Universidad de La Salle Universidad de La Salle

Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle

Administración de Agronegocios Facultad de Ciencias Agropecuarias

1-1-2006

Diagnostico y acciones de mejoramiento para la asociación Diagnostico y acciones de mejoramiento para la asociación

colombiana de criadores de ganado normando Asonormando colombiana de criadores de ganado normando Asonormando

Pilar Milena Cruz Rojas Universidad de La Salle, Bogotá

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Citación recomendada Citación recomendada Cruz Rojas, P. M. (2006). Diagnostico y acciones de mejoramiento para la asociación colombiana de criadores de ganado normando Asonormando. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/administracion_agronegocios/30

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DIAGNÓSTICO Y ACCIONES DE MEJORAMIENTO PARA LA ASOCIACIÓN

COLOMBIAN A DE CRIADORES DE GANADO NORMANDO

ASONORMANDO

PILAR MILEN A CRUZ ROJAS

UNIVERSIDAD DE L A SALLE

FACULTAD DE ADMINISTR ACIÓN DE EMPRESAS AGROPECU ARIAS

BOGOTÁ D.C.

2006

DIAGNÓSTICO Y ACCIONES DE MEJORAMIENTO PARA LA ASOCIACIÓN

COLOMBIAN A DE CRIADORES DE GANADO NORMANDO

ASONORMANDO

PILAR MILEN A CRUZ ROJAS

Trabajo presentado como requisito para optar al título de Administrador de

Empresas Agropecuarias

Director

HÉCTOR HORACIO MURCIA C ABRA

UNIVERSIDAD DE L A SALLE

FACULTAD DE ADMINISTR ACION DE EMPRESAS AGROPECU ARIAS

BOGOTÁ D.C.

2006

CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 10

1. UBICACIÓN DEL PROBLEMA A INVESTIGAR 12

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 12

1.2. OBJETIVOS DE L A INVESTIGACIÓN 14

1.2.1. Objetivo General 14

1.2.2. Objetivos Específicos 14

1.3. DELIMITACIÓN DEL TEMA 15

1.4. JUSTIFICACION DE L A INVESTIGACION 15

2. MARCOS DE REFERENCIA 18

2.1 Marco teórico 18

2.1.1 Origen de las sociedades agropecuarias 18

2.1.2 Transformación del latifundio colonial a la desconcentración

de la tierra 19

2.1.3 Institucionalización grem ial 19

2.1.4 Asociaciones de raza 21

2.2 Manuales administrativos 23

2.2.1 Ventajas de la dispos ición y uso de los manuales 24

2.2.2 Limitaciones de los manuales 26

2.2.3 Clas ificación de los manuales adminis trativos 27

2.2.4 Componentes de un manual 29

2.3. Manuales de procedimientos 30

2.3.1 Objetivos del manual de procedimientos 31

2.3.1.1 Contenido y es tructura del manual de procedimientos 33

2.4 Manual de funciones 35

2.4.1 Contenido del manual de funciones 36

2.5 Marco his tórico 37

2.6 Sis temas de control interno 38

2.7 Perspectivas de la ganadería en Colombia 39

2.8 Marco conceptual 41

3. DEFINICIÓN DEL TIPO DE ESTUDIO 45

4. DIAGNOSTICO DE L A ASOCIACIÓN COLOMBIAN A DE CRIADORES

DE GANADO NORMANDO 46

4.1 Antecedentes 46

4.1.1 Primer taller de fortalecimiento empresarial julio 2002 46

4.1.2 Segunda jornada de planeación es tratégica diciembre 2005 50

4.1.3 Resultados segunda jornada de planeación 66

4.1.3.1 Reestructuración organizacional 66

4.1.3.2 Diseño del manual de funciones 70

4.1.3.3 Diseño del manual de procedimientos 73

CONCLUSIONES 75

RECOMENDACIONES 76

BIBLIOGR AFÍA 77

ANEXOS 78

ANEXOS

Pág.

Anexo A. Primer taller de Fortalecim iento empresarial…………………. 78 Anexo B. Manual de Funciones de Asonormando………………………. 84 Anexo C. Manual de Procedim ientos de Asonormando…………………. 143

INDICE DE CUADROS

Pág.

Cuadro No.1 Variación en el número de socios de Asonormando

entre 2002 y 2005…………………………………………………………… 51

Cuadro No.2. Variación en los recursos económicos entre

Diciembre de 2002 y Octubre de 2005…………………………………… 52

Cuadro No3. Lis ta de chequeo para mejoramiento organizacional

(Identificar s ituaciones adm inis trativas) en el funcionamiento de

una empresa………………………………………………………………… 55

Cuadro No.3A. Puntos básicos para mejoramiento organizacional de

Asonormando con base en lis ta de chequeo administrativo…………….. 57

Cuadro No.4. Sistema empresarial Asociación Colombiana de Criadores de

Ganado Normando, Asonormando……………………………………………… 58

Cuadro No.5. Matriz D.O.FA. de Asonormando

(Diciembre 2 y 3 de 2005)……………………………………………………… 59

Cuadro No.6. Priorización de debilidades de Asonormando, de acuerdo con

método de votación democrática.………………………………………………… 61

Cuadro No 7. Ejemplo de cronograma de actividades para el fortalecimiento

empresarial de Asonormando………………………………………………. ……. 64

Cuadro No 8. Marco lógico de Asonormando (Diciembre 2 y 3 de 2005)…… 65

Cuadro No.9. Sistema empresarial Asociación Colombiana de Criadores de

Ganado Normando (Julio 2002)………………………………………………… 78

Cuadro No.10. Matri z D.O.F.A. de Asonormando........................................ 79

Cuadro No.11. Priorizacion de debilidades de Asonormando, de acuerdo con

método de votación democrática ……………………………………………….. 80

Cuadro No 12. Ejemplo de cronograma de actividades para el fortalecimiento

empresarial de Asonormando…………………………………………………… 83

INDICE DE FIGURAS Pág. Figura No.1. Diagrama causa – efecto, por que – por que o de

espina de pescado de Asonormando

(Diciembre 2 y 3 de 2005)………………………………………………. 62

Figura No.2. Diagrama como – como de Asonormando

(Diciembre 2 y 3 de 2005) ………………………………………………………… 63

Figura No.3.Organigrama actual. Asociación Colombiana de Criadores de

Ganado Normando…………………………………………………………….. 67

Figura No.4. Organigrama. Propuesto. Asociación Colombiana de Criadores de

Ganado Normando. ………………………………………………………………….. 69

Figura No. 5. Diagrama causa – efecto, por que – por que o de espina de

pescado de

Asonormando……………………………………………………………………. 81

Figura No. 6. Diagrama como – como de Asonormando (Julio de 2002)…….. 82

DIRECTIVAS

HERMANO FABIO GALLEGO ARIAS F.S.C RECTOR HERMANO CARLOS GABRIEL GOMEZ RESTREPO F.S .C VICERRECTOR ACADEMICO HERMANO EDGAR FIGUEROA ABRAJIM F.S.C VICERRECTOR DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO HUMANO DOCTOR GUILLERMO PANQUEVA MORALES SECRETARIO GENERAL DOCTOR MAURICIO FERNANDEZ FERNANDEZ VICERRECTOR ADMINISTRATIVO DOCTOR HECTOR HORACIO MURCIA CABR A DECANO DOCTOR AQUILEO PARRA A SECRETARIO ACADEMICO

APROBACIÓN

_______________________________________ DOCTOR HECTOR HORACIO MURCIA CABR A DECANO

_______________________________________ DOCTOR AQUILEO PARRA A SECRETARIO ACADEMICO

_______________________________________ DOCTOR HECTOR HORACIO MURCIA CABR A DIRECTOR TRABAJO DE GR ADO _________________________________________ DOCTORA CLAUDIA PATRICIA ALVAREZ OCHOA JURADO _________________________________________ DOCTORA LUCIA FUENTES DALLOS JURADO

TABLA DE CONTENIDO MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Pág.

1. Afiliaciones de socios 152

Procedimiento 154

2. Vis itas técnicas 155

Procedimiento 156

3. Afiliaciones de hembras y machos 157

Procedimiento 161

Procedimiento 162

4. Calificación de hembras 164

Procedimiento 168

5. Calificación de machos 169

Procedimiento 173

6. Procesam iento del informe ganadero 174

Procedimiento 176

7. Inscripción de municipios al programa de mejoram iento genético 177

Procedimiento 180

8. Días de campo y conferencias 181

Procedimiento 183

9. Proceso de importación de material seminal 185

Procedimiento 189

10. Pago de importación de semen 192

Procedimiento 195

11. Regis tro de embriones 196

Procedimiento 199

12. Remates de ganado puro 200

Procedimiento 203

13. Venta y distribución de semen 204

Procedimiento 207

14. Expos iciones regionales 208

Procedimiento 211

15. Expos iciones departamentales 212

Procedimiento 215

16. Expos iciones nacionales 216

Procedimiento 221

17. Cancelación proveedores nacionales suministros de implementos

de insem inación 223

Procedimiento 225

18. Cancelación cuentas por pagar 226

Procedimiento 228

19. Cancelación nómina 229

Procedimiento 231

20. Cancelación pres taciones sociales 232

Procedimiento 235

MANUAL DE FUNCIONES

Pág.

Área administrativa

• Asamblea general. 81

• Revisoría fiscal. 84

• Junta directiva: 87

• Presidencia y vicepres idencia 92

• Gerente general 97

• Comité regional 121

• Comité de reglamentación . 138

Departamento técnico:

• Director técnico 102

• As istente técnico 107

• Oficial de sis temas y regis tro 110

• Comité permanente de expos iciones y remates 116

Departamento financiero

• Contador 123

• Tesorera. 126

Departamento de promoción y divulgación

• Director de promoción y divulgación 134

Departamento administrativo

• Secretaria general 113

• As istente de gerencia 129

• Au xiliar de oficina 132

• Au xiliar de servicios generales 136

.

.

DEDICATORIA

Al mejor hombre de los hombres mi padre como homenaje pós tumo.

A mi madre quien siempre se ha preocupado por brindarme lo mejor quien

con mi graduación ve cumplido uno de sus sueños.

Se que desde el cielo m i padre me acompañara en es te momento y siempre

AGRADECIMIENTOS

Al TODOPODEROSO quien me concedió las facultades requeridas para

cumplir cada uno de los logros .

A m i familia por su permanente apoyo y con quienes se que cuento y siempre

contare

A los docentes que integran la facultad de Adm inis tración de empresas

Agropecuarias y especialmente al Dr. Héctor Horacio Murcia Cabra decano,

por su dirección y acompañamiento en la realización de este trabajo.

A Asonormando y principalmente al Dr. Jorge Forero Santos gerente por

brindarme la pos ibilidad de realizar es te trabajo

A m is amigos que me brindan su compañía y se han preocupado por mi en las

diferentes situaciones que he afrontado en mi vida

INTRODUCCION

Mediante el presente estudio se busca resaltar una actividad económica de

gran importancia en Colombia como es la ganadería, destacando el papel que

desempeñan las Asociaciones como entes reguladores de las actividades

encaminadas al desarrollo de los hatos del país de acuerdo con cada una de

las razas presentes en el mismo. Se establece principalmente la labor

adelantada por la Asociación Colombiana de Criadores de Ganado Normando

ASONORMANDO, frente a sus actuales asociados, en función de satisfacer las

necesidades de cada uno de ellos a partir de la mejora de los procesos y del

perfeccionamiento de la Asociación como ente dirigente.

ASONORMANDO pensando siempre en que los socios son la parte

fundamental de la entidad y buscando que la labor realizada esté orientada a

cumplir con el crecimiento en el número de asociados y de sus expectativas

frente a la Asociación ha realizado actividades encaminadas al desarrollo de

procesos de mejoramiento que contribuyan a corregir las debilidades y afianzar

las fortalezas de la organización en cada uno de los procesos tanto a nivel

interno como externo. Inicialmente se realizó un taller el día 7 de julio de 2002

el cual pretendió el fortalecimiento empresarial de ASONORMANDO a partir del

establecimiento de las diferentes necesidades que presentaba la organización

en ese momento y las posibles soluciones que se les podrían dar con base en

el trabajo en equipo y de la capacitación del recurso humano.

10

En segundo lugar y partiendo de un rediseño de la estructura organizacional,

se elaboraron los manuales administrativos que permiten una mejor

organización del trabajo ya que se establecen claramente las funciones y los

responsables de cada uno de los cargos que integran la Asociación logrando

un mejor desempeño y eficiencia en sus labores al existir una mayor

interrelación en cada una de las áreas que integran a ASONORMANDO.

La Asociación se ha interesado siempre en desarrollar acciones que conlleven

al mejoramiento continuo, a la búsqueda de la excelencia en cada uno de los

servicios que presta entendiendo que este proceso consiste en aceptar un

nuevo reto cada día, que debe ser progresivo y continuo, incorporando todas

las actividades que se realicen en la empresa a todos los niveles con el fin de

desarrollar cambios positivos que van a permitir cumplir las expectativas de los

clientes, por tal motivo se desarrolló la segunda Jornada de Planeación

Estratégica los días 2 y 3 de Diciembre de 2005 en la cual se plantearon

comparativamente los resultados del primer taller y los cambios realizados

hasta el momento.

Todas las acciones que involucren el crecimiento de la organización implican

cambios, reformas que la Asociación siempre está dispuesta a realizar

principalmente en lo referente al mejoramiento de la calidad del servicio a los

clientes, el aumento en los niveles de desempeño del recurso humano a través

de la capacitación continua, y la inversión en investigación y desarrollo que

permita a la empresa estar al día con las nuevas tecnologías.

11

1. UBICACIÓN DEL PROBLEMA A INVESTIGAR

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Colombia es un país que cuenta con riquezas naturales a lo largo de su

territorio, una diversidad geográfica, climática, hídrica y una amplia gama en

cuanto a las características de sus suelos; promoviendo el desarrollo de

actividades como la agricultura, la pesca y la ganadería. Se despierta el interés

de gran parte de la población por esta última actividad pues en muchos casos

les permite a los productores obtener ingresos y vivir por completo o

parcialmente del ganado, pero con un adecuado manejo.

Por tal motivo se originan las Asociaciones como organizaciones orientadoras

que permiten el desarrollo de las ganaderías a través de un mejoramiento en la

forma de administración de los hatos y la divulgación de nuevas prácticas

ganaderas.

Debido al gran interés que se está presentando en Colombia por el manejo de

las ganaderías de la raza Normando, sus cruces y su expansión por los

diferentes departamentos que integran el país, la Asociación Colombiana de

Criadores de ganado Normando ASONORMANDO se ha interesado en evaluar

cada una de las áreas que la conforman con el fin de determinar las actividades

que se realizan y las acciones a instaurar para el mejoramiento de cada una de

ellas.

12

La Asociación no cuenta con una documentación claramente definida sobre la

descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las

funciones y la responsabilidad de cada una de las personas que intervienen en

los procesos con el fin de generar un mayor compromiso por parte de las

mismas y el desarrollo de un mejor trabajo en conjunto.

El organigrama que actualmente describe la organización muestra mas una

proyección externa en referencia a los servicios y no la representación de la

conformación de la estructura organizacional es decir la relación entre los

departamentos y las líneas de autoridad que se manejan dentro de la

asociación

Anteriormente a este trabajo se desarrolló un taller en el mes de julio de 2002

sobre fortalecimiento empresarial en el cual se identificaron varios aspectos a

corregir dentro de los diferentes departamentos que se manejan en la

Asociación de los cuales se destacaron la falta de recursos económicos,

desactualización de equipos, y el diseño de nuevos mecanismos para lograr el

interés de mas ganaderos en asociarse.

13

1.2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

1.2.1 Objetivo General

Establecer mediante la realización de un diagnóstico de ASONORMANDO su

situación actual, identificando las falencias que posee y planteando una

propuesta de mejoramiento que conlleve a nuevas alternativas en la realización

de los procesos.

1.2.2 Objetivos Específicos

Determinar de acuerdo con el análisis realizado en Julio de 2002 que aspectos

se han corregido, convirtiéndose en fortalezas y cuales siguen siendo

debilidades que se deben corregir en el menor tiempo posible.

Establecer a partir de la realización de un nuevo taller en Diciembre 2005 la

priorización de las debilidades y la actualización de los procesos que

actualmente se desarrollan estableciendo principalmente el mejoramiento y

avance de la Asociación y las necesidades de los ganaderos.

Elaborar los manuales administrativos (funciones y procedimientos) para

presentarlos y contar con la aprobación de la Junta Directiva y

complementarlos con los aportes que surjan por parte de cada uno de los

miembros.

14

Programar la aplicación de técnicas de administración (evaluación del

desempeño, mejoramiento de la comunicación interna, etc.) que al ser

aplicadas permiten un mejor desarrollo del trabajo haciéndolo más eficiente y

con mayor responsabilidad.

1.3. DELIMITACIÓN DEL TEMA

Este trabajo se desarrolló en la Asociación Colombiana de Criadores de

Ganado Normando, ubicada en la Cra 14 # 86 A - 57 de la ciudad de Bogotá

D.C.

1.4 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

El estudio pretende identificar de acuerdo con cada uno de los procesos que se

desarrollan en la Asociación y de las áreas que los realizan la viabilidad de

brindar una mejor organización, buscando mecanismos de comunicación

interna que permitan que el trabajo realizado sea desempeñado bajo los

conceptos de eficacia y eficiencia cumpliendo con los requerimientos de los

socios que ven en la Asociación la guía para el desarrollo de su labor

económica, generando así el interés de un mayor número de ganaderos por

hacer parte de esta Asociación.

