Un sistema de información es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos einformación, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad o un objetivo. Dichos elementos formarán parte de alguna de las siguientes categorías:

Personas;

Actividades o técnicas de trabajo;

Datos;

Recursos materiales en general (generalmente recursos informáticos y de comunicación, aunque no necesariamente).

Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y automáticos) y dan lugar ainformación más elaborada, que se distribuye de la manera más adecuada posible en una determinada organización, en función de sus objetivos. Si bien la existencia de la mayor parte de sistemas de información son de conocimiento público, recientemente se ha revelado que desde finales del siglo XX diversos gobiernos han instaurado sistemas de información para el espionaje de carácter secreto.

Habitualmente el término se usa de manera errónea como sinónimo de sistema de información informático, en parte porque en la mayoría de los casos los recursos materiales de un sistema de información están constituidos casi en su totalidad por sistemas informáticos. Estrictamente hablando, un sistema de información no tiene por qué disponer de dichos recursos (aunque en la práctica esto no suela ocurrir). Se podría decir entonces que los sistemas de información informáticos son una subclase o un subconjunto de los sistemas de información en general.

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DIFERENCIA ENTRE DATO, INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO Antes de nada, debemos comprender en qué se diferencia el conocimiento de los datos y de la información. En una conversación informal, los tres términos suelen utilizarse indistintamente y esto puede llevar a una interpretación libre del concepto de conocimiento. Quizás la forma más sencilla de diferenciar los términos sea pensar que los datos están localizados en el mundo y el conocimiento está localizado en agentes de cualquier tipo, mientras que la información adopta un papel mediador entre ambos. Un agente no equivale a un ser humano. Podría tratarse de un animal, una máquina o una organización constituida por otros agentes a su vez. DATO, INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO SEGÚN DAVENPORT Y PRUSAK (1999) Dato: Un dato es un conjunto discreto, de factores objetivos sobre un hecho real. Dentro de un contexto empresarial, el concepto de dato es definido como un registro de transacciones. Un dato no dice nada sobre el porqué de las cosas, y por sí mismo tiene poca o ninguna relevancia o propósito. Las organizaciones actuales normalmente almacenan datos mediante el uso de tecnologías. Desde un punto de vista cuantitativo, las empresas evalúan la

gestión de los datos en términos de coste, velocidad y capacidad. Todas las organizaciones necesitan datos y algunos sectores son totalmente dependientes de ellos. Bancos, compañías de

seguros, agencias gubernamentales y la Seguridad Social son ejemplos obvios. En este tipo de organizaciones la buena gestión de los datos es esencial para su funcionamiento, ya que operan con millones de transacciones diarias. Pero en general, para la mayoría de las empresas tener muchos datos no siempre es bueno. Las organizaciones almacenan datos sin sentido. Realmente esta actitud no tiene sentido por dos razones. La primera es que demasiados datos hacen más complicado identificar aquellos que son relevantes. Segundo, y todavía más importante, es que los datos no tienen significado en sí mismos. Los datos describen únicamente una parte de lo que pasa en la realidad y no proporcionan juicios de valor o interpretaciones, y por lo tanto no son orientativos para la acción. La toma de decisiones se basará en datos, pero estos nunca dirán lo que hacer. Los datos no dicen nada acerca de lo que es importante o no. A pesar de todo, los datos son importantes para las organizaciones, ya que son la base para la creación de información. Información: Como han hecho muchos investigadores que han estudiado el concepto de información, lo describiremos como un mensaje, normalmente bajo la forma de un documento o algún tipo de comunicación audible o visible. Como cualquier mensaje, tiene un emisor y un receptor. La información es capaz de cambiar la forma en que el receptor percibe algo, es capaz de impactar sobre sus juicios de valor y comportamientos. Tiene que informar; son datos que marcan la diferencia. La palabra “informar” significa originalmente “dar forma a “ y la información es capaz de formar a la persona que la consigue, proporcionando ciertas diferencias en su interior o exterior. Por lo tanto, estrictamente hablando, es el receptor, y no el emisor, el que decide si el mensaje que ha recibido es realmente información, es decir, si realmente le informa. Un informe lleno de tablas inconexas, puede ser considerado información por el que lo escribe, pero a su vez puede ser juzgado como “ruido” por el que lo recibe. A diferencia de los datos, la información tiene significado (relevancia y propósito). No sólo puede formar potencialmente al que la recibe, sino que esta organizada para algún propósito. Los datos se convierten en información cuando su creador les añade significado. Transformamos datos en información añadiéndoles valor en varios sentidos. Hay varios métodos:

importancia de un sistema de información

Debido a los enormes cambios sufridos por el mercado en los últimos años con la incorporación de tecnologías informáticas que facilitarán la administración de los datos,con el fin de ofrecer mejoras en la toma de decisiones gerenciales, en la actualidad todas las empresas, incluso las Pymes,requieren de la implementación de un sistema de información que colabore con los procesos de gestiones empresariales. Con el fin de mejorar la productividad y el rendimiento de una organización competitiva, es fundamental evaluar las técnicas actuales y la tecnología

disponible para desarrollar sistemas que brinden eficiencia y eficacia de la gestión de la información relevante.

