DIAGNÓSTICO DE GOBIERNO EN LÍNEA DEL SECTOR DE...

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COORDINACIÓN DE ARTICULACIÓN Y GESTIÓN

PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD

© Derechos Reservados

Bogotá, D.C., Junio de 2010

DOCUMENTO DE TRABAJO Pág. 2 de 22

Diagnóstico de Gobierno en línea del Sector de Educación

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Título: Documento de Diagn óstico de la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea en el Sector de Educación

Fecha elaboración aaaa-mm-dd: 2008-07-25 Fecha de modificación: 2010-06-30

Sumario: Documento que presenta el diagnóstico de Gobierno en Línea realizado en el Sector de Educación

Palabras Claves: Gobierno En Línea, Diagnóstico, Fases, Criterios

Formato: .doc Lenguaje: Español

Dependencia: Coordinación de Articulación y Gestión Programa Agenda de Conectividad – Estrategia de Gobierno en línea Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

Código: Versión: 3.0 Estado:

Categoría:

Autor (es): Lina María Cruz Silva – Consultora Articulación y Gestión

Revisó:

Arleth Saurith – Ministerio de Educación

Adolfo Serrano – ICFES

Gloria Mendez – ICETEX

Carlos Alberto López – INSOR

Yamil Arango – INCI

Aprobó:

Arleth Saurith – Ministerio de Educación

Adolfo Serrano – ICFES

Gloria Mendez – ICETEX

Carlos Alberto López – INSOR

Yamil Arango – INCI

Información Adicional:

Ubicación: El archivo magnético asociado al documento esta localizado en: \\Perseo\publico\Área Articulación y Gestión\Diagnóstico\GELAG Diagnóstico Sector Educacion jun-2010



CCOONNTTRROOLL DDEE CCAAMMBBIIOOSS

VERSIÓN FECHA No.

SOLICITUD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1.0 2007/05/11 N.A. Lina María Cruz Creación del documento 1.1 2007/07/31 N.A. Lina María Cruz Documento consolidado con los resultados del

diagnóstico sectorial y el diagnóstico de GEL 1.2 2007/08/10 N.A. Francisco Camargo Validación del documento final 1.3 2007/10/09 N.A. Lina María Cruz Actualización del documento final 1.4 2007/10/31 N.A. Francisco Camargo Actualización del documento final

2.0 2008/07/25 N.A. Lina María Cruz Ajustes al documento siguiendo el manual de Gobierno En Línea

3.0 2010/06/30 N.A. Lina María Cruz Ajustes al documento siguiendo el manual de Gobierno En Línea versión 2010



TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 5

1. MARCO POLÍTICO, NORMATIVO Y CONCEPTUAL DE LA ESTRAT EGIA GOBIERNO EN LINEA 7

MARCO POLÍTICO 7

MARCO NORMATIVO 7

MARCO CONCEPTUAL 10

2. LEVANTAMIENTO Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN DEL SECTOR 13 2.1 MAPA ESTRATÉGICO DEL SECTOR 13 2.1.1. Objeto general del sector 13 2.1.2. Organigrama del sector 13 2.1.3. Finalidad de las entidades del sector 13 2.1.4. Políticas públicas y/o líneas estratégicas, principales decisiones de política y planes y/o programas 14 2.2. MAPA DE LAS ENTIDADES 15 2.2.1. Certificaciones y Constancias 15 2.2.2. Flujos y sistemas de información 15 2.2.3. Trámites y/o servicios prestados 15 2.2.4. Cadenas de Trámites 16 2.2.5. Participación y Democracia Electrónica 17

3. DIAGNÓSTICO DEL SECTOR 19



INTRODUCCIÓN La Estrategia de Gobierno en línea, en la cual concentra sus esfuerzos el Programa Gobierno en línea, contribuye con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente, más participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y las empresas, mediante el aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. La Directiva Presidencial No. 2 de 2000, la Ley 812 de 2003 y la Ley 1151 de 2007 fortalecen la Estrategia de Gobierno En Línea. Así mismo, la Directiva Presidencial No. 10 de 2002, la Ley 790 de 2002 y el Documento CONPES 3248 de 2003 introducen disposiciones en lo concerniente al Gobierno En Línea como proceso estructural de la renovación y modernización de la administración pública. En el Documento CONPES 3292 de 2004 y la Ley 962 de 2005 se precisan acciones para facilitar las relaciones de los ciudadanos y empresarios con la administración pública. Y el Decreto 2170 del 2002, el Documento CONPES 3249 de 2003, el Decreto 2474 de 2008 y la Ley 1150 de 2007, fortalecen la transparencia y eficiencia en la contratación pública con el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación - TIC. El Decreto 1151 de 2008 define claramente el accionar en materia de Gobierno En Línea por parte de la Administración Pública colombiana. Finalmente la ley 1341 de 2009, por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Los principios que rigen a la Estrategia de Gobierno en línea son seis: Gobierno centrado en el ciudadano; visión unificada del Estado; acceso equitativo y multi-canal; Gobierno En Línea es más que tecnología; protección de la información del individuo y; credibilidad y confianza en el Gobierno En Línea. Para su desarrollo, se han establecido tres ejes de acción, los cuales se deben impulsar en las tres ramas del poder público (ejecutivo, legislativo y judicial) y en los tres niveles territoriales (nacional, departamental y municipal): mejorar la provisión de servicios a los ciudadanos y las empresas; fortalecer la transparencia del Estado y la participación ciudadana y; mejorar la eficiencia del Estado. Estos ejes de acción son el norte de trabajo de las entidades públicas para la construcción colectiva del Gobierno en línea mediante un proceso gradual y evolutivo para la implementación de la Estrategia, que consta de cinco fases de desarrollo: información, interacción, transacción, transformación y democracia en línea. Para el desarrollo del Gobierno en línea, los siguientes son los roles que deben ejecutar cada uno de los actores que se interrelacionan en ésta: Programa Gobierno en línea. Su rol es el de promover el aprovechamiento de las tecnologías de la información y la comunicación en la administración pública para mejorar el acceso, costos y calidad de los servicios que presta el Estado al ciudadano. Sus principales acciones son: � Establecer los lineamientos y los tiempos que deben seguir las entidades públicas para ofrecer

información, trámites y servicios a través de medios electrónicos. � Establecer el apoyo que permita implementar de manera adecuada la Estrategia de Gobierno En

Línea. � Coordinar y acompañar a las entidades públicas que implementan la Estrategia de Gobierno En

Línea. � Definir el seguimiento y el grado de avance de las entidades públicas con respecto a la

implementación de la Estrategia de Gobierno En Línea. � Administrar conocimiento, para compartirlo entre las entidades que implementan la Estrategia de

