DIRECCIÓN DE SISTEMAS Y REGISTROS...

PROGRAMACIÓN ACADÉMICA

MANUAL PARA

UNIDADES ACADÉMICAS

EQUIPO DSRA

Noviembre / 2016

DIRECCIÓN DE SISTEMAS Y REGISTROS ACADÉMICOS

Dirección de Sistemas y Registros Académicos

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Índice

Índice ................................................................................................................................................. 1

Introducción ........................................................................................................................................ 3

Objetivo ........................................................................................................................................... 3

Actores ............................................................................................................................................ 3

Descripción del proceso .................................................................................................................... 3

Conceptos importantes ..................................................................................................................... 3

Modelo del proceso .............................................................................................................................. 5

I. Programación Académica .......................................................................................................... 5

II. Preparar Programación Académica ............................................................................................. 6

III. Actualizar Programación Académica ....................................................................................... 7

IV. Ajustar Programación Académica ........................................................................................... 8

Nuevo Procedimiento ........................................................................................................................... 9

Buenas prácticas ............................................................................................................................ 10

Guía rápida del procedimiento ......................................................................................................... 10

Detalle del procedimiento ............................................................................................................... 12

1. Consultar información del docente y ayudante (SIAINST, SIAASGQ, SIAIQRY) ........................ 12

2. Consultar programación académica del periodo (SSASECQ, SIAASGN, SSAXMTI) .................... 16

3. Crear curso - sección (SSASECT) .......................................................................................... 19

4. Ingresar vacantes y reservas de vacantes (SSASECT) ............................................................ 22

5. Ingresar actividades y horarios (SSASECT) ........................................................................... 26

6. Asociar docentes (SSASECT, SIAASGN) ................................................................................ 28

7. Sugerir o asignar salas (SSASECT, SLQROOM, SLABQRY) ...................................................... 30

8. Crear macrosecciones (SSASECT, SSAXLST, SSAXLSQ) .......................................................... 35


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9. Eliminar sección .................................................................................................................. 39

10. Crear sección .................................................................................................................. 39

11. Modificar reserva de vacantes (SSASECT) ......................................................................... 39

12. Actualizar docentes (SSASECT) ........................................................................................ 40

13. Reservar vacantes por cohorte (SSASECT) ........................................................................ 40

14. Categoría de una sección (SSADETL) ................................................................................ 41


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Introducción

Objetivo

Construir, mantener y ofertar el catálogo de cursos y evaluaciones, que las unidades académicas planifican para el periodo académico siguiente.

Actores

• Unidad Académica • Docente • Alumno • Dirección de Relaciones Académicas Internacionales • Encargado de Salas • Registros Académicos

Descripción del proceso

El proceso comienza con la estimación por parte de las unidades académicas, de la oferta de cursos y vacantes para el siguiente periodo académico. Posteriormente se hace la actualización de la programación copiada del semestre anterior equivalente, se solicitan y reservan vacantes, se solicitan y asignan salas según requerimientos. Luego se publica la programación académica para que los alumnos puedan revisarla y planificar su inscripción de asignaturas.

Parte importante de este proceso se lleva a cabo durante el periodo de inscripción de cursos, donde las unidades académicas deben estar monitoreando la oferta académica y su demanda por parte de los alumnos. De esta manera, durante el ajuste de vacantes de este proceso, se puedan incorporar las modificaciones necesarias para satisfacer las necesidades justificadas de los alumnos.

Finaliza el proceso, cuando se terminan de ingresar todos los ajustes a la programación publicada.

Conceptos importantes

• Atributo de alumno: Características de un alumno donde algunas de ellas son nivel, escuela, programa, carrera y cohorte.

• Bloque de cursos: Conjunto de cursos asignados a un alumno en su primer semestre de carrera. • Campo de estudio: Identifica carrera, certificado académico, major, minor y otro tipo de

concentraciones. • Cohorte: Código compuesto por año de admisión, periodo académico de admisión y programa. • Curricula: Indicador de la prioridad del programa, es decir, si es el principal, secundario o

cualquiera. • Curso: Asignatura que se enseña en la universidad y de la cual se compone una carrera o plan de

estudios. • Curso – Sección: Curso dictado en un periodo académico, el cual es dictado por uno o más docentes

definidos, en determinado horario y lugar. • Escuela: Unidad académica.


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• ID: Identificador único del alumno, corresponde a su RUT. • Lugares reservados: Regla de reserva de vacantes, la cual define cierta cantidad de vacantes para

alumnos cumplan con ellas determinadas características. • Macrosección: Usaremos solo del tipo secciones cruzadas, que corresponden a secciones de cursos

diferentes que comparten sala, docente y horario en alguna actividad o reunión programada. • Materia: Código que agrupa un área temática de cursos. • Nivel: Equivale a un grado o título de estudio. • NRC: Número identificador único del curso – sección – periodo. • Número de Curso: Identificador alfanumérico de un curso dentro del área temática a la que

pertenece. • Parte de periodo: Clasificación de un curso que indica si es retirable o no, durante el periodo de

retiro voluntario de cursos. • Programa: Corresponde al concepto actual de curriculum UC. • Tesis genérica: Sección de tesis programada para una unidad académica. Todos los alumnos

tesistas deben inscribirla durante el proceso de inscripción de cursos.


