Primer Seminario Internacional de Redes de Análisis Institucional Universitaria

Desarrollo y madurez de una unidad de Análisis Institucional:

Recursos, Sistemas y Metodologías utilizadas.

Pablo A. Opazo B.

Analista Institucional, Dirección de Planificación y Análisis Institucional Ingeniero Comercial M/ Informática

Magíster en Psicología Social M/ Metodologías de Investigación

Noviembre, 2011

Índice

I. Historia de la Dirección de Planificación y Análisis Institucional

II. Principales Funciones de Análisis Institucional

III. Sistemas utilizados en la ejecución de las Tareas

IV. Metodologías de Análisis

I. Historia de la Dirección de Planificación y Análisis Institucional

1997 Formulación Plan Estratégico Visión 2000

2004 Formulación del Plan Estratégico Visión 2010

2006 Actualización Plan Estratégico Visión 2010

2010 Formulación del Plan Estratégico 2015

EVOLUCIÓN DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA EN LA UNIVERSIDAD DE TALCA

HISTORIA

Inicio

1998 -

• Implementación del primer Plan Estratégico formal de la Universidad.

• Creación de la unidad de Análisis Institucional (2000).

• Generación de información para la evaluación de la estrategia.

Crecimiento

- 2005

• Diseño e implementación del segundo Plan Estratégico de la Universidad.

• Convergencia estratégica.

• Generación de información para la toma de decisiones.

Consolidación

- 2015

• Diseño e implementación del tercer Plan Estratégico de la Universidad.

• Generación de conocimiento corporativo.

• Sistemas de información avanzados en apoyo a la toma de decisiones.

• Redes de Análisis Institucional.

VICERRECTORÍAS

Vicerrectoría

Académica

Vicerrectoría Económica y Apoyo Administrativo

Vicerrectoría Desarrollo Estudiantil

Vicerrectoría

de Docencia de Pregrado

Vicerrectoría de Innovación, Desarrollo y Transferencia

Tecnológica

Vicerrectoría de Reconstrucción

Estructura Orgánica RECTORÍA

INSTITUTOS

Instituto de Biología Vegetal y Biotecnología

Instituto de Matemáticas

Instituto de Química de Recursos Naturales

Instituto de Estudios Humanísticos Juan Ignacio

Abate Molina

Instituto de Investigación y Desarrollo Educacional

FACULTADES

Facultad de Ciencias Empresariales

Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales

Facultad de Ingeniería

Facultad de Ciencias de la Salud

Facultad de Ciencias Forestales

Facultad de Ciencias Agrarias

Facultad de Psicología

DIRECCIONES

Dirección de Planificación y Análisis Institucional

Dirección de Extensión

Dirección de Comunicaciones

Dirección de Asuntos Jurídicos

Dirección de Relaciones Internacionales

Dirección de Negocios Estratégicos

Dirección de Campus Santiago

25 cargos dependen directamente de Rectoría

PRINCIPALES LÍNEAS DE ACCIÓN

Dirección de Planificación

y Análisis Institucional

Objetivo: Ser una función de apoyo

a la gestión estratégica de la Universidad, mediante la generación de información y conocimiento para

la toma de decisiones.

Proyectos

Especiales

Análisis

Institucional

Convergencia

Estratégica

Gestión de

la Calidad

Contribuir a los

procesos de

alineamiento

estratégico

Apoyar la gestión del

conocimiento (progresión

estudiante) y generar

información oficial

Elaborar , hacer

seguimiento y evaluar

los proyectos especiales

corporativos

(MECESUP y otros)

Contribuir a la

implementación del

Sistema de Gestión de la

Calidad

PRINCIPALES LÍNEAS DE ACCIÓN

Convergencia

Estratégica

Análisis

Institucional

Proyectos

Especiales

Gestión de

la Calidad

- Apoyo y coordinación en el diseño de planes estratégicos.

- Gestión de los Compromisos de Desempeño de Unidades

(CDUs).

- Desarrollo de información institución oficial.

- Desarrollo de conocimiento corporativo.

- Apoyo operativo en la gestión de proyectos MECESUP.

- Apoyo en la generación de nuevos proyectos corporativos.

- Coordinación de la implementación del modelo de excelencia.

Rectoría

Dir. de Planificación y Análisis Institucional

Departamento de Análisis

Institucional

Análisis Institucional

Alineamiento Estratégico

Unidad de Coord. Institucional MECESUP

Secretaria

(*) Si bien, en lo formal la estructura de la dirección es diferente, en

lo operativo la dirección funciona según la gráfica.

Análisis Institucional: - Personal: 3 profesionales tiempo completo. - Disciplina: 2 profesionales del área de los negocios y 1 del área de la ingeniería. - Especialización: dos de ellos cuentan con estudios de postgrado (magíster), uno en Psicología Social y Metodologías de Investigación y otro en Administración de Empresas. - Experiencia: 6 años, 5 años y 3 años en el cargo.

Estructura operativa de la Dirección de

Planificación y Análisis Institucional (*)

II. Principales Funciones de Análisis Institucional

Líneas de Acción función de Análisis Institucional

1. Generar información oficial

2. Contribuir a los procesos de convergencia estratégica

3. Desarrollar el control estratégico

4. Apoyar la gestión del conocimiento

Descripción de las Tareas de la Función de Análisis Institucional

1. Generar información oficial: responder oficialmente las

solicitudes de información externas e internas.

Dentro de las definiciones acerca del tipo de actividades que se realizan en Análisis

Institucional, existen preferentemente dos tipos de trabajos: Sistemáticos y

Eventuales.

Sistemáticos:

Son solicitudes de información de instituciones externas y de la propia Universidad que se

realizan periódicamente y que tienen criterios definidos.

Eventuales:

Los trabajos eventuales obedecen a una necesidad de información puntual y se elaboran

según las necesidades del solicitante y las características de los datos disponibles, definiendo

en conjunto los criterios y las variables a utilizar.

Descripción de las Tareas de la Función de Análisis Institucional

1. Generar información oficial

Entidad Solicitante Información Solicitada - Consejo Nacional de Educación - Preinforme INDICES

- Informe INDICES

- Consejo de Rectores Universidades Chilenas

- Boletín (contiene información del Proceso de Admisión) - Anuario Estadístico - Datos paridad de genero en cargos directivos - Entre otras

- Consorcio de Universidades Estatales

- Programas y aranceles de pre y postgrado - Información de matrícula - Información sobre ayudas estudiantiles - Entre Otras

- Medios de Comunicación - Datos Revista Qué Pasa - Datos Diario el Mercurio - Datos Revista América Economía - Entre Otras

- Ministerio de Educación - Información SIES - Matrícula - Titulación - Académicos - Aspectos Financieros

- Oferta académica - Informe estudiantes madres o embarazadas - Oferta Académica - Entre otras

Descripción de las Tareas de la Función de Análisis Institucional

2. Contribuir a los procesos de convergencia estratégica: apoya

la gestión de los compromisos de desempeño de las unidades

(CDUs).

Metas (medios de verificación)

Estrategias Acciones Focos

Estratégicos

Plan Estratégico Institucional

Objetivos Estratégicos

Estrategias Acciones / Proyectos

Indicad

ore

s (S/o

bj. E

stratégico

s)

Compromisos de

Desempeño Unidades

Objetivos Por Unidades

Metas (medios de verificación)

Desempeño Individual Académicos

Objetivos Individuales

Acciones Metas (Acciones)

(Distribución de la dedicación Horaria)

Responsables (ACADÉMICOS)

Desempeño Individual

No Académicos

Objetivos Individuales

Acciones a) objetivos año laboral

b) mejoras

Metas Responsables (NO ACADÉMICOS)

Descripción de las Tareas de la Función de Análisis Institucional

2. Contribuir a los procesos de convergencia estratégica

Resultado Eval.

Externa (Dirección de

Planificación y

Rectoría)

Evaluación

Inter - Unidad

Planificación

Anual

Restricciones

Presupuestarias

Plan de

contribución

Plan de

Mejoramiento

Plan

Estratégico

Autoevaluación

CDU año anterior

Necesidades del

Entorno

Compromiso de

Desempeño Anual

Revisión del

Plan Anual

Compromiso de

Desempeño Anual

(Aprobado)

Formulación

Presupuestaria

Descripción de las Tareas de la Función de Análisis Institucional

3. Desarrollar el control estratégico: evalúa indicadores del plan

estratégico y la implementación de nuevas herramientas de gestión.

El Plan Estratégico 2015 cuenta con 4 Focos Estratégicos medidos a través 59 indicadores, los

cuales se distribuyen en:

Foco Estratégico Número de Indicadores

Formación de Pregrado, Postgrado y Educación Continua

- 16 indicadores

Crecimiento en investigación científica, innovación y

transferencia tecnológica

- 15 indicadores

Fortalecimiento de la vinculación con el medio - 8 indicadores

Generación de valor a través de la gestión administrativa

- 5 indicadores

Objetivos transversales a los focos estratégicos - 15 indicadores

Descripción de las Tareas de la Función de Análisis Institucional

3. Desarrollar el control estratégico

Formación de Pregrado, Postgrado Especialidades y Educación Continua.

P1: Consolidar el modelo educativo basado en competencias

P3: Internacionalizar la formación de los estudiantes P4: Desarrollo de nuevos programas y consolidación de programas actuales (pre y postgrado, especialización y educación continua).

P5: Fortalecimiento de la Escuela de Graduados

P11: Incorporación de TIC’s para la optimización de procesos de aprendizaje, docencia, investigación y transferencia tecnológica

P15: Optimización e integración de los procesos de gestión administrativa y análisis institucional mediante actualización de sistemas de información

P2: Desarrollo y consolidación de las actividades de vinculación con el medio

P9: Desarrollo e implementación de un modelo de gestión de la investigación, innovación y transferencia tecnológica que genere ventajas competitivas.

P11: Incorporación de TIC’s para la optimización de procesos de aprendizaje, docencia, investigación y transferencia tecnológica.

P6: Fortalecimiento y renovación de la masa crítica de investigadores.

P2: Desarrollo y consolidación de las actividades de vinculación con el medio

P12: Desarrollo y fomento de la responsabilidad social en la Universidad

P15: Optimización e integración de los procesos de gestión administrativa y análisis institucional mediante actualización de sistemas de información

Fortalecimiento de la Vinculación con el Medio.

Proyectos Asociados a los Objetivos Transversales de los Focos Estratégicos

Crecimiento en Investigación Científica, Innovación y Transferencia Tecnológica.

Generación de valor a través de la gestión administrativa

Visión Corporativa

“Ser reconocida como Universidad innovadora, internacionalizada, de excelencia, referente en el

sistema educacional superior, pertinente en su accionar, social y ambientalmente responsable”

P10: Modernización del sistema de gestión corporativo P13: Desarrollo e implementación de un modelo de Gestión de la Calidad

P14: Desarrollo de capacidades institucionales para el mejoramiento de la gestión del capital humano (administrativos)

P15: Optimización e integración de los procesos de gestión administrativa y análisis institucional mediante actualización de sistemas de información.

P8: Desarrollo de un plan de marketing que potencie el reconocimiento y presencia a nivel nacional. P7: Implementación y seguimiento del Plan de Mejoramiento vinculado a la acreditación institucional.

P2: Desarrollo y consolidación de las actividades de vinculación con el medio. P4: Desarrollo de nuevos programas y consolidación de programas actuales (pre y postgrado, especialización y educación continua).

P15: Optimización e integración de los procesos de gestión administrativa y análisis institucional mediante actualización de sistemas de información. P14: Desarrollo de capacidades institucionales para el mejoramiento de la gestión del capital humano (administrativos).

P16: Desarrollo de capacidades institucionales para el mejoramiento de la gestión del capital humano (académicos). P17: Rediseño de la estructura organizacional.

Descripción de las Tareas de la Función de Análisis Institucional

4. Apoyar la gestión del conocimiento: evalúa la progresión del

estudiante en la universidad.

Informes Variables Utilizadas

Evaluación del proceso

• Selección

• Matrícula de Primer Año

• Matrícula Total

• Deserción

• Aprobación de Asignaturas

Antecedentes Familiares • Nivel de Ingreso Familiar

• Educación de los Padres

• Lejanía del hogar

• Entre otras.

Escolaridad Previa • Nota egreso E.M.

• Tipo de Colegio de Origen

• Entre otras.

Evaluación de la

Efectividad

• Titulación

• Empleabilidad

DE

CIS

ION

ES

C

OR

REC

CIO

NES

VA

LO

R A

GR

EG

AD

O

Retroalimentación y Evaluación - Rectoría

- Consejo Académico

- Consejo de Docencia

- Otras instancias…

+

-

+ -

+

- Destrezas y Habilidades • Puntajes de selección (PSU, Otros.)

• Preferencias

• Entre otras.

III. Sistemas utilizados en la ejecución de las Tareas

Convergencia Estratégica

Análisis Institucional

IV. Metodologías de Análisis

Convergencia Estratégica

Análisis Institucional

Diseño de informes

Lógica de la Gestión del Conocimiento

Métodos de Análisis

En función de la pregunta que se busca responder

FUTURO

Principales Proyectos de Futuro

en Análisis Institucional

Acción Impacto Nivel de desarrollo

Implementar el

Datawarehouse (DW)

institucional

Implementación de herramientas de

gestión de alto nivel (como Cuadros

de Mando Integral u otros).

Segunda etapa de su implementación

(de 3). Desarrollando indicadores del

nuevo plan 2015 en el DW.

Mejorar el análisis de

progresión del

estudiante

Identificar factores significativos que

afectan el desempeño del estudiante

y por tanto, eficientar las decisiones

asociadas a la gestión en docencia.

A la fecha se han realizado 5 informes

y hay 2 en desarrollo. En el año se

realizan 7 informes de este tipo.

Potenciar la

utilización de las

Redes de Análisis

Institucional

Realizar benchmarking de alta

calidad, mejorando las políticas

institucionales y su eficacia.

La Universidad participa de 2 redes

nacionales. Una de ellas funciona con

un sistema de DW y la otra bajo un

modelo de intercambio de datos para

informes específicos.

Implementar mejoras

en los Compromisos

de Desempeño de las

Unidades

Transformarlos en una herramienta

efectiva para la gestión de nivel

táctico y mejorar su seguimiento y

evaluación.

Se implementaron mejoras en el

sistema y actualmente están en

proceso de prueba, durante su

implementación.

FIN DE LA PRESENTACIÓN

Desarrollo y madurez de una unidad de Análisis Institucional:

Recursos, Sistemas y Metodologías utilizadas.

Pablo A. Opazo B.

Primer Seminario Internacional de Redes de Análisis Institucional Universitaria

Noviembre, 2011