Diagnostico y Flujo de Informacion

7/26/2019 Diagnostico y Flujo de Informacion

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Revista Internacional La Nueva Gestin Organizacional, ao 3, nm. 6, enero-junio, 2008 49

DIAGNSTICO Y PROYECCIN DEL FLUJO

DE INFORMACIN ESTADSTICA PARA EL PROCESO

DE LA GESTIN UNIVERSITARIA

EN CAMAGEY

Carlos Manuel Guerra Espinosa

Resumen

El trabajo que aqu se presenta es el resultado del anlisis del ujo de informacin es-

tadstica en la Universidad de Camagey, reejando su situacin actual y proyeccin

para el perfeccionamiento de la gestin universitaria en el cumplimiento de su misin

social aprovechando los recursos disponibles.

Para ello se utilizaron las tcnicas Estadsticas, Economtricas y de benchmarking

y se obtiene un proyecto para mejorar la recogida, organizacin y procesamiento de la

informacin y los servicios estadsticos y de anlisis de datos, con un esquema de ujo

informtico que su prctica garantice la rapidez y ecacia del uso de la informacin.

Por ltimo se proponen nuevos indicadores de ecacia para el control del proceso que

expresan la gestin universitaria y que constituyen la novedad del trabajo. Estas ideas

pueden ser generalizadas a cualquier centro universitario del pas.

Palabras clave:Educacin Superior, Nuevo Modelo de Gestin Econmico Financiero,

informacin, organizacin, datos, conocimiento, inteligencia, indicador.

Abstract

The work that is here presented is the result of the analysis of the ow of statistical infor-

mation in the University of Camagey, reecting their current situation and projection for

the improvement of the university administration in the execution of their social mission

taking advantage of the available resources.

For that were used Statistical techniques, Econometrics and benchmarking to get a

project that is meant to improve the collection, organization and processing of the infor-

* Carlos Manuel Guerra Espinosa. Universidad de Camagey Cuba.


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Revista Internacional La Nueva Gestin Organizacional, ao 3, nm. 6, enero-junio, 200850

mation, statistical services and analysis of data, with a computer scheme that guaran-

tees the speed and effectiveness of the use of the information. Finally, new indicators of

effectiveness for the control of the process are proposed; they represent the universitymanagement and are the novelty of this work. These ideas can be generalized to uni-

versity center of the country.

Keywords:University level Education, new model of nancial and economical manage-

ment, information, data organization, knowledge, intelligence, indicator.

IntroduccinComo parte del perfeccionamientode la Educacin Superior desde haceunos aos se adopt como programade trabajo la implementacin del Nue-vo Modelo de Gestin Econmico Fi-nanciero (NMGEF) a nivel del Ministerio yen cada una de sus Universidades.

En particular en la Universidad de

Camagey dicho trabajo se ha desa-rrollado como una parte sustancial delperfeccionamiento de la gestin eco-nmico nanciera haciendo nfasis enel mejoramiento continuo de la orga-nizacin y resultados del trabajo de ladireccin de Economa.

El trabajo tiene como:

Problema:

El anlisis y la utilizacin del ujo deinformacin estadstico no es ecientepara la toma de decisiones en el proce-so de gestin del centro Universitario.

Para la solucin de dicho problemase planteo la hiptesis siguiente:

Si se estructura correctamente el u-jo de informacin estadstico y se es-tablece un sistema de anlisis de losdatos sobre la base de indicadores fun-damentales que brinda el sistema, sepuede garantizar un trabajo ecienteen la toma de decisiones en las instan-cias correspondientes.

Y los siguientes Objetivos:

I- Realizar un diagnstico en el sub-sistema estadstico de: La base informativa (modelos

e indicadores). Los servicios estadsticos que

se brindan. El grado de informatizacin de

la informacin.

II- Proyectar :

El mejoramiento de la recogidade la informacin y los indica-dores de eciencia correspon-dientes.

Servicios estadsticos y deanlisis de datos.


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Diagnstico y proyeccin del flujo de informacin estadstica para el proceso de la gestin universitaria en

51

Su estructura se desarrolla con unaintroduccin donde se exponen las

ideas generales del mismo; en el desa-rrollo se maniestan las concepcionestericas, el diagnstico y las propues-tas fundamentales para la ejecucin delsistema y por ltimo se erigen las con-clusiones como resumen de los resulta-dos alcanzados, los cuales tienen comonovedad cientca la determinacin deindicadores e ndices generales para laecacia de la actividad del centro.

Desarrollo

El inicio de las ideas centrales delartculo tiene en cuenta las siguientesconsideraciones tericas:

Por denicin, la estadstica es larama de la ciencia que se ocupa de or-ganizar, captar-recolectar, almacenar

y analizardatos numricos que ayudana la solucin de problemas mediante eldiseo de experimentos y la toma dedecisiones por parte del usuario1.

A todo lo anterior se une, cada vezcon ms fuerza, la presentacin de lainformacin y se puede aseverar quesolamente con la integracin de todasestas funciones es posible llegar a laconformacin de un dato til, que ser

en denitiva el objetivo del subsistemaestadstico e informativo de la organi-zacin.

1Estructura de Datos y Diseo de Programas

Robert L kruse. Edit.Madrid .S.A. Espaa. 1999.

Tanto la organizacin del trabajo deforma general como las tcnicas del

tratamiento de la informacin han cam-biado; unido a ello los mtodos de di-reccin han pasado a una etapa demodernizacin, donde la direccin porobjetivos y la planeacin estratgicase imponen como sistema en toda laOrganizacin; todos estos factoresinuyen denitivamente en la realiza-cin de un cambio e imponen la nece-sidad de acometer de una manera

cientca esta tarea.La funcin de organizacin, referidaal modo en que se estructuran y lugardonde se obtienen los datos prima-rios, incluye en su anlisis el estable-cimiento de un sistema de registros ydocumentos primarios que garantice lavericacin y por ende la conabilidaddel dato registrado.

