Decisiones administrativas estratégicas de Avianca: pasado ...
Dirección General Clase 2 Proceso de Toma de Decisiones. Tipos: Tácticas y Estratégicas.
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Dirección General
Clase 2
Proceso de Toma de Decisiones.
Tipos: Tácticas y Estratégicas.
Problema Solución
Situaciónactual
Estado deTransición
SituaciónDeseada
Cambiar implica tomar decisiones
Problemas y Decisiones
Un problemaproblema es una brecha entre la situación actual o
proyectada y la situación deseada
Si consideramos el concepto de problema en sentido amplio, podemos afirmar que el proceso
de resolución deresolución de problemasproblemas es análogo al proceso de toma de decisionestoma de decisiones
Problemas y Decisiones
El desafío consiste en definir el problema
Muchas veces se confunde el problema con sus
síntomas
Problemas y Decisiones
Definición del Problema
Determinación de sus causas
Análisis de las consecuencias
Determinación del curso de
acción
Retroalimentación
RIESGOS
Problemas y Decisiones
La resolución de cualquier problema implica tomar decisiones y toda decisión implica la
existencia de un problema a resolver
Resolver un problema es encontrar un curso de acción
que permita salvar la brecha y conseguir el objetivo
Problemas y Decisiones
RESOLVER un problema es DECIDIR que hacer en la brecha entre lo
deseado y la realidad
Proceso de Toma de Decisiones Tipos de problemas
Negativo Negativo La situación actual no satisface el objetivo prefijadoLa situación actual no satisface el objetivo prefijado
PotencialPotencial La situación proyectada puede ser insatisfactoriaLa situación proyectada puede ser insatisfactoria
De Implementación De Implementación Ya se ha fijado un objetivo y es preciso definir el “como”Ya se ha fijado un objetivo y es preciso definir el “como”
Aprovechamiento de Oportunidades Aprovechamiento de Oportunidades A partir de un objetivo general, se plantea la posibilidad A partir de un objetivo general, se plantea la posibilidad de desarrollar nuevos objetivosde desarrollar nuevos objetivos
Identificación de problemas
• Los planes exitosos atacan
problemas reales.
• La identificación de problemas
dirige los esfuerzos y la
asignación de recursos.
Identificación de problemas
Problemas Reales = Síntomas
• Identifique problemas que esten ocurriendo,que hayan sucedido en el pasado y que puedan volver a ocurrir.
• Identifique las condiciones en las cuales ocurren u ocurrieron esos problemas.
• De prioridad de solución a los problemas identificados.
Para empezar
Toma de decisiones:
Decidir es elegir la mejor alternativa para la solución de un problema, entre las posibles conocidas, dentro de un marco de racionalidad limitada y de acuerdo a las restricciones impuestas por el tiempo los recursos y la política.
ProblemaProblemaProblemaProblema
SituacióSituaciónn
actualactual
SituacióSituaciónn
actualactualAlternativas Alternativas
ObjetivoObjetivoObjetivoObjetivo DecisiónDecisión DecisiónDecisión
Proceso de Toma de Decisiones
Proceso de resolución de problemas
DefinirProblema
Definirsolución
Hacer elPlan
Implementar
DefinirObjetivos
Evaluación
HacerInforme
Toma de decisiones:
Elementos clave:
• Objetivos: resultados a alcanzar, marcan un rumbo que deben seguir decisiones y acciones
• Medios para alcanzarlos: Modos como llegaremos a esas metas
Estilos de decisión
Las personas tienen distinta tolerancia a la complejidad complejidad y a la ambigüedad ambigüedad
Las personas tienen distintos enfoques hacia el logro de los objetivoslogro de los objetivos y la relación con relación con las personaslas personas
El arte de tomar decisiones
• El factor humano:
Conocimientos. Método Visión Intuición
PatrimoniosPatrimoniosPersonalesPersonales
PatrimoniosPatrimoniosPersonalesPersonales
Voluntad, dinamismo, Voluntad, dinamismo, ambición, autoestima, ambición, autoestima, confianza/seguridad, confianza/seguridad, creatividad, creatividad, tolerancia, etc.tolerancia, etc.
