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DENOMINACIÓN DEL PROCESO GESTION DOCUMENTAL
FORMATO INFORME FINAL DE AUDITORIA
Código 1.3.1.1
Fecha 01/11/2016
FECHA DE LA AUDITORÍA
9/07/2019 No. DE LA
AUDITORIA 3
PROCESO AUDITADO
GESTIÓN DE CONTRATACIÓN
OBJETIVO DE LA AUDITORIA
Revisar y evaluar el cumplimiento de la normativa vigente, así como aplicabilidad del Estatuto, el manual de contratación y el manual de procesos y procedimientos; en busca de la mejora continua del proceso y el cumplimiento de los objetivos institucionales, el sistema de control interno y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG
ALCANCE Proceso de gestión de la contratación aplicado a la muestra contractual de los procesos suscritos en lo corrido de la vigencia, en el periodo comprendido entre el 01-01-2019 y el 30-06- 2019
CRITERIOS Estatuto de contratación, Manual de contratación, Procesos y procedimientos, norma aplicable
AUDITOR AUDITADO(S)
LIZ BETH CUY MORALES Gerente, Subgerente y supervisores de Contratos
DESCRIPCIÓN GENERAL
En cumplimiento al programa anual de auditorías vigencia 2019, presentado por la oficina de control interno y aprobado por el Comité
Institucional de Control Interno, se dio inicio a la auditoria interna al proceso de Gestión de Contratación, el día 9 de julio de 2019, con reunión
de apertura en la cual se presentó el plan de auditoria, el alcance, el objeto y los términos de desarrollo de la misma;
Se indago por el Manual de procesos y procedimientos en lo que respecta al proceso de Gestión Contractual, evidenciando en el Manual de
Contratación los proceso y procedimientos en Resolución 068 de 2017, los cuales se encuentran pendientes de incluir en el Manual de
procesos y procedimientos institucional que fue adoptado en el año 2018, pese a las recomendaciones de la oficina de control interno. Por lo
anterior continua como observación de auditoría.
Se procedió a realizar la revisión documental por la auditora, haciendo uso de herramientas como la lista de chequeo; el Acuerdo No 06 de
15 de agosto de 2017 ”por medio del cual se expide el Estatuto Interno de Contratación del Hospital Regional de Moniquirá Empresa Social
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Código 1.3.1.1
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del Estado”; la Resolución No 068 de 30 de agosto de 2017 “Por la cual se adopta el manual de contratación del Hospital Regional de
Moniquirá E.S.E”; La resolución 108 de diciembre 26 de 2016”por medio de la cual se adopta el manual se supervisión e interventoría para los
contratos celebrados por el Hospital Regional de Moniquirá Empresa Social del Estado”; igualmente, los comités como entes asesores y de
apoyo al proceso de contratación de la Entidad; resolución 5185 de 2013 expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social “por medio
de la cual se fijan los lineamientos para las Empresas Sociales del Estado adopten el estatuto de contratación que regirá su actividad
contractual ”; la Ley 954 de 2000 y Estatuto Anticorrupción(en lo que aplica).
Respecto a comité de contratación reposan actas de reunión en la oficina de subgerencia desde el 25 de enero con un total de 8 actas hasta
el mes de agosto, pendientes algunas firmas; igualmente, el comité de compras con actas desde el día 04 de enero hasta el 2 de mayo un
total de 7 actas, lo que se observa en la carpeta a mes de septiembre.
Se evidencia la Resolución 108 de diciembre 22 de 2016, “por medio de la cual se adopta el manual de supervisión e interventoría para los
contratos celebrados por el Hospital regional de Moniquirá empresa social del estado”; observando que no ha sido socializado con los
funcionarios que ingresaron por concurso de carrera administrativa en la presente vigencia y que son delegados como supervisores; se
designa la supervisión por oficio; sin embargo, hacen falta controles cuando se presenta cambio de personal para la nueva asignación de la
supervisión.
Se revisó al Plan Anual de Adquisiciones, el cual fue aprobado en comité de compras el día 30 de enero de 2019 (Acta de comité No. 02),
publicado en la página del SECOP y la página web institucional el 31 de enero, de acuerdo a la norma. El manual de contratación establece
en su artículo 11, la evaluación trimestral del Plan de adquisidores y su actualización de acuerdo a la necesidad; actividad que no se ha
realizado de acuerdo a la revisión en la página del SECOP en el mes de marzo en lo transcurrido de la vigencia no se ha actualizado, pese a
las necesidades contractuales de la institución; por lo anterior se deja como observación de auditoria.
