XI Jornadas de Ingenierıa del Software y Bases de DatosJISBD 2006

Jose Riquelme - Pere Botella (Eds)c©CIMNE, Barcelona, 2006

DIAGRAMA GANTT EXTENDIDO: UNAREPRESENTACION GRAFICA DE LOS RECURSOS

HUMANOS

Fran J. Ruiz-Bertol1 y Javier Dolado2

1: Departamento de Informatica e Ingenierıa de SistemasCentro Politecnico SuperiorUniversidad de Zaragoza

c/ Maria de Luna, 1. 50.018, Zaragozae-mail: franjr@unizar.es, web: http://webdiis.unizar.es/∼franjr

2: Departamento de Lenguajes y Sistemas InformaticosFacultad de Informatica

Universidad del Paıs VascoPo Manuel de Lardızabal, 1. 20.009, San Sebastian

e-mail: javier.dolado@ehu.es, web: http://www.sc.ehu.es/jiwdocoj

Palabras clave: Gestion de Proyectos; Modelos de Representacion; Ingenierıa del Soft-ware; Recursos Humanos

Resumen. El desarrollo de un proyecto software suele ser largo, complejo y dificil decontrolar. Por ello, es necesario dotar al desarrollo software de herramientas que controleny gestionen de una manera eficaz y efectiva el proceso de desarrollo. En este trabajose presenta una extension al diagrama Gantt, donde se anaden a la representacion losrecursos humanos. Esta extension proporciona al diagrama Gantt, entre otras mejoras, unmetodo para la optimizacion del proceso, y una adecuada visualizacion de las asignaciones.Para ello, se pasa desde un enfoque orientado al proceso a un enfoque orientado a laspersonas. Este modelo se ha desarrollado utilizando las caracterısticas deseables de larepresentacion, siendo en las fases de planificacion y seguimiento donde mejor encajaesta propuesta.

1. INTRODUCCION

En los proyectos software se producen con cierta frecuencia problemas que afectan aldesarrollo, principalmente derivados de una incorrecta aplicacion de las herramientas,metodos y mecanismos existentes. Por una parte, desde el punto de vista del proceso,no se utilizan metodologıas que se han demostrado eficientes, ni se adecua el procesoal proyecto, sino mas bien justo al reves, es el proyecto el que se adapta al proceso dedesarrollo elegido. Por otra parte, desde el punto de vista de la gestion, la problematicaproviene de una deficiente aplicacion de las herramientas y metodos de los que se dispone.

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El conjunto de herramientas de gestion viene dado por la aplicacion de buenas practicas,la utilizacion de recomendaciones de los estandares, o tener en cuenta el conocimientoextraıdo en proyectos anteriores. Pero, sin duda, el aspecto mas importante en la gestionde los proyectos software es precisamente que se gestione de una manera efectiva, esto es,que sea un proyecto organizado, planificado, controlado y dirigido. Para ello, una artefactomuy util para capturar los datos del proyecto es precisamente el proceso de planificacion,ya que proporciona al gestor del proyecto una representacion grafica del plan del proyecto ya los desarrolladores una manera de reconocer la importancia de las actividades que estanejecutando. Hay varias formas de generar el plan del proyecto, aunque las herramientasmas utilizadas son los diagramas de red (por ejemplo, PERT/CPM), los escenarios what-ifo la distribucion equitativa de recursos para evitar situaciones de sobreasignacion [1].

Por lo general, un gestor de proyectos utiliza la actividad como el nivel inferior dedefinicion a la hora de dividir el proceso de desarrollo, ya que las actividades proporcionanla unidad atomica de trabajo que puede dividirse y asignarse. Esta division determina laimportancia del proceso de desarrollo (como se organizan las actividades en el proyecto),pero tambien de como se gestiona este. Sin embargo, este enfoque se centra mas en comorealizar la ejecucion de las tareas programadas, que en quien realiza dichas tareas, por loque los recursos humanos se consideran como si fueran simples recursos, un componentedel proyecto a consumir [2].

Para tener en consideracion a las personas es necesario tener un control efectivo sobrela realizacion de las actividades asignadas, pero tambien serıa adecuado la utilizacionde una representacion apropiada de la informacion del proyecto, las actividades y laspersonas. En este artıculo se propone una extension al diagrama Gantt, adaptandolo aun enfoque centrado en las personas, ya que si bien las actividades y sus dependenciasson importantes, tambien lo es representar a las personas que trabajan en el desarrollodel proyecto.

