Desarrollo de un Sistema de Información para Monitoreo y ...

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CIENCIAMÉRICA, N°.1, Diciembre 2012, pp(94-101)Universidad Tecnológica Indoamérica

Desarrollo de un Sistema de Información para Monitoreoy Seguimiento de Proyectos de Investigación

Resumen

El Sistema de Monitoreo y Seguimiento de los Proyectos de Investigación (SIMONS), servirá como instru-mento de apoyo para mejorar la eficiencia y efectividad en el manejo de las actividades de investigaciónde la Universidad Tecnológica Indoamérica. Con el seguimiento y evaluación de los proyectos, se pretendeuna gestión adecuada y oportuna de los mismos, por parte del IDI-UTI (Instituto de Investigación, Des-arrollo e Innovación - Universidad Tecnológica Indoamérica), así como de los miembros de los gruposresponsables en cada uno de ellos. Esto permitirá verificar el progreso y valoración del proyecto, establecerla viabilidad de los objetivos, e identificar y anticipar los problemas, permitiéndoles tomar las medidas ne-cesarias para evitarlos o resolverlos. El proceso de seguimiento y evaluación está ligado a la toma de de-cisiones: permite redefinir sus objetivos y hacer ajustes en las actividades, cuando sea necesario. Elsistema automatiza las actividades de seguimiento y control utilizando software libre, a través de la asig-nación de roles específicos a sus usuarios. El sistema facilitará un acceso adecuado hacia las tareas deadministración, registro de actividades, avances realizados, generación de cronogramas, gestión de co-rrespondencia, agenda de tareas, control financiero y reportes, entre otras. SIMONS utiliza una gran va-riedad de lenguajes de programación y librerías en el contexto del software libre (PHP, MySQL 5.0, AptanaStudio 3.0, FPDF, AJAX y FCK Editor), escogidas debido a su versatilidad, flexibilidad y robustez.

Palabras Clave

monitoreo de proyectos de investigación, programación extrema, proyectos de investigación, seguimientode proyectos de investigación, software libre, toma de decisiones.

Abstract

The Monitoring and Tracking System of Research Projects (SIMONS, for its name in Spanish), will serveas a supporting tool to improve the efficiency and effectiveness on the management of research at Uni-versidad Tecnológica Indoamérica. This system, indented for tracking and evaluation, was developed tofacilitate a proper and timely management of activities by each research group and personnel working atthe Institute for Research, Development, and Innovation, at Universidad Tecnológica Indoamérica (IDI-UTI, for its name in Spanish). It will allow monitoring progress and project appraisal, establish the feasibilityof reaching the objectives, and identify and anticipate problems, providing summarized information fortaking necessary measurements to avoid and solve these problems. As such, tracking and evaluationprocesses are linked to decision making: to redefine goals and make adjustments in the activities, whenrequired. The system automates monitoring and control using free software, through the assignment ofspecific roles to users, allowing adequate access to different tasks (administration, log in, progress, pro-gramming schedule, mail management, calendars, financial control, reporting, etc.). SIMONS implementsa variety of programming languages and libraries in free software context (PHP, MySQL 5.0, Aptana Studio3.0, FPDF, AJAX, FCK Editor) given their versatility, flexibility and robustness.

Keywords

learning algorithms, election data, exploration, mining, verification

TIC´S y SociedadLuis SAILEMA / Gustavo CHANGO

Luis SAILEMA / Gustavo CHANGO

Facultad de Ingeniería en SistemasUniversidad Tecnológica Indoamérica

Bolívar 20-35 y Guayaquil, Ambato, [email protected]

[email protected]

1. Introducción

El Sistema de información para monitoreo yseguimiento de proyectos de investigación delIDI-UTI (Instituto de Innovación y Desarrollo dela Universidad Tecnológica Indoamérica), tienela finalidad de almacenar información referentea los proyectos del personal investigador de laUTI, y que sea susceptible de ser utilizada por laUniversidad en la gestión de dichos proyectos.

