Digitalización: Aspectos técnicos, legales y de seguridad

DIGITALIZACIÓN

Luz Nidia de la Pava Hernández

María Consuelo Zamora

Rocío Vargas Villarreal

Grupo eje temático 4

Universidad del Quindío

Ciencia de la Información y la Documentación,

Bibliotecología y Archivística - CIDBA

Gestión de Documentos Electrónicos -

Intersemestral

7 de Julio de 2013

DIGITALIZACIÓN




Grupo eje temático 4

Ing. Jorge Mario Zuluaga Docente

Universidad del Quindío

Ciencia de la Información y la Documentación,

Bibliotecología y Archivística - CIDBA

Gestión de Documentos Electrónicos -

Intersemestral

7 de Julio de 2013

Contenido

INTRODUCCIÓN 4

JUSTIFICACIÓN 5

OBJETIVOS 6

Qué es digitalización? 7

Aplicaciones 8

Usos 19

Aspectos técnicos 24

Equipos para la captura de información 31

La legislación Colombiana sobre Documentos Electrónicos 41

Seguridad Informática 64

CONCLUSIONES 67

REFERENCIAS 69

INTRODUCCIÓN

El proceso de digitalización es una buena iniciativa para las empresas para

contribuir con el ahorro de papel y otros insumos, se ha extendido en

todas las empresas públicas y privadas para facilitar su conservación y

acceso a la información institucional. Actualmente se usan documentos

digitalizados de todo tipo: Libros, revistas, imágenes, documentos

manuscritos, etc.

Sin duda este proceso contribuye significativamente a la política de cero

papel y es aplicable a los archivos según su ciclo vital, centros de

documentación, bibliotecas, entre otros.

JUSTIFICACIÓN

Teniendo en cuenta la era de la digitalización, es fundamental

que la información histórica de la Entidades sean

salvaguardas en medios magnéticos, según lineamientos del

Archivo General de la Nación y políticas de las mismas

entidades.

El profesional CIDBA debe ser integral en todos sus saberes y

debe estar en la capacidad de brindar información oportuna

y veraz, con el fin de liderar todos los lineamientos de los

procesos archivísticos.

OBJETIVOS

General. Conocer los conceptos y generalidades sobre la

digitalización de documentos impresos, requisito indispensable

para los profesionales CIDBA.

Específicos.

1. Investigar sobre la digitalizaciòn como herramienta y aplicación

en ciencias de la información.

2. Identificar los tipos de digitalizaciòn, el proceso para digitalizar,

los aspectos técnicos y los equipos utilizados para esto.

3. Contextualizar la digitalizaciòn en el marco legislativo

colombiano.

4. Exponer los fundamentos de seguridad informática en el marco de

la digitalización.

QU

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? Este concepto se encuentra definido

en el Acuerdo 27 de 2006 y en el

protocolo para digitalización de

documentos con fines probatorios:

Técnica que permite la reproducción

de información que se encuentra

guardada de manera analógica

(Soportes: papel, video, cassettes,

cinta, película, microfilm y otros)

en una que sólo puede leerse o

interpretarse por computador.

Procedimiento tecnológico por medio del cual se convierte un

soporte análogo (papel) o electrónico, en una imagen digital.

Contextualicemos un poco nuestro

marco técnico, antes de continuar,

veamos el video.

http://www.youtube.com/watch?v=1X2fveKVW1E

El proceso de digitalización

aplica para archivos según su

ciclo vital, centros de

documentación y bibliotecas.

Se establece de acuerdo a la

finalidad que se requiera o se

persiga.

APLICACIONES

En algunos casos el documento electrónico obtenido se mantendrá y

manejará al mismo que tiempo que el documento original en soporte

análogo, y en otros casos sustituirá este último, conservándose por el

término fijado en las políticas de archivo.

APLICACIONES Digitalización sin eliminación del documento original

análogo:

APLICACIONES Digitalización con sustitución del soporte análogo:

digitalización certificada

Es importante aclarar que los documentos con valores

secundarios (científicos, históricos y culturales) no

podrán ser sustituidos mediante este proceso.

