EXCEL

DIANA MARCELA CHAVACO GUAINAS

CENTRO DE DESARROLLO AGROEMPRESARIAL Y TURISTICO DEL HUILA

SENA LA PLATA HUILA

TG: GESTION ADMINISTRATIVA

LA PLATA (H)

2015

DIANA MARCELA CHAVACO G.

ACTIVIDAD DE EXCEL

INSTRUCTOR: LUIS FERNANDO CHANTRE C.

ESPECIALISTA EN SISTEMAS

CENTRO DE DESARROLLO AGROEMPRESARIAL Y TURISTICO DEL HUILA

SENA LA PLATA HUILA

TG: GESTION ADMINISTRATIVA

LA PLATA (H)

2015

CONTENIDO

1. INTRODUCCION2. OBJETIVOS

2.1. Objetivo general2.2. Objetivos específicos

3. JUSTIFICACION4. MATERIALES5. ENSAYO CRITICO DE LA IMPORTANCIA DE EXCEL EN UNA OFICINA6. PREGUNTAS7. ENSAYO CRÍTICO DEL VIDEO DEL MONJE8. PREGUNTAS9. ACTIVIDAD 1

6.1Introducción. Elementos de Excel9.1.Empezando a trabajar con Excel9.2.Operaciones con archivos9.3.Manipulando celdas9.4.Los datos9.5.Las Funciones9.6.Formato de Celdas

10.ENSAYO CRITICO DE LOS 3 IDIOTAS11.PREGUNTAS12.ACTIVIDAD 2

7.1. Cambios de estructura7.2. Insertar y eliminar elementos7.3Corrección ortográfica7.4Impresión7.5Gráficos7.6Imágenes diagramas y títulos

13.ACTIVIDAD313.1. Esquemas y vistas13.2. Importar y exportar datos en Excel13.3. Tablas de Excel13.4. Las tablas dinámicas13.5. Macros13.6. Compartir documentos

14.CONCLUSION15.BIBLIOGRAFIA

1. INTRODUCCION

Este trabajo se hace con el fin de aprender más sobre la importancia de Excel para que sirve, como lo podemos utilizar, con qué fin ya que es un programa de software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funcio-nes. Ayuda a crear hojas de cálculo de forma organizada para llevar una mejor función en la empresa teniendo todo organizado.gracias a este trabajo implementaremos más sobre este programa para obtener beneficios buenos que sirven para el ámbito laboral y social.

2. OBJETIVOS

2.1. Objetivo general

Es un trabajo necesario para aprender a llevar una contabilidad organizada sobre cualquier empresa y gracias a Excel se podrá realizar con su entorno y lo que el programa posee para mejorar un mejor trabajo y mejor calidad en el ámbito laboral en el que estemos trabajando.

2.2. Objetivo específico

Trabajar Excel de forma ordenada aprendiendo a utilizar los diferentes tipos de complementos que se encuentran en el programa con el fin de aprenderse los co-mandos para que sirve, en que momento lo podemos utilizar.

3. JUSTIFICACION

Realizar este trabajo para aprender más sobre Excel y poder tenerlo en cuenta por que en cualquier trabajo que tengamos será necesario para elaborar cuentas con-tables y tener una organización buena, además se puede implementar en cual-quier negocio que tengamos para una mejor elaboración y tener buena produc-ción.

4. ENSAYO SOBRE LA IMPORTANCIA DE EXCEL EN UNA OFICINA

Es un programa muy importante en la empresa ya que puede llevar la contabilidad cálculos facturas análisis datos que obtiene la empresa de clientes proveedores o todo tipi de base. Además se puede crear desde tablas o gráficos estáticos, hasta macros, en una aplicación muy completa que con una buena utilización y toma de decisiones. A que me refiero a que si de pronto lleva una baja ganancia con la contabilidad pueden solucionar y buscar alternativas para mejorar el estado de la empresa.

Así también se da uno cuenta de cuanto es que se le paga al vendedor proveedor trabajadores y así llevar en cuenta el salario de ellos no simplemente sirve para contabilizar lo que se gana se pierde entra o sale de la empresa simplemente tam-bién para ver lo de los sistemas que se necesitan en la empresa u otros gastos necesarios Excel se ha convertido en un programa básico para las empresas ya que los usuarios que lo trabajan son profesionales y les sirve para llevar una total contabilidad en sus negocios.