Los propios investigadores mantendrán ac-tualizada su información, en tanto la Direccióndel IDI-UTI, podrá consultarlos desde cualquierlugar donde se encuentre. Estos accesos se re-gularán gracias a los privilegios y niveles de ac-ceso gestionados por el administrador delsistema, razón por la que se recomienda unaarquitectura web para la aplicación.

El desarrollo de este proyecto contiene infor-mación tanto de textos bibliográficos, así comode textos en línea, siendo este último un soporteimportante, dada su amplia difusión en Internet,además la información existente es de dominiopúblico. No se pretende realizar análisis com-parativos, tampoco criticar el software comer-cial, sino presentar una posición abierta aconocer otras alternativas para el desarrollo desistemas, desde una perspectiva imparcial, su-mada a la iniciativa del Gobierno Nacional deimplementar software libre en el Sector Público,también como Sector Privado quisimos estar in-mersos en el tema.

Entendemos el control como un subsistemadentro de la gestión de proyectos, cuyos insu-mos son estándares y criterios, así como losdocumentos base, productos de la etapa deplaneación. Durante la ejecución del proyecto,corre un proceso paralelo de recolección dedatos, comparación y retroalimentación paratomar decisiones respecto al rumbo del pro-yecto. Estas decisiones pueden ser de dostipos: encaminadas a seguir por la misma rutao a cambiar para ajustar la ejecución y los pla-nes del proyecto en función del logro de susobjetivos [1].

2. Metodología

En general, para el desarrollo del proyectose aplica el know-how, propio del IDI-UTI [2], to-mando como punto de partida, las necesidadesde automatización del seguimiento y control delos proyectos de investigación, en un entornoweb, así como la iniciativa del Gobierno Ecua-toriano para el desarrollo de aplicaciones utili-zando software libre.

Este conocimiento fundamental es aplicadoal desarrollo del SIMONS y se describe en lametodología aplicada.

2.1. Materiales

Los materiales de trabajo fueron los documen-tos que contienen las disposiciones del CONEA(actualmente CEEACES) sobre las actividadesde investigación para la evaluación y acredita-ción universitaria, el perfil del proyecto de des-arrollo del software en cuestión y la informaciónrecopilada de fuentes primarias (IDI-UTI).

2.2. Herramientas

De entre una amplia gama de aplicaciones, SI-MONS utiliza:

2.2.1. PHP. PHP es un lenguaje de programa-ción interpretado, diseñado originalmente parala creación de páginas web dinámicas. Se usaprincipalmente para la interpretación del lado delservidor (server-side scripting); pero actualmentepuede ser utilizado desde una interfaz de líneade comandos o en la creación de otros tipos deprogramas, incluyendo aplicaciones con interfazgráfica usando las bibliotecas Qt o GTK+.

2.2.2. MySQL 5.0. MySQL es un sistema degestión de bases de datos relacional, multihiloy multiusuario con más de seis millones de ins-talaciones [3]. Este software proporciona unservidor de base de datos SQL (StructuredQuery Language) muy rápido y robusto. El ser-vidor MySQL está diseñado para entornos deproducción críticos, con alta carga de trabajoasí como para integrarse en software para serdistribuido.

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y Seguimiento de Proyectos de Investigación


2.2.3. Aptana Studio 3.0. Aptana Studio es unentorno de desarrollo integrado de software libre,basado en eclipse y desarrollado por Aptana,Inc., que puede funcionar bajo Windows, Mac yLinux y provee soporte para lenguajes como:PHP, Python, Ruby, CSS, AJAX, HTML y AdobeAIR. Tiene la posibilidad de incluir complementospara nuevos lenguajes y funcionalidades.