Este estudio se realiza a través de un análisis que busca la aplicación de un

proceso de mejoramiento continuo como un medio eficaz para desarrollar

15

cambios positivos que van a permitir ahorrar dinero tanto para la empresa

como para los clientes, ya que se evita cometer el menor número de errores

que afectan la imagen de la organización. Así mismo este proceso implica la

inversión en nuevos programas y equipos de alta tecnología más eficientes, el

mejoramiento de la calidad del servicio a los clientes, el aumento en los niveles

de desempeño del recurso humano a través de la capacitación continua, y la

inversión en investigación y desarrollo que permita a la empresa estar al día

con las nuevas tecnologías.

Al brindar un mejoramiento en los procesos se obtendrá beneficio en la imagen

de la entidad frente a sus socios y personas interesadas en asociarse; además

será un aporte sobre aspectos administrativos de Asonormando (servicios,

procesos, personas encargadas, objetivos) información que será útil para

futuras actividades, además de contar con documentos (manuales

administrativos) que permiten entender de una mejor manera los procesos que

se desarrollan en la Asociación, las personas encargadas de cada labor y

además sirven para mostrar una organización estructurada y en crecimiento.

A partir de este análisis se planteará la implementación de un sistema eficiente

que permita la mejor utilización de los recursos que dispone la Asociación, que

motive a buscar nuevas alternativas de crecimiento, convirtiéndose en un

elemento fundamental dentro de las Asociaciones ganaderas, que haga posible

identificar si se tienen presentes las inquietudes de sus asociados y si existe un

buen canal de comunicación se harán cambios en la forma de realizar los

16

procesos. La búsqueda de la eficacia invita a la cooperación conjunta de los

asociados de Asonormando, con vista a la realización de un proyecto común.

Este estudio determinará la realización de algunos cambios o el mejoramiento

de ciertos procesos que se llevan hasta el momento, en busca de lograr la

calidad en la prestación de los servicios y en la atención a los socios. Parte

importante de la implementación de la calidad en las empresas es el factor

humano, que debe estar preparado ante los cambios de las necesidades de los

mercados, de las tecnologías y dar en todo momento soporte a la misión de la

empresa.

Estos cambios que se deben realizar en el presente y los que se den a futuro

permitirán que los socios se sientan mas comprometidos con la labor de su

agremiación y su crecimiento, fortaleciendo así las condiciones económicas de

los ganaderos pues se podrán cumplir con mayor eficiencia los objetivos de

esta Asociación, haciendo de la ganadería una actividad cada vez mas

rentable. La no realización de este estudio le implica a la Asociación no

establecer cuales son las falencias que debe entrar a corregir para mejorar su

labor y conseguir que cada uno de sus Asociados se sienta respaldado por una

entidad que se preocupa por mejorar internamente para el beneficio de los

ganaderos, buscando excelentes alternativas de crecimiento.

17

2. MARCOS DE REFERENCIA

2.1 MARCO TEÓRICO

2.1.1 Origen de las sociedades agropecuarias

Al margen de las condiciones que permitieron la expansión de la ganadería

como actividad económica y el crecimiento de la producción en las diferentes

regiones del país, hacia finales del siglo XIX se inicia el proceso de

gremialización que habría de irse consolidando durante el siglo XX hasta la

creación de FEDEGAN en la década de los sesenta.

La primera iniciativa gremial en el sector agropecuario se dió con la creación de

la Sociedad de Agricultores de Colombia SAC, el 15 de diciembre de 1871,

esta tenía como objeto promover el adelanto en los objetivos propuestos,

defender al agricultor y sus intereses, e incluía dentro de su programa la

propagación de las mejores razas de animales domésticos conocidos en el país

y que habían sido importadas del extranjero para mejorar las nativas, como

también la promoción de las escuelas agrícolas, cajas de ahorros y bancos

agrarios. A partir de 1879 se crearon varias sociedades en diferentes

departamentos de Colombia pero finalmente no cumplieron sus objetivos.

18

2.1.2 Transformación del latifundio colonial a la desconcentración de la

tierra.

Una de las principales características de la ganadería colombiana del siglo XX

es el proceso de desconcentración de la propiedad de la tierra que venia como

herencia colonial permitiendo el desarrollo de la ganadería.

Al proceso de desconcentración contribuyó no solamente la desaparición de

figuras coloniales como el mayorazgo, sino el crecimiento de otros renglones

agrícolas que demandaron tierra para su explotación, el desarrollo industrial del

país que reorientó recursos hacia la manufactura y los servicios, los programas

de reforma agraria de los diferentes gobiernos.

La acumulación histórica de capital que permitió la ganadería, la convirtió

luego, precisamente a partir del proceso de desconcentración, en una de las

actividades que dieron paso posteriormente a la industrialización paulatina del

país.

2.1.3 Institucionalización gremial

Otra característica importante de la ganadería del siglo XX es su gremialización

y, a partir de ella, su cohesión como actividad económica y su desarrollo

tecnológico. “En un intento de ordenamiento histórico se pueden definir tres

corrientes de asociación gremial que son las siguientes:

19

Primera: a partir de las importaciones de animales de razas europeas desde

mediados del siglo XX dan origen a las Asociaciones de Raza

Segunda: se da como resultado de una política gubernamental de fomento a la

ganadería, que se traduce en la creación de fondos Ganaderos.

Tercera: y más importante en la medida en que representa la base de la

producción ganadera, es fruto del natural agrupamiento regional de productores

de diferentes razas y modos de producción proceso del cual se derivan los

diferentes Comités, Federaciones y Asociaciones regionales y locales de

ganaderos.”1.

Cada una de ellas, a su vez, en una segunda fase de aglutinamiento gremial,

genera, un nivel superior de institucionalización: la primera, la Unión Nacional

de Asociaciones Ganaderas, UNAGA; la segunda, la Federación Nacional de

Fondos Ganaderos, FEDEFONDOS; y la tercera, que deriva naturalmente en la

Federación Colombiana de Ganaderos FEDEGAN, pero que incorpora

necesariamente a las dos anteriores para constituirse en gremio cúpula de la

ganadería colombiana.

Se han dado paralelamente otro tipo de ordenamientos gremiales, no menos

importantes, algunos de productores, como la Asociación Nacional de

Productores Lácteos, ANALAC, fundada el 22 de agosto de 1956 ha sido un

gremio en defensa de los intereses de la producción nacional de leche.

1 Revista Carta Fedegan. Nº 83, Pág. 34. Noviembre – Diciembre de 2003

20

Existen otros agrupamientos, con un pie en la producción y otro en los

posteriores procesos de industrialización y comercialización, que agrupan a las

cooperativas lecheras y a los industriales de la carne.

2.1.4 Asociaciones de raza

Las Asociaciones de Raza se originaron a partir de las primeras importaciones

de animales de razas europeas hacia mediados del siglo XX y su trabajo se

mantiene en la actualidad como entidades que se preocupan por el progreso de

los hatos de cada uno de los ganaderos que manejan las diferentes razas

presentes en Colombia centrándose en la idea que el ganado desempeña una

importante función porque mejora su condición social y representa uno de los

activos principales con que cuentan, así como su primordial fuente de ingresos

independientemente del número de cabezas de ganado que maneje.

Debido a la importancia de la ganadería en el país y de la labor que

desempeñan las Asociaciones como entidades dirigentes que deben mantener

un orden en sus acciones y procesos, se debe mostrar una organización

interna acorde con las necesidades que se originan por parte de los ganaderos;

por esta razón es importante que las Asociaciones muestren un orden en cada

una de sus labores desempeñadas y los responsables de las mismas.

Según Max Weber, “la jerarquía, la autoridad y la burocracia (incluyendo reglas

claras, definiciones de tareas y disciplina) se encuentran en la base de todas

21

las organizaciones sociales”2. Por tal razón se puede decir que la conformación

de empresas agroindustriales, requiere de la formación de grupos de trabajo

con funciones definidas que permitan un desempeño eficiente de todas las

actividades; para esto es necesario que todas las áreas de trabajo estén

interrelacionadas formando un sistema, buscando la innovación y el cambio a

través del mejoramiento continuo.

Debido a que toda organización tiene un fin, una razón de existir, tiene una

finalidad última que consiste en alcanzar un objetivo común, y para ello es

fundamental que exista una coordinación entre todos los integrantes de la

misma organización, lo que debe pasar necesariamente por un diseño de la

estructura organizacional y una definición y asignación de tareas y

responsabilidades a sus colaboradores.

Por ello es de suma importancia y muy necesario conocer e identificar las

tareas y funciones inherentes a cada puesto de trabajo, es decir, el tipo y nivel

de exigencias que se requiere para que un individuo pueda desempeñar esas

tareas dentro de los objetivos trazados por la organización.

2 KOONTZ HAROLD, Administración Una Perspectiva Global. Mc Graw Hill, Décima Edición 1994

22

2.2 Manuales administrativos

En este estudio se elaboraron los manuales administrativos a partir de un

replanteamiento del diseño en la estructura organizacional, teniendo en cuenta

que la tarea de elaborar estos documentos se considera como una función de

mantener informado al personal en cuanto a los cambios originados desde la

dirección, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y

procedimientos en forma escrita y permanente.

Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las

organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y

operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación.

Si bien existen diferentes tipos de manuales, que satisfacen distintos tipos de

necesidades, pueden clasificarse como un cuerpo sistemático que contiene la

descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros

de una organización y los procedimientos a través de los cuales esas

actividades son cumplidas.

Los manuales deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico que

permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del empleado.

23

“Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos

reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo

cual de ninguna manera le restan importancia”.3

2.2.1 Ventajas de la disposición y Uso de Manuales

1. Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se

desarrollan en una organización, elementos éstos que por otro lado sería difícil

reunir.

2. La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a

improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante. Son regidas

por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.

3. Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas

situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas deben actuar

o a que nivel alcanza la decisión o ejecución.

4. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión

administrativa y evitan la formulación de la excusa del desconocimiento de las

normas vigentes.

3 Colin Foxwell. Manual para la industria del servicio. Norma NTC – ISO 9001- 2000.2001. p, 65

24

5. Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las

condiciones que configuran un sistema.

6. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso

del tiempo.

7. Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al

existir un instrumento que define con precisión cuáles son los actos delegados.

8. Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se

inicia en funciones a las cuales hasta ese momento no había accedido.

9. Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera

deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.

10. Ubican la participación de cada componente de la organización en el lugar

que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos

empresariales.

11. Constituyen un elemento que posibilita la evaluación objetiva de la

actuación de cada empleado a través del cotejo entre su asignación de

responsabilidades según el manual, y la forma en que las mismas se

desarrollan.

25

12. Permiten la determinación de los estándares más efectivos, ya que estos se

basan en procedimientos homogéneos y metódicos.

2.2.2 Limitaciones de los Manuales

1. Existe un costo en su redacción y confección que, indudablemente, debe

afrontarse.

2. Exigen una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su

contenido acarrea su total inutilidad.

3. No incorporan los elementos propios de la organización informal, la que

evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales.

4. Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a efectos de que

sean útiles y suficientemente flexibles.

5. Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de

un número reducido de personas y, por lo tanto, la comunicación es muy fluida

y el volumen de tareas reducido.

“Toda acción requiere de un control; por esta razón, una de las estrategias para

el desarrollo de un organismo social lo constituye la documentación de sus

26

sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de contar con un

programa de revisión constante sobre los sistemas, métodos y procedimientos

en la ejecución operativa, que permita descubrir, evaluar y corregir

desviaciones de los planes originales” 4

2.2.3 Clasificación de los Manuales Administrativos

Se presentan seis tipos de manuales de aplicación en las organizaciones

empresariales:

A.- Manual de Organización.

B.- Manual de Políticas.

C.- Manual de procedimientos y normas.

D.- Manual de funciones

E.- Manual del empleado.

F.- Manual de Propósito múltiple.

El manual de organización describe la organización formal, mencionado, para

cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y

responsabilidad.

El manual de políticas contiene los principios básicos que regirán el accionar de

los ejecutivos en la toma de decisiones

4 Franklin Fincowsky Enrique B. Manuales Administrativos: Guía de Elaboración. Ed. Mc Graw Hill.

27

El manual para especialistas contiene normas o indicaciones referidas

exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este

manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales

funciones

El manual de propósitos múltiples reemplaza total o parcialmente a los

mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la

empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y

mantenimiento.

El manual del empleado contiene aquella información que resulta de interés

para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas

relacionados con la misma, y que se les entrega en el momento de la

incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, derechos y

obligaciones, actividades que desarrolla, planes de incentivación y

programación de carrera de empleados.

Para este estudio se aplica el manual de procedimientos y normas y el manual

de funciones. El manual de procedimientos y normas describe en detalle las

operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden

secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la

organización compatibles con dichos procedimientos.

28

El manual de funciones describe cada uno de los puestos establecidos, sus

funciones, tareas, líneas de comunicación y relaciones de autoridad que

tengan.

2.2.4. Componentes de un Manual

Los elementos que más interesan dentro de los componentes de un manual

son aquellos que serán objeto de consulta y que se encuentran ubicados en lo

que se denomina “Cuerpo Principal”: funciones, normas, instrucciones,

procedimientos, lineamientos, etc. Dependiendo estos temas del tipo de

manual de que se trate.

En primer lugar comenzará el texto con una sección denominada “contenido”,

donde se enuncian las partes o secciones integrantes del manual.

Esta sección la sigue un “índice” en el cual, al igual que todos los textos, se

indica el número de página en que se localiza cada título y subtítulo. Es un

índice numérico, cuyo ordenamiento respeta la secuencia con que se

presentan los temas en el manual.

Pero también puede existir un índice temático, en el que los temas se

presentan ordenados alfabéticamente para facilitar su localización por este

medio. Por lo general, el índice temático se ubica como última sección del

manual.

29

La tercera sección será la “introducción” en la que se explica el propósito del

manual y se incluyen aquellos comentarios que sirvan para proponer al lector y

clarificar contenidos en los capítulos siguientes.

La cuarta sección contiene la “instrucciones para el uso del manual”. Esto es

la explicación un tema en el cuerpo principal a efectos de una consulta, o bien

en que forma actualizar los componentes del manual, al evidenciar la

necesidad de revisiones y reemplazos de normas y medidas que pierden

vigencia o surgimiento de nuevas necesidades a cubrir.

La quinta sección es el “cuerpo principal”; es la parte más importante y la

verdadera razón del manual.

2.3. Manuales de procedimientos

“Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una

unidad administrativa, o de dos ò más de ellas”5.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que

intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener

5 Franklin Fincowsky Enrique Benjamín México, FCA – UNAM "ManualesAdministrativos: guía para su elaboración. México, Mc Graw Hill 1997

30

información sobre la organización y ejemplos de formularios, autorizaciones o

documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro

dato que pueda auxiliar el correcto desarrollo de las actividades dentro de la

empresa.

En este manual se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la

información básica referente al funcionamiento de todas las unidades

administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación, control interno y

vigilancia, concientiza a los empleados y a los jefes en cuanto a la adecuada

realización del trabajo.

Un procedimiento administrativo implica la definición de:

1. Funciones y tareas para cada una de las áreas que estructuran una

organización, con especificaciones claras y precisas.

2. Formularios a utilizar.

3. Archivos a utilizar.

4. Un esquema de control operativo.

2.3.1. Objetivos del manual de procedimientos

•Conocer el funcionamiento interno en lo referente a descripción de tareas,

ubicación, requerimientos y puestos responsables de su ejecución.

31

•Guiar en la inducción al cargo en cuanto al adiestramiento y capacitación del

personal ya que describe en forma detallada las actividades de cada uno de los

cargos.

•Analizar y revisar los procedimientos de un sistema.

•Facilitar la consulta por parte de todo el personal.

• Establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

•Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su

alteración arbitraria.

•Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

•Facilitar las labores de auditoria, control interno y evaluación.

•Propender por la eficiencia de los empleados, indicando que deben hacer y

cómo deben realizarlo.

•Coordinar actividades y evitar duplicidades.

32

•Construir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de

los sistemas, procedimientos y métodos

2.3.1.1. Contenido y estructura de un manual de procedimientos

•Contenido

•Objetivos

•Alcance de los procedimientos

•Responsabilidad

•Documentos relacionados

•Actividades de control y seguimiento

• Responsables de elaboración, revisión y aprobación.

•Procedimiento

La sección “contenido” del manual incluye:

a) Enunciado de la codificación

b) Enunciado de la nominación de cada norma

c) Cantidad de páginas de cada norma de procedimiento o parte del manual.

d) Fecha de emisión del documento

En “objetivos” contiene la explicación de los propósitos de cada

procedimiento y, cuando fuese necesario, los motivos que le dieron origen.

33

En “alcance de los procedimientos” contiene la definición de los entes sobre

los cuales se aplican los procedimientos y las circunstancias en que se deben

realizar.

En “responsabilidad” se indica la unidad orgánica responsable del

cumplimiento de los procedimientos en cuestión.

En “documentos relacionados” se explica cada uno de los formularios, cartas

y demás documentos que se utilizan en cada uno de los procesos.

En “actividades de control y seguimiento” debe contener:

- Una descripción clara y concreta de cada paso a seguir ante cualquier evento.

- Momento y oportunidad en que debe ser ejecutado cada paso.

- Responsable de la ejecución de cada paso

- Información requerida para la ejecución de cada paso.