La implementación de sistemas de información en una compañía, brindan la posibilidad de obtener grandes ventajas, incrementar la capacidad de organización de la empresa, y tornar de esta manera los procesos a una verdadera competitividad.

Para ello, es necesario un sistema eficaz que ofrezca múltiples posibilidades, permitiendo acceder a los datos relevantes de manera frecuente y oportuna.

Por eso, quienes deseen convertir su emprendimiento en una verdadera empresa competitiva insertada en el mercado actual, deberán analizar detalladamente la implementación necesaria de sistemas de información precisos.

Este concepto ha invadido en los despachos de los encargados de la gerencia de compañías en los últimos años, ya que hace un par de décadas atrás la información no era considerada un bien tan útil dentro de los procesos productivos y las tomas de decisiones.

Sin embargo, a raíz de los cambios en la economía mundial y la globalización, los datos relativos a todo el proceso productivo de una compañía se han vuelto uno de los elementos fundamentales para lograr el éxito comercial.

De esta manera, con los años se han ido incorporando los avances de la tecnología informática para brindar las herramientas necesarias en la creación de sistemas de información confiables y eficaces.

No obstante, en la actualidad aún existen empresas que observan con recelo la posible implementación de sistemas de información en sus procesos, debido a que implican un enorme cambio en las estructuras organizativas e institucionales de las compañías.

Es por ello, que muchas veces los sistemas de información pueden llegar a fallar, no por errores tecnológicos originados en el aspecto informático, sino por visiones culturales opuestas a la incorporación de este tipo de herramientas.

Cabe destacar, que los sistemas de información ofrecen una gran cantidad de ventajas subyacentes, más allá del rédito que significa para la toma de decisiones y los procesos

productivos.

Un sistema de información adecuado además ofrece una importante y notable satisfacción en los usuarios que lo operan, debido a su facilidad de uso y su acceso constante, que puede resultar en que los empleados logren alcanzar los objetivos planteados por la compañía.

Por todo ello, es importante destacar que la implementación de un sistema de información implica un cambio organizativo, ya que no sólo afecta a la administración de la empresa, sino también a sus empleados y habilidades, con el fin de crear una plataforma acorde a las responsabilidades que se deben tener frente a este tipo de sistema.

Por otra parte, es de vital importancia utilizar tecnologías de información y comunicación adecuadas para el procesamiento y transmisión de los datos que se gestionarán en el sistema de información. Hemos trabajado y dedicado nuestro tiempo para crear este contenido. Por favor comparta este artículo con otros usando el vínculo: http://www.econlink.com.ar/sistemas-informacion/elementos. No copie y pegue el artículo.

De Econlink.com.ar:

Los sistemas de información, según Peña (2006), tienen 5 elementos importantes, estos son:

Financieros

Administrativos

Humanos

Materiales

Tecnológicos

En la bibliografía consultada, sin embargo otro autor (s/a, 2008a), que contradice lo planteado por Peña (2006), se refiere a que un sistema de información consiste en 3 elementos: humano,

tecnología y organización. En teoría de sistemas, un sistema de información es un sistema automatizado o manual que involucra personas, máquinas y/o métodos organizados de recolección, procesos, transmisión, clasificación y divulgación de datos.

Otro autor desconocido (s/a, 2008b) plantea que un sistema de información está compuesto por 6 elementos claramente identificables, tal y como se muestran en la siguiente figura:

Hemos trabajado y dedicado nuestro tiempo para crear este contenido. Por favor comparta este artículo con otros usando el vínculo: http://www.econlink.com.ar/sistemas-informacion/elementos. No copie y pegue el artículo.