TIPOS DE DIGITALIZACIÓN

Tipo

Sustituir el original en

papel

Requisitos

Fines de control y trámite.

NO

Pautas AGN

Fines archivísticos

NO

Pautas AGN y normas

archivísticas adoptadas por el

Comité de la Entidad

Fines de contingencia y

continuidad del negocio.

NO

Ley 527 de 1999

Digitalización Certificada

SI

• Protocolos y estándares

certificados.

• Requiere firma digital y

electrónica.

DESCRIPCIÓN PROCESO

DIGITALIZACIÓN Fase previa

Análisis y evaluación que factores que puedan afectar la

conversión de los documentos.

Elaborar un estudio técnico para analizar la viabilidad del

proyecto, recursos, relación costo beneficio, etc. La fase

previa debe tener como mínimo los siguientes elementos:

• Alcance

• Declaración y finalidad de los documentos digitalizados.

• Metas y beneficios esperados

• Estándares Técnicos del Protocolo

• Equipos y Recursos de planeación y control.

• Proceso de control de calidad

• Estrategias para integrar las imágenes

• Adopción de estándares, según normatividad de archivo en

relación al documento electrónico digitalizado.

• Análisis y gestión del riesgo de la información.

Proceso:


DIGITALIZACIÓN Fase digitalización y optimización

La digitalización de un documento puede ser escaneado por medios

fotoeléctricos y se obtiene un fichero con una imagen en la

memoria del sistema (discos duros, memorias de acceso aleatorio

RAM) y se asocia al escáner.

- El documento digitalizado debe ser fiel al documento original, en su

apariencia, forma, contenido.

- No se debe agregar letras, números, símbolos o gráficos que no

existan en el documento original.

- La firma electrónica se obtiene a través del sistema de

digitalización o sistema de firmado.

- Definir el sistema el nivel de seguridad y tipo de firma electrónica.

- Se pueden eliminar los bordes negros y otros, siempre respetando

su contenido, geometría en tamaño y proporción.


DIGITALIZACIÓN FASE CONFORMACIÓN. En esta fase se conforma el documento electrónico

como objeto digital (compuesto por contenido, metadatos y firma).

FASE CONTROL DE CALIDAD. Debe ser acompañado por un plan de gestión de

calidad durante y posterior al proceso de almacenamiento. Este control

tiene que ver con procedimientos, operaciones de mantenimiento

preventivo y un seguimiento diario que garantice un producto final de

calidad.

FASE DIGITALIZACIÓN EN UNIDADES DE CORRESPONDENCIA. Se debe utilizar

el proceso de digitalización certificada para devolver el original al

ciudadano.

Autenticar electrónicamente documentos originales en papel. Se

digitalizan los documentos originales, se revisa la imagen del documento

original en papel y se devuelven los documentos originales a quien

presentó el documento con los datos de radicación.

RECOMENDACIONES

1) Preservación del documento electrónico digitalizado.

Las copias también deben ser clasificadas.

2) Asegurar la disponibilidad y consulta. Mediante

métodos en línea o a través de los aplicativos de la

Entidad, con la protección de la ley de datos.

3) Seguridad. Debe cumplir con los requisitos de las

Normas NTC 27000, sobre sistemas de gestión de

seguridad y darlo a conocer por toda la organización.

USOS Consulta documental:

• Es eficiente a la hora de consultar

documentos y expedientes.

• Permite hacer consultas simultáneas de

documentos digitales.

• Incremento en la productividad del

personal encargado de archivo

• Las imágenes digitales pueden

incorporarse a cualquier documento

electrónico, sistemas y aplicaciones

diversas a bases de datos.

• Las imágenes no pierden nitidez ni se

dañan gradualmente con el paso del

tiempo.

USOS Cambio cultural:

• Se comparten los documentos a través de la red, sin

necesidad de generar copias de las copias y guardarlas

en los escritorios.

• Se comparten los documentos digitales a través de la

red o dispositivos móviles

USOS Seguridad:

• Se tiene acceso a la

información siempre y cuando

se cuente con la autorización o

contraseña.