La captacin y recoleccinconsisten

en obtener la informacin (interna o ex-terna) y enviarla a travs de los mediosde comunicacin denidos, a los encar-gados de su reagrupacin para evitarinformaciones duplicadas e intiles.2

Sin lugar a dudas, ello presupone queno son necesariamente los dispositivosde estadsticas los nicos encarga-dos de ejecutar esta funcin; sin em-bargo, estn responsabilizados con la

denicin de las reas o personas pro-tagnicas, perodo de recoleccin ymomento de la captacin, de lo contra-rio resultara imposible cumplir con elprecepto.

2Idem


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Vinculado a esto se encuentra elcumplimiento de la disciplina informati-

va, la cual no solo constituye el cumpli-miento en tiempo con la entrega de unainformacin, sino tambin la calidad yconabilidad de los datos en cuestin.

El almacenamiento consiste en laresponsabilidad por determinar el m-todo adecuado, segn las caracters-ticas de la entidad, para conservar yfacilitar el acceso al dato y/o informa-cin recolectada.

El tratamiento o procesamiento dela informacin es la funcin clave en elsistema informativo y tiene como obje-tivo la transformacin de la informacinalmacenada en una informacin til.Es esta la informacin que se presentaen toda la Organizacin de una formams consolidada.

La funcin de distribucin y disemi-nacin, debe ser una de las ms forta-

lecidas en el nuevo modelo. El servicioestadstico debe cumplirse adecuada-mente, teniendo en cuenta que cons-tituye el mdulo de enlace del sistemaestadstico con el informativo.

Lapublicacin de la informacinesfuncin del dispositivo de estadsticasen cualquiera de los niveles en quese encuentre. La publicacin ocial detoda aquella informacin til para la

toma de decisiones permite cerrar elciclo de retroalimentacin entre la basey el nivel superior, es decir, debe existirun ciclo de demanda y oferta de infor-macin a travs del cual tanto el nivelsuperior como la entidad cuente con lainformacin ocialmente aprobada y

publicada que posibilite una utilizacinuniforme por todos.

Un paso a dar de inmediato lo cons-tituye el restablecimiento de un serviciode publicaciones peridicas, organizadoy que tenga en cuenta las caractersti-cas sealadas anteriormente. Corres-ponde a cada nivel establecer su propiosistema de publicaciones.

Soluciones e este tipo deben seradoptadas por cada entidad, tomandoen cuenta la existencia de redes inter-

nas y otros medios que facilitan el ser-vicio estadstico y la publicacin de lasinformaciones.

Uno de los aspectos ms importan-tes dentro del Nuevo Modelo de Ges-tin Econmico-Financiera (NMGEF) esla base informativa, la cual representael banco de informacin a partir del cualse realizan todos los anlisis de cadauna de las actividades o procesos.

El indicador til para la toma de lasdecisiones ms globales ser el resul-tado precisamente de la inclusin en elsistema informativo de todo aquel datoque sea capaz de medir el verdaderonivel de actividad de la funcin que logenera.

Igualmente la denicin para cadauna de estas actividades del sistemade registros y documentos primarios a

establecer con vistas a la recolecciny consolidacin de la informacin y ala conformacin de series histricaspara cada una de ellas, es un aspectoestrechamente vinculado a la informa-cin de la base informativa y no podrnquedar establecidos nuevos indicado-


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res que no lleven denido el o los re-

gistros que lo sustentan.

Otro aspecto importante conside-rado es la automatizacin del ujo in-formativo; no se puede acometer unatarea de esta envergadura si en ella noest presente la automatizacin.

Teniendo en cuenta esta forma detransmisin de la informacin se debedar un orden de prioridad a la automa-tizacin de las categoras dentro delrea econmica.

Primera prioridad: Educacin, presu-puesto.

Segunda prioridad: Inversiones, re-cursos humanos, portadores ener-gticos.

Tercera prioridad: Transporte, alimen-tacin.3

En el nuevo modelo de la estadsti-

ca y la informacin se establecen lossiguientes parmetros en la denicindel servicio estadstico:

La Ocializacin de los datos estarea primordial. La direccin decada entidad normar la maneraen que a travs de su dispositivo deestadsticas se convierte en ocialun datoy velar por hacer que se

cumpla esta funcin, ya que es allprecisamente donde se cumplenlas condiciones para garantizar la

3 Sistema y subsistemas del nuevo modelo de

gestin econmico-financiera del MES. Editorial

Flix Varela La Habana 2002.

calidad y el seguimiento de la infor-macin y es donde se aplican parte

de los principios relacionados conlos mecanismos de control de la in-formacin4

Vinculado a la base informativa y entotal correspondencia con ella, ha sidonecesario establecer un mtodo cons-tante de determinacin de indicadoresque permita medir los resultados de lasactividades sustantivas de la Educacin

Superior y su eciencia econmica.Este aspecto propicia interrelacionar lainformacin de cada una de las activi-dades denidas, manteniendo as unasistematizacin de esta.

Para la conformacin de indicadoresse ha considerado tener en cuenta lasiguiente metodologa:

El Programa Mundial de Indicado-

res de laUNESCO

, que plantea comoprimordial el esquema de actualiza-cin de sistemas de indicadores.Realizando las adecuaciones co-

rrespondientes a esta metodologase concluye que de acuerdo a lasfunciones ramales y especcasde una Organizacin, las directivasque se dicten, las regulaciones ex-terna y/o interna que se establez-

can y los objetivos estratgicos quese determinen se identique la pol-tica y prioridades de la organizacin

4 Sistema y subsistemas del nuevo modelo de




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en necesidades concretas de infor-macin, que a su vez se traduce en

indicadores que deben establecer-se de manera ocial por los dispo-sitivos. Estos indicadores requierendatos que sern recolectados y di-seminados y cuya interpretacin asu vez conlleva al perfeccionamien-to de la poltica existente o al esta-blecimiento de una nueva con suscorrespondientes prioridades.5

Dicha Metodologa para la construc-cin de un sistema de indicadores poractividad consiste en un conjunto deindicadores para dar respuesta gene-ral a los requerimientos fundamentalesde la Organizacin que sern denidosa nivel central, y a su vez, se abrirnpor cada una de las instituciones. Es-tos indicadores estarn tambin enfuncin de las necesidades de infor-

macin correspondiente a cada uno delos sistemas y subsistemas que con-forman el NMGEF(planicacin, contabi-lidad, comercializacin, control, etc.) yse desarrollan indicadores internos delcentro que responden a las exigenciasexternas e internas para la toma de de-cisiones.

