DETERMINACIÓN DE LOS COSTOS DE UN PROYECTO.

La determinación de costos es una parte importante para lograr el éxito encualquier negocio. Con ella podemos conocer a tiempo si el precio al quevendemos lo que producimos nos permite lograr la obtención de beneficios,luego de cubrir todos los costos de funcionamiento de la empresa.

Los costos nos interesan cuando están relacionados directamente con laproductividad de la empresa. Es decir, nos interesa particularmente el análisisde las relaciones entre los costos, los volúmenes de producción y las utilidades.

La determinación de costos permite conocer:

Cuál es el costo unitario de un artículo, esto es, lo que cuesta producirlo

Cuál es el precio a que debemos venderlo

Cuáles son los costos totales en que incurre la empresa.

Cuál es el nivel de ventas necesario para que la empresa, aunque no

tenga utilidades, tampoco tenga pérdidas. Es decir, cuál es el punto de

equilibrio.

Qué volumen de ventas se necesita para obtener una utilidad deseada.

Cómo se pueden disminuir los costos sin afectar la calidad del artículo

que se produce.

Cómo controlar los costos.

Determinación de costos

Costos históricos y costos futuros

Los costos históricos son una fuente de información que sirve como pauta paraobtener la tendencia que permite estimar los costos futuros, pero suponen que las situaciones continuaran desarrollándose de forma similar como hasta la fecha.

Sin embargo la empresa debe estar preparada para ejecutar los costos pasados de moda que muestren los posibles cambios en los factores tecnológicos, sociales o económicos. Es importante saber que para evaluar un proyecto desde el punto de vista económico solo se consideran los costos quegeneran flujo de efectivo, por lo que los costos históricos son irrelevantes

puesto que no generarán desembolso en el futuro por ejemplo las depreciaciones de los activos fijos.

Costos directos e indirectos

Los costos directos son aquellos relacionados con los artículos o áreas específicas de la empresa por ejemplo la mano de obra directa.

Los costos indirectos son aquellos comunes a muchos artículos dentro de la empresa por tanto no son directamente asociables a ningún artículo o área en especificado. Usualmente, los costos indirectos se cargan a los artículos o áreas con base en técnicas de asignación.

Costos fijos y variables

Los costos variables son aquellos que tiene una relación directamente proporcional con el volumen de productos fabricados o vendidos. Por ejemplo los materiales directos y la mano de obra. Los costos fijos no tienen relación alguna con las ventas o fabricación. Ejemplo: los sueldos de los ejecutivos y la renta de los inmuebles.

COSTOS DE PRODUCCIÓN.

Los costos de producción (también llamados costos de operación) son losgastos necesarios para mantener un proyecto, línea de procesamiento o unequipo en funcionamiento. En una compañía estándar, la diferencia entre elingreso (por ventas y otras entradas) y el costo de producción indica elbeneficio bruto.

La empresa es el instrumento universalmente empleado para producir y poneren manos del público la mayor parte de los servicios existentes en la economía.La empresa desarrolla su actividad en conexión con otros agentes y estarelación condiciona el cumplimiento del objetivo que motivan su existencia.Para tratar de alcanzar sus objetivos, la empresa obtiene del entorno losfactores que emplea en la producción, tales como las materias primas,maquinarias y equipo, mano de obra, capital, etc.

Toda empresa al producir incurre en unos costos. Los costos de producciónestán en el centro de las decisiones empresariales, ya que todo incremento enlos costos de producción normalmente significa una disminución de losbeneficios de la empresa. De hecho, las empresas toman las decisiones sobrela producción y las ventas a la vista de los costos y los precios de venta de losbienes que lanzan al mercado.

Consideremos por un momento los diferentes tipos de factores productivos queutiliza una empresa para obtener el bien que fabrica. Algunos de estos factoreslos compra en el mercado en el momento en que los necesita y los incorporatotalmente al producto. El costo de estos factores es simplemente el precio quese ha pagado por ellos en el mercado, mientras que los costos de producciónson el valor del conjunto de bienes y esfuerzos en que se incurren para obtenerun producto terminado en las condiciones necesarias para ser entregado alsector comercial.

Costos a Corto Plazo.