Resolución 5185 de 2013 expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social “por medio de la cual se fijan los lineamientos para las
Empresas Sociales del Estado adopten el estatuto de contratación que regirá su actividad contractual”, establece en su Artículo 16:
Parágrafo: El estatuto y el manual de contratación deberán publicarse en la página web de la entidad…de acuerdo a esto, revisada la página
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Código 1.3.1.1
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web del hospital no se encuentran publicados. Se deja la observación en tanto que también se está faltando a Ley 1712 de 2014
así las cosas, se dispuso por parte de la profesional de control interno a elaborar la muestra contractual utilizando el siguiente método:
Muestreo Aleatorio Simple para estimar la proporción de una población
INGRESO DE PARÁMETROS
Tamaño de la Población (N)
157 TAMAÑO DE LA MUESTRA
Error Muestral (E) 8% Fórmula 29
Proporción de Éxito (P) 5%
Nivel de Confianza 95% Muestra Óptima 24
Nivel de Confianza (Z) (1) 1,960
Formula para poblaciones infinitas
Z= Valor de la distribución normal
estándar de acuerdo al nivel de confianza
E= Error de muestreo (precisión)
N= Tamaño de la Población
Formula para poblaciones finitas P= Proporción estimada
Q= 1-P
Fuente: Contraloría General de la República. Contraloría Delegada para el Sector Social. Agosto 2011
Muestra para Poblaciones Infinitas
Variable Atributo
n = s2 * z
2
E2
n = z2
* P* Q
E2
Muestra para Poblaciones Infinitas
n = s2 * z
2 * N
N * E2 + z
2 * s
2 n = P * Q * z
2 * N
N * E2 + z
2 * P * Q
S2
= Varianza
Z = Valor normal
E = Error
N = Población
P = Proporción
Q = 1-P
Muestra para Poblaciones Infinitas
Variable Atributo
n = s2 * z
2
E2
n = z2
* P* Q
E2
Muestra para Poblaciones Infinitas
n = s2 * z
2 * N
N * E2 + z
2 * s
2 n = P * Q * z
2 * N
N * E2 + z
2 * P * Q
S2
= Varianza
Z = Valor normal
E = Error
N = Población
P = Proporción
Q = 1-P
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Código 1.3.1.1
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MODALIDAD SUSCRITOS MUESTRA
Prestación de Servicios 107 20
Suministro 40 6
Comodato 6 1
Arrendamiento 2 1
Convenio Interadministrativo 1 1
TOTAL 156 29
Fuente: Auditora
El número de contrato 107 fue anulado; mejoro respecto a la auditoría anterior, sin embargo, se recomienda evitar este tipo de acciones en
razón a que al rendir los informes a los Entes de control se presentan diferencias en la numeración, especialmente plataforma de SIA
OBSERVA de la Contraloría General de Boyacá.
Se evidencio en los expedientes que se tiene lista de chequeo, la cual ayuda en la organización documental del expediente; sin embargo, aún
se detectan falencias en relación con:
No se diligencia en su totalidad.
Se evidencia en la hoja de control documental que no reposa el documento y aun así no se allega a la carpeta.
Se presentan sugerencias respecto a la lista de chequeo que se detectan en el momento de diligenciamiento así: que se elabore una lista
para cada modalidad contractual por cuanto los requisitos documentales no son los mismos y no es claro cuando aplica cada documento,
lo que genera que el control no sea eficiente; en la columna que se relaciona los “responsables de gestionar el documento” se debe
mencionar al área responsable en la Institución porque es quien se encarga de armar el expediente y se relaciona al “contratista”, pero es
quien allega el documento, igualmente, ocurre con los antecedentes disciplinarios, judiciales, penales, los cuales son responsabilidad de
verificación de la Institución de acuerdo a Ley Antitrámites; se relacionan actos administrativos, aun cuando en la institución se realiza por
oficio; contiene casillas que no se diligencian, se sugiere revisar si es que no son necesarias; falta incluir documentos (solicitud de CDP,
tarjeta profesional, certificado exámen ocupacional, certificación SARLAF...)
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Código 1.3.1.1
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Revisar los requisitos de cada modalidad y proceso contractual.
Continuando con el desarrollo de la auditoria y el plan de auditoria, se procedió a solicitar a la subgerencia las carpetas de los expedientes
contractuales donde se seleccionó aleatoriamente el número de contratos que arrojo la muestra contractual, los cuales se relacionan a
continuación:
RELACIÓN DE MUESTRA CONTRATOS REVISADOS AUDITORIA INTERNA No .3 DE 2019
No. TIPO DE
CONTRATO OBJETO CONTRATISTA VALOR ADICIÓN ADICIÓN ADICIÓN
DURACIÓN
PUBLICADO SECOP
FECHA DE SUSCRIPCIÓ
N
SUPERVISIÓN
ESTADO
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
2019-003
Contrato de Prestación de Servicios
PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES EN MEDICINA ESPECIALIZADA GINECOLOGIA Y OBSTETRICIA DE ACUERDO A LOS REQUERIMIENTOS Y NECESIDADES DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E
