DIRECTIVA N° 008 -2012-P-PJ NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS EN LA GERENCIA GENERAL DEL PODER JUDICIAL CONTENIDO l. OBJETIVO II. FINALIDAD III. ALCANCE IV. BASE LEGAL VIGENCIA V. DISPOSICIONES GENERALES VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 7.1. Actos preparatorios

a) De la elaboración del Cuadro de Necesidades. b) Del Plan Anual de Contrataciones. e) Del Expediente de Contratación. d) Responsables de los procesos de selección. e) Actos previos a los procesos de selección.

7.2. Selección

a) Licitaciones Públicas y Concurso Públicos: Clásicos y por Subasta

Inversa. b) Adjudicaciones Directas: Clásicos y por Subasta Inversa. e) Adjudicaciones de Menor Cuantía: Clásicos y por Subasta Inversa. d) Elevación de actuados por Observaciones a las Bases. e) Solución de Controversias. f) Contratación de Bienes y Servicios por Convenio Marco. g) Contrataciones de Bienes y Servicios por Compras Corporativas. h) Exoneración de procesos de selección.

7.3. Ejecución Contractual

a) Aspectos previos a la suscripción contrato. b) De la elaboración de los contratos. e) De la Suscripción del Contrato. d) De las Garantías. e) De las prestaciones adicionales y reducciones. f) De las Ampliaciones de Plazo. g) Penalidades. h) Recepción y Conformidad. i) Constancias de prestación. j) Resolución de Contratos. k) Contratos de Arrendamiento de Inmuebles y prórrogas. l) Solicitudes de Arbitraje. m) Contratos Complementarios.

VIII. ANEXOS -Anexo N° 01: Formato de Cuadro de Necesidades. -Anexo N° 02: Formato de Requerimiento de Bienes. -Anexo N° 03: Formato de Requerimiento de Servicios. -Anexo N° 04: Cuadro comparativo para la determinación del valor referencial. -Anexo N° 05: Formato de Resumen Ejecutivo. -Anexo N° 06: Formato de Certificado de Crédito Presupuestario. -Anexo N° 07: Formato de Aprobación de Expediente de Contratación. -Anexo N° 08: Formato para designación de Comité Especial ad hoc. -Anexo N° 09: Formato para designación de Comité Especial Permanente. -Anexo N° 10: Formato de aprobación de Bases. -Anexo N° 11: Hoja de Observaciones de Recurso de Apelación. -Anexo N° 12: Formato de Penalidades. -Anexo N° 13: Formato de Constancia de Prestación.

DIRECTIVA N° 008 -2012-P-PJ NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS EN LA GERENCIA GENERAL DEL PODER JUDICIAL l. OBJETIVO Normar los procedimientos que permitan solicitar y atender de manera oportuna, los requerimientos de bienes y servicios previstos en el Plan Anual de Contrataciones, así como los que por su naturaleza y de conformidad con las normas vigentes no requieren ser incluidos en éste. II. FINALIDAD Optimizar en forma integral el proceso de solicitud y atención de los requerimientos de bienes y servicios, permitiendo su contratación de acuerdo a ley y normas complementarias, determinando las responsabilidades en la ejecución de las contrataciones a cargo de la Gerencia General, asegurando una eficaz y eficiente administración de sus recursos. III. ALCANCE La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio para todas las unidades orgánicas de la Gerencia General del Poder Judicial que intervienen en las distintas fases de la contratación de bienes y servicios a su cargo, sin perjuicio de lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. IV. BASE LEGAL

Constitución Política del Perú. Ley N°28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector

Público y sus modificatorias. Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto y sus

modificatorias. Ley de Presupuesto del Sector Público del ejercicio fiscal respectivo.

Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General y sus modificatorias.

Decreto Legislativo N° 1017, Ley de Contrataciones del Estado, en adelante, la Ley.

Decreto Supremo N° 184-2008-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus normas modificatorias, en adelante, el Reglamento.

Texto Único Ordenado de la Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, aprobado por Decreto Supremo N° 043-2003-PCM y sus modificatorias.

Ley N° 28821, Ley de Coordinación entre el Poder Judicial y el Poder Ejecutivo para la Programación y Formulación del Presupuesto del Poder Judicial.

