EL PROCESO ADMINISTRATIVO

El Proceso Administrativo

Planeación

Organización

Dirección

Control

Dirección

Proceso de influir en las personas para que

contribuyan a las metas organizacionales y de

grupo.

Implica conducir, guiar y supervisar los

esfuerzos de los subordinados para ejecutar

planes y lograr objetivos de un organismo social.

La dirección supone, cuatro actividades básicas:

Motivación

Liderazgo

Comités, equipos y toma grupal de decisiones

Comunicación

Dirección

Dirección

La motivación es un término general que se aplica a todo

tipo de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas

similares. Decir que los gerentes motivan a sus

subordinados es decir que hacen cosas que esperan

satisfarán esos impulsos y deseos, y que los inducirán a

actuar de la manera deseada.

Motivación

Dirección

Teorías del comportamiento

Supuestos de la teoría X Supuestos de la teoría Y

Los seres humanos promedio sienten un inherente desagrado por el trabajo.

El gasto de los esfuerzos físico y mental en el trabajo es tan natural como el de jugar o descansar.

Por esta característica, habrá que obligar, controlar, dirigir y amenazar con castigos a la mayoría de las personas para que realicen un esfuerzo adecuado hacia el logro de los objetivos organizacionales.

El control externo y la amenaza de un castigo no son los únicos medios para generar el esfuerzo hacia los objetivos organizacionales. Las personas se auto dirigirán y auto controlaran de a cuerdo con los objetivos con los que estén comprometidos.

Teoría X y Teoría Y de Douglas McGregor

Las teorías X y Y son dos series de supuestos relativos a la naturaleza de las personas.

Dirección

Supuestos de la teoría X Supuestos de la teoría Y

Los seres humanos promedio prefieren que los dirijan, desean evitar la responsabilidad, tienen relativamente poca ambición y quieren seguridad ante todo.

El grado de compromiso con los objetivos es proporcional al tamaño de las recompensas asociadas a su logro.

Los seres humanos promedio aprenden, en las condiciones apropiadas, no sólo a aceptar la responsabilidad, sino a buscarla.

La capacidad de poner en practica un grado relativamente alto de imaginación, inventiva y creatividad en la solución de problemas organizacionales se distribuye de manera amplia en la población.

En las condiciones de la vida industrial moderna, el ser humano promedio solo utiliza parcialmente sus potenciales intelectuales.

Dirección

Teoría de la jerarquía de las necesidades de Maslow

Las necesidades humanas tienen un acomodo jerárquico que asciende desde las inferiores hasta las superiores.

Dirección

Arte o proceso de influir en las personas para que

participen con disposición y entusiasmo hacia el logro de

las metas del grupo.

Liderazgo

Dirección

Esta habilidad parece ser una combinación de al menos, cuatro

componentes importantes:

1. La capacidad de utilizar el poder con eficacia y de manera

responsable.

2. La capacidad de comprender que los seres humanos tienen

diferentes fuerzas motivadoras en distintos momentos y en

diferentes situaciones.

3. La capacidad de inspirar.

4. La capacidad de actuar para desarrollar un clima propicio,

despertar motivaciones y hacer que respondan a ellas.

Componentes del Liderazgo

Dirección

Características del Liderazgo• Incluidos logro, motivación, energía,

ambición, iniciativa y tenacidad.Conducción

• La aspiración de dirigir.Motivación hacia el liderazgo

• Incluida la estabilidad emocional.Honestidad e integridad, confianza en si mismo

Habilidad Cognoscitiva y comprensión del negocio

Dirección

Existen varias teorías sobre el comportamiento y los

estilos de liderazgo, de estas se pueden resaltar:

1. El liderazgo basado en el uso de la autoridad.

2. La cuadricula gerencial.

3. El liderazgo que influye diversos estilos que van

desde un uso máximo hasta uno mínimo del poder y

la influencia.

Comportamiento y estilos de liderazgo

Dirección

Se consideran tres estilos básicos:

1. Líder autocrático: Ordena y espera cumplimiento, es dogmático

y positivo, y dirige mediante su capacidad para negar u otorgar

recompensas y castigos.

Estilos basados en el uso de la autoridad

Dirección

2. Líder democrático o participativo: Consulta con sus

subordinados y fomenta su participación.

Estilos basados en el uso de la autoridad

3. Líder liberal: Utiliza muy poco su poder y otorga a sus

subordinados un alto grado de independencia.

Dirección

Enfoque para definir los estilos de liderazgo. La cuadricula tiene dos

dimensiones: interés por la gente e interés por la producción.