USOS Por beneficios: Tangibles

• Disminución en el uso de papel e

impresiones.

• Disminución en el costo de

almacenamiento.

• Reducción de copias y copiadoras

(mantenimiento, consumibles).

• Disminución del personal dedicado a

archivar y buscar información.

• Disminución en mantenimiento de

archivos físicos.

• Eliminación de archivos históricos

físicos.

USOS Por beneficios: Intangibles

• Más tiempo disponible para trabajar y

menos tiempo perdido en archivar.

• Descentralización de la información.

• Acceso total y rápido a la información.

• Seguridad en los archivos.

• Mejor uso de la información para la toma de

decisiones.

• Aprovechamiento de espacios usados en

archivos (costo de oportunidad).

• Mayor productividad del personal.

• No más pérdida o traspapelado de

documentos.

• Seguridad en encontrar toda la información

archivada.

Para

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enera

l se

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an los

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s:

ASPECTOS TÉCNICOS

• Resolución

• El formato del

documento

• Velocidad de captura

• Interfaz

• Características físicas

ASPECTOS TÉCNICOS Resolución: Define la calidad del escaneo

Es el máximo número de puntos por pulgada -dpi- que

puede capturar un aparato. La resolución horizontal

depende mucho de la calidad y del número de

capturadores, mientras que la resolución vertical

está íntimamente ligada a la exactitud del motor

principal de entrenamiento.

ASPECTOS TÉCNICOS El formato del documento:

Representa la capacidad del escáner para procesar un

gran número de páginas por minuto. Dicha

velocidad depende del formato del documento y de

la resolución elegida para el escaneo.

ASPECTOS TÉCNICOS Velocidad de captura: Expresada en páginas por minuto -

ppm

ASPECTOS TÉCNICOS Interfaz: se trata del conector del escáner

ASPECTOS TÉCNICOS Interfaz: algunos son lentas y obsoletas.

• Tamaño, costo y peso.

• Consumo de energía eléctrica, en Watts (W).

• Temperaturas de funcionamiento y almacenamiento

• Nivel de ruido. Un escáner puede producir bastante

ruido

• Accesorios: drivers, el manual del usuario, los cables

de conexión.

ASPECTOS TÉCNICOS Características físicas:

EQUIPOS PARA LA CAPTURA DE

INFORMACIÓN Puntos a tener en cuenta:

1. Existen diversos tipos de escáner que se adaptan a

diferentes necesidades de trabajo y formatos.

2. La resolución de escaneo del dispositivo de

digitalización varía según la calidad del equipo.

3. La velocidad de transmisión de datos al computador

depende de la conexión entre equipos, las más

efectivas son las SCSI o FireWire y las más lentas son las

de USB y puertos paralelos.


INFORMACIÓN

Escáner:

Es un periférico de captura utilizado para

convertir un documento en papel en una

imagen digital

Funcionan utilizando el principio básico de la transferencia de la luz. El

cabezal lector compuesto por el CCD (Coupled Charge Devices), el

sistema de iluminación y un conjunto de lentes, se desplaza

barriendo la imagen. La luz reflejada o transmitida es convertida en

energía eléctrica por los sensores , la cual es proporcional a la

intensidad de la luz. La velocidad del movimiento del cabezal lector

nos dará una mayor o menor resolución.


INFORMACIÓN

Escáner: Cómo funciona?

EQUIPOS PARA LA CAPTURA DE INFORMACIÓN Tipos de escáner: Escáner de cama plana

Puede escanear objetos planos como fotografías, hojas sueltas,

libros y revistas. Funciona de forma similar a una

fotocopiadora. El objeto a escanear se coloca sobre el vidrio y

un cabezal escaneador capturará la imagen. Normalmente se

consiguen en tamaño carta.