Gobierno En Línea. Entidades. Las entidades juegan un papel muy importante dentro del Gobierno en Línea, ya que son ellas las que permitirán que éste progrese, en la medida en que implementen las iniciativas planteadas. Las principales acciones que deben llevar a cabo son: � Atender a los ciudadanos, las empresas y el mismo Estado. � Ejecutar los proyectos relacionados con la Estrategia de Gobierno En Línea y reportar su avance. � Utilizar los recursos que provee la Estrategia de Gobierno En Línea para su implementación. � Compartir experiencias, mejores prácticas y lecciones aprendidas. En el marco de la Estrategia de Gobierno En Línea, el Programa Gobierno en Línea, en coordinación con las entidades, ha realizado de diagnósticos de Gobierno En Línea que tendrán el propósito de alimentar planes de acción, necesarios para la implementación de la Estrategia. El presente documento, estructurado y consolidado por la Coordinación de Articulación y Gestión del Programa Gobierno en línea, establece los lineamientos para determinar el estado en que se encuentran las entidades públicas en cuanto a la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea (GEL). La realización del diagnóstico de Gobierno en línea es un proceso articulado desde el Programa Gobierno en línea que involucra a las instituciones de la administración pública. Para su aplicación, se agrupan las



entidades de acuerdo con cada sector, rama u organismo, en el orden nacional y a los municipios según cada departamento, en el orden territorial. Se espera que este documento sirva de soporte para la gestión del Programa Gobierno en línea y que se constituya en un insumo para mejorar los procesos de las diferentes entidades del sector público y a las entidades que siendo privadas o mixtas cumplen funciones públicas.



1. MARCO POLÍTICO, NORMATIVO Y CONCEPTUAL DE LA EST RATEGIA GOBIERNO EN

LINEA MARCO POLÍTICO Las declaraciones normativas y de política que sirven de soporte para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea y para la elaboración de los diagnósticos sectoriales, pueden ser abordadas a partir de disposiciones surgidas en el ámbito internacional pero también considerando el ámbito legal interno. En el primer caso, se puede mencionar que en Diciembre de 2003, se reunieron en Suiza los representantes de diversos estados y organizaciones internacionales, con motivo de la primera fase de la Cumbre Mundial sobre la Sociedad de la Información y en dicho espacio se reconoció que “…la construcción de una Sociedad de la Información integradora requiere nuevas modalidades de solidaridad, asociación y cooperación entre los gobiernos y demás partes interesadas, es decir, el sector privado, la sociedad civil y las organizaciones internacionales1”. Dentro de los principios fundamentales de la declaración que surgió a partir de esta cumbre, se estableció que los gobiernos y todas las partes interesadas en la promoción de las TIC para el desarrollo, tienen como función importante la construcción de una Sociedad de la Información centrada en la persona. Para ello, se definieron unas líneas de acción, dentro de las cuales se señala que las aplicaciones de las TIC pueden apoyar el desarrollo sostenible en la administración pública, los negocios, la educación y capacitación, la salud, el empleo, el medio ambiente, la agricultura y la ciencia, en el marco de ciberestrategias nacionales. Específicamente, en cuanto a Gobierno Electrónico, la cumbre estableció que se habían de tomar medidas en los siguientes ámbitos: • Implementar estrategias de gobierno electrónico centradas en aplicaciones encaminadas a la

innovación y a promover la transparencia en las administraciones públicas y los procesos democráticos, mejorando la eficiencia y fortaleciendo las relaciones con los ciudadanos.

• Concebir a todos los niveles iniciativas y servicios nacionales de gobierno electrónico que se adapten a las necesidades de los ciudadanos y empresarios, con el fin de lograr una distribución más eficaz de los recursos y los bienes públicos.

• Apoyar las iniciativas de cooperación internacional en la esfera del gobierno electrónico, con el fin de mejorar la transparencia, responsabilidad y eficacia en todos los niveles de gobierno2.

Estas declaraciones han servido de fundamento para la definición y puesta en marcha de numerosas estrategias a nivel global y al interior de cada una de las naciones. En el caso colombiano, sin embargo, hay que decir que el marco normativo del uso de las herramientas tecnológicas que se ponen al servicio de los ciudadanos y su implementación en la administración pública, parte de la Constitución Política en donde se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial (art. 20), y además en el derecho de que todas las personas pueden acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la Ley (art. 74), es decir, que existe un derecho a la información en el ámbito privado y con mayor razón si se trata de las actuaciones públicas. Adicionalmente, se trata de un tema tratado en el país incluso al nivel del Consejo de Ministros. MARCO NORMATIVO La Ley 489 de 1998 que define los principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la Administración Pública, en su artículo 36 creó el Sistema General de Información Administrativa, integrado, entre otros, por los subsistemas de organización institucional, de gestión de recursos humanos, materiales y físicos y el de desarrollo administrativo. También en el artículo 37 se establece que los sistemas de información de los organismos y entidades de la Administración Pública servirán de soporte al cumplimiento de su misión, objetivos y funciones, darán cuenta del desempeño institucional y facilitarán la evaluación de la gestión pública a su interior así como, a la ciudadanía en general. Paralelamente, se ha venido fomentando el uso de las tecnologías de información y la comunicación en el Estado. Por ejemplo, el CONPES 2739 de 1994 en donde se expidió la política nacional de ciencia y tecnología3, reconoce que la capacidad de generar y aplicar conocimiento pasa por la capacidad de tener acceso a información, poder procesarla y utilizarla eficientemente y por tanto se fijan como metas: desarrollar en el país una capacidad para utilizar la informática y los computadores en la educación y la

1 Cumbre Mundial sobre el Sociedad de la Información: Declaración de Principios 2 Cumbre Mundial sobre el Sociedad de la Información: Plan de Acción 3 En desarrollo de la Ley 29 de 1990, Ley de fomento de la investigación científica y el desarrollo tecnológico.



