Dirección General de Innovación y Dejarlo Dirección General de Innovación y Desarrollo Segunda...

Dirección General de Innovación y Dejarlo

Dirección General de Innovación y Desarrollo

Segunda Reunión del Comité de Calidad 2010

Jueves 15 de Abril del 2010


Objetivo de la Reunión

Conocer el avance de los acuerdos que se han tomado en las reuniones del Comité, así como los resultados de los estándares de las 5 S`s de los meses de febrero y marzo y el calendario de reuniones 2010.


Orden del día

1. Bienvenida.2. Objetivo de la Reunión.3. Seguimiento de Acuerdos.4. Presentación de Reglas de Uso para sala de Juntas de las Quintas.5. Resultados de las Verificaciones. de las 5 S`s de los meses de Febrero y Marzo.6. Presentación del Calendario de Reuniones 2010 del Comité de Calidad.7. Acuerdos y Compromisos.


Seguimiento de Acuerdos

Acuerdo Avance ComentariosAcuerdo No. 19/1/02/2010

Gabriela Arvizu hará una relación de las personas que no cuentan con su gafete para que se tramiten en Recursos Humanos.

100%

Se hizo la relación el 2 de marzo y se solicitó a las personas (3) que faltaban de tomarse la foto, pasaran a la Subdirección de Recursos Humanos a realizar dicho trámite. Los gafetes fueron entregados 2 días después.

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Seguimiento de Acuerdos


Cada área llevará a cabo los cambios en sus medidores de eficiencia, la Jefa del Departamento de Innovación Administrativa estará en contacto para servir como apoyo.

Acuerdo No. 19/3/02/2010Se programarán 2 reuniones, una con la Subdirección de Sistemas de la Información y otra con la Subdirección de Programación y Presupuesto.

50%

100%

Los medidores de eficiencia sujetos a actualización son los de las Subdirecciones de Tecnologías de la Información y Evaluación y Desarrollo Administrativo, de los cuales se presentan los correspondientes a ésta última. En lo que corresponde a la Subdirección de Tecnologías de la Información, se programó una reunión para mañana 16, con el fin de revisar y analizar las actividades del personal de base del Departamento de Innovación Tecnológica, que es el área que tendrá actualización en sus medidores.

Se llevaron a cabo las 2 reuniones, la primera entre el 22 y 26 de Febrero con la Subdirección de Programación y Presupuesto y con la Subdirección de Tecnologías de la Información el 4 de marzo, dándoles a conocer la información vista en la reunión pasada del Comité de Calidad, llevada a cabo el 19 de Febrero del 2010.

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Subdirección de Evaluación y