DECISIONES DECISIONES INDIVIDUALES INDIVIDUALES
Capacidades Capacidades de interacciónde interacción
Conocimientos y Conocimientos y habilidades habilidades personalespersonales
Conocimientos y Conocimientos y habilidades habilidades personalespersonales
Estructura deEstructura deinterpretacióninterpretación
Percepciones sobre:Percepciones sobre:• Carrera/futuroCarrera/futuro• Trato/climaTrato/clima• Recompensa económicaRecompensa económica• Equidad interna/externaEquidad interna/externa• Recompensas no Recompensas no económicaseconómicas AMBIENTEAMBIENTE
Influencia en las Influencia en las Decisiones Decisiones IndividualesIndividuales
• ComunicaciónComunicación
• NegociaciónNegociación
• CarismaCarisma
• Empatía, Etc.Empatía, Etc.
•Estudios cursados•Lecturas
•Información•Cursos
•Capacitación
Entorno exteriorEntorno exteriorEstructura industrialEstructura industrialTasa de crecimiento de mercadoTasa de crecimiento de mercadoY tipo de competidoresY tipo de competidoresFuerzas político-socialesFuerzas político-socialesDiferenciación deDiferenciación de productoproducto
DecisionesDecisionesdede
managementmanagement
Factores que afectan a...Factores que afectan a...
Entorno exteriorEntorno exteriorEstructura industrialEstructura industrialTasa de crecimiento de mercadoTasa de crecimiento de mercadoY tipo de competidoresY tipo de competidoresFuerzas político-socialesFuerzas político-socialesDiferenciación deDiferenciación de productoproducto
DecisionesDecisionesdede
managementmanagement
Factores que afectan a...Factores que afectan a...
CaracteristicasCaracteristicas organizacionalesorganizacionales
Tamaño y edadTamaño y edadCulturaCulturaDisponbilidad de recursosDisponbilidad de recursosInteracción con Interacción con empleadosempleados
Entorno exteriorEntorno exteriorEstructura industrialEstructura industrialTasa de crecimiento de mercadoTasa de crecimiento de mercadoY tipo de competidoresY tipo de competidoresFuerzas político-socialesFuerzas político-socialesDiferenciación deDiferenciación de productoproducto
DecisionesDecisionesdede
managementmanagement
Factores que afectan a...Factores que afectan a...
CaracteristicasCaracteristicasorganizacionalorganizacional
esesTamaño y edadTamaño y edadCulturaCulturaDisponbilidad de recursosDisponbilidad de recursosInteracción Interacción con con empleadosempleados
Caracteristicas Caracteristicas del managerdel manager
Tolerancia a la ambigüedadTolerancia a la ambigüedadCompromiso con la empresaCompromiso con la empresaHabilidades personalesHabilidades personalesNivel de aspiracionesNivel de aspiracionesAutoconfianzaAutoconfianza
Toma de decisiones Precondiciones:
• ¿Existe una brecha entre la situación
presente y la deseada?• ¿El responsable de tomar la decisión es
conciente de esa diferencia?• ¿El responsable de tomar la decisión se
siente motivado para eliminar esa diferencia?
• ¿El responsable de tomar la decisión cuenta con los recursos necesarios para actuar a favor de eliminar esa diferencia?
Condiciones en que se toman las decisiones.
Certidumbre Riesgo Incertidumbre
Probabilidades objetivas Probabilidades subjetivas
ENTORNO CAMBIANTEMayor probabilidad
de ocurrencia
PASADO PRESENTE FUTURO
Análisis Sincrónico(predomina el
equilibrioequilibrio)
= =
Análisis Diacrónico(predomina la
direccióndirección)
Marco Conceptual
Análisis Sincrónico(predomina el
equilibrioequilibrio)
Análisis Diacrónico(predomina la
direccióndirección)
Marco Conceptual
Escuela clásica: Presupuestos exactos Década del ’60-’70
Entorno cambiante: Presupuestos aproximados Década del ’90-’00
Marco en que se toman las decisiones.
Tipo deproblemas
Inusualeso ambiguos
Conocidos y/oclaramentedefinidos
Incertidumbre
Experimentaleso ambiguos
Decisiones innovadoras
Decisiones adaptativas
Decisiones rutinarias
Certidumbre
Condiciones e
n que se to
man decisiones
Tipo de soluciones
Los procesos de cambio impiden ver todas las posibles consecuencias de nuestras elecciones, es preciso tomar las decisiones en condiciones de incertidumbre.