DELFINA SALOME VILLA LASCARRO 213,211,368
360
SI
01/01/2019
Dr Edwin Ulloa
EJECUCIÓN
SI
2019-016
Arrendamiento
EL ARRENDAMIENTO DE UN EQUIPO DE RADIOLOGIA CONVENCIONAL PARA EL AREA ASISTENCIAL RAYOS X DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E RX DIGITAL IPS S.A.S 6,120,000 3,060,000
87
SI
01/01/2019
Dr Jaime y Dr Edwin
LIQUIDADO
SI
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Código 1.3.1.1
Fecha 01/11/2016
2019-020
Contrato de Prestación de Servicios
PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES COMO CONTADOR PUBLICO DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E
LUIS EDUARDO NIÑO LOPEZ 41,081,040
12 MESES
SI
01/01/2019
Dr Jaime Vargas
EJECUCIÓN
SI
2019-024
Contrato de Prestación de Servicios
CONTRATAR LA PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION PARA EL PROCESO DE SALUD PUBLICA EN LOS PROGRAMAS DE DETECCION TEMPRANA Y PROTECCION ESPECIFICA DESARROLLADOS POR EL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E
MAYDELITH AMPARO CALVERA GARCIA 14,976,000
12 MESES
SI 01/01/2019 JEFE
IVONNE, JEFE YENNY
LIQUIDADO
SI
2019-026
Contrato de Prestación de Servicios
PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES COMO ASESOR JURIDICO EXTERNO DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E
ELIZABETH PATIÑO ZEA 14,820,000
5 meses
SI
02/01/2019
Dr Jaime Vargas
EJECUCIÓN
SI
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Código 1.3.1.1
Fecha 01/11/2016
2019-027
Contrato de Prestación de Servicios
PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES EN MEDICINA ESPECIALIZADA PEDIATRIA DE ACUERDO A LOS REQUERIMIENTOS Y NECESIDADES DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E
NATACHA CHEA GONZALEZ 54,000,000
11 meses o 60 turnos
SI
02/01/2019
Dr Edwin Ulloa
LIQUIDADO
SI PROGRAMADO PARA 12 MESES
2019-031
Arrendamiento
ENTREGA EN COMODATO PARA EL APOYO TECNOLOGICO EL EQUIPO COBAS E411 CON DESTINO AL AREA DE LABORATORIO CLINICO DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E. LABSERVING S.A.S 44,000,000
329
SI
03/01/2019 Dr Jaime Vargas
EJECUCIÓN SI
2019-034
Contrato de Prestación de Servicios
PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES COMO QUIMICO FARMACEUTICO PARA EL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E RAFAEL EDGARDO
BERMUDEZ BASTOS 46,078,323
357
SI
04/01/2019
Dr Edwin Ulloa
EJECUCIÓN
SI
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FORMATO INFORME FINAL DE AUDITORIA
Código 1.3.1.1
Fecha 01/11/2016
2019-035
Contrato de Prestación de Servicios
PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES COMO LIDER DE CALIDAD PARA EL SISTEMA OBLIGATORIO DE GARANTIA DE CALIDAD EN SALUD DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E
LUISA FERNANDA ARANGUREN BARON 14,331,200
5 meses
SI
04/01/2019
Dr Jaime Vargas
LIQUIDADO
SI
2019-048
Suministro
CONTRATAR EL SUMINISTRO DE MATERIAL MEDICO QUIRURGICO DE ACUERDO A LAS NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E
COOPERATIVA DE ORGANISMOS DE SALUD DE BOYACA COOSBOY 17,622,223
29
SI
10/01/2019
Dr Jaime Vargas
LIQUIDADO
SI
2019-052
Suministro
CONTRATAR EL SUMINISTRO DE MATERIAL MEDICO QUIRURGICO DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E. DISCOLMEDICA S.A.S. 4,888,569
SALDO POR EJECUTAR 169.479
1 Mes
SI
11/01/2019
Dr Jaime Vargas
LIQUIDADO
SI
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DENOMINACIÓN DEL PROCESO GESTION DOCUMENTAL
FORMATO INFORME FINAL DE AUDITORIA
Código 1.3.1.1
Fecha 01/11/2016
2019-058
Contrato de Prestación de Servicios
CONTRATAR EL SERVICIO DE MANTENIMIENTO, ACTUALIZACION Y SOPORTE DEL SISTEMA DE INFORMACION FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO SINFA, INSTALADO EN LA ENTIDAD, DE ACUERDO A LAS NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS DE LA E.S.E.
SINFA SISTEMA DE INFORMACIN FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO S.A.S 12,495,409
329
14/01/2019
Dr Jaime Vargas
EJECUCIÓN
SI
2019-065
Suministro
CONTRATAR EL SUMINISTRO DE ELEMENTOS E INSUMOS PARA EL AREA DE LABORATORIO DE ACUERDO A LAS NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.SE
RUBEN DARIO OSPINA LAGOS REM EQUIPOS 21,372,539
329
23/01/2019
Dr Jaime Vargas
EJECUCIÓN
SI
2019-066
Suministro
CONTRATAR EL SUMINISTRO DE ELEMENTOS E INSUMOS PARA EL AREA DE LABORATORIO DE ACUERDO A LA NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS DEL HOSPITAL REGIONAL DE MAEH LTDA 3,958,016
11 meses
SI
25/01/2019 Dr Jaime Vargas
EJECUCIÓN SI
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DENOMINACIÓN DEL PROCESO GESTION DOCUMENTAL
FORMATO INFORME FINAL DE AUDITORIA
Código 1.3.1.1
Fecha 01/11/2016
MONIQUIRA E.S.E.
2019-068
Contrato de Prestación de Servicios
CONTRATAR LA PRESTACION DEL SERVICIO PROFESIONAL DE MANTENIMIENTO Y SOPORTE TECNICO A LA PAGINA WEB DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA ESE.