Luego es necesario partir de un con-cepto de Informacinadecuado y para

ello se han revisado una gran variedadde ellos, como son los siguientes:

5Idem.

Coleccin de hechos signicativosy pertinentes, para el organismo u

organizacin que los percibe. Conjunto de datos signicativos y

pertinentes que describen suce-sos o entidades.

Es un mensaje con un contenidodeterminado emitido por una per-sona hacia otra y, como tal, repre-senta un papel primordial en elproceso de la comunicacin, a lavez que posee una evidente fun-

cin social. Conocimientos basados en los

datos a los cuales, mediante unprocesamiento, se les ha dadosignicado, propsito y utilidad.

Signicacin que adquieren losdatos como resultado de un pro-ceso consciente e intencional deadecuacin de tres elementos:los datos del entorno, los prop-

sitos y el contexto de aplicacin,as como la estructura de conoci-miento del sujeto.

Conjunto organizado de datos,que constituyen un mensaje so-bre un determinado ente o fen-meno.

Es la suma de conceptos y de re-glas de actuacin que fueron ex-tradas de una comunicacin.

Agrupacin de datos con el obje-tivo de que lograr un signicadoespecco ms all de cada unode stos.

Cualquier manifestacin (ya seavisual, auditiva, tctil) de un con-

junto de conocimientos.


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Conocimiento que el sujeto reci-be o descubre (fortuitamente o a

travs de la investigacin) y querepresenta o registra en cualquierforma para su posterior vnculocon otros hechos y fenmenos.

Material original, primario, queconsiste en la simple reunin dedatos.

Conjunto o totalidad de ciertosdatos y hechos conocidos quese obtienen como resultado del

anlisis, sntesis y evaluacin deotros datos. Contenido de un mensaje ordena-

do que se transmite en el espacioy en el tiempo.

Conjunto ordenado de datos, loscuales son manejados segn lanecesidad del usuario.

Es el resultado del procesamientode datos. Todo aquello que permi-

te adquirir cualquier tipo de cono-cimientos. Fenmeno que proporciona sig-

nicado o sentido a las cosas, eindica mediante cdigos y con-

juntos de datos, los modelos delpensamiento humano.

Informacin es lo que reduce laincertidumbre.

Es el signicado que otorgan las

personas a las cosas.Otros autores se han referido a este

trmino desde diferentes puntos devista, dndole distintos signicados se-gn la aplicacin o contexto en que seencuentre, tal es el caso de Buckland y

Pez Urdaneta, reconocidos investiga-dores en el campo de la informacin.

Buckland6

identica tres usos funda-mentales del concepto informacin:

Informacin como proceso: Loque una persona conoce cambiacuando el sujeto se informa. Eneste sentido, informacin es laaccin de informar, accin dedecir o el hecho de haber escu-chado sobre algo.

Informacin como conocimiento:El concepto informacin es tam-bin utilizado para consignar elproducto de la informacin comoproceso: el conocimiento comu-nicado que concierne a algnhecho, sujeto o evento particular,aquello que uno capta o se le dice;inteligencia, noticias. La nocin deinformacin como aquello que re-

duce la incertidumbre puede ver-se como un caso particular de in-formacin como conocimiento. Enalgunas ocasiones la informacinaumenta la incertidumbre.

Informacin como cosa: El con-cepto informacin se utiliza tam-bin para objetos, tales comodatos y documentos, que son re-feridos como informacin porque

se les considera informativos, co-mo portadores de la cualidad deimpartir conocimiento o comuni-car informacin; instructivo.

6 Buckland, M. K. Information and Information

Systems/Michael Buckland. New York: Greenwo-

od Press, 1991. 225 p.


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Pez Urdaneta7se reere a los con-ceptos de generacin, organizacin,

transferencia y aprovechamiento de lainformacin, y para su denicin acudea la llamada Pirmide informacional,que est formada por cuatro niveles:datos, informacin, conocimiento e in-teligencia.

La representacin de estos cuatroconceptos implica la jerarquizacindenida por las variables calidad vs.cantidad.

Informacin como proceso:Datos:Registros icnicos, simb-

licos (fonticos o numricos) osgnicos (lingsticos, lgicoso matemticos) por medio delos cuales se representan he-chos, conceptos, conceptos oinstrucciones.

Informacin como signicado:Informacin: Datos o materia in-formacional relacionada o es-tructurada de manera actual opotencialmente signicativa.

Informacin como comprensin:Conocimiento: Estructuras infor-

macionales que, al internali-zarse, se integran a sistema derelacionamiento simblico de

ms alto nivel y permanencia.

7 Pez Urdaneta, I. Gestin de la inteligencia,

aprendizaje tecnolgico y modernizacin del tra-

bajo informacional. Retos y oportunidades/Iraset

Pez Urdaneta. Caracas: Universidad Simn Bo-

lvar, 1992. 253 p.

Informacin como oportunidad:Inteligencia: Estructura de cono-

cimientos que siendo contex-tualmente relevantes, permitenla intervencin ventajosa de larealidad.

Existe una estrecha relacin entreinformacin y conocimiento. La infor-macin es la materia prima, y el conoci-

miento es el recurso mental mediante elcual se le agrega valor. El aumento delvalor de los productos y servicios debeefectuarse a partir de un conocimientoexpresado como informacin que incideen denir resultados a saber, reduccinde plazos, mayor precisin, etc.

Uno de los enfoques interesantescon respecto a estos aspectos se re-laciona con el modelo de agregacin

de valor formulado por el destacadoespecialista norteamericano Robert S.Taylor.