La incertidumbre
La ESTRATEGIA de una empresa puede verse
sacudida por el entorno.
La incertidumbre
Pérdida de precio en el mercado local Aumento de costos en los insumos Situación de los commodities con precio internacional
Negociación Sustitución de Insumos Segundas marcas Reposicionamiento estratégico en precios
La incertidumbre
INFLACIÓN
Consecuencias
Emociones y Emociones y DecisionesDecisiones
La influencia de las emociones sobre las La influencia de las emociones sobre las distintas distintas etapas del proceso de toma de decisiones etapas del proceso de toma de decisiones afecta la afecta la calidad de las mismas.calidad de las mismas.
No se puede pretender aislar el factor No se puede pretender aislar el factor emocional. Las emocional. Las organizaciones deben entrenar a las personas organizaciones deben entrenar a las personas para para que reconozcan y manejen las emociones que reconozcan y manejen las emociones
Las culturas organizacionales pueden Las culturas organizacionales pueden promover promover determinados estados emocionales en las determinados estados emocionales en las personas, personas, los cuales se ven reflejados en el proceso de los cuales se ven reflejados en el proceso de toma de toma de decisionesdecisiones
Actitud de los empresariosActitud de los empresariosfrente a un problemafrente a un problema
Esconder la cabeza, ignorarlo
Actuar sin pensar. Actuar por impulso
Decidir conscientemente no hacer nada
Actuar sólo después de haber
“decidido” hacerlo
¿En qué momento hay que tomar ¿En qué momento hay que tomar la decisión?la decisión?
ÉXITOAutosuficiencia
ESTANCAMIENTOPlegaria
CAMBIOSDRÁSTICOS
DECLINACIÓNChivo Expiatorio
CONFUSIÓN
x
¿En qué momento hay que tomar la ¿En qué momento hay que tomar la decisión?decisión?
Proceso de Toma de DecisionesProceso de Toma de DecisionesClasificación de las DecisionesClasificación de las Decisiones
Peter DruckerPeter Drucker Herbert SimonHerbert Simon
Tácticas Tácticas Tácticas Tácticas ProgramadasProgramadasProgramadasProgramadas
Estratégicas Estratégicas Estratégicas Estratégicas No ProgramadasNo ProgramadasNo ProgramadasNo Programadas
Respuesta CorrectaRespuesta CorrectaRepetitivas – RutinariasRepetitivas – Rutinarias
Procedimientos PreestablecidosProcedimientos Preestablecidos
Respuesta CorrectaRespuesta CorrectaRepetitivas – RutinariasRepetitivas – Rutinarias
Procedimientos PreestablecidosProcedimientos Preestablecidos
Pregunta CorrectaPregunta CorrectaNovedosas – ImportantesNovedosas – Importantes
No EstructuradasNo Estructuradas
Pregunta CorrectaPregunta CorrectaNovedosas – ImportantesNovedosas – Importantes
No EstructuradasNo Estructuradas
Proceso de Toma de DecisionesProceso de Toma de DecisionesTécnicasTécnicas
Sistemáticas:Sistemáticas: Conjunto de reglas o principios que,Conjunto de reglas o principios que, ordenadamente relacionados entre sí,contribuyen ordenadamente relacionados entre sí,contribuyen a un fin determinado a un fin determinado
Brainstorming:Brainstorming: Muy eficaz para producir gran Muy eficaz para producir gran cantidad de ideas,pero como no es estructurado, cantidad de ideas,pero como no es estructurado, se requiere un trabajo adicional para se requiere un trabajo adicional para categorizar y organizar las ideas generadascategorizar y organizar las ideas generadas
MetodoMetodo DeDe
DruckerDrucker
Proceso de Toma de DecisionesProceso de Toma de Decisiones
1. Definición del problema
2. Análisis del problema
3. Generación y evaluación de soluciones alternativas
4. Elección de una alternativa
5. Ejecución
Feed back
Método de Drucker
Definición del ProblemaDefinición del Problema
Búsqueda y definición del problema real Causas últimas vs. Síntomas Determinación del Factor Crítico ¿Qué pasa si no hago nada? Objetivos de la solución
Enfoque y Visión
Análisis del ProblemaAnálisis del Problema
¿Quién debe tomar la decisión? ¿A quién afectará? ¿A quién hay que consultar? ¿De cuánto tiempo se dispone? ¿Qué impacto tendrá sobre otras áreas del negocio? ¿Hay aspectos cualitativos? ¿Se trata de una decisión única o periódica?