También se puede contabilizar en los precios y ganancias y se puede mejorar el precio o si se tiene que bajar o cuanto queda de mercancía por decirlo así para una producción y así tener mejores datos de lo que hace falta o sobra para poder-le dar5 un precio y que de cuanto se está ganando con esa mercancía cuanto que-da y para que fue necesario contabilizar todos esos datos

Llevando una buena contabilidad es fundamental en la empresa para saber si se está produciendo o se está perdiendo y también para ver lo que en futuro puede alcanzar.

5. PREGUNTAS

¿Para qué sirve llevar contabilidad?Para llevar información y control de todo una base de datos de una empre-sa o negocio.

¿Por qué Excel es de tanta ayuda en el proceso administrativo?Por qué podemos tabular los gastos que tenemos en nuestra empresa y así sabemos si está funcionando o no.

¿Cuál es la misión de Excel?Trabajar módulos de cálculo hacia cualquier tipo de datos que quiera tabu-lar

6. ENSAYO CRITICO DEL MONJE

En el video del monje se ve muchas cosas, como en la que el monje tiene un libro y lleva tiempo tratando de abrirlo pide ayuda, llega lo saluda y le hace saber que no ha podido abrir el libro en toda la mañana porque es un nuevo sistema que no entiende le explica y él le dice que no quiere que se le pierdan las palabras, enton-ces y el vuelve a decirle que no importa que se puede retroceder la página y que cuando se termine lo cierra, el monje medio entiende y dice que son mejor los per-gaminos porque no tiene que estar pasando páginas y bueno poco entendió de todas formas.

Pues yo creo de este video que a veces a muchas personas nos pasan estas co-sas porque no tenemos conocimiento como por ejemplo Excel soy una persona que poco se dé la aplicación pero se puede aprender con la enseñanza de alguien más para mejorar y no ser mediocre por decir así. Me parece bueno para reforzar que no todos sabemos de todo, hay muchas cosas por insignificantes que sean no las sabemos y este video nos ayuda a no cuestionar de cualquier cosa podemos seguir aprendiendo muchas más pero teniendo algo como hacerlo.

Que tampoco por que no sepamos de algo nos quedemos sin hacer nada buscar herramientas para entender aprender más, y que a veces en muchas ocasiones pasan estos casos pero que la gente se burla y no le hace saber que le puede ayudar. En Excel también pasa muchas cosas así pero poco a poco vamos apren-diendo para mejorar nuestro aprendizaje, nuestras cosas, nuestra vida.

7. PREGUNTAS ¿Por qué es necesario aprender las cosas nuevas de tecnología?

Para no quedarnos mediocres por decirlo así, y saber cómo es la función y para que nos puede servir.

Porque antes las personas no sabían de las cosas libros etc.Ya que no había estas cosas solo que ahora esta renovando todo y muchas cosas nuevas comenzaron a llegar el mundo va evolucionando mediante la tegnologia.

8. ACTIVIDAD 1

8.1 introducción: elementos de Excel

Aquí es donde se aprende a iniciar Excel, se va a la pantalla se da clic a inicio se busca las aplicaciones, Microsoft office 2013 y se da clic en el icono de Excel, se abre y ahí esta los diferentes componentes que tiene la aplicación, como la barra de títulos en la que nos permite saber qué documento esta abierto están las fichas de tipo de letra tamaño, color, entre otras, y la barra de cerrar minimizar ayuda, están las fichas de inicio, insertar, en la que se puede colocar otra página de cál-culo, para guardar va al icono de archivos guardar como el nombre del archivo que quiera colocarle y cierra y este son los principales elementos de Excel

8.2 empezando a trabajar con Excel

Aquí es donde se define como aprender a introducir y modificar los diferentes tipos de datos que queremos de Excel y organizar en hojas de cálculo manejando las técnicas que se procede al comenzar a tabular.

8.3 operaciones con archivos

Hay dos formas de abrir libros de trabajo se da clic en archivo se da abrir equipo, después examinar se selecciona el archivo y se da abrir, pero también se puede entrar al documento en libros recientes y abre el archivo que estabas trabajando.

8.4 manipulando celdas

Aquí se aprende a seleccionar por filas, columnas, celdas hojas y rangos al selec-cionar una fila se mostrara un grosor en la parte seleccionada y al seleccionar se mostrara un color verde al escribir un numero se sombreara de gris al seleccionar una columna se hace clic al número que la encabeza, en cualquier hoja tiene que estar seleccionado y para seleccionar varias celdas se puede arrastrar y quedara seleccionado las celdas que deseabas.

