Presentado por Erika becerra

stefany ZambranoKaren valencia

tecnólogo gestión documental751653

Documentos comerciales u organizaciones

CARTASLas cartas u oficios tienen como objetivos fundamentales informar y persuadir a sus destinatarios.

PARTES CÓDIGO LUGAR Y FECHA DE ORIGEN DESTINATARIO: es importante que los datos del destinatario se

dirijan en forma personalizada, a un funcionario especifico, a una dependencia u oficina responsable; esta conformado por los siguientes componentes:

Denominación o titulo académico

Nombre del destinatario Cargo Organización Dirección Nombre del lugar de origen País ASUNTO SALUDO

TEXTO

DESPEDIDA

REMITENTES Y FIRMAS RESPONSABLES: están conformados por el nombre y cargo, además de la firma en la parte superior del remitente.

LINEAS ESPECIALES: están conformados por:

Anexos

Copias

Identificación del transcriptor

PAGINAS SUBSIGUIENTES

MEMORANDOSSon comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales, e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.

PARTES ENCABEZADO: esta compuesto por: Denominación del documento: se escribe la palabra

memorando en mayúscula sostenida y centrada CODIGO FECHA

ENCABEZAMIENTO: esta conformado por las palabras para (es decir destinatario),de (es decir, remitente) y asunto en mayúscula sostenida.

Destinatario y remitente: ejemplo PARA: Doctora Alicia García Pérez, Secretaria General

DE: Guillermo Castro Polanco, Director General

ASUNTO: esta palabra se escribe en mayúscula sostenida.

TEXTO: el saludo ya va incluido.

DESPEDIDA REMITENTE Y FIRMAS

RESPONSABLES: firma en la parte superior del nombre dependiendo del estilo escogido.

LINEAS ESPECIALES

CIRCULARES

Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo texto o contenido, dirigida a un grupo especifico de personas tanto interna con externamente.

PARTES ENCABEZADO: se escribe la palabra circular en

mayúscula sostenida y centrada. CODIGO LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACION

ENCABEZAMIENTO Y DESTINATARIOS: se escribe la palabra para, en mayúscula sostenida , seguida del grupo destinatario de la circular y su ubicación, de acuerdo con el estilo utilizado; ejemplo

PARA DIRECTORES Y SUBDIRESTORES REGIONALES

ASUNTO SALUDO: se incluye en el inicio del texto TEXTO DESPEDIDA

REMITENTES Y FIRMAS RESPONSABLES

LINEAS ESPECIALES: (copias, anexos)

IDENTIFICACION DE PAGINAS SUBSIGUIENTES: La línea de identificación debe contener el número de la circular , el código o la fecha. Ejemplo

circular 040 Cúcuta 12 de mayo de 2009

ACTASexpresan lo tratado en una reunión o situación especifica. Son documentos que adquieren valor legal, administrativo, jurídico e histórico desde su creación.

PARTES TITULO: esta conformado por el nombre del grupo que se

reúne. DENOMINACION DEL DOCUMENTO Y NUMERO: la palabra

acta en mayúscula y centrada. ENCABEZAMIENTO: esta conformado por:

Lugar de origen y fecha de la reunión: ejemplo

FECHA: Bogotá D.C., 15 de mayo de 2009

hora: ejemplo

De las 09:00 horas a las 16:00

lugar: ejemplo

ICONTEC, sala nevados

asistentes: ejemplo ASISTENTES : Eduardo Casas Burgos, Presidente

María Teresa Peña Beltrán, Vicepresidente

Representaciones: es necesario aclarar cuando una persona lleva la representación de otra.

Invitados: ejemplo

INVITADOS: María, Jiménez Sánchez López , observadora

Ausentes :ejemplo

AUSENTES: Pedro noriega rodríguez, secretario (con escusa)

ORDEN DEL DÍA DESARROLLO COMPROMISOS CONVOCATORIA FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS: ejemplo

MANUEL CHACON CORREA JUAN CAMILO CANO

presidente secretario

LINEAS ESPECIALES PAGINAS

SUBSIGUIENTES: ejemplo

reunión de comité académico Acta 002

INFORMESestán a cargo de funcionarios o empleados autorizados, se elaboran en papel con logosimbolo, de acuerdo con as normas internas denla organización.

PARTES ENCABEZAMIENTO: esta compuesto por: Razón social: se escribe cuando no tiene membrete que lo

identifique. Dependencia: departamento o sección donde se origina el

resumen. Código: código de dependencia o codificación especial de los

informes.

Titulo Lugar de origen y fecha de elaboración Autoría del resumen ejecutivo: autores en orden

alfabético. Objetivo: ejemplo

OBJETIVO: Presentar informe sobre el proceso de evaluación en la norma de servicio al cliente.

Temas o numerales Paginas subsiguientes

Conclusiones Nombres, cargos y firmas Rubrica: en la margen

inferior izquierdo Líneas especiales

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

CERTIFICADOS: es un documentos de carácter probatorio, publico o privado, que asegura la veracidad y legalidad de un hecho o acto solemne.

CONSTANCIAS: la constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal.

PARTES CODIGO LUGA DE ORIGEN Y FECHA DE

ELABORACION

CARGO IDENTIFICACION DEL

DOCUMENTO: las expresiones certifica o hace constar, en mayúscula y centrada.

TEXTO REMITENTES Y FIRMAS

RESPOSABLES: igual que en la carta.

HOJA DE VIDA CORPORATIVAEs la relación de los datos personales, información laboral, académica y las experiencia y competencias de una persona que registra y conserva la organización a la cual esta se encuentra vinculada laboralmente.

PARTES IDENTIFICACION DEL DOCUMENTO: en mayúscula

sostenida y centrada. NOMBRE DATOS BASICOS INFORMACION LABORAL

INFORMACION ACADEMICA

EXPERIENCIA LABORAL INVESTIGACIONES,

PUBLICACIONES Y DISTINCIONES O PREMIOS

SOBRES COMERCIALES El sobre tiene el propósito de ser la cubierta de los

documentos, para su entrega o envió.

PARTES Tratamiento o titulo Nombre: ejemplo

Ingeniero JUAN CARLOS GONGORA CARO

Cargo: ejemplo

Director

Organización :ejemplo CAFAM-cafam

Dirección o apartado Destino: local, nacional e internacional. Local

MENSAJES ELECTRÓNICOS Es un sistema que permite

intercambiar con uno o mas usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de la internet.

PARTES ENCABEZAMIENTO: De, Para,

asunto.

CUERPO DEL TEXTO

RECOMENDACIONES: se recomienda no utilizar el correo para resolver temas complejos.

TARJETAS PROTOCOLARIAS

Se utilizan para las relaciones publicas y de negocios.

PARTES

TRATAMIENTO: Señor(a),

Ingeniero, Doctor, etc.

SALUDO: Cordial saludo,

Señora Ministra, etc.

DESPEDIDA: Sinceramente,

Respetuosamente, etc.

GRACIAS