- Información que se debe generar como consecuencia del resultado de la

ejecución de cada uno de los pasos.

En “Responsables de elaboración, revisión y aprobación” se mencionan las

personas que realizaron cada uno de estos procedimientos.

En “Procedimiento” el contenido corresponde a cada uno de los procesos,

responsables y explicación de cada una de las labores desarrolladas por las

personas que de acuerdo al cargo desempeñan esta función.

34

Contar con manuales de procedimientos estandarizados y congruentes, no solo

representa una manera ordenada de recopilar el material de trabajo, sino que a

su vez la uniformidad de los procedimientos y los instructivos proporciona una

calidad propia que los hace prácticos, esto es, útiles a los usuarios lo que a su

vez redunda en la estandarización de las actividades y los procesos.

2.4 Manual de Funciones

Dentro de la estructura organizacional de cualquier empresa, una vez que se

ha diseñado la distribución del trabajo por áreas o puestos así como

establecidos sus niveles de autoridad, es necesario darle fundamentación a

dicho diseño; para ello resulta, indispensable plasmar en un documento, la

descripción de cada una de los cargos establecidos, sus funciones, tareas,

líneas de comunicación y relaciones de autoridad. A este documento se le

denomina manual de funciones.

Facilita la identificación de los puestos, sus límites soportan a la organización

en el orden que requiere para su buen funcionamiento y sobre todo, permite la

fluidez, del trabajo su complementación y eficacia.

“De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales de funciones

permiten cumplir con los siguientes objetivos”6

a) Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones,

relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.

6 Colin Foxwell. Manual para la industria del servicio. Norma NTC – ISO 9001- 2000.2001. p, 65

35

b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para

deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

c) Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y

propiciar la uniformidad en el trabajo.

d) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso,

facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

e) Proporcionar información básica para la planeación e implementación de

reformas administrativas

2.4.1 Contenido del Manual de Funciones

En la parte inicial refiere los códigos, versión y la fecha de emisión, seguida de

la descripción del cargo:

Cargo: título que la empresa da al puesto

Superior inmediato: Nombre del cargo

Cargos con los que se relaciona: de acuerdo al trabajo a realizar

Autonomía: indica el nivel de autorización que le compete de acuerdo al cargo

Responsabilidades: establece las acciones que debe cumplir dicho cargo

36

Funciones: señala las actividades concretas a realizar, correspondientes a

cada función

Relaciones internas: se refiere a la relación establecida con cargos de otras

áreas

Relaciones externas: indica la relación del cargo con entidades o personas

fuera de la empresa por razones de trabajo.

La segunda parte la integran los requisitos a cumplir por cada una de las

personas que aspiran a ocupar cada uno de los cargos en la organización.

Educación: conocimientos adquiridos formalmente

Formación: conocimientos específicos para ejecutar las funciones del cargo y

cumplir las responsabilidades asignadas.

Experiencia: número de años o veces en las cuales se a desempeñado el

cargo o actividades relacionadas con el cargo

2.5 MARCO HISTÓRICO

La raza Normando es originaria de la región de Normandia en Francia. La

primera importación que se conoce fue realizada por el señor Julio Barriga en

el año de 1877.

La Asociación Colombiana de Criadores de Ganado Normando fue fundada el

6 de Septiembre de 1944 cuando un grupo de ganaderos, liderados por don

37

Pedro Maria Ortega Salas, decidieron agruparse para iniciar la implementación

de esta raza en el país. Es así que en la sede de la Sociedad de Agricultores

de Colombia fueron presentados a consideración de la Asamblea de la

Sociedad los estatutos para su estudio y aprobación. Luego de algunas

reformas se aprobaron y a partir de este momento se originó la actual

Asociación Colombiana de Criadores de Ganado Normando, a la cual le fue

otorgada la personería jurídica el 30 de mayo de 1945, emanada del Ministerio

de Agricultura.

La Asociación actualmente cuenta con 130 socios y 1504 no socios dentro de

los cuales se encuentran activos, inactivos y honorarios. Ganaderos que cada

vez se interesan por expandir la raza a las diferentes regiones del país tanto en

su forma pura como en los cruces que se originan con otras razas, requieren

de una capacitación y apoyo en cada una de las labores que se desarrollan en

los hatos, para esto Asonormando les brinda orientación permanente.

2.6. Sistemas de control interno

El sistema de control interno es una herramienta orientada a buscar el

mejoramiento continuo del personal, verifica el cumplimiento de las metas de la

organización, mediante la utilización de los manuales administrativos, los

cuales deben contar con una metodología de fácil aplicación y actualización.

Este estudio no solamente beneficia a los ganaderos que actualmente se

encuentran asociados además contribuirá para que futuros socios vean el

38

interés de Asonormando en cuenta la participación de cada uno de los

ganaderos en las decisiones que se toman para el progreso de esta

Asociación e ir avante de otras asociaciones ganaderas en aspectos tan

importantes como la certificación de calidad de sus servicios.

Ante la falta de estudios referentes a la parte administrativa y de servicios este

compendio busca sentar bases que permitan mejorar las condiciones en lo

referente a la optimización de los recursos y el manejo del tiempo necesario

para la realización de cada proceso.

2.7. Perspectivas de la ganadería en Colombia

“En general, la ganadería tiene una función muy importante en los medios de

subsistencia de las economías campesinas. Estudios en Colombia muestran

que según el grado de especialización del sistema de producción, la actividad

pecuaria algunas veces genera entre el 80 por ciento y el 90 por ciento de los

ingresos familiares (sistemas especializados en tierras aptas para la actividad

pecuaria”.7

Los sistemas mixtos con énfasis en la ganadería (agricultura – ganadería)

podrían estar generando aproximadamente el 70 por ciento de los ingresos

netos. De la misma forma, si el sistema de producción es mixto y hace énfasis

en la agricultura, podría participar aproximadamente con un 30 por ciento o un

35 por ciento de los ingresos. Incluso en los sistemas mixtos donde

7 Pinzon M Emigdio. Historia de la Ganadería Bovina en Colombia.

39

decididamente prevalece la agricultura, el porcentaje de ingresos sigue siendo

relativamente importante

Otro factor que se debe tomar en cuenta en el momento de evaluar la

importancia económica es la capacidad real de ahorro que aporta la actividad

ganadera. En algunas caracterizaciones de economías campesinas se ha

observado en general que el ganado se considera el único factor de respaldo

con que cuentan los productores para incurrir en determinados gastos (deudas,

gastos importantes de la familia).

El producto pecuario es fácilmente comerciable, no requiere de un complejo

manejo zootécnico y tiene pocos riesgos, en comparación con los cultivos.

Además, cuando los productores requieren crédito (formal o informal), el

ganado es una garantía incondicional para recibirlo.

En un estudio (Perry et al., 1998)"8sobre la competitividad del sector lechero

colombiano se encontró que las economías campesinas aportan alrededor del

80 por ciento del total del queso fresco que se utiliza para mezclar con harinas

y obtener un producto de alto consumo en las grandes ciudades (de más de

dos millones de habitantes). Además, a lo largo de toda la cadena

agroalimentaria descrita se benefician también los intermediarios, los

transportistas, los mayoristas y los minoristas del queso.

8 Perry, S. (1998). Estudio Nacional de la competitividad de la cadena láctea en Colombia.Informe Comisión Nacional de la Competitividad de la Cadena Láctea. Bogotá, Colombia.

1998.

40

Específicamente la raza Normando se ha expandido a lo largo del país gracias

al trabajo realizado no solo por la Asociación contando también con las

administraciones gubernamentales de los diferentes municipios y

específicamente el trabajo realizado por las UMATAS centrándose en el

Programa de Mejoramiento Genético.

Con el análisis de las diferentes regiones del país y las características

favorables del ganado Normando como lo son su rusticidad, longevidad, fácil

adaptación, facilidad de parto y principalmente ser una raza de doble propósito

y el aprovechamiento de los cruces con las diferentes razas para mejorar las

características en las regiones del trópico se espera seguir en aumento la

implementación de esta raza en el país.

2.8. MARCO CONCEPTUAL

Asociaciones de raza

Organismos encargados de la institucionalización gremial de la actividad

ganadera.

Asonormando

Asociación Colombiana de Criadores de Ganado Normando

41

Diagnóstico

Reunión de datos obtenidos por el agente de cambio en su intento por

comprender el sistema de la organización, en especial las áreas problema,

seguidas de un análisis y la organización de los datos captados

Fedegan

Federación Colombiana de ganaderos

Manual

Libro que contiene las nociones principales de un tema especifico y sirve de

consulta.

Manuales administrativos

Conjunto de informes sobre las labores a desarrollar en cada uno de los cargos

que conforman la organización.

Manual de procedimientos

Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los

cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una

guía (como hacer las cosas) de trabajo para todo el personal y es muy valiosa

para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual

sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y

procedimientos administrativos preestablecidos para realizar su trabajo.

42

Manual de funciones

Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que

desarrolla cada empleado en sus actividades cotidianas, elaborado

técnicamente basado en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y

que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las

rutinas o labores cotidianas.

Incluye informes de labores que deben ser presentados como mínimo cada

año, dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen

las labores realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus

respectivas soluciones. Tanto los informes como los manuales deberán ser

evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un

adecuado desarrollo y calidad de la gestión.

Mejoramiento continúo

Mecanismo a través del cual las empresas logran ser más productivas y

competitivas en el mercado al cual pertenece la organización, por otra parte las

organizaciones deben analizar los procesos utilizados, de manera tal que si

existe algún inconveniente pueda mejorarse o corregirse; como resultado de la

aplicación de esta técnica se espera que las organizaciones crezcan dentro del

mercado, y lleguen a ser líderes

43

Organigrama

Gráfico de la organización formal que muestra los diferentes cargos de una

estructura administrativa, sus relaciones y algunas veces los niveles de

autoridad y las principales funciones

Planeación

Actividad que desarrolla sistemáticamente planes y programas, induce a su

aplicación y evalúa los resultados de acuerdo con los objetivos preestablecidos

Sistema de calidad total

Es una estructura funcional de trabajo acordada en toda compañía y en toda

planta, documentada con procedimientos efectivos, integrados técnica y

administrativamente para guiar las acciones coordinadas de la fuerza laboral,

las máquinas, información de la compañía y planta de la mejor y más práctica

forma para asegurar la satisfacción del cliente con calidad.

44

3. DISEÑO METODOLOGICO

3.1 DEFINICIÓN DEL TIPO DE ESTUDIO

El propósito es el de señalar el tipo de información que se necesita así como el

nivel de análisis que se debe realizar. Este estudio se ubica dentro del tipo

APLICADO y DESCRIPTIVO al referirse a:

Investigación aplicada: Este tipo de investigación también recibe el nombre

de práctica o empírica. Se caracteriza porque busca la aplicación o utilización

de conocimientos que se adquieren. La investigación aplicada se encuentra

estrechamente vinculada con la investigación básica, pues depende de los

resultados y avances de esta última. Si una investigación involucra problemas

tanto teóricos como prácticos, recibe el nombre de mixta. En realidad, un gran

número de investigaciones participa de la naturaleza de las investigaciones

básicas y de las aplicadas.

Investigación descriptiva: Mediante este tipo de investigación, que utiliza el

método de análisis, se logra caracterizar un objeto de estudio o una situación

concreta, señalar sus características y propiedades. Combinada con ciertos

criterios de clasificación sirve para ordenar, agrupar o sistematizar los objetos

involucrados en el trabajo indagatorio. Al igual que la investigación que se ha

descrito anteriormente, puede servir de base para investigaciones que

requieran un mayor nivel de profundidad.

45

4. DIAGNÓSTICO DE LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE CRIADORES DE

GANADO NORMANDO ASONORMANDO

4.1 Antecedentes

4.1.1 Primer Taller de Fortalecimiento Empresarial Julio 2002

Se desarrolló un taller de fortalecimiento empresarial el 7 de julio de 2002 con

base en la utilización de “metodologías diseñadas por Héctor Murcia”9 como

son las siguientes:

Asonormando como un SISTEMA (Modelo sistémico y holístico). Ver anexo A

cuadro N° 1 pag 78

Asonormando con base en instrumentos de planeación estratégica:

a. El análisis DOFA de la Asociación como sistema. Ver anexo A Cuadro Nº 2.

pág 79

b. El Diagnóstico Estratégico participativo de la Asociación. ELABORACION DE

DIAGNÓSTICO ESTRATEGICO INTEGRAL (SICREAEMPRESA) DE LA

ASOCIACION. Ver anexo A Cuadro Nº 3. Pág.80

9 Murcia Héctor. Fortalecimiento Empresarial con base en Técnicas Administrativas Modernas, MétodoCaribe. Curso Virtual Unisalle. 2004. 2005

46

c. Definición de alternativas ó acciones de solución para el mejoramiento de la

Asociación. Métodos para su priorización integral. Ver anexo A Cuadro Nº 4.

Pág. 80

d. Técnicas de calidad total y SICREAEMPRESA. Definición de áreas de

acción y de programación. Causa - efecto, diagrama de Pareto, como - cómo,

campos de fuerza, marco lógico. Figuras Nº 1-2. Págs. 81-82

“Como fruto de este taller se obtuvieron los siguientes resultados”10

Inicialmente se crearon la misión y la visión de la organización, pues no

contaba con ellas.

MISION

La Asociación Colombiana de Criadores de Ganado Normando (Asonormando)

es una entidad privada de carácter gremial, sin animo de lucro, orientada al

desarrollo, selección y promoción de la raza normando en Colombia y en el

exterior. Dirige sus actividades a socios y a todas las personas interesadas en

la raza.

10 Murcia Héctor. Informe de Resultados del taller julio 2002, Asonormando

47

VISION

Asonormando busca crecer en el número de afiliados y en la calidad de sus

servicios para llegar a ser a finales del año 2010, una entidad líder que ocupe

una posición destacada en el sector ganadero colombiano. Trabajando con

otras asociaciones y entidades gremiales, intervendrá efectivamente en la

generación y desarrollo de políticas para el mejoramiento del sector ganadero

colombiano.

Permitió comprobar la importancia práctica de un proceso participativo en

el que todos los asistentes intervienen en el análisis y señalamiento de

puntos de mejoramiento continuo para la organización a la cual pertenecen.

Los productos obtenidos en un tiempo relativamente corto confirman la

viabilidad práctica de la metodología que combina técnicas de sistemas,

planeación estratégica, calidad total y programación.

Se recomendó incluir en este tipo de eventos a todas las personas que se

relacionan con la empresa que se analiza, involucrando desde aquellos que

tienen menores niveles de responsabilidad relativa hasta quienes tienen a

su cargo la determinación inicial de políticas y planes de acción para la

misma. En una situación como estas se podrá avanzar aún más en la

puesta en marcha de las sugerencias de acciones que se indican dentro del

taller.

48

Se aconsejó dar completo seguimiento a las acciones que surgieron del

mismo, expresadas dentro de los diversos cuadros ó productos presentados

al final.

En la acción de seguimiento se consideró pertinente iniciar la solución sobre

la primera de las debilidades identificadas: FALTA DE RECURSOS

ECONOMICOS PARA LA ASOCIACION. En tal sentido se indicaron

algunas de las posibles actividades a realizar:

1. Capacitación práctica de todos los integrantes de la Asociación sobre

aspectos de gestión moderna de este tipo de formas asociativas, incluyendo

temas de planeación, organización, dirección, control, coordinación y

evaluación.

2. Asesoría en la definición de políticas y planes para esta organización y en la

integración de grupos de mejoramiento contínuo que ayuden al adecuado

diseño de estos planes y a ejecutarlos por medio de acción participativa.

B. A continuación ó en forma simultánea al mejoramiento administrativo es

urgente proceder a aplicar nuevas estrategias de comercialización para la

Asociación incluyendo todos los elementos que son pertinentes a este campo

tales como:

Mantenimiento y fortalecimiento de la calidad de productos ofrecidos,

caracterización de la demanda, conocimiento de la competencia, análisis

49

de precios, estudio de los sistemas de mercadeo, procedimientos de

promoción y difusión y en general la aplicación precisa de todo lo que

involucra una investigación y acción participativa del mercado en el que

se desenvuelve la Asociación

C. Otras tareas identificadas dentro del análisis DOFA y el diagnóstico

estratégico podrían ser llevadas a cabo dentro de los anteriores aspectos y a

medida que se vayan obteniendo logros concretos en los retos más

importantes que tiene la Asociación: Mejorar su sistema administrativo y ser

más agresiva en su vida comercial.

4.1.2. Segunda Jornada de Planeación Estratégica Diciembre de 2005

En Diciembre 2 y 3 se realizó la segunda jornada de planeación estratégica en

la cual se presentó un análisis comparativo de los resultados del taller del 2002

y las acciones realizadas hasta el 2005. Teniendo en cuenta la priorización de

debilidades se encuentra que algunas de estas no se han trabajado pero otras

han tenido un avance convirtiéndose en oportunidades.

La principal debilidad en el año 2002 la falta de recursos económicos fue

superada como se muestra en el cuadro No.2 en el cual se describe el

aumento en los recursos económicos que ha tenido la Asociación debido a

diferentes acciones como:

Ingreso de nuevos socios

50

Implementación de nuevos servicios y la ampliación de algunos ya

existentes.

Actualización de los equipos de oficina, lo que conllevó a un mejor

desempeño de las labores.

Inversión en nuevos programas de investigación y en la prestación de

nuevos servicios; aun cuando faltan se trabaja para que sean de mayor

interés para los socios y ganaderos en general.