Se define el corto plazo como un período de duración suficientemente largo para permitir a una empresa hacer cambios en sus niveles de producción, a partir de su capacidad instalada; pero no lo suficientemente largo para permitir a la empresa hacer cambios en esta misma capacidad.

Costos a Largo Plazo.

A largo plazo, como ya se dijo, no existen factores fijos. La empresa puede realizar las inversiones requeridas para adaptarse a las condiciones del mercado y, en consecuencia, puede elegir para cada nivel de producción el

método que le resulte menos costoso. Sus costos totales aumentarán si decide incrementar las cantidades producidas, ya que a mayor producción los costos aumentan. Sus costos medios experimentarán un comportamiento diferente de acuerdo con los niveles de producción que pretenda alcanzar la empresa.

Clasificación de los Costos de Producción.

Costos Fijos: son los costos de los factores fijos de la empresa y, por lo tanto,

a corto plazo son independientes del nivel de producción.

Costo Fijo Medio: es el cociente entre el costo fijo (CF) y el nivel deproducción.

Costos Variables: dependen, por el contrario, de la cantidad empleada de losfactores variables y, por tanto, del nivel de producción.

Costo Variable Medio: es el costo variable (CV) dividido por el nivel deproducción:

Costo Total: son igual a los costos fijos más los costos variables:

Costo Total Medio: El costo total medio (CTMe) es el costo total (CT = CF +CV) dividido por el nivel de producción:

Costo Marginal (CMa): es el aumento del costo total (CT) necesario paraproducir una unidad adicional del bien. La curva del costo marginal (Cma) tieneun tramo decreciente, alcanza un mínimo y posteriormente tiene un tramocreciente.

COSTOS ADMINISTRATIVOS

Los costos administrativos son los recursos necesarios para las operacionesy manejos dentro de una empresa, son los gastos o costos que la empresaaplica para la realización de trámites y movimientos internos.

Estos costos son manejados, reportados y distribuidos por los gerentes yadministradores. Los costos administrativos son generados principalmente porlos sueldos de gerentes, secretarios, administradores, contadores y demáspersonal, que no influye en forma directa en el proceso de producción. Es todoaquel personal que maneja los procedimientos internos de la empresa, como ladistribución, la contratación, el comedor, etc.

Los costos administrativos son reportados y realizados por cada departamentoy se genera un listado o informe que se adjunta a los demás costos para quelos ejecutivos correspondientes los contabilicen y aprueben.

Los gastos administrativos, en el ámbito empresarial, son erogaciones que lacompañía necesita para funcionar, pero que no se relacionan con la actividadespecífica que realiza la empresa.

Por lo tanto, los gastos administrativos no corresponde a ninguno de los costoseconómicos que hacen a la realización del producto que acaban por brindar,sino más bien a lo que diariamente se necesita para que la empresa puedafuncionar normalmente.

Ejemplo de costos administrativos

La empresa colombiancompany S.A está realizando la contabilidad de fin deaño.

Para esto es necesario que separa los diferentes costos, y los costos que faltanpor contabilizar son los costos Administrativos.

Para ello el contador contratado, le pide al gerente que le indique cuales fueronlos costos administrativos realizados durante los últimos tres meses el año2012.

El gerente le informa que se realizaron los pagos correspondientes a lossueldos de:

El gerente

1. La secretaria2. El contador3. Un administrador

4. La contratación de un auditor5. La contratación del abogado de la empresa6. Pagos a pensiones de los trabajadores arriba mencionados etc.

COSTOS POR ADQUISICIONES

El percio de compra, incluyendo todos los horonarios, que seran necesariospara obtener una propiedad. El costo de adquisicion es el costo total para elcomprador de la propiedad. El precio total que un individuo paga por unapropieadad. Incluyendo todos los honorarios.

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INVERSIÓN TOTAL

Comprende todos los gatos necesarios para iniciar la realización del proyecto.El monto de inversión total requerido se sintetiza en tres segmentos:

1) Inversión Fija.

2) Inversión Diferida.

3) Capital de Trabajo

Inversión fija.

La inversión fija del proyecto contempla la inversión en activos fijos tangibles,tales como terreno, obras físicas; así como la adquisición de mobiliario yequipo, entre otros, para su inicio de operación.

