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~ PRESIDENCIA~ DE LA REPÚBLICA

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LAREPÚBLICA - DAPRE

ANTECEDENTES DE CONTRATACiÓN

FECHA: Noviembre de 2019

1. DESCRIPCiÓN Y JUSTIFICACiÓN DE LA NECESIDAD QUE EL FONDO PRETENDESATISFACER CON LA CONTRATACiÓN.

Que de conformidad con el artículo 2° de la Constitución Política, son fines esencíales del Estado: servir a lacomunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los princípios, derechos y deberesconsagrados en la Constitución; facilitar la participacíón de todos en las decísiones que los afectan y en la vidaeconómica, política, administrativa y cultural de la Nacíón; defender la independencia nacíonal, mantener laintegridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencía de un orden justo. Las autoridades de laRepúblíca están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra,bienes, creencías, y demás derechos y libertades, y para asegurar el cumplimiento de los deberes socíales delEstado y de los particulares.

Que los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas, pero colaboran armónicamente para larealización de sus fines, de conformidad con lo establecido en el artículo 113 de la Constitucíón Política.

Que la Constitucíón Política en el artículo 209, consagra que la función administrativa está al servicío de losintereses generales y se desarrolla con fundamento en los princípios de igualdad, moralidad, eficacia,economía, celeridad, imparcíalidad y publicídad y, establecíendo adicionalmente, que las autoridadesadministrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado.

Que el artículo 3° de la Ley 489 de 1998 señala que la funcíón administrativa se desarrollará conforme a losprincipios constitucionales, en particular los atinentes a la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía,imparcialidad, eficacia, eficiencia, participacíón, publicidad, responsabilidad y transparencía.

Que el artículo 4 de la Ley 489 de 1998 establece que la finalidad de la funcíón administrativa es buscar lasatisfaccíón de las necesidades generales de todos los habitantes, de conformidad con los principios,finalidades y cometidos consagrados en la Constitucíón Política, por lo cual los organismos, entidades ypersonas encargadas, del ejercicío de funcíones administrativas deben ejercerlas consultando el interésgeneral.

Que el artículo 6 de la Ley 489 de 1998 consagra el principio de coordinacíón al establecer que, en virtud delprincipio de coordinación y colaboración, las autoridades administrativas deben garantizar la armonía en elejercicio de sus respectivas funciones con el fin de lograr los fines y cometidos estatales prestando colaboracíónpara facilitar el ejercicio de sus funciones.

Que de conformidad con el artículo 95 de la Ley 489 de 1998, las entidades públicas podrán asociarse con elfin de cooperar en el cumplimiento de funciones administrativas o de prestar conjuntamente servicíos que sehallen a su cargo, mediante la celebración de convenios interadministrativos.

La Ley 368 de 1997, creó el Fondo de Programas Especiales para la Paz, estableciendo que es una cuentaespecial del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, sin personería jurídica,administrada como un sistema separado de cuentas, cuyo objeto es la "financiacíón de programas de pazencaminados a fomentar la reincorporación a la vida civil de grupos alzados en armas, que demuestren suvoluntad de incorporarse a la vida civil mediante su desmovilización y la dejacíón de armas". La misma leyseñala en ejercicio de su objeto, que el Fondo debe a) Diseñar y desarrollar los planes, programas y estrategias




dirigidas a la generación de comisiones y al logro y mantenimiento de la paz, de conformidad con las directricesque señale el Presidente de la República; b) Financiar y cofinanciar los planes, programas, estrategias einiciativas por la paz; c) Diseñar y desarrollar los planes que conlleven a la habilitación y rehabilitación de losdiscapacitados víctimas de la violencia.

Por su parte la Ley 434 de 1998, por la cual se crea el Consejo Nacional de Paz, establece que la política depaz es una política de Estado, permanente y participativa. En su estructuración deben colaborar en formacoordinada y armónica todos los órganos del Estado, y las formas de organización, acción y expresión de lasociedad civil, de tal manera que trascienda los períodos gubernamentales y que exprese la complejidadnacional.