La seccion 2 expone las caracterısticas que definen a los buenos modelos de repre-sentacion. En la seccion 3 se propone la extension a los diagramas Gantt, donde tambiense analizan las nuevas interacciones surgidas del modelo propuesto. La seccion 4 analizaque mejoras proporciona la nueva representacion y en la seccion 5 se presenta un ejemplosupuesto de utilizacion de un proceso de desarrollo usando la nueva representacion.

2. CARACTERISTICAS DE LAS REPRESENTACIONES

Una representacion de proyecto es util si los implicados en el proyecto la entienden yutilizan. Pero tambien es necesario que la representacion sea sencilla, clara, que los com-ponentes representados se visualicen de manera simple y legible, y que la informacioneste bien organizada. Pero aun mas importante es que la representacion suponga unabuena abstraccion del mundo real.

El diagrama Gantt y los diagramas de red (PERT/CPM) han sido durante decadas lasherramientas mas apropiadas para representar la informacion del proyecto. El abanico derepresentaciones es amplio, y van desde representaciones especializadas, como por ejemplo,

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Asbru en entornos medicos [3], LineOfBalance (LoB) en entornos repetitivos [4], o UMLpara el diseno software [5], hasta representaciones genericas, como los diagramas Gantt yPERT/CPM en la planificacion [6], o las redes de Petri y las ontologıas en la representacionde conocimiento. Pero muchos de estos modelos adolecen de ser bien demasiado genericos,o bien demasiado especializados. Ası, las caracterısticas deseables de una representacionvisual son las siguientes:

Contexto y contenido claro. El uso para el cual fue desarrollada debe tener unaequivalencia dentro del contexto, y el contenido debe mostrar unicamente la infor-macion necesaria, pero tambien la suficiente como para ser de utilidad.

Simplicidad. La informacion debe ser simple de entender, y que esta informacionpueda ser manejada y controlada, tanto por el cliente como por el desarrollador.

Organizacion. La representacion debe presentar la informacion de una manera orga-nizada, esto es, debe existir una estructura clara de la informacion y esta informacionseguir siempre la misma jerarquıa en todos los niveles del refinamiento.

3. DIAGRAMA GANTT EXTENDIDO

El desarrollo de ciertas tareas especializadas en los proyectos software requiere, por logeneral, personas expertas en dichas tareas (o con un conjunto determinado de habili-dades). Sin embargo, cuando se realiza la planificacion y la asignacion, la informacionsobre quien va a ejecutar cada tarea no aparece representada. Para facilitar la labor delgestor del proyecto, serıa util que la informacion sobre asignaciones apareciera de maneraintegrada con la representacion de la planificacion de las actividades. Para ello, se uti-lizan generalmente los diagramas Gantt, generalmente combinados con diagramas de red,ya que ambas representaciones proporcionan las caracterısticas deseables descritas en elapartado 2. La representacion de la asignaciones es recomendable, debido a:

La necesidad de comunicacion entre los implicados en el proyecto.

La aparicion de nuevos procesos del desarrollo, donde es mas importante las personasque el proceso o los productos.

Las dependencias entre actividades unicamente determinan la ordenacion temporaly logica de las actividades.

Para incluir los recursos humanos dentro del diagrama Gantt es necesario definir elconjunto de componentes que va a utilizar dicha representacion, ası como las nuevas in-teracciones surgidas de la extension del diagrama Gantt. En la Tabla 1 se muestran loselementos representados en la propuesta extendida del diagrama Gantt. En esta repre-sentacion desaparecen las dependencias entre actividades, ya que estas son sustituidas porlas comunicaciones.

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Representacion Descripcion

Grupo de Actividades

Actividad

Hito

Recursos Humanos

Comunicaciones (entre recursos humanos)

Tabla 1: Representacion de sımbolos del diagrama Gantt extendido

Sin embargo, la configuracion del diagrama Gantt extendido tambien debe determinarlas posibles interacciones entre actividades y recursos humanos. A estas interaccionesse le han denominado comunicaciones, ya que establecen enlaces entre las personas queparticipan en el proyecto. A continuacion se describe con mayor detalle donde y comoencajan tanto los recursos humanos como sus comunicaciones dentro del diagrama Gantt.