8.5 los datos

Frecuentemente, cuando trabajamos con un gran volumen de información o reco-pilamos datos desde varios orígenes diferentes, aparecen en nuestro libro de tra-bajo filas idénticas. A menos que lo que nos interese sea estudiar la frecuencia con la que aparece un determinado registro, la mayoría de las veces no nos intere-sará tener duplicados, porque no aportan información adicional y pueden compro-meter la fiabilidad de las estadísticas basadas en los datos. si disponemos de un listado de trabajadores y queremos saber la media de edad, el cálculo se vería comprometido en el caso de que un mismo trabajador apareciese varias veces.

Aquí se puede eliminar los datos que no quieras, se puede validar datos, buscar, remplazar, ordenar con los datos que usted quiera.

8.6 las funciones

Aquí se aprende a utilizar las funciones que vienen en Excel, por ejemplo suma en la que se tiene se da clic en función de fórmulas o en la barra de fórmulas o inser-tar función de la cinta le damos clic en la barra de fórmulas ahí aparece un cuadro debemos elegir una función y ahí le damos y ahí miramos el listado de funciones le damos clic todo y listo, otra forma para encontrar la función que necesita es es-cribir suma en la parte superior dar clic en suma y al insertar una función debe sustentar la función y ahí la ventaba se reduce se selecciona lo que quieres sumar volvemos a agrandar la ventana reducida le damos aceptar y ahí está el resultado o también se puede por autosuma le da un acceso directo y el sistema automática-mente lo seleccionara y le da la tecla intro para continuar y también se puede de forma manual después de que se conozca la síntesis y se podrán escribir en la barra de fórmulas le damos intro y aparecerá el resultado y ahí se aprende las di-ferentes funciones.

8.7 formato de celdas

Aquí se puede condicionar las celdas con el contenido, aplicaremos un formato para que las celdas de notas suspendidas sean rojas y las notas destacables sean verdes, se selecciona las celdas que contienen las notas se pulsa formato condi-cional en la pestaña de inicio y ahí se colorearan las notas más bajas de cinco en rojo y a hi se resalta el rojo en las celdas y después se resaltan las notas mayores de ocho se resaltan de verde y ahí se elige un formato usted elije cualquiera y va al color de fondo y le da clic al que decida y ahí se hace un formato de fondo.

9. ENSAYO CRITICO DE LOS 3 IDIOTAS

En el video de los 3 idiotas hay como una pequeña conclusión que a pesar de todo tengamos problemas no es para tomar decisiones malas ni acabar con la vida por que todo se puede solucionar que no importa lo duro por lo que pasemos por que siempre tendremos estar fuertes.

Este video se trata de reflexión por una parte para que seamos fuertes engañemos al corazón diciendo que todo está bien sin importar las dificultades que todo se puede solucionar y se puede lograr hasta los miedos más terribles y que ante todo se puede superar los obstáculos más fuertes nada es imposible.

Estos 3 amigos llenos de problemas desean superar esos problemas obstáculos y con la historia de un viejito que salió diciendo todo está bien a pesar de que lo es-taban robando significo mucho para uno de ellos porque le dios a entender que no debía por que retroceder ante un problema antes seguir adelante con su proyecto sin decaer aunque a veces se lo impongan, si uno siente que no puede más el estrés lo carcome y a veces se toman decisiones contra la vida pero no es motivo para dejar de vivir no antes ser mejores y aspirar cambiar lo que no quiere que te siga sucediendo puedes hacer lo posible por cambiarlo y ser mejor cada día sin necesidad de pensar en dejar de existir.

10.PREGUNTAS ¿por qué es importantes superar obstáculos de la vida?

Para mejor y no dejarse vencer ante cualquier problema si noi que seguir luchando para una mejor vida al futuro.

¿por qué el deseo de superación debe ser importante en la vida de cada unoPara no dejarse vencer y salir adelante ante cualquier situación.

¿para qué hay tanto suicidio en el país?A veces pasa por los problemas que cada uno tiene por el estrés de tener deudas llegan a tomar decisiones mal tomadas.

11.Actividad 2

11.1 cambios de estructura

Aquí se cambia el aspecto de las celdas, se seleccionan inicio en la pestaña inicio de la cinta vemos el grupo de la fuente ahí se encuentra un listado de las fuentes disponibles al desplegar de la flecha se observa que cada fuente se muestra con su propio estilo a modo de vista previa de resultado también se puede cambiar el color y el estilo del texto también de disminuir el tamaño de la fuente o aumentarlo también hay herramientas que no modifican directamente el aspecto del dato sino de la celda que es el del color de fondo y los bordes están son las opciones más utilizadas hay otras que se encuentran pero para acceder a ellas debemos abrir el cuadro de dialogo fuente se hace desde el botón de la esquina del grupo ahí con-tiene las opciones de la cinta lista de fuentes estilos tamaño y color pero ahí tam-bién hay efectos que no están en la cinta disponibles como efectos o vista previa para ver el resultado antes de aplicarlo y así se modifican los diferentes tipos de la fuente.