Que en virtud del Régimen de Contratación de FONDO PAZ, los contratos sólo se someterán a las normas querigen la contratación entre particulares, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 716 de 1994, el artículo15 de la Ley 434 de 1998 y el articulo 2.2.2.1.3, del Decreto 1081 de 2015.

Que, en ese sentido, el artículo 2.2.2.1.1. del Decreto 1081 de 2015, por medio del cual se expide el DecretoReglamentario Único del Sector Presidencia de la República, establece como funciones específicas del Fondode Programas Especiales para la Paz, entre otras: (''') "2. Administrar y ejecutar los recursos de los planes yprogramas de paz, que se adelanten en desarrollo de las funciones asignadas a la Oficina del Alto Comisionadopara la Paz".

Que mediante la Ley 1955 de 2019, por la cual se expidió el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 "Pacto porColombia, Pacto Por la Equidad", se determinó en el articulo 3° que el documento estaria compuesto porobjetivos de política pública que se denominan pactos.

Algunos de estos pactos resultan ser estructurales (Legalidad, Emprendimiento y Equidad), que para elcumplimiento de sus objetivos requieren de otros pactos que contienen las estrategias transversales.

Estos últimos son de vital importancia por su transversalidad, que en total son quince (15) encontrándose dentrode uno de ellos el Pacto por la construcción de paz: cultura de la legalidad, convivencia, estabilización yvictimas.

Por otra parte, la Ley 434 de 1998 en su artículo 16, otorgó carácter permanente a la Oficina del AltoComisionado para la Paz y determinó que sus funciones serían aquellas del artículo 10° de la misma Ley, lasestablecidas en el artículo 2107 del Decreto 2107 de 1994 y las demás que le asignara el presidente de laRepública.

El articulo 10° de la Ley 434 modificado por el Decreto 885 de 2017 estableció que uno de los dos miembrosque ejercen la Secretaria Técnica del Consejo Nacional de Paz (hoy Consejo Nacional de Paz, Reconciliacióny Convivencia), es la Oficina del Alto Comisionado para la Paz.

Ahora bien, a través del Decreto 179 de 2019 "Por el cual se modifica la Estructura del DepartamentoAdministrativo de la Presidencia de la República", se otorgaron entre otras, las siguientes funciones a la Oficinadel Alto Comisionado para la Paz de conformidad con el articulo 16 de la ley 434 de 1998:

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4. Convocar a los sectores de la sociedad civil en torno al propósito de la reconciliación nacional y propiciar eldiálogo social intersectorial y territorial para la cultura de la legalidad y la convivencia y consolidar para lageneración de insumos, diagnósticos y escenarios prospectivos.

5. Promover, desarrollar y articular, en el marco de la política de legalidad y convivencia del Gobierno Nacional,escenarios de participación y de diálogo intersectorial, orientados a la construcción de paz, que promuevan laconfianza, legalidad, convivencia y reconciliación, que puedan contribuir al desarrollo y consolidación de losprocesos de paz, de acuerdo con las instrucciones del presidente de la República y el Secretario General de laPresidencia.

(... )"Que La Oficina del Alto Comisionado para la Paz estableció dentro de su plan de acción 2019 entre otras, lassiguientes estrategias: "Acompañar la instalación de los Consejos Territoriales de Paz que no están activadosa nivel municipal y departamental. Así mismo brindar la asesoría técnica para el fortalecimiento de los consejos,la generación de un plan de acción para su funcionamiento ... " e "Impulsar políticas, programas, planes yproyectos en temas de legalidad, convivencia y construcción de paz".