Capacidad de Análisis y Síntesis
Generación y EvaluaciónGeneración y Evaluaciónde Soluciones Alternativasde Soluciones Alternativas
Nunca detener el proceso de búsqueda, aunque aparezca una solución que parezca obvia
La evaluación consiste en la anticipación de las consecuencias positivas y negativas de cada alternativa para la empresa
Creatividad y Juicio Crítico
Elección de una AlternativaElección de una Alternativa
Eficiencia (Costo-Beneficio) Riesgo Urgencia Limitación de Recursos
CRITERIOS
Sentido Común y Conocimiento
de las Herramientas
Elección de una AlternativaElección de una Alternativa
Asignación de Puntaje a las Alternativas
Eficiencia Riesgo Urgencia Lim. de TOTAL Recursos
Alt. A 9 5 2 6 22Alt. B 8 8 3 2 21Alt. C 3 4 8 9 24Alt. D 7 5 2 5 19
Elección de una AlternativaElección de una Alternativa
Ponderación
Eficiencia Riesgo Urgencia Lim. de TOTAL Recursos
40% 20% 10% 30%
Alt. A 36 10 2 18 66Alt. B 32 16 3 6 57Alt. C 12 8 8 27 55Alt. D 28 10 2 15 55
EjecuciónEjecución
• Etapas anteriores = Solución teórica+
Acción
Decisión
• Comunicación• Motivación Coraje
Proceso de Toma de Proceso de Toma de Decisiones Decisiones
Desarrollo de un Plan de Desarrollo de un Plan de Acción Acción
¿ Qué acción ? ¿ Qué acción ? ¿ Por dónde comienza ? ¿ Por dónde comienza ?
¿ Quién va a ser qué, cuándo, cómo ?¿ Quién va a ser qué, cuándo, cómo ?
Dividir la decisión en tareas consecutivasDividir la decisión en tareas consecutivas • Indicar las personas responsables Indicar las personas responsables • Hacer un cronograma de inicio, final y tareas intermedias Hacer un cronograma de inicio, final y tareas intermedias • A quienes afectará la puesta en práctica A quienes afectará la puesta en práctica • Que recursos serán necesarios y cuando Que recursos serán necesarios y cuando • Elaborar los Elaborar los canales de comunicacióncanales de comunicación
Desarrollar planes de contingenciaDesarrollar planes de contingencia • Situaciones especificas, debilidades y amenazas Situaciones especificas, debilidades y amenazas • Como evitarlas o como afrontarlasComo evitarlas o como afrontarlas
¿ Quiénes serán afectados ? ¿ Quiénes serán afectados ? ¿ Qué recursos necesito y cómo los asigno ? ¿ Qué recursos necesito y cómo los asigno ? ¿ Se establecieron claramente los objetivos y ¿ Se establecieron claramente los objetivos y
los tiempos para lograrlos ? los tiempos para lograrlos ? ¿ Cómo se compartirá y canalizará la información ? ¿ Cómo se compartirá y canalizará la información ?
¿ Qué situaciones específicas y amenazas pueden ocurrir ? ¿ Qué situaciones específicas y amenazas pueden ocurrir ? ¿ Está elaborado un plan de acción para esas contingencias ? ¿ Está elaborado un plan de acción para esas contingencias ?
¿ Cómo puedo evitar esos problemas potenciales ? ¿ Cómo puedo evitar esos problemas potenciales ? ¿ Conocen las personas involucradas el plan ¿ Conocen las personas involucradas el plan
para contingencias ? para contingencias ?
