Desarrollo e Implantación de Comunidades de Práctica con SharePoint en Repsol.
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Desarrollo e Implantación de Comunidades de Práctica con SharePoint en Repsol
• Principales instalaciones productivas:• 5 refinerías en España, incluyendo dentro de ellas 2 complejos
petroquímicos• 1 refinería en Perú• 4 refinerías operadas en Argentina con 1 complejo petroquímico• 1 refinería participada en Brasil
• Más de 4.400 Estaciones de Servicio• Tercer distribuidor minorista de GLP en el mundo con más de 10 millones
de clientes de propano y butano.• Actividades de Exploración y Producción con presencia en diferentes
países (Libia, Argelia, Venezuela, Bolivia, Brasil, ...)• Participación en explotaciones compartidas y a través de
empresas participadas• Tercer operador mundial de GNL, con 14 buques de flota• Presencia en más de 30 países
Entorno del proyecto: REPSOL
Fuente: www.repsol.com
¿Por qué gestionar el conocimiento?
Todo esto impacta, de manera indirecta sobre la cuenta de resultados
Los costes del no-conocimiento• Repetición de errores porque anteriormente no fueron registrados o analizados.• Trabajo duplicado por desconocimiento de actividades y proyectos similares.• Las buenas ideas y las mejores prácticas no son compartidas lo que incide en
ineficiencias de la organización.• La continuidad de las operaciones se pone en riesgo porque el conocimiento crítico
reside en 1 ó 2 personas.• La relación con los clientes se ve perjudicada porque el conocimiento no está
disponible en el lugar y en el momento en que hace falta.• La compañía aprende con lentitud lo que lleva a retrasos en el desarrollo de
productos o a pérdida de oportunidades.• Los empleados se sienten frustrados porque no pueden acceder a la información
necesaria o a las personas que saben.• Surgen problemas por una deficiente transmisión del conocimiento en actividades
cotidianas, p.ej. en los cambios de turno.• Los eventos excepcionales de alto impacto, como incidentes de seguridad, de
producción, de mantenimiento, etc. están escasamente documentados.
Fuente: Rob van der Spek. 2006
1. Componente humano y organizacional: creación de entornos de colaboración
– Comunidades de Práctica: Redes de profesionales que aprenden, generan y comparten mejores prácticas en un área de especialización. Tienen roles y procesos definidos.
– Grupos de Interés: Redes de profesionales que pueden estar
asociadas a proyectos. Sus roles y procesos son informales.
2. Componente procesos/tecnológica: Introducción de procesos y tecnología (SharePoint) que facilitan la colaboración y posibilitan la gestión del conocimiento
¿Cómo gestionar el conocimiento?Entornos de colaboración
Comunidades de Práctica: componentes
OBJETIVOS DEL NEGOCIO
IndicadoresReconocimiento
Motivadores que potencien la participación, contribución y
reutilización
Flujos de trabajo que determinan la
operativa interna de la Comunidad y su interacción con la
herramienta
Alineación de los objetivos de la gestión del
conocimiento con los objetivos estratégicos del
área
Valoración de la aportación de la comunidad al negocio
Herramientas de colaboración y repositorios de
conocimiento: SharePoint.
Roles y responsabilidades requeridos
Personas
Procesos Tecnología
Antecedentes del proyecto (1/2)
• Taller previo para seleccionar un piloto• Elegidos dos en el área de Refino
• Decisión de la herramienta informática (MS-SharePoint® en V-2). En ese momento en fase de desarrollo final por Microsoft®
• Diseño de la primera Comunidad de RRHH• Puesta en marcha los dos pilotos en Refino.
• Instalación primera versión comercial MS-SharePoint® V-2
• Puesta en marcha (no lanzamiento) del proyecto de los pilotos de Refino y de RRHH
Antecedentes del proyecto (2/2)
• Puesta en servicio del entorno informático estable sobre MS-SharePoint® V-2 comercial
• Año de expansión dentro de la compañía• Plan de Marketing interno• Presentaciones institucionales• Refrendado por el presidente en su
presentación de visión y valores• Focalizado sobre la cantidad
• Plan de aseguramiento de las comunidades existentes
• Focalizado sobre la calidad
• Migración a entorno MOSS2007• Creación de una cuenta interna específica
para Gestión de Conocimiento
Dificultades encontradas• Excesiva verticalidad y estanqueidad dentro de algunas áreas o
negocios. En algunos casos se trata de culturas muy arraigadas tanto en la dirección como entre los miembros de la comunidad.