Es así como en el cumplimiento del plan de acción mencionado y en concordancia con las funcionesestablecidas en la Ley, la Oficina mencionada anteriormente decidió apoyar proyectos o programas a nivelterritorial, que conllevan el respeto por la cultura de la legalidad y el mejoramiento de la convivencia. El apoyoa estas actividades, que se encuentran inmersas en los respectivos planes de acción de los consejosterritoriales de paz, en los cuales participan y han sido concertados con los diferentes actores de la sociedadcivil y la institucionalidad local, permitirán además de construir escenarios de paz entre las comunidades, aportara los indicadores y cumplimiento de objetivos del Plan Nacional de Desarrollo en varios de sus pactostransversales.

De conformidad con las solicitudes de algunos Consejos Territoriales de Paz con el fin de lograr el apoyo de laOficina del Alto Comisionado para la Paz en dotaciones de diversa indole tales como instrumentos musicalespara los jóvenes talentos en la música, dotaciones de implementos deportivos para la cultura del deporte,dotaciones de salas educativas en las escuelas de algunos municipios y hasta algunos medios de transportebásicos para instituciones educativas, entre otras; se realizó un análisis de las mismas que permitierondeterminar que dentro de los fines constitucionales y legales de la educación se encuentran la formación en elrespeto a la vida ya los demás derechos humanos, a la paz, a los principios democráticos, de convivencia,pluralismo, justicia, solidaridad y equidad, asi como en el ejercicio de la tolerancia y de la libertad.

Es asi que las solicitudes recibidas por la Oficina del Alto Comisionado para la Paz provenientes de los ConsejosTerritoriales de Paz, son pertinentes en la construcción y mejoramiento de la convivencia y la paz en losterritorios en el marco de la estrategia de Paz, Legalidad y Convivencia.

Por todo lo expuesto anteriormente, y con el fin de atender las solicitudes realizadas por la Oficina del AltoComisionado para la Paz en el marco del Plan de Acción, se hace necesario adelantar un proceso de selecciónen lo concerniente a la adquisición de instrumentos musicales de calidad, para el mejoramiento y fortalecimiento




de las bandas marciales y sinfónicas, de las cuales hacen parte los niños y jóvenes talento en la música dealgunos municipios de los departamentos de Antioquia, Nariño, Chocó y Putumayo.

2. DESCRIPCiÓN DEL OBJETO A CONTRATAR E IDENTIFICACiÓN DEL CONTRATO YESPECIFICACIONES TECNICAS ESENCIALES

OBJETO: "Contratar la adquisición de instrumentos musicales destinados a las instituciones educativas yescuelas de música de los Departamentos definidos por la Oficina del Alto Comisionado para la Paz en el anexoNo. 1y las especificaciones técnicas descritas. "

2.1 TIPO DE CONTRATO

Teniendo en cuenta las características, el contrato resultante del presente proceso de selección será un contratode compraventa.

2.2. ESPECIFICACIONES TECNICAS ESENCIALES.

Suministrar los instrumentos musicales de conformidad con la descripción técnica y las cantidades relacionadasen el anexo No. 1, que hace parte integral de la presente invitación.

3. MODALIDAD DE SELECCiÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACiÓN, INCLUYENDO LOSFUNDAMENTOS JURíDICOS

De conformidad con lo establecido en la resolución 0353 de 2019 mediante el cual se expide el manual decontratación del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, para el presente proceso ElFondo de Programas Especiales para la Paz, realizará una invitación abierta a cotizar, de acuerdo con loestablecido en el numeral 6.9.1.2 del Capítulo VI del Manual de Contratación del DAPRE.

4. CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR

4.1 PLAZO DE EJECUCION

El plazo de ejecución del contrato resultante de la presente invitación será hasta el 31 de diciembre de 2019y/o hasta que sean entregados los instrumentos en su totalidad, contados a partir del cumplimiento de losrequisitos de perfeccionamíento y ejecución

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4.2 VALOR DEL CONTRATO Y FORMA DE PAGO

El valor estimado de la presente invitación corresponde a la suma CUATROCIENTOS CINCUENTAMILLONES SETENTA Y SIETE MIL SESENTA Y TRES PESOS ($ 450.077.063,00) M/ete., queincluye el transporte y los pagos por los costos directos e indirectos y todos los impuestos, gravámenesy retenciones a que haya lugar, asociados a la ejecución del contrato.