ciencia; facilitar el acceso a la información, tanto a través de redes nacionales, como de redes internacionales y promover el desarrollo de estándares que faciliten la integración en informática. En 1997, se creó el Consejo Nacional de Informática que presentó algunos lineamientos en este tema. En el Plan de Desarrollo “Cambio para Construir la Paz 1998 – 2002” se definió como prioridad el desarrollo de la infraestructura colombiana de la información como apoyo a los gobiernos departamentales y locales y para incentivar el aumento de la competitividad del sector productivo. De otra parte, en el año 1999 se expidió la Ley 527, mejor conocida como Ley de Comercio Electrónico, mediante la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, el comercio electrónico, las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación, entre otras disposiciones. Los objetivos planteados con esta norma fueron los de eliminar los obstáculos mercantiles, procurar un marco legal seguro donde las transacciones se den en un ámbito confiable, contribuir con la armonización jurídica, y promover la economía y la eficiencia del comercio internacional. En resumen, se perseguía dotar de seguridad jurídica las transacciones y operaciones realizadas a través de mensajes de datos. Así mismo, atendiendo los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo 1998-2002, se adoptó como política de Estado el Programa Gobierno en Línea mediante el CONPES 3072 del 9 de febrero de 2000, y se estableció como objetivo el fomento del uso de las tecnologías de la información y de la comunicación o TIC. Igualmente, en la directiva presidencial No. 2 de agosto de 2000 se definió la estrategia de Gobierno En Línea del Programa Gobierno en Línea que establece, como uno de sus objetivos, el proveer al Estado la conectividad que facilite la gestión en línea de los organismos gubernamentales y apoye su función de servicio al ciudadano. Para materializar los proyectos del Programa Gobierno en Línea se estableció, a través del Decreto 127 de 2001, un programa Presidencial para el Desarrollo de las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones que se le denominó también Programa Gobierno en Línea, asignándole, entre otras, las funciones de: formular y proponer políticas, planes y programas que garanticen el acceso y la implantación de nuevas tecnologías de la información y de la comunicación, con el fin de fomentar su uso, como soporte del crecimiento y aumento de la competitividad; apoyar al Estado en el desarrollo de la conectividad a las redes de comunicaciones, para facilitar y optimizar la gestión de los organismos gubernamentales y la contratación administrativa; elaborar el diagnóstico de necesidades y de sistemas y redes de comunicación para la definición, coordinación y difusión de planes y programas del Gobierno Nacional; y evaluar de manera permanente la forma como se suministra la información sobre la gestión del gobierno, con el fin de lograr que ésta sea transparente, oportuna y confiable. La implementación de este programa se asignó posteriormente al Ministerio de Comunicaciones, mediante el Decreto 3107 de 2003. De igual manera, en el Decreto 1620 de 2003 que modificó la estructura del Ministerio de Comunicaciones se incluyeron dentro de las funciones: desarrollar las políticas, planes y programas adoptados por el Gobierno Nacional, tendientes al mejoramiento del sector y a la difusión y acceso de los colombianos a las tecnologías de la información y la comunicación; y promover la adopción y uso de la tecnología de la información y la comunicación en las entidades públicas, particularmente para su relación con los ciudadanos. Los lineamientos establecidos en el CONPES 3072 fueron igualmente recogidos en la Ley 812 de 2003 Plan de Desarrollo “Hacia un Estado Comunitario” que en su artículo 4 define el Programa Gobierno en Línea como una política de Estado que busca masificar el uso de las tecnologías de la información y telecomunicaciones, con el propósito de lograr que el país aproveche las tecnologías para su desarrollo económico, social y político, buscando insertar a Colombia en la sociedad del conocimiento a través de la democratización del acceso a la información, aumentando la competitividad del sector productivo, y liderando el proceso de modernización del Estado. Para lograr estos objetivos, el Programa Gobierno en Línea debía desarrollar seis estrategias, una de las cuales era la de Gobierno En Línea. En este mismo sentido, en el documento CONPES 3248 de 2003 “Programa de Renovación de la Administración Pública” se establece que el objetivo del Gobierno electrónico es “definir una política y un conjunto de instrumentos adecuados para el manejo de la información en el sector público de modo que se garantice plena transparencia de la gestión, alta eficiencia en los servicios prestados a los ciudadanos y en las relaciones con el sector productivo y condiciones adecuadas para promover el desarrollo interno y la inserción internacional. Esta política confiere sentido a la incorporación y al uso de la tecnología informática en el desarrollo de las operaciones de las entidades estatales, tanto en sus actividades internas como en sus relaciones con otras entidades públicas y privadas, con los ciudadanos y con el sector productivo. El propósito último es facilitar las relaciones del ciudadano con la administración, e incrementar la eficiencia, la transparencia y el desarrollo territorialmente equilibrado del Estado.”



En el año 2003 también se expidió el Decreto 3816 mediante el cual se creó la Comisión Intersectorial de Políticas y de Gestión de la Información para la Administración Pública-COINFO, que tiene como funciones proponer las políticas sobre tecnologías de información y telecomunicaciones, establecer los criterios que permitan integrar los sistemas de información e impulsar la estrategia de Gobierno En Línea del Programa Gobierno en Línea4. Desde otra perspectiva, en desarrollo del Programa de Renovación Pública, en el año 2004 se expidió el CONPES 3292 que impulsa la simplificación, racionalización, estandarización y automatización de trámites, con el fin de evitar exigencias injustificadas a los ciudadanos, así como ahorros en costos y tiempo, y propender por la utilización de las herramientas tecnológicas. Con fundamento en dicho documento se expidió la Ley 962 de 2005 más conocida como la Ley Antitrámites, que establece unos criterios para que las relaciones del gobierno con los ciudadanos y empresarios sean más transparentes, directas y eficientes. Complementario a lo anterior, a través del Decreto 4110 de 2004, el Gobierno Nacional adoptó la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, mediante la cual se determinan las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad. Está norma es de obligatoria aplicación y cumplimiento por parte de las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Poder y de otras entidades prestadoras de servicios y tiene como propósito mejorar su desempeño y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes. Posteriormente, en el año 2005, mediante el Decreto 4669 se crea el Grupo de Racionalización y Automatización de Trámites -GRAT-, como instancia consultiva del Departamento Administrativo de la Función Pública en esta materia. Además se constituye como instancia orientadora y debe brindar apoyo al COINFO. También tiene dentro de sus funciones velar por la operabilidad de los sistemas de información y por el uso de medios electrónicos integrados5. Con la Ley 1151 de 2007, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010, se volvió a reconocer e institucionalizar la política de Gobierno En Línea, pues dicha Ley, en el numeral 6.2.2 establece que “...el Gobierno Nacional promoverá la formulación de una política de Gobierno electrónico que comprenda entre otros aspectos, la modernización de los esquemas de rendición de cuentas de las entidades del orden nacional; la difusión de información relevante de cada una, su gestión y sus resultados. Se avanzará en la automatización de trámites, para lo cual cada sector/rama/organismo desarrollará los sistemas de información requeridos haciendo uso de la Intranet Gubernamental que fue diseñada por el Programa Gobierno en Línea, y se adoptará el Sistema Electrónico para la Contratación Pública como instrumento obligatorio para adelantar las compras públicas, diseñado en el marco del Programa de Renovación de la Administración Pública”. Como el mayor respaldo político al Gobierno En Línea, el Presidente de la República expidió el Decreto 1151 del 14 de abril de 2008, mediante el cual se establecen los lineamientos generales que la Administración Pública debe adelantar en la implementación de la Estrategia de Gobierno En Línea, considerado a la fecha la norma más importante en materia de Gobierno En Línea en Colombia. La Ley 1341 de Julio 30 de 2009, “Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones - TIC-, se crea la agencia nacional de espectro y se dictan otras disposiciones”, dentro de sus principios orientadores establece la masificación del Gobierno en línea, especificando que “Con el fin de lograr la prestación de servicios eficientes a los ciudadanos, las entidades públicas deberán adoptar todas las medidas necesarias para garantizar el máximo aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el desarrollo de sus funciones. El Gobierno Nacional fijará los mecanismos y condiciones para garantizar el desarrollo de este principio. Y en la reglamentación correspondiente establecerá los plazos, términos y prescripciones, no solamente para la instalación de las infraestructuras indicadas y necesarias, sino también para mantener actualizadas y con la información completa los medios y los instrumentos tecnológicos”. De otra parte, la Circular 058 de 2009 de la Procuraduría General de la Nación, que conmina a todos los servidores públicos a dar cumplimiento al Decreto de Gobierno en línea.