EQUIPOS PARA LA CAPTURA DE INFORMACIÓN Tipos de escáner: Escáner de planos

EQUIPOS PARA LA CAPTURA DE INFORMACIÓN Tipos de escáner: Escáner de libros

Se utiliza principalmente para

conservar libros de valor histórico

o en los que no es posible

desprender las hojas que

contiene, manteniendo la

integridad original en cualquier

circunstancia, estos escáneres

respetan la calidad de las

imágenes al corregir

automáticamente las curvaturas

de las páginas

EQUIPOS PARA LA CAPTURA DE INFORMACIÓN Tipos de escáner: Escáner de transparencias

Permite escanear varios formatos de

película transparente, sea

negativa, positiva, color o blanco

y negro. Su tamaño de escaneo va

desde 35 mm. hasta las placas de

9x12 cm. hay especiales para cada

formato y otros multiformato para

todas las medidas.

EQUIPOS PARA LA CAPTURA DE INFORMACIÓN Tipos de escáner: Digitalizadores de video

EQUIPOS PARA LA CAPTURA DE INFORMACIÓN Tipos de escáner: Escáner de mano

Suelen conectarse al puerto de impresora

del ordenador y otros modelos llevan su

propia tarjeta para puerto. Tienen poca

resolución y hay que tener buen pulso

para que la lectura sea correcta.

EQUIPOS PARA LA CAPTURA DE INFORMACIÓN Tipos de escáner: Escáner de tambor

Consigue mayor resolución, reconoce

originales opacos o transparentes y

utiliza un cilindro de cristal donde se

coloca el original. Un sistema de

transmisión fotomecánico recorre la

imagen punto por punto, obteniendo así

una gran resolución y gama dinámica

entre bajas y altas luces.

No utilizan el sistema de captación por

CCDs sino que utilizan un sistema de tubos

fotomultiplicadores (PMT) en el bloque

lector

LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA

SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

En Colombia existe la ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta

el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las

firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación

ARTÍCULO 1o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente ley será aplicable a todo

tipo de información en forma de mensaje de datos, salvo en los siguientes

casos:

a) En las obligaciones contraídas por el Estado colombiano en virtud de

convenios o tratados internacionales.

b) En las advertencias escritas que por disposición legal deban ir

necesariamente impresas en cierto tipo de productos en razón al riesgo

que implica su comercialización, uso o consumo.

PARTE I.

PARTE GENERAL

CAPITULO I.

DISPOSICIONES GENERALES

LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS - LEY 527 DE 1999

ARTÍCULO 2o. DEFINICIONES

Para los efectos de la presente ley se entenderá por:

Mensaje de datos:

La información generada, enviada, recibida, almacenada o

comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como

pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos

(EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o

el telefax.


Comercio electrónico

Abarca las cuestiones suscitadas por toda relación de índole

comercial, sea o no contractual, estructurada a partir de la

utilización de uno o más mensajes de datos o de cualquier otro

medio similar.


Las relaciones de índole comercial comprenden las siguientes

operaciones:

· Toda operación comercial de suministro o intercambio de bienes o

servicios

· Todo acuerdo de distribución; toda operación de representación o

mandato

· Todo tipo de operaciones financieras, bursátiles y de seguros, de

construcción de obras; de consultoría; de ingeniería; de concesión

de licencias

· Todo acuerdo de concesión o explotación de un servicio público, de

empresa conjunta y otras formas de cooperación industrial o

comercial; de transporte de mercancías o de pasajeros por vía

aérea, marítima y férrea, o por carretera.


Firma digital:

Se entenderá como un valor

numérico que se adhiere a un

mensaje de datos y que,

utilizando un procedimiento

matemático conocido,

vinculado a la clave del

iniciador y al texto del mensaje

permite determinar que este

valor se ha obtenido

exclusivamente con la clave del

iniciador y que el mensaje

inicial no ha sido modificado

después de efectuada la

transformación

Intercambio Electrónico de Datos

(EDI):

La transmisión electrónica de

datos de una computadora a otra,

que está estructurada bajo normas

técnicas convenidas al efecto.

Sistema de Información:

Se entenderá todo sistema

utilizado para generar, enviar,

recibir, archivar o procesar de

alguna otra forma mensajes de

datos.


LA LEGISLACIÓN COLOMBIANA SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

CAPITULO II.