Inversión diferida.

Este tipo de inversión se refiere a las inversiones en activos intangibles, loscuales se realizan sobre activos constituidos por los servicios o derechosadquiridos necesarios para la puesta en marcha del proyecto.

Capital de trabajo.

La inversión en capital de trabajo constituye el conjunto de recursos necesariospara la operación normal del proyecto, cuya función consta en financiar eldesfase que se produce entre los egresos y la generación de ingresos de laempresa, o bien, financiar la primera producción antes de percibir ingresos. Eneste sentido, el capital de trabajo necesario para poner en marcha el proyecto,consta de tres rubros principalmente: Materia Prima, insumos y mano de obra.

CRONOGRAMA DE INVERSIONES (FLUJO DE CAJA DE LOSPROYECTOS)

Todo Proyecto requiere preparar un Cronograma de Inversiones que señaleclaramente su composición y las fechas o periodos en que se efectuaran lasmismas. Las Inversiones no siempre se dan en un solo mes o año, lo másprobable es que la Inversión dure varios periodos. El Cronograma responde ala estructura de las Inversiones y a los periodos donde cada Inversión serállevada adelante. En tal sentido se debe identificar el Cronograma de la etapaPre-Operativa y de la etapa operativa. En la Etapa Pre-Operativa se calcula losintereses derivados de aquellas partes de la Inversión que se financia mediantepréstamo o deuda. Cronograma De la etapa operativa se inicia desde aquelmomento que el Proyecto entra en operación y termina al finalizar la vida útildel mismo. A partir de esta fase se generan Ingresos. Durante la etapaoperativa pueden llevarse a cabo Inversiones en activos fijos, como resultadode la ampliación de la planta y reposición o Reemplazo de activos. En esta fasese efectúan la Inversión inicial en Capital de Trabajo.

PUNTO DE EQUILIBRIO

El punto de equilibrio es el nivel de producción que deberá mantener unaempresa para cubrir todos sus costos de operación, sin incurrir en pérdidas outilidades. El nivel de equilibrio se alcanza cuando los ingresos por ventas soniguales a la suma de los costos fijos y variables, siendo ese el nivel en el cualno se pierde ni gana dinero. Su principal utilidad consiste en que se puedecalcular el punto mínimo de producción al que debe operar la empresa para nocontraer pérdidas; al igual que determinar el nivel al que tendrá que producir yvender un bien o servicio, para que el beneficio que ello genere sea suficientepara cubrir todos sus costos de producción.

BALANCE GENERAL

El balance general es uno de los estados contables de mayor importancia enuna empresa, puesto que muestra sintetizada mente su situación financieradurante un periodo determinado, así como la relación valorada de todo cuantoposeen los propietarios directos y accionistas de la empresa o incluso terceraspersonas como instituciones bancarias o de crédito; a través de la relación devalores de activo, pasivo y capital que se exponen en dicho documento.

DESCRIPCIÓN Y PERFILES DE LOS CARGOS

La descripción de cargo es una de las principales áreas de aplicación de unsistema por competencias. La descripción de puestos de trabajo tiene porobjeto el conocimiento exacto de la estructura de la organización, de suorganización jerárquica con las consiguientes responsabilidades ydependencias, de los cometidos que se abordan en los diferentes elementosque la componen y de los requisitos necesarios para el adecuado desempeñode tales tareas y responsabilidades. La descripción de puestos hace referenciaa las tareas, deberes y responsabilidades del cargo, es el proceso deestructuración del trabajo y de designación de las actividades de trabajoconcretas de un individuo.

Perfil profesional

El perfil profesional es el párrafo o párrafos del curriculum en los cuales se específica la experiencia, habilidades, destrezas, gustos y capacidades del

candidato. Este párrafo de la hoja de vida debe ser el más importante para el contratante, ya que lo mencionado aquí debe coincidir con los requisitos solicitados.