2.2.4. FPDF. FPDF es una biblioteca escrita enPHP que permite crear archivos en formato PDFsin ningún requerimiento adicional. Es gratuita,y su licencia permite que sea modificada libre-mente. Este framework en PHP está desarro-llado con orientación a objetos, siendo el ObjetoFPDF el encargado de ir almacenando la es-tructura, y visualizándola con la función Output,teniendo diferentes salidas tanto por pantallacomo por impresora o simplemente ofreciendola posibilidad descargar el archivo.

2.2.5. AJAX. AJAX, acrónimo de AsynchronousJavaScript And XML (JavaScript asíncrono yXML), es una técnica de desarrollo web paracrear aplicaciones interactivas o RIA (Rich Inter-net Applications). Estas aplicaciones se ejecutanen el cliente, es decir, en el navegador de losusuarios mientras se mantiene la comunicaciónasíncrona con el servidor en segundo plano. Deesta forma es posible realizar cambios sobre laspáginas sin necesidad de recargarlas, lo quesignifica aumentar la interactividad, velocidad yusabilidad en las aplicaciones.

AJAX es una tecnología asíncrona, en el sen-tido de que los datos adicionales se solicitan alservidor y se cargan en segundo plano sin in-terferir con la visualización ni el comportamientode la página. JavaScript es el lenguaje interpre-tado (scripting language) en el que normal-mente se efectúan las funciones de llamada deAJAX mientras que el acceso a los datos se re-aliza mediante XMLHttpRequest, objeto dispo-nible en los navegadores actuales. En cualquiercaso, no es necesario que el contenido asín-crono esté formateado en XML.

2.2.6. FCK Editor. Uno de los editoresWYSIWYG (acrónimo de What You See Is WhatYou Get, "lo que ves es lo que obtienes") de có-digo abierto más utilizado en las herramientas

web, permite crear elementos de formulariodonde el usuario puede escribir texto con esti-los, como negritas, subrayados, distintos tiposde fuentes e incluso, tablas o imágenes.

Esta herramienta se encuentra dentro de losllamados CMS (Content Management System);aunque un CMS no tiene porqué ser WYSIWYG,es decir puede ser un gestor de contenidoscuyo panel de gestión no se corresponda conel diseño final, sino que en este caso se utilizaun back-end o panel de gestión para crear y mo-dificar los contenidos, que serán reflejados enel front-end o parte final que ven los usuarios.

2.3. Metodología Aplicada

Una Metodología para el Desarrollo de Sis-temas de Información es un conjunto de activi-dades llevadas a cabo para desarrollar y poneren marcha un Sistema de Información (S.I; [4]).

Los Objetivos de las Metodologías de Des-arrollo de Sistemas de Información son:

- definir actividades a llevarse a cabo en un pro-yecto de S.I.,

- unificar criterios en la organización para el des-arrollo de S.I.,

- proporcionar puntos de control y revisión [4].

En el desarrollo del sistema mismo, el pro-ceso es guiado por el modelo o metodología aemplearse en su implementación.

En principio se había previsto aplicar el CicloDe Vida Tradicional, en vista de su amplia utili-zación; pero dada la naturaleza del proyecto serealizó solamente la especificación de requisitosde software (ERS) en ella, para luego combi-narla con la programación extrema (XP). Estose hizo debido a que indistintamente de la me-todología que se elija, las etapas de planifica-ción, instalación y mantenimiento que aparecenen el ciclo de vida de un sistema de informa-ción, son necesarias; razón suficiente para apli-car estas metodologías en nuestro sistema.

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XP es un enfoque de la ingeniería de soft-ware, el más destacado de los procesos ágilesde desarrollo [5]. Además, esta metodologíatrata de responder muy rápido a las necesida-des del cliente, incluso cuando los cambiossean al final de ciclo de la programación. Tantoel director del proyecto, como los clientes y eldesarrollador, fuimos parte del equipo y estuvi-mos involucrados en el desarrollo del software.La metodología aplicada se resume así:

2.3.1. Especificación de Requisitos Software.Esta fase es muy importante, porque la Especi-ficación de Requisitos Software, ha sido elabo-rada tomando en cuenta las características delsistema utilizado en la actualidad y la posibilidadde mejorarlo, de acuerdo a la experiencia de sususuarios y los beneficios obtenidos. Su estruc-tura está hecha en base al estándar IEEE Re-commended Practice for Software RequirementsSpecification ANSI/IEEE 830 1998.