4 El COINFO está integrado por los siguientes funcionarios: Vicepresidente de la República, Ministro de Hacienda y Crédito Público, Ministro de Comunicaciones, Director del Departamento Nacional de Planeación, Director del Departamento Administrativo Nacional de Estadística y Director del Departamento Administrativo de la Función Pública. Un delegado del Presidente de la República y el Director del Programa Gobierno en Línea serán invitados permanentes de la Comisión. 5 El GRAT está conformado por dos delegados de cada una de las siguientes entidades: Presidencia de la República, Vicepresidencia de la República, Ministerio del Interior y de Justicia, Ministerio de Comunicaciones a través del Programa Gobierno en Línea, Departamento Nacional de Planeación y Departamento Administrativo de la Función Pública.



Adicionalmente, a través del Conpes 3650 se declara de importancia estratégica la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea, a través de proyecto “Implementación y Desarrollo Agenda de Conectividad”. Finalmente, la Contraloría General de la Republica, mediante la Circular No. 003 de 2010 incluye en el ejercicio de control y seguimiento de los equipos auditores, la verificación del cumplimiento de la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea, de acuerdo con lo previsto en el Decreto 1151 de 2008. MARCO CONCEPTUAL Hacia fines de los años noventa se comenzó a trabajar sobre el concepto de Gobierno en línea como una manera de identificar aquellas actividades del gobierno realizadas y/o apoyadas a través del uso de las TIC. Desde ese entonces, muchas iniciativas han sido agrupadas bajo este concepto, en especial aquellas que tienen que ver con las relaciones gobierno-ciudadanos, aquellas que fortalecen o mejoran las capacidades democratizadoras y proyectos en los cuales el foco es el incremento de la eficiencia, calidad y efectividad de las funciones estatales. De acuerdo con los lineamientos del Programa Gobierno en línea, la Estrategia de Gobierno en línea concentra sus esfuerzos en tres ejes fundamentales: � Mejorar la provisión de servicios a los ciudadanos y las empresas: Este eje considera el

establecimiento de nuevas formas de relación gobierno-ciudadano que permitan al Estado brindar sus servicios en forma eficiente, eficaz, con calidad y con independencia de las variables de tiempo y espacio.

� Promover la implementación de mecanismos que faciliten la transparencia del Estado y la participación ciudadana: Este eje se concentra en el fomento y la creación de mecanismos que permitan al ciudadano jugar un rol activo en el quehacer del país, abriendo nuevos espacios y formas de participación ciudadana sustentado en gran parte por la publicidad de información.

� Mejorar la eficiencia del Estado: Este eje busca la concepción y el establecimiento de procesos al interior de las entidades del Estado que permitan la integración de los sistemas de los diferentes servicios, compartir recursos y mejorar la gestión interna en las instituciones públicas y por consiguiente la eficiencia del Estado.

El desarrollo del Gobierno en Línea debe asumirse como un proceso gradual, evolutivo, coordinado y colectivo entre todas las entidades de la Administración Pública, que comprende cinco fases: Información, Interacción, Transacción, Transformación y Democracia en Línea. Estas fases no son dependientes entre sí, ni tampoco necesitan que termine una para comenzar la otra. Cada una de ellas tiene distintos objetivos y exigencias en términos de decisión política, necesidades de conocimiento, procedimientos, costos y nivel de uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Una explicación detallada de cada una de ellas es la siguiente:

Fase Definición

Información en Línea

Es la fase inicial en la cual las entidades habilitan sus sitios Web para proveer en línea información, junto con esquemas de búsqueda básica. La información, en su mayoría, se mantiene estática y no existe interacción en línea sino una relación unidireccional. Adicionalmente, se crea un portal de Gobierno que ofrece el acceso a través de un solo punto a la información que publican las entidades en sus sitios Web.

Interacción en Línea

Es la fase en la cual los sitios Web son actualizados con mayor regularidad y se habilita la comunicación de dos vías de entidades con ciudadanos y empresas, con las consultas en línea e interacción con servidores públicos. Se ofrecen mecanismos que acercan al ciudadano con la administración, le posibilitan contactarla y hacer uso de la información que proveen las entidades en sus sitios Web.

Transacción en Línea

Es la fase en la que se proveen transacciones electrónicas para la obtención de productos y servicios, mediante canales seguros y ofreciendo la posibilidad de navegar el sitio en cualquier otro idioma diferente al español.

Transformación en Línea

Es la fase en la cual las entidades deben realizar cambios en la manera de operar para eliminar límites con otras entidades y organizar sus trámites y servicios alrededor de necesidades de ciudadanos y empresas, a través de cadenas de trámites, ventanillas únicas virtuales y mediante el uso de la Intranet gubernamental, ofreciendo servicios por medio de múltiples canales e intercambiando eficientemente la información, logrando establecer una visión unificada del Estado.

Democracia en Línea

Es la fase en la cual el ciudadano participa activa y colectivamente en la toma de decisiones de un Estado totalmente integrado en línea, que ha interiorizado en sus prácticas el Gobierno en Línea, siendo éstas de uso cotidiano para el ciudadano y las entidades incentivan a la ciudadanía a contribuir en la construcción y seguimiento de políticas, planes, programas y temas legislativos, así como a participar en la toma de



Fase Definición decisiones y, en general, están dispuestas a involucrar a la sociedad en un diálogo abierto de doble vía.

CUADRO No. 1: DESCRIPCIÓN DE LAS FASES DE GOBIERNO EN LÍNEA

Como ya se mencionó, las entidades estatales avanzan por cada una de estas fases y se espera que haya un proceso evolutivo que las lleve hacia una transformación y una democracia soportada en el uso de herramientas tecnológicas; aunque este no es un proceso lineal, ya que una entidad puede encontrarse en una etapa superior sin que necesariamente haya cumplido con todos los criterios de una o varias de las anteriores. El esquema que resume las fases es el siguiente:

CUADRO No. 2: ESQUEMA DE LAS FASES DE GOBIERNO EN L ÍNEA

Adicionalmente, algunos conceptos que resulta importantes considerar son los siguientes: Trámite: Conjunto o serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la Ley. El trámite se inicia cuando ese particular activa el aparato público a través de una petición o solicitud expresa y termina (como trámite) cuando la administración pública se pronuncia sobre éste, aceptando o denegando la solicitud. Servicio: Es el conjunto de acciones o actividades de carácter misional diseñadas para incrementar la satisfacción del usuario, dándole valor agregado a las funciones de la entidad6. Trámite en línea: Trámite que puede ser realizado por medios electrónicos a través del portal de una entidad, ya sea de manera parcial, en alguno de sus pasos o etapas, o total, hasta obtener completamente el resultado requerido. Trámite totalmente en línea: Trámite cuyas etapas susceptibles de sistematizar se encuentran sistematizadas. Trámite parcialmente en línea: Trámite cuyas etapas susceptibles de sistematizar no se encuentran sistematizadas en su totalidad. Servicio en línea: Servicio que puede ser prestado por medios electrónicos a través del portal de una entidad. Cadena de Trámites: La relación que se establece entre los trámites en función de los requisitos exigidos para su realización, los cuales se cumplen a través de otros trámites o servicios prestados por otras entidades, genera las cadenas de trámites. Ventanilla Única Virtual: Sitio virtual desde el cual se gestiona de manera integrada la realización de trámites que están en cabeza de una o varias entidades, proveyendo la solución completa al interesado. Intranet Gubernamental: Conjunto de soluciones tecnológicas a través de las cuales se interconectan las entidades para el intercambio de información estandarizada y con adecuados niveles de servicio.