Capacidad Técnica – Sentido de RealidadCapacidad Técnica – Sentido de Realidad
Proceso de Toma de Proceso de Toma de Decisiones Decisiones
Desarrollo de un Plan de Desarrollo de un Plan de Acción Acción
Proceso de Toma de Proceso de Toma de Decisiones Decisiones
Ejecución de la Decisión Ejecución de la Decisión Toda decisión debe convertirse en acción Toda decisión debe convertirse en acción Reunir los datos de acuerdo al plan de acción Reunir los datos de acuerdo al plan de acción Autoridad:Autoridad: Informa – Ordena – Motiva Informa – Ordena – Motiva Líder:Líder: Percibe – Decide – Implementa Percibe – Decide – Implementa Las personas involucradas deben sentir que la decisión Las personas involucradas deben sentir que la decisión es propia es propia Deben participar en el proceso de decisión Deben participar en el proceso de decisión Fundamental en la búsqueda de soluciones alternativas y Fundamental en la búsqueda de soluciones alternativas y en la posterior ejecución de la decisión en la posterior ejecución de la decisión Capacidad de negociación Capacidad de negociación Es imprescindible en todo el proceso la buena comunicaciónEs imprescindible en todo el proceso la buena comunicación
CorajeCoraje – Determinación– Determinación
Desglosar la decisión en los premisas que la componen Desglosar la decisión en los premisas que la componen Desglosar la decisión en los premisas que la componen Desglosar la decisión en los premisas que la componen
Comentar los objetivos claves de cada premisa de la decisiónComentar los objetivos claves de cada premisa de la decisión Comentar los objetivos claves de cada premisa de la decisiónComentar los objetivos claves de cada premisa de la decisión
Explicar las acciones necesarias para alcanzar los objetivosExplicar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos Explicar las acciones necesarias para alcanzar los objetivosExplicar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos
Asignar la responsabilidad de finalizar cada acción Asignar la responsabilidad de finalizar cada acción Asignar la responsabilidad de finalizar cada acción Asignar la responsabilidad de finalizar cada acción
Informar a los involucrados los plazos establecidosInformar a los involucrados los plazos establecidos Informar a los involucrados los plazos establecidosInformar a los involucrados los plazos establecidos
Acordar mecanismos de controlAcordar mecanismos de control Acordar mecanismos de controlAcordar mecanismos de control
Proceso de Toma de Proceso de Toma de Decisiones Decisiones
Ejecución de la Decisión Ejecución de la Decisión
Proceso de Toma de Proceso de Toma de Decisiones Decisiones
Evaluación de la Decisión Evaluación de la Decisión Evaluar si se está alcanzando la situación deseada Evaluar si se está alcanzando la situación deseada Considerar si el sistema de información es adecuado para Considerar si el sistema de información es adecuado para lograr monitorear la ejecución de la decisión lograr monitorear la ejecución de la decisión Controlar los progresos supone evaluar la puesta en Controlar los progresos supone evaluar la puesta en marcha desde distintos puntos de vista marcha desde distintos puntos de vista Registrar los cambios si se desvían del plan de acción Registrar los cambios si se desvían del plan de acción Detectar si hay resistencia al cambio Detectar si hay resistencia al cambio Procurar información interna y externa Procurar información interna y externa Ponderar la importancia o la urgencia de un problema a Ponderar la importancia o la urgencia de un problema a fin de establecer prioridades fin de establecer prioridades Tener siempre presente el plan de contingenciasTener siempre presente el plan de contingencias
Controlar – Controlar – EvaluarEvaluar – Vigilar – Vigilar
Definir el problema original que requería una decisiónDefinir el problema original que requería una decisión Definir el problema original que requería una decisiónDefinir el problema original que requería una decisión
Analizar la causa aparente del problema originalAnalizar la causa aparente del problema original Analizar la causa aparente del problema originalAnalizar la causa aparente del problema original
Revisar las medidas correctivas tomadasRevisar las medidas correctivas tomadas Revisar las medidas correctivas tomadasRevisar las medidas correctivas tomadas
Considerar la eficacia de las medidas correctivasConsiderar la eficacia de las medidas correctivas Considerar la eficacia de las medidas correctivasConsiderar la eficacia de las medidas correctivas
Aprender de los resultadosAprender de los resultados Aprender de los resultadosAprender de los resultados
Proceso de Toma de Proceso de Toma de Decisiones Decisiones
Evaluación de la Decisión Evaluación de la Decisión