Esta especificación va dirigida al equipo dedesarrollo de software y a las personas queharán uso del sistema terminado. Tiene comopropósito definir de manera clara las especifi-caciones funcionales, no funcionales y del sis-tema para la implementación de una aplicaciónWEB, que permitirá administrar y consultar la in-formación de los proyectos de investigación dela Universidad Tecnológica Indoamérica, utili-zada por investigadores, docentes y coordina-dores.

Este documento fue un medio de comuni-cación entre cada uno de los roles implicadosen el desarrollo de software, por lo mismo estásujeto a revisiones, tanto de los desarrolladorescomo de los usuarios, hasta obtener su apro-bación. En cuanto esto ocurra el documentofuncionará como base al equipo de desarrollo,para la implementación del nuevo sistema.Seguidamente, aplicamos la metodología XP(Programación extrema), basándonos en as-pectos como la simplicidad, la comunicación yel reciclado continuo de código.

2.3.2. Planificación. Aquí fue fundamental unpermanente dialogo con el IDI-UTI, pues, supersonal necesitaba determinar:

- Lo que el SIMONS debe de resolver, para quegenere valor (ámbito).

- Las prioridades del sistema.

- El aporte necesario del sistema para fijar fe-chas de una versión (composición de versio-nes).

- Estimaciones del tiempo que lleva implemen-tar una característica. Por ejemplo, diseñar e im-plementar la base de datos MySQL tardará unmes.

- La organización del trabajo y el equipo (pro-cesos).

- Programación detallada de los problemas quese resolverían primero.

2.3.3. Diseño. El diseño crea una estructuraque organiza la lógica del sistema, permitiendoque el sistema crezca con cambios en un sólolugar.

Parte crucial del desarrollo, porque las activida-des de esta fase permiten:

- Entender el objeto del programa, a través deuna metáfora sencilla, por ejemplo, “Sistemade información para monitoreo y seguimientode proyectos de investigación”

- Elaborar un Diseño sencillo, que funcione enlas pruebas, sin lógica duplicada, con el menornúmero de clases y métodos.

El modelo de datos empleado para la aplica-ción final, fue implementando en MySQL, mien-tras que la aplicación se realizó en PHP.

2.3.4. Desarrollo. De esta actividad no sepuede prescindir, porque es necesario codificary plasmar las ideas a través del código. En XP,el código expresa interpretación y comunicacióndel problema, y por tanto sirve para mejorar. Entre lo principal, se consigue:

- La manera de hacer el programa lo más sim-ple posible. Después de implementar esta ca-racterística, se debe verificar su funcionalidad;este proceso se le denomina recodificar.

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- Programación por parejas, en caso de haberpersonal disponible; sin embargo, SIMONS fueprogramado por una persona.

- El código se debe integrar frecuentemente, yse deben realizar las pruebas sobre la totalidaddel sistema (integración continúa).

2.3.5. Pruebas. Las pruebas ofrecieron laoportunidad de saber si lo que implementamos,era lo que en realidad habíamos planeado. Laspruebas nos indican que nuestro trabajo fun-ciona bien, siguiendo este proceso, hastacuando nuestro sistema no origine un fallo conalguna otra prueba. Debemos de pensar entodas las posibles pruebas para nuestro có-digo. Las pruebas son indispensables, porque:

- Programar y probar es más rápido que sóloprogramar, porque se puede ganar media horade productividad sin hacer pruebas; pero per-der mucho tiempo en la depuración.

