DESCAD

Procedimiento de Respaldos

1. Objetivos Un Factor de gran importancia dentro de cualquier Centro de Procesamiento de Datos es, sin duda, mantener una total seguridad de la información almacenada en sus computadores y de que la explotación de sistema que se realice, sea confiable y segura.

Por las razones antes mencionadas es que se ha implementado un método sistemático de respaldos y de procedimientos, para los cuales nuestro departamento cuenta con una unidad de Cartridge de ¼ de pulgadas para realizar sus respaldos, en el cual se utilizan cintas de 13 y 26 Gb., las que son utilizadas de acuerdo a la necesidad de lo que se desea respaldar, Además de instrucciones especificas de los programadores para la explotación del sistema.

2. Respaldo diario Cada día a partir de las 20:00 hrs. y luego que sea realizado el Proceso de Cierre, se inicia el Proceso de la información contenida en los discos del sistema iSeries 800, con bibliotecas que están definidas de acuerdo a su alta prioridad y en ese orden, las cuales se mencionan a continuación:

ALUMNOBE BPPERSONAL CAJABE CAJAEXP CONTABBE CONTACUBE CREDITOUNI EXISTENCIA FACTUBE FLUJOS MENUBP REMUNERA REP200206 SEDEBE THNOBP

TRABAJO USMMBP REMUNERABT ACTITALBD ACTIVINBD ACTIVOBD ADMUSMBD ADTSLAB ALUMNOBD CAJABD CAJABT CONCILBD CONTABBD CONTACUBD CREDITOBD

DEUUTMBD EXISTENBD EXITALBD EXIVINBD FACTUBD FLUJOSBD MENUBT OPERAXL PRESUPBD REP0206BD THNOBT TRABAJOBD USMMBT PERSONALBD

Una vez realizado este proceso, se verifica con un listado emitido posteriormente, el cual comprueba si el respaldo fue bien hecho o faltó algo por hacer.

Para este tipo de respaldo se cuenta con cuatro juegos de 2 cartridges; cada juego es mantenido sin alteración por un mes, La capacidad de cada uno de los Cartridge es de 13 Gb., los cuales son inicializados comprimidos, en cada juego de Cartridge hay un cartridge para respaldar los días: Lunes, Miércoles y Viernes y otro para los días: Martes, Jueves y Sábado.

Es de responsabilidad del Operador del turno de tarde realizar este proceso. Cualquier anormalidad en el proceso de respaldo queda registrada en la bitácora del Operador, de manera que el operador de turno de la mañana, informe con certeza lo ocurrido el día anterior y se puedan tomar las acciones pertinentes.

3. Respaldo semanal Es el respaldo de Fuentes que es realizado todos los días Sábados del año, tiene asignado su cartridge individual. El cual dura aproximadamente un año.

4. Respaldo mensual Este respaldo es el de archivos, el cual es realizado el día 30 o 31 según corresponda al último día del mes. En el se

guardan todas las bibliotecas creadas por el departamento para uso de la universidad.

5. Respaldo de seguridad Como parte del cuidado del software existente y para mantener la integridad y el buen funcionamiento de los sistemas iSeries 800, en caso de algún daño en el software o hardware que dificulte el normal desempeño de éstos y con el fin de evitar la pérdida de datos propios o del sistema, se realiza una vez al mes la opción de salvado del sistema, este respaldo ejecuta una copia exacta de todo lo que posee el equipo, pudiendo recuperar todo el sistema en cualquier equipo iSeries 800 con características similares al de la Universidad.

Este respaldo se debe realizar el día Sábado más cercano al día 15 de cada mes y para ello cuenta con tres juegos de cartridges, inicializados en forma comprimida, los que se van rotando para así poder mantener la información por tres meses. El último cartridge es guardado en una caja fuerte de la universidad, la cual es a prueba de catástrofes.

6. Respaldo a pedido En el caso del equipo iSeries 800, hay bibliotecas que se respaldan en forma individual, una vez al mes, siendo responsable de informar sobre este proceso el analista o programador encargado del sistema. Estos respaldos deben ser mantenidos en la cintoteca hasta que se soliciten ser utilizados por la persona a cargo, como por ejemplo para la recuperación de algún archivo específico.

Todos estos respaldos deberán mantenerse en la cintoteca sin alteración alguna, para ello será etiquetado y guardado, de forma definitiva.

Luego de realizado cada uno de los respaldos antes mencionados, se procederá a su verificación por el mismo operador que lo realizó, sacando un listado con el contenido del cartridge, el que además servirá como ayuda a la hora de querer recuperar algún archivo específico.

7. Procedimiento de cierre Se debe realizar diariamente a las 20:00 hrs. y hay solo una condición la cual se debe seguir al pie de la letra, y es que al momento de ejecutarlo, debe estar sin usuarios conectados, pues podrían estar ocupando las bibliotecas a procesar o alguno de los archivos que se utilizan.

Como resultado de este proceso se emiten los listados detallados a continuación:

Traspaso de facturas pagadas en el día.

Actualización de la cuenta corriente.

Deudores Dicom con cuota cancelada.