3.1. Situacion de los Recursos Humanos

Segun su definicion, una actividad es el mınimo componente del trabajo que puede asig-narse a una persona [1]. Por lo tanto, la relacion entre recursos humanos y actividades esdirecta, es decir, una persona ejecuta un conjunto de actividades, y una actividad es eje-cutada por una o varias personas. A nivel de representacion, dichas actividades deben seradecuadamente representadas y situadas dentro del diagrama, ya que su representaciondetermina la planificacion y distribucion del trabajo a realizar, pero tambıen establecela aplicacion del proceso de desarrollo seleccionado al proyecto software particular. Porello, en esta propuesta se representa a los recursos humanos como el siguiente nivel derefinamiento de la estructuracion del proyecto. Esta representacion permite mostrar en ununico diagrama una visualizacion conjunta de la estructura de descomposicion del proyec-to, la asignacion de actividades a las personas, y las tareas asignadas a cada persona.

3.2. Comunicaciones entre Recursos Humanos

La representacion de los recursos humanos permite refinar las dependencias, pudiendodetallar a la vez las dependencias y las comunicaciones. Ası, en nuestra propuesta de-saparecen las dependencias entre actividades, y su funcionalidad es sustituida por lascomunicaciones. Las comunicaciones entre recursos humanos representan tanto la secuen-ciacion de actividades, como las necesidades de colaboracion, entrega de productos de

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trabajo intermedios, o cualquier otra comunicacion que sea necesaria para el desarrolloadecuado de las tareas asignadas. Se pueden distinguir dos tipos de comunicaciones:

Comunicacion entre actividades. Son las relaciones de dependencia que se establecenentre dos actividades diferentes. En este tipo de comunicaciones, la relacion consisteen un acuerdo para el intercambio de informacion entre una persona que finalizaa una tarea (dentro de una actividad) y otra persona que necesita el resultado deltrabajo realizado en la actividad dependiente, por lo que tambien se determina lasecuenciacion de tareas a realizar.

Comunicacion dentro de una actividad. Este tipo de comunicacion consiste en elintercambio necesario de informacion entre dos o mas personas que estan ejecutandola misma actividad, siendo el objetivo la finalizacion exitosa de dicha actividad.

En la Tabla 2 se pueden observar las posibles comunicaciones que pueden darse en larepresentacion de recursos humanos. En esta tabla unicamente se han descrito las posiblesinteracciones entre dos personas, aunque puede extenderse a comunicaciones entre variaspersonas. Tambien define un tipo especial de relacion en las comunicaciones dentro deuna actividad, denominada comunicacion colaborativa, que permite definir una colabo-racion estrecha entre dos personas trabajando en comun para la ejecucion de un conjuntode tareas. Este hecho permite mostrar en la representacion propuesta, tecnicas como laprogramacion por parejas, una tecnica utilizada en programacion agil [7].

Representacion Descripcion

Comunicacion entre actividades

No hay comunicacion

Comunicacion dentro de actividad

Comunicacion Colaborativa

Tabla 2: Representacion de las comunicaciones en el diagrama Gantt extendido

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4. CARACTERISTICAS DEL DIAGRAMA GANTT EXTENDIDO

La representacion extendida del diagrama Gantt proporciona unas caracterısticas adi-ciones frente al diagrama Gantt tradicional, que se presentan a continuacion.

4.1. Representacion de un mayor numero de componentes

El modelo propuesto representa mayor cantidad de informacion sobre el proyecto quecualquier otra representacion sin perder las caracterısticas deseables de simplicidad, clar-idad y organizacion. Por ejemplo, los modelos mixtos como DesignNet [8] pueden repre-sentar mayor numero de componentes (como entregables o productos), pero este modelobasado en las redes de Petri y en graficos AND/OR, no proporciona una vision integradade la informacion, y consecuentemente se convierte en un modelo difıcilmente extensible aproyectos grandes. En UML [5], las representaciones se centran mas en el diseno softwareque en el proceso del desarrollo, aunque este modelo proporciona una de las mejores solu-ciones adaptadas al proceso del diseno, ya que proporcionan al desarrollador una manerametodica de mejorar los disenos software.