El postulado fundamental del enfo-que de agregacin de valor de Taylorse fundamenta en la transferencia deinformacin como respuesta intensiva


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a un proceso humano, tanto en lasactividades formalizadas llamadas sis-

temas, como el uso y usos de la infor-macin que son las salidas de estossistemas. El enfoque vital del modelode Taylor se destaca por la concepcinde estar conducido por el usuario.

El concepto de valor aadido se es-tablece a partir del conjunto de proce-sos que le agregan valor a un productoo servicio.

1. Losdatos, pueden (mediante proce-sos organizacionales), ser agrupa-dos, clasicados, formateados, etc.Cada uno de estos procesos le vaagregando valor y los convierten eninformacin.

2. La informacin, mediante procesosde anlisis (separacin, evaluacin,validacin, comparacin, etc.) que leagregan valor, la convierten en cono-

cimiento informativo.3. El conocimiento informativo,modi-cado mediante procesos evaluativosque agregan valor (opciones, venta-

jas y desventajas) pasa a constituirconocimiento productivo, denomina-do por Pez Urdaneta inteligencia.

4. El conocimiento productivo, median-te procesos decisionales de agrega-cin de valor, como el pareamiento

de metas, el compromiso, la negocia-cin o seleccin se transforma en unprincipio que conlleva a la accin.8

8 Taylor, R. S. Value-Added Processes in Infor-

mation Systems. New Jersey: Ablex Publishing

Corporation, 1986 257 p.

Estos procesos de agregacin devalor llevan a la superacin del nivel

informacional de un individuo, lo queequivale a decir que se sube de nivelen la pirmide, se obtiene informacinde mayor valor en trminos de anlisisde contenidos.

Las funciones de la informacin pue-den resumirse como sigue:

Aumentar el conocimiento del

usuario. Proporcionar a quien toma deci-

sin probabilidades para la elec-cin, reduciendo la gama dedecisiones.

Proporcionar una serie de reglasde evaluacin y reglas de deci-sin para nes de control.

En relacin con el tercer punto del

proceso del valor aadido, la Informa-cin como va para llegar al Conocimien-to, debe de ser elaborada para hacerlautilizable o disponible. Este procesoemprico se llama Documentacin, quetiene mtodos y herramientas propios.La cantidad de informacin y el conoci-miento desarrollado, aparentemente esenorme y tiene una metodologa de re-cuperacin, que eventualmente es in-

nita o total en un nmero muy ampliode soportes y sitios y el modelo sist-mico de recuperacin debe maximizarla bsqueda para asegurar su capturalo ms completa posible dentro del en-torno de este sistema complejo. La in-formacin como tal no tiene funciones,


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pues estas son el funcionamiento dealgo, de modo que estas funciones so-

lamente son propias de quien empleay maneja la informacin. Pero tambines imposible que la informacin dote alindividuo de ms conocimiento, es lquien valora lo signicativo de la infor-macin, la organiza y la convierte enconocimiento. No es la informacin demodo directo.

Luego de exponer los diferentesconceptos de Informacin, resulta ne-

cesario analizar las caractersticas ge-nerales de cada uno de ellos, as comocaractersticas comunes y diferentes,para luego tomar un concepto de infor-macin, sobre la base del cual profun-dizaremos en el anlisis del problemaque trataremos en nuestro trabajo.

Como caracterstica general, la in-formacin es un conjunto de datos, he-chos, ya procesados, que constituyen

un mensaje, con el n de brindar cono-cimientos a personas o entidades.En comn, mantienen que es un con-

junto de datos que proporciona sentidoy signicado, mientras que no coinci-den solo en que Buckland no se reerea la informacin como el resultado delprocesamiento de datos, aunque no loniega.

El concepto que aplicaremos es el

denido por Pez Urdaneta, pues loconsideramos ms completo. Es el pro-ceso de la informacin visto en su modoms complejo, desde que el dato brutose transforma en informacin, sta enconocimiento, donde se le aade va-lor, y llega a la inteligencia, alcanzando

as su realizacin como proceso. Deesta forma, la generacin, organizacin,

transferencia y aprovechamiento de lainformacin se convierte en un me-canismo muy til que debe cumplirsesiempre para una correcta adminis-tracin de la informacin, sin olvidarcombinar adecuadamente la calidad ycantidad de la misma.

La tendencia hacia la sociedad dela informacin o sociedad postindus-trial, es uno de los cambios ms signi-

cativos que la sociedad experimentaen la actualidad, pues se dice que seenfrenta un nuevo modo de informa-cin, que ha existido un trnsito haciauna economa informacional globaly adeterminadas sociedades se les deno-mina sociedades de la informacin,que no es ms que cualquier conglo-merado humano cuyas acciones desupervivencia y desarrollo est basa-

do predominantemente en un intensouso, distribucin, almacenamiento ycreacin de recursos de informaciny conocimientos mediatizados por lasnuevas tecnologas de informacin ycomunicacin.

Este tema, ampliamente debatidoen la actualidad, por lo general tien-de a ver el efecto y no la causa, sincomprenderse a cabalidad la razn del

por qu la informacin ocupa cada vezms el centro de informacin, y se va-lora a esta sociedad de la informacindesde otros puntos de vista:

1.tecnolgico2.econmico


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3.ocupacional4.espacial

5.cultural

La sociedad de la informacin haimpuesto un conjunto de facilidadespara unos y de retos para otros, de-pendiendo del lugar que cada cualocupa dentro de la misma. Los que sededican profesionalmente al trabajocon informacin, ven modicados susroles, sus responsabilidades, y en al-

gunos momentos sienten amenazasimportantes en funcin de un conjuntoque puedan imperar, tanto en sus vn-culos con proveedores de documentose informacin, como con los usuarios/clientes que sirve.

Algunos de los cambios signicati-vos que se aprecian en esta sociedadde la informacin para estos profesio-nales pueden presentarse como:

1. Necesidad de combinar adecuada-mente la cantidad vs. calidad de lainformacin

2. Exigencia de efectividad de los ser-vicios ejercidas por autoridades ycomunidades de usuarios atendidas

3. Mltiples alternativas y puntos devista para estructurar la informacin

4. Demanda por otro tipo de respuesta

exigida por las autoridades de la uni-dad5 Interpretaciones ligera en lo que al

rol de la gestin de informacin sereere

6. Variados criterios para la interpreta-cin del signicado de la informacin

Las situaciones antes mencionadas,obligan prestar atencin al balance en-

tre cultura, economa, tecnologa, es-pacio y ocupacin.La sociedad de la informacin cons-

tituye un fenmeno importante y es unaconsecuencia del desarrollo social.