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Modelo del proceso

I. Programación Académica


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II. Preparar Programación Académica


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III. Actualizar Programación Académica


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IV. Ajustar Programación Académica


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Nuevo Procedimiento


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Buenas prácticas

� Importante � Respetar modulación horaria. � Eliminar los cursos que no se dictarán y los que tienen 0 vacantes ofrecidas. � Para los cursos con menos de 20 alumnos se debe privilegiar el uso de las salas propias de la

UA. � Informar cuando se realice el cambio de una sala de administración general a una propia. � Si las ayudantías no son informadas durante la programación académica, no se les asignará

sala en los módulos más demandados del campus. � Informar las fechas de las ayudantías cuando estas son esporádicas, pero se asignarán en

forma posterior. � Se aceptarán solicitudes de salas extras para pruebas, solo para los módulos que tengan

menos del 70% de ocupación (ver información por campus). � Revisar la asignación de las salas para pruebas. En el caso de no usarlas avisar a la

coordinación de salas. � Los cursos de habilidades transversales y formación general pueden dictarse solo para los

módulos que tengan menos del 85% de ocupación (ver información por campus). � Ingresar las macrosecciones antes del 31 de mayo. � Informar de los casos especiales a considerar para la asignación de salas antes del 31 de

mayo. � Profesores con horarios contiguos o con alguna discapacidad.

Guía rápida del procedimiento

Programación Académica

En la etapa de planificación de la programación académica, se debe:

1. Consultar información del docente y ayudante (SIAINST, SIAASGQ, SIAIQRY) 2. Consultar programación académica del periodo (SSASECQ, SIAASGN, SSAXMTI)

Para programar los cursos - sección, se debe:

3. Crear curso – sección (SSASECT) 4. Asignar vacantes y reserva de vacantes (SSASECT) 5. Asignar actividades y horarios (SSASECT) 6. Administrar docentes y ayudantes (SSASECT, SIAASGN) 7. Sugerir o asignar salas (SSASECT) 8. Crear macrosecciones (SSASECT, SSAXLST)


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Durante el ajuste de vacantes del proceso de inscripción de cursos, se puede:

9. Eliminar sección 10. Crear sección 11. Modificar reserva de vacantes (SSASECT)

Ya comenzado el semestre existe un periodo en el cual se pueden actualizar los docentes para ello se debe:

12. Actualizar docentes (SSASECT)

Bloques de cursos

Para los cursos que serán asignados a los alumnos nuevos, se debe:

13. Reservar vacantes por cohorte (SSASECT)


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Detalle del procedimiento

1. Consultar información del docente y ayudante (SIAINST, SIAASGQ, SIAIQRY)

a. Consultar registro de docente y ayudante en Banner (SIAINST)

La forma SIAINST permite consultar la información de un docente en el sistema.

Para revisar la información de una persona en la base de datos del sistema relacionada con el perfil de docente, se debe ingresar su ID y en el campo Prdo el valor del periodo que se desea consultar.

Luego se debe ir al bloque Detalles Base de Miembro Docente, presionando el botón (Bloque Siguiente).

En este bloque se debe verificar que el periodo consultado se encuentre dentro del rango definido por los campos Prdo Inicio y Prdo Fin, que el campo Status se encuentre con el valor Vigente y la opción Docente debe encontrarse activada.


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b. Consultar escuela a la que está asociado el docente o ayudante (SIAINST)

La forma SIAINST permite consultar la escuela asociada a un docente o ayudante en el sistema.

Para revisar la información de una persona en la base de datos del sistema relacionada con el perfil de docente o ayudante, se debe ingresar su ID y en el campo Prdo el valor del periodo que se desea consultar.

Usando el botón (Bloque Siguiente) se puede ir al bloque Escuela y Departamento de Docente donde

se indican las escuelas a las cuales está asociado el docente.


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c. Consultar carga educativa (SIAASGQ)

La forma SIAASGQ permite ver la carga de un docente para un determinado periodo académico.

Se debe ingresar el Periodo a consultar y el ID del docente. Luego se presiona el botón (Bloque

Siguiente) para desplegar todos los NRC en los que se encuentra programado como docente.

d. Consultar nómina docente (SIAIQRY)

La forma SIAIQRY permite consultar los docentes que se encuentran en la base de datos para el periodo indicado.


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Se debe ingresar el Prdo que se desea consultar. Además si se desea, se puede filtrar según el status del

docente, para ello, asignar un valor para el campo Status y luego presionar el botón (Bloque Siguiente)

para desplegar la nómina según los criterios introducidos.

Estando en este segundo bloque, se pueden realizar búsquedas por los siguientes criterios: ID, Apellido,

Nombre y Escuela. Luego de ingresar uno o más criterios, se debe presionar el botón (Ejecutar

Consulta) o presionar la tecla F8, para que se desplieguen los registros que cumplen con tales criterios.

Nota 1: Es importante mencionar que el campo Apellido está compuesto por el apellido paterno y apellido materno, separados por el carácter “|”. Por lo tanto si el docente se llama Juan Pérez Rojas, en el campo Apellido aparecerá Pérez|Rojas.

Para buscar por estos criterios se puede utilizar el comodín “%”, el cual reemplaza N caracteres desconocidos. Esto permite realizar búsquedas globales, por ejemplo, si se desea buscar a todos los profesores que tengan como primer apellido Montenegro, se debe ingresar en el campo Apellido

Montenegro% y luego para ejecutar la consulta presionar el botón (Ejecutar Consulta) o presionar la

tecla F8.

Nota 2: Al ingresar los criterios de búsqueda Apellido y Nombre, se deben respetar las mayúsculas.