APLICACIÓN DE LOS REQUISITOS JURÍDICOS DE LOS MENSAJES DE DATOS


ARTÍCULO 7o. FIRMA:

Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o

establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en

relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho

requerimiento si:

a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador

de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta

con su aprobación;


b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito

por el cual el mensaje fue generado o comunicado.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido

en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas

simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma.

ARTÍCULO 9o. INTEGRIDAD DE UN MENSAJE DE DATOS:

Para efectos del artículo anterior, se considerará que la

información consignada en un mensaje de datos es

íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada,

salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que

sea inherente al proceso de comunicación, archivo o

presentación. El grado de confiabilidad requerido, será

determinado a la luz de los fines para los que se generó

la información y de todas las circunstancias relevantes

del caso.

ARTÍCULO 10. ADMISIBILIDAD Y FUERZA PROBATORIA DE LOS

MENSAJES DE DATOS:

Los mensajes de datos serán admisibles como medios de

prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las

disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección

Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento

Civil.



ARTÍCULO 11. CRITERIO PARA VALORAR PROBATORIAMENTE UN MENSAJE DE DATOS:

Para la valoración de la fuerza probatoria de los mensajes de datos a que se refiere

esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sana crítica y demás criterios

reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de

tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o

comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la

integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier

otro factor pertinente.

ARTÍCULO 12. CONSERVACIÓN DE LOS MENSAJES DE DATOS Y DOCUMENTOS:

Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean

conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes

condiciones:

1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.

2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se

haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que

reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida.

3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el

origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido

el mensaje o producido el documento.

No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por

única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos.

Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio

técnico que garantice su reproducción exacta.


ARTÍCULO 18. CONCORDANCIA DEL MENSAJE DE DATOS ENVIADO CON EL MENSAJE

DE DATOS RECIBIDO:

Siempre que un mensaje de datos provenga del iniciador o que se entienda que

proviene de él, o siempre que el destinatario tenga derecho a actuar con

arreglo a este supuesto, en las relaciones entre el iniciador y el destinatario,

este último tendrá derecho a considerar que el mensaje de datos recibido

corresponde al que quería enviar el iniciador, y podrá proceder en

consecuencia. El destinatario no gozará de este derecho si sabía o hubiera

sabido, de haber actuado con la debida diligencia o de haber aplicado algún

método convenido, que la transmisión había dado lugar a un error en el

mensaje de datos recibido.


ARTÍCULO 17.PRESUNCIÓN DEL ORIGEN DE UN MENSAJE DE DATOS:

Se presume que un mensaje de datos ha sido enviado por el iniciador, cuando:

1. Haya aplicado en forma adecuada el procedimiento acordado previamente

con el iniciador, para establecer que el mensaje de datos provenía

efectivamente de éste, o 2. El mensaje de datos que reciba el destinatario

resulte de los actos de una persona cuya relación con el iniciador, o con algún

mandatario suyo, le haya dado acceso a algún método utilizado por el iniciador

para identificar un mensaje de datos como propio.

ARTÍCULO 20. ACUSE DE RECIBO:

Si al enviar o antes de enviar un mensaje de datos, el iniciador solicita o acuerda

con el destinatario que se acuse recibo del mensaje de datos, pero no se ha

acordado entre éstos una forma o método determinado para efectuarlo, se

podrá acusar recibo mediante: a) Toda comunicación del destinatario,

automatizada o no; b) Todo acto del destinatario que baste para indicar al

iniciador que se ha recibido el mensaje de datos. Si el iniciador ha solicitado o

acordado con el destinatario que se acuse recibo del mensaje de datos, y

expresamente aquél ha indicado que los efectos del mensaje de datos estarán

condicionados a la recepción de un acuse de recibo, se considerará que el

mensaje de datos no ha sido enviado en tanto que no se haya recepcionado el

acuse de recibo.


ARTÍCULO 19. MENSAJES DE DATOS DUPLICADOS:

Se presume que cada mensaje de datos recibido

es un mensaje de datos diferente, salvo en la

medida en que duplique otro mensaje de datos, y

que el destinatario sepa, o debiera saber, de

haber actuado con la debida diligencia o de haber

aplicado algún método convenido, que el nuevo

mensaje de datos era un duplicado.