De Econlink.com.ar:

Los elementos del sistema de información, representados en la figura 1, son:

(1) Base de Datos: Es donde se almacena toda la información que se requiere para la toma de decisiones. La información se organiza en registros específicos e identificables;

(2) Transacciones: Corresponde a todos los elementos de interfaz que permiten al usuario: consultar, agregar, modificar o eliminar un registro específico de Información;

(3) Informes: Corresponden a todos los elementos de interfaz mediante los cuales el usuario puede obtener uno o más registros y/o información de tipo estadístico (contar, sumar) de acuerdo a criterios de búsqueda y selección definidos.

Los restantes elementos de un sistema de información son:

(4) Procesos: Corresponden a todos aquellos elementos que, de acuerdo a una lógica predefinida, obtienen información de la base de datos y generan nuevos registros de información. Los procesos sólo son controlados por el usuario (de ahi que aparezca en línea de puntos);

(5) Usuario: Identifica a todas las personas que interactúan con el sistema, esto incluye desde el máximo nivel ejecutivo que recibe los informes de estadísticas procesadas, hasta el usuario operativo que se encarga de recolectar e ingresar la información al sistema y

(6) Procedimientos Administrativos: Corresponde al conjunto de reglas y políticas de la organización, que rigen el comportamiento de los usuarios frente al sistema. Particularmente, debieran asegurar que nunca, bajo ninguna circunstancia un usuario tenga acceso directo a la Base de Datos.

Fuente: Elementos de un Sistema de Información (Econlink.com.ar - - Febrero Del 2010) - http://www.econlink.com.ar/sistemas-informacion/elementos

Fases de Sistema de Información Editar 0 5…

Fases de Sistema de Informacion.a) Recolección y analisis de datos.b) Seleccion y evaluación de alternativas.c) Diseño del sistema.d) Implementación del sistema.

a) Recolección y analisis de datos: El objetivo de esta fase es el estudio de las necesidades de información que debe satisfacer el sistema a desarrollar, elaborando una serie de especificaciones formales que describan la funcionalidad del mismo y que permitan abordar con garantías la siguiente fases.

b) Seleccion y evaluación de alternativas: Se trata de establecer el alcance, los objetivos y requisitos del sistema, examinando las posibles alternativas que podrían solucionar las necesidades del usuario y recomendar una de ellas.

c) Diseño del sistema: El objetivo de esta fase es obtener un conjunto de especificaciones que contemplarán los aspectos físicos del sistema, considerando las características tecnológicas del entorno específico en el que se implantará, que constituirá el punto de partida para la construcción del sistema.

d) Implementación del sistema: El objetivo de esta fase es la puesta en servicio del sistema construido y conseguir su adaptación final por parte de los usuarios del mismo, para lo cual tratará de hacerse ver a éstos, mediante demostraciones formales (pruebas de aceptación) que el sistema cumple todos los objetivos y requisitos para los que fue desarrollado. En esta fase se incluye la ejecución y el mantenimiento del sistema, con lo que su duración se prolongará hasta que el sistema deje de utilizarse o sea sustituido por otro. 6

SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES: cuando un sistema recopila, almacena y altera la información creada a partir de transacciones llevadas a cabo dentro de una organización se denomina sistema de procesamiento de transacciones. Tiene como finalidad procesar las transacciones diarias de una empresa, acumulando toda la información recibida en una base de datos para su posterior consulta.

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL: un sistema de información gerencial es aquel utilizado por la empresa para solventar inconvenientes en la misma. Es decir, el objetivo del mismo es la suministración de información para la resolución de problemas a través de la interacción entre tecnologías y personas.Los datos aportados por el sistema deben disponer de cuatro cualidades elementales: calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.SISTEMA DE SOPORTE A DECISIONES: este sistema se basa en el estudio y la comparación entre un conjunto de variables con el objeto de contribuir a la toma de decisiones dentro de una empresa. El apoyo dado por el sistema involucra la estimación, valoración y balance entre alternativas. Al igual que el sistema de información gerencial, esta tecnología interacciona con personas en el filtrado de información que permite optar por la decisión mas acertada.

Lee todo en: Tipos de sistemas de información http://www.tiposde.org/informatica/89-tipos-de-sistemas-de-informacion/#ixzz405G014z1

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Hoy en día toda empresa que aspire a alcanzar un nivel competitivo adecuado debe flexibilizar sus procesos, adaptar y orientar sus productos hacia la satisfacción total del cliente, mejorar la distribución y agilizar sus mecanismos de comunicación. Para ello debe focalizar sus objetivos enbuscar la máxima eficiencia, reducir al máximo sus costes, alcanzar la excelencia en calidad y presentar al mercado precios competitivos. Para ello es imprescindible disponer de sistemas de información que permitan conocer el resultado de la empresa, de cada una de sus áreas y actividades, facilitando la toma de decisiones en función de dichos objetivos estratégicos.Es por ello que en la actualidad adquiere una importancia clave contar con herramientas de gestión basadas en información exacta, que ayuden a fundamentar las decisiones estratégicas y operativas.

