Dirección de ventas

Y

Control de Ventas

Principios de la

Dirección de ventas

• Dirigir significa dar instrucciones a los subordinados, oindicar de alguna otra forma lo que se deba realizarse unaactividad. Si con un plan de compensaciones, la estructura quecompone la cuota y el presupuesto de gastos deben contribuiren conjunto al comportamiento dirigido al objetivo, también sonnecesarias las instrucciones escritas o verbales. Ciertascaracterísticas tipifican a las buenas instrucciones. Unainstrucción debe ser clara, es decir, con sentido común, pero confrecuencia se viola esta condición. Aunque una instrucción debeser completa. Cuando se le dice a un vendedor “tenemos quehacer un mejor trabajo al servir a nuestros clientes”, no indicapor qué es necesario el cambio, qué es lo que se estabahaciendo mal antes, y qué servicios adicionales en particular sonlos que ahora se requieren.

Dirección Autócrata Dirección Participativa

Los subordinados participan en las decisiones

Principios de la Dirección de VentasLa dirección puede tomar dos extremos.

Establecimientos de la Comunicación en ventas

• Si la comunicación con los vendedores parece ser más difícil que

la comunicación con otras personas, quizá sea porque la mayoría

de los vendedores no son buenos oyentes por temperamento o

instinto.

• El vendedor medio, es un individuo agresivo y extrovertido, que

obliga a otros a escucharle. Como diría un psicólogo, es un tipo

persuasivo dominante y es muy bueno para nuestros negocios.

Sin embargo, para el jefe de ventas, cuyo trabajo consiste en

comunicarse con los vendedores, las características que ha

desarrollado, de ser dominante, persuasivo, y en el arte de

escuchar puede ser muy perjudicial.

• Es más difícil el trabajo de comunicación del jefede ventas de lo que necesita ser, pues si dirigetantos mensajes a los vendedores, queusualmente su inclinación natural a no escucharse transforma en una determinante firme nohacerlo.

• Algunos vendedores son el blanco de mayoría delos recordatorios, boletines, cartas de ánimo,charlas amistosas, literatura de ventas y cosassimilares, que cualquier persona podríacomprender sin dedicar por lo menos tres ocuatro horas diarias a este trabajo. Incluso ni losmejores clientes de la empresa reciben tantaayuda y consejo. La pregunta es si la empresaespera que sus vendedores lean y escuchentodas estas comunicaciones, y realicen tambiénun trabajo de venta efectivo. La empresa quebombardea a sus vendedores con demasiadocomunicados puede esperar dos resultados

• Los vendedores absorben toda la información que reciben.

• Otros se darán cuenta enseguida de lo inútil que es intentar

escuchar todo lo que dicen los jefes.

• Cuando el número de asesores es grande, convendrárepartir la autoridad para formar una jerarquía lineal, endonde el jefe de investigaciones, con funcionesespecializadas dispondrá de varios ayudantes para atenderlos problemas relacionados con los métodos de ventas, losconsumidores y la publicidad.

• Hay algunos jefes de ventas que están satisfechos al utilizarsus poderes de dirección de forma mecánica y bastanteimpersonal. Estos hombres complementan a los sereshumanos como fuentes de energía que explotar.Presentarán con falsedad un trabajo y crearán esperanzasequivocadas que no podrán cumplir, no tienen intención dehacerlo. Es verídico que las empresas responsables notoleran a ese jefe de ventas mucho tiempo, y sucede amenudo en nuestra economía industrial que una de lasprincipales causas de la estimación baja de las venta, comoprofesión , sea ésta, todavía hay muchos jefes de venta enlas zonas y en la oficina central, que se consideran como losmecánicos de la administración de ventas. Subraya laimportancia de una rígida adhesión a los procedimientos deactuación y entrenan a sus hombres en el conocimiento delproducto.

Autoridad y Responsabilidad.

• Emplean gran parte de su tiempo en fijar y

revisar rutas de venta, modelos de

frecuencia de visitas y cosas similares. De

manera constante analizan y escudriñan

los informes de sus vendedores. Dan por

su puesto que sus hombres se sienten

motivados a vender, y están prestos a

despedir a aquellos que no viven es ideal.

Toma de decisiones en el

área de ventas.