A efectos de estimar el presupuesto de la presente Invitación Abierta a Cotizar, el equipo estructurador de laInvitación del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, adelantó un estudio de mercado, endonde se estimó que el valor para "Contratar la adquisición de instrumentos musicales destinados a lasinstituciones educativas y escuelas de música de los Departamentos definidos por la Oficina del AltoComisionado para la Paz en el anexo No. 1y las especificaciones técnicas descritas. "

Se realizará un pago contra entrega, mediante la presentación de actas de entrega las cuales deben ser suscritaspor el Contratista y el Supervisor y/o apoyo a la supervisión, de acuerdo a los instrumentos efectivamenteentregados y recibidos a satisfacción, y cumpliendo con los requisitos relacionados a continuación:

Factura de Venta que cumpla con los requisitos establecidos en el Art. 617 del Estatuto Tributario a saber:

• Estar denominada expresamente como factura de venta.• Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.• Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con

la discriminación dellVA pagado.• llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de

venta.• Fecha de expedición• Descripción especifica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.• Valor total de la operación• El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.• Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.• Resolución de Facturación vigente• Certificación expedida por el Representante Legal o Revisor Fiscal, según corresponde,

donde se indique que la empresa se encuentra al día con los pagos de seguridad socia!.• Copia del compromiso presupuesta!.• Certificación de Ejecución suscrita por el Supervisor del Contrato.• Certificación Bancaria con una antigüedad máxima de noventa (90) días frente a la fecha

de la factura radicada.• Informe detallado de las actividades facturadas

Los pagos se efectuarán sujetos al PAC aprobado y designado por parte del Ministerio de Hacienda y dentrode los 15 dias calendario, contados a partir de la fecha de radicación de los documentos soporte en la ventanilla

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de radicaciónde documentosdel DepartamentoAdministrativode la Presidencia(DAPRE) en la Calle 7 # 6-54Bogotá.

En caso que se presenten inconsistenciasen los documentos soportes, los mismos serán devueltos por partedel supervisor para las correccionesdel caso y los dias para pago, contarán desde la fecha de radicación delos documentosya corregidos.

La factura deberá dirigirse a la Dirección del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, NIT899.999.083-0Yse deberá radicaren la ventanillade correspondenciadel Departamento

4.3 OBLIGACIONES DE LAS PARTES

Durante la ejecución del contrato que se derive del proceso, las siguientes son las obligaciones a cargode las partes.

Obligaciones Generales del Contratista

• Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilacionesy trabas.

• Suscribir la garantía de cumplimiento y mantenerla vigente, así como las demásgarantías por el tiempo pactado en el contrato y las modificaciones que se presentendurante su ejecución.

• Encontrarse a paz y salvo por el pago de los aportes de sus empleados a los sistemasde salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a la Caja de CompensaciónFamiliar, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y al Servicio Nacional delAprendizaje, o impuestos cuando a ello haya lugar, mediante certificación expedidapor el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de Ley, opor el representante legal en caso de no estar obligado a tener revisor fiscal.

• Presentar oportunamente la cuenta de cobro o factura, los soportes correspondientesy demás documentos necesarios para el pago.

• Suministrar al supervisor del contrato toda la información que le sea solicitada paraverificar el correcto y oportuno cumplimiento de las obligaciones que contrae.

• Reportar de manera inmediata al supervisor, la ocurrencia de cualquier novedad oanomalía durante la ejecución del contrato.

• Atender los requerimientos, instrucciones y/o recomendaciones que durante eldesarrollo del contrato le imparta LA ENTIDAD a través del supervisor del mismo, parauna correcta ejecución y cumplimiento de sus obligaciones, sin perjuicio de suautonomía técnica y administrativa.