- Existen menos errores, por tanto, se debe vol-ver menos veces sobre el código, evidente-mente cuesta menos tiempo localizar loserrores.

- Los programadores hacemos pruebas parachequear el correcto funcionamiento del SI-MONS, en tanto, el IDI-UTI debe realizar prue-bas funcionales.

Un ejemplo elemental

Descripción: Este documento cubre el conjuntode pruebas funcionales relacionadas con la his-toria de usuario: Control de acceso de usuarios(Historia 1).

En esta historia habrá que comprobar que elacceso de los usuarios sea correcto, de formaque sólo puedan acceder al sistema los usua-rios autorizados y que éstos lo hagan con la fun-cionalidad que corresponde.

Verificación del nombre de usuario (login)/ password correcto

Descripción: El usuario, al iniciar la aplicaciónverá una pantalla de acceso, en la que se le so-

licitará el nombre de usuario (login) y la contra-seña (el password). El usuario debe introducirestos campos y cuando se cumple que el usua-rio está validado en el sistema, tendrá acceso aSIMONS.

Condiciones de ejecuciónNinguna

Entrada- el usuario ejecuta la aplicación;- aparece un cuadro de texto en el que se soli-cita el nombre de usuario y la contraseña (pass-word).- el usuario introduce ambos y presiona el botón“Entrar”;- el sistema verifica ambos campos en la basede datos y comprueba que existe tal usuario;- el sistema permite el ingreso a la aplicación,sólo a usuarios validados;Resultado esperadoSólo los del sistema tienen permiso de accesoa la aplicación.Evaluación de la pruebaPrueba satisfactoria.

3. Resultados

SIMONS es la aplicación informática resul-tante para apoyar las actividades del IDI-UTI, entodos los aspectos relacionados al seguimientoy control de sus proyectos. El programa estádisponible en http://simons.uti.edu.ec/.

SIMONS es una aplicación web que requiereun entorno AMP (servidor web Apache, servidorde base de datos MySQL 5.0 e intérprete PHP5). La gran mayoría (casi la totalidad) de hostingdonde están alojadas la mayoría de páginas yaplicaciones web que visitamos a diario gozade este entorno [6].

Es una solución informática que ofrece, a losCoordinadores la posibilidad de gestionar demanera integral toda la información que gene-ran los procesos de investigación, y a los Inves-tigadores la oportunidad de acceder de manerainmediata, tanto a los datos como actividadesde trabajo. Además, permite la comunicaciónfluida entre Docentes e Investigadores. Los módulos que implementa SIMONS, se re-sumen a continuación:

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3.1. Administrador

Este papel lo desempeñará la persona queha instalado SIMONS la cual posee perfil deadministrador.

La gestión del Administrador, incluye:

- Agregar, listar, editar los Tipos de Investigadoresexistentes.

- Agregar, listar, editar los Tipos de Investigaciónque se llevan a efecto.

- Agregar, listar, editar los Tipos de Investiga-ción, según el área de conocimiento de laUNESCO.

-Agregar, listar, editar Docentes (coordinadoresde investigación).

-Agregar, listar, editar proyectos a la base dedatos y asignar un docente coordinador al pro-yecto correspondiente.

-Agregar, listar, editar Investigadores.

-Registrar y editar las fechas de los períodos deevaluación de los proyectos.

-Asignar Investigadores de la Universidad a losProyectos

3.2. Docente/Coordinador.

El docente registrado en SIMONS recibirá deladministrador su nombre de usuario y clave.Además, parte con sus agrupamientos dadosde alta y sus Investigadores ya asignados a losproyectos en éstos. Lo único que deberá reali-zar el docente antes de comenzar a usar el sis-tema, es declarar las actividades con las quecalificará y controlará al investigador y registrarsu cronograma de actividades.

Por ejemplo, el ingreso de actividades de unproyecto se realiza así:

Las posibilidades del Docente/Coordinadorsobre el sistema, abarcan:

- Registrar datos sobre entregas, calificaciones,cronograma, observaciones y entrevistas.