ARTÍCULO 21.PRESUNCIÓN DE RECEPCIÓN DE UN MENSAJE DE DATOS:

Cuando el iniciador recepcione acuse recibo del destinatario, se presumirá

que éste ha recibido el mensaje de datos. Esa presunción no implicará que

el mensaje de datos corresponda al mensaje recibido. Cuando en el acuse

de recibo se indique que el mensaje de datos recepcionado cumple con los

requisitos técnicos convenidos o enunciados en alguna norma técnica

aplicable, se presumirá que ello es así.

ARTÍCULO 22. EFECTOS JURÍDICOS:

Los artículos 20 y 21 únicamente rigen los efectos relacionados con el acuse

de recibo. Las consecuencias jurídicas del mensaje de datos se regirán

conforme a las normas aplicables al acto o negocio jurídico contenido en

dicho mensaje de datos.


ARTÍCULO 24. TIEMPO DE LA RECEPCIÓN DE UN MENSAJE DE DATOS:

De no convenir otra cosa el iniciador y el destinatario, el momento de la recepción de un

mensaje de datos se determinará como sigue: a) Si el destinatario ha designado un

sistema de información para la recepción de mensaje de datos, la recepción tendrá

lugar: 1. En el momento en que ingrese el mensaje de datos en el sistema de

información designado; o2. De enviarse el mensaje de datos a un sistema de

información del destinatario que no sea el sistema de información designado, en el

momento en que el destinatario recupere el mensaje de datos; b) Si el destinatario no

ha designado un sistema de información, la recepción tendrá lugar cuando el mensaje

de datos ingrese a un sistema de información del destinatario. Lo dispuesto en este

artículo será aplicable aun cuando el sistema de información esté ubicado en lugar

distinto de donde se tenga por recibido el mensaje de datos conforme al artículo

siguiente.


ARTÍCULO 25. LUGAR DEL ENVÍO Y RECEPCIÓN DEL MENSAJE DE DATOS:

De no convenir otra cosa el iniciador y el destinatario, el mensaje de datos

se tendrá por expedido en el lugar donde el iniciador tenga su

establecimiento y por recibido en el lugar donde el destinatario tenga el

suyo. Para los fines del presente artículo: a) Si el iniciador o destinatario

tienen más de un establecimiento, su establecimiento será el que guarde

una relación más estrecha con la operación subyacente o, de no haber una

operación subyacente, su establecimiento principal; b) Si el iniciador o el

destinatario no tienen establecimiento, se tendrá en cuenta su lugar de

residencia habitual.


PARTE II

COMERCIO ELECTRÓNICO EN MATERIA DE TRANSPORTE DE MERCANCÍAS

ARTÍCULO 26. ACTOS RELACIONADOS CON LOS CONTRATOS DE TRANSPORTE DE MERCANCÍAS:

Sin perjuicio de lo dispuesto en la parte I de la presente ley, este capítulo será aplicable a

cualquiera de los siguientes actos que guarde relación con un contrato de transporte de

mercancías, o con su cumplimiento, sin que la lista sea taxativa.

ARTÍCULO 27. DOCUMENTOS DE TRANSPORTE:

Con sujeción a lo dispuesto en el inciso 3o. del presente artículo, en los casos en que la ley

requiera que alguno de los actos del artículo 26 se lleve a cabo por escrito o mediante

documento emitido en papel, ese requisito quedará satisfecho cuando el acto se lleve a cabo

por medio de uno o más mensajes de datos.

ARTÍCULO 27 Para los fines del inciso tercero, el nivel de confiabilidad requerido será

determinado a la luz de los fines para los que se transfirió el derecho o la obligación y de

todas las circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo pertinente. Cuando se utilicen

uno o más mensajes de datos para llevar a cabo alguno de los actos enunciados en los incisos

del artículo 26, no será válido ningún documento

emitido en papel para llevar a cabo cualquiera.

PARTE III.

FIRMAS DIGITALES, CERTIFICADOS Y ENTIDADES

DE

CAPITULO I.