Una tcnica gerencial que ha cau-sado un gran impacto en la vida de lasorganizaciones modernas es el ben-chmarking, una de las tcnicasla cualaplicaremos en nuestra investigacin.

Benchmarking: proceso sistemti-co y continuo para elevar los produc-tos, servicios y procesos de trabajode las organizaciones que son reco-nocidas como representantes de lasmejores prcticas, con el propsitode realizar mejoras organizacionales.9El benchmarking tiene una doble im-portancia para los especialistas eninformacin. En primer lugar como tc-

nica gerencial, es aplicable a cualquierorganizacin. Por tanto, es de interspara todo aquel que desee acelerar elproceso de cambio y de mejoramientocontinuo.

Por otra parte, la investigacin debenchmarking es un proceso infor-macional. Esto quiere decir que elresultado que se obtiene de la inves-tigacin de benchmarking como tal, es

informacin.Existen diferentes alternativas para

la aplicacin de procesos de bench-

9 Garavito Rojas, Sandra y Surez Uribe, Eliza-

beth. Benchmarking y consideraciones de apli-

cacin prcTICA. Universidad Nacional de Co-

lombia. 04/02/2003.


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marking, la que utilizaremos en nuestrainvestigacin es el tipo Interno: es el

proceso de benchmarking que se de-sarrolla dentro de la organizacin. Suobjetivo es identicar los estndares dedesarrollo interno de una organizacin.

Por ltimo en este epgrafe cerra-mos con el anlisis sobre variable, in-dicador e ndice.

Existen varios conceptos sobre in-dicador, sus formas de clasicacin yotros elementos tericos relacionados

con los mismos, por lo que es necesa-rio precisar las ideas sobre variables,indicadores, ndices y estadsticas so-bre los cuales se regir el trabajo.

Variables:

Partimos de que el trmino variablese utiliza en el sentido de un smboloque representa un elemento cualquie-

ra de un grupo dado, ese grupo es loque se llama el dominio de la variableo campo donde toma sus valores.10

Este concepto ser la base del restode los conceptos que se manejarn enla exposicin posterior del captulo.

Indicador:

La palabra indicador viene del la-

tn indicare, que signica sealar, daraviso o estimar.

10 Campistrous Prez, Luis. Indicadores e in-

vestigacin educativa (Primera Parte)/ Dr. Luis

Campistrous Prez, Dra. Celia Rizo Cabrera.

Instituto Central de Ciencias Pedaggicas de

Cuba. C. Habana.Agosto de 1998.

El trmino ha sido denido de dife-rentes formas segn los usos y prop-

sitos: Los indicadores son instrumen-

tos destinados a simplicar, mediry comunicar eventos complejos otendencias.

Es una variable quepermite indi-car a los valores de otra variable,

o sea sus valores indican los va-lores de otra variable.

Variable hipotticamente relacio-

nada a una variable estudiada lacual no puede ella misma ser di-rectamente observada (Chevalieret al.,1992).

Medidaque resume informacin re-levante de un fenmeno particular(McQueen y Noack,1988).

Medida que hace que cierto fen-meno o tendencia sea perceptible

o detectable (Bakkes et al.,1994).

Parmetro o valor derivado delos parmetros que provee deinformacin acerca del estado osituacin de un fenmeno cuyosignicado va mas halla del valordirectamente asociado al par-metro (OCDE,1993).

Variable que puede ser nominal,ordinal o cardinal (cualitativa ocuantitativa), seleccionada para

transmitir informacinsobre la con-dicin o tendencias de un atributode un sistema (Gallopin, 1994).

Es la manifestacin externa de unatributo en las unidades de an-lisis con posibilidad operacionalde ser registrada. En las Cien-


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cias Sociales son muy comuneslos indicadores de conocimiento,

aptitudes, opiniones, conductas,motivaciones, intereses, estadode salud, etc.11

Un indicador es un instrumentoque permite a los actores de unproyecto observar y medir resulta-dos. Los indicadores constituyenseales de cambio reconocidaspor diferentes actores.

Estos son algunos de los concep-tos de indicador ms frecuentementeutilizados. En esencia, los indicadores

ponen de maniesto una serie de pro-

blemas de tipo prctico, tales como la

coherencia de las deniciones utiliza-

das y la medicin de los objetivos delos programas o procesos en estudio

u observacin.

S analizamos los conceptos antes

mencionados observamos que todoslos autores los consideran como ele-mentos para medir, otros tienen encuenta la simplicacin de una informa-

cin, otros como factor para comunicaruna medicin y hay diversos criterios

en cuanto a que es: instrumento, medi-

da, variable o parmetro.

Qu hay de comn y diferente en

estas ideas?En primer trmino debemos sealar

que el considerar al indicador como

11 La Estadstica en las investigaciones de las

Ciencias Sociales Prof. Omar Prez Jacinto ISP

Enrique Jos Varona. C.Habana.2001.

un parmetro est implcito en ello elconcepto de variable, pues el parme-

tro es un valor funcional sujeto a unavariable que toma valores en un domi-nio dado y por tanto existe una ley decorrespondencia. De forma anlogacuando se habla de medida tambinest implcito el concepto de funcin,variable y correspondencia. Y cuandose maneja el trmino de instrumentosdestinados a simplicar, medir y comu-

nicar eventos se est estableciendo

implcitamente una ley de correspon-dencia. En esencia hay dos elementosque caracterizan a un indicador por

una parte el concepto de variable y por

la otra una ley de correspondencia.