6 Fuente: Departamento Administrativo de la Función Pública



Racionalizar: Organizar los trámites, procesos y procedimientos de tal manera que se reduzcan a su mínima expresión, con el menor esfuerzo y costo para el ciudadano, a través de estrategias efectivas de simplificación, estandarización, mejoramiento continuo, supresión y automatización de los mismos7. Simplificar: Adoptar estrategias que implican: reducción de costos operativos en la entidad, reducción de costos para el usuario, reducción de documentos, reducción de pasos para el ciudadano y en el trámite interno, reducción de requisitos, reducción del tiempo de duración del trámite, reducción del tiempo en los puntos de atención, aumento en la vigencia del trámite, aumento de puntos de atención, fusión del trámite8.

7 Ídem 8 Ídem



2. LEVANTAMIENTO Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN DEL SECT OR Para realizar el diagnóstico de Gobierno en línea, fue necesario hacer el levantamiento de información que sirvió de base para determinar la situación actual del sector de Educación. Este levantamiento se realizó a nivel de cada entidad, información recopilada y diligenciada en el Formato Diagnóstico Anexo No. 1 Matriz Diagnóstico Educación 30-jun-10.xls, insumo fundamental para la evaluación de las entidades y posterior elaboración de los planes de acción.

2.1 MAPA ESTRATÉGICO DEL SECTOR El sector de Educación, está conformado por un total de cinco (5) entidades de las cuales dos son adscritas (Instituto Nacional para Ciegos - INCI e Instituto Nacional para Sordos - INSOR) y una vinculada (Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior – ICETEX e Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación - ICFES); siendo la entidad cabeza de sector el Ministerio de Educación Nacional. Es importante tener en cuenta que aunque en el Manual del Estado Colombiano se presentan los institutos y universidades como parte del sector, el Ministerio de Educación solicitó que estas entidades fueran evaluadas aparte de las entidades del nivel central, por esta razón, este documento presenta el diagnóstico sectorial para cinco entidades del sector.

2.1.1. Objeto general del sector El Sector Educación tiene la misión de promover la oferta educativa en el país para garantizar el acceso y la permanencia en el servicio educativo, en sus diferentes modalidades de prestación del servicio y en los niveles preescolar, básica, media y superior; la calidad y pertinencia de la educación, con el propósito democrático de formar individuos capaces de vivir productiva, creativa y responsablemente en comunidad.

2.1.2. Organigrama del sector 9

MINISTERIO

SECTOR DESCENTRALIZADO

ENTIDADES

VINCULADAS

ENTIDADES

ADSCRITAS

ICETEXINCI

INSOR ICFES

CUADRO No. 3: ORGANIGRAMA DEL SECTOR EDUCACIÓN

(Tomado del Manual de la Estructura del Estado Colombiano 30 de Enero de 2010)

2.1.3. Finalidad de las entidades del sector

2.1.3.1. Ministerio de Educación Nacional – MEN: debe garantizar el derecho a la educación con criterios de equidad, calidad y efectividad, que forme ciudadanos honestos, competentes, responsables y capaces de construir una sociedad feliz, equitativa, productiva competitiva, solidaria y orgullosa de sí misma.

2.1.3.2. Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación – ICFES: es la entidad especializada en ofrecer servicios de evaluación de la educación en todos sus niveles, y en particular apoyar al Ministerio de Educación Nacional en la realización de los exámenes de Estado y en adelantar investigaciones sobre los factores que inciden en la calidad educativa, para ofrecer información pertinente y oportuna para contribuir al mejoramiento de la calidad de la educación.

2.1.3.3. Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior – ICETEX: tiene como objetivo fomentar y promover el desarrollo educativo y cultural de la Nación a través de préstamos y otras ayudas financieras a los estudiantes y a sus familiares, ofrecer crédito a

9 Tomado del Manual de la Estructura del Estado Colombiano 30 de Enero de 2010.



Instituciones de Educación Superior para financiar proyectos de desarrollo, así como la óptima utilización de personal de alto nivel. De igual forma facilita el acceso a las oportunidades educativas que brinda la comunidad internacional para elevar la calidad de vida de los colombianos y así contribuir al desarrollo económico y social del país.

2.1.3.4. Instituto Nacional para Ciegos – INCI: tiene como objetivo la organización, planeación y ejecución de las políticas orientadas a obtener la rehabilitación, integración educativa, laboral y social de los limitados visuales, el bienestar social y cultural de los mismos; y la prevención de la ceguera.

2.1.3.5. Instituto Nacional para Sordos – INSOR: es el órgano asesor del Ministerio de Educación Nacional para la reglamentación científica y técnica de los servicios educativos para los limitados auditivos, así como la supervisión de instituciones que ofrecen servicios para esta población. De igual forma lidera los planes y programas tendientes a mejorar la calidad de la educación y la cobertura de estos servicios.

2.1.4. Políticas públicas y/o líneas estratégicas, principales decisiones de política y planes y/o programas

De acuerdo con el Sistema de Gestión y Seguimiento a las Metas del Gobierno (SIGOB) y con los documentos de planeación del sector, el siguiente es el conjunto de objetivos, líneas estratégicas y políticas que le competen al sector de Educación Nacional: Línea Estratégica/

Objetivos corporativos

Política/ Objetivos estratégicos Planes/Programas

Cobertura

Calidad

Pertinencia

Eficiencia

Educación durante toda la vida

Amplía las oportunidades educativas a todos los niveles Busca continuidad y permanencia de la persona en el sistema educativo Atiende las necesidades de todos los grupos poblacionales Amplía las posibilidades de financiamiento

Educación para la innovación la

competitividad y la paz

Desarrollo de competencias en los estudiantes Evaluación : pruebas nacionales Proyectos estratégicos para la competitividad:

• Primera Infancia • Formación para el docente • Proyectos para el desarrollo de competencias básicas • Bilingüismo • TIC en educación básica y media • TIC en Educación Superior • Proyectos Modelos Flexibles • Fortalecimiento de la educación Superior • Investigación

Fortalecimiento de la institución educativa

Proyectos de infraestructura para la primera infancia Proyectos financiados por fuente Ley 21 Proyectos de construcción, dotación y concesión educativa Primera Infancia Planes de mejoramiento en la básica Gobierno Escolar Concurso y evaluación de desempeño Ambientes de aprendizaje Nuevo estatuto de profesionalización docente Sistema de Aseguramiento de la Calidad en Educación Superior

Modernización permanente del sector

Modernización del Ministerio de Educación Modernización de Entidades Adscritas y Vinculadas Modernización de las Instituciones de Educación Superior Fortalece la gestión de las Entidades Territoriales Uso eficiente de los recursos Información y la tecnología: claves de la gestión

Gestión participativa

Escenarios de discusión, debate y negociación sobre temas de la agenda pública Escenarios de discusión, debate y negociación sobre temas de la agenda pública Educación Básica 204-2009 Escenarios de discusión, debate y negociación sobre temas de la agenda pública- Educación superior

CUADRO No. 4: LÍNEAS ESTRATÉGICAS DEL SECTOR EDUCAC IÓN (Tomado de Revolución Educativa de Mayo de 2010)