Cuadro No.1 Variación en el número de socios de Asonormando entre

2002 y 2005

2002 2003 2004 2005

116 114 127 130

Fuente: Actas de Asamblea Asonormando

De acuerdo con en el cuadro No.1. Se observa un aumento en el número de

socios, lo cual demuestra el interés de los ganaderos por trabajar con la raza

Normando y se aprecia que aunque no se presenta un aumento significativo

tampoco existe una disminución que represente un problema para la

Asociación. Lo anterior refleja que se deben generar nuevos servicios que sean

llamativos para los ganaderos y se interesen por ingresar como socios.

51

Cuadro No. 2. Variación en los recursos económicos entre diciembre de

2002 y octubre de 2005

2002 Dic 2003 Dic 2004 Dic 2005 Oct

Patrimonio 393.562 400.556 449.909 557.232

Activo corriente 365.087 282.843 372.901 423.346

Ingresos 449.668 556.578 620.426 702.940

Egresos 433.237 530.662 560.413 588.539

Utilidades 10.1 31.5 59.0 118.0

Capital de trabajo 101.905 128 188 294.516

Razón corriente 1.39 1.82 2.03 3.29

Rentabilidad/

patrimonio

2.58 7.87 13.12 21.22

Independencia

financiera (%)

60 73 71 82

Fuente: Estados financieros Asonormando

NUEVOS SERVICIOS

o Realización de remates en las exposiciones nacionales

o Capacitación a productores: ESCUELA DE MAYORDOMIA

o Ampliación del Programa de Mejoramiento Genético en las gobernaciones

52

o Ampliación de la cobertura de la distribución del semen

o Ampliación del control lechero

o Fortalecimiento de la genética Francesa: IMPORTACIONES DE SEMEN

DE DIFERENTES RAZAS BOVINAS Y CAPRINAS

o Promoción y elaboración de proyectos agroindustriales: FUNDESAGRO

o Establecimiento de pagina WEB y comunicación por Internet para ventas

PROGRAMAS DE INVESTIGACION

o Evaluación de parámetros productivos y reproductivos en ganado

Normando

o Indexación

o Programa de acoplamientos por computador

o Comportamiento productivo de los toros franceses utilizados en Colombia

La segunda jornada se realizó con la aplicación de las “metodologías

diseñadas por Héctor Murcia”11 como son las siguientes:

Teniendo como variación una lista de chequeo para el mejoramiento

organizacional. Cuadro No 3. Págs.55, 56

Puntos básicos para el mejoramiento de Asonormando. Cuadro No 3 A. Pág.

57

5 Ibíd. Págs. 11-12

53

Asonormando con base en instrumentos de planeación estratégica:

a. El análisis DOFA de la Asociación como sistema. Cuadro No 4. Págs. 59,60

b. El Diagnóstico estratégico participativo de ASONORMANDO como sistema y

como empresa. Cuadro No 5. Pág. 57

c. Técnicas de calidad total y SICREAEMPRESA. Definición de áreas de acción

y de programación. Causa - efecto, diagrama de Pareto, como - cómo, campos

de fuerza, marco lógico. Figuras No 1-2. Págs. 58,59. Cuadros No 6 y 7. Págs.

60,61.

54

55

CUADRO No 3. LISTA DE CHEQUEO PARA MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL (IDENTIFICAR SITUACIONES ADMINISTRATIVAS) EN EL FUNCIONAMIENTO DE UNA EMPRESA

CLASIFICACION (con una x)

SITUACION ADMINISTRA TIVA A IDENTIFICA R Posit iva (Fortaleza)

Negativa (Debilidad)

PLA NEACION 1. Existencia de Plan Empresarial (Institucional) 2. Planes a largo plazo (de tres a diez años, por ejemplo) 3. Planes a mediano Plazo (uno a tres años) 4. Planes a corto plazo (menos de un año) 5. Proceso participativo de planeación (abajo hacia arriba, bottom up)

6. Planeación vertical ( de arriba hacia abajo, top dow n) 7. Asistencia técnica o asesoría para planeación 8. Capacitación para planeación. 9. Objetivos y metas definidas 10. Otros aspectos de planeación (aclarar):

ORGANIZACION 1. Existencia de organigramas (líneas de jerarquía) 2. Manuales de funciones 3. Distribución de actividades y tareas 4. Elaboración de cronogramas, calendarios de trabajo 5. Otros procedimientos de programación (reticular, por ejemplo PERT, CPM, etc.)

6. Reglamentos de trabajo 7. Unidad de mando 8. Grupos de mejoramiento continuo o c írculos de calidad 9. Capacitación o asistencia para organización 10. Otros aspectos de organización (aclarar)

DIRECCION 1. Dirección centralizada 2. Dirección participativa 3. Dirección enfocada hacia las personas 4. Dirección enfocada en cumplimiento de planes y programas 5. Capacitación o asistencia para dirección 6. Estilo de liderazgo 7. Conflictos de poder o de mando 8. Otros aspectos de dirección (aclarar)

COORDINACION 1. Definición de competencias o campos de acción de cada división o departamento

2. Integración de competencias o campos de acción 3. Trabajo en equipo

56

4. Mecanismos para coordinación y programación de actividades

5. Capacitación o asistencia para coordinación 6. Otros aspectos de coordinación (aclarar)

CONTROL 1. Existencia de registros físicos 2. Registros contables 3. Organización contable en general 4. Control presupuestal 5. Control de calidad (normas ISO) 6. Control sistematizado de la empresa (hardw are, software) 7. Capacitación o asistencia para control 8. Otros aspectos de control (aclarar)

EVALUACION 1. Evaluación ex ante (antes de empezar cualquier proyecto) 2. Evaluación en desarrollo (performance) 3. Evaluación al f inalizar (ex post) 4. Mecanismos de seguimiento 5. Ejecución de actividades de acuerdo a lo planeado 6. Realización constante de actividades “imprevistas” 7. Capacitación o asistencia para evaluación 8. Otros aspectos de evaluación (aclarar)

Diseñado por Héctor H. Murcia, Curso virtual FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL CON BASE EN TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS MODERNAS, Universidad De La Salle, Bogotá, 2004 y 2005.

57

CUADRO No.3A. PUNTOS BÁSICOS PARA MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL DE ASONORMANDO CON BASE EN LISTA DE CHEQUEO ADMINISTRATIVO. (Síntesis de opiniones presentadas por veinticuatro personas distribuidas en cinco grupos de trabajo. Diciembre 2 y 3 de 2005)

FORTALEZAS (100% DE OPINIÓN

FAVORABLE)

DEBILIDADES (PORCENTAJES DE

OPINIONES EN EL TALLER) Plan empresarial institucional Planes a largo plazo (20%) Planes a mediano plazo Planes a corto plazo (105) Capacitación en planeación Proceso participativo de planeación

(60%) Objetivos y metas Planeación arriba abajo (20%) Distribución de actividades Asistencia y asesoría en planeación

(20%) Unidad de mando Planes no están por escrito (20%) Dirección centralizada Ampliación objetivos (20%) Dirección enfocada en cumplimiento de planes

Mercadeo caprino (20%)

Estilo de liderazgo Modernizar organigrama (29%) No hay conflictos de poder o de mando Manuales de funciones (100%) Definición de campos de acción Cronogramas (70%) Trabajo en equipo Programación reticular pert cpm (80%) Registros contables Reglamentos de trabajo (100%) Organización contable Círculos de calidad. Grupos de calidad

en toda la empresa. (80%) Control presupuestal Capacitación en organización (60%) Control sistematizado Dirección participativa (20%) Mecanismos de seguimiento Dirección enfocada a personas (20%) Capacitación para dirección (80%) Integración de campos de acción (40%) Mecanismos coordinación (20%) Capacitación para coordinación (80%) Registros físicos (20%) Normas ISO (100%) Capacitación en control (60%) Correspondencia, socios Umata (20%) Evaluación ex ante (20%) Evaluación en desarrollo (20%) Evaluación ex post (10%) Ejecución de actividades no planeadas

(20%) actividades imprevistas (40%) Capacitación en evaluación (60%) Evaluación participativa (20%)

58

CUADRO No.4. SISTEMA EMPRESARIAL ASOCIACION COLOM BIANA DE CRIADORES DE GANADO NORMANDO, ASONORMANDO. Fecha: Diciembre de 2005 Facilitador: Héctor Horacio Murcia. Participantes: personal que integra Asonormando

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

Socios Directivos Profesionales y técnicos Personal Administr ati vo Secretaria Pasantes Productores d e GANADO NORMANDO Productores d e otras razas d e gan ado INSTALACIONES:

Oficinas amplias (SEDE). Sala de reuni ones Garaje Parqueaderos

EQUIPOS: Computadores , Equipos de oficina, Muebles y enseres, Medios audi ovisuales , Equipo para trabajo de campo, H erramientas , entre otros.

VEHICULOS: De propiedad p articular

Conoci miento y Experiencia. Avances Genéticos. Planeación, Organizaci ón, Dirección, Control y Evaluación de los procesos Presupuesto, Ingresos, Gastos. R ecursos propios.

SUBSISTEMAS PASOS RECURSOS HUMANOS

RECURSOS FISICOS

RECURSOS TECNOLOGICOS

RECURSOS ADMINISTRATIVOS

RECURSOS ECONOMICOS

CONSERVACION RAZA., MEJORAMIENTO GENETICO.

CONTROLES Y REGISTROS NORMANDO.

ASESORIA TECNICA Y PROFESIONAL.

FORTALECIMIENTO GREMIAL.

EMPLEO.

INTEGRACION.

CAPACITACION.

OTROS SERVICIOS.

IDEA, SOLICITUD APOYO

INFORMACION DETALLADA

DIAGNOSTICO

ANALISIS ALTERNATIVAS

PROGRAMACION

ATENCION Y SOLUCION DE LA SOLICITUD Y SITUACION

Leyes, Instituciones, Orden Público... ASPECTOS EXTERNOS (LIMITE)

59

CUADRO No. 5. MATRIZ D.O.F.A. DE ASONORMANDO (Diciembre 2 y 3 de 2005) Facilitador: Héctor Horacio Murcia. Participantes: personal que integra Asonormando y Junta Directiva

D.O.F.A. DE LA ASOCIACION

COLOMBIANA DE CRIADORES DE

GANADONORMANDO, ASONORMANDO.

FORTALEZAS - Situaciones administrativas positivas - Instalaciones funcionales - Talento humano (capacitado) - Crecimiento económico - Recursos fí sicos - Programas definidos. - Poder de convocatoria. - Organización y servicio - Cumplimiento objetivo social - Solidez económica - Liderazgo - Relaciones interpersonales - Venta semen otras razas - Transparencia - Trabajo en equipo - Constancia en ejecución - Actualización tecnológica - Apoyo logístico - Ayuda a pequeños productores - Nivel de mejoramiento genético - Desarrollo organizativo - Unión y liderazgo gremial - Dinamismo - Departamento técnico - Honestidad - Organización legal - Calidad de productos - Convicción por la raza - Selección de socios

DEBILIDADES

- falta de planteamiento y realización

de programas administrativos - pocos socios - falta de recursos económicos - carencia de planes de mercadeo

(convenios, oferta, demanda) - falta de mecanismos de

recuperación de la cartera morosa - ausencia de capacitación a socios

y empleados - falta de estímulos a empleados

- insuficiente promoción y divulgación de la asociación

- servicios e integración de socios - inadecuada ubicación de la sede - no realización y finalización de

investigaciones - inadecuado manejo del transporte

de nitrógeno. desigualdad de garantías a empleados

- limitada comunicación interna - inadecuada estructura para el

banco de semen

60

OPORTUNIDADES

- Posición e imagen a niv el nacional e

internacional. - Expansión de la raza NORMANDA. - Instituciones de apoy o, Marco Legal. - Calidad de productos y serv icios que ofrece. - Experiencias en desarrollo con UMATAS y

productores. - Potencial de más usuarios. - Imagen y credibilidad - Serv icios v eterinarios - Exportación animales, semen y embriones - Buen acceso al sistema bancario - Esquema de selección para comercialización de

productos. Mercado en trópico bajo. - Posibilidad de montar estación cuarentenaria - TLC, MERCOSUR - Trazabillidad e identif icación - Rev aluación

ESTR ATEGI AS F.O.

- Aprov echar las fortalezas y oportunidades de que dispone para seguir f ortaleciendo a ASONORMANDO.

- Mantener la imagen y posición alcanzada - Aprov echar experiencias positiv as con

UMATAS para ampliar acciones hacia otras. - Otras estrategias actualizadas a 2006

ESTR ATEGI AS D.O.

- Mejoramiento organizacional de la

ASOCIACION - Ofrecer nuevos servicios. - Elaborar proy ectos que permitan la generación

de más recursos propios. - Capacitación del personal en gestión

empresarial para ampliar servicios técnicos - Desarrollar programa de inv estigación - Conseguir nuevos socios y motiv ar más a los

actuales - Otras estrategias actualizadas a 2006

AMEN AZ AS

- Orden Público, Inseguridad. - Crisis económica colombiana. - Políticas Oficiales. Resoluciones Min. Agricult. - Costo comparativo de los insumos y del ganado. - Baja rentabilidad por bajos precios en los

productos - Inestabilidad climática - Mercado de la leche (precios bajos) - Subsidios en otros países - Def icientes controles sanitarios - TLC (si se negocia mal) - No se ha av anzado en proceso de registro de

“CARNE NORMANDA” - Situación UPRA f rancesa - Declaración de zonas libres

ESTR ATEGI AS F.A.

- Seguir coordinando acciones con otras

entidades gremiales (Asociaciones, UNAGA) para actuar en conjunto frente a las amenazas.

- Culminar con éxito los proy ectos en desarrollo.

- Continuar consolidando trabajo en equipo - Otras estrategias actualizadas a 2006

ESTR ATEGI AS D.A.

- ACCION INTEGRAL PARA MEJORAR. - Desarrollo de activ idades que sigan

aumentando la credibilidad en la entidad y sus acciones por parte de los socios y usuarios.

- Otras estrategias actualizadas a 2006

61

CUADRO No.6. PRIORIZACION DE DEBILIDADES DE ASONORMANDO, DE ACUERDO CON METODO DE VOTACION DEMOCRATICA Diciembre 2 y 3 de 2005. Facilitador: Héctor Horacio Murcia. Participantes: personal que integra Asonormando y Junta Directiva

DEBILIDADES VOTOS POR DEBILIDAD

PORCENTAJE PUESTO

1. FALTA DE PLANTEAMIENTO Y REALIZACIÓN DE PROGRAMAS ADMINISTRATIVOS

93 25,8 1

2. POCOS SOCIOS 59 16,3 2 3. FALTA DE RECURSOS ECONÓMICOS 43 11,9 3 4.CARENCIA DE PLANES DE MERCADEO (Convenios, oferta, demanda) 32 8,8 4 5. FALTA DE APLICACIÓN DE MECANISMOS EN LA RECUPERACIÓN DE LA CARTERA MOROSA

22 6,1 5

6. AUSENCIA DE CAPACITACIÓN A SOCIOS Y EMPLEADOS 20 5,5 6 7. FALTA DE ESTÍMULOS A EMPLEADOS 17 4,7 7 8. INSUFICIENTE PROMOCIÓN Y DIVULGACIÓN DE LA ASOCIACION 16 4,4 8 9.FALTA DE NUEVOS SERVICIOS E INTEGRACIÓN DE SOCIOS 15 4,1 9 10.INADECUADA UBICACIÓN DE LA SEDE 11 3,0 10 11. NO REALIZACIÓN Y FINALIZACIÓN DE INVESTIGACIONES 8 2,2 11 12. INADECUADO MANEJO DEL TRANSPORTE DE NITRÓGENO 6 1,6 12 13. DESIGUALDAD DE GARANTÍAS A EMPLEADOS 6 1,6 13 14. LIMITADA COMUNICACIÓN INTERNA 6 1,6 14 15. INADECUADA ESTRUCTURA PARA EL BANCO DE SEMEN 6 1,6 15 TOTALES 360 100%

62

FIGURA No. 1. DIAGRAMA CAUSA – EFECTO, POR QUE – POR QUE O DE ESPINA DE PESCADO DE ASONORMANDO (Diciembre 2 y 3 de 2005)

FALTA DE PROGRAMAS ADMITIVOS (26%) POCOS SOCIOS (16.3%) FALTA DE RECURSOS ECONOMICOS (11.9%) - Capacitación y Asesoría Tamaño f inca (tipo de tenencia) Conformismo - Planeación Falta asociación pequeños productores Falta de compromiso de socios - Organización Seguridad Capitalización de excedentes - Gestión de calidad Divulgación Asesorías - Participación (grupos mejoramiento) Centralización Políticas de mercadeo - Ev aluación Rentabilidad del negocio Creativ idad - Manuales Temor al cambio Ampliación de mercados - Organigrama, Cronogramas Interés del gremio No se cobran serv icios - Registros Físicos Incumplimiento de requisitos Temor al riesgo - Activ idades imprev istas OTRAS CAUSAS EN LISTA DE CHEQUEO ADMINISTRAT.