Luego, cuando se utilizan ms deuna variable, en la prctica se est tra-bajando con varias dimensionesy sehace necesario tomar en cuenta estacondicin para determinar los valores

de la variable resultante Final. Lo ante-rior signica que debemos estableceruna correspondencia que nos permi-

ta conocer como pasar de las n-plas

(X1;X

2;X

3............;X

n) de valores de va-

riables o indicadores que tenemos, a

un nico valor nominal, ordinal o cardi-

nal (cualitativo o cuantitativo); (aqu se

trata de un indicador n-dimensional,esdecir que es una variable con n-dimen-

siones).12

si no logramos establecer

12 Campistrous Prez, Luis. Indicadores e in-

vestigacin educativa (Primera Parte)/ Dr. Luis

Campistrous Prez, Dra. Celia Rizo Cabrera.

Instituto Central de Ciencias Pedaggicas de

Cuba. C. Habana.Agosto de 1998.


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esta correspondencia, las n-plas de va-lores no nos dan una informacin que

nos indique realmente lo que queremossaber. Por esta razn consideraremosen nuestro trabajo que un indicador no

es slo una variable cuyos valores indi-

can los valores de otras variables, sino

que se incluye en el concepto de indi-cador la forma en que se interpreta esa

indicacin, es decir, la ley de corres-

pondencia a la que est sujeto.Comopuede observarse los trminos utiliza-

dos tienen un carcter relativo, a vecesle llamaremos variable, otras veces lellamaremos indicador, otras veces pue-de ser dimensin. Es decir, el trminoes relativo porque depende del con-texto y de la forma en que se lo estutilizando, realmente todos son va-riables y lo que determina que se useuno u otro trmino es la intencin conla que se est utilizando.

Cul es la diferencia entre datos,indicadores e ndices?

Todos ellos son tipos de informa-cin. Como en el caso de los alimentos,puede ser que la informacin no estprocesada o puede ser que est muyrenada. Los datos son como la caa.Un ndice es el equivalente al azcar.

Existen varios conceptos sobre ndi-ces

ndice: Un indicador agregado oponderado que se basa en variosotros indicadores o datos. A losndices se les hace seguimiento

a nivel regional o nacional (o enambos niveles).

Un ndice es el resultado de lacombinacin de varias variableso parmetros en un solo valor,asignado un peso relativo a cadacomponente del ndice ( Waltner-Toews,1994).

ndice es una funcin matemticabasada en dos o ms variables(Ott y Inhaber,1979).

ndice es un conjunto agregado, o

con valores asignados, de parme-tros o indicadores que describen oreejan una situacin (OCDE,1993).

ndice es una agregacin de esta-dsticas y/o indicadores que resu-me gran cantidad de informacinrelacionada y que utiliza algnproceso sistemtico para asignarpesos relativos, escalas y agrega-cin de variables en un resultado

nico (EPA

,1995).En resumen se usan muchos tr-

minos para el trabajo de informacin.Podemos pensar en una pirmide de lainformacin. En la base estn los datoscrudos, que se convierten en estadsti-cas una vez que se analizan y proce-san. Las estadsticas se convierten enindicadores cuando se simplican para

efectos de comunicacin. Por lo queconsideramos que: Un ndice es untipo de indicador que ha sido altamenterenado y en denitiva tanto los ndicescomo los indicadores son variables quecomo sealamos anteriormente tienenun carcter relativo porque depende


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del contexto y de la forma en que se loest utilizando.

Luego de la exposicin de los ele-mentos tericos bsicos del trabajose indica La metodologa desarrolladacon el siguiente algoritmo:

1- Estudio terico del tema.2- Preparacin del diseo.3- Anlisis del subsistema Estadstico y

su interrelacin con los dems sub-sistemas.

4- Estudiar los modelos de trabajo delos departamentos de estadstica ysus indicadores.

5- Precisar las actividades que no secontemplan en el proceso informti-co estadstico y sus posibles indica-dores.

6- Realizar un anlisis con los indicado-res establecidos por los modelos detrabajo.

7- Determinar indicadores fundamen-tales por medir lo econmico y so-cial de anlisis y no son contempla-dos en el sistema.

8- Elaborar el diagnstico.9- Elaborar un proyecto de sistema de

anlisis estadstico y ujo de la infor-macin.

Luego de efectuar los pasos 1, 2 y 3

se comenz el estudio de los modeloso documentos de control. Se analiza-ron un total de 36 modelos, de:

- Recursos Humanos.- Inversiones.- Consumo de combustible e indi-

cadores energticos.

- Contabilidad.- Finazas.

- Relaciones internacionales.- Docencia.- Actividad de autoconsumo.- Eventos nacionales e internacio-

nales.- Servicios Generales.

De Los pasos efectuados se obtuvolos resultados siguientes: El anlisis yla utilizacin del ujo de informacin

estadstico no es eciente para la tomade decisiones del proceso. Pues:

El sistema estadstico se dedica arecibir las informaciones de cadadepartamento (Recursos Huma-nos, contabilidad, servicios gene-rales, etc). Para luego enviarlos al Ministerio de Educacin Supe-rior (MES) o la ocina del Sistema

de Informacin Estadstica Nacio-nal (SIEN).* No se realiza un proceso de

anlisis para la toma de deci-siones.

* Por otra parte el sistema noest unicado, es decir, se brin-dan informaciones y serviciosestadsticos por otros departa-mentos y el nivel de informati-

zacin es casi nulo.* No se tiene informacin delas reas (facultades y otrasdependencias), sobre: presu-puestos, ingresos, autonan-ciamientos y suuso.


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* No se tiene informacin de laproduccin cientca (total de

artculos, tipo de revistas, totalde investigaciones, tipo, etc).* No existe un sistema de ujo

informtico que apoye el pro-ceso en rapidez y efcacia.

* El personal del Departamentonecesita superior capacitacinpara cumplir con las funcionesplanteadas.

* La informacin disponible no

permite obtener algunos indica-dores de ecacia del procesocomo ocurre con el aprovecha-miento del transporte. De he-cho la base de datos no estaorganizada.

