Desarrollo Sistemas Contables Final
-
Upload
eric-hayes -
Category
Documents
-
view
217 -
download
0
description
Transcript of Desarrollo Sistemas Contables Final
LAS TABLAS
I. Definición
Una tabla es una herramienta de organización de información que se utiliza en
bases de datos en la informática. En computación, una tabla hace referencia al
modelado o recopilación de datos por parte de una aplicación de un programa
que permite operar con los mismos organizándolos y poniéndolos en relación
de diversas maneras. Las tablas a menudo son incluidas en bases de datos u
hojas de cálculo, pero también pueden incorporarse a documentos de texto y
otros programas.
Una tabla típica está compuesta por filas horizontales y columnas verticales.
El campo es el nombre de cada columna, debe ser único y con un tipo de dato
asociado. El registro, por otro lado, es cada fila que compone la tabla y que
incluye datos (o también puede ser nulo).La sofisticación de los programas de
creación de tablas permite que los campos reciban asignaciones de
propiedades especiales que afectan a sus registros. Por ejemplo, un campo
definido como índice permite que los datos del mismo se alteren
automáticamente.
En una misma base de datos pueden existir distintas tablas, cada una de ellas
singularizada con un nombre que permite ponerla en relación con otras tablas.
Las tablas son estructuras útiles y a menudo fáciles de interpretar para
relacionar datos e información de manera pertinente. Por ejemplo, una tabla es
útil a la hora de organizar actividades o cronogramas, pero también sirve para
llevar cuentas y cálculos financieros. Una tabla puede ser empleada para algo
tan sencillo como organizar la información familiar o cuestiones complejas
como llevar la contabilidad de una empresa.
Las tablas llamadas persistentes son aquellas que facilitan la eliminación de
registros manualmente. Pueden ser del tipo base (se encuentra toda la
información de los registros sin necesidad de validación), vistas (en una vista o
Desarrollo de Sistemas Contables II Página 1
relación) e instantáneas (con registros que pueden ser vistos de inmediato con
una sola referencia).
II. Elementos de las Tablas
Campo
Unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el
nombre de una persona. Los nombres de los campos, no pueden empezar con
espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos,
ni signos de exclamación o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en
el medio. La descripción de un campo, permite aclarar información referida a
los nombres del campo. El tipo de campo, permite especificar el tipo de
información que cargaremos en dicho campo, esta puede ser:
Texto: Para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255
Memo: Para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres
Numérico: Para introducir números
Fecha/Hora: Para introducir datos en formato fecha u hora
Moneda: Para introducir datos en formato número y con el signo
monetario
Autonumérico: En este tipo de campo, Access numera
automáticamente el contenido
Sí/No: Campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un
contenido del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.
Objeto OLE: Para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido,
etc.
Hipervínculo: Podemos definir un enlace a una página Web
Desarrollo de Sistemas Contables II Página 2
Asistente para búsquedas: Crea un campo que permite elegir
un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de
lista o un cuadro combinado.
Registro: Es el conjunto de información referida a una misma persona u
objeto. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.
Campo clave: Campo que permite identificar y localizar un registro de
manera ágil y organizada.
III. Propiedades generales de los campos
PROPIEDAD DESCRIPCIÓN TIPO DE CAMPO
Tamaño del
campo
Permite establecer la longitud
máxima de un campo de texto
numérico.
Texto, numérico,
contador
Formato Permite determinar la apariencia de
presentación de los datos, utilizando
los formatos predefinidos o nuestros
propios formatos
Todos, excepto OLE
y Memo
Lugares
decimales
Permite especificar el número de
cifras decimales para mostrar los
números.
Numérico y moneda
Máscara
de entrada
Permite controlar y filtrar los
caracteres o valores que los
usuarios introducen en un control de
cuadro de texto, evitando errores y
facilitando su escritura.
Texto, numérico,
fecha/hora, moneda
Título Permite definir una etiqueta de
campo predeterminada para
un formularios o informe
Todos
Valor
predeterminad
o
Introduce en el campo un valor
cuando se agregan nuevos registros
(long. Máx. 255 caracteres)
Todos, excepto OLE
y contador
Regla de Permite escribir la condición que Todos, excepto OLE
Desarrollo de Sistemas Contables II Página 3
validación deben satisfacer los datos
introducidos para ser aceptados
y contador
Texto de
validación
Define el texto del mensaje que se
visualiza cuando los datos no
cumplen las condiciones
enumeradas en la regla de
validación
Todos excepto OLE
y contador
Requerido Permite especificar si es necesario
que exista un valor en un campo.