Resolución Administrativa N° 278-2011-CE-PJ, aprueba el Reglamento de Organización y Funciones de la Gerencia General del Poder Judicial y sus modificatorias.

Resolución Administrativa N° 050-2011-P-PJ, aprueba delegar al Gerente General y Gerente de Administración y Finanzas, facultades en materia de contrataciones estatales.

Resolución Directoral N° 026-80-EF/77.15, aprueba las Normas Generales de Tesorería N° 05, 07 y 08.

Resolución Directoral N° 02-2007-EF/77.15, aprueba la Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15, sus modificatorias y disposiciones complementarias.

Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT, aprueba el Reglamento de Comprobantes de Pago, y sus modificaciones.

Resolución Administrativa N° 1008-2007-GG-PJ, aprueba la Directiva N° 011-2007- GG-PJ de Normas y Procedimientos para el registro y control de bienes y suministros en el Almacén Central y Almacenes Periféricos.

Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, aprueba las Normas de Control Interno.

Resolución de Contraloría N° 080-2009-CG, aprueba la Directiva N° 001-2009-CG/CA de Disposiciones aplicables al reporte de información sobre contrataciones estatales que las entidades públicas deben remitir a la Contraloría General de la República.

Resolución de Contraloría N° 094-2009-CG, aprueba la Directiva N° 002-2009-CG/CA - Ejercicio del Control Preventivo por la Contraloría General de la República y los Órganos de Control Institucional.

Decreto Supremo N° 023-2011-PCM, aprueba el Reglamento de la Ley N° 29622 denominado Reglamento de infracciones y sanciones para la responsabilidad administrativa funcional derivada de los informes emitidos por los órganos del Sistema Nacional de Control.

V. VIGENCIA

La presente Directiva entrará en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación y publicación en el portal institucional.

VI. DISPOSICIONES GENERALES 6.1. La contratación de bienes y servicios en la Gerencia General del Poder

Judicial se realizará de acuerdo a los procedimientos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento, Directivas y otras normas sobre la materia, así como lo dispuesto en la presente Directiva. En caso de vacío normativo, se recurrirá a los Principios que rigen las contrataciones estatales, en su defecto a los Principios del Derecho Administrativo y a falta de éstos, a los de otros ordenamientos normativos. En todos los casos, el principio o norma supletoria se aplicará en lo que sea compatible con la normativa de contrataciones del Estado y la presente Directiva.

6.2. Etapas de la contratación

6.2.1. Programación y Actos Preparatorios: Se inicia con la elaboración del cuadro de necesidades y culmina con el último acto previo a la convocatoria del proceso de selección.

6.2.2. Fase de Selección: Se inicia con la convocatoria del proceso de

selección y culmina con la suscripción del contrato. 6.2.3. Ejecución Contractual: Se inicia luego de la suscripción del

contrato y culmina con la conformidad del bien o servicio y el pago al contratista.

6.3. Funcionarios y Órganos responsables de las Contrataciones

6.3.1. El Presidente del Poder Judicial: Es el Titular de la Entidad, la más alta autoridad ejecutiva que aprueba, autoriza y supervisa los procesos de contrataciones de bienes y servicios del Poder Judicial, de acuerdo a la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

6.3.2. La Gerencia General: Es el órgano ejecutivo, técnico y

administrativo del Poder Judicial, depende del Consejo Ejecutivo del Poder Judicial, y tiene a su cargo las funciones de ejecución, coordinación y supervisión de las actividades administrativas no jurisdiccionales del Poder Judicial.

6.3.3. El Área Usuaria: Es la dependencia del Poder Judicial cuyas

necesidades serán atendidas con determinada contratación o, que dada su especialidad y funciones, canaliza los requerimientos formulados por otras dependencias. Es responsable de formular el requerimiento definiendo con precisión las características técnicas, condiciones, cantidad y calidad de los bienes y servicios que se requiera para el cumplimiento de sus funciones, señalando la finalidad pública de la contratación.

6.3.4. La Subgerencia de Logística: Es el órgano encargado de las

contrataciones de la Gerencia General del Poder Judicial. 6.