2.2. MAPA DE LAS ENTIDADES

2.2.1. Certificaciones y Constancias El Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea versión 2010, señala que las entidades deben propender por gestionar totalmente en línea aquellas certificaciones y constancias que la entidad expida y que no constituyan un trámite de acuerdo con el SUIT. En este orden de ideas, de acuerdo con la información suministrada por las entidades del sector Educación, se encontró que las entidades no expiden certificaciones y constancias hacia los ciudadanos, usuarios o clientes de sus servicios. Sin embargo, todas expiden este tipo de documentos a sus empleados, relacionados con situaciones laborales o de nómina, certificados de ingresos y retenciones y otras de tipo administrativo. Del total de entidades del sector, se encontró que las cinco entidades expiden actualmente certificaciones a través de canales electrónicos, utilizando preferiblemente la Intranet, relacionadas con las certificaciones a los funcionarios. Adicionalmente, el ICFES expide certificaciones relacionadas con el diploma de validantes y el acta de grado, así mismo, el ICETEX genera el estado de cuenta de un crédito y el recibo de pago. Ninguno de estos procesos corresponde a trámites definidos ante el Departamento Administrativo de la Función Pública. El detalle de la situación de certificaciones y constancias se encuentra en el documento Excel anexo (Hoja “Certificaciones y Constancias”).

2.2.2. Flujos y sistemas de información A continuación se presenta aquella información que las entidades del sector solicitan o reportan a otras entidades públicas, sean estas del orden nacional o territorial, dentro del desarrollo de su gestión. En tal sentido, se definieron dos tipos de flujos de información: por un lado, aquellos que son liderados por las entidades y de otra parte, aquellos de los cuales hacen parte las entidades. Vale la pena mencionar que los flujos tomados en cuenta dentro del diagnóstico son aquellos que se producen de manera periódica y continúa y no se incluyen aquellas solicitudes puntuales o coyunturales que se pueden hacer desde o hacia las entidades de manera esporádica, pues estas no generan un proceso continuo y periódico, razón por la cual no se considera un flujo de información como tal. Los flujos de información que lideran las entidades del sector en su mayoría están relacionados con información del sector educación: establecimientos educativos en todo el país, instituciones de educación superior a nivel nacional, matrícula, cobertura, aseguramiento de la calidad, infraestructura educativa, centros regionales de educación superior, observatorio labora para la educación, educación para el trabajo y el desarrollo humano, sistema de evaluación educativa, información sobre discapacidad, información de créditos educativos, sistema de seguimiento a proyectos del sector. De la misma manera el 80% de esta información está soportada en el uso de sistemas o mecanismos electrónicos. De otra parte, los flujos en que hay participación hacen referencia a aquella información que periódica y continuamente envían las entidades del sector, dentro de su gestión y cuya administración, custodia y gestión está a cargo de otros sectores. Los flujos de información en los cuales hay participación de las entidades del sector son: Gestión presupuestal y financiera – SIIF, Reporte de información contable – CHIP, Reporte de indicadores estratégicos de cada entidad a través del SIGOB, Información de los trámites y servicios que presta la entidad – SUIT, Reporte del avance en la implementación del Modelo Estándar de Control Interno, Reporte de los cambios de personal en la entidad – SUIP, Reporte de la información de los procesos de contratación – SECOP – Fase de Información, Reporte sobre los proyectos de inversión de cada entidad – SPI, por nombrar los principales.

Para ampliar el detalle sobre flujos y sistemas de información del sector educación se puede consultar el archivo Excel anexo - Hoja: Flujos Información.

2.2.3. Trámites y/o servicios prestados

2.2.3.1 Tramites 10 Para abordar este componente de trámites y/o servicios del sector, la información fue solicitada a las entidades del sector, partiendo de la revisión de la información que aparece en el Sistema Único de Información de Trámites – SUIT del Portal del Estado Colombiano (www.gobiernoenlinea.gov.co). 10 Se entiende por trámite totalmente en línea aquel cuya totalidad de pasos o etapas susceptibles de hacer por medios electrónicos se hacen por dichos medios.



A la fecha de actualización del diagnóstico se encontró que el sector tenía registrados en el SUIT un total de 50 trámites. De la información consultada y validada con las entidades, se desprende que el 74% de los trámites del sector se encuentran totalmente en línea. Así mismo se halló que existen un 12% de trámites parcialmente en línea. El 14% de los trámites restantes corresponden a trámites que no se hacen a través de medios electrónicos, debido a que su impacto es mínimo y la normatividad impide el uso de estos medios para desarrollarlo. Por lo anterior, el sector ha logrado automatizar la totalidad de trámites de alto impacto susceptibles de prestarse por medios electrónicos. El Ministerio de Educación Nacional dispuso sus trámites en línea a través de la ventanilla única de trámites y servicios, la cual permite adelantar estos procesos con la entidad a través del sitio Web, catalogándolos de acuerdo con su población objetivo: Educación básica y media, Educación superior, Para ex servidores y servidores, Consulta de certificados. De esta manera el usuario no tiene que desplazarse hasta las oficinas del Ministerio para adelantar 79% de los trámites que tiene el Ministerio (22 se hacen en línea). Por su parte, el portal del ICETEX, le permite al ciudadano encontrar toda la información sobre la solicitud, gestión, pago y liquidación de su crédito educativo con la entidad. El portal se ha diseñado para proveer al ciudadano de todas las herramientas de interacción y de transacción que favorecen la ejecución de los trámites con la entidad. El detalle de los trámites de las entidades del sector educación, se encuentra en el archivo de Excel anexo – Hoja: Trámites. 2.2.3.2 Servicios A la fecha de elaboración del diagnóstico se encontró que el sector ofrece un total de 24 servicios. De la información consultada y validada con las entidades, se desprende que el 83% de los servicios del sector se encuentran totalmente en línea. El Ministerio de Educación ha realizado un esfuerzo para que toda la información relacionada con el sector sea de fácil acceso para el ciudadano, empresas y la administración pública, de esta manera se ha puesto en la tarea de mejorar y fortalecer los sistemas de información del sector educativo en todos sus niveles, con el propósito de tener estadísticas claras, confiables y oportunas que permitan conocer el estado de la educación y facilite la toma de decisiones. Estas consultas de información se han catalogado en los siguientes temas:

• Educación básica y media • Educación superior • Educación para el trabajo • Otros sistemas

El detalle de los servicios de las entidades del sector educación, se encuentra en el archivo de Excel anexo – Hoja: Servicios. 2.2.4. Cadenas de Trámites 11 Como complemento al tema de trámites y, dado que en la fase de Transformación de la Estrategia de Gobierno en línea aparecen varios criterios relacionados con cadenas de trámites y/o ventanillas virtuales, se realizó la identificación de las cadenas de trámites que inician o que son lideradas por las entidades del sector educación. Del total de cadenas identificadas en el Proyecto Óptica, se identificaron 25 cadenas de trámites cuyo liderazgo corresponde a entidades del sector educación. Adicionalmente, las entidades del sector hacen parte de 36 cadenas de trámites identificadas, dichas cadenas involucran un total de 55 trámites. En el momento, el sector no ha priorizado ninguna de las cadenas identificadas para iniciar el proceso de optimización.