4.2. Visualizacion de las asignaciones

La extension del diagrama Gantt con los recursos humanos permite al gestor del proyectomanejar informacion sobre la asignacion, programacion, planificacion y seguimiento, perotambien permite a los desarrolladores observar las posibles interacciones presentes en lastareas asignadas. De hecho, las asignaciones estan presente en muy pocas representaciones.Un ejemplo es el modelo RAM (Responsibility Assignment Matrix ) [9], que dispone demanera matricial las actividades en las filas y la organizacion de personas en las columnas.

La visualizacion de las asignaciones proporciona una mejora para el control de la plan-ificacion, pero tambien permite realizar un seguimiento del proyecto software, e inclusopara la extraccion de conocimiento, una vez finalizado el proyecto.

4.3. Optimizacion del Proceso

La representacion de activididades, recursos humanos y comunicaciones en un mismo dia-grama permite la deteccion de posibles sobreestimaciones y/o solapamientos. Este hechoda lugar a que tanto el proceso de desarrollo, la planificacion, o las asignaciones puedanoptimizarse para evitar estos problemas.

Por una parte, la optimizacion puede tener lugar en la secuenciacion de tareas, ya queal haberse definido las interacciones a nivel de recursos humanos, se puede visualizar masclaramente las dependencias a nivel de tareas, y no a nivel de actividad. Ası, por ejemplo,un producto finalizado en una actividad se puede enviar directamente a una actividaddependiente, sin esperar a que la actividad en curso este finalizada.

Por otra parte, es aconsejable tratar de optimizar las asignaciones y comunicacionesen la medida de lo posible, sobre todo para evitar situaciones de sobreestimacion y sola-pamientos entre los recursos humanos.

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Figura 1: Diagrama Gantt tradicional para un proceso de desarrollo agil

5. UN EJEMPLO DEL DIAGRAMA GANTT EXTENDIDO

Para ilustrar la representacion de recursos humanos en el diagrama de Gantt, en esta sec-cion se presenta un ejemplo de utilizacion para un proceso de desarrollo agil. El proceso sebasa en una iteracion de una metodologıa agil para el desarrollo de un juego de preguntasy de respuestas. En este proceso se distinguen seis fases o grupos de actividades: Planifi-cacion de la iteracion, Diseno de las unidades de prueba, Programacion, Refactorizacion,Prueba/Verificacion e Integracion.

Una vez analizadas y verificadas las actividades a ejecutar en cada una de las fases, serealiza la planificacion y secuenciacion de las actividades en una escala temporal, que dacomo el resultado el diagrama que se observa en la Figura 1. En este diagrama Gantt serepresenta la planificacion de las actividades y sus dependencias, que determinan el ordenlogico entre la proceso de desarrollo y sus dependencias.

Para extender el diagrama Gantt tradicional con la representacion de los recursoshumanos es necesario transformar las dependencias entre actividades de la Figura 1 endependencias entre recursos humanos, o lo que es lo mismo, en comunicaciones. Esto dalugar al diagrama que puede observarse en la Figura 2.

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Figura 2: Diagrama Gantt extendido para la fase de Programacion de un proceso de desarrollo agil

Para mostrar mas detalladamente la nueva representacion se ha seleccionado en con-junto de actividades de Programacion, ya que permiten mostrar los distintos tipos decomunicaciones presentados en este artıculo, tal y como se expone a continuacion:

Comunicacion entre actividades (dependencias entre actividades). Entre las activi-dades Code final interfaces y Get final round questions se puede observar una depen-dencia de este tipo, que puede darse bien por secuenciacion logica de las actividades,pero que tambien puede incluir el intercambio de productos de trabajo, informes ocualquier otro tipo de entregables.

Comunicacion dentro de la actividad. Este tipo de comunicaciones se producencuando dos o mas personas trabajan dentro de una misma actividad. En la Figura 2se pueden observar estas dependencias en la actividad Get random questions, dondetanto el analista como el programador visual deben trabajar conjuntamente parala finalizacion de la actividad. Cuando dicha comunicacion implica colaboracion(por ejemplo, en el caso de la programacion por parejas de la actividad Code finalinterfaces) se le denomina Comunicacion colaborativa.

La Figura 2 muestra graficamente la integracion de recursos humanos dentro del con-junto de actividades de la fase de Programacion, representandose los recursos humanos,y habiendose transformado las dependencias por comunicaciones. En esta figura tambienpuede observarse como se muestran los dos tipos de comunicaciones definidos anterior-mente: entre actividades, y dentro de actividades.

