DESCRIPCIÓN DEL PUESTO OBJETIVO DEL PUESTO · 2019-10-31 · Nivel Nativo Avanzado Nivel VEHÍCULO...

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Nombre del puesto: Administrador de Edificio

Unidad: Casa Margarita

Puesto al que reporta: Jefe de Operaciones

No. De puestos que supervisa: 18

Puestos que supervisa: Recepcionista (3) Asistente Adtivo. Conserje (9) Técnico Monitoreo (3) Mantenimiento (2)

OBJETIVO DEL PUESTO

Realizar la gestión administrativa del Edificio asegurando el buen funcionamiento de la operación y la satisfacción de los condóminos

PERFIL DE PUESTO

GÉNERO: Indistinto

EDAD: 30 en adelante

ESTADO CIVIL: Indistinto

IDIOMAS: Español Inglés

Nivel Nativo Avanzado

Nivel

VEHÍCULO Si

ESCOLARIDAD Licenciatura ESPECIFICAR Administración o carrera afin

EXPERIENCIA REQUERIDA

4 años en puestos similares

CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS (se deben cumplir 2 o 3 como requisito)

Presupuesto, mantenimientos preventivos y correctivos, servicio al cliente

HABILIDADES /CUALIDADES

Númericas, de negociación, comunicación, capacitación resolución de conflictos

OTROS ESTUDIOS

Marketing, Gestión de Proyectos o afín

TAREAS, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTO P-RH-01-F-03

R01 / 01-04-2018

Verificar control de ingresos (cobros depósitos) Verificar control de egresos (pagos a proveedores) Elaboración de Reportes Reuniones con el personal del edificio Reuniones con Junta Directiva Ejecución de asambleas generales Realización y ejecución de presupuesto anual Realización de plan preventivo Ejecución del plan de trabajo proyectado Supervisión del personal de mantenimiento, limpieza, seguridad. Control de inventario de insumos y herramientas Realizar recorridos periódicos del proyecto a cargo Coordinar planes de trabajo del personal a cargo Realizar solicitud de materiales y repuestos para reparaciones e instalaciones Control de procedimientos y reglamentos del edificio Ejecución de evaluaciones de personal Solicitud de insumos de limpieza Resolución de conflictos internos del edificio Solución de problemas con condóminos Manejo de caja chica Trámites en bancos

Administrador de Edificio

Jefe de Operaciones

Director General


Nombre del puesto: Recepcionista


Puesto al que reporta: Administrador


Puestos que supervisa: 0

OBJETIVO DEL PUESTO

Brindar apoyo a los diferentes departamentos, facilitando el acceso a los materiales, personas, obteniendo resultados ágiles y óptimos.

PERFIL DE PUESTO

GÉNERO: Femenino

EDAD: 20- en adelante


IDIOMAS: Español Inglés

Nivel Nativo Avanzado

Nivel

VEHÍCULO No

ESCOLARIDAD Título a nivel medio

ESPECIFICAR Secretaria, Bachiller en Computación, Perito Contador o similar


1 año en puestos similares.


Digitación, uso de planta telefónica, manejo de archivo,


Comunicación, servicio al cliente, innovación y mejora continua.

OTROS ESTUDIOS

Atención al cliente, atención de quejas.



R01 / 01-04-2018

Recepción de llamadas y canalización de las mismas Contestar llamadas garita 1 y 2 (soporte a monitoreo en casos especiales) Acceso a visitas elevador (asignación exclusiva solo para dicha plaza) Reporte de quejas apartamentos y buzón de sugerencias Coordinación de trabajos con personal de mantenimiento (con autorización de administración) Control de acceso trabajadores Casa Margarita Archivo Recepción Entrega de correspondencia condóminos Controles de pedido Agua Salvavidas Realización de cartas, memos, boletines, autorizados por la administración Recepción facturas proveedores Realización de órdenes de compra Ingreso de facturación EEGSA, condóminos y edificios

Recepcionista

Administrador

Director General


Nombre del puesto: Recepcionista Nocturno (2)





OBJETIVO DEL PUESTO

Brindar apoyo a los diferentes departamentos, facilitando el acceso a los materiales, personas, obteniendo resultados ágiles y óptimos.

PERFIL DE PUESTO

GÉNERO: Masculino

EDAD: 20- en adelante


IDIOMAS: Español Nivel Nativo

Nivel

VEHÍCULO No

ESCOLARIDAD Título a nivel medio

ESPECIFICAR Bachiller en Computación, Perito Contador o similar


1 año en puestos similares.


Digitación, uso de planta telefónica, manejo de archivo,



OTROS ESTUDIOS

Atención al cliente, atención de quejas.