11.2 insertar y eliminar elementos

Aquí aprenderemos a insertar filas de dos formas distintas las filas nueva siempre se sitúan en sima de las otras o abajo vamos a insertar o vamos donde situare-mos las filas damos en el encabezado le damos clic derecho insertar y ahí están nuestras filas y si no nos gusta volvemos a retomar lo que teníamos anteriormen-te, así se inserta las filas. Para eliminar también se selecciona las filas o columnas a eliminar selecciona el icono eliminar en la pestaña de inicio se elige la opción de fila o columnas y listo no varía el numero simplemente borra lo que ya no quiere que este ahí.

11.3 CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA

aquí aprenderemos a corregir la ortografía del libro pude que el texto este lleno de faltas ortográficas damos clic a la ficha revisar vamos también a el de ortografía ahí nos preguntan si comienza a revisar le damos aceptar comienza a salir las fa-llas y sale la frase a la que se puede cambiar le damos a la correcta y ahí sigue cambiando las demás fallas o también se da corregir todas y si la palabra es co-rrecta le damos aceptar y listo queda corregido y terminado.

11.4 IMPRESIÓN

Aquí aprenderemos a imprimir el documento que queremos asemos clic en archivo y seleccionamos imprimir a la derecha vemos la impresión a la izquierda están las herramientas de impresión le damos el número de páginas escalamos el docu-mento para que quepa una hoja y también se puede de ese enlace sale un icono de dialogo después de que este todo listo le damos clic en imprimir y listo esta es la parte de impresión.

11.5 GRAFICOS

Aquí se aprenderá a la presentación grafica de los datos de una hoja de cálculo un gráfico dice más que una serie de filas y columnas cuando se crea un gráfico en Excel se opta por crearlo, se selecciona insertar en el grupo de gráficos se ven los más utilizados se da clic en más opciones escoge un gráfico columna apropiada y ahí se abre un espacio ahí se abre un espacio de dialogo a hi se le da editar y co-loca las celdas que quiere acepta y queda diseñado el grafico ahí también se pue-de cambiar de columnas y así se aprende a crear un gráfico de forma manual.

11.6 IMÁGENES, DIAGRAMAS Y FLUJOS

Aquí aprenderemos a introducir una imagen utilizando orígenes distintos expandi-mos el uso de botones ahí se abrirá el cuadro de dialogo ahí se escribe la palabra clave que sea de la imagen y se da buscar ahí aparece varias imagen y hacer clic en la imagen se da insertar y ira a la hoja de cálculo si es muy grande se puede redimensionar o si quiere una imagen del ordenador le da clic insertar aparece el cuadro de dialogo se busca la imagen donde la tengamos insertar y listo queda la imagen o se puede hacer un pantallazo y se incluirá en el libro automáticamente y ahí se puede redimensionar la foto o imagen según su gusto. Para diagrama tam-bién se va a insertar formas de forma en dibuja según como quiera y por medio del Smart también se pude buscar un diagrama que quiera y también un título en Wor-dArt para que quede como quieres pero de una forma ordenada.

ACTIVIDAD 3

12.1 ESQUEMAS Y VISTAS

Aquí aprenderemos a crear esquemas que facilites los datos que tenemos existen filas y columnas el esquema nos permite obtener datos resumidos aquí seleccio-namos las filas a resumir luego vamos a la ficha datos el grupos de esquema y pulsamos el botón agrupar en el lateral aparecerá una línea que englobaran las filas de datos y ahí hay un botón donde podremos ocultarlos o mostrarlos también se puede realizar sin la cinta pero esta vez se realizara con la teclas ALT+MA-YÚS+FLECHA DERECHA y vamos a agrupar las columnas con los meces para mostrar únicamente el valor trimestral, para eliminar una agrupación pulsamos desagrupar y se quita el esquema de la columna agrupada y realizar un esquema con datos abundantes no es apto se puede seleccionar auto esquema y se puede realizar modificaciones que quiera realizar.