SOLUCIONESPROEMPRE S.A.S 2,280,000
11 meses
29/01/2019
Dr Jaime Vargas
EJECUCIÓN
SI PROGRAMADO PARA 12 MESES
2019-072
Contrato de Prestación de Servicios
PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES DE MEDICINA ESPECIALIZADA EN SALUD OCUPACIONAL PARA RELIZAR LAS EVALUACIONES MEDICAS OCUPACIONALES E INGRESO A LOS FUNCIONARIOS DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA ESE.
CARVAJAL LABORATORIOS SAS 1,218,000 501,000
3meses
SI
30/01/2019
Dr Jaime Vargas
NO
CONVOCATORIA 001 DE 2019, CTO 2019-074
Contrato de Prestación de Servicios
CONTRATAR LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS DE APOYO Y DESARROLLO TEMPORAL DE LAS ACTIVIDADES DEL AREA ASISTENCIAL EN MEDICINA GENERAL EN EL HOSPITAL LABORAMOS S.A.S
1,055,618,322
152,368,035
41,491,734
330
SI
31/01/2019
Dr Edwin Ulloa
EJECUCIÓN
NO
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DENOMINACIÓN DEL PROCESO GESTION DOCUMENTAL
FORMATO INFORME FINAL DE AUDITORIA
Código 1.3.1.1
Fecha 01/11/2016
REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E,
MIMIMA CUANTIA 003 de 2019, CTO No 2019-075
Contrato de Prestación de Servicios
PRESTACION DEL SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION DESARROLLO TEMPORAL DE LAS ACTIVIDADES DEL AREA ASISTENCIAL EN LABORATORIO CLINICO INSTRUMENTACION QUIRURGICA, ODONTOLOGIA, TERAPIAS, PSICOLOGIA, REGENTE DE FARMACIA, AUXILIARES DE FARMACIA Y TRASLADO ASISTENCIAL PARA EL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E. LABORAMOS S.A.S 819,594,504
21,325,558
14,833,205
14,522,165 330
31/01/2019
JEFE LILIANA
EJECUCION
SI
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DENOMINACIÓN DEL PROCESO GESTION DOCUMENTAL
FORMATO INFORME FINAL DE AUDITORIA
Código 1.3.1.1
Fecha 01/11/2016
MINIMA CUANTIA No.02 CTO No.076 2019
Contrato de Prestación de Servicios
CONTRATAR LA COLABORACION TEMPORAL DE TRABAJADORES PARA LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS ADMINISTRATIVOS EN EL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E. LABORAMOS S.A.S 633,838,080 1,801,462 7,205,848
SI
31/01/2019
Dr Jaime Vargas
EJECUCION
SI
CONVOCATORIA 002 DE 2019 Cto 2019-077
Contrato de Prestación de Servicios
PRESTACION DEL SERVICIO DE APOYO Y DESARROLLO TEMPORAL DE LAS ACTIVIDADES DEL AREA ASISTENCIAL DE AUXILIARES DE ENFERMERIA Y ENFERMERIA PROFESIONAL EN EL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E. LABORAMOS S.A.S
1,305,094,544
157,256,044
15,791,102
SI
31/01/2019
JEFE LILIANA
EJECUCION
SI
2019-084
Suministro
CONTRATAR EL SUMINISTRO DE UTILES DE OFICINA NECESARIOS PARA EL AREA ADMINISTRATIVA Y ASISTENCIAL DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E
ORLANDO CORREDOR ULLOA 29,511,700
10 MESES 10 DIAS
SI
07/02/2019
Dr Jaime Vargas
EJECUCION
SI
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DENOMINACIÓN DEL PROCESO GESTION DOCUMENTAL
FORMATO INFORME FINAL DE AUDITORIA
Código 1.3.1.1
Fecha 01/11/2016
2019-092
Contrato de Prestación de Servicios
PRESTAR EL SERVICIO DE ESTERILIZACION CON OXIDO DE ETILENO DE EQUIPOS E INSTRUMENTAL MEDICO QUIRURGICO DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E
LUIS ARTURO MONROY GERRERO GAS Y VAPOR 10,000,000
10 MESES
SI
12/02/2019
Dr Jaime Vargas
EJECUCION
SI
2019-113
Contrato de Prestación de Servicios
CONTRATAR EL PROCESO DE DIGITALIZACION DE TOMA Y LECTURA DE IMAGENES DIAGNOSTICAS CON LECTURA DE RADIOLOGO LOS SIETE 7 DIAS DE LA SEMANA DURANTE LAS 24 HORAS DEL DIA, INCLUYE DISPONIBILIDAD PARA LA TOMA DE PORTATIL DE RADIOLOGIA Y ARCO EN C, COMO SOPORTE DE AYUDAS DIAGNOSTICAS DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E. RX DIGITAL IPS S.A.S 75,000,000
89
SI
03/04/2019
Dr Edwin Ulloa
EJECUCION
SI
Versión: 0.0
Pagina 01
DENOMINACIÓN DEL PROCESO GESTION DOCUMENTAL
FORMATO INFORME FINAL DE AUDITORIA
Código 1.3.1.1
Fecha 01/11/2016
2019-115
Convenios
AUNAR ESFUERZOS PARA MEJORAR LA PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD EN LOS PROCESOS DE REFERENCIA Y CONTRA REFERENCIA ENTRE LA E.S.E CENTRO DE SALUD SANTANA BOYACA Y EL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E DENTRO DE LOS LIMITES ESTABLECIDOS POR LA SECRETARIA DE SALUD SUBRED RICAURTE
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CENTRO DE SALUD SANTANA 6,000,000
8 MESES
SI
04/04/2019
Dr Edwin Ulloa
EJECUCION
NO
2019-122
Suministro