Los subordinados que van acatar las ordenes

Una relación de autoridad entre jefes y subordinados

Además de ser una comunicación para modificar algo, lleva

implícito un mandato que debe ser cumplido.

El ejecutivo que encontró la solución óptima, necesita girar órdenes

a sus subordinados, para que se lleva acabo la decisión

Una situación que se va a modificar con la decisión

Establecimientos de la supervisión de ventas.

Objetivos del establecimiento de la supervisión de ventas.

Organización de los esfuerzos de los clientes.

Mejoras de la presentación de ventas

Mejora de la cobertura de territorio

Mejora de la eficacia personal del agente

Al servicio del cliente

Valoración de las actividades del agente

Enseñando a los agentes a hacer buen uso de su equipo de ventas

Comunicación entre la gerencia y los hombres

Fijación de objetivos para los agentes

Organización de la supervisión

Preparación de la supervisión

Determinación de la necesidad de la supervisión

Preparación de agente para ser supervisado

Unidad Bruta Gastos de VentasVolumen de ventas

Métodos de supervisión

Sobre el terreno

• Obligaciones del supervisor sobreel terreno: Instrucción y adiestramiento.

• Orientación en el trabajo

• Trabajo en colaboración

• Principios/reglas

En la oficina de ventas

• Mejorar el aspectoy formación interior del agente

• Elevar su moral y entusiasmo

• Enseñarle a organizar su tiempoy esfuerzos.

Motivación e incentivación de la

fuerza de ventas

• Saber y comprender los objetivos de la empresa.

• Relacionar el trabajo del vendedor con dichosobjetivos.

• Respetar la individualidad y personalidadhumana.

• Buscar los impulsos que nos empujan.

“Una persona nos está motivando cuando lo que dice tiene sentido para nosotros, y estesentido gira alrededor de las necesidadesinconscientes que tratamos de satisfacer.”

Ciclo de la motivación

Anhelo Problema Solución

Modelos de conductaNo tienen un valor científico exacto, peroson una generalización válida para un

grupo determinado.

• Modelo ambicioso: Les interesa obtenerlas recompensas y evitar los castigos.

• Modelo Social: Espera las recompensas y está dispuesto a correr riesgos paraobtenerlas.

• Modelo seguro: Refleja todo el esfuerzopor evitar castigos.

Relaciones humanas y su naturaleza

• Los valores son las normas de conducta quelas personas consideran importantes paragobernarse.

• Para practicar relaciones humanas efectivases necesario que las personas sientan que suimportancia es reconocida y que se les estádando su lugar.

• Una herramienta muy poderosa esproyectarnos mentalmente hacia el mundo de los demás.

• Debemos tener la capacidad de oir y preguntar.

Comprensión“Dirigir es el arte de hacer que alguien haga algo

que usted desea que realice, porque él tiene el deseo de hacerlo” Dwight D. Eisenhower

- La actitud es el estado mental que influencia la forma en que una persona reacciona a unasituación y tiene como origen experienciasanteriores.

- Se puede controlar la conducta humana al controlar las condiciones que la originan.

Hay dos tipos básicos de motivación: Financieros y no financieros.

INCENTIVOS FINANCIEROS

Un Incentivo es una estimulación que se le

otorga a un sujeto por su buen

funcionamiento en cualquier area laboral, con

la intención de que se siga esforzando por

mantenerlo. Se trata, por lo tanto, de una

recompensa o premio

Incentivos Financieros

Es importante que dentro de un empresa se apliquen

porgramas de compensación.

La dirección deberá operar con tres programas básicos,

sueldo, comisión o una combinación de ambos.

En la actualidad cada plan de remuneración de

vendedores contiene un incentivo. Aunque el empleado

trabaje con sueldo, puede ganar más si multiplica sus

esfuerzos y trae más operaciones a la empresa.

Plan de Incentivos

El Plan que elija el director de ventas, deberá de

ser simple a fin de que sus vendedores no

tengan problemas en entenderlo y puedan

también ver la relación entre sus esfuezos y no

vean a la recompensa como un mito

inalcanzable.