FALTA FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL DE ASONORMANDO - Div ulgación resultados Falta cobro Divulgación

- Mercadeo de asesorías Planeación Programas continuados - Política poco agresiva Comunicación frecuente Diversificación de temas - Bolsa de ganado Incumplimiento reglamentos Interés de los socios - Proy ecto completo CARNE NORMANDA Compromisos de socios con pagos Motiv ación - Políticas y canales mercadeo Mecanismos por implantar Preocupación mayor por PMG y no por socios - Mercadeo caprino Evaluación de medidas Nivel de capacitación - Base de datos Asignación de personal Conocimiento de manejo Junta Directiv a - Personal especializado Divulgación de deberes - Div ersificación prod y serv. - Presupuestos - Decisión y gestión CARENCIA DE PLANES DE FALTA DE APLICACION DE MECANISMOS AUSENCIA DE MERCADEO (8,8%) RECUPERACIÓN CARTER A (6,1%) CAPACITACIÓN Y COMPOMISO SOCIOS (5,5%)

63

FIGURA No. 2 DIAGRAMA COMO – COMO DE ASONORMANDO (Diciembre 2 y 3 de 2005)

FALTA DE IMPLANTACIÓN Y REALIZACIÓN DE PROGRAMAS ADMINISTRATIVOS

CA PACITACIÓN Y ASESORÍA EN MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL.

MEJORAMIENTO DE PROCESOS DE PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN EN LA ASOCIA CIÓN

ESTABLECIMIENTO Y DESARROLLO DE SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDA D (ISO). GRUPOS (Círculos) DE MEJORAMIENTO

- Diagnóstico de necesidades - Alternativ as de capacitación y asesoría - Selección de alternativ as - Propuesta, Costos - Aprobación - Ejecución de programa de capacitación

y asesoría

- Identif icación de puntos a mejorar - Planteamiento de estrategias - Selección de estrategia a desarrollar - Programa continuo de planeación y

organización. Costos - Aprobación - Ejecución

- Capacitación sobre gestión de calidad y círculos

- Identif icación de procesos a mejorar. - Estrategias para implementar sistema

y círculos - Programa a desarrollar - Aprobación, ejecución

64

CUADRO No 7. EJEMPLO DE CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA EL FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL DE

ASONORMANDO

(SUGERENCIA A DICIEMBRE DE 2005).

Fecha de iniciación: A definirse.

ACTIVIDAD / TIEMPO (mes) 1 2 3 4 RESPONSABLES RECURSOS REQUERIDOS 1.Capacitación sobre técnicas administrativas y de mejoramiento organizacional

Presidencia, Gerencia, Consultor (es) en administración y mejoramiento organizacional.

Recursos Humanos: Materiales: Recursos Económicos:

2. Diagnóstico detallado sobre puntos a fortalecer administrativamente

Presidencia, Gerencia, todo el personal. Consultor (es)

Recursos Humanos: Materiales: Recursos Económicos:

3. Planteamiento de estrategias a desarrollar en planeación, organización, dirección, coordinación, control, evaluación. Sistema de gestión de calidad y círculos..

Todo el personal. Consultor (es).

Recursos Humanos: Materiales: Recursos Económicos:

4. Selección de estrategias a desarrollar.

Presidencia, Gerencia, Personal. Consultor (es)

Recursos Humanos: Materiales: Recursos Económicos:

5. Programación operativa de estrategias a desarrollar.

Directivos. Todo el personal. Recursos Humanos: Materiales: Recursos Económicos:

6. Ejecución de plan de mejoramiento organizacional. PROCESO CONTINUO

Directivos, personal Recursos Humanos: Materiales: Recursos Económicos:

65

CUADRO No 8. MARCO LOGICO DE ASONORMANDO (Diciembre 2 y 3 de 2005)

ELEM ENTOS RESUMEN NARRATIVO INDICADORES MEDIOS DE VERIFICACION

SUPUESTOS

DIRECTRIZ U OBJETIVO GENERAL

Fortalecer empresarialmente a ASONORMANDO

Situación a Enero 1 de 2006, frente a otro momento tomado como referencia (nuev o taller) Programas de capacitación y asesoría Plan de Desarrollo y procedimientos administrativos

Planes, programas y proy ectos administrativos. Documentos de diagnósticos iniciales, actas, libros, documentos, Aplicación de metodología CARIBE. Sistema de gestión de calidad establecido. Círculos de calidad f uncionando.

Que se tomen las decisiones por los directivos de la Asociación. Que hay a compromiso y apoy o del personal de la Asociación. Que hay a buenos procesos de capacitación que originen adecuados diagnósticos y programaciones.

OBJETIVO ESPECIFICO Mejorar organizacionalmente la Asociación

Procesos de capacitación elaborados y desarrollados Diagnósticos hechos Programas planteados Programaciones def inidas Activ idades en ejecución

Conclusiones y resultados de procesos de capacitación. Comparación de resultados de CARIBE a 2005 y a otro momento posterior. Cuadros y esquemas de programaciones. Av ances de resultados.

Que se desarrollen adecuadamente las programaciones def inidas Que se ejecuten las programaciones Que hay a control, seguimiento y mejoramiento

PRODUCTOS ASONORMANDO f ortalecido organizacionalmente

Mostrar una Asociación estructurada en todos los puntos administrativos y mejor que la observ ada al 1 de enero de 2006.

Registró de situación de ASONORMANDO A Enero de 2006 y a otro momento posterior. Presentación de av ances (por el estilo de la hecha por el Gerente en Diciembre 2 de 2005)

Similares anotaciones al punto anterior

INSUMOS DE ACUERDO CON CRONOGRAMA:

Recursos humanos

Recursos físicos

Recursos económicos

Totales

Presupuestos programados frente a los ejecutados

Controles, registros, balances.

Similares supuestos.

4.1.3 Resultados Segunda Jornada de Planeación Estratégica

De acuerdo con los resultados obtenidos luego de la realización de la segunda

jornada de planeación estratégica Asonormando debe fortalecer el sistema

administrativo de manera inicial con la reestructuración organizacional a partir

de un rediseño del organigrama y el diseño y elaboración de los manuales

administrativos (Funciones y Procedimientos).

4.1.3.1 Reestructuración organizacional

La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de cargo

ha desarrollar por los miembros de una entidad mediante un trabajo en

conjunto que permita alcanzar las metas fijadas en la planificación.

La representación gráfica de la estructura organizativa es el organigrama, el

cual es considerado como un modelo abstracto y sistemático, que permite

obtener una idea uniforme acerca de una organización. Si no lo hace con toda

fidelidad, distorsiona la visión general y el análisis particular, y provoca

decisiones erróneas a aquel que lo utiliza como instrumento de precisión.

El Organigrama tiene como finalidad: desempeñar un papel informativo, al

permitir que los integrantes de la organización y las personas vinculadas a ella

conozcan, a nivel global, sus características generales. El organigrama actual

no incluye todos los departamentos que se manejan en la Asociación, luego de

realizar una evaluación a los estatutos de la organización se cree pertinente

66

implementar algunos cambios que servirán para brindar una mejor imagen a la

Asociación Normando.

Figura No.3. Organigrama Actual. Asociación Colombiana de Criadores de

Ganado Normando.

Debido al crecimiento de la asociación Normando y de los cambios que se

presentan en cada uno de los departamentos a medida que se va requiriendo

más personal se plantea un rediseño de la estructura organizacional, con el fin

67

dar una mejor definición de los departamentos existentes y a ser creados,

planteados en un esquema funcional y dinámico para responder a las

necesidades de sus clientes.

Por las razones anteriormente expuestas se plantea el siguiente organigrama

Ver Figura No.4. En el cual se muestra la departamentalización por funciones

que consiste en crear departamentos acordes con las funciones básicas de una

empresa.

Tomando como base el sector en el que está situada la Asociación se

determina cuantos departamentos hay que crear tomando en cuenta que una

estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea

perfectamente clara para quienes deben realizar determinada tarea y quienes

son responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las

dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades

y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y

promueve los objetivos de la empresa

En la Asociación también se utilizan los comités los cuales en el organigrama

propuesto se reubican aquellos que tienen una mayor incidencia sobre otros

cargos. Se debe tener presente el cambio en los estatutos para las

modificaciones de algunos de estos comités. Cabe destacar que se entiende

por comité el grupo de personas a las que se les asigna como grupo un

determinado asunto.

68

COMITÉ DE SISTEMAS

COMITÉ DE COMUNICACIÓNES

JUNTA DIRECTIVA

COMITÉ DE REGLAMENTACIÓN

ASESOR JURIDICO

PRESIDENCIA

COMITES REGIONALES

COMITÉ PERMANENTE DE EXPOSICIONES Y

REMATES COMITÉ TECNICO

INVESTIGACION

ASISTENTE DE GERENCIA

SECRETARIA GENERAL

AUXILIAR DE OFICINA

AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES

COMITÉ FINANCIERO

DEPARTAMENTO DE PROMOCION Y DIVULGACION

COMITÉ JUVENIL

SISTEMAS Y REGISTRO

DEPARTAMENTO COMERCIAL

ASAMBLEA GENERAL

REVISORIA FISCAL

GERENCIA GENERAL

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Figura No 4 Organigrama Propuesto.

DEPARTAMENTO TECNICO DEPARTAMENTO FINANCIERO

SECCIÓN TESORERIA

SECCIÓN CONTABLE

ASISTENCIA TECNICA

4.1.3.2. Diseño del manual de funciones.

Al inicio de este proceso se seleccionaron los cargos a analizar de acuerdo con

el departamento al que pertenecen, las funciones que cumplen y las asesorías

que prestan en el caso de los comités. En el organigrama se muestran los

cargos de la siguiente manera:

Parte administrativa

Asamblea general: como el órgano supremo de dirección de Asonormando.

Revisoría fiscal: como organismo de vigilancia, supervisión y control interno

de la Asociación.

Junta directiva: como organismo de apoyo a la Asamblea general.

Comité de reglamentación: el encargado de redactar los reglamentos.

Presidencia y vicepresidencia: siendo el primero el representante legal de

Asonormando.

Gerente general: siendo el coordinador de las decisiones a ejecutarse y del

trabajo del personal.

Comité regional: coordinador de las actividades en las diferentes regiones

donde se encuentran ubicados los socios o para el desarrollo de nuevas

actividades con las entidades agropecuarias respectivas

70

Departamento técnico:

Director técnico: es el encargado de la atención permanente a los socios y

de las visitas a las fincas además de coordinar la parte relacionada con la

investigación y el trabajo de los asistentes técnicos.

Asistentes técnicos: visitas a socios, realización de capacitaciones entre

otras labores.

Oficial de sistemas y registro: encargado del procesamiento de los informes

ganaderos y otros documentos relacionados con este.

Departamento financiero

Contador: llevar, supervisar y presentar la contabilidad de la asociación

tanto internamente como ante las entidades de control externas.

Tesorera: controlar los ingresos y egresos de la Asociación.

Departamento de promoción y divulgación

Director de promoción y divulgación: gestionar y comercializar cualquier

actividad relacionada con la promoción de la entidad

71

Departamento administrativo

Asistente de gerencia: servir de soporte a las actividades desarrolladas por

la gerencia.

Secretaria general: atender los requerimientos tanto internos como externos

que se relacionen con sus funciones

Auxiliar de oficina: manejo de pagos e información relacionada con sus

funciones

Auxiliar de servicios generales: atención a socios y visitantes y cuidado de

las instalaciones y los enceres.

Departamento comercial

La creación de este departamento se debe a la necesidad de iniciar el proceso

de comercialización de los productos que se obtienen directamente de las

fincas de los socios bajo una marca propia, brindando así un mejor manejo y

una mayor rentabilidad.

Comités

La razón por la cual algunos comités que aparecen en el organigrama no se

presentan en el manual de funciones aun cuando se rigen por los estatutos de

la Asociación son considerados no estatutarios.

72

El comité juvenil es considerado como un órgano de apoyo técnico y logístico

del Departamento Técnico de ASONORMANDO, cuyas funciones y labores

deben encaminarse a la promoción, fomento y fortalecimiento de la Raza

Normando en Colombia y el exterior.

4.1.3.3 Diseño del manual de procedimientos

El manual de procedimientos es el eje principal de la documentación del

sistema de calidad en términos de responsabilidades y acciones que deben

cumplirse. Hace referencia a la documentación que registra los procesos y

procedimientos que deben conocer los empleados, que son aprobados por la

Asamblea General y la Junta Directiva y que son de la mayor importancia en el

desarrollo del objeto social de la organización.

A continuación se enumeran los procesos que se desarrollan dentro del manual

de procedimientos tanto en la parte teórica como en el esquema:

1. Afiliaciones de socios

2. Visitas técnicas

3. Afiliaciones de hembras y machos

4. Calificación de hembras

5. Calificación de machos

6. Procesamiento del informe ganadero

7. Inscripción de municipios al programa de mejoramiento genético

8. Días de campo y conferencias

9. Proceso de importación de material seminal

73

10.Pago de importación de semen

11.Registro de embriones

12.Remates de ganado puro

13.Venta y distribución de semen

14. Exposiciones regionales

15. Exposiciones departamentales

16. Exposiciones nacionales

17.Cancelación proveedores nacionales suministros de implementos de

inseminación

18.Cancelación cuentas por pagar

19. Cancelación nómina

20.Cancelación prestaciones sociales

74

5. CONCLUSIONES

La Asociación Colombiana de Criadores de Ganado Normando cuenta,

luego de la realización de este trabajo de tesis con documentos

reglamentarios tales como manual de funciones y manual de

procedimientos los cuales mejoraran la imagen de la misma y el

desarrollo de las labores de cada uno de los empleados.

Este documento contiene además la misión y visión de la entidad,

información de vital importancia para quienes tengan en mente ser

socios.

Las decisiones tomadas en cada una de los talleres realizados por los

miembros de la Asociación sirvieron como base para el desarrollo del

presente trabajo, el cual direcciona la implementación de dichas

decisiones.

El procedimiento seguido para la realización de las jornadas

anteriormente mencionadas siguiendo la metodología CARIBE demostró

plena aplicabilidad y aceptación por los miembros de la Asociación.

75

6. RECOMENDACIONES

Realizar un seguimiento a cada una de las debilidades que se manifestaron

en la jornada de planeación estratégica con el fin de convertirlas en

oportunidades.

Elaborar los documentos que toda empresa debe tener tanto para el control

interno como para los demás procesos de importancia para la Asociación

como la aplicación a la Norma ISO 9000.

Programar jornadas de capacitación con mayor frecuencia para los

empleados.

Lograr una mayor participación de los socios en cada una de las actividades

programadas por la Asociación.

Revisión y reorganización de los diferentes documentos que se encuentran

en los archivos de la Asociación.

76

BIBLIOGRAFÍA

CASTRO JIMENEZ WILBURG. Introducción al estudio de la teoría administrativa. Ed Limusa. Mexico 1997

CHIAVENATO IDALBERTO. Administración de recursos humanos. Ed. Mc Graw

Hill.1996

HARRINGTON, H. James. (1997). Administración total del mejoramiento continuo. La

nueva generación. Editorial Mc, Graw Hill Interamericana, S.A., Colombia

IVANCEVICH, JOHN M. Gestión. Calidad y Competitividad. Mc.Graw-Hill. España

1997. 802 páginas.

KOONTZ HAROLD. Administración Una Perspectiva Global. Ed. Mc Graw Hill,

Décima edición

MENDEZ A. CARLOS EDUARDO. Metodología, segunda edición. Ed. Mc Graw

Hill.

PINZÓN M EMIGDIO. Historia de la Ganadería Bovina en Colombia. Segunda

edición.

REVISTA CARTA FEDEGAN NOVIEMBRE – Diciembre de 2003 N° 83. FEDEGAN

40 años

SABINO A CARLOS. El proceso de investigación. Ed El Cid Editor

77

78

ANEXO A. PRIMER TALLER DE FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL CUADRO No.9. SISTEMA EMPRESARIAL ASOCIACION COLOM BIANA DE CRIADORES DE GANADO NORMANDO, ASONORMANDO. Fecha Julio de 2002. Facilitador : Héctor Horacio Murcia. Participantes: personal que integra Asonormando

ENTRADAS PROCESO SALIDAS Socios Directivos Profesionales y técnicos Personal Administr ati vo Secretaria Pasantes Productores d e GANADO NORMANDO Productores d e otras razas d e gan ado INSTALACIONES:

Oficinas amplias (SEDE). Sala de reuni ones Garaje Parqueaderos

EQUIPOS: Computadores , Equipos de oficina, Muebles y enseres, Medios audi ovisuales , Equipo para trabajo de campo, H erramientas , entre otros.

VEHICULOS: De propiedad p articular

Conoci miento y Experiencia. Avances Genéticos. Planeación, Organizaci ón, Dirección, Control y Evaluación de los procesos Presupuesto, Ingresos, Gastos. R ecursos propios.

SUBSISTEMAS PASOS RECURSOS HUMANOS

RECURSOS FISICOS

RECURSOS TECNOLOGICOS

RECURSOS ADMINISTRATIVOS

RECURSOS ECONOMICOS

CONSERVACION RAZA., MEJORAMIENTO GENETICO.

CONTROLES Y REGISTROS NORMANDO.

ASESORIA TECNICA Y PROFESIONAL.

FORTALECIMIENTO GREMIAL.

EMPLEO.

INTEGRACION.

CAPACITACION.

OTROS SERVICIOS.

IDEA, SOLICITUD APOYO

INFORMACION DETALLADA

DIAGNOSTICO

ANALISIS ALTERNATIVAS

PROGRAMACION

ATENCION Y SOLUCION DE LA SOLICITUD Y SITUACION

Leyes, Instituciones, Orden Público... ASPECTOS EXTERNOS (LIMITE)

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CUADRO No.10. MATRIZ D.O.F.A. DE ASONORMANDO Fecha : Julio de 2002. Facilitador : Héctor Horacio Murcia. Participantes: personal que integra Asonormando

D.O.F.A. DE LA ASOCIACION COLOMBIANA DE CRIADORES DE GANADONORMANDO, ASONORMANDO.