Todos excepto
contador
Permitir
longitud cero
Permite especificar si una cadena
de longitud cero ("") es una entrada
válida para el campo
Texto, memo
Indexado Define un campo como índice o
campo clave.
Texto, numérico,
contador,
fecha/hora.
Las propiedades de un campo, se establecen seleccionando el campo y
haciendo clic en la propiedad deseada del cuadro PROPIEDADES DEL
CAMPO situado en la parte inferior de la ventana DISEÑO DE TABLA.
Access tiene una configuración predeterminada para las propiedades de cada
uno de los tipos de campo. Sin duda la más importante es el tamaño del
campo, ya que este nos permitirá hacer una estimación del espacio ocupado
por nuestra base de datos en el disco fijo.
CONCLUSIONES
Toda organización, sea pequeña o grande, tiene unas necesidades de
información, bien en la forma tradicional de datos administrativos, bien en
sistemas avanzados de tratamiento de información de todo tipo. De todos los
Desarrollo de Sistemas Contables II Página 4
datos que entran y salen de esa organización, en el formato que sea, unos son
importantes y otros no tanto.
El objetivo de un analista es identificar la información importante y estructurarla
de forma que sea útil para todos los miembros de la organización. Ese sistema
de información puede ser mecanizado mediante herramientas informáticas y
servir así a la productividad de la entidad.
En un principio, los sistemas de información a mecanizar eran sencillos y
reflejaban más o menos exactamente el flujo administrativo de papel del
exterior hacia la empresa, dentro de la misma empresa, y de la empresa hacia
el exterior nuevamente. Para ello se utilizaban los lenguajes de programación
disponibles, más o menos adecuados para la tarea, que manejaban ficheros
organizados según lo permitía la tecnología del momento.
Pero pronto nuevas necesidades y expectativas hicieron que el mantenimiento
y creación de aplicaciones informáticas, junto con el incremento masivo de la
cantidad de datos a almacenar y tratar, se convirtiera en un cuello de botella
debido a problemas de redundancia (e inconsistencia) de datos, deficientes
medidas de seguridad, baja calidad de la información almacenada, y pérdidas
de información por diversas causas.
La tecnología del momento no era adecuada para sistemas de información en
constante evolución y con unos requerimientos de rendimiento y fiabilidad cada
vez más exigentes. La aparición de las técnicas de bases de datos vino a
solucionar gran parte de estos problemas.
Desarrollo de Sistemas Contables II Página 5
Diccionario de datos
Un diccionario de datos es un catálogo, un depósito, de los elementos de
un sistema. Estos elementos se centran alrededor de los datos y la forma en
que están estructurados para satisfacer los requerimientos y las necesidades
de la organización. En él se encuentran la lista de todos los elementos que
forman parte del flujo de datos en todo el sistema.
Un diccionario de datos es un conjunto de metadatos que contiene las
características lógicas de los datos que se van a utilizar en el sistema que se
programa, incluyendo nombre, descripción, alias, contenido y organización.
Estos diccionarios se desarrollan durante el análisis de flujo de datos y ayuda a
los analistas que participan en la determinación de los requerimientos del
sistema, su contenido también se emplea durante el diseño del proyecto.
Identifica los procesos donde se emplean los datos y los sitios donde se
necesita el acceso inmediato a la información, se desarrolla durante el análisis
de flujo de datos y auxilia a los analistas que participan en la determinación de
los requerimientos del sistema, su contenido también se emplea durante el
diseño.
En un diccionario de datos se encuentra la lista de todos los elementos que
forman parte del flujo de datos de todo el sistema. Los elementos más
importantes son flujos de datos, almacenes de datos y procesos. El diccionario
de datos guarda los detalles y descripción de todos estos elementos.
Importancia
Los analistas usan los diccionarios de datos por cinco razones principales:
Manejar los detalles en sistemas grandes
Comunicar un significado común para todos los elementos del
sistema
Documentar las características del sistema
Facilitar el análisis de los detalles con la finalidad de evaluar las
características y determinar donde efectuar cambios en el sistema
Desarrollo de Sistemas Contables II Página 6
Localizar errores y omisiones en el sistema
OBJETIVO
El objetivo de un diccionario de datos es dar precisión sobre los datos que se
manejan en un sistema, evitando así malas interpretaciones o ambigüedades.