Lo anterior nos expresa que el sub-sistema estadstico actualmente, soloofrece un elemental servicio externo

y sus servicios internos son prctica-mente nulos.El estudio de los documentos y ta-

blas de datos arroj la posibilidad deObtener un conjunto de indicadorescomo por ejemplo:

Recursos Humanos:

- Relacin de trabajadores por diri-

gentes:- Relacin de trabajadores docen-tes por dirigentes docentes:

- Por ciento de trabajadores congrado cientco:

- Por ciento de trabajadores con ni-vel superior:

- Adems se propone incluir los in-dicadores e ndices que siguen:

a- Investigaciones en ejecucinpor personal con categoracientca.

b- Investigaciones terminadas porpersonal con categora cient-ca.

c- Premios por personal con ca-tegora cientca.

d- Postgrados por personal concategora cientca.

e- Diplomantes por personal concategora cientca.f- Maestrantes por doctores.g- Aspirantes a doctor por docto-

res.h- Horas Clases por docentes.i- Entrenamientos por docentes.

j- Relacin alumno profesor.

De estos ltimos se propone:

- *ndice anual de aprovechamien-to del potencial Humano.S Ioes uno de los indicadores se-

alados del ao anteriorIaes uno de los indicadores seala-

dos del ao actual.Luego el cociente es Io/IaLa suma de los cocientes de los in-

dicadores desde el ahasta eljque se calcula como sigue:

Este ndice es mayor que cero y me-nor que 9, mientras mas cerca est de9 el proceso se considerar ms e-


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ciente. Y por otra parte cada cocienteen particular nos ofrece el comporta-

miento de cada una del las actividadespor separado.

Inversiones

- Relacin de ejecucin Fsica:a) En Construccin y montajeb) En ejecucin en Equipos- Relacin del presupuesto ejecu-

tado.- **Se agregas ndice de inversintotal.

El ndice de inversin total nos ree-ja la ecacia en el proceso de inversiny constituye un valor entre 0 y 3, ree-

jando el nivel de ecacia de las inver-

siones a medida que se va acercandoa 3. Y por otra parte cada relacin enparticular nos ofrece el comportamien-to de cada una del las actividades porseparado.

Consumo de combustible e indicado-res energticos:

- Aprovechamiento de cada tipo de

combustible para cada tipo de-transporte:- Distancia media recorrida en Km

puede obtenerse:a)Para el caso de carga.b)Para el caso de pasajeros.

Se agregan:

- Aprovechamiento del Recorridocon carga (ARC).- Aprovechamiento del Recorrido

con Pasajeros (ARP).- Aprovechamiento del Parque

existente (APE).- ***ndice de aprovechamiento del

Transporte (IAT). IAT= ARC+ARP+APE

Nos ofrece el aprovechamiento mxi-mo del Transporte en la medida que suvalor est cerca de 3. Y por otra partecada uno de los indicadores nos ofreceel comportamiento de cada una del lasactividades por separado.

Finanzas

En el caso del Hotel se agregan los

siguientes ndices:- ndice de aprovechamiento dasocupacional = IAo:

Nos ofrece informacinsobre el grado de ocupa-cin de las habitaciones del hotel ensu proceso de gestin.

- ndice de ingresos brutos porHuspedes = Igt:

Eventos Nacionales e Internacionales

Agregar:- Aprovechamiento del combustible

y del transporte:


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- ndice combustible/ participan-te.

- ndice transporte participante- ndice de ingresos en MLC porparticipante (IMLC)

- ndice de ingresos en MN porparticipante (IMN)

- ***ndice de eciencia de unevento (EEE).

Se obtiene de los datos sobre in-gresos y gastos en ambas monedas

expuestas anteriormente segn la ex-presin:

Siendo GMLCtotal de gastos en mo-neda libremente convertible y GMNtotalde gastos en moneda Nacional.

Donde el grado de eciencia del

evento es positivo si IEE>2.

Servicios Generales

Se puede determinar el grado deecacia alimentaria en los estudiantesteniendo en cuenta el ndice de alimen-tacin determinado como sigue:

a) ndice de consumo de caloras(ICC).b) ndice de consumo de protenas

(ICP).c) ndice de consumo de grasas

(ICG).

Y el ndice alimentario se calculacomo sigue:

IA= ICC+ICP+ICG

El cual se puede determinar tanto deforma mensual como anual y su valordebe ser igual o mayor que 3 y menore igual que 5.

Los ndices propuestos permiten co-nocer el grado de ecacia con que des-empea el centro su actividad como pue-de verse en los rangos establecidos.

De Todo esto determinamos un n-dice global de efcaciaque recoja lasvertientes prioritarias de la educacinsuperior:

Primera prioridad: Educacin, pre-supuesto.

Segunda prioridad: Inversiones, re-cursos humanos, portadores ener-gticos.

Tercera prioridad: Transporte, alimen-tacin.13

ndice global de efcacia

IGE= IAPH+ IIT+ IAC+ IA

Que de acuerdo a los rangos en quese mueve cada ndice particular esteltimo debe moverse en el intervalode 0-14 y se considera ecaz el pro-

ceso si est en el intervalo de 12.5 a

13Sistema y subsistemas del nuevo modelo de




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14 (que representa el intervalo a partirdel 90%) . El ndice de ecacia de los

eventos no se tiene en consideracinpues estos no ocurren regularmentetodos los aos. Pero el ao que ocurrase analiza por separado de acuerdo alo sealado arriba.