FORTALEZAS

- Sede propia - Equipos básicos - Departamento Técnico. - Contabilidad. - Organización legal. - Recursos físicos. - Conocimientos, Tecnología. - Interés y colaboración en el desarrollo de

trabajos de grados y pasantías para mejorar el desempeño de la entidad.

DEBILIDADES

- Falta de Vehículo de la Asociación. - Recursos Económicos. - Desactualización de equipos of icina - Falta reforzar la parte administrativa. - Programas de Investigación - Faltan nuevos socios. - Falta de compromiso y participación socios

actuales. - Falta ofrecer más serv icios. - Temor al cambio.

OPORTUNIDADES

- Posición e imagen a niv el nacional e internacional.

- Expansión de la raza NORMANDA. - Instituciones de apoy o, Marco Legal. - Calidad de productos y serv icios que ofrece. - Experiencias en desarrollo con UMATAS y

productores. - Potencial de más usuarios.

ESTR ATEGI AS F.O.

- Aprov echar las fortalezas y oportunidades de que dispone para seguir fortaleciendo a ASONORMANDO.

- Mantener la imagen y posición alcanzada - Aprov echar experiencias positivas con

UMATAS para ampliar acciones hacia otras.

ESTR ATEGI AS D.O.

- Fortalecer administrativ amente la ASOCIACION - Ofrecer nuevos servicios. - Elaborar proy ectos que permitan la generación

de más recursos propios. - Capacitación del personal en gestión empresarial

para ampliar serv icios técnicos - Desarrollar programa de inv estigación - Conseguir nuev os socios y motiv ar más a los

actuales

AMEN AZ AS

- Orden Público, Inseguridad. - Dev aluación, crisis económica colombiana. - Políticas Oficiales. - Costo comparativo de los insumos y del ganado. - Inestabilidad climática - Mercado de la leche (precios bajos) - Subsidios en otros países - Def icientes controles sanitarios

ESTR ATEGI AS F.A.

- Seguir coordinando acciones con otras entidades gremiales (Asociaciones, UNAGA) para actuar en conjunto f rente a las amenazas.

- Culminar con éxito los proy ectos en desarrollo.

- Continuar consolidando trabajo en equipo

ESTR ATEGI AS D.A.

- accion integral para mejorar. - Desarrollo de activ idades que sigan aumentando

la credibilidad en la entidad y sus acciones por parte de los socios y usuarios.

80

CUADRO NO. 11. PRIORIZACION DE DEBILIDADES DE ASONORMANDO, DE ACUERDO CON METODO DE VOTACION DEMOCRATICA Fecha Julio de 2002. Facilitador : Héctor Horacio Murcia. Participantes: personal que integra Asonormando

DEBILIDADES VOTOS POR DEBILIDAD

PORCENTAJE PUESTO

1.FALTA DE RECURSOS ECONOMICOS 27 16.8 1 2. DESACTUALIZACION DE EQUIPOS DE OFICINA 27 16.8 1 3. CARENCIA DE NUEVOS SOCIOS 25 15.6 2 4. INEXISTENCIA DE NUEVOS SERVICIOS 20 12.5 3 5. ESCASEZ DE PROGRAMAS DE INVESTIGACION 18 11.2 4 6. FALTA DE FORTALECIMIENTO ADMINISTRATIVO 16 10 5 7. FALTA COMPROMISO Y PARTICIPACION DE ALGUNOS SOCIOS ACTUALES

15 9.3 6

8. TEMOR AL CAMBIO 11 6.8 7 9. INEXISTENCIA DE VEHICULO DE LA ASOCIACION 1 0.6 8 TOTALES 160 100%

81

FIGURA No. 5. DIAGRAMA CAUSA – EFECTO, POR QUE – POR QUE O DE ESPINA DE PESCADO DE ASONORMANDO

Fecha Julio de 2002. Facilitador : Héctor Horacio Murcia. Participantes: personal que integra Asonormando

FALTA DE RECURSOS ECONOMICOS (17%) DESACTUALIZACION EQUIPOS (17%) FALTAN NUEVOS SOCIOS (15.6%)

- Falta Plan Desarrollo. - Recursos Económicos. - Falta motivación, mercadeo. - Faltan otros servicios y mercadeo - Otras prioridades. – Pocos incentivos - Formulación y gestión proyectos - Tecnologías. desactualizadas - Difusión, nuevos servicios. - Carga burocrática - Seguridad

FALTA

REFORZAMIENTO

EMPRESARIAL DE

ASONORMANDO - Identif icación necesidades. - Recursos Económicos. - Falta Plan Desarrollo. - Impulso a creatividad. - No hay programa de investigac. - Normas y procedimientos.

- Delegación funciones CARENCIA DE NUEVOS FALTA DE PROGRA MAS SERVICIOS (12.5%) INV ESTIGA CION (11.2%) CARENCIA DE PROGRAMAS EN ADMINISTRACION (10)

82

FIGURA No. 6. DIAGRAMA COMO – COMO DE ASONORMANDO

GENERAR RECURSOS ECONOMICOS PARA FORTALECER ASONORMANDO

ACCIONES DE MOTIVACION HACIA LOS SOCIOS ACTUALES Y NUEVOS. AMPLIA LABOR DE MERCA DEO.

CREAR NUEVOS SERVICIOS QUE GENEREN MAS RECURSOS PROPIOS DE LA ASONORMANDO.

HACER PLAN DE DESARROLLO, PROGRAMAS Y PROYECTOS. GESTION DE LOS MISMOS

- Recuperación cartera morosa. - Incrementar compromiso y

participación de socios actuales. - Campañas para atraer nuevos

socios. - Divulgación - Otras acciones creativas

SUGERENCIA Y PRESENTACION DE NUEVOS SERVICIOS: - Asesoría empresarial - Capacitación, etc. OTROS ANALISIS ALTERNAT. SERVICIOS GESTION NUEVOS SERVICIOS

- Diagnóstico. - Alternativas y análisis - Generación de proyectos. - Gestión de proyectos

83

CUA DRO No 12. EJEMPLO DE C RONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA EL FORTAL ECIMIENTO EMPRESA RIAL DE ASONORMANDO

Fecha de iniciación: A definirse.

ACTIVIDAD / TIEMPO (mes) 1 2 3 4 RESPONSABLES RECURSOS REQUERIDOS 1. Recuperación de cartera morosa: Listado, comunicaciones, gestiones.

Gerencia, departamento de contabilidad, etc.

Recursos Humanos: Mater iales: Recursos Económicos:

2. Motivación a socios actuales.

Presidencia , Gerencia, todo el personal

Recursos Humanos: Mater iales: Recursos Económicos:

3. Generación y of recimiento de nuevos servicios.

Todo e l personal. Socios, productores no socios, UMATA, etc.

Recursos Humanos: Mater iales: Recursos Económicos:

4. Fortalecimiento administrativo. Plan de desarrollo, proyectos, etc.

Presidencia , Gerencia, Pasante en administración.

Recursos Humanos: Mater iales: Recursos Económicos:

5. Búsqueda de nuevos socios. Mercadeo.

Directivos. Todo el personal.

Recursos Humanos: Mater iales: Recursos Económicos:

6. Otras alternativas de fortalecimiento empresarial, de acuerdo con taller.

Directivos, personal, socios, productores.

Recursos Humanos: Mater iales: Recursos Económicos:

10

MANUAL DE FUNCIONES ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE

CRIADORES DE GANADO NORMANDO ASONORMANDO

11

MANUAL DE FUNCIONES

Pág.

Área administrativa

• Asamblea general. 81

• Revisoría fiscal. 84

• Junta directiva: 87

• Presidencia y vicepresidencia 92

• Gerente general 97

• Comité regional 121

• Comité de reglamentación . 138

Departamento técnico:

• Director técnico 102

• Asistente técnico 107

• Oficial de sistemas y registro 110

• Comité permanente de exposiciones y remates 116

Departamento financiero

• Contador 123

12

• Tesorera. 126

Departamento de promoción y divulgación

• Director de promoción y divulgación 134

Departamento administrativo

• Secretaria general 113

• Asistente de gerencia 129

• Auxiliar de oficina 132

• Auxiliar de servicios generales 136

.

13

MANUAL DE FUNCIONES

ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE CRIADORES DE

GANADO NORMANDO

ASONORMANDO

CODIGO: ACCGN 01 VERSIÓN: 01 EMISION: 10/2005

DESCRIPCION DEL CARGO

CARGO: ASAMBLEA GENERAL

CARGOS CON LOS QUE SE RELACIONA: por ser el órgano supremo de

dirección de la asociación tendrá relación directa con todas las áreas que la

integran.

AUTONOMIA

Total en todas sus actuaciones

RESPONSABILIDADES

Coordinar y vigilar las acciones realizadas por los entes que controla para que

su desempeño se centre en satisfacer las requerimientos de los ganaderos y

afianzar la buena imagen de la Asociación

FUNCIONES

• Establecer las políticas generales de Asonormando

• Aprobar los Estatutos y sus reformas.

• Elegir el Presidente y Vicepresidente.

14

• Elegir los Vocales principales y Vocales suplentes.

• Elegir Revisor principal y suplente además de fijarle su remuneración,

función que podrá delegar en la Junta Directiva.

• Examinar los informes presentados por los organismos de administración y

vigilancia.

• Aprobar e improbar los estados financieros

• Nombrar al inicio de la Asamblea, una comisión compuesta por tres socios

presentes para que redacten y aprueben el acta de la respectiva reunión

dentro de un término no mayor de treinta días calendario.

• Nombrar las comisiones de trabajo que considere necesarias para el

desarrollo del objeto social.

• Aprobar la celebración de todo acto o contrato que conforme a los

estatutos no este reservado a la junta directiva o a su representante legal.

• Estudiar y decidir sobre los candidatos socios o no socios que sean

postulados por la Junta Directiva para ser elegidos socios honorarios de la

Asociación o asesores honorarios de aquella.

• Decidir sobre las apelaciones presentadas en los casos de admisión o

exclusión de los socios y en los demás casos que estén contemplados en

los Estatutos.

• Ratificar la aceptación del ingreso de los socios, pudiendo delegar a la

junta directiva para que sea esta la que ejerza dicha función.

15

• Decretar la disolución anticipada de la Asociación y nombrar al liquidador.

• Definir e interpretar en ultima estancia todo asunto dudoso que no este

contemplado en los presentes estatutos.

• Adoptar las medidas que le sean exigidas en el cumplimiento de la ley, de

los Estatutos o de los reglamentos de la Asociación.

• Elegir los Presidentes honorarios quienes no podrán ser más de tres.

• Las demás que señale la ley o las que por su naturaleza le correspondan

como órgano supremo de la Asociación.

RELACIONES INTERNAS

Esta relacionada con todos los procesos que se realizan en la Asociación y en

contacto permanente con los socios.

RELACIONES EXTERNAS

Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural

REQUISITOS

• Podrán participar validamente, con voz y voto en la Asamblea General

Ordinaria, todos los Socios activos y honorarios que estén a Paz y Salvo,

por todo concepto, a 31 de marzo del año en curso, con la Tesorería de la

Asociación.

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MANUAL DE FUNCIONES

ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE CRIADORES DE

GANADO NORMANDO

ASONORMANDO

CODIGO: ACCGN 01 VERSIÓN: 01 EMISION: 10/2005

DESCRIPCION DEL CARGO

CARGO: REVISORIA FISCAL

SUPERIOR INMEDIATO: ASAMBLEA GENERAL

CARGOS CON LOS QUE SE RELACIONA: Asamblea General, presidente,

gerente general, contador.

AUTONOMÍA

Total en lo referente a la vigilancia, supervisón y control de la administración

de la asociación

RESPONSABILIDADES Ejercer la vigilancia, supervisión y control interno de la Asociación

FUNCIONES

• Presentar a la Junta Directiva, para su análisis, el balance general

consolidado del año inmediatamente anterior y sus estados financieros; los

estados de ingresos y egresos con sus anexos y pruebas contables, con no

menos de quince días a la fecha en que se debe hacer la citación a la

Asamblea General Ordinaria.

• Tener a disposición de los socios todos los documentos relacionado en el

17

anterior punto para ser revisados por ellos durante el periodo de treinta

días que media entre la citación y la reunión de la Asamblea General

Ordinaria.

• Asegurar que las operaciones de la asociación se ejecuten de conformidad

con las decisiones de la Asamblea General, La Junta Directiva y los

Estatutos.

• Verificar que los actos de la Dirección de Asonormando y de la

Administración se ajusten a las prescripciones legales, a los Estatutos y a

los demás reglamentos.

• Exigir que se lleve la contabilidad de conformidad con las normas legales

establecidas.

• Exigir que se lleven las actas y los registros de la Asociación de

conformidad con los estatutos.

• Autorizar con su firma los inventarios y balances, y analizar

detalladamente los movimientos que se realicen en la Asociación.

• Convocar a la Asamblea General extraordinaria en los casos previstos por

la ley o los estatutos, y vigilar el cumplimiento de las normas por

convocatoria y quórum de estas reuniones.

• Colaborar con las entidades encargadas del control y vigilancia de la

Asociación para lo cual rendirán los informes que le sean solicitados.

• Hacer arqueo de caja cuando lo estime necesario, o por lo menos una vez

cada trimestre.

18

• Las demás que le señale la Ley, los estatutos y la Asamblea General

RELACIONES INTERNAS División financiera: sección contable, sección tesorería, gerencia

RELACIONES EXTERNAS

Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural

PERFIL PROFESIONAL

EDUCACIÓN

Se requiere ser Contador Público titulado o juramentado

EXPERIENCIA Mínimo dos años en cargos similares

REQUISITOS

• Ser una persona jurídica legalmente constituida o persona Natural

• Matricula vigente, cuando sea exigida por ley y cuya inscripción no este

suspendida o cancelada, ni se encuentre colocado en situación de

incompatibilidad.

No podrán ser socios o parientes de los administradores, funcionarios

directivos, tesoreros, directores ejecutivos y contadores, dentro del cuarto

grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, ni pertenecer o

haber pertenecido a los consorcios de las personas mencionadas

anteriormente.

HABILIDADES

• Manejo de programas contables DHS

• Excelente conocimiento de la legislación tributaria

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ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE CRIADORES DE

GANADO NORMANDO

ASONORMANDO

CODIGO: ACCGN 01 VERSIÓN: 01 EMISION: 10/2005

DESCRIPCION DEL CARGO

CARGO: JUNTA DIRECTIVA

SUPERIOR INMEDIATO: ASAMBLEA GENERAL

CARGOS CON LOS QUE SE RELACIONA: ASAMBLEA GENERAL,

PRESIDENTE, GERENTE, COMITÉS, DIFERENTES DIVISIONES DE LA

ASOCIACIÓN.

AUTONOMIA

Sin límite en lo administrativo y financiero

RESPONSABILIDADES

• Ser el organismo ejecutor de las decisiones de la Asamblea General.

• Reunirse ordinariamente por lo menos cuatro veces al año, o en forma

extraordinaria cuando sea convocada por el presidente, revisor fiscal o

cinco de sus miembros.

• Fijar los emolumentos y gastos a los socios activos en el desempeño de

labores de juzgamiento y calificación.

20

FUNCIONES

• Ejecutar las decisiones de la Asamblea General

• Orientar y dirigir la Asociación; velar por el correcto cumplimiento de las

decisiones de la Asamblea General, de los presentes estatutos, de las

reglamentaciones y demás disposiciones de la Asociación.

• Expedir su propio reglamento interno, el calendario de reuniones, las

obligaciones y los derechos de sus miembros, las sanciones para estos y

velar por su cumplimiento.

• Convocar la Asamblea General, de conformidad con los presentes

Estatutos. Cuando la Junta directiva convoque a una Asamblea General

Extraordinaria, debe hacerlo si la propuesta es aprobada por la mayoría de

los miembros que la componen.

• Estudiar y presentar a la Asamblea General ordinaria el informe del Revisor

Fiscal, los balances generales, informe financieros de la Asociación a 31 de

diciembre del año inmediatamente anterior.

• Administrar y manejar correctamente el patrimonio y los haberes de

Asonormando, aprobar el presupuesto de ingresos y egresos de la

Asociación; autorizar la apertura o cierre de cuentas en entidades

bancarias o financieras; examinar su movimiento y saldos; aprobar o

improbar créditos y fenecer las cuentas de Tesorería.

• Aprobar o improbar los contratos y los proyectos de gastos, inversiones u

obligaciones cuya cuantía exceda la cantidad de quince salarios mínimos

21

mensuales y aquellos que le sean propuestos por el Presidente y que no

estén incluidos en el presupuesto anual de gastos e inversiones.

• Escoger el Gerente General, fijarle su remuneración, las atribuciones y

limitaciones propias de su cargo.

• La Junta Directiva determinará los gastos de representación al

Representante Legal.

• Escoger lo funcionarios, fijarles sus remuneraciones y sus funciones para

el cabal cumplimiento de los objetivos de la Asociación. La Junta Directiva

podrá delegar en el Presidente o en el Gerente General estos

nombramientos, pero en todas maneras fijará las remuneraciones.

• Nombrar los Comités Estatutarios: Técnico, de Reglamentación,

Comunicaciones, Exposiciones y los regionales, en la forma como está

dispuesto en los artículos pertinentes de los presentes estatutos.