Define con precisión los datos de entrada, salida, componentes de almacenes,
flujos, detalles de las relaciones entre almacenes, etc.
Características
Un diccionario de datos contiene las características lógicas de los datos
que se van a utilizar en un sistema, incluyendo nombre, descripción,
alias, contenido y organización.
El diccionario de datos contiene las definiciones de todos los datos
mencionados en el DFD (Diagrama de flujo de datos), en una
especificación del proceso y en el propio diccionario de datos.
El diccionario de datos es un conjunto de tablas de solo lectura y vistas
que registran, verifican y proveen información.
El diccionario de datos describe la base de datos y sus objetos.
El diccionario incluye 2 tipos de objetos.
Tablas de Base de Datos.
es un almacén de la descripción de la base
Vistas del Diccionario de Datos.
creadas usando el script catalog.sql
El diccionario de datos consiste de 3 principales vistas estáticas:
DBA: Accede a todos los objetos de la base
ALL: Objetos accesibles para usuarios comunes
USER: Objetos propios para usuarios comunes.
Las vistas de funcionamiento dinámico registran el flujo de la actividad de la
BD.
Desarrollo de Sistemas Contables II Página 7
Las vistas son continuamente actualizadas con la BD en operación.
La información es accedida desde:
Memoria y Control files.
DBA usa vistas dinámicas para monitorear y afinar la BD
Vistas dinámicas son propias del usuario SYS
DML no es permitido.
Tipos de Diccionarios
Diccionario Off-Line
• Se ocupa de mantener el diccionario en condiciones.
• No tiene ingerencia en el uso dinámico de los datos.
Diccionarios On-Line
• Trabaja junto con el compilador.
• Impide que el programador defina los datos en el programa y los toma
directamente del diccionario.
• Verifica que los datos nombrados existan en el diccionario.
• Incorpora al programa, desde el diccionario la definición de los datos.
• Inconveniente: si uno se olvida de recompilar, estarán conviviendo datos en la
correcta versión actual con otros en una versión superada.
Diccionarios In-Line
• No incorpora la definición de datos en el programa, sino que las carga cuando
se ejecuta.
Contenido de un registro del diccionario:
Campos: es el nivel más importante de datos; ninguna unidad más
pequeña tiene significado para los analistas. La descripción de los
datos debe ir acompañada de elementos.
Desarrollo de Sistemas Contables II Página 8
Estructuras de datos: son un grupo de datos elementales que están
relacionados con otros y que en conjunto describen un componente
del sistema. Los flujos de datos, o los almacenes de datos son
ejemplo de estructuras de datos. Dicho de otra forma si las
estructuras están en movimiento reciben el nombre de flujos y si son
estéticas son almacenes de datos. Se construyen sobre cuatro
relaciones de componentes; que bien pueden ser datos o estructuras
de datos también. Se pueden usar las siguientes combinaciones ya
sea en forma individual o en conjunción con alguna otra:
Relación secuencial
Relación de selección
Relación de iteración
Relación opcional
Notación empleada en el Diccionario de datos:
Existen muchas propuestas para la notación a ser utilizada en el
diccionario de datos. La que se presenta a continuación es una de las más
comunes, que utiliza un conjunto reducido y simple de símbolos:
Símbol
o
Se lee Ejemplo de la
Sintaxis
Interpretación
:= “Se define
por” o “Se
compone de”
I := Y El ítem I está definido por la expresión Y
+ “Junto con” o
“Y”
I := A + B El ítem I está compuesto de A y B (la
concatenación de A con B)
( ) “Opcional” I := A + ( B ) El ítem I está compuesto de A y B , o de
A sólo (B es opcional)
Desarrollo de Sistemas Contables II Página 9
{ }
i { } s
“Repeticiones
de” o
“Iteraciones
de” o
“Secuencia
de”
I := { A }
I := 1 { A } 10
El ítem I está compuesto de una
secuencia de As (iteración)
El ítem I está compuesto de una
secuencia de As (mínimo 1 y máximo
10).
[ | ] “Uno entre" u
“O”
I := [ A | B | C
]
El ítem I está compuesto de A o B o C.
Sólo uno de ellos. (o exclusivo)
** “Comentario” * Texto * El Texto entre asteriscos es un
comentario
@ “Campo
Clave”
@ A El elemento A es uno de los campos
clave de un depósito de datos.
Se usa símbolos especiales con la finalidad de limitar la cantidad de
texto necesario empleado para describir las relaciones entre los datos y al
mismo tiempo mostrar con claridad las relaciones estructurales.