Consideraciones para un

Plan de Incentivación• La compensación deberá ser adecuada

• Los planes deben de ser simples para que lostrabajadores puedan entenderlos

• La Recompensa debe ser proporcional al volumende ventas

• Debe estimularse a los vendedores mediante eseplan

• Debe protejerse a los clientes contra tácticas dealta presión, y otras incompatibles contra a ética

• El Plan debe preveer aumentos de sueldo yrecompenzas

• La recompenzas deben ser abonadas con prontitud

• El plan debe ser equitativo y convincente

Incentivos No Financieros

Se debe observar detenidamente las cosas que el hombre necesita y desea de su trabajo, además de dinero:

• Realizaciones

• Objetivos definidos.

• Buenas condiciones de trabajo

• Reconocimiento de sus méritos

• Seguridad

• Respeto de si mismo

• Sentimiento de estar integrado

Motivación a través del

trabajo en equipo

El trabajo en equipo juega una parte importante en

la motivación de los vendedores, es una satisfacción

saber que estas dentro de un equipo ganador que ha

contribuido al éxito de la compañía.

Deben sentirse respaldados y contar con material

suficiente, como muestras, gráficos, portafolios,

material para hacer demostraciones y propaganda

escrita para usar en las ventas.

Motivación mediante competenciasAlgunos aspectos que deben considerarse parapreparan una competencia entre trabajadoresson:

Fije sus objetivos y reglas. Una competenciaincrementará las ventas.

Fije límites de tiempo. Ni muy largo ni muy corto

Elija premios que llamen la atención

Elija motivos atrayentes que despiertenentusiasmo y rivalidad

Promociones el concurso de toda forma posible. Cartas, boletines, pizarrones, memos reunionesetc.

Entregue premios inmediatamente dejandoconstancia del reconocimiento que merece el triunfador.

Rol que desempeña la

Moral

La moral desempeña un rol importante en lo que se refiere

a la motivación de los vendedores, para algunos la Moral

significa “espíritu”, para otros es “confianza” o “celo”.

Este atento a cualquier cosa que pueda afectalos

moralmente, cualquier manifestación desgavorable se su

actitud y haga todos los esfuerzos que se requieran para

eliminar las causas del malestar.

Una de las mejores maneras de mantener alta moral es

siguiendo la regla de oro que dice: “Trata a los demas

como te gustaría que te trataran a ti”

í

Funciones del Administrador de ventas

• Visitar a los clientes

• Convercelos de que compren

productos o servicios de la empresa

• Cerrar contratos o pedidos de venta

• Cuando es el caso, cobrar el importe

de facturas

Tanto la dirección como

el personal de

ventas(vendedores,

representantes,

comerciales o como se

les designe) tienen

muchas funciones que

realizar además de

traer pedidos a la

empresa.

Funciones tradicionales de la dirección de

ventas

Volumen de ventas. Responsible de alcanzar las

metas establecidas en el area de ventas

Previsión de ventas. Establece estimaciones y

previsiones de ventas a futuro

Política de precios. Estrategias y politicas de precios

con la intención de lograr un doble propósito, la

rentabilidad

Niveles de distribución

Promoción

Reclutamiento y entrenamiento

Material de apoyo

Motivacion de personal del area de ventas

Procedimientos de la Investigación Cualitativa:

Estrategia Directa: Los propósitos del

proyecto se informan al entrevistado, dada

la naturaleza de la entrevista.

Estrategia Indirecta: Los propósitos del

proyecto se ocultan a los investigadores.

Análisis del Prospecto.

• Estudiar las características personales de los individuos, familias, industrias y organizaciones comerciales que integran el mercado.

• Los motivos de compra, hábitos, costumbres, educación, nivelsocioeconómico, edad, sexo, raza, educación, motivos y preferencias, necesidades de consumo, costumbres raciales, creencias religiosas.

Conviene investigar al consumidor antes de decidir el tipo de publicidad que debe desarrollarse, y estudiar las aplicaciones quepueden estimular las ventas y abrir nuevos mercados.

Análisis del producto.

• Se debe examinar de cerca lo que ocurre diariamente con la venta del producto.

• Preparar lista en secuenciasegún la clasificación, comoregistro de artículos que se están vendiendo y la forma en que se mueven.

• El mejor tiempo para hacerpromoción de un producto escuando está “caliente”.

Análisis de Canales de Distribución.