2. Consultar programación académica del periodo (SSASECQ, SIAASGN, SSAXMTI)

a. Sección (SSASECQ)

La forma SSASECQ despliega las secciones registradas en el sistema, que cumplen con algún criterio de búsqueda. La forma se ejecuta en modo de consulta, por lo que no se pueden hacer modificaciones en los campos.


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Para consultar secciones se hace a través de diferentes criterios, los que corresponden a los campos del primer registro: Periodo, Parte de periodo, NRC, Materia, Curso, Sección, Status Sección, Campus, Título Curso/Sección.

Luego presionando el botón (Ejecutar Consulta), se despliega la información de los distintos NRC que

cumplen con los criterios indicados.

En caso de querer hacer una nueva consulta basta con presionar el botón (Ingresar Consulta) o

presionar la tecla F7, lo que limpia todos los campos de la forma y así poder ingresar nuevos criterios de búsqueda.

b. Asignación de docente (SIAASGN)

La forma SIAASGN permite consultar la carga académica definida para un docente en un determinado periodo.


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Para ver la asignación de un docente, se debe ingresar el ID y el Prdo que se desea consultar. Luego

presionar el botón (Bloque Siguiente) para desplegar las secciones asociadas al profesor.

Esta información es posible exportarlas a un archivo csv, para lo cual es necesario que exista una carpeta temp en el disco C: del equipo.

c. Detalle NRC – Docente de macrosección (SSAXMTI)

La forma SSAXMTI permite desplegar la información del horario y docente asociado a los NRC que conforman la macrosección.


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Para generar la consulta se debe ingresar el periodo y el identificador de la lista cruzada que se desea ver

y presionar el botón (Bloque Siguiente) para desplegar todos los NRC asociados a esta lista cruzada.

Al posicionarse sobre uno de los NRC, en el bloque Instructor aparece el o los docentes a cargo de la sección.

3. Crear curso - sección (SSASECT)

En Banner se debe programar cada curso - sección por separado, lo que permite asociar distintos atributos a cada uno.

Para la creación de una sección de un curso, se debe realizar en la forma SSASECT.


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Lo primero es ingresar el Prdo para el cual se creará la sección, luego presionar el botón (Crea NRC),

y seguidamente, el botón (Bloque Siguiente) para ir a la pestaña Información de Sección de Curso. Esto

hará que en el campo NRC aparezca el valor ADD.

Esta pestaña se debe configurar de la siguiente manera:

• Materia: Materia del curso – sección, corresponde a los tres primeros caracteres de la sigla de la asignatura.

• Número Curso: Número de curso correspondiente a la sigla de la asignatura. • Sección: Se debe ingresar un valor en base a la última sección del curso creada para ese periodo.

La regla para asignar el número de la sección son: o 1 – 99: Número correlativo para las secciones de un mismo curso.

• Lista Cruzada: Identificador de macrosección el cual agrupa diferentes secciones que comparten espacio físico, horario y docente en alguna actividad. Este campo se autocompleta por medio del procedimiento definido en “Crear macrosecciones”. En el caso que la sección no forme parte de una macrosección, el campo queda en blanco.

• Campus: Campus en el que se dictará la sección. • Status: Indica disponibilidad de la sección para la inscripción de ese periodo.

o A: Activo • Tipo Horario: Indica tipo de horario o actividad representativa de la sección. • Método Educativo: Indica el método educativo definido para la actividad. Autocompletado al

ingresar Tipo Horario.


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• Socio Integración: Unidad académica de destino de la sección, es decir, se debe indicar la unidad para la cual se programa el curso. Este campo también se puede utilizar para sugerir la zona donde debe estar ubicada las salas para cada actividad de la sección, lo cual se detallará en Sugerir o asignar salas.

• Modo Calif: Indica el modo de calificación definido para el curso. • Sesión: No se utilizará. • Aprobación Especial: Indica si la sección programada requiere aprobación especial para que los

alumnos puedan inscribirla. Para esto se debe ingresar el valor AE (Aprobación Especial). • Duración: No se utilizará. • Parte de Periodo: Indica si el curso permite ser retirado o no por el alumno durante el periodo de

retiro voluntario de cursos. o 1: Curso retirable. o NR: Curso no retirable.

• Fechas de Inscripción: No se utilizará. o Primero: No se utilizará. o Último: No se utilizará.

• Fechas de Inicio: No se utilizará. o Primero: No se utilizará. o Último: No se utilizará.

• Extensiones Máximas: No se utilizará. • Método Verif Prerrequisito: Método para revisar cumplimiento de prerrequisitos. Autocompletado,

no modificar. o Básico o Ning: Activado. o Capp: Inactivo. o DegreeWorks: Inactivo.

• Indicador UEC: Inactivo. Solo debe estar activo para indicar que es un curso de Educación Continua. • Hrs Crédito: Cantidad de créditos definidos para la sección. • Hrs Crédito - segunda línea: Cantidad de créditos definidos para la sección. • Hrs Factura: Cantidad de créditos definidos para la sección. • Hrs Factura - segunda línea: Cantidad de créditos definidos para la sección. • Hrs Contacto: No se utilizará. • Teoría: No se utilizará. • Lab: No se utilizará. • Otro: No se utilizará. • Identificador de Liga: No se utilizará. • Método Asistencia: Indica si la sección se dicta en inglés, para esto ingresar el valor SI. • Hrs Contacto Semanal: No se utilizará. • Hrs Contacto Diario: No se utilizará. • Impr: Activado. • Calificabl: Activado. • Respuesta a Voz y Autoservicio Disponible: Activado. • Exenc Colegiat y Cuotas: No se utilizará. • Tít Largo: Campo solo de lectura. • Coments: Campo solo de lectura. • Syllabus: Campo solo de lectura.