11 Esta información se tomó del documento resultado de la consultoría del Proyecto OPTICA elaborado durante el año 2008.



2.2.5. Interoperabilidad (servicios de intercambio de información y uso del lenguaje de

intercambio de información En esta parte se describe el avance en cuanto al intercambio de información que se produce entre las entidades públicas. Dicho intercambio se produce como resultado de la optimización y automatización de cadenas de trámites o como parte de la automatización de flujos de información, los cuales, no necesariamente están asociados a trámites. De igual forma, se toma en cuenta el uso del lenguaje común para el intercambio de información entre entidades. En este aspecto, para efectos del diagnóstico de Gobierno en línea, se encontró que existe intercambio de información entre todas las entidades del sector en temas relacionados con: El Ministerio de Educación provee los sistemas de información para reportar datos relacionados con el sector:

• Sistema Nacional de Información de la Educación Superior • Sistema de Información Nacional de Educación Básica y Media • Sistema Nacional de Información de Contratación Educativa • Sistema Interactivo de Consulta de Infraestructura Educativa • Sistema Integrado de Matrícula • Sistema para mejorar la gestión del recurso humano en las secretarías • Sistema de consulta de las instituciones educativas del país • Sistema de seguimiento al reporte de la planta docente y la matrícula de educación básica y media • Sistema que facilita el pago del impuesto por Ley 21 y registra los acuerdos de pago suscritos

entre una entidad y el MEN • Aplicativo para hacer seguimiento a los recursos del SGP girados para la gratuidad de la

educación preescolar, básica y media • Programa de conectividad de las sedes educativas oficiales del país • Observatorio laboral para la educación: Seguimiento a graduados de la educación superior • Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior • Sistema de Prevención y Análisis de la Deserción en las Instituciones de Educación Superior • Sistema de Información de la Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano • Plataforma de georreferenciación que permite analizar el sector educativo • Seguimiento al uso de computadores y la conectividad en las sedes educativas

En todos estos sistemas de información participan las entidades del sector que pertenecen al nivel central, secretarías de educación territoriales, instituciones educativas (básica, media y superior) y otras entidades del Estado como el Ministerio de la Protección Social y el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. El ICFES provee a las instituciones de educación superior y al ICETEX, la validación de los resultados de los exámenes de Estado para realizar sus trámites de ingreso a la educación superior y verificar documentos que deben ser adjuntados para las solicitudes de créditos. El INCI reporta en el Sistema Integrado de Matrícula la información sobre niños, niñas y jóvenes con discapacidad matriculados en el sector educativo. El INSOR provee diferentes consultas en el observatorio sobre la discapacidad auditiva y hacen uso de los sistemas transversales del sector educación que provee el Ministerio de Educación. El ICETEX hace uso de los sistemas transversales que provee el Ministerio de Educación. Finalmente, frente al lenguaje común para el intercambio, de información, dos entidades del sector hacen uso del mismo. Dicho uso se da en los siguientes aspectos: el Ministerio de Educación utiliza el lenguaje en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior y en el Sistema de Información Nacional de Educación Básica y Media; el ICETEX usa el lenguaje en las bases de datos que soportan los créditos educativos. 2.2.5. Participación y Democracia Electrónica Se evaluará si a través de algún ejercicio de democracia se están afectando las decisiones de política o decisiones estratégicas de la entidad.



Para las entidades del sector, los ejercicios de democracia y participación se reflejan en las siguientes experiencias: El Ministerio de Educación a través del Plan Decenal de Educación realiza el seguimiento a la articulación de las estrategias definidas en los planes territoriales y a la ejecución de acciones establecidas. El ICFES apoyó la rendición de cuentas correspondiente al año 2009 a través de la inscripción en línea desde noviembre del año anterior para los interesados en participar del evento, se publicó el informe de rendición de cuentas en el sitio Web de la entidad para recibir retroalimentación y comentarios. El día de la rendición se transmitió la presentación en video streaming y se habilitó un chat para recibir todos los comentarios de los interesados en el proceso. El INCI realizó los siguientes ejercicios a través de su sitio Web:

• Elección del representante de las Organizaciones de Personas Ciegas ante el Consejo Directivo del INCI.

• Formulación de política pública en investigación sobre discapacidad • Club de lectores proponen contenidos y temas para publicar en el sitio Web y temas para tratar en

los foros de La Zona. Es importante aclarar que según la comunicación enviada el 11-jun-10 por parte del ICETEX, se solicita que esta fase sea replanteada para su evaluación, puesto que la entidad es de naturaleza especial y su política es la democratización del crédito educativo para la población estudiantil en Colombia.



3. DIAGNÓSTICO DEL SECTOR Teniendo como guía las fases de Gobierno en línea, a continuación se presenta el resultado del diagnóstico sectorial a partir de los criterios que permiten determinar la evolución de las entidades por cada una de las fases de Gobierno en línea. La valoración de cada uno de los criterios ha sido definida por el Programa Agenda de Conectividad dependiendo de la importancia dentro de los propósitos de Gobierno en línea y la complejidad de implementación de cada uno. En el caso de cumplir con el criterio, se marca con una “S” y se otorga el puntaje asignado, en el caso contrario, se marca con “N” y se otorga cero (0). En el caso que el criterio no sea aplicable a la entidad, se marca “NA” y no se asigna ningún puntaje; el valor de estos criterios se resta del valor total y sobre ese resultado se calcula el porcentaje de avance. El detalle de esta evaluación se encuentra disponible en el archivo Matriz Diagnóstico Educación 30-jun-10.xls anexo al presente documento. Como fuente de información principal, se han tomado los portales principales de las entidades; además, se valoran los sitios Web adicionales cuyo dominio es diferente al principal y dependen de la entidad o aquellos que tienen una administración independiente y que sirve para propósitos específicos. Para estos casos, la puntuación máxima del sitio principal varía, dado que el puntaje total asignado se distribuye entre el valor del sitio principal y el promedio de los sitios adicionales. Conviene aclarar que el diagnóstico de Gobierno en línea que se presenta, corresponde a la versión 3.0 de este documento de diagnóstico razón por la cual es importante tener el registro de las cifras del sector en cuatro momentos específicos así: Para la vigencia 2007: El siguiente cuadro resume el estado de las entidades del sector educación, en cada una de las fases de Gobierno en línea para el año 2007:

Sector Educación FASES Información Interacció n Transacción Transformación Democracia

MEN 83% 85% 66% 75% 81%

ICFES 83% 100% 72% 50% 25%

INCI 83% 85% 88% 37% 50%

INSOR 83% 57% 88% 25% 25%

ICETEX 83% 85% 76% 75% 0%

Balance Sector

(Diciembre de 2007) 83% 82% 78% 52% 36%

Con relación al índice de Gobierno en línea en esta medición, el sector obtuvo un valor de 0.63 obteniendo el puesto 1 entre 10 sectores. Para la vigencia 2008: El siguiente cuadro resume el estado de las entidades del sector educación, en cada una de las fases de Gobierno en línea para el año 2008:

Sector Educación FASES Información Interacción Transacción Transformación Democracia