La simbología empleada se describe a continuación:
Símbolo Significado Explicación Uso
= Es equivalente
a
Alias Denota sinónimos
+ Y Concatenación,
componentes que
siempre están incluidos
en una estructura
Denota una
relación de
secuencia
[] Uno u otro Define opciones entre los
componentes de una
estructura
Denota una
relación de
selección
{} Iteraciones de Define la repetición de un Denota una
Desarrollo de Sistemas Contables II Página 10
componente de la
estructura
relación de
iteración
() Opcional Define componentes de
la estructura que puede o
no estar presente una
sola vez
Denota una
relación opcional.
Registro de las descripciones de datos en el diccionario:
Flujos de datos
Nombre del flujo de datos
Descripción
Proviene de los procesos
Para los procesos
Estructuras de datos:
Almacenes de datos
Nombre del almacén
Descripción
Flujos de datos recibidos
Flujos de datos proporcionados
Descripción de los datos (mención a los datos o estructuras que
contiene)
Volumen
Acceso
Estructuras de datos (es aquí donde es emplea la notación descrita en la
tabla anterior)
Nombre de la estructura
Descripción
Contenido
Volumen
Ejemplos: Diccionario de Datos
Desarrollo de Sistemas Contables II Página 11
Flujos
Nombre: detalle-libros
Descripción: contiene datos acerca de libros en inventario
Flujo Padre: --
Origen: Libros Destino: Validar pedido
Contenido: codigo_libro + cantidad + ubicación + codigo_editorial + autor
Almacén de Datos o Archivos o Tablas
Nombre: cliente Longitud Registro: 100 Bytes
Acceso: [ x ] Directo [ ] Secuencial
Descripción: almacena datos personales de clientes
Archivos Indice: clien_ced (índice: cedula)
Elementos datos
Nombre del dato
Descripción
Tipo
Longitud
Alias
Rango de valores
Lista de valores específicos (en caso que existan)
Otros detalles de edición
Procesos
Nombre del proceso
Descripción
Flujos que entran
Flujos que salen
Resumen de la lógica
MANUAL DE USUARIO
Desarrollo de Sistemas Contables II Página 12
DEFINICIÓN
El manual de usuario es un documento técnico de un determinado
sistema que intenta dar asistencia que sus usuarios.
Los manuales de usuario generalmente son incluidos a dispositivos
electrónicos, hardware de computadora y aplicaciones. El manual de usuario
puede venir tanto en forma de libro como en forma de documento digital, e
incluso poder ser consultado por internet.
En general, un manual de usuario debería poder ser entendido por cualquier
usuario principiante, como así también serle útil a usuarios avanzados.
Expone los procesos que el usuario puede realizar con el sistema
implantado. Para lograr esto, es necesario que se detallen todas y cada una de
las características que tienen los programas y la forma de acceder e introducir
información.
Permite a los usuarios conocer el detalle de qué actividades ellos
deberán desarrollar para la consecución de los objetivos del sistema.
Reúne la información, normas y documentación necesaria para que el
usuario conozca y utilice adecuadamente la aplicación desarrollada.
OBJETIVOS
Que el usuario conozca cómo preparar los datos de entrada.
Que el usuario aprenda a obtener los resultados y los datos de salida.
Servir como manual de aprendizaje.
Servir como manual de referencia.
Definir las funciones que debe realizar el usuario.
Informar al usuario de la respuesta a cada mensaje de error.
IMPORTANCIA DEL MANUAL DE USUARIO
El Manual de Usuario facilita el conocimiento de:
Los documentos a los que se puede dar entrada por computadora.
Desarrollo de Sistemas Contables II Página 13
Los formatos de los documentos.
Las operaciones que utiliza de entrada y salida de los datos.
El orden del tratamiento de la computadora con los datos introducidos.
El momento en que se debe solicitar una operación deseada.
Los resultados de las operaciones realizadas a partir de los datos
introducidos.
Al elaborar el Manual de Usuario, hay que tener en cuenta a quién va dirigido
es decir, el manual puede ser manejado desde el director de la empresa hasta
el introductor de datos. Por consiguiente, debe redactarse de forma clara y
sencilla para que lo entienda cualquier tipo de usuario
CONTENIDO DE UN MANUAL DE USUARIO
a) Diagrama general del sistema
Muestra en forma condensada el flujo general de la información y de las
actividades que se realizan en el sistema. Proporciona una visión general del
sistema. Representar los diagramas utilizando para ello diagramas de bloques.
b) Diagrama particular detallado.