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Para conservar los cambios, presionar el botón (Guardar).

Al grabar la información recién ingresada, el sistema asigna a la sección un NRC.

Importante

� En el campo Sección debe ser “1” y no “01”, “001”, etc. Revisar el manual de usuario

� En el campo Modo de Calificación, se debe asignar el modo que corresponde al curso según la definición del curso, ya que una vez que los alumnos inscriban el NRC, no podrá ser modificado.

� El campo Parte de Periodo no puede ser modificado posterior a la inscripción de cursos.

4. Ingresar vacantes y reservas de vacantes (SSASECT)

Luego de crear la sección, se debe ir a la pestaña Información Inscripción Sección – Detalles Inscripción para registrar el número de vacantes que se ofertarán.

En el bloque Detalles de Inscripción se deben completar solo los siguientes campos:

• Máximo: Número máximo de vacantes para el NRC. Se debe ingresar el total de vacantes de la sección, es decir, la suma de las vacantes libres y de los lugares reservados.


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• Real: Autocompletado. Indica la cantidad de vacantes inscritas por los alumnos. Se actualiza a medida que los alumnos inscriben el NRC.

• Restante: Autocompletado. Indica las vacantes disponibles para inscribir. Se actualiza a medida que los alumnos inscriben el NRC.

• Máx Lista Espera: No se utilizará. • Real Lista Espera: No se utilizará. • Restante Lista Esp: No se utilizará. • Proyectada: No se utilizará. • Anterior: No se utilizará. • Reservado: Autocompletado. Indica si existen lugares reservados, o sea, si se programó reserva de

vacantes. • Hrs Crédito Generadas: Autocompletado. Es la multiplicación de los créditos de la sección por el

número de alumnos inscritos.


Los bloques Censo Uno y Censo Dos no se utilizarán.

Si se requiera hacer reserva de vacantes, se debe ir a la pestaña Información Inscripción Sección – Lugares Reservados.

Esta pestaña permite definir reglas de reserva de vacantes que tienen asociadas determinadas características, por lo que durante el proceso de inscripción de cursos, solo aquellos alumnos que cumplan


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con esas características podrán hacer uso de esas vacantes, las cuales se mantendrán hasta el fin del proceso, a menos que la unidad académica realice modificaciones a estas.

En la imagen de esta pestaña, se destacan en un color más oscuro, todos los campos que componen una regla de reserva de vacantes.

La primera regla de reserva de vacantes, no permite asignar valores a los diferentes campos, ya que corresponde a las vacantes libres de inscripción que se programan para la sección, a excepción del campo Máximo Reservado, donde se deben ingresar el número de vacantes libres.

Nota 1: El número de vacantes definido en la pestaña Información Inscripción Sección – Detalles Inscripción se refleja como vacantes libres, si no se han creado reservas de vacantes. Por lo tanto, si se desea programar alguna reserva de vacantes se debe tener en consideración, que las vacantes de esas reservas se deben descontar a las ya definidas en las vacantes libres.

Se pueden ir agregando reglas de reserva de vacantes según sea necesario, basta con presionar el

botón (Insertar Registro).

Para configurar una regla de reserva de vacantes se deben completar los campos que la determinan, ingresando directamente el valor en el campo o escoger una alternativa de la lista de valores configurados,

posicionando el cursor en el nuevo registro, y luego presionando el botón asociado al campo.

Nota 2: Es importante considerar que las reglas de reserva de vacantes, salvo la primera, no cuentan con los nombres de los campos ni los botones que despliegan la lista de valores, por lo tanto es necesario guiarse por la posición en la que se encuentran. Para desplegar una lista de valores, se debe hacer doble

click en el campo deseado o presionar el botón asociado, del primer registro. Se debe tener presente

que el cursor siempre debe ubicarse en alguno de los campos del nuevo registro, ya que si se ubica en otro registro de reserva de vacantes, no se podrá desplegar la lista de valores.

Los campos que se pueden definir para crear una nueva regla de reserva de vacantes son:

• Nivel: Nivel de estudios al que pertenece el alumno. • Campus: No se utilizará. • Escuela: Unidad académica a la que pertenece el alumno.

Nota 3: Para hacer una reserva de vacantes a alumnos que vienen de intercambio a la UC, se debe ingresar en el campo Escuela, el código 97, o en su defecto el junto al número de vacantes a reservar.

• Grado: No se utilizará. • Programa: Curriculum al que pertenece el alumno. • Tipo Campo Estudio: No se utilizará. • Cód Campo Estudio: No se utilizara


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Nota 4: Existían algunos certificados académicos que podían tomar los alumnos de la Universidad, que también inscribían los alumnos de College como minor y que tenían el mismo código. En Banner, este tipo de certificados académicos se dividieron en dos categorías: minor y certificados académicos. Al alumno se le asignará vacante, según el campo de estudio al que corresponda, por lo tanto, es importante hacer la reserva de vacantes para ambos planes de estudio.

• Depto: No se utilizará. • Curricula: No se utilizará. • Clase: No se utilizará. • Atributo: En el campo atributo se pueden definir los major, minor y certificados académicos para

los cuales se puede reservar vacantes.