CONTRATAR EL SUMINISTRO DE EQUIPOS ELECTRICOS Y DE COMPUTO PARA EL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E
COMPUCENTRO S.A.S 1,994,440
15 DIAS
SI
08/05/2019
Dr Jaime Vargas
LIQUIDADO
SI
2019-128
Contrato de Prestación de Servicios
PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES COMO ASESOR JURIDICO INTERNO Y EN CONTRATACION DEL HOSPITAL REGIONAL DE
LUIS ANTONIO PEREZ LAVERDE 13,041,600
119
SI
04/06/2019
Dr Jaime Vargas
EJECUCION
SI
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DENOMINACIÓN DEL PROCESO GESTION DOCUMENTAL
FORMATO INFORME FINAL DE AUDITORIA
Código 1.3.1.1
Fecha 01/11/2016
MONIQUIRA E.S.E
2019-131
Contrato de Prestación de Servicios
PRESTACION DEL SERVICIO PROFESIONAL COMO AUDITOR DE CUENTAS MEDICAS PARA EL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E
ANA MARÍA MUÑOZ GUEVARA 12,719,616
4 MESES
SI
04/06/2019
Dr Jaime Vargas
EJECUCION
NO
2019-135
Contrato de Prestación de Servicios
PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION PARA ACTUALIZACION Y EJECUCION DEL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E.
CLAUDIA ALEJANDRA GAONA ALZATE 441,664
15 DIAS
05/06/2019
Dr Jaime Vargas
LIQUIDADO
SI
2019-144
Contrato de Prestación de Servicios
PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES EN NUTRICION PARA EL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E
DUBYS AURORA BARRAZA ECHEVERRIA 5,562,000
2 meses
SI
14/06/2019
Dr Edwin Ulloa
EJECUCION
SI
Versión: 0.0
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DENOMINACIÓN DEL PROCESO GESTION DOCUMENTAL
FORMATO INFORME FINAL DE AUDITORIA
Código 1.3.1.1
Fecha 01/11/2016
2019-152
Contrato de Prestación de Servicios
CONTRATAR LA PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION PARA EL PROCESO DE SALUD PUBLICA EN LOS PROGRAMAS DE DETECCION TEMPRANA Y PROTECCION ESPECIFICA DESARROLLADOS POR EL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRA E.S.E
DIANA CAROLINA RONCANCIO ROJAS 3,744,000 3 MESES
SI
26/06/2019
Dr Jaime Vargas
EJECUCION
SI
Fuente: Auditor Interno
En razón a lo anterior y a la revisión de cada carpeta se estableció la relación de cada contrato, el estado a la fecha de la auditoria, el supervisor y las respectivas observaciones, la cual se adjunta y forma parte integral del presente informe; con el ánimo de presentarla a cada supervisor para lo respectivo. Las observaciones generales y de mayor incidencia se reflejan en las observaciones en el informe preliminar y posibles hallazgos del informe final. Ver Anexo. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES GENERALES ENCONTRADAS EN LA REVISIÓN DOCUMENTAL: Se observa mejora en los tiempos de publicación en el SECOP, de los contratos suscritos así como las adiciones que se le hacen a los
mismos, sin embargo, se está demorado la publicación de la liquidación y los cierres de los procesos en la plataforma. Se deja la
sugerencia de revisión del tema.
Se observa coherencia y pertinencia en temas de Disponibilidad presupuestal y Registro Presupuestal, en cuanto a fechas y valores; se
implementó la solicitud de CDP por oficio, se da cumplimiento al Art 15 del Manual de contratación; en un contrato de la muestra se
observó incoherencia en la suscripción del contrato y la fecha del registro presupuestal, se sugiere revisar procedimiento de suscripción
de contrato y solicitud del registro presupuestal (sistema).
Manual de Contratación. Articulo 12 ESTUDIO PREVIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD. Numeral 10.“Análisis del Mercado o
Versión: 0.0
Pagina 01
DENOMINACIÓN DEL PROCESO GESTION DOCUMENTAL
FORMATO INFORME FINAL DE AUDITORIA
Código 1.3.1.1
Fecha 01/11/2016
análisis histórico de precios, establece como un documento adicional que complementa los Estudios de conveniencia y oportunidad
los cuales son necesarios para verificar el comportamiento de la adquisición de determinado bien, servicio o producto dentro de la entidad,
la región o el Departamento, determinar a través del histórico de adquisiciones su precio y poder realizar un estimativo de referencia al
momento de adquirirlos”; de acuerdo a lo anterior, no se está cumpliendo, en razón a que se evidencia un párrafo donde se menciona el
tema en el mismo documento de estudios de conveniencia, pero no como documento adicional. Se realizan estudios comparativos de
precios y cotizaciones, se debe consolidar el estudio de mercado.
