a la fechas de inicio del evento y verificar con el proveedor las
necesidades del Expositor.
3 mts. a los costados
2.40 mts. de alto
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Una mesa Dos sillas Un contacto 110V
4.1 Cualquier solicitud adicional, especial de carga o energía, queda sujeta a la aprobación
por parte de CANIMOLT PROYECTOS Y SERVICIOS, A.C., previa consulta con el
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Las dimensiones
3 mts. de frente
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Hotel Xcaret México y el Expositor será responsable de proporcionar al Organizador o
a EVENTOS MB8 DE MEXICO S.A. DE C.V sus requerimientos.
4.2 El cableado del stand no podrá en ningún caso colgar de la estructura y/o columnas,
debiendo ser conducido en forma oculta por canalizaciones adecuadas del propio
sistema de mamparas y/o quedar debidamente señalizado y protegido debajo de la
alfombra.
4.3 Los cables deberán ser sin uniones o empates, utilizándose para el efecto cajas de
distribución.
4.4 Está estrictamente prohibido subirse o circular por la estructura del recinto a personal
ajeno a éste, de incurrir en este hecho se sancionará cerrando el stand.
4.5 Las instalaciones eléctricas propias del stand, deberán cumplir con la siguiente
normatividad:
Los interruptores que se usen deberán ser termo-magnéticos, según las
capacidades de cargas eléctricas a manejarse.
Los cables que se utilicen para la alimentación de contactos, deberán ser de uso
rudo sin excepción.
Los cables para la alimentación de lámparas podrán ser de uso rudo o dúplex,
siempre y cuando sean del calibre requerido por la carga eléctrica.
4.6 El Hotel Xcaret se reserva el derecho de desconectar y retirar aquellos aparatos, focos,
lámparas, spots u otro de cualquier índole, de los módulos que previamente no hayan
hecho su solicitud de ampliación de la capacidad instalada. Esto, sin otro objeto más
que el de proteger las instalaciones del evento contra calentamientos innecesarios por
cargas no previstas y el de asegurar el suministro eléctrico a cada Expositor.
5. Control de Andenes para Carga y Descarga.
5.1 Únicamente se permitirá el ingreso en las fechas y horarios que señale
EVENTOS MB8 DE MEXICO S.A. DE C.V , el Organizador y quede establecido
en el Contrato correspondiente.
5.2 No se permitirá la entrada de ningún tipo de carga (cajas, paquetes, mobiliario,
equipo, etc.), por otra puerta que no sea la asignada para este fin, ni se permitirá
hacerlo durante el horario establecido de exposición o durante el evento.
4 . Energía e Instalación Eléctrica.
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5.3 En el montaje y desmontaje, cada empresa será responsable de que todo el
personal porte visiblemente su gafete de identificación, brazalete distintivo del
Hotel Xcaret México, y el equipo de seguridad necesario.
5.4 Cada uno de los Expositores y su personal, se comprometen a sujetarse a éste
Reglamento y al del Hotel Xcaret México, así como a liquidar cualquier cargo
por concepto de uso de suelo y/o de licencias o permisos con sindicatos o con
el Municipio de Solidaridad, Estado de Quintana Roo. La decoración o material
de exposición que los huéspedes introduzcan al Hotel Xcaret deberá ser
autorizado por escrito, por el Organizador o su representante, antes de su
llegada para evitar daño al mobiliario y accesorios del mismo.
5.5 Queda entendido que las instalaciones se entregarán libres de basura o
desechos del material de exhibición, a más tardar en la fecha y hora de salida
pactadas. En caso de que al término de un evento se requiera que el personal
del Hotel Xcaret México retire el material de exhibición o desechos pesados
usados por los Expositores, se cobrará el tiempo, equipo y mano de obra
utilizados para tal efecto.
5.6 CANIMOLT PROYECTOS Y SERVICIOS, A.C., no asumirá responsabilidad
alguna por daño o pérdida de mercancías o artículos introducidos a las
instalaciones del Hotel Xcaret, sin autorización, por lo que deberán mostrar a
EVENTOS MB8 DE MEXICO S.A. DE C.V la póliza de seguro.
5.7 Procedimiento para la descarga. Inmediatamente después de ubicar el vehículo
en el área de andenes, el personal de montaje deberá proceder a realizar la
descarga, depositando los materiales en el andén para una vez retirado el
vehículo, proceder a transportar sus materiales al interior del área de exposición.
Por ningún motivo se permitirá la permanencia de vehículos en el área de
maniobras si no hay personal realizando la descarga; de otra manera, se
aplicará una pena convencional directamente proporcional al tiempo que se
estacionen los vehículos en dicha área.
5.8 Únicamente se permitirá ubicar los vehículos en el área de maniobras cuando
los materiales del Expositor y su personal se encuentren en el andén. Los
vehículos que esperan su turno para realizar maniobras de carga y descarga,
deberán ubicarse en zonas circunvecinas donde esté permitido el
estacionamiento y esperar con el motor apagado.
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6. Contratistas de Montaje y Decoración.
6.1 Es responsabilidad de EVENTOS MB8 DE MEXICO S.A. DE C.V y del Expositor
comunicar el contenido del presente Reglamento y sus especificaciones a sus
empleados y en general a todos los proveedores que intervendrán en su
participación del evento. El Expositor es en todo momento responsable por
daños o problemas causados por sus proveedores.
6.2 En caso de que el personal del Expositor no sea huésped del Hotel Xcaret
México, deberá acreditar el pago de un “Day Pass”, para poder ingresar a las
instalaciones y hacer uso de espacios para el servicio de alimentos.
7. Seguros.
7.1 Es recomendable que todo Expositor, contrate un seguro contra riesgos,
relativos a todo su material y equipo y prever que este tenga cobertura
extraterritorial de tránsito y de sitio además del seguro contra robo,
responsabilidad civil y de daños a la propiedad o a terceros.
7.2 CANIMOLT PROYECTOS Y SERVICIOS, A.C., no será responsable de daños
que sufran los materiales y elementos de la exposición, productos y equipos,
bienes o personal del Expositor, independientemente de que estos sean
resultado de incendio, tormenta, o cualquier acto de la naturaleza, fallas en el
aire acondicionado o en la calefacción, robo, pillaje, amenaza de bomba, en
general por cualquier otra causa fortuita o de fuerza mayor que pudiera
suscitarse. Todos los bienes que ingresen al evento serán por cuenta y riesgo
del Expositor, quien es responsable de su custodia en todo momento, así como
de contratar los seguros que lo protejan.
8. Aspectos Laborales.
8.1 Las partes celebran un Contrato en su carácter de entidades independientes,
por lo que cada una de ellas empleará a sus propios elementos, empleados y
personal, para el cumplimiento de sus obligaciones conforme a este
instrumento, haciéndose responsable de los derechos y obligaciones que
deriven de su relación contractual con dichas personas. Por tal motivo, eximen
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a CANIMOLT PROYECTOS Y SERVICIOS A.C., de cualquier responsabilidad
presente o futura que se presente por conflictos entre los Expositores y su
personal contratado.