Desarrollo Administrativo

Puesto Colaborador Medidor Indicador Meta

Apoyo Administrativo y Enlace con la

Dirección General

María del Rosario Montijo

Villegas

Logro en tiempo y

forma de las actividades asignadas

Oficios realizados/ Oficios solicitados

100%

Llamadas telefónicas

realizadas/ llamadas telefónicas solicitadas

100%

Captura en tiempo y forma de la información

generada de la SSP y SSS en el DAP

No. de correcciones capturadas en el sistema/No. de

solicitudes de cambio de la información en

el sistema

100%

Captura en tiempo y forma de la

información que se recibe para los

directorios de la SSP y SSS

Actualizaciones realizadas a los

Directorios /Solicitudes de actualización

recibidas

100%

Medidores de Eficiencia Subdirección de Evaluación y Desarrollo Administrativo

Departamento de Desarrollo

Administrativo


Jefe de Oficina de

OrganizaciónHéctor González

Logro en tiempo y forma del Programa

de Trabajo

No. de manuales programados/ No..de manuales realizados

100%

Logro en tiempo y forma de

actividades asignadas

Manuales recibidos para revisión/Cédulas realizadas con

Observaciones u Oficio de envío a la SECOG para dictamen

100%

No. de asesorías solicitadas/ No. de asesorías realizadas

100%

Capacitaciones solicitadas o programadas/Capacitaciones

realizadas100%

Jefe de Mejora de Oficina

Jurídica y de mejora de Tramites y Servicios

Lic. Adán Escalante


de Trabajo

Cartas Compromiso Programadas o solicitadas/Cartas Compromiso

realizadas100%

No. de asesorías solicitadas/ No. de asesorías realizadas

100%

No. de Reglamentos Internos programados/No. de Reglamentos

Internos realizados100%

Medidores de Eficiencia Departamento de Desarrollo Administrativo

Departamento de Desarrollo

Administrativo


Analista Técnico

Administrativo

Ma. de los Ángeles Candela


de Trabajo

Actualizaciones realizadas al MTS/Actualizaciones solicitadas al

MTS100%

Cédulas actualizadas del Manual de Trámites Empresariales/Cédulas solicitadas para actualización del

Manual de Trámites Empresariales

100%

Actualizaciones realizadas al Manual de Descripción de

Puestos/Actualizaciones solicitadas al Manual de Descripción de Puestos

100%

No. de personas que asistieron a capacitación /No. de capacitaciones

programadas100%

Secretaria Delia Camargo

Logro en tiempo y forma de

actividades asignadas

Oficios realizados/ Oficios solicitados

100%

Llamadas telefónicas realizadas/llamadas telefónicas

programadas100%

Correspondencia archivada/correspondencia recibida

100%

Medidores de Eficiencia Departamento de Desarrollo Administrativo

Departamento de Enlace y Gestión

de Acuerdos


Asistente del Departamento

Rosalia Ruiz Meyenberg

Logro en tiempo y forma del Programa de

Trabajo

Actas realizadas/Actas solicitadas

100%

Diseño de Portadas realizadas/portadas

solicitadas100%

Presentaciones realizadas en power

point /presentaciones solicitadas en power

point

100%

Capturista y apoyo secretarial

Brenda Mireya Guzman Campa

Logro en tiempo y forma de las actividades

asignadas

Oficios realizados/ oficios solicitadas

100%

Llamadas telefónicas realizadas/llamadas

telefónicas solicitadas100%

Acuerdos del CNS capturados/Acuerdos del CNS solicitados

100%

Medidores de Eficiencia Departamento de Enlace y Gestión de Acuerdos

Departamento de Innovación Administrativa


Coordinador Técnico

Gabriela Arvizu Garrobo

Cumplir en tiempo y forma con las actividades

programadas

Actas del Comité de Calidad Realizadas/ Actas del Comité de

Calidad Programadas

100%

Cumplir en tiempo y forma con las actividades

programadas

Día en qué se actualizó el Tablero

de Control/Fecha programada para la

actualización del tablero de control

100%


asignadas

Oficios realizados/ Oficios solicitados 100%


asignadas

Llamadas telefónicas

realizadas/llamadas telefónicas solicitadas

100%

Medidores de Eficiencia Departamento de Innovación Administrativa



Se recibirán propuestas para las Posturas de atención y se presentarán en la próxima reunión del Comité de Calidad.

Acuerdo No. 19/5/02/2010Se enviará un oficio a la Subdirección de Recursos Materiales haciendo la requisición para los depósitos para el papel, con el fin de buscar la manera de que nos apoyen.

100%

100%

Se recibieron propuestas de las Subdirecciones de Tecnologías de la Información y la Subdirección de Programación y Presupuesto estuvo de acuerdo con las propuestas vistas en la reunión del 19 de Febrero del 2010.

Se envió la solicitud a través de oficio No. 81 de fecha 23 de febrero del año en curso, de la cual todavía no tenemos respuesta.En este oficio se solicitaron 6 portapapel sanitario, 2 portapapel para secado de manos, así como la reparación de algunos plafones de esta Dirección General ubicada en las Quintas.