No se identifica en las minutas contractuales y los requisitos a los contratistas (pliegos de condiciones) que suministran personal en caso
de la Temporal, la solicitud del SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, debidamente constituido de
acuerdo a: Decreto 1072 de 2015: “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo -Libro 2, Parte 2,
Titulo 4, Capitulo 6: el cual tiene por objeto: definir las directrices de obligatorio cumplimiento para la implementación del sistema SG-
SST, que deben ser aplicadas por todos los empleadores públicos y privados, los contratantes de personal bajo modalidad de contrato
civil, comercial o administrativo, las organizaciones de economía solidaria y del sector cooperativo, las empresas de servicios temporales
y tener cobertura sobre los trabajadores dependientes, contratistas, trabajadores cooperados y los trabajadores en misión”. Se observó
que se solicita temas de seguridad social, sin embargo se sugiere la solicitud del sistema en razón al número de personal suministrado,
igualmente el seguimiento al mismo.
Manual de contratación ARTÍCULO 25.- 26 GARANTÍAS: “Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros
legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias y en general, en los demás mecanismos de cobertura del
riesgo autorizados legalmente; se continua con la recomendación del visto bueno del asesor jurídico en la aprobación de pólizas, dado
que el Subgerente no es Abogado; adicionalmente, se sugiere se anexe e recibo de pago de las pólizas, tener especial cuidado y revisión
de la firma del tomador de la garantía, pues sin la misma el documento no goza de validez(aunque no es en la mayoría de los casos si se
observó en algunos expedientes).
Para el caso de especialistas se recomienda que la garantía se establezca de acuerdo al artículo anterior, con la suscripción de garantías
específica para el contrato suscrito con el fin de asegurar la protección para le ejecución de ese contrato y no con afiliación a una póliza
general, que en dado momento puede el contrato quedar sin protección, pues es un riesgo que asume la Institución. La suscripción de las
Pólizas es requisito de ejecución, sin embargo, se observa que se adelantan actas de inicio y pólizas con fecha de expedición de días
posteriores, aun cuando la fecha de cubrimiento sea de la fecha de inicio, las pólizas son aprobadas con posterioridad, lo que genera
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riesgos a la Institución. Tener en cuenta las Políticas de daño antijurídico.
Estatuto interno de contratación, Articulo 41 Adiciones y Prorrogas: " cuando existen eventos en los que la continuidad y eficiencia en la
prestación del servicio de salud hagan aconsejable la adición del respectivo contrato, resultante de un estudio técnico y financiero, los
contratos celebrados podrán ser adicionados hasta en el cincuenta por ciento...; se observa en los expedientes contractuales el
cumplimiento a las adiciones en cuanto al porcentaje, sin embargo, no se observa el estudio técnico y financiero, en algunas se presenta
un oficio por parte el supervisor, solicitando la adición, el cual carece de soporte que justifique la adición; se recuerda que dentro de los
principios de contratación se encuentra el principio de Planeación y cuando en la entidad presenta adición en la mayoría de los contratos
se duda del cumplimiento de dicho principio. En la presente auditoria hubo un incremento bastante alto de adiciones, se entiende que por
el traslado de sede y por temas presupuestales, sin embargo, se debe en lo posible revisar el tema.
Se observa en los diferentes expedientes contractuales falta de trazabilidad, en sus diferentes etapas, sobre todo en la ejecución y
liquidación en términos de gestión documental.
Para el caso de la contratación con la Empresa Temporal, se deja la recomendación que se establezca claramente los factores salariales,
las actividades a desarrollar por las personas contratadas en misión y no por “cargos”; igualmente, Se recomienda la revisión cuidadosa
cuando se proyectan las minutas contractuales, así como la unificación de actividades y pertinencia con el ánimo de mejorar y facilitar el
seguimiento y control por parte de los supervisores.
Faltan controles en cumplimiento de turnos de la parte asistencial, se generan las cuentas de cobro en razón a cuadro de turnos (La
Empresa temporal y supervisión).
No se observa en los expedientes contractuales la certificación de prevención de Lavado de Activos los contratistas SARLAF en las
convocatorias; se observan en algunos contratos de prestación de servicios y de suministros de contratación directa.
Pago de seguridad social de la prestación de servicios, se debe revisar en concordancia con el Decreto 1607 de 2002, Por el cual se
modifica la Tabla de Clasificación de Actividades Económicas para el Sistema General de Riesgos Profesionales y se dictan otras
disposiciones, del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Tabla de clasificación.
Igualmente se deja la recomendación de la solicitud de los Exámenes médicos ocupacionales, como requisito pre-contractual.
En cumplimiento al decreto 1083 de 2015, se recomienda la solicitud como requisito pre- contractual de los contratistas de prestación de
servicios profesionales, los cuales deben presentar la hoja de vida de la función pública que arroja la plataforma SIGEP, y el área de
contratación debe realizar el procedimiento de dar de alta en la institución (plataforma SIGEP) en el módulo de contratistas.