La mayoría de las empresas cuentan, entre sus múltiples herramientas de gestión, con algún “sistema de costes”. Sin embargo, son muchas a quienes les cuesta definir con exactitud para qué sirve, monitorizar su implantación e interpretar la información que ofrecen.

Sea cual sea el sistema de costes (en adelante, SC) implantado en una compañía, la experiencia demuestra que todos comparten una misma complejidad: la necesidad de personalizarlo a los requerimientos, sector y procesos característicos de cada empresa. Es precisamente en esa fase de diseño personalizado y parametrización cuando más errores se cometen.

Pero, ¿cuáles son los errores más habituales y cómo podemos evitarlos? Veamos lo que hemos encontrado en algunos de nuestros clientes

1. Confundir lo facturado con lo vendidoEn una ocasión nos encontramos con un sistema de costes muy particular. Básicamente se asumía que lo facturado era igual a lo vendido y se presuponía que la cifra de ventas que analizaba el SC para un intervalo de tiempo debía ser idéntica al importe facturado que la cuenta de resultados reflejaba para el mismo periodo.

En este caso, no se tenía clara la diferencia entre ambos conceptos; son importes diferentes y no deben tratar de igualarse porque no son lo mismo. Básicamente, no se consideraba que la facturación incluye descuentos sobre factura, rápeles y otros conceptos que se aplican sobre el importe de la venta y que habitualmente no contempla un SC analítico, donde se reflejan puramente las ventas.

En este cliente se vivían constantes situaciones de confusión, induciendo a directivos y gerentes a desconfiar del SC, dedicando mucho tiempo y recursos, en definitiva costes, a intentar detectar las causas de estas diferencias, buscando posibles fallos en el sistema analítico hasta que se detectó y corrigió.

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La organización es una serie estructurada de redes de información que conectan las necesidades de la información de cada proceso con las fuentes de datos. En cada organización existen varios sistemas de información, los bancos de datos son el soporte básico de los sistemas de información.En estos tiempos el concepto de SISTEMA DE INFORMACIÓN se relaciona con Tecnología de información (computadora, red de computadoras, programa de proceso de datos y proceso de información). Existen 2 tipos de sistemas de información en cuanto al tipo de procesamiento: El sistema centralizado en Mainframe y el Sistema descentralizado en redes integradas de microcomputadoras.La tendencia esta encaminada a la distribución de redes locales de información d e computadores que preserven la independencia de cada unidad dela organización y la conecten con una red corporativa de la organización, para asegurar el acceso a varios volúmenes de información.Concepto de Sistema de información

Es un sistema de información de RH es un sistema utilizado para reunir, registrar, almacenar, analizar y recuperar datos sobre recursos Humanos de la organización .La mayor parte de los sistemas de información de RH está computarizada.

EL sistema de información de RH es un procedimiento sistemático para reunir, almacenar, mantener, combinar y validar datos necesarios para la organización con relación a sus Recursos Humanos y sus respectivas actividades, además de las características de las unidades de la organización.