Al comparar el diagrama Gantt tradicional (Figura 1) y el diagrama Gantt extendido(Figura 2) se pueden observar las siguientes afirmaciones:

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La planificacion de las dos ultimas tareas hacen uso de recursos compartidos. Porejemplo, el administrador de bases de datos esta asignado para la realizacion de dosactividades a la vez. Esto no podıa ser detectado en el diagrama de la figura 1.

Usando esta representacion, la responsabilidad de la comunicacion queda determi-nada por el sentido de las flechas.

El desarrollo de una actividad puede dividirse en varias fases, como en el caso dela actividad Game finishing donde es el analista el responsable de comenzar eldesarrollo de la tarea, y posteriormente el programador visual se incorpora, paraobtener como resultado una comunicacion colaborativa.

Ası mismo, la responsabilidad de la comunicacion entre actividades queda igual-mente determinada por el origen de la flecha.

6. CONCLUSIONES Y TRABAJO FUTURO

En este artıculo se han demostrado las carencias que ofrecen los principales modelos derepresentacion para la planificacion, sobre todo debido a que estos modelos se centranmas en el propio proceso de desarrollo del software (en como se ejecutan las actividades)que en quien desarrolla las tareas asociadas al proyecto (los recursos humanos).

La solucion propuesta en este trabajo es la extension del diagrama Gantt para incluir aun nuevo componente: los recursos humanos. La necesidad de representar este componenteviene dada por la importancia de las personas dentro del proceso de desarrollo software,pero tambien por la necesidad de representar las asignaciones y comunicaciones dentro deun modelo de representacion.

Sin embargo, no es necesario desarrollar un nuevo modelo de la representacion desdecero, sino que, basandose en las caracterısticas del diagrama Gantt, se han anadido aeste modelo de representacion los recursos humanos, dando lugar a una extension dela representacion que proporciona simplicidad, claridad, y organizacion, caracterısticasnecesarias para una adecuada visualizacion de la informacion.

Esta propuesta supone un nuevo enfoque para la planificacion y seguimiento de losproyectos software, y abre nuevas vıas para definir las asignaciones sin que estas seanimpuestas por las dependencias entre actividades, sino que dichas asignaciones representena su vez tanto las dependencias, como las comunicaciones.

Este trabajo debe complementarse con el desarrollo de esta propuesta, donde puedavalidarse de una manera adecuada el trabajo, y donde se puedan comparar el diagramaGantt extendido con otros modelos de representacion.

7. AGRADECIMIENTOS

La investigacion asociada a este artıculo ha sido posible gracias a la financiacion por partedel Ministerio de Educacion y Ciencia del proyecto CICYT TIN2004-06689-C03-01.

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Fran J. Ruiz-Bertol y Javier Dolado

REFERENCIAS

[1] A Guide To The Project Management Body Of Knowledge (PMBOK Guide). ProjectManagement Institute, 2004.

[2] Jaak Jurison. Software project management: the manager’s view. Communications ofthe Association for Information Systems, 2(3es):2, 1999.

[3] Yuval Shahar, Silvia Miksch, and Peter Johnson. The asgaard project: a task-specificframework for the application and critiquing of time-oriented clinical guidelines. Ar-tificial Intelligence in Medicine, 14(1-2):29–51, 1998.

[4] D. Arditi, O. Tokdemir, and K. Suh. Effect of learning on line-of-balance scheduling.International Journal of Project Management, 19(5):265–277, 1999.

[5] ISO/IEC 19501:2005. Information technology – Open Distributed Processing – UnifiedModeling Language (UML) Version 1.4.2. International Organization for Standariza-tion, Piscataway, NJ, USA, 2005.

[6] Harold Kerzner, editor. Project Management. A Systems approach to planning,scheduling and controlling. John Willey & Sons, 2003.

[7] Robert C. Martin, editor. Agile Software Development. Principles, Patterns and Prac-tices. Prentice Hall, 2002.

[8] Lung-Chun Liu and Ellis Horowitz. A formal model for software project management.IEEE Transactions on Software Engineering, 15(10):1280–1293, 1989.

[9] Roberta Russell and Bernard W. Taylor, editors. Operations Management : Qualityand Competitiveness in a Global Environment. John Wiley & Sons, 2005.

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