Nota 5: Estos tres tipos de campos de estudio, se pueden diferenciar la nomenclatura de su código.

o Certificados académicos: El código comienza con la letra A. o Minor: El código comienza con la letra N. o Major: El código comienza con la letra M.

• Cohorte: Identifica a un alumno con determinado periodo de admisión y programa. • Prdo Admisión: No se utilizará. • Prdo Matriculación: No se utilizará. • Prdo Graduación: No se utilizará. • ID Usr: Autocompletado por el sistema. • Fch Actividad: Autocompletado por el sistema. • Sobrefl: Activo. Todas las reservas de vacantes deben tener activado este campo, ya que al no

haber disponibilidad de vacantes en esta reserva, por defecto, se podrán asignar vacantes libres. • Máximo Reservado: Número de vacantes reservadas para los alumnos que cumplen con todas las

características definidas en esta regla de reserva de lugares. • Real: Número de vacantes ocupadas por alumnos que cumplen con todas las características

definidas en esta regla de reserva de lugares. • Restante: Número de vacantes disponibles para alumnos que cumplen con todas las características

definidas en esta regla de reserva de lugares. • Máx Lista Espera: No se utilizará. • Real: No se utilizará. • Restante: No se utilizará.


Ante la posible necesidad de eliminar una regla, se debe posicionar el cursor en la regla a eliminar y luego

presionar el botón (Eliminar registro). Solo se pueden eliminar reglas de reserva de vacantes cuando

no tengan alumnos inscritos asociados a ellas.


En el bloque Total Lugares Reservados se despliega el total de vacantes ofertadas (campo Máximo), el total


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de las vacantes ocupadas (campo Real) y el total de las vacantes disponibles (campo Restante).

Importante

� Solo se puede reservar vacantes por: Nivel, Escuela, Programa, Código Campo de Estudio y Cohorte (Paquete Fijo).

� Todas las reservas de vacantes deben tener marcado el campo Sobrefl, salvo la reserva por cohorte.

� Para asignar los cupos reservados, Banner procesa desde la regla más restrictiva (mayor número de campos usados) a la menos restrictiva.

� En el caso que un alumno cumpla con más de una regla, entonces el sistema considera la regla que tiene campos definidos de más a la izquierda.

� La unidad académica debe reservar vacantes para los paquetes fijos durante la programación de cursos.

� No realizar una excesiva reserva de vacantes.

� Mejorar la estimación de las vacantes ofrecidas, por el impacto que tiene en la asignación de salas.

� Liberar las vacantes durante el ajuste de la inscripción de cursos.

Nuevo procedimiento

� Durante el ajuste de vacantes de la inscripción de cursos, se debe pedir autorización para crear una nueva sección y para aumentar el número de vacantes ofrecidas. Esto es debido al impacto que tiene en la asignación de salas.

5. Ingresar actividades y horarios (SSASECT)

Para ingresar las distintas actividades o reuniones que componen la sección, junto a sus horarios, se debe ir a la pestaña Instructor y Horas Reunión – Horas e Instructores y estando en el bloque Horas de Reunión, en la pestaña Fchas Reunión.


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Para ingresar una nueva actividad o reunión se debe presionar el botón (Insertar Registro) y luego

completar los campos ingresando directamente el valor o accediendo a la lista de valores configurados,

posicionando el cursor en el campo de la nueva actividad y luego presionar el botón asociado al campo

requerido.

Los campos que se deben completar son los siguientes:

• Hora Reunión: Indica el código un horario predefinido, que tiene asociado los días de la semana y las horas de inicio y fin del bloque horario. Si se ingresa este código se autocompletan los campos Fecha Inicio, Fecha Fin, los días de la semana, Hora Inic y Hora Fin.

• Tipo Reunión: Indica el tipo de reunión o actividad. Se debe crear un registro para cada actividad de la sección, incluyendo las evaluaciones de ser posible.

• Fecha Inicio: Autocompletado. Indica la fecha de inicio de clases o de la reunión. Si la actividad se

programa para una fecha diferente, basta con modificarla presionando el botón (Calendario). • Fecha Fin: Autocompletado. Indica la fecha de fin de clases o de la reunión. Si la actividad se

programa para una fecha diferente, basta con modificarla presionando el botón (Calendario). • Lunes, Martes, Miércoles, Jueves, Viernes, Sábado, Domingo: Activar el o los campos

correspondientes a los días en que se realizará la actividad. • Hora Inic: Cuatro dígitos que indican la hora de inicio de la actividad definida. Se debe ingresar en

formato de 24 horas sin el signo”:” (HHMM).


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• Hora Fin: Cuatro dígitos que indica la hora de fin de la actividad definida. Se debe ingresar en formato de 24 horas sin el signo”:” (HHMM).

• Indicador Sesión: Está compuesto por dos dígitos de números consecutivos (Ej: 01, 02…). Se deben asignar según las siguientes reglas:

o Mismo indicador: Se debe ingresar el mismo indicador para las actividades de cátedra y evaluaciones.

o Distinto indicador: Se debe ingresar indicadores consecutivos para todas las actividades que no correspondan a la cátedra o evaluaciones.


Nota: Cuando se produce un tope de horario entre alguna de las actividades o reuniones programadas en la sección, el sistema no permitirá guardar los cambios, por lo que es necesario dar un sobrepaso. Para esto se debe ir a la pestaña Instructor y Horas Reunión – Horas e Instructores – Créds y Ubicación Reunión. Se debe seleccionar el registro asociado a la actividad con tope de horario y en el campo Indicador Sobrepaso ingresar la letra O.