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Respecto a la gestión documental, se ha desmejorado el procedimiento respecto a la auditoria anterior, en razón a que se presenta
ausencia de documentos que deben reposar en los expedientes, así como el archivo en un sitio y condiciones adecuadas por falta de
estantería, sin embargo, se encuentran archivados en carpetas y cajas de cartón (archivo), esto debido al cambio de instalaciones del
Hospital. De acuerdo a lo observado en las diferentes visitas se debe igualmente a que se realizaron en mayor cantidad que en auditoría
anterior, adiciones, prorrogas, modificaciones, contratos de muy corto plazo (15 días) y a deficiencia en los controles.
Manual de contratación art 15 solicitud de disponibilidad presupuestal, se requiere mediante escrito realizado por el ordenador del gasto o
por quien éste autorice ante del área de presupuesto; en este momento la firma la secretaria de subgerencia (personal de la temporal) y
se encuentra dentro del área de presupuesto; por lo anterior se recomienda dicha solicitud sea suscrita por la Gerente.
Como producto de la Auditoria Interna vigencia 2018, se suscribió plan de mejoramiento en el mes de octubre del mismo año; de acuerdo a
los seguimientos que se han venido realizando por la oficina de control interno, a la fecha del presente no presenta avances significativo en la
mayoría de las actividades y ninguna se cumplió en un 100%, por lo tanto se deja la observación de incumplimiento de plan de mejoramiento
vigencia 2018; se deja recomendación especial, en razón a que existe una actividad de plan de mejoramiento desde auditoria vigencia 2016
(procesos y procedimientos), la cual no presenta avance diferente a la auditoria 2018.
Avance plan de mejoramiento vigencia 2018 a fecha de auditoria vigencia 2019
Ítem Oportunidad de Mejora /hallazgo Acción a implementar Fecha Inicio Fecha Final
Responsable Observaciones Avance
1 Incumplimiento a plan de mejoramiento producto de auditoria interna vigencia 2016
Diseñar y documentar el proceso e incluirlo en el manual de procesos y procedimientos institucional
2016 30/01/2019 Subgerencia y
Asesora de Planeación
Pendiente adecuar formato e incluir en el manual de procesos y
procedimientos
El mismo avance de la auditoria vigencia 2018 (70%)
2
No se evidencia la evaluación trimestral del Plan de adquisiciones y su actualización de acuerdo a la necesidades contractuales y presupuestales
Evaluar el Plan de adquisiciones, actualizarlo, soportarlo (acta) y publicar en el SECOP y pagina Web institucional las actualizaciones realizadas al plan.
01 de noviembre
2018 continua
comité de compras
Continua el hallazgo, no se evidencian evaluaciones al plan de adquisiciones publicado el 31/01/2019
No se evidencia avance 0%
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No se evidencia la solicitud a los contratistas que suministran personal a la Institución, del SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, debidamente constituido de acuerdo a Decreto 1072 de 2015
Requisito de contratación establecido y seguimiento al cumplimiento.
01 de noviembre
2018 continua
Subgerencia administrativa,
área de contratación.
Persiste el hallazgo, se observa solicitud de seguridad social sin embargo no se solicita el sistema como tal especialmente a la empresa Temporal.
Avance 30%
4 No se encuentra publicado en la página web el Estatuto y el Manual de Contratación
Publicar el Estatuto y el Manual de Contratación en la página.
01 de noviembre
2018
31 de diciembre de 2018
Subgerencia administrativa y
área de sistemas.
Continua el hallazgo, no se evidencia publicación
Avance 0%
5
Ausencia de Análisis del Mercado o análisis histórico de precios, como documento adicional que complementa los Estudios de conveniencia y oportunidad
Documento de análisis de mercado o histórico de precios
01 de noviembre
2018 continuo
Subgerencia administrativa y
área de contratación.
Continua el hallazgo, se evidencia documento adicional
Avance 0%
6 Constitución de Garantías de acuerdo a requisitos de los artículos 25 y 26 de Manual de Contratación
Garantías específicas para el contrato suscrito, con cumplimiento de requisitos del manual, debidamente firmadas por el tomador y aprobadas por Subgerencia
01 de noviembre
2018 continuo
Subgerencia administrativa.
Persiste el hallazgo con el contratos de prestación de servicios de especialistas (Ginecología- muestra contractual auditoría 2019)
Avance 70%
7
Ausencia de estudio técnico y financiero para adiciones y prorrogas, de acuerdo a Estatuto interno de contratación, Articulo 41.
Estudio técnico y financiero para adiciones y prorrogas
01 de noviembre
2018 continuo
Supervisores, área de
contratación.
Continua el hallazgo, no se evidencio en el expediente contractual
Avance 0%
8 Documentación incompleta en algunas carpetas correspondiente
Verificación mediante Lista de chequeo con requisitos de contratación en todas sus etapas
01 de noviembre
2018 continuo
Subgerencia administrativa,
área de contratación.
Persiste el hallazgo Avance 30%
9 Faltan controles en cumplimiento de turnos del área asistencial
Implementar controles 01 de
noviembre 2018
continuo Supervisores.