Perfil del Puesto

VALOR PRESENTE NETO (VPN)

El Método del Valor Presente Neto (VPN) es uno de los de uso más extendidoen la Evaluación Financiera de cualquier tipo de proyecto, pues es de los quepermite “transformar” los costos a lo largo de la vida del proyecto a valoresactuales, teniendo en cuenta el efecto de las tasas de interés financieras. ElVPN permite determinar si una inversión cumple con el objetivo básico definanciamiento, que es maximizar la inversión, a su vez también permite determinar si dicha inversión puede incrementar o reducir el valor de laempresa. El VPN depende enteramente de las variables: inversión inicial, flujosnetos de efectivo, tasa de descuento y el número de periodos que dure elproyecto.

Ventajas

Considera el valor del dinero en el tiempo

Considera todos los flujos de efectivo de la duración del proyecto

Considera la contribución esperada en términos absolutos.

Todos los Ingresos (y Egresos) previstos en el tiempo para el Proyectopueden ser convertidos a costos actuales de forma sencilla, aplicando elconcepto de interés compuesto.

Desventajas

Dificultad de cálculo

Requiere de una tasa de interés para realizar el cálculo.

Neto permite realizar la comparación de varios proyectos o alternativas deGestión de Proyectos, convirtiéndose así en una herramienta de selecciónde la que mayores rendimientos ofrezca.

Cálculo para el VPN

Para la aplicación del Método del Valor Presente Neto es necesario conocer latasa de interés (por ejemplo con la que un banco nos prestaría dinero), asícomo el tiempo asociado a dicho financiamiento. Veamos un Ejemplo Sencillo:

Supongamos que invertimos $1000 en un proyecto, para el cual se haestimado una tasa de rendimiento (interés) del 7% anual, durante 3 años:

Al cabo del Primer Año habremosganado:

$1000 x 1,07 = $1070

Después de Dos años:$1000 x 1,07 x 1,07 = $1144,90 (ó $1070×1,07)

Al final de los Tres años tendremos:$1000 x 1,07 x 1,07 x1,07 = $1225,04

En términos simples: si deseáramos contar con un Valor Final de $1225,04 (al cabo de tres años), nos costará $1000 al día de hoy, lo que implica que:

El Valor Presente Neto de $1225,04 es $1000

Del ejemplo Anterior podemos ya deducir que la Fórmula a utilizar en el Métododel Valor Presente Neto (VPN) es:

VPN = Valor Final

(1+interes )numerodeaños

TASA INTERNA DE RETORNO (TIR)

La Tasa Interna de Retorno (TIR) es la tasa de interés o rentabilidad que ofreceuna inversión. Es decir, es el porcentaje de beneficio o pérdida que tendrá unainversión para las cantidades que no se han retirado del proyecto.

Es una medida utilizada en la evaluación de proyectos de inversión que estámuy relacionada con el valor actualizado neto (VAN). También se define como

el valor de la tasa de descuento que hace que el VAN sea igual a cero, para unproyecto de inversión dado.

La tasa interna de retorno (TIR) nos da una medida relativa de la rentabilidad,es decir, va a venir expresada en tanto por ciento. El principal problema radicaen su cálculo, ya que el número de periodos dará el orden de la ecuación aresolver. Para resolver este problema se puede acudir a diversasaproximaciones, utilizar una calculadora financiera o un programa informático.

Ventajas

Toma en cuenta el valor del dinero en el tiempo, a diferencia de los métodos

simples de evaluación. Su cálculo es relativamente sencillo. Señala exactamente la rentabilidad del proyecto y conduce a resultados de

más fácil interpretación para los inversionistas; sin embargo, esta situación no se da en tiempos de inflación acelerada.

En general nos conduce a los mismos resultados que otros indicadores, pero expresados en una tasa de reinversión.

Desventajas:

En algunos proyectos no existe una sola TIR sino varias, tantas como

cambios de signo tengan el flujo de efectivo. Por la razón anterior la aplicación de la TIR puede ser incongruente si

antes no se corrige el efecto anterior. La TIR califica individualmente al proyecto, por lo que no siempre su

utilización es válida para comparar o seleccionar proyectos distintos.

Cálculo para la TIR

También se puede definir basándonos en su cálculo, la TIR es la tasa de descuento que iguala, en el momento inicial, la corriente futura de cobros con la de pagos, generando un VAN igual a cero:

Ft son los flujos de dinero en cada periodo t

I0 es la inversión realiza en el momento inicial ( t = 0 )

n es el número de periodos de tiempo