Importante

� Programar en base a la modulación de horaria propuesta por la Universidad.

� Para las actividades que duran todo el semestre deben tener por defecto las fechas del período: 1 de agosto y 31 de diciembre.

� Es importante programar horario para toda actividad que respete modulación horaria (día y hora).

6. Asociar docentes (SSASECT, SIAASGN)

Para ingresar docentes responsables de una actividad o reunión de la sección, se debe ir a la pestaña Instructor y Horas Reunión – Horas e Instructores al bloque Instructor.


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Los docentes se asocian por medio de los indicadores de sesión definidos en la pestaña Fchs Reunión. Para esto se deben completar los siguientes campos:

• Indicador Sesión: Se debe ingresar el indicador de la sesión registrada en la pestaña Fchs Reunión que se relacionará con el docente o ayudante. A un mismo indicador de sesión se le puede asociar más de un docente o ayudante.

• ID: Ingresar el ID del docente o ayudante que se quiere asociar con la sesión. Para buscar el ID de

la persona a asignar, se debe presionar el botón de este campo, lo que llevará a una forma de consulta de docentes y ayudantes. Para detalles de cómo realizar una búsqueda en esta forma, ver sección Consultar información del docente y ayudante – Consultar nómina docente.

o Para las secciones que no se les asigna un docente, sino que se les asocia a la Dirección Docente como responsable, se debe asignar el ID = 19.

o Cuando no se tiene definido al docente o ayudante, se debe asignar el ID = 78. • Carga Trabajo Educativo: Autocompletado por el sistema. Indica la carga de trabajo definida para

el curso por tipo de horario. • Porcentaje de Responsabilid: Autocompletado por el sistema. Corresponde al porcentaje de

responsabilidad del docente o ayudante en la sesión indicada. • Indicador Principal: Activar solo para el docente principal de la sección, quien será el responsable

de ingresar las calificaciones finales al sistema. • Indicador Sobrepaso: Activar en caso de requerir asignar al docente a la sesión, a pesar de que

tenga conflictos de horario con otra sección.


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• Porcentaje de Sesión: Autocompletado por el sistema. Corresponde al porcentaje de responsabilidad del docente o ayudante en la sesión indicada.


7. Sugerir o asignar salas (SSASECT, SLQROOM, SLABQRY)

Para cada una de las actividades o reuniones definidas, es posible sugerir una sala o si se trata de una sala propia de la unidad académica, se puede asignar directamente. Esto se realiza en la pestaña Instructor y Horas Reunión – Horas e Instructores, bloque Horas de Reunión en la pestaña Créds y Ubicación Reunión.

Si se ingresa una sala que tiene la categoría de propia de la unidad académica, esta se asumirá asignada y por lo tanto, no participará del proceso de optimización de salas.

Para sugerir o asignar salas se deben completar los siguientes campos:

• Programados Automático: Indicador de macrosección. Este campo se explicará en detalle en Crear macrosecciones. Si la actividad o reunión no es parte de una macrosección, se debe dejar en blanco.

• Edificio: Indica el edificio en el que se ubica la sala que se está solicitando para realizar la actividad seleccionada. En caso de tratarse de alguna sesión que no requiera de sala, se debe ingresa el valor NNS (No necesita sala). Si no se conoce el código del edificio, se debe seguir el procedimiento para seleccionar un edificio, detallado más adelante.


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• Salón: Indica la sala que se está solicitando para realizar la actividad seleccionada. En caso de tratarse de alguna sesión que no requiera de sala, se debe ingresa el valor SIN SALA. Si no se conoce el código de la sala, se debe seguir el procedimiento para seleccionar una sala, detallado más adelante.

• Tipo de Horario: Aparecerá un registro por cada actividad ingresada en la pestaña Fchs Reunión y por defecto tendrán el valor definido en la pestaña Información de Sección de Curso para el campo Tipo Horario, este valor no se debe modificar.

• Horas por Semana: Autocompletado con la suma semanal de la diferencia de horas ingresadas en los campos Hora Inic y Hora Fin de la pestaña Fchs Reunión. Este campo siempre debe tener un valor, por lo que no se debe borrar, ya que de lo contrario no se podrá grabar el registro.

• Indicador Sobrepaso: Se debe ingresar la letra O para otorgar un sobrepaso a la actividad seleccionada. Esto se realiza en dos situaciones:

o Cuando se solicita una sala que ya está sugerida para una actividad de otro NRC, en el mismo horario, es necesario marcar un sobrepaso para que el sistema permita guardar la solicitud y así posteriormente realizar la asignación, por medio del proceso de optimización de salas.

o Cuando una actividad o reunión del NRC tiene tope de horario con otra actividad definida para la misma sección.

• Horas Crédito de Sesión: Autocompletado por el sistema. Asocia el creditaje del NRC al primer registro creado y cero créditos a las otras actividades.

• Detalles Partición: Autocompletado por el sistema. • Detalles Atributo Salón: Autocompletado por el sistema.

Para seleccionar una sala:

Lo primero es posicionarse en el campo Salón de la actividad para la cual se quiere asignar o solicitar una sala. Luego presionar el botón del campo Salón. Esto abrirá una forma de consulta llamada SLQROOM.