Persiste el hallazgo; se debe revisar con la Temporal y la supervisión
Avance 30%
Fuente: Auditor Interno
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Se realizaron por parte de la auditora diferentes vistas y consultas a los supervisores y a los procesos ejecutados en la entidad por algunos de
los contratistas (muestra contractual), las cuales permitieron despejar dudas respecto a la ejecución de los mismos, así como emitir conceptos
de manera objetiva y que se encuentran plasmados en el presente; con el objeto de hacer sugerencias y recomendaciones para la
implementación de acciones preventivas, correctivas y de mejora al proceso y así disminuir los riesgos para la entidad y los funcionarios
involucrados en el proceso.
Los riesgos identificados en el procedimientos se dan en términos de:
Incumplimiento a la normativa
Incursión en procesos con alcance administrativo, disciplinario y/o fiscal.
FORTALEZAS ENCONTRADAS OPORTUNIDADES DE MEJORA – OBSERVACIONES
Compromiso por parte de los responsables del proceso.
Fácil ubicación de las carpetas de los procesos contractuales
Cumplimiento en la publicación de todos los procesos
contractuales en la Página de Colombia Compra Eficiente –
SECOP y en la Plataforma de SIA OBSERVA, uso de las
tecnologías que ayuda en el cumplimiento de los principios
contractuales
Buena disposición por parte del equipo auditado, así como, la
facilidad para evidenciar la documentación del proceso y atención
de visitas de auditoria .(en el proceso de auditoria)
Implementación de acciones de mejora y cumplimiento de la norma.
Mantener actualizada la publicación del SECOP y en la plataforma de SIA OBSERVA.
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N° DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORA
PROPUESTA C.I OBSERVACIONES
1 Incumplimiento a plan de mejoramiento producto de auditoría interna vigencia 2018; se evidencio en la auditoria actual que se continúan con las mismas falencias
Dar cumplimiento a las actividades suscritas
Las acciones propuestas por la oficina de CI, se hacen dentro de lo observado en el desarrollo de la Auditoria, sin embargo, para el Plan de Mejoramiento los Lideres del proceso deben revisar y de acuerdo al mismo proponer los cambios al respecto; recordando que los procesos y procedimientos se encuentran en mejora Continua.
2
Desconocimiento de los nuevos funcionarios de la resolución 108 de diciembre 26 de 2016” por medio de la cual se adopta el manual se supervisión e interventoría para los contratos celebrados por el Hospital Regional de Moniquirá Empresa Social del Estado”
Socializar resolución
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
En términos generales, se puede establecer un diagnóstico positivo, respecto a la Gestión contractual.
Se mejoró en el cumplimiento de tiempo de publicación de las minutas de contratos en SECOP, sin embargo, se recomienda el cierre
de los proceso, con la publicación de actas de liquidación.
Se sugiere revisar el tema de designación de supervisor, con el fin de no recargar la responsabilidad en algunos funcionarios; se es
consciente de la planta de personal, sin embargo, se debe tratar de disminuir el riesgo; adicional a esto revisar controles.
Se evidencia mejora en la ejecución de contratos de suministro, con ingresos a almacén, facturas y demás.
Se observa una mejora en términos de firmas en los documentos, aunque en algunos faltaron firmas fue en muy pocos.
Se recomienda reforzar los Estudios previos en el estudio de mercado y las minutas de los contratos
Se recomienda tener en cuenta los periodos de vacaciones, las licencias o incapacidades, cambio de personal, de los supervisores de
contratos
Reforzar las actividades de supervisión de ejecución de contratos.
Se recomienda solicitar afiliación a seguridad social para la suscripción del contrato dado que la normativa del pago ahora es mes
vencido pero se debe estar afiliado.
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Dar cumplimiento al 100% de acciones programadas en plan de mejoramiento vigencia 2018.
El informe se realiza en forma generalizada en razón a que las mismas falencias detectadas aplican a la mayoría de contratos, sin
embargo, si alguna auditado desea conocer las observaciones detalladas de cada proceso contractual, la lista de chequeo utilizada
como herramienta de revisión se encuentra en la carpeta del proceso de auditoria (papeles de trabajo) y puede ser consultada.
Especialmente se sugiere ejecutar el proceso en pro de cumplimiento a los principios contractuales.
Se recomienda tomar las acciones preventivas, correctivas o de mejora que se consideren necesarias por pate de los responsables del
proceso que permitan la ejecución del proceso de manera eficiente, disminuyendo en gran porcentaje la materialización de los riesgos.
El presente informe fue socializado en reunión de cierre de auditoria como informe preliminar y de acuerdo a eso se suscribirá el plan de
mejoramiento, que conlleve a la implementación de acciones preventivas, correctivas y/o de mejora y así dar continuidad al proceso de mejora
continua, generado valor agregado con el proceso de Auditoria Interna.
Se agradece al equipo auditado por su colaboración y compromiso en el desarrollo de la auditoria.
Se suscribe a los 3 días del mes de octubre de 2019
ORIGINAL FIRMADO LIZ BETH CUY MORALES A. de Control Interno Anexos: lista de revisión de muestra contractual, con observaciones a cada contrato.