- Disponer de una agenda personal donde es-tará al día de fechas de avances, citas privadas,mensajes, etc.

- Acceder a las fichas de los investigadores,disponiendo en segundos de la informaciónrequerida.

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Figura 1. Pantalla de acceso al sistema

Figura 2. Opciones del Administrador

Figura 3. Pantalla para registro de actividades de unproyecto




- Generar reportes actualizados hasta el momento.

- Generar informes de calificaciones, cronogra-mas, observaciones, tanto individuales como deagrupamiento.

- Comunicarse con los Investigadores y restode Docentes del Centro.

- Generar y gestionar correspondencia.

- Generar informes de tutoría y de resultados deevaluación.

Los informes por investigador, muestran su par-ticipación en un proyecto

3.3. Investigadores

Con las claves proporcionadas por el co-ordinador del proyecto, podemos ingresar ala cuenta o módulo de Investigadores. Estemódulo permite:

- Acceder a los datos de entrega de avances,calificaciones, cronogramas y observacionesregistrados por los Docentes.

- Comunicarse con los docentes mediante men-sajería interna.

- Recibir correspondencia y reportes con la fre-cuencia que desee, sin que ello suponga un es-fuerzo adicional.

En resumen, estar al día de la informaciónque les interesa de manera personal y confiden-cial.

Un informe para control, por investigador, vi-sualiza:

3.4. Control Financiero

Finalmente, se está implementando el mó-dulo que contendrá la información económicade los proyectos de investigación, el mismo queentre las opciones más fundamentales, permi-tirá:

- Disponer de información relacionada con elpresupuesto de cada proyecto de investigación.

- Obtener información de los gastos realizadosen un proyecto.

- Generar información correspondiente a losmontos invertidos, por tipo de investigación odel área de la UNESCO.

- Determinar el costo del investigador, asociadoa su tiempo de participación en el proyecto.

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Figura 4. Informe por investigador

Figura 5. Pantalla de información con actividadespendientes

Figura 6. Informe de control del investigador




SIMONS está en etapa de prueba, para verifica-ción y validación de sus procesos. En los próxi-mos meses entrará ya en funcionamiento.

4. Agradecimientos

Agradecemos al IDI-UTI por el apoyo y por laconfianza depositada para llevar a cabo estetrabajo; especialmente a la Doctora Lilian Mo-rales, su Directora, por su gran colaboración,apoyo, y paciencia cuando se requirió informa-ción. En la investigación misma, el aporte deQuiliro Ordoñez (congresolibre.org) fue vital, porcuanto, su pronta ayuda permitió orientar ycomplementar el trabajo. También expresa-mos nuestro agradecimiento a la Universidadpor su respaldo económico.

5. Referencias

[1] Janitzio De León Cerda et al., El seguimientoy control del proyecto, Agosto 2012, pp. 1,http://www.slideshare.net/ddjdlc/seguimiento-y-control-de-un-proyecto

[2] Abril et al., Plan de actualización de las polí-ticas y fortalecimiento de líneas de investigaciónpara la Universidad Tecnológica Indoamérica2010-2013, 2010, pp. 6.

[3] Enciclopedia Wikipedia, MySQL, Julio 2012,disponible en http://es.wikipedia.org/wiki/MySQL.

[4] Castellanos, L., Desarrollo de Sistemas deInformación bajo un enfoque incremental, 2011,pp. 9.

[5] Enciclopedia Wikipedia, Programación Ex-trema, Julio 2012, disponible en http://es.wiki-pedia.org/wiki/Programación_extrema

[6] Martín, L., Preadmin 1.0 (Manual de uso),http://preadmin.sourceforge.net/, 2007-2008

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Tabla 1. Resumen por tipos de investigación

Tabla 2. Resumen del área de la UNESCO




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