De acuerdo a los resultados deldiagnstico y las Funciones Espec-cas del Grupo de Trabajo de Estads-ticaSe proyect lo siguiente:

Organizacin y actualizacin del ujo

de informacin para el proceso Esta-

dstico:

Para el proceso estadstico deelaboracin de la base de datos,los datos deben ser tomados delos modelos, organizados y re-colectados en Excel como tabu-lador u otro sistema de base dedatos en forma de series como semuestra en el ejemplo siguiente,

e incorporando la informacin encada perodo:

Fecha Energa

elctrica

consumida

de la red

Energia elctrica

consumida

mayores de kwh

Petrleo

Combustible

Petrleo

diesel

directo

Combustible

diesel indirecto

Gasolina

motor

regular I

2001

Enero 64.4 58.5 3.8 6.6 3.4 3.2

Febrero 146.1 130.4 18.1 12.3 6.7 7

Marzo 234.7 208.2 26.5 17.7 10.1 10.1

Abril 321.7 284 34.2 24.4 13.5 13.9

Mayo 410.4 361.1 41.8 28.5 18.9 17.8

Junio 511.8 447.7 49.4 32 22-2 22.5

Julio 604.1 524.5 57 38.3 27.6 27.5

Agosto 659.8 560.7 64.6 44.2 33 31.2

Septimbre 755.4 642 72 49.7 38.3 34.9

Octubre 845.1 719.9 79.6 51.7 43.7 38.6

Novimbre 937.3 802.1 87.1 56.8 49.1 41.9

Diciembre 1016.5 869.6 94.7 66.2 49.5 46.7


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tividad de autonanciamiento,ejecucin de las inversiones,

aprovechamiento de la fuerzalaboral, etc. Y en el caso detransporte agregar el aprove-chamiento del transporte y delcombustible.

La informacin global del Centrosobre temas generales Docentes,de Investigacin, y servicios quebrinda la institucin se plasmar

en la pag Web (elementos como:Total de estudiantes, Total de gra-duados, Personal con grado cient-co, servicios Informticos, de ges-tin empresarial, tcnicos, otros).No debe ser publicada para elexterior la actividad econmica.Esta actividad solo debe ser deuso interno para, El Rector, la Vi-cerrectora Econmica, Faculta-

des (lo concerniente a la rendicinde cuentas y actividad autonan-ciada de la misma) y cada reasegn su desglose. La informa-cin global solo se debe publicaranualmente.Para el logro de un proceso deujo estadstico acorde con lasexigencias actuales del desarrollocientco-tcnico se considera que

debe trabajarse con la siguienteEstrategia del subsistema:

* Superacin informtica y es-tadstica del personal a tra-bajar en el Departamento deEstadstica (DE) para ganar en

Esta tabla ejemplica a travs deciertas variables del consumo energ-

tico y de combustible cmo recoger lainformacin para el proceso estads-tico, de anlisis economtrico o mul-tivariado. En Cada etapa se agregala informacin para lograr la serie detiempo con los datos de cada modelo,que luego sern procesados en SPSS,Eviews u otro procesador.

El servicio estadstico se efectua-

r como se reeja en el esquemaque aparece en el anexo 1. Cada uno de los vulos represen-

ta un rea de actividad del cen-tro y los rombos corresponden alMinisterio de Educacin superior,el rector, vicerrectores y el Siste-ma de Informacin EstadsticaNacional. Las echas reejan elcomportamiento del ujo en un

sentido o en ambos (recibo y en-trega de informacin). Las publicaciones en los momen-

tos actuales deben tener un doblecarcter:

- Pblicas: las correspondien-tes a datos generales en la p-gina Web, con una frecuenciaanual y semestral.

- Limitadas:las correspondien-tes a las reas que deben serrealizadas trimestralmente pa-ra cada una de ellas con la in-formacin desagregada de losdatos de contabilidad sobreutilizacin del presupuesto, ac-


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eciencia y ecacia en el pro-ceso de gestin.

* Gestionar de forma unicadatodo la informacin estadsticadel centro y su anlisis.

* Trabajar en el perfecciona-miento de la recoleccin, al-macenaje y procesamiento dela informacin, con sofware dealta resolucin como el SPSS,sin dejar de organizar sus da-tos con sofware sencillos pero

muy til como el EXCEL u otrosobre base de datos, para ga-nar en eciencia y ecacia enel proceso de gestin.

* Trabajar de forma indepen-diente la Universalizacin.

* Explotar de forma eciente lasTIC (Tcnica de InformacinComputacional), la Intranet y elcorreo para garantizar un ujo

rpido y ecaz.* Crear una discoteca informti-ca para el almacenamiento dela informacin.

Conclusiones

El estudio realizado arroja como re-sultados lo siguiente:

A) El ujo de informacin estadsticono es eciente para la toma de deci-siones del proceso econmico de laUniversidad de Camagey. Pues: El sistema estadstico se dedica a

recibir las informaciones de cada

departamento (Recursos Huma-nos, contabilidad, servicios gene-

rales, etc). Para luego enviarlos al MES o la ocina de estadsticadel SIEN del municipio

No serealiza un proceso de anli-sis para la toma de decisiones enel centro.

Por otra parte el sistema no estunicado, es decir, se brindan in-formaciones y servicios estadsti-cos por otros departamentos y el

nivel de informatizacin es casinulo. No se tiene informacin de las

reas (facultades y otras depen-dencias), sobre: presupuestos,ingresos, autonanciamientos ysuuso.

No se tiene informacin de laproduccin cientca (total de ar-tculos, tipo de revistas, total de

investigaciones, tipo, etc). No existe un sistema de ujo in-formtico que apoye el procesoen rapidez y ecacia.

El personal del Departamento noest sucientemente capacitadopara cumplir con las funcionesplanteadas.

Lo anterior nos expresa que elsubsistema estadstico, solo ofre-

ce un elemental servicio externoy sus servicios internos son prc-ticamente nulos.

B) Finalmente se elabora un proyec-to para mejorar la recogida y or-ganizacin de la informacin, los


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cesario adicionar modelos en cier-tas actividades (como el transportey recursos humanos). Adems, seexpone un sistema de ujo informa-tizado para el logro eciente de losservicios; se ofrecen algunos mode-los sobre las variables que se dispo-nen en el sistema y que permiten ladescripcin de su comportamientoen el tiempo y de dependencia. Y

se proponen nuevos indicadores deecacia para el control del procesocomo son: ndice anual de aprove-chamiento del potencial Humano,ndice de aprovechamiento de las in-versiones, ndice de aprovechamien-to del Transporte, e ndice global deecacia etc. Por ltimo, queda impl-cito como un resultado del trabajo elmtodo utilizado para el logro de los

objetivos del trabajo.


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Anexo 1

Esquema de Flujo Estadstico

Diagnostico y Flujo de Informacion

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