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Estando en esta forma, se pueden realizar búsquedas por los siguientes criterios: Edificio, Descripción,

Capacidad y Categoría. Luego de ingresar uno o más criterios, se debe presionar el botón (Ejecutar

Consulta) o presionar la tecla F8, para que se desplieguen los registros que cumplen con tales criterios. Si no se ingresa ningún campo, se mostrarán las salas de toda la Universidad, registradas en el sistema.

Los campos de esta forma son:

• Edificio: Edificio al que pertenece la sala. • Salón: Código de la sala. • Descripción: Nombre de la sala. • Tipo: C. Siempre tiene el mismo valor. • Capacid: Capacidad de la sala. • Máx: Capacidad máxima de la sala. • Status Salón: Estado de la sala.

o AC: Activa. Está disponible para usar. o IN: Inactiva. No se encuentra disponible para usar.

• Escuela: Unidad Académica dueña de la sala. • Depto: No se utilizará. • Categ: Tipo de sala.

o PROP: Sala propia de una unidad académica. o GENE: Sala de la Administración General de la Universidad.


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• Sexo: No se utilizará.

Luego se debe posicionar el cursor en el registro correspondiente a la sala a seleccionar para la actividad y

luego presionar el botón (Seleccionar).


Para seleccionar una sala de un edificio específico:

Lo primero es posicionarse en el campo Edificio de la actividad para la que quiere asignar o solicitar una sala. Luego presionar el botón del campo Edificio. Esto abrirá una forma de consulta llamada SLABQRY.

Estando en esta forma, se pueden realizar búsquedas por los siguientes criterios: Campus y Capacidad.

Luego de ingresar uno o más criterios, se debe presionar el botón (Ejecutar Consulta) o presionar la

tecla F8, para que se desplieguen los registros que cumplen con tales criterios. Si no se ingresa ningún campo, se mostrarán los edificios de toda la Universidad, registrados en el sistema.


• Campus: Campus al que pertenece el edificio. • Sitio: No se utilizará.


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• Edificio: Edificio al que pertenece la sala. • Descripción: Nombre del edificio. • Capacidad: Capacidad del edificio, sumando solo la capacidad de las salas de uso general. • Máximos: Capacidad máxima del edificio, considerando solamente las salas de uso general.

Luego se debe poner el cursor en el registro correspondiente al edificio a seleccionar para la actividad y

luego presionar el botón (Seleccionar).


Posteriormente, se debe seleccionar la sala correspondiente, tal como se detalló anteriormente.

Para solicitar sala por atributo de salón:

Para las actividades en que solo se sugiere una sala, ya que es una sala de uso general, está debe ir acompañada de atributos que debe tener la sala, para que sean considerados durante el proceso de

asignación posterior de la sala definitiva, para lo cual se debe ir, con el botón (Bloque Siguiente), a la

pestaña Instructor y Horas Reunión – Preferencias Calendarizador, al bloque Preferencias Atributo de Salón.

Para completar este bloque se deben ingresar valores a los siguientes campos:

• Cód: Código que corresponde a la característica solicitada para la sala. • Número de Preferencia: Asignar el valor 01 a todos los atributos ingresados. • Fch Actividad: Autocompletado por el sistema.


Para solicitar sala según unidad académica de destino:

Cuando no se quiere solicitar sala para cada una de las actividades registradas en la sección, pero se desea que las salas asignadas estén asociadas a la zona de la unidad académica para la cual se impartirá la sección.

Ir a la pestaña Información de Sección de Curso y en el campo Socio de Integración ingresar la unidad de destino para la que se dictará la sección.



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Importante

� No reservar salas para el tipo de reunión Exámenes, Interrogaciones y Evaluaciones especiales.

� Si la actividad no necesita sala, ingresar en el campo Edificio “NNS” y en el campo Salón “Sin Sala”.

� Las salas propias deben estar en Banner para que se puedan programar.

� La solicitud de salas para actividades extra programáticas o esporádicas se deben solicitar a través del sistema web salas.

8. Crear macrosecciones (SSASECT, SSAXLST, SSAXLSQ)

Las macrosecciones que usaremos en Banner son las del tipo secciones cruzadas, que corresponden a secciones de diferentes cursos que comparten sala, docente y horario en alguna actividad o reunión programada.

Lo primero registrar la o las actividades, de las diferentes secciones, que conforman la macrosección. Esto se realiza en la pestaña Instructor y Horas Reunión – Horas e Instructores, bloque Horas de Reunión en la pestaña Créds y Ubicación Reunión.


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Para definir las actividades de la macrosección, se debe completar el campo Programador Automático, campo que cumple la función de ser un indicador de macrosección.

Las actividades de una sección que coinciden en sala, horario y profesor con otra actividad de una sección diferente, deben tener el mismo código en este campo, para definir la macrosección. Los códigos pueden ser:

• MS1: Macrosección 1 • MS2: Macrosección 2 • MS3: Macrosección 3

Si solo una actividad de la sección es parte de la macrosección, solo a esa actividad se le debe asociar el código MS1. Si hay dos actividades, de una sección que forman macrosección, se debe usar el MS1 para la primera actividad y el MS2 para la segunda actividad. En definitiva, son agrupadores de actividades que conforman la macrosección.


Posteriormente, se debe ir a la forma SSAXLST que permite relacionar las secciones que conforman un grupo de secciones a través de un código llamado identificador de grupo de lista cruzada.


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Para crear una macrosección, lo primero es consultar los Grupos de Listas Cruzadas que existen. Para

esto se debe ingresar, Prdo para el cual se está programando y presionar el botón del campo Identif

Gpo de Lista Cruzad, lo que nos lleva a la forma SSAXLSQ.