Los gerentes de ventas deben:

Contar con información verídica sobre la cantidad y calidad de los distintos tipos

de intermediarios, de sus características, virtudes, defectos y de su capacidad

para prestar servicio eficiente y ventajoso de distribuación a la casa productora.

Oportunidades de

aumentar el volumen de

ventas:

Rápida expanción de los

supermercados,

mercadillos, centros

comerciales y tiendas de

servicio automático.

La multiplicación de establecimientos de “una parada”, o de línea mixta que venden artículos al menudeo, estáacabando con la táctica tradicional de una sola líneaadoptada por muchos nimoristas, creando nuevos canalesde distribución para los productores.

Control de Ventas.

Proceso para determinar aquello que se lleva a cabo.

Sirve para valorizar y de ser necesario aplicar medidas

correctivas, de manera que la ejecución se lleve a cabo de

acuerdo con lo planeado.

Importancia del

Control.

• Es una actividad vital y extensa

en cada una de las fases del proceso

administrativo.

• Rara vez se logra una planeación

perfecta, una organización sin reproche y

una dirección eficiente.

• La previsión o planeación de metas

específicas será la base para el

desarrollo del proceso del control, para

lograr mantener el desempeño de la

empresa proyectado hacia el futuro, que

tendrá como base el proceso del control.

OBJETIVOS• Observar nuevamente los hechos, medirlos y compararlos con los

que se habían planeado.

• De ser necesario, modificar los planes futuros para corregir las

desviaciones reales, con relación a lo que se había previsto.

• Determinar cuáles fueron los errores que se cometieron, en

dónde se produjeron y quién era el responsable cuando

sucedieron para deslindar responsabilidades y tomar las medidas

correctivas.

Consideraciones en la

implantación del control:

1. Convencimiento.

2. Confianza.

3. Precisión.

4. Costeabilidad.

5. Localización de puntosestratégicos.

6. Interpretación.

7. Cooperación.

Reglas básicas del procedimiento de control

• Para lograr un buen control en cualquier tipo de empresa, se

estudiara si se han seguido los lineamientos de los planes

preestablecidos, programas de las actividades, practicas,

procedimientos y políticas, aceptables; organización

confiable mediante instructivos precisos y claros, reacción

eficaz y coordinación general.

1. Los controles deben ser un medio para medir las

actividades y así alcanzar objetivos y metas.

2. La estructura orgánica de la empresa requiere de un

individuo para que aplique el control a las necesidades de

ella y lo logrará con un grupo de personas a quienes se

les designará funciones.

División y agrupación de actividades

• La división de funciones y agrupaciones de las

actividades se presenta en todos los niveles jerárquicos,

Estructura de la organización y estricta supervisión.

• La organización dentro del proceso de la administración,

para establecer el control tendera regularmente a:

• a) dividir el trabajo

• b) asignar funciones y actividades especificas a los

individuos.

• c) delegar autoridad

Con base a estos puntos citados se establece lo que conocemos como divisiones,

departamentos secciones y otros.

1. Por funciones 4. por servicios 7. por clientes

2. Por territorios 5. por tiempos

3. Por productos 6. por procesos

Especialización y control

• Reconocer y aprovechar la especialización, estamos obligados a mirar siempre hacia adelante y en términos constructivos, así como, con las necesidades actuales, entender que la especialización es una consecuencia del desarrollo dinámico que confronta el mundo actual.

• El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento

Control de ventasLa gerencia de ventas controla las actividades de los agentes por medio de los informes diarios del vendedor, para que se obtenga la meta

máxima.

Un sistema eficaz de informes de ventas ayuda a la disminución del costo de ventas, e incrementa el tiempo productivo de la venta, de esta manera elimina a los clientes que no van a dejar un índice de ganancia.

Reportes del control de ventas

• Para los reportes de control de ventas se necesita una amplia variedad de modelos impresos, formas y sumarios preparados por los agentes con objeto de consignar sus actividades, el estado de la clientela, numero y potencial de los posibles compradores.

Necesidad del reporte en el control de ventas

• La gerencia de ventas controla las actividades de los agentes, con el objeto de lograr que se consigan las metas máximas de producción. Se hace esencial organizar el control del tiempo y fundamento por el cual debe ejercerse un control eficaz de las ventas, para conseguir resultados positivos.