• Nombrar las demás comisiones de trabajo o asesoría que sean necesarias

para el correcto desarrollo de los objetivos de la Asociación, y fijarles sus

reglamentaciones.

• Aprobar o improbar los nombres de calificadores, los jueces para las

Exposiciones y los comisarios, de las listas que le sean presentadas por el

Comité Técnico.

• Decidir sobre el ingreso de los aspirantes a socios, y sobre su ratificación si

la Asamblea General le delega esta función.

• Decidir sobre la exclusión de los socios y someter esta decisión a la

Asamblea General.

22

• Mantener contacto directo con los socios, los comités, las demás

comisiones y los funcionarios, para conocer las inquietudes o los

problemas que aquejen a la Asociación en general.

• Mantener y estimular las relaciones o intercambio con entidades de igual

naturaleza que persigan propósitos similares a Asonormando en Colombia

o en el exterior.

• Examinar los candidatos, socios o no socios, para ser postulados como

socios honorarios de la Asociación o asesores honorarios de la Junta

Directiva y presentar las postulaciones a la Asamblea General.

• Estudiar los casos de los socios cuando considere que están cumpliendo

sus deberes y obligaciones con Asonormando y con los demás socios, o

que estén violando los reglamentos o los estatutos; decidir de acuerdo a la

gravedad de la falta, llamar la atención, amonestar o suspender al socio

por las faltas consideradas.

• Decidir sobre el cambio de un Socio Activo a Inactivo y reglamentar cada

caso especifico.

• Decidir sobre la admisión de los herederos de un socio fallecido o de los

socios de una persona Jurídica disuelta y liquidada.

• Imponer las sanciones contempladas en los presentes estatutos y seguir

los procedimientos descritos en ellos.

• Presentar ante la Asamblea general proyectos o proposiciones cuando lo

considere necesario

23

• Las demás que le otorguen, por otros artículos, los presentes estatutos.

RELACIONES INTERNAS

Gerente general

Comités

Socios

REQUISITOS

• La Junta Directiva de Asonormando está compuesta por el Presidente, el

Vicepresidente, y cinco Vocales Principales, con sus suplentes, numéricos

estos, elegidos por la Asamblea General en votación secreta, por el

sistema uninominal, para un periodo de un año.

• Podrán ser elegidos a la Junta Directiva los socios que:

a) Sean socios Honorarios o Activos

b) Lleven por lo menos 1 año de pertenecer a la Asociación c) No estén cumpliendo sanciones

d) Estén al día en los reportes obligatorios

e) Estén a paz y salvo por todo concepto con la tesorería a 31 de

marzo del año en curso

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ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE CRIADORES DE

GANADO NORMANDO

ASONORMANDO

CODIGO: ACCGN 01 VERSIÓN: 01 EMISION: 10/2005

DESCRIPCION DEL CARGO

CARGO: PRESIDENCIA Y VICEPRESIDENCIA

SUPERIOR INMEDIATO: JUNTA DIRECTIVA

PERSONAL A CARGO: GERENTE Y DEMAS DIVISIONES

CARGOS CON LOS QUE SE RELACIONA: Asamblea General, Junta

Directiva, revisoría fiscal, asesor jurídico, gerente general.

AUTONOMÍA

• Celebración de contratos que no sobrepasen los 15 salarios mínimos

mensuales vigentes.

Toma de decisiones sobre aspectos administrativos y financieros.

RESPONSABILIDADES

• Representante legal de Asonormando.

25

FUNCIONES

Serán funciones del Presidente o vicepresidente , en su defecto:

• Presidir las Asambleas Generales y la Junta Directiva.

• Representar a la Asociación como persona jurídica y celebrar en su

nombre los contratos autorizados por la Junta directiva, o aquellos que no

excedan 15 salarios mínimos mensuales vigentes.

• Refrendar con su firma las actas de las reuniones de la Asamblea General

y la Junta Directiva que haya presidido.

• Autorizar con su firma las resoluciones de las Asambleas generales y de la

Junta Directiva, y hacerlas cumplir.

• Tomar decisiones o medidas obrando en nombre de la Asociación y buscar

los contactos necesarios en asuntos que sean claramente beneficios para

la Asociación. Del procedimiento y resultado informará detalladamente a la

Junta Directiva en la subsiguiente reunión.

• Presentar anualmente a la Asamblea General Ordinaria el informe de

labores del periodo correspondiente.

• Presentar anualmente a la Asamblea General Ordinaria el balance general

consolidado.

• Mantener permanentemente informada a la Junta Directiva, además del

funcionamiento de la Asociación, de los acuerdos y contratos realizados

por él a su nombre.

26

• Proponer los programas y los reglamentos que crea necesarios para el

mejor funcionamiento de Asonormando.

• Dirigir, controlar y supervisar el cumplimiento de las funciones que por

reglamento fija la Junta Directiva a los funcionarios.

• Proponer a la junta directiva el nombramiento de personas que crea

convenientes para desempeñar cargos directivos en la Asociación y

contratarlas cuando la Junta Directiva lo haya delegado para este efecto

• Revisar y vigilar la recaudación, la inversión y los gastos de los fondos de

Asonormando.

• Presentar a consideración de la Junta Directiva el presupuesto anual de

gastos e inversiones. Este presupuesto debe ser informado a todos los

miembros de la Junta con antelación de ocho días a la reunión en la cual

debe ser aprobado.

• Atender las inquietudes que puedan ser presentadas por los socios

• Nombrar comisiones, representantes o delegados para que atiendan otros

asuntos relacionados con su gestión, diferente a los contemplados en los

presentes estatutos, actos de los cuales dará información detallada en la

siguiente reunión de Junta Directiva.

• Las demás que le fijen los presentes estatutos, la Asamblea General, la

Junta Directiva y la ley.

27

RELACIONES INTERNAS

• Con cada una de las personas que integran la Asociación y los procesos

que se desarrollan en las diferentes áreas.

• Revisoría fiscal, Gerencia, Junta Directiva, Asesor Jurídico, Comités

estatutarios y no estatutarios

RELACIONES EXTERNAS

• Entidades gremiales del sector agropecuario del orden nacional e

internacional

• Entidades del sector financiero.

• Embajada de Francia y otras embajadas que representen países criadores

de ganado Normando

• Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y demás entidades oficiales.

REQUISITOS

• Ser socio Activo u honorario elegido por la Asamblea General Ordinaria,

por un periodo de un año, pudiendo ser reelegido por un máximo de 3

periodos sucesivos.

• Tener como mínimo un año de pertenecer a la Asociación.

• No estar cumpliendo sanciones

• Estar al día en los reportes obligatorios

• Estar a paz y salvo por todo concepto con la tesorería de la Asociación a

31 de marzo del año en curso.

28

HABILIDADES

• Excelente capacidad de comunicación.

• Conocimiento de la raza, del entorno económico y del posicionamiento de

la ganadería en el país.

• Capacidad de liderazgo

• Manejo de aspectos administrativos y financieros.

• Buenas relaciones interpersonales con los socios, funcionarios de la

asociación y personas vinculadas al sector agropecuario.

29

MANUAL DE FUNCIONES

ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE CRIADORES DE

GANADO NORMANDO

ASONORMANDO

CODIGO: ACCGN 01 VERSIÓN: 01 EMISION: 10/2005

DESCRIPCION DEL CARGO

CARGO: GERENTE GENERAL

SUPERIOR INMEDIATO: PRESIDENTE

PERSONAL A CARGO: TODAS LAS PERSONAS QUE INTEGRAN LA

NOMINA DE LA ASOCIACION.

CARGOS CON LOS QUE SE RELACIONA: Asamblea general, Junta

directiva, revisoría fiscal, asesor jurídico, presidente, diferentes divisiones que

conforman la asociación.

AUTONOMIA

De acuerdo a delegación de la presidencia

RESPONSABILIDADES

• Dirección administrativa y financiera de la Asociación.

30

FUNCIONES

• Dirigir y supervisar las labores realizadas por cada una de las personas

que integran la planta de personal de la Asociación.

• Cumplir las funciones de Secretario de la Junta Directiva

• Manejar los términos de negociación en el proceso de las importaciones.

• Establecer el precio de venta de semen y demás artículos de la Asociación.

• Actualizar y manejar los inventarios de semen y de nitrógeno que se

utilizan para la labor de venta.

• Obtener los recursos financieros necesarios para el funcionamiento de esta

entidad.

• Manejar las diferentes cuentas e inversiones pertenecientes a la

Asociación.

• Participar en los diferentes comités que integran y asesoran a

ASONORMANDO

• Desarrollar los programas aprobados por la Junta Directiva.

• Proponer a la Junta Directiva proyectos que redunden en beneficio de la

Asociación y de sus socios.

• Elaborar el presupuesto anual de ingresos y gastos de ASONORMANDO

• Autorizar las compras de los elementos necesarios para el desarrollo del

31

trabajo de cada una de las áreas que conforman la Asociación.

• Presentar el informe administrativo y financiero a la Asamblea General.

• Elaborar las actas de las Juntas Directivas y de la Asamblea General.

• Autorizar los gastos de funcionamiento.

• Representar a la Asociación en las diferentes actividades gremiales

nacionales e internacionales y ante organismo relacionados directamente

con la Asociación.

• Atender a las inquietudes presentados por los socios.

• Supervisar los diferentes programas desarrollados por la Asociación.

• Dirigir y supervisar la elaboración y publicación de la revista.

• Vigilar el recaudo de cartera.

• Promover todos los procesos y proyectos que beneficien la raza y la

Asociación.

RELACIONES INTERNAS

• Con todos los funcionarios que integran la Asociación.

32

RELACIONES EXTERNAS

• Ministerio de Agricultura

• Secretaria de agricultura departamentales y municipales

• Alcaldes municipales

• Entidades Francesas GNA, SERSIA- FRANCE

• Asociaciones gremiales

PERFIL PROFESIONAL

EDUCACIÓN

Profesional en las áreas de administración de empresas, ingeniería industrial,

economía, veterinario o zootecnista con estudios comprobados en las áreas

de administración y finanzas

EXPERIENCIA

Dos año de experiencia en la ejecución de tareas similares

HABILIDADES

• Habilidades de negociación.

• Experiencia en evaluación y monitoreo de proyectos.

• Buenas Relaciones interpersonales

• Excelente capacidad de comunicación

• Conocimientos de la raza

• Manejo adecuado de aspectos administrativos y financieros

• Capacidad de liderazgo

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ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE CRIADORES DE

GANADO NORMANDO

ASONORMANDO

CODIGO: ACCGN 01 VERSIÓN: 01 EMISION: 10/2005

DESCRIPCION DEL CARGO

CARGO: DIRECTOR TECNICO

SUPERIOR INMEDIATO: GERENTE GENERAL

PERSONAL A CARGO: ASISTENTES TECNICOS, AUXILIARES DE

SISTEMAS Y REGISTRO, SECRETARIA GENERAL.

CARGOS CON LOS QUE SE RELACIONA: gerente general, asistentes

técnicos, director de publicidad y comunicaciones

AUTONOMIA

Toma de decisiones sobre los aspectos técnicos de la raza

Las demás otorgadas por la Gerencia General

RESPONSABILIDADES

Dirigir y supervisar el trabajo desarrollado por los asistentes técnicos

34

FUNCIONES

• Organizar y dirigir las labores desarrolladas por el personal que integra la

División Técnica.

• Brindar asesoría técnica a los asociados y ganaderos Normandistas en lo

referente al manejo animal, nutrición, sanidad animal y mejoramiento de la

raza.

• Asesorar a los socios y ganaderos en general en los acoplamientos de sus

animales

• Revisar los registros de afiliación y certificados definitivos para su

aprobación.

• Controlar la información presentada en los reportes de novedades y control

lechero por parte de los socios y no socios.

• Desempeñar el cargo de Secretario del Comité Técnico y Comité

Permanente de Exposiciones y Remates.

• Manejar y supervisar el inventario físico de semen

• Capacitar y formar jueces.

• Asignar los jueces a las ferias de los municipios que hayan solicitado la

participación y aval de la Asociación.I

• Fomentar y divulgar la raza Normando en el país y en exterior.

35

• Desarrollar las funciones de Director Técnico de las exposiciones

nacionales o departamentales.

• Desempeñar la función de animador y traductor en las exposiciones que

sean juzgadas por jueces franceses.

• Atender a las delegaciones extranjeras cuando visiten el país.

• Representar a la asociación como delegado en las reuniones técnicas

organizadas por UNAGA.

• Coordinar y supervisar los proyectos de investigación realizados por las

universidades o estudiantes.

• Seleccionar los mejores toros probados para la aceptación del comité

técnico y su posterior importación.

• Realizar cobro de cartera a los asociados.

• Brindar capacitación a los funcionarios de las UMATAS, los técnicos y

usuarios de los municipios vinculados al PMG.

• Desempeñar las funciones de clasificador oficial de la raza Normando

RELACIONES INTERNAS

• Directamente con los comités de Exposiciones y Remates, Técnico y

Juvenil

• Con los procesos de investigación de los diversos parámetros de la raza

36

• Con los socios

• Gerencia General y personal a cargo

RELACIONES EXTERNAS

• Directamente con la Unión Nacional de ganaderos de Colombia y demás

Asociaciones de raza.

• UMATAS y Secretarias de Agricultura de los diferentes municipio

PERFIL PROFESIONAL

EDUCACIÓN

Se requiere ser Médico Veterinario y/o Zootecnista graduado o profesional

titulado en especialidades pecuarias y haber aprobado las pruebas o

concursos para su aceptación

EXPERIENCIA Mínimo un año en cargos similares

HABILIDADES

• Conocimiento de la raza y sus características.

• Excelente capacidad de retención de información

• Capacidad de comunicación

• Buenas relaciones interpersonales

• Conocimiento de sistemas y manejo de programas como INTERHERD e

INTERTRACE.

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GANADO NORMANDO

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CODIGO: ACCGN 01 VERSIÓN: 01 EMISION: 10/2005

DESCRIPCION DEL CARGO

CARGO: ASISTENTE TECNICO

SUPERIOR INMEDIATO: DIRECTOR TECNICO

CARGOS CON LOS QUE SE RELACIONA: DIRECTOR TÉCNICO, OFICIAL

DE SISTEMAS Y REGISTRO

AUTONOMÍA

La delegada por el director técnico

RESPONSABILIDADES

Cumplir con el trabajo encomendado por el Director Técnico

FUNCIONES

• Analizar las cifras de los diferentes parámetros zootécnicos de la raza

• Desempeñar las funciones como calificador de la raza

38

• Asesorar a los socios y ganaderos en general en los acoplamientos de sus

animales

• Organizar los índices de los toros franceses y determinar su ISCO.

• Entregar los datos de los toros y la tabla de acoplamientos para la

impresión del catalogo

• Responder a las solicitudes de información de los ganaderos en general.

• Brindar capacitación a los funcionarios de las UMATAS, los técnicos y

usuarios de los municipios vinculados al PMG.

• Imprimir los diferentes formatos utilizados en las exposiciones.

• Organizar el semen importado dentro de los termos de almacenamiento.

• Despachar y empacar el semen a los compradores

• Procesar la información reportada mensualmente por las UMATAS inscritas

en el programa de mejoramiento genético a través del programa

INTERHERD

• Actualizar y manejar el registro de embriones.

RELACIONES INTERNAS

• Socios

• Director Técnico

39

• Oficial de Sistemas y Registro

• Secretaria Recepcionista

RELACIONES EXTERNAS

• UMATAS

• UNAGA

PERFIL PROFESIONAL

EDUCACIÓN

Se requiere ser Médico Veterinario y/o Zootecnista

EXPERIENCIA

Seis meses de experiencia en cargos similares o haber realizado la pasantia

en la asociación

HABILIDADES

• Conocimiento de la raza y sus características.

• Excelente capacidad de retención de información

• Capacidad de comunicación

• Buenas relaciones interpersonales

• Conocimiento de sistemas y manejo de programas como INTERHERD e

INTERTRACE

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ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE CRIADORES DE

GANADO NORMANDO

ASONORMANDO

CODIGO: ACCGN 01 VERSIÓN: 01 EMISION: 10/2005

DESCRIPCION DEL CARGO

CARGO: OFICIAL DE SISTEMAS Y REGISTRO

SUPERIOR INMEDIATO: DIRECTOR TECNICO

CARGOS CON LOS QUE SE RELACIONA: director técnico, asistentes

técnicos, asistente de gerencia, secretaria recepcionista,

AUTONOMIA

La delegada por el director técnico

RESPONSABILIDADES

• Verificación de la información presentada en los reportes

• Entrega de los informes a tiempo

41

FUNCIONES

• Recibir y procesar la información contenida en el informe ganadero.

• Imprimir y organizar el informe que será enviado al socio.

• Controlar el libro de registros de hembras y machos inscritos en la

Asociación.

• Elaborar, por solicitud de socios o no socios, los traspasos o certificados

de origen.

• Procesar la información entregada por la dirección técnica en las visitas a

las fincas.

• Registrar el número de calificaciones, certificado de origen, traspasos y

certificaciones a medida que se van expidiendo.

• Elaborar el catálogo de exposiciones.

RELACIONES INTERNAS

• Socios

RELACIONES EXTERNAS

• Ganaderos y no socios

PERFIL PROFESIONAL

42

EDUCACIÓN

Bachiller

Técnico en sistemas o experiencia de dos años en cargos similares

EXPERIENCIA

dos años en cargos similares

HABILIDADES

• Buen digitador con capacidad de análisis de información

• Conocimiento y manejo de sistemas

• Conocimiento en programas ganaderos como INTERTRACE y otros.