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• Responder ante las autoridades competentes por los actos u omisiones que ejecuteen desarrollo del contrato, cuando con ellos se cause perjuicio a la Entidad o aterceros.

• Guardar la confidencialidad de toda la información que le sea entregada y que seencuentre bajo su custodia o que por cualquier otra circunstancia deba conocer omanipular y responderá civil, penal y disciplinariamente por los perjuicios de sudivulgación y/o utilización indebida que por sí o por un tercero se cause a laadministración o a terceros.

• Colaborar con LA ENTIDAD para que las obras, bienes y servicios contratados seande la mejor calidad y responder por ello.

• No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúan por fuera de la ley, con el finde obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho, informando inmediatamente a LAENTIDAD Y las autoridades competentes.

• Las demás inherentes al objeto y la naturaleza del contrato

Obligaciones Específicas del Contratista

• Entregar los elementos en el plazo establecido• Garantizar la calidad de los elementos entregados.• Cumplir con la entrega de los elementos, de conformidad con las especificaciones

técnicas y cantidades definidas en el anexo No. 1.• Mantener fijos los precios unitarios de la propuesta durante la ejecución• Garantizar la entrega de los instrumentos en las alcaldías de cada Municipio de

conformidad con las cantidades detalladas en el anexo No. 1.• Asumir el pago de impuestos, importaciones, traslados, gastos de transporte para su

entrega y demás gastos que sean requeridos por el contratista para la entrega de losmismos.

• Utilizar personal calificado para la debida y satisfactoria ejecución del objetocontractual.

• Responder por la oportuna, eficaz y eficiente prestación del objeto contractual.• Cumplir con las condiciones jurídicas, técnicas, y financieras presentadas en la

propuesta.• Garantizar que el embalaje de los instrumentos se realice de forma adecuada, para

su total protección y cuidado.• Entregar los instrumentos en perfecto estado, en correctas condiciones físicas y de

funcionamiento.

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• Las demás derivadas del objeto del contrato.

Obligaciones Específicas del Fondo de Programas Especiales para la Paz

• Exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado, lo cual seráverificado por el supervisor del contrato.

• Pagar oportunamente al CONTRATISTA los valores que se establecen en el contrato.• Acudir ante las autoridades para obtener la protección de los derechos derivados de

la presente contratación y sanción para quien los vulnere.• Adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones

pecuniarias, para lo cual la supervisión dará aviso oportuno, sobre la ocurrencia dehechos constitutivos de mora o incumplimiento.

• Supervisar el desarrollo y ejecución del presente contrato, y acceder a los documentose información que soportan la labor del CONTRATISTA.

• Solicitar y recibir información técnica respecto de los bienes y/o servicios quesuministra EL CONTRATISTA en desarrollo del objeto del contrato.

• Rechazar las obras, bienes y servicios proveídos cuando no cumplan con lasespecificaciones técnicas y legales exigidas.Las demás derivadas del objeto del contrato

4.4 SUPERVISiÓN

La coordinación, supervisión y control de ejecución de este contrato estará a cargo de quien designeel Director del Fondo de Programas Especiales para la Paz

El supervisor tendrá además de las funciones que por índole y naturaleza del contrato le son propias,las consagradas en la Ley 1474 del 2011 y las siguientes:

• Certificar el cumplimiento del objeto contratado, dentro de las condiciones exigidas.• Revisar y aprobar los informes de actividades que deba rendir EL CONTRATISTA.• Autorizar con su firma los pagos que deban efectuarse a EL CONTRATISTA.• Elaborar y suscribir las actas respectivas.• Informar oportunamente al Ordenador del Gasto sobre el desarrollo del presente contrato

y sobre cualquier incumplimiento en que pueda incurrir EL CONTRATISTA.• Informar y solicitar oportunamente al ordenador del gasto las modificaciones

contractuales, siempre y cuando estén plenamente justificados y por escrito.