MEN 98% 85% 45% 55% 100%

ICFES 95% 96% 84% 27% 61%

INCI 90% 58% 38% 71% 40%

INSOR 81% 51% 13% 71% 40%

ICETEX 91% 98% 84% 62% 40%

Balance Sector

(Diciembre de 2008) 91% 78% 53% 57% 56%



Con relación al índice de Gobierno en línea en esta medición, el sector obtuvo un valor de 0.62 obteniendo el puesto 5 entre 26 sectores. En la siguiente gráfica se puede observar el índice para cada entidad del sector:

70,1%

65,1%

56,5%

48,3%

71,4%

0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% 60,0% 70,0% 80,0%

MINEDUCACION

ICFES

INCI

INSOR

ICETEX

Para la vigencia 2009: Se tuvo como base el Manual de Gobierno en línea vigente a esa fecha. Las cifras de sector en Diciembre de 2009 eran las siguientes:

Sector Educación FASES Información Interacción Transacción Transformación Democracia

MEN 100% 100% 87% 95% 100%

ICFES 100% 98% 92% 86% 85%

INCI 96% 100% 80% 76% 40%

INSOR 88% 98% 88% 77% 40%

ICETEX 100% 98% 96% 73% 85%

Balance Sector

(Diciembre de 2009) 97% 99% 89% 81% 70%


95,0%

90,5%

75,4%

76,6%

87,6%

0,0% 20,0% 40,0% 60,0% 80,0% 100,0%

MINEDUCACION

ICFES

INCI

INSOR

ICETEX

Para la vigencia 2010: Con la expedición del nuevo Manual 2010 para la Implementación de la Estrategia de Gobierno en línea, se hizo necesario revisar el cumplimiento de los lineamientos incluidos en las anteriores evaluaciones y el resultado es el que a continuación se presenta:



Sector Educación FASES Infor mación Interacción Transacción Transformación Democracia

MEN 100% 100% 100% 81% 100%

ICFES 94% 100% 91% 76% 100%

INCI 99% 100% 95% 83% 100%

INSOR 100% 100% 100% 79% 60%

ICETEX 100% 100% 100% 82% 100%

Balance Sector (Junio de 2010) 99% 100% 97% 80% 92%


80% 82% 84% 86% 88% 90% 92% 94% 96%

MINEDUCACION

ICFES

INCI

INSOR

ICETEX

94%

90%

93%

86%

94%

El detalle de la calificación por criterios se presenta en el archivo de Excel anexo Hojas - FInformación, FInteracción, FTransacción FTransformación, FDemocracia. En el diagnóstico de Gobierno en línea del sector educación se debe considerar lo siguiente:

• Fase de Información: o El ICFES debe cumplir el criterio de listado de trámites y servicios. o El INCI debe implementar la funcionalidad de ruta de navegación en su sitio Web. o En general las entidades se han preocupado por mantener actualizados sus sitios Web con

información vigente, relevante y de calidad.

• Fase de interacción: o Todas las entidades cumplen a cabalidad con esta fase. o El MEN entregó al INCI y al INSOR el Sistema de Atención al Ciudadano que favorece la

atención de peticiones, quejas y reclamos, así como la realización del seguimiento a las posibles solicitudes que realicen los ciudadanos.

o Todas las entidades cuentan con mecanismos de participación a través de foros, blogs y el uso de redes sociales. Aunque para el ICFES los foros se abren en unos periodos determinados, la entidad tiene presencia permanente en Twitter y Facebook.

o En relación con la consulta a las bases de datos, el sector cuenta con una amplia gama de datos estadísticos y consolidados para el sector, se resaltan las siguientes:

� La implementación de los sistemas de información por parte del MEN donde todas las entidades reportan y consultan información, los cuales se encuentran disponibles para el público en general.

� El ICFES a través del icfes interactivo presenta la consolidación del registro y los resultados (del momento e históricos) de los exámenes de Estado. Además a través de archivos ftp genera reportes agregados de resultados para diferentes entidades (públicas y privadas).

� El INCI presenta información sobre instituciones educativas que atienden personas con limitación visual a través del Sistema de Información Geográfica del sector.

� El INSOR presenta información sobre instituciones educativas que atienden personas con limitación visual a través del Sistema de Información Geográfica del



sector. Adicionalmente, el Observatorio social presenta información estadística por año.

• Fase de Transacción:

o El ICFES debe implementar el pago electrónico para los trámites que adelanta. o El INCI debe cumplir los criterios de medición de la satisfacción del usuario y monitoreo de

la gestión de los trámites y servicios en línea. o El MEN dispuso un Sistema de Información Geográfica del sector que favorece la

búsqueda de información espacial de todos los temas relacionados con educación, en este sistema todas las entidades del sector deben reportar información.

o El ICFES a través del icfes interactivo presenta los resultados consolidados por región. Así mismo, los resultados de las pruebas SABER se presentan por región en un mapa interactivo.

o El INSOR presenta información sobre la cobertura que realizan a través de las asesorías y la asistencia técnica en lo territorial y a través del observatorio se tendrá esta información georeferenciada.

o Todas las entidades han avanzado en la implementación de sus trámites y servicios a través de medios electrónicos, lo cual favorece el cumplimiento de esta fase.

• Fase de Transformación:

o Todas las entidades deben identificar la cadena de trámite que será susceptible de optimización.

o El ICFES, INCI e INSOR deben definir el uso del lenguaje estándar para intercambio de información.

o El INCI e INSOR deben cumplir el criterio de personalización. o Todas las entidades del sector deben cumplir el criterio de accesibilidad Web. o Todas las entidades proveen o consumen servicios de intercambio de información

aprovechando los diferentes sistemas de información sectorial que ha dispuesto el MEN, además de la definición de web services con entidades específicas para realizar el intercambio de información detallada.

o Todas las entidades han incluido en sus planes de capacitación internos la formación en Gobierno en línea y en temas relacionados, se cuenta con un espacio en la intranet institucional para publicar permanentemente contenidos de Gobierno en línea y noticias relacionadas con estos temas.

• Fase de Democracia:

o El INSOR debe adelantar el ejercicio de democracia durante el segundo semestre del año. o Todas las entidades publican sus proyectos de normatividad para que sean discutidos con

el público interesado, se convoca a su participación a través de las listas de distribución con que cuentan las entidades.

o Todas las entidades tienen presencia en las redes sociales. Para el caso particular del ICETEX se usa adicionalmente el box de Gmail y los canales de la Presidencia para informar sobre las novedades que se presentan en la entidad.

o En los ejercicios de participación o democracia que han adelantado las cuatro entidades del sector han realizado los procesos de convocatoria, participación y la publicación de resultados.

Como conclusión general, el sector de Educación ha consolidado su avance en la Estrategia de Gobierno en línea gracias a la participación activa de cada una de las entidades del nivel central, cuenta con un liderazgo permanente que impulsa el cumplimiento de las fases desde la cabeza del sector, lo cual ha favorecido a todas las entidades. Como resultado de este trabajo ha logrado llegar al primer lugar en el cumplimiento de la Estrategia de Gobierno en línea en todos los sectores del nivel nacional, garantizando que todas las entidades tengan un alto nivel en el índice de Gobierno en línea.

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