• Capacidad de retención de información

• Buenas relaciones interpersonales

43

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ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE CRIADORES DE

GANADO NORMANDO

ASONORMANDO

CODIGO: ACCGN 01 VERSIÓN: 01 EMISION: 10/2005

DESCRIPCION DEL CARGO

CARGO: SECRETARIA RECEPCIONISTA

SUPERIOR INMEDIATO: GERENTE GENERAL

CARGOS CON LOS QUE SE RELACIONA: gerencia, asistentes técnicos,

auxiliar de oficina asistente de gerencia

AUTONOMIA

N A

RESPONSABILIDADES

Atender los requerimientos tanto internos como externos que se relacionen

con sus funciones

FUNCIONES

• Elaborar las diferentes comunicaciones de carácter interno y externo.

44

• Realizar la suscripción y el envió de la revista Normando Colombiano a las

personas inscritas y a los socios

• Llevar y mantener control estricto de la correspondencia, tanto la recibida

como enviada, distribuirla dentro de la entidad y archivarla.

• Atender a los socios y personas interesadas en la raza de forma personal o

telefónica.

• Manejar la biblioteca de la Asociación.

• Registrar en los libros de control los informes ganaderos, certificados de

origen, calificaciones, afiliaciones y traspasos.

• Elaborar las cuentas de cobro correspondiente a los juzgamientos.

• Organizar y mantener actualizado los Archivos de la oficina, y demás

documentos

• Las demás que se le asignen.

RELACIONES INTERNAS

• Socios

• Dirección técnica

• Gerencia

• Presidencia

RELACIONES EXTERNAS

45

• Personas interesadas en información de la raza

• Todas aquellas organizaciones con las cuales se debe mantener una

comunicación continua

PERFIL PROFESIONAL

EDUCACIÓN

Bachiller con estudios en secretariado

EXPERIENCIA

Un año en cargos similares

HABILIDADES

• Manejo de computadora, máquina de escribir, fotocopiadora, fax

• Excelente capacidad de comunicación

• Discreción con la información interna de la entidad

• Confidencialidad

• Cortesía

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MANUAL DE FUNCIONES

ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE CRIADORES DE

GANADO NORMANDO

ASONORMANDO

CODIGO: ACCGN 01 VERSIÓN: 01 EMISION: 10/2005

DESCRIPCION DEL CARGO

CARGO: COMITÉ PERMANENTE DE EXPOSICIONES Y REMATE

CARGOS CON LOS QUE SE RELACIONA: Director técnico

AUTONOMIA

Las asignadas por la Junta Directiva

RESPONSABILIDADES

Vigilar, organizar y definir todo lo relacionado con las Exposiciones y Remates

de ganado de Raza Normando en el país

FUNCIONES

• Proponer el calendario anual de exposiciones de Ganado Normando en el

país, que irá del 1° de febrero al último día del mes de enero del año

siguiente.

47

• Conocer de la clasificación, según el capitulo IV, de las exposiciones y sus

modificaciones

• Invitar a todos los ganaderos a participar en las exposiciones

• Nombrar representantes en los comités organizadores cuando éstas sean

Nacionales o Departamentales.

• Nombrar el Director Técnico para las exposiciones que organice

• Nombrar el comisario que represente a Asonormando en cada una de las

exposiciones en que participe.

• Estudiar y elabora los presupuestos de ingresos y gastos de las

exposiciones y eventos que organice y presentarlos para su aprobación a

la Junta directiva.

• Elaborar el reglamento de Remate

• Escoger y designar los jueces para las exposiciones, dentro de aquellos

nombres aprobados por la junta Directiva

• Organizar, por lo menos una vez al año, conferencias o cursos de

actualización para los jueces.

• Organizar eventos diferentes a las exposiciones, como exhibiciones,

presentaciones colectivas, etc, para los cuales definirá la reglamentación

correspondiente.

• Resolver cualquier problema o duda que se tenga en la interpretación de

este reglamento, o resolver cualquier asunto que no este contemplado en

este.

• Vigilar el estricto cumplimiento de este reglamento y conocer de sus

contravenciones

• Definir en primera instancia, los problemas que se presenten en la

organización y realización de las exposiciones

• Delegar en el Departamento Técnico de Asonormando la evaluación de

cada una de las exposiciones en las que se ha participado.

• Sancionar a los contraventores del presente reglamento.

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REQUISITOS

• Presidente o delegado

• Gerente general

• Director técnico

• Un delegado del Comité técnico

• Un delegado de la Junta Directiva

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DESCRIPCION DEL CARGO

CARGO: COMITÉ TECNICO

CARGOS CON LOS QUE SE RELACIONA: Director Técnico, Comité

Permanente de Exposiciones y Remates

AUTONOMIA

Las asignadas por la Junta Directiva

RESPONSABILIDADES Vigilar, conducir y definir todo lo relativo a los libros de Registro de

Asonormando

FUNCIONES

• Vigilar el buen funcionamiento de los libros de registro de Asonormando.

• Vigilar el cumplimiento, por parte de los socios de todas las disposiciones

para el registro de animales y embriones

50

• Proponer a la Junta Directiva el nombre de los candidatos a calificadores,

jueces de las exposiciones y demás técnicos necesarios para el mejor

funcionamiento de la Asociación

• Proponer a la Junta Directiva los honorarios o las tarifas para los

calificadores, jueces y demás técnicos

• Estudiar y resolver todos los casos particulares y litigios que se presenten

en las declaraciones, certificados, registros, calificaciones y demás que se

refieran a los animales y embriones de propiedad de los socios.

• Estudiar y resolver sobre las importaciones y exportaciones, en cuanto a

los registros genealógicos y de producción, calidad genética o fenotipos, de

animales, semen, embriones o productos que la asociación, los socios o

los particulares deseen saber.

• Estudiar y resolver sobre las solicitudes que en materia técnica, tengan que

ver con la raza Normando, especialmente las consultas o peticiones que le

haga el Ministerio de Agricultura, las entidades oficiales o particulares, los

socios y los ganaderos en general.

• Proponer a la Junta Directiva los cambios de los reglamentos de registros

necesarios para actualizar, modernizar o agilizar los mismos.

• Nombra representantes en los demás comités, cuando los estatutos o

reglamentos así lo determinen.

REQUISITOS

• Ser socios con profundos conocimientos de la Raza Normando y ser

elegidos por la Junta Directiva.

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DESCRIPCION DEL CARGO

CARGO: COMITÉS REGIONALES

SUPERIOR INMEDIATO: Gerente General

CARGOS CON LOS QUE SE RELACIONA: gerente general, director técnico

AUTONOMIA

Las asignadas por la Junta Directiva

RESPONSABILIDADES

Coordinar, desarrollar y mantener las relaciones de Asonormando, con los

socios de cada región para que se impulsen las actividades de aquella en

beneficio de los socios y de la Raza

FUNCIONES

• Coordinar todas las labores de la Asociación en la región, en especial las

52

visitas a las ganaderías, las reuniones de la Junta Directiva, las Reuniones

técnicas o días de campo, exposiciones, remates, etc.

• Comunicar a los socios los planes que la junta Directiva desee desarrollar

en su región.

• Estimular y promover la comunicación entre los socios de la región y servir

de conducto para llevar las inquietudes de ellos a las reuniones de la Junta

Directiva.

• Propiciar ambientes de cordialidad y cooperación entre los socios de su

región y con los demás socios.

• Vigilar el cumplimiento de los estatutos, Reglamentos y demás

obligaciones por parte de los socios de la región.

• Comunicar a la Junta Directiva las irregularidades o faltas que cometan los

socios de la región, que perjudiquen el buen nombre de Asonormando o de

sus socios.

• Las que le fijen la Junta Directiva, la Asamblea General, el presidente, para

el cabal cumplimiento de los objetivos de la Asociación.

RELACIONES EXTERNAS

Con cada uno de los socios de las diferentes regiones

REQUISITOS

• Ser socios con profundos conocimientos de la Raza Normando y ser

elegidos por la Junta Directiva

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DESCRIPCION DEL CARGO

CARGO: CONTADOR

SUPERIOR INMEDIATO: GERENTE GENERAL

CARGOS CON LOS QUE SE RELACIONA: ASAMBLEA GENERAL

REVISORIA FISCAL, JUNTA DIRECTIVA, COMITÉ FINANCIERO, GERENTE

GENERAL, TESORERIA, SECRETARIA DE GERENCIA

AUTONOMIA

La asignada por la Gerencia General

RESPONSABILIDADES

Llevar la contabilidad de la Asociación

Presentar periódicamente los estados financieros y declaración de renta

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FUNCIONES

• Organizar y archivar todos aquellos documentos que generen operaciones

económicas de la asociación a terceros e internamente.

• Digitar y codificar toda la información financiera de ASONORMANDO.

• Elaborar y aprobar las conciliaciones bancarias.

• Analizar y ajustar las cuentas de clientes y proveedores.

• Consolidar la cuenta de impuestos retenidos a la Asociación.

• Controlar, codificar y digitar la cuenta de inventarios.

• Contabilizar y controlar la cuenta de propiedad planta y equipos y

depreciación de los bienes de propiedad de la Asociación.

• Proponer y aplicar las diferentes provisiones a las que haya lugar en los

diferentes rublos de la Asociación.

• Contabilizar y controlar los pasivos financieros adquiridos por la Asociación

y aplicar correctamente los intereses que se generen.

• Contabilizar y consolidar toda la información que posea la Asociación con

proveedores nacionales y extranjeros, al igual reconocer los ingresos u/o

gastos que se generen por la diferencia en cambio.

• Elaborar las declaraciones de retención en la fuente IVA, ICA que se

genere mensual o bimensualmente y anual como ingresos y patrimonio.

55

• Elaborar y contabilizar la nomina de los empleados, al igual reconocer los

pasivos como consecuencia de la labor ejecutada.

• Elaboración de los estados financieros intermedios y finales.

• Asesorar a la gerencia en las juntas directivas y en la asamblea general

• Servir de soporte para cualquier inquietud de carácter contable, fiscal y

comercial que la Asociación solicite.

• Elaborar flujos de caja y presupuestos y presentar mensualmente el

balance general y el estado de ingresos y egresos

PERFIL DEL CARGO

EDUCACIÓN Contador Público titulado o juramentado

EXPERIENCIA

Mínimo dos años en cargos similares

HABILIDADES

• Manejo de sistemas y de programas contables DHS

• Excelente conocimiento de la legislación tributaria y laboral

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DESCRIPCIÓN DEL CARGO

CARGO: TESORERA

SUPERIOR INMEDIATO: GERENTE GENERAL

CARGOS CON LOS QUE SE RELACIONA: gerente general, contador,

revisor fiscal

AUTONOMIA

La asignada por el Gerente General

RESPONSABILIDADES

Control de los ingresos y egresos de la Asociación

FUNCIONES

• Manejar las cuentas de la Asociación: corriente, ahorros, fiducia

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• Girar cheques

• Realizar consignaciones

• Actualizar libros: socios – distribuidores- compradores varios

• Manejar la caja menor

• Entregar al contador las facturas, consignaciones.

• Manejar los soportes de pagos efectuados por la Asociación mensualmente

y labores de tesorería.

• Elaborar cualquier documento de soporte por la realización de alguna

transacción comercial que implique cualquier movimiento de dinero en la

organización.

• Elaborar la nómina de la Asociación y los formularios de los impuestos

parafiscales.

PERFIL PROFESIONAL

EDUCACIÓN

Bachiller comercial

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EXPERIENCIA

Cinco años en cargos relacionados con contabilidad

HABILIDADES

• Conocimientos en contabilidad

• Discreción

• Manejo de aplicaciones contables

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DESCRIPCION DEL CARGO

CARGO: ASISTENTE DE GERENCIA

SUPERIOR INMEDIATO: GERENTE GENERAL

CARGOS CON LOS QUE SE RELACIONA: gerente general, contador,

secretaria recepcionista

AUTONOMIA

La asignada por la Gerencia General

RESPONSABILIDADES

Servir de soporte a las actividades desarrolladas por la gerencia

FUNCIONES

• Llevar control de la facturación realizada

60

• Tomar los pedidos de semen y realizar el envió de los mismos.

• Solicitar las cotizaciones para las compras de útiles y de productos de

venta

• Elaborar los diferentes documentos relacionados con importaciones, giros

al exterior.

• Registrar comprobantes de egreso, notas crédito y debito además de los

comprobantes de ingreso.

• Realizar las circulares de comunicación y la contestación a la

correspondencia de la Junta Directiva y la Gerencia

• Elaborar las actas de la Asamblea y la Junta Directiva

• Atender las solicitudes de pedidos e informaciones requeridas por las

UMATAS de los diferentes municipios.

• Las demás que se le asignen

RELACIONES INTERNAS

• Socios

• Junta Directiva

• UMATAS

RELACIONES EXTERNAS

• Entidades francesas

• Alcaldías

PERFIL PROFESIONAL

EDUCACIÓN

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Titulo en secretariado

EXPERIENCIA

Mínimo dos años en cargos similares

HABILIDADES

Manejo de computadoras, maquinas de escribir, fax

Conocimiento en sistemas

Excelente capacidad de comunicación

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DESCRIPCION DEL CARGO

CARGO: AUXILIAR DE OFICINA

SUPERIOR INMEDIATO: GERENTE GENERAL

CARGOS CON LOS QUE SE RELACIONA: gerente general, director técnico,

contador.

AUTONOMIA

N.A

RESPONSABILIDADES manejo de valores e información

FUNCIONES

• Manejar los diferentes archivos de la Asociación

• Elaborar el informe mensual de cartera

• Fotocopiar todos aquellos documentos que se requieran para las

diferentes actividades que realiza la Asociación.

• Colaborar en la logística de ciertas exposiciones.

63

• Realizar ciertas reparaciones locativas

• Efectuar la distribución de la correspondencia.

• Cumplir con el pago de las obligaciones financieras adquiridas por la

Asociación dentro de los cuales se encuentran pago de parafiscales,

retefuente, ICA e IVA.

• Realizar tramites ante entidades como el Catastro distrital, Cámara de

comercio, entre otras

PERFIL PROFESIONAL

EDUCACIÓN

• Contar como mínimo con titulo de bachiller

EXPERIENCIA

Un año de experiencia en la ejecución de tareas similares

HABILIDADES

• Conocimiento de la ciudad y de la ubicación de las entidades relacionadas

con la Asociación

• Puntualidad

• Conocimientos respecto al manejo de transacciones bancarias

• Manejo de archivos, trámites de importaciones y demás trámites con

entidades públicas y privadas.

• Poseer conocimientos en informática

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DESCRIPCION DEL CARGO

CARGO: DIRECTOR DE PUBLICACIONES Y COMUNICACIONES

SUPERIOR INMEDIATO: GERENTE GENERAL

CARGOS CON LOS QUE SE RELACIONA: gerente general, comité de

comunicaciones, director técnico.

AUTONOMIA

La otorgada por el Gerente General

RESPONSABILIDADES Gestionar y comercializar cualquier actividad de la Asociación Normando

FUNCIONES

• Comercializar y organizar los eventos

• Manejar la Revista

• Crear espacios para realizar Alianzas estratégicas con los clientes

• Buscar nuevos negocios

• Ser la imagen Corporativa de la Asociación

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• Analizar la Competencia

PERFIL PROFESIONAL

EDUCACIÓN

• Se requiere ser comunicador social con énfasis en el área organizacional,

administrador de empresas, mercadotecnista, publicista.

EXPERIENCIA

Un año de experiencia en la ejecución de tareas similares

HABILIDADES

• Manejo del talento Humano

• Excelente capacidad de comunicación

• Buenas relaciones interpersonales

• Capacidades de negociación

• Manejo de aspectos administrativos y financieros

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CODIGO: ACCGN 01 VERSIÓN: 01 EMISION: 10/2005

DESCRIPCION DEL CARGO

CARGO: AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES

SUPERIOR INMEDIATO: GERENTE GENERAL

CARGOS CON LOS QUE SE RELACIONA: con cada una de las personas

que laboran en la asociación

AUTONOMIA

N.A

RESPONSABILIDADES

Cuidado de las instalaciones de la Asociación

FUNCIONES

• Atender tanto a las personas que laboran en la Asociación como a las

diferentes personas que ingresen a la misma.

• Realizar el aseo de la sede de la Asociación.

• Manejar la cafetería de la entidad

• Estar al tanto del inventario de cafetería y de los materiales de aseo.

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PERFIL PROFESIONAL

EDUCACIÓN

• Título de Bachiller

EXPERIENCIA

Un año en cargos similares

HABILIDADES

• Capacidad de organización y distribución de muebles y enseres.

• Buena presentación personal.

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CODIGO: ACCGN 01 VERSIÓN: 01 EMISION: 10/2005

DESCRIPCION DEL CARGO

CARGO: COMITÉ DE REGLAMENTACIÓN

CARGOS CON LOS QUE SE RELACIONA: junta directiva

AUTONOMIA

La otorgada por la Junta Directiva

RESPONSABILIDADES

Redactar las reglamentaciones necesarias para el buen funcionamiento de la

Asociación

REQUISITOS

• Estará compuesto por tres socios que serán elegidos por un periodo de un

año y podrán ser reelegidos.

• Un delegado de la Junta Directiva

• Un delegado del Comité Técnico

• Un delegado del Comité de Exposiciones