Seguimiento de Acuerdos33

ACTUALES

1.- Portar el gafete de identificación personal.2.- No usar palabras altisonantes con sus compañeros y el resto del personal.3.- Dirigirse de manera amable al emitir una instrucción.4.- Dirigirse de manera respetuosa con el compañero.5.- Tratar al público y a los compañeros, ya sea de manera verbal o por escrito de manera respetuosa.6.- Usar ropa formal para oficina de lunes a jueves y el viernes vestimenta casual.7.- Contestar el teléfono identificando a la Dirección General de Innovación y Desarrollo y diciendo el nombre de quien atiende la llamada8.- Preguntar previamente al pasar una llamada a alguna extensión: nombre de la persona que llama, asunto y nombre de la persona con quien desea hablar; si la secretaria de la Subdirección o Departamento en cuestión, no se encuentra, anotar el recado en el block correspondiente y pasarlo a la Subdirección o Departamento que corresponda

Seguimiento de Acuerdos - Posturas de Atención -

9.- Cuando se acerque alguna persona pidiendo información, tratar de resolver o canalizar el asunto a quien se crea que corresponda.

10.- Uso de computadoras, sólo por personal al quien está asignada (No niños).

11.- Uso responsable del Internet.12.- Respetar líneas de autoridad para una comunicación efectiva.13.- Programar adecuadamente la ocupación de la Sala de Juntas, tomando

en cuenta las necesidades de cada área.

PROPUESTAS

14.- Puntualidad a la hora de llegada. 15.- No dejar hojas recicladas en la Impresora.16.- Mantener un ambiente de trabajo sano y cordial. 17.- Cuando amerite, debido a cargas de trabajo, apoyar en la realización de

trabajos que solicite el jefe inmediato superior, aunque no sean de su responsabilidad.

18.- Establecer un lugar donde puedan estar las llaves del área y el sello.

Seguimiento de Acuerdos - Posturas de Atención -

1era S

SEIRI

SELECCIONAR

1No revistas de publicidad ni papeles innecesarios

escritorios, cajones libreros

2Equipo inmobiliario no

necesarioáreas de trabajo

3Pasillos y áreas de

trabajo libres de obstáculos

accesos, pasillos y áreas de trabajo

4Depurar información para

envío al archivo de concentración

escritorios cajones carpetas y cajas

5

Seleccionar información de uso diario y elaborar

listado de lo que se tiene

Listados de información de

tránsito

Estándares de Verificación de las 5 S’s

2da S

SEITON ORGANIZAR

1Dejar tu mobiliario de oficina

ordenado

sillas dentro del escritorio, oficios en minutas, oficios pendientes. de responder en

charola

2Carpetas y expedientes con etiquetas de identificación

cajones con expedientes etiquetados y libreros con carpetas etiquetadas en color

blanco, letra Arial color negro

3Herramientas de trabajo en su

lugar

guillotina y perforadora en mueble de sala de juntas, máquina de escribir en escritorio de

recepción de las quintas

4Organización de archivos

electrónicos

el escritorio de la computadora sin documentos, tener sólo programas que se

utilicen. Dentro del disco "C" tener una carpeta de “Subdirección o Departamento de___” , en la cual se tengan ordenados por

asunto los archivos que se generan en el área que corresponda


3era S

SEISO LIMPIEZA

1Ventanas, puertas y paredes

libres de papeles y propaganda

la información debe estar publicada solamente en el

tablero de control

2 La basura en su lugarPisos de toda la DGID

libres de basura

3No alimentos en áreas de

trabajoque no haya alimentos

sobre el escritorio

4Evitar en lo posible la

contaminación por ruido

evitar gritos y escuchar música únicamente con

audífonos


4ta S

SEIKETSU ESTANDARIZAR

1Áreas de trabajo

identificablesáreas con su

respectivo nombre

3Impresión de documentos

hojas reciclables en caja negra, respetar orden de impresión

4 Software permitidono bajar música ni

videos en las computadoras


5ta S

SHITSUKE

DISCIPLINA

1 Portar gafeteTodo el personal de la

DGID con gafete

2Limpiar el área de

juntas

borrar pizarrón y acomodar las sillas y limpiar la mesa cada vez que se use, así como cumplir con

normas de uso de la sala de juntas de las

quintas

3Apagar equipos

eléctricos

Al término de labores, Computadora, minisplit

y luces apagadas

Propuesta para Estándares de Verificación de las 5 s’s.