R01 / 01-04-2018

Recepción de llamadas externas y apartamentos Recepción de llamadas garita 1 y 2 (cubrir a monitoreo, casos especiales) Acceso a visitas (elevador) Reporte de quejas apartamentos y buzón de sugerencias Anotación de solicitud de trabajos o mudanzas Entrega de correspondencia a condóminos Soporte a monitoreo en horas de descanso Dar informe diario de sus labores a administración Informar por menores ocurridos en su horario Llamar al Administrador por cualquier inconveniente en el cual no estén capacitados para dar órdenes o soluciones Velar por el orden del edificio

Recepcionista Nocturno (2)

Administrador

Director General


Nombre del puesto: Mantenimiento (2)





OBJETIVO DEL PUESTO

Proporcionar soporte técnico de mantenimiento de manera efectiva y eficiente para el buen funcionamiento del edificio

PERFIL DE PUESTO

GÉNERO: Masculino




Nivel

VEHÍCULO No

ESCOLARIDAD Nivel básico ESPECIFICAR N/A




Reparaciones y mantenimiento de planta cisterna y bombas de agua



OTROS ESTUDIOS

Mantenimiento de cisternas, filtros y planta



R01 / 01-04-2018

Pintura en área de calle principal, todo el edificio y sótanos. Reparaciones varias Supervisión de trabajos externos Mantenimiento de planta de tratamiento Mantenimiento de planta de emergencia Mantenimiento de aire acondicionado Mantenimiento de bombas de pozo mecánico Mantenimiento de bombas de fuente y piscina, spa, saunas, calderas Mantenimiento de tableros eléctricos, circuito cerrado tv, cámaras de acceso, automatización y cambio de extintores Mantenimiento de maquinaria Ejecución de trabajos de plomería Ejecución de trabajos de electricidad Limpieza de drenajes Retoque de pintura en áreas de calle, muro perimetral, pasillos y sótanos del edificio Supervisión de trabajos de mantenimiento preventivo, equipo mensual, semestral y anual. Supervisión mantenimiento planta de tratamiento, planta de emergencia, filtros, elevadores, bombas de agua, pararrayos, extintores, etc. Cambio de bombillos Pintura en bordillos, señalización, reposaderas, garitas, puerta de ductos, lobby, techo, basureros, azotea, tanque de gas, contadores, caldera, planta de emergencia, pasamanos, parqueo de visitas, baños, salón social, gimnasio, área administrativa, etc. Revisión de las áreas en general Soporte a los apartamentos por daños leves Supervisión del personal y empresas que dan mantenimiento Ayuda y coordinación en mudanzas

Mantenimiento (2)

Administrador

Director General


Nombre del puesto: Supervisor de Limpieza





OBJETIVO DEL PUESTO

Mantener la limpieza de todas las áreas del edificio asignadas.

PERFIL DE PUESTO

GÉNERO: Indistinto

EDAD: 18 años en adelante



Nivel

VEHÍCULO No

ESCOLARIDAD Nivel primario

ESPECIFICAR N/A


1 año en puestos similares


Uso de insumos y equipo de limpieza.


Comunicación Servicio al cliente Trabajo en equipo Manejo de tiempo,

OTROS ESTUDIOS



R01 / 01-04-2018

Entrega de insumos de limpieza al personal todas las mañanas Verificar puntualidad del personal Coordinar pulir los pisos de las distintas áreas Revisión de todas las áreas para verificar que estén limpias Coordinar al personal para los fines de semana y feriados Lavado de alfombras (lounge, business, monitoreo) Lavado de sótanos con pulidora Cubrir área de recepción o monitoreo cuando necesario Coordinar limpieza de maquinaria (cuarto de bombas, cuarto de cloro) Coordinar descansos entre semana del personal Pulir piso alrededor de la caída de agua del lobby semanal Aspirado de piscinas Limpieza de vidrios (piscina, techo) Verificación y revisión de limpieza y pulido de la fuente Verificar que la presentación del personal sea el adecuado Realizar el pedido de insumos (cafetería, bolsas papel) mensual

Supervisor de Limpieza

Administrador

Director General


Nombre del puesto: Técnico Monitoreo (2)





OBJETIVO DEL PUESTO

Proporcionar mayor nivel de seguridad en el edificio a través de monitoreo constante de cámaras de seguridad

PERFIL DE PUESTO

GÉNERO: Masculino




Nivel

VEHÍCULO No

ESCOLARIDAD Nivel básico ESPECIFICAR N/A




Manejo de cámaras de seguridad controles internos de acceso Servicio al cliente


Toma de decisiones Solución de conflictos Uso eficiente de equipo (cámaras) Comunicación Cooperación

OTROS ESTUDIOS

Servicio al cliente



R01 / 01-04-2018

Monitoreo constante de cámaras de seguridad Recibir llamadas de garita y externas Contactar a residentes Hacer rondas completas en el edificio en horarios establecidos Anotar entradas y salidas de residentes y visitas Ejecutar cierre de ingresos y egresos de residentes cada 25 del mes Informar sobre eventualidades en el edificio Revisión del equipo en general del edificio Informe de sucesos internos y externos (calle principal) del edificio Entrega de periódicos a los residentes Proporcionar soporte (cobertura) al área de recepción cuando sea necesario. Informar sobre eventualidades en su jornada Proporcionar soporte adicional requerido

Técnico Monitoreo (2)

Administrador

Director General


Nombre del puesto: Asistente Administrativa





OBJETIVO DEL PUESTO

Proporcionar soporte al área de Administración para ejecutar de manera eficaz la gestión administrativa del edificio, facilitar soluciones al cliente interno y externo.