FIRMAS DIGITALES

ARTÍCULO 28. ATRIBUTOS JURÍDICOS DE UNA FIRMA

DIGITAL:

Cuando una firma digital haya sido fijada en un mensaje

de datos se presume que el suscriptor de aquella

tenía la intención de acreditar ese mensaje de datos

y de ser vinculado con el contenido del

mismo.PARÁGRAFO. El uso de una firma digital tendrá

la misma fuerza y efectos que el uso de una firma

manuscrita, si aquélla incorpora los siguientes

atributos: 1. Es única a la persona que la usa. 2. Es

susceptible de ser verificada.3. Está bajo el control

exclusivo de la persona que la usa.4. Está ligada a la

información o mensaje, de tal manera que si éstos

son cambiados, la firma digital es invalidada. 5. Está

conforme a las reglamentaciones adoptadas por el

Gobierno Nacional. editación conforme a la

reglamentación expedida por el Gobierno Nacional.


ARTÍCULO 30. ACTIVIDADES DE LAS ENTIDADES DE CERTIFICACIÓN:


Artículo modificado por el artículo 161 del Decreto 19 de 2012. El nuevo

texto es el siguiente: Las entidades de certificación acreditadas por el

Organismo Nacional de Acreditación de Colombia para prestar sus servicios

en el país, podrán realizar, entre otras, las siguientes actividades: 1. Emitir

certificados en relación con las firmas electrónicas o digitales de personas

naturales jurídicas. 2. Emitir certificados sobre verificación respecto de la

alteración entre el envío y recepción del mensaje de datos y de

documentos electrónicos transferibles.3. Emitir certificados en relación

con persona que posea un derecho u obligación con respecto a los

documentos enunciados en los literales f) y g) del artículo 26 de Ley 527 de

1999.4. Ofrecer o facilitar los servicios de generación de los datos de

creación de las firmas digitales certificadas. 5. Ofrecer o facilitar los

servicios de registro y estampado cronológico en Ia generación, transmisión

y recepción de mensajes de datos.6. Ofrecer o facilitar los servicios de

generación de datos de creación de las firma selectrónicas.7. Ofrecer los

servicios de registro, custodia y anotación de los documentos electrónicos

transferibles.8. Ofrecer los servicios de archivo y conservación de mensajes

de datos y documentos electrónicos transferibles.9. Cualquier otra

actividad relacionada con creación, uso o utilización de firmas digitales.

CAPITULO VI.

DISPOSICIONES VARIAS ARTÍCULO

43:

CERTIFICACIONES RECÍPROCAS: Los

certificados de firmas digitales

emitidos por entidades de

certificación extranjeras,

podrán ser reconocidos en los

mismos términos y condiciones

exigidos en la ley para la

emisión de certificados por

parte de las entidades de

certificación nacionales,

siempre y cuando tales

certificados sean reconocidos

por una entidad de

certificación autorizada que

garantice en la misma forma

que lo hace con sus propios

certificados, la regularidad de

los detalles del certificado, así

como su validez y vigencia.


ARTÍCULO 44.INCORPORACIÓN POR

REMISIÓN:

Salvo acuerdo en contrario entre las

partes, cuando en un mensaje de

datos se haga remisión total o

parcial a directrices, normas,

estándares, acuerdos, cláusulas,

condiciones o términos fácilmente

accesibles con la intención de

incorporarlos como parte del

contenido o hacerlos vinculantes

jurídicamente, se presume que esos

términos están incorporados por

remisión a ese mensaje de datos.

Entre las partes y conforme a la ley,

esos términos serán jurídicamente

válidos como si hubieran sido

incorporados en su totalidad en el

mensaje de datos.

PARTE IV

REGLAMENTACIÓN Y VIGENCIA ARTÍCULO 45:

La Superintendencia de Industria y Comercio contará con un

término adicional de doce (12) meses, contados a partir de

la publicación de la presente ley, para organizar y asignar a

una de sus dependencias la función de inspección, control y

vigilancia de las actividades realizadas por las entidades de

certificación, sin perjuicio de que el Gobierno Nacional

cree una unidad especializada dentro de ella para tal

efecto.