Presentar gráficamente todos los pasos que se efectúen dentro del
departamento usuario a quien está dirigido este manual. Deben especificarse
los archivos de entrada, salida, los resultados, revisiones y procesos manuales.
c) Explicación Genérica De Las Fases Del Sistema
En este punto se explica en forma específica y detallada todas las operaciones
que aparecen representadas en forma gráfica en el diagrama particular. Se
analizan cada una de las fases señalando:
El proceso principal que se desarrolla.
La entrada de la información.
La obtención de un resultado parcial.
El envío de información a otra dependencia.
Instalación Del Sistema
Desarrollo de Sistemas Contables II Página 14
La instalación del sistema proporciona detalles completos sobre la forma de
instalar el sistema en un ambiente particular.
d) Iniciación Al Uso Del Sistema
En este punto se explica cómo iniciarse en el sistema y cómo se pueden utilizar
sus cualidades comunes. Esta documentación debe decir al usuario cómo salir
de un problema cuando las cosas funcionan mal.
e) Manual De Referencia
Es el documento definitivo de cara al usuario y debe ser completo. Describe
con detalle las cualidades del sistema y su uso, los informes de error
generados y las situaciones en que surgen esos errores.
Dependiendo del sistema, los documentos al usuario se pueden proporcionar
por separado o reunidos en varios volúmenes. Los sistemas de ayuda en línea
evitan que el usuario pierda tiempo en consultas manuales.
f) Caducidad De Documento Fuente Y Destino Final
Como el usuario trabajará con documentos fuentes, éstos podrán tener un
período de retención y un destino especificado.
DIFERENCIA ENTRE MANUALTÉCNICO Y MANUAL DE USUARIO
1.- MANUAL TÉCNICO
¿Qué es un Manual Técnico?
Este documento contiene toda la información sobre los recursos utilizados por
el proyecto, explicado todo el trabajo que se ha realizado al desarrollar un
sistema llevan una descripción muy bien detallada sobre las características
físicas y técnicas de cada elemento.
¿Por qué es importante el Manual Técnico?
Porque encontramos la estructura de datos que usamos, cada función o
procedimiento, cada variable, metodologías, etc. Esto sirve para futuras
Desarrollo de Sistemas Contables II Página 15
modificaciones, ya que es difícil recordar siempre la lógica con que se
programa o puede que alguien más continué lo que empezaste y este
documento es la mejor opción para retomar un proyecto o darle mantenimiento
a nuestro sistema.
2.-MANUAL DE USUARIO
¿Qué es un manual de usuario?
Es un documento técnico de un determinado sistema que intenta dar asistencia
a sus usuarios. En general, un manual de usuario debería poder ser entendido
por cualquier usuario principiante, como así también serle útil a usuarios
avanzados. Un manual de usuario va dirigido a un público más general, el cual
no necesariamente debe tener conocimientos específicos en el área de interés.
Un manual de usuario completo suele tener:
* Un prefacio, con información sobre cómo usar el propio manual.
* Un índice.
* Una guía rápida sobre cómo usar las funciones principales del sistema.
* Una sección para la resolución de problemas.
* Información de contacto
* Un glosario.
¿Por qué es importante el manual usuario?
El manual de usuario tiene como objetivo instruir al usuario en el uso del
sistema y la solución de los problemas que puedan surgir en la operación. Este
resuelve nuestras dudas como usuario, todas las posibles opciones que puede
realizar el usuario con estas aplicaciones de manera detallada, y mediante el
uso de capturas de pantalla (imágenes).
*CONCLUSIONES*
Desarrollo de Sistemas Contables II Página 16
Se denomina manual a toda guía de instrucciones que sirve para el uso de un
dispositivo, la corrección de problemas o el establecimiento de procedimientos
de trabajo.
Los manuales son de enorme relevancia a la hora de transmitir información que
sirva a las personas a desenvolverse en una situación determinada. En general
los manuales son frecuentes acompañando a un determinado producto que se
ofrece al mercado, como una forma de soporte al cliente que lo adquiere.
En este caso, el manual suele tener una descripción del producto y de la
utilización que del mismo debe hacerse, ya sea para obtener un buen
rendimiento de éste como para dar cuenta de posibles problemas y la forma de
evitarlos.
Desarrollo de Sistemas Contables II Página 17