• Resistencia al cambio: problemas para incorporar la GdC a los procesos ordinarios; síndrome de “otro trabajo añadido”.
• Resulta muy difícil separar la componente cultural de la meramente informática (todo se reducía a manejar otra nueva herramienta).
• El uso de la comunidad de práctica como un simple almacén documental (falta la componente de aportación y reutilización de experiencias).
• ¿Cómo medir de forma concreta la calidad y la madurez de las comunidades de práctica? La medida de la aportación de valor al negocio.
Los problemas encontrados para el desarrollo de algunas comunidades han sido potentes contraejemplos para la gestación de otras en líneas de negocio similares Lecciones Aprendidas
Utilización de los entornos de colaboración
Uso de los entornos de colaboración en Repsol
7.295
1.844
20.493
0
5.000
10.000
15.000
20.000
25.000
Promedio de usuarios queacceden
Promedio de usuarios queAportan
Usuarios distintosacumulados
Núm
ero
de u
suar
ios
Un 30% de usuarios potenciales (con
acceso autorizado) están accediendo de
manera rutinaria.
65% de los empleados de
Repsol han accedido a
algún entorno de
colaboración.
Un 25% de los usuarios que
acceden realizan alguna
aportación
Crecimiento Grupos de Interés• Actualmente más de 350 Grupos de Interés activos • Creación de una media de 4 Grupos de Interés al mes
Crecimiento Grupos de Interés en EURM (2004-2010)
0
50
100
150
200
250
300
350
400
FEB
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YJU
NJU
LAG
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PT
2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
4 GI/mes
Situación actual: Índice de participación de Comunidades de Práctica
Indices de Participación(Media de 2010)
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%
ARCADIAARQUíMEDES
ATALAYACálculo y Simulación
ComoDynContinuidad de TI
EESS-EspañaFENIX
Gestión de CatalizadoresGestión Energética
GLPICARO
Ingeniería y MantenimientoLogística y servicio al cliente
Oficina de ProyectosPortal del Comprador
Programa de Reducción de CostesRelaciones Laborales
Sistemas de Control DistribuidoTEAM
I. Aportación (Nºusuar. Aportan/Nºusuar. accede)
I. Acceso (Nºusuar. accede/Nºusuarios alta
25% de usuarios
que acceden
De los usuarios que acceden,
un 50% contribuyen
Entornos de colaboración con externos
http://www.vernaallee.com/VA/Library.htm
• Creación de entornos de colaboración que den soporte a las redes de socios y colaboradores externos de Repsol (proveedores, asesores técnicos, clientes, universidades, etc.).
• 2 Comunidades de Práctica
• 26 Grupos de Interés
• ¿Cómo se accede?: - mediante la tecnología ADFS- desde el portal Repsol.com
• Fomenta el trabajo en equipo y el trabajo ”colaborativo” a través:
- Noticias- Eventos- Foros, blogs- Etc.
• Fomenta la generación de conocimiento a través de:
- Mejores Prácticas- Lecciones Aprendidas- Preguntas Frecuentes
• Posibilidad de incorporar “Atributos”, filtros y vistas para la contextualización de la información
Cómo nos ayuda SharePoint a gestionar el conocimiento
• Mejores procesos de trabajo mediante la edición online de archivos.
• Con el sistema de alertas los usuarios están informados de todos los cambios.
• La integración con los programas de Office permite a los usuarios colaborar usando las herramientas con las que están familiarizados.
• Posibilidad de configurar “Espacios de trabajo” independientes, con seguridad y alertas propias.
La finalidad de la herramienta elegida es que asegure que la información fluya entre los miembros de una organización dentro del ámbito del conocimiento. En este sentido
SharePoint nos ha ofrecido muchas posibilidades:
Un viaje por las comunidades de Repsol
Gestión Energética
Ingeniería y Mantenimiento
GLP
Ventas Directa y AviaciónEstaciones de Servicio
Portal 2.0 de Gestión del Conocimiento
Dudas, preguntas, sugerencias, …
Amador Gómez SaizJosé M. Trejo Menayo
Gestión del ConocimientoRepsol, S.A.
Mª Isabel Sánchez LópezAna Mª Cuenca López
Redcom Cibernético S.L.