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El campo Prdo ya se encuentra ingresado, por lo que se debe presionar el botón (Ejecutar Consulta)

para despliega el listado de todos los grupos de listas cruzadas que se han programado para el periodo. Se debe identificar el último código creado en el campo Lista Cruzada, para luego poder crear el siguiente código consecutivo.

Nota: Al posicionarse sobre uno de estos registros, en el bloque Sección de Lista Cruzada se muestran las secciones que pertenecen a este grupo.

Se debe volver a la forma SSAXLST, para esto presionar el botón (Salir).

Para crear un nuevo Grupo de Lista Cruzada, se debe ingresar en el campo Identif Gpo de Lista Cruzad el código consecutivo al último creado para el periodo que se está programando, identificado en la forma SSAXLSQ.

El código, identificador de grupo, se compone de dos caracteres XY, donde el carácter X corresponde a las letras del alfabeto y el carácter Y corresponde a los dígitos del 0 al 9. La secuencia de caracteres comienza con A0 y continúa incrementando el dígito Y hasta el 9 (A0, A1, A2,…,A9). Una vez que se llega al dígito 9, se cambia a la siguiente letra del abecedario, para el carácter X, y se regresa al valor 0 para el carácter Y (B0, B1, B2,…,B9), y así sucesivamente. En otras palabras, para el identificador de grupo de lista cruzada XY, la secuencia sigue las siguientes reglas:


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• X: carácter alfabético secuencial, cambia de valor en el momento en que el carácter Y sea igual a 0, para mantenerse hasta que el carácter Y sea igual a 9

• Y: carácter numérico secuencial, va desde el 0 al 9, para comenzar nuevamente en 0.

Luego, presionar el botón (Bloque Siguiente) para ir al bloque Inscripción Lista Cruzada.

En el campo Inscripción Máxima se debe registrar el número de vacantes ofrecidas para este grupo. Este número se obtiene al sumar las vacantes totales ofrecidas de todas las secciones que componen al grupo.

Presionar el botón (Bloque Siguiente) para ir al bloque Sección de Lista Cruzada. Aquí, se deben ingresar

los NRC que conforman esta macrosección. Para ello, posicionarse en un registro vacío del campo NRC y digitar el código correspondiente de cada sección.


9. Eliminar sección

Durante el ajuste de vacantes del proceso de inscripción de cursos, las unidades contarán con un periodo de tiempo para realizar las modificaciones a la programación académica publicada, en base a los reportes de la inscripción realizada por los alumnos.

Las secciones programadas que no tengan alumnos inscritos en ellas o que tienen muy pocos alumnos inscritos, se pueden eliminar.

Cuando la sección tiene alumnos inscritos, lo primero es que la unidad académica dueña del curso, debe contactarse con cada uno de estos estudiantes y asignarlos a otra sección o curso, por medio de la forma SFAREGS.

Posteriormente, la unidad académica debe contactarse con el Departamento de Registros Académicos para solicitar la eliminación de la sección en cuestión.

10. Crear sección

Si durante el ajuste de vacantes del proceso de inscripción de cursos, las unidades consideran necesario crear una nueva sección, debe solicitarlo al Departamento de Registros Académicos.

11. Modificar reserva de vacantes (SSASECT)

Durante el ajuste de vacantes del proceso de inscripción de cursos, las unidades pueden modificar el número de vacantes reservadas, crear nuevas reservas de vacantes y eliminar reservas de vacantes, donde esto último solo se puede hacer si no hay alumnos inscritos en ella.

Para el detalle de cómo realizar cada una de estas acciones, consultar la sección Ingresar vacantes y


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reservas de vacantes.

12. Actualizar docentes (SSASECT)

Tras haber comenzado el periodo académico, existirá una instancia en la cual se puede actualizar a los docentes asociados a la sección.

El procedimiento que se debe seguir se detalla en la sección Asociar docentes.

13. Reservar vacantes por cohorte (SSASECT)

Para reservar vacantes a los alumnos nuevos se requiere crear una regla de reserva de vacantes tal como se describe en la sección Ingresar vacantes y reservas de vacantes, donde la restricción está dada por los campos Escuela, Cohorte y Periodo de admisión.

El cohorte define el año, periodo de admisión y programa al que el alumno ingresa.


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14. Categoría de una sección (SSADETL)

Para cada una de las secciones definidas (NRC), es posible sugerir una categoría. Esto se realiza en la forma SSADETL en la pestaña Información de horario de bloque y contrato.

Para ingresar una nueva categoría se debe completar el campo contrato ingresando directamente el valor o accediendo a la lista de valores configurados, posicionando el cursor en el campo contrato y luego

presionar el botón asociado al campo requerido.

Categorías que se pueden asociar a una sección:

� AE - Formación Antropológica Ética

� AS - Aprendizaje y Servicio

� CA - Pertenece a un Certificado Académico

� FT - Formación Teológica

� IN - Cursos orientados a la Investigación

� MI - Pertenece a Minor

� MJ - Pertenece a Major


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� Contrato: Categoría que tendrá el curso � Descripción: Se despliega por defecto � Porcentaje: No se utilizara � Indicador principal: No se utilizara

Se debe ingresar esta información semestralmente, a nivel de sección (NRC).

En el Buscador de Cursos se podrá filtrar por Categoría donde todos los NRC contaran con esta información.

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