ARTÍCULO 46. PREVALENCIA DE LAS LEYES DE PROTECCIÓN AL

CONSUMIDOR:

La presente ley se aplicará sin perjuicio de las normas

vigentes en materia de protección al consumidor.

ARTICULO 47. VIGENCIA Y DE ROGATORIA. La presente ley

rige desde la fecha de su publicación y deroga las

disposiciones que le sean.


SEGURIDAD INFORMÁTICA

Seguridad es un concepto asociado a la certeza, falta de riesgo o contingencia.

Conviene aclarar que no siendo posible la certeza absoluta, el elemento de riesgo

está siempre presente, independiente de las medidas que tomemos, por lo que

debemos hablar de niveles de seguridad.

La seguridad informática es un conjunto de técnicas encaminadas a obtener altos

niveles de seguridad en los sistemas informáticos. Lo importante es proteger la

información. La seguridad informática se dedica principalmente a proteger la

confidencialidad, la integridad y disponibilidad de la información.

Uno de los problemas importantes de seguridad son la autentificación, es decir la

prevención de suplantaciones, que se garantice que quien firma un mensaje es

realmente quien dice ser; el no repudio, o sea que alguien niegue haber

enviado una determinada información (que efectivamente envió) y los

controles de acceso, esto es quien tiene autorización y quien no para acceder a

una parte de la información.

A continuación compartimos un video en el

cual podemos conceptualizar la idea del

significado de la seguridad informática ya

que hoy en día nos encontramos al alcance

de más información a través de la

tecnología.

CONCLUSIONES 1) El proceso de digitalización facilita el acceso y consulta de la memoria institucional

y salvaguarda la trazabilidad de la información.

2) La digitalización es clave en la normalización de procesos archivísticos, antes de

someterse a un proceso de disposición final debe adelantarse el proceso de

digitalización como medio de conservación.

3) Implementar un programa de digitalización beneficia una organización tanto de

forma tangible como intangible, lo cual permite menores costos de producción,

mantenimiento y gestión.

4) Para digitalizar un documento se requiere equipos de calidad que cumplan con

estándares internacionales y legales, cumpliendo con el objetivo básico del formato

y el ente que lo requiere.

5) La legislación colombiana ampara la información y el documento a través de la Ley

527 de 1999.

CONCLUSIONES

6) La seguridad tecnológica e informática se implementa con la prioridad de cuidar y

salvaguardar la información documental.

7) En cumplimiento a la ley 594 de 2000 y demás normas concordantes, todas las

empresas deben contar con un PGD Plan de Gestión Documental, que permita

salvaguardar y proteger la información.

8) Para iniciar un proceso de esta índole, es importante realizar un estudio previo,

según las necesidades del clientes y fases mencionadas en el presente documento.

9) La digitalización es un proceso de gran utilidad para la preservación de la gestión, y

contribuye con la política de cero papel y se cuenta con la información en las

etapas del ciclo vital de los archivos.

REFERENCIAS Bermudez Muñoz, María Teresa, Guía para digitalizar documentos. [en línea:]

[http://www.archivonacional.go.cr/pdf/guia_digitalizar_documentos.pdf] Consultado el 12 de

julio de 2013

Conti, Juan Manuel y Paolini Juan Antonio. Digitalización de grandes volúmenes de documentos. En:

Revista cet. No. 28, 2006, pág. 1 - 10. [En línea:]

[http://www.herrera.unt.edu.ar/revistacet/anteriores/Nro28/PDF/N28Doc03.pdf] consultado

el 14 de julio de 2013

Diario Oficial No. 43.673, de 21 de agosto de 1999. Ley 527 de 1999 [En línea:]

[http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/1999/ley_0527_1999.html]

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España: 2011. Archivos de Castilla y León. 51 p.

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Colombia. 20_? 27 p. [En línea:] Consultado el 7 de julio de 2013

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documentos-v1.pdf] Consultado el 10 de julio de 2013

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Digitalización: Aspectos técnicos, legales y de seguridad

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