Interés por la producción: Incluye la actitud de un supervisor hacia

una amplia variedad de temas: calidad en las decisiones de política,

procedimientos y procesos, calidad del servicio, eficiencia en el

trabajo y volumen de la producción.

Interés por las personas: Grado de compromiso del personal para

la consecución de metas, la provisión de buenas condiciones de

trabajo y el mantenimiento de relaciones interpersonales

satisfactorias.

Cuadrícula gerencial

Dirección

Enfoque para definir los estilos de liderazgo.

Cuadrícula gerencial

Dirección

Los cuatro estilos extremos:

1. Estilo 1.1 (Administración empobrecida): Los gerentes se

interesan muy poco por las personas o la producción, y tienen

una participación mínima en sus tareas.

2. Estilo 9.9: Los gerentes muestran el mayor interés posible por

personas y producción; son los auténticos gerentes de equipo.

3. Estilo 1.9 (Club campestre): Los administradores tienen poco o

ningún interés por la producción y solo se interesan en las

personas.

4. Estilo 9.1 (Déspotas del trabajo): Los gerentes solo se interesan

en desarrollar una operación eficiente.

Cuadrícula gerencial

Dirección

Comité: Conjunto de personas a las que, como grupo, se

les comisiona un asunto.

Comités, equipos y toma grupal de decisiones

Dirección

Un comité puede tener funciones de línea o staff, según su autoridad:

Comité de línea: Incluye tomar decisiones que afectan a los

subordinados de los que es responsable, es decir, desempeña

funciones gerenciales, como el consejo directivo.

Comité de staff: La relación de autoridad con un superior es de

asesoría.

Comités, equipos y toma grupal de decisiones

Dirección

La transferencia de información de un emisor a un

receptor, siempre y cuando el receptor comprenda la

información.

Comunicación

Dirección

En una organización efectiva la comunicación fluye en varias

direcciones: hacia abajo, hacia arriba y cruzada.

El flujo de la comunicación en la organización

Dirección

Comunicación descendente: Fluye desde quienes están en los

niveles superiores hacia los inferiores en la jerarquía organizacional.

Comunicación ascendente: Fluye desde los subordinados hacia los

superiores y sube por la jerarquía organizacional.

Comunicación cruzada: Combina el flujo horizontal de información,

entre personas al mismo nivel organizacional o a uno similar, con el

flujo diagonal, entre los de diferentes niveles que no tienen

relaciones de reporte directas entre ellos.

El flujo de la comunicación en la organización

Control

Medición y corrección del desempeño para

garantizar que los objetivos de la empresa y los

planes diseñados para alcanzarlos se logren.

Control

Las técnicas y los sistemas de control son en esencia los mismos

para controlar el efectivo, los procedimientos administrativos, la

ética organizacional, la calidad del producto y cualquier otra cosa.

El proceso de control básico incluye tres pasos:

1. Establecer estándares.

2. Medir el desempeño contra esos estándares.

3. Corregir las variaciones de los estándares y planes.

Proceso de control básico

Control

1. Estabelecimiento de estándares: los estándares son criterios de

desempeño.

2. Medición del desempeño: se debe medir el desempeño frente a

los estándares, para detectar las desviaciones antes de que

ocurran y evitarlas mediante acciones apropiadas.

3. Corregir las desviaciones: se pueden corregir al modificar los

planes o metas, o al ejercer la función de organización a partir

de la reasignación o aclaración de tareas.

Proceso de control básico

Control

El principio de control de puntos clave establece que el control

efectivo requiere de la atención de aquellos factores decisivos para

evaluar el desempeño en relación con los planes.

Los tipos de estándares de puntos clave, son:

•Físicos.

•De costos.

•De capital.

•De ingresos.

•De programas.

•De metas.

Puntos de control clave

Control

El control como sistema de realimentación

Medir el desempeño real, comparar esta medición contra los estándares e

identificar y analizar las desviaciones, y entonces, para hacer las correcciones

necesarias, se debe desarrollar un programa de acción correctiva e

instrumentarlo para llegar al desempeño deseado.

Control

Control burocrático y de clan

Control burocrático: Se caracteriza por un amplio uso de

reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y autoridad

formal.

Control de clan: Se basa en normas, valores compartidos,

comportamiento esperado y otros aspectos relacionados

con la cultura de la organización.

Control

Requisitos de los controles efectivos

Adaptar los controles a los planes y puestos.

Adaptar los controles a cada administrador.

Diseñar controles para señalar excepciones en puntos clave.

Objetividad de los controles.

Asegurar la flexibilidad de los controles.

Ajustar el sistema de control la cultura de la organización.

Economía de los controles.

Establecer controles que conduzcan a acciones correctivas.