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• Impartir las órdenes y sugerencias por escrito y formular las observaciones que estimeconveniente sobre el desarrollo del contrato.

• Verificar como requisito para cada pago, que EL CONTRATISTA se encuentre al día enel pago de sus aportes al sistema general de seguridad social en pensión, salud y riesgoslaborales, para lo cual se deberán anexar las certificaciones expedidas por las entidadesen las cuales se realizan dichos aportes.

• Publicar los documentos de ejecución contractual en la plataforma SECOP 1 y en losdemás sistemas que se requieran de acuerdo a las políticas del Fondo.

• Enviar copia de todo lo actuado al área de gestión documental, con el fin de que todosaquellos documentos que corresponden a la ejecución contractual, reposen en la carpetaoriginal del contrato.

• Certificar la calidad del servicio, cuando EL CONTRATISTA lo solicite.

Nota: En el evento de cambio del supervisor, no será necesario modificar el contrato producto de la selecciónde la invitación. La designación se efectuará mediante comunicación escrita.

5. GARANTíAS

A. De Seriedad de la Oferta

El Proponente deberá presentar junto con su oferta una garantía de seriedad de la oferta con vigenciaa partir de la fecha de cierre del proceso y hasta la suscripción del contrato con una suma aseguradaigual al1 0% del presupuesto del proceso.

B. De Cumplimiento

Para el cumplimiento idóneo y oportuno de las obligaciones estipuladas, el pago de las multas, de lapena pecuniaria y demás sanciones que, dado el caso, pudieren imponerse, una vez se adjudique elcontrato, EL CONTRATISTA deberá constituir una garantía única, consistente en una póliza expedidapor una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia a favor de laNACiÓN. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLlCA -FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ (NIT: 899.999.083-0), la cual deberá cubrirlos siguientes ampararos:

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TIPO PORCENTAJE VIGENCIA

Cumplimiento 20 % del valor Igual al plazo de ejecución del contratototal del contrato y seis (4) meses más.

Calidad y correcto 20% del valor Igual al plazo de ejecución del contratoFuncionamiento de los Bienes total del contrato y (1) año más.

PARÁGRAFO 1:EL CONTRATISTA entregará la garantía única a la Dirección de FONDO PAZ, dentrode los tres (3) días hábiles siguientes a la suscripción de este contrato. Si al vencimiento de dichotérmino EL CONTRATISTA no ha presentado la garantía pertinente, FONDO PAZ podrá dejarconstancia que el contrato no inició su ejecución. PARÁGRAFO 11:EL CONTRATISTA deberárestablecer el valor de la garantía cuando este se haya visto reducido por razón de las reclamacionesefectuadas por FONDO PAZ. De igual manera, en cualquier evento en que se aumente o adicione elvalor del contrato o se prorrogue su término, EL CONTRATISTA deberá ampliar el valor de la garantíaotorgada o ampliar su vigencia, según el caso. PARÁGRAFO 111:Una vez iniciada la ejecución delcontrato, en caso de incumplimiento del CONTRATISTA de la obligación de obtener la ampliación dela garantía o de la obligación de obtener su renovación o de la obligación de restablecer su valor o deaquella de otorgar una nueva garantía que ampare el cumplimiento de las obligaciones que surjan porrazón de la celebración, ejecución y liquidación del contrato, FONDO PAZ podrá declarar la caducidaddel mismo. PARÁGRAFO IV: Los gastos que demande la legalización del contrato, tales comoconstitución de garantías, derechos, impuestos, tasas y contribuciones que se causen por razón delperfeccionamiento del contrato, durante su ejecución y hasta la liquidación del mismo serán a cargodel CONTRATISTA.

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6. TIPIFICACiÓN ESTIMACiÓN Y ASIGNACiÓN DE LOS RIESGOS

La estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la presente contratación, seencuentra en tabla anexa.

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