• Un sistema de informe de control de ventas ayuda a los agentes a distinguir entre prospectos y solo posibles, a clasificar a los prospectos.

• Los informes de ventas muestran si el agente cubre de manera perfecta el territorio asignado.

Principales elementos del

control de ventas• Tres tipos de informes se necesitan para ejercer el control de ventas:

records de las actividades de cada uno de los agentes, para control de ellos; records de las actividades de cada uno de los clientes, para su control; y los datos que puedan conseguirse respecto de los prospectos individuales, para llevar un control.

Registro para el control de los agentes

Los registros de las actividades desarrolladas por cada uno de los agentes,tan esenciales para ejercer una buena supervisión de su trabajo, variasegún su naturaleza del mismo, generalmente comprende los sig.Elementos; informes diarios e el que se consiga el numero de horas de losque los agentes ha pasado sobre terreno, numero de contactos de ventasnumero de presentaciones del articulo que han llevado acabo, numero delas primeras entrevistas, segundas y terceras que han logrado, numero devisitas a los clientes, números de prospectos nuevos que han aportado,número de demostraciones hechas, ventas realizadas por artículos, numerode visitas giradas con los prospectos antiguos y cobros efectuados

Datos relativos al control del

cliente• La gerencia debe tener a su disposición todos los datos

que se refieran a la actividad de cada una de las

cuentas. A esto es a lo que llamamos control del

cliente.

• Todo agente de ventas debe conocer los siguientes

datos: los nombres de todos los clientes de su territorio

, los nombres y títulos de todas las personas que

ejercen influencia en las compras del producto o

servicio así como fechas en las que se ha visitado al

agente, cuando realizó el cliente su ultima compra y a

cuanto ascendió su pedido.

Datos para el control de los prospectos:

•Nombre y dirección.

•Capital o potencialidad que tiene paracomprar.

•Necesidades que tiene el prospecto.

•Los competidores.

•Fechas de las visitas.

•Resultados obtenidos de cada visita.

•Las estrategias que utilizó el agente.

Tipos de informes

• Informes diarios de visitas

• Informes de ventas semanales o mensuales

• Informes de ventas perdidas

• Informe de ventas nuevas

• Informe del tiempo de trabajo del vendedor

• Informe de pedidos

• Informe de devoluciones

• Informe de prospectos

• Informe de gastos de los vendedores

Modelos de informes de ventas y prospectos

AUDITORÍA DEL DEPARTAMENTO DE

VENTAS

• Objetivos

• Política de ventas

• Comunicación con los clientes

• Adiestramiento de vendedores

• Servicios

• Publicidad

CONTROLES DE LOS RESULTADOS

• Volumen de ventas

• Gastos de viaje

• Gastos de cobertura territorial y entrevista

• El uso de estandar de proporción de tiempo por cliente.

• Programa de actividades

• Beneficios sobre ventas

• Nuevos negocios

RECOPILACIÓN Y CONCENTRACIÓN DE DATOS

• Informes permiten a la

gerencia ayudar a sus

agentes a realizar una

mejor cobertura.

MEDIDORES Y SU INTERPRETACIÓN

• Planes de acción que

sirven como instrumento

de control.

• Los planes se basan en

predicciones que se ven

afectadas por variables

externas.

TOMA DE DECISIONES

• Cuando el gerente de ventas cuenta con

los datos relativos a los problemas

comerciales está en condiciones de

analizar las circunstancias y formular con

un criterio documentado decisiones

acertadas.

CORRECCIÓN DE DESVIACIONES

• Cuando no hay comunicación entre los

departamentos debe analizarse cada

variación para determinar si su causa o

causas y la apropiada acción correctiva,

dependen del director.

• Acción correctiva: observación diaria

Fin

Dirección de ventas

Control de ventas

BibliografíaADMINISTRACIÓN DE VENTAS

Autor: Salvador Mercado

Editorial: THOMSON LEARNING

PresentadoresBenavides Suarez Juan Carlos

Hernández Betancourt Anabel

Piñera Martínez Janeth

Rivera Girón Ana Elsa

Rodríguez Monjarás Laura Elena

Sermeño Gutiérrez Andrea

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