EL SIRH esta planeado para reunir, procesar, almacenar y difundir la información relacionada con los RH, de modo que los gerentes pueden tomar decisiones Eficaces.Objetivos de los Sistemas de información de RH (SIRH)Existen 2 objetivos básicos para el sistema de información: 1- Reducir costos y tiempo de procesamiento de información y el 2- Brindar soporte para la decisión (ayudar a los gerentes de línea y a los empleaos a tomar mejores decisiones)De este modo el SIRH puede estar destinado a los Especialistas de Rh, Alta Dirección, Gerentes de línea, y los empleados en General. Casi siempre esta destinado a todos estos usuarios de manera simultanea. El acceso de la información se logra a través de terminales distribuidos en la organización.Al montar el SI se debe de tomar en cuenta el concepto del ciclo operacional utilizado tradicionalmente en contabilidad .El concepto de ciclo operacional localiza series de eventos temporales dentro de una organización y permite identificar un punto inicial y uno final conectados entre si por series de eventos. Especificados los puntos los puntos inicial y final, se evita el riesgo de proyectar un sistema de información solo para una parte de los flujos de información, puesto que la dimensión del proceso de decisión esta perfectamente definida.Mientras que los sistemas Tradicionales de información consistían en sistemas cerrados que abarcan solo los flujos mas importantes de la información formal , el enfoque del sistema abierto procura establecer un conjunto programado de normas de decisión para aplicarlas a un gran volumen de tipos repetitivos de transacciones entre participantes .Después de especificadas, cualquier persona puede administrar estas normas durante las actividades cotidianas, dejando en la libertad a la administración para dedicar sus esfuerzos al tratamiento del conjunto no programado de transacciones(aplicar el principio de excepción) .Toda administración por sistemas se apoya en la planeación e implementación de un sistema Integrado de información que ahorre tiempo a las personas.El SI VA DESTINADO A:S. I. Destinado al ARHS. I. Destinado a Gerentes de líneaS. I. Destinado a empleadosSistema de Información destinado al ARHEs el Sistema de información más amplio sobre la fuerza laboral y sirve para efectuar el análisis y emprender las acciones del área de gestión de personas .Por consiguiente atiende las necesidades de los especialistas de Rh sabiendo las necesidades de información para la gestión de personas, este sistema cubre:*Planeación Estratégica,*Formulación de objetivos y programas de acción.*Registros controles de personal para efectos de pago de nomina, ausencias, retrasos, disciplina.*Informes sobre remuneración, incentivos salariales, beneficios, reclutamiento y selección, plan de carreras profesionales, entrenamiento desempeño, higiene, seguridad en un tipo de trabajo, área medica.

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos71/sistema-informacion-recursos-humanos/sistema-informacion-recursos-humanos.shtml#ixzz405Gkisik

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ANEXO II. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Las técnicas de recolección de información son procedimientos especiales utilizados para obtener y evaluar las evidencias necesarias, suficientes y competentes que le permitan formar un juicio profesional y objetivo, que facilite la calificación de los hallazgos detectados en la materia examinada.

El actor debe seleccionar la técnica más apropiada, para examinar cualquier operación, actividad, área, programa, proyecto o transacción de la entidad bajo exámen.

Las técnicas de recolección de información se clasifican en:

Verbales: Obtención de información oral, mediante averiguaciones o indagaciones dentro o fuera de la entidad, sobre posibles puntos débiles en la aplicación de los procedimientos, prácticas de control interno u otras situaciones que el auditor considere relevantes para su trabajo.

Las técnicas verbales pueden ser:

Entrevistas.

Encuestas, y

Cuestionarios.

Oculares: verificar en forma directa y paralela, la manera como los responsables desarrollan y documentan los procesos o procedimientos, mediante los cuales la entidad evaluada ejecuta las actividades objeto de evaluación.

Esta técnica permite tener una visión de la organización, desde el ángulo que el actor necesita, o sea, los procesos, las instalaciones físicas, los movimientos diarios, la relación con el entorno, etc.

Las técnicas oculares se clasifican de la forma siguiente:

Observación.

Comparación o confrontación.

Revisión selectiva

Rastreo.

Documentales: Obtener información escrita, para soportar las afirmaciones, análisis o estudios realizados por los actores. Estas pueden ser:

• Comprobación; y.

• Revisión analítica.

•

Físicas: Reconocimiento real sobre hechos o situaciones dadas en tiempo y espacio determinados y se emplea como técnica de la inspección.

Escritas: Refleja toda la información que se considera importante para sustentar los hallazgos del trabajo realizado por el actor. Esta técnica se aplica de las formas siguientes.

Análisis.

Conciliación.

Confirmación.

Cálculo; y

Tabulación.

La aplicación de las técnicas de auditoria, conduce al desarrollo de destrezas y habilidades por los actores, para lo cual se emplea los procedimientos siguientes:

Pruebas selectivas: Consisten en simplificar la labor total de medición, evaluación o verificación, mediante la selección de muestras que a juicio del auditor, sean representativas de todas las operaciones realizadas por la institución, área, programa, proceso o actividad examinada. El auditor puede efectuar dicha determinación sobre la base de su juicio profesional.

Muestro estadístico: La selección de la muestra se realiza mediante métodos estadísticos, lo que permite una mayor confianza y que se puedan llegar a conclusiones sobre todos los elementos que constituyen el universo o población.

Entrevistas: Representan fuentes primarias de información para los equipos de auditoria; por lo que se deben preparar con anticipación teniendo en cuenta lo siguiente:

- Selección cuidadosa de los entrevistados.

- Elaboración y coordinación del calendario con suficiente anticipación, para asegurar la participación de los entrevistados.

- Revisión de la información disponible; y

- Preparación de preguntas específicas y líneas de investigación en función de los objetivos previstos en la auditoria.