Presentación de Normas de uso de la Sala de Juntas de las Quintas

1. Respetar los horarios del calendario de la sala de juntas.

2. Cada vez que termines de utilizar el área favor de borrar el pizarrón.

3. Limpiar la sala cada vez que finalice la reunión.4. Desconectar aparatos electrónicos (aire

acondicionado, cañón, conexión, computadora, etc.)5. Acomodar las sillas, guillotina y la perforadora.6. Si es necesario limpiar el piso, favor de avisar al

personal de intendencia.7. Apagar la luz.8. Cerrar el aula al finalizar.

NOTA: Recuerda esta área es de todos y es importante que la cuidemos para mantenerla limpia y ordenada

44

Resultado de las Verificaciones de las 5 S`s de los meses de

Febrero y Marzo

55


Gráficas de los Estándares de las 5S`sde los meses de Febrero y Marzo

Dirección General

55

Gráficas de los Estándares de las 5S`sDirección General de Innovación y Desarrollo

1era S: desorden en la oficina en la 3ra .semana2da S: no había organización en el disco “C” en 3era. semana5ta S: no portar el gafete en 1, 3 y 4ta semana

2da S: falta de organización en el disco C5ta S: no portar gafete en 1, 2 y 4 semana

55



Subdirección de Programación y Presupuesto

55

Gráficas de los Estándares de las 5S`sSubdirección de Programación y Presupuesto

2da S: mobiliario desordenado

55



1era S: depurar información en la 3ra semana2da S: Organización de archivos en 1era semana3ra S: no portar gafete

2da S: Mobiliario de oficina desordenado

55



2da S: falta de organización en el disco “C” en 1era semana5ta S: no portar gafete en 1era semana

2da S: organización de archivos electrónicos

55


Gráficas de los Estándares de las 5S`s.Subdirección de Programación y Presupuesto

2da S: silla fuera de lugar

55



Subdirección de Tecnologías de la Información

55

Gráficas de los Estándares de las 5S`sSubdirección de Tecnologías de la Información.

Estándares de Orden y LimpiezaSubdirección de Tecnologías de la información

Mes: Febrero del 2010

2da S: silla fuera del escritorio5ta S: no traer gafete en 1era y 3era semana

55


Gráficas de los Estándares de las 5S`sSubdirección de Tecnologías de la Información

55



2da S: silla fuera de lugar

55



55



Subdirección de Evaluación y Desarrollo Administrativo

55


Gráficas de los Estándares de las 5S`sSubdirección de Evaluación y Desarrollo Administrativo

2da S: organización de archivos electrónicos

55



1era S: papeles innecesarios en las 4 semanas

55



55



2da S: caja en sus pasillos

1era S: papeles innecesarios

55


1era S: una caja en el pasillo 1era semana2da S: silla fuera de lugar

1era S: papeles innecesarios 2da S: silla fuera del escritorio

55

Presentación del Calendario de Reuniones 2010 del Comité de Calidad

FECHA

HORA

LUGAR

Jueves 18 de Febrero del 2010

9:00

a

10:00 hrs.

Centro de Capacitación

para la Salud

Jueves 15 de Abril del 2010

Jueves 17 de Junio del 2010

Jueves 19 de Agosto del 2010

Jueves 14 de Octubre del 2010

Martes 7 de Diciembre del 2010

66


ACUERDOS Y COMPROMISOS

77


Dirección General de Innovación y Desarrollo

¡GRACIAS POR ACOMPAÑARNOS!

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