12.2 IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS EN EXCEL

Aquí se puede importar datos desde un archivo de texto va a la pestaña de datos ahí existen varias herramientas como importar archivos pero se le da de texto ahí selecciona el archivo aparecen en la primer pantalla aparece como separa el texto ahí se deja delimitada ahí se maraca en tabulación ahí se puede cambiar el forma-to y opciones avanzadas al finalizar le dice importar datos y ahí establece cone-xiones y el archivo original se modifica y se incluye un nuevo libro en el cuadro se vuelve a seleccionar el archivo y para actualizar se puede en el botón propiedades se desmarca la opción y se establece el tiempo y le da actualizar y ahí no se le aparecerá nada siempre y cuando usted no cambie datos del archivo original.

12.3 TABLAS DE EXCEL

Aquí se crearan tablas de datos se da la ficha insertar en el grupo tablas se da clic en el botón tablas ahí sale un cuadro donde identificara el rango de celdas que ocupara la tabla y si tiene o no encabezado y si se indica que tiene encabezado al indicarlo se cogerá los valores de la primera fila como tales, las flechas despliegan un menú que facilita las tareas de ordenar o filtrar los datos según su criterio se introducen unos datos, la tabla se delimita por un fino borde que se va adaptando a medida que incluimos registros pero se puede forzar a que ocupe lo que quera-mos. Ahora crearemos una tabla a partir de unos encabezados se selecciona in-sertar elegimos tabla y manual mente delimitamos que celdas ocupara y será sen-cillo cambiarlos.

12.4 LAS TABLAS DINAMICAS

Aquí aprenderemos a crear tablas dinámicas y trabajar con ellas, partimos de una hoja con datos nos situamos en la ficha insertar la tabla dinámica se crea con el botón tabla dinámica se abrirá el cuadro de dialogo crear tabla dinámica en él se selecciona donde se encuentran los datos y donde se quiere crear la tabla dinámi-ca en una nueva hoja aparece un panel en el lateral derecho, donde podremos gestionar los campos de la tabla dinámica y a la izquierda, en la hoja, podremos ir viendo el resultado se selecciona que campos quiere que se muestren y los distin-tos elementos los iremos arrastrando al cuadro adecuado, los valores serán eti-quetas de fila las referencias serán etiquetas de columnas ahí se pueden filtrar los meces para ver algunos va al archivo original hacen otra tabla los organizan y los meces serán los filtros y los de la semana como etiquetas de fila y ahí se puede elegir y se puede cambiar tantas veces que queramos, la opción todas mostrara todos los datos de nuevo, también se puede con grafico dinámico.

12.5 MACROS

Aquí se utilizara la grabadora de macro, seleccionamos la pestaña vista seleccio-namos gravar macro y ahí le podemos dar un nombre y se puede dar un atajo de teclas el botón de stop inferior indica que la grabación está en marcha, desde el podremos para la en cualquier momento se grabara una que se identifique el ta-maño de fuente y se puede terminar desde la cinta para la grabación se inserta y se selecciona la cinta y se busca los macros existentes ahí se abre el cuadro de dialogo para ejecutar el macro y las acciones gravadas se aplican a la selección.

12.6 COMPARTIR DOCUMENTOS

Hoy en día, cada vez es más importante el uso de internet para compartir docu-mentación o para trabajar en equipo desde diferentes situaciones geográficas. En los últimos tiempos, han proliferado muchas herramientas de gestión que se basan en el uso de internet.

Sus ventajas son numerosas, ya que la centralización de los recursos. Evita reali-zar duplicados de un mismo documento, ya que éste se puede editar desde distin-tos puntos. Permite conocer el estado de un documento en todo momento y las actualizaciones que ha sufrido. Facilita el acceso desde cualquier punto a los do-cumentos, inclusive desde dispositivos móviles. Mejora la seguridad de los docu-mentos ya que, en caso de sufrir pérdidas de información de forma local, la infor-mación se encuentra también en un servidor.

Por todos estos motivos, la suite Office 2013 facilita la publicación online. En este tema, veremos diferentes formas de compartir información y aprovechar las nue-vas tecnologías e internet para trabajar en red. Obviamente, la mayoría de estas opciones no estarán disponibles si no tenemos conexión a internet. Antes de com-partir el archivo con terceras personas, es interesante preparar el libro para com-partir.

12.CONCLUSION

Este trabajo se hizo con el fin de aprender más sobre Excel en la que aprendí so-bre el entorno de Excel como tabular como crear hojas de cálculo como extraer datos sobre impresión, sobre la ortografía, sobre las diferentes herramientas que nos ofrecen y que Excel es una herramienta fundamenta en las empresas para tener contabilizado y tener una mejor organización de cuentas análisis datos entre otros.

13.BILIOGRAFIA Guía de Excel Videos de Excel sobre los temas y el entorno.