PERFIL DE PUESTO

GÉNERO: Indistinto




Nivel

VEHÍCULO No

ESCOLARIDAD Estudiante universitario

ESPECIFICAR Administración de Empresas o afín




Gestiones de cobro, tramites legales relacionados al área inmobiliaria


Comunicación, Liderazgo, Organización, Orientación a resultados, Planificación, Innovación y mejora continua.

OTROS ESTUDIOS



R01 / 01-04-2018

Consultar y solucionar problemas a condóminos de Casa Margarita Visitas a apartamentos con problemas de mantenimiento Seguimiento de actividades pendientes de administración Soporte (cobertura) al área de Recepción en horario de almuerzo Calculo y control del sistema de agua caliente Emisión de notas de cobro Emisión de cartas a condóminos Planificación de trabajos de mantenimiento, de acuerdo al reporte de daños/mantenimiento de recepción en conjunto con el administrador. Corte de caja de mantenimiento Control y actualización de cuenta corriente Ejecuta Cotizaciones Proyección de presupuesto Renovación licencias Casa Margarita en conjunto con el administrador. Renovación de Fianzas EEGSA Seguimiento a disposiciones en actas de Junta Directiva Control de quejas y reportes para Junta Directiva Control de proveedores Planificación de mantenimiento con proveedores Emisión de cheques de acuerdo a órdenes de compra firmadas por administración Verificación de presupuesto disponible Solicitar facturas. Cubrir área de monitoreo cuando necesario Revisión de correo electrónico Archivar recibo de pagos

Asistente Administrativa

Administrador

Director General


Nombre del puesto: Técnico Monitoreo

Unidad: Asociación de Vecinos Margarita




OBJETIVO DEL PUESTO

Proporcionar mayor nivel de seguridad en el edificio a través de monitoreo constante de cámaras de seguridad

PERFIL DE PUESTO

GÉNERO: Masculino




Nivel

VEHÍCULO No

ESCOLARIDAD Estudiante Universitario

ESPECIFICAR Administración o carrera afin




Manejo de cámaras de seguridad controles internos de acceso Servicio al cliente


Toma de decisiones Solución de conflictos Uso eficiente de equipo (cámaras) Comunicación Cooperación

OTROS ESTUDIOS

Servicio al cliente



R01 / 01-04-2018

Monitoreo constante de cámaras de seguridad Recibir llamadas de garita y externas Contactar a residentes Hacer rondas completas en el edificio Anotar entradas y salidas de residentes y visitas Ejecutar cierre de ingresos y egresos de residentes cada 25 del mes Informar sobre eventualidades en el edificio Revisión del equipo en general del edificio Informe de sucesos internos y externos (calle principal) del edificio Entrega de periódicos a los residentes Proporcionar soporte (cobertura) al área de recepción cuando sea necesario. Informar sobre eventualidades en su jornada Proporcionar soporte adicional requerido

Técnico Monitoreo

Administrador

Director General


Nombre del puesto: Conserje (9)





OBJETIVO DEL PUESTO

Mantener la limpieza de todas las áreas del edificio asignadas.

PERFIL DE PUESTO

GÉNERO: Indistinto

EDAD: 18 años en adelante



Nivel

VEHÍCULO No

ESCOLARIDAD Nivel primario

ESPECIFICAR N/A


1 año en puestos similares


Uso de insumos y equipo de limpieza.


Comunicación, Manejo de tiempo, Servicio al cliente

OTROS ESTUDIOS



R01 / 01-04-2018

Limpieza de áreas asignadas Limpieza de utensilios de limpieza Reporte de incidentes en área de trabajo Extracción de basura(baños, lounge, monitoreo, recepción, cocineta, etc) Pulir el piso en el área de piso de mármol Lavado de alfombras áreas de monitoreo, business y lounge Limpieza cancha de Squash Entregar objetos olvidados en recepción Limpieza de vidrios Limpieza baños Limpieza de gimnasio (maquinas, espejos) Limpieza entrada principal y trasera Limpieza salón de basura Limpieza ductos de ventilación Cambiar agua de gimnasio cuando necesario Preparar café, té, agua y ayudar en lo que el cliente solicite al momento de eventos en el área del lounge Limpieza de balcón Limpieza de la fuente Limpieza y aspirado de piscinas Limpieza de alfombras Limpieza del Helipuerto Cubrir lobby cuando necesario Limpieza una vez por semana el comedor del personal

Conserje (8)

Administrador

Director General

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