Nomina de pagos ingresados por caja.

Este proceso se realiza desde la cuenta del Operador de Turno, el cual quedara corriendo en modo Batch, una vez terminado este, se imprimirán los listados generados producto del proceso los cuales se entregaran en secretaría al día siguiente y uno de estos será enviado directamente a la cuenta del usuario correspondiente.

8. Proceso de impresión de archivo de las cajas de todas las sedes (noche) Una vez realizado el cierre de las cajas de todas las sedes, o sea, luego de las 20:00 hrs. se debe imprimir los listados generados por las cajas de: Santiago, Rey Balduino, José Miguel Carrera, bajo el nombre de CAJI300, CAJI301 y CAJI302 y enviados a Secretaría con destino a Finanzas.

9. Proceso de impresión de archivo de las cajas de todas las sedes (día) A primera hora de la Mañana se debe comenzar con la impresión de los listados generados por las cajas de las sedes: Santiago, Rey Balduino, José Miguel Carrera y Casa Central, bajo el nombre de CAJI320, CAJI321 y CAJI322 y entregados a la Secretaria quien los remitirá con destino a Finanzas.

10. Traspaso de recaudaciones diarias del Banco Santander Es realizado mediante un correo que es enviado por el agente del banco, el cual envía la información del movimiento de pagos, la que es recuperada y guardada en diskette para ser procesada.

Estos traspasos son realizados todos los días y para cada una de las sedes incluyendo uno especial que se realiza para la sede Talcahuano, que corresponde a los vespertinos, una vez que las cajas nos dan el numero de comprobante ingresado por ellos, procesamos la información, para luego enviar el listado a la sede que corresponda, con lo cual termina este proceso.

11. Procedimiento de transferencia Banco Santander (aranceles) El objetivo de este proceso consiste en rescatar la información de los pagos efectuados con cuponeras en las oficinas del Banco Santander, para proceder a validar, cuadrar y finalmente actualizar la Cuenta Corriente de Aranceles de la Universidad.

Estos procedimientos son realizados en forma totalmente separada, para cada una de las Sedes: Casa Central, Campus Santiago, Academia de Ciencias Aeronáuticas, José Miguel Carrera y Rey Balduino. Aunque se ejecutan de distinta manera, obtienen el mismo resultado, actualizar la cuenta corriente de los alumnos.

12. Procedimiento a pedido por los programadores Durante el año existen algunos procesos a realizar, pedidos por los programadores, los cuales se deben realizar, bajo ciertas medidas de seguridad, generalmente después de las 20:00 hrs.

Para estos efectos normalmente el programador, entrega una pauta a seguir del proceso a realizar, por ejemplo: Generación de Aranceles Masivos, actualización de Base de Datos de Alumnos Matriculados, etc.

13. Procedimiento de transferencia de archivos presupuestarios a las unidades Algunos usuarios del sistema iSeries 800, tienen la posibilidad de ver los movimientos de sus cuentas presupuestarias, al mismo tiempo si lo desean pueden solicitar al operador de turno, el envío de estos archivos que son generados por el usuario, el cual es traspasado desde el iSeries 800 hacia el PC, para posteriormente ser enviados vía email al solicitante.

Este último podrá convertir el o los archivos a Excel, con un procedimiento el cual es también enviado, junto con el o los archivos solicitados.

14. Procedimiento de inventario El departamento, mantiene un control de hardware y software de los equipos existentes en el departamento y además de las unidades a las cuales presta servicios, manteniendo información solo de los principales software de estos últimos y todo su hardware..

Los procedimientos para la actualización de hardware y software se realizan de tres distintas formas:

El equipamiento adquirido por el departamento para sí o para terceros, se incorpora directamente.

Las Unidades que adquieren equipos computacionales cuya finalidad sea conectarse al host administrativo, informan a Descad las características de ellos.

Un encargado del Descad (Operador) chequea cada seis meses el inventario de hardware y software vigente.

El detalle de toda esta información se encuentra en el manual de procedimientos de los Operadores, dentro de la sección, “Inventario de Hardware”.

15. Cintoteca La cintoteca es el lugar donde son almacenados todos los cartridge, que contienen años de información, estos cartridge tienen una nomenclatura la cual hace que sea claramente identificatoria, para cualquier persona que desee buscar alguna información, la que describiremos a continuación: por ejemplo, tenemos un cartridge con esta nomenclatura: RM1204, donde los dos primeros dígitos representan, el Tipo de Respaldo o la Biblioteca a la que pertenecen (aquí sería Respaldo Mensual), el tercer y cuarto dígito son con referencia al Mes (Diciembre) y el quinto y sexto dígito al Año (2004) en que fue respaldado.

Actualmente las cintas de respaldo se almacenan en el DESCAD. Idealmente se debe contar con una sala separada del DESCAD, posiblemente en otro edificio, y acondicionada para el almacenamiento, es decir, con condiciones ambientales controladas acordes a los requerimientos de almacenamiento de las cintas. Transitoriamente se ocupará oficina en Edificio D (ex – oficina del Sindicato de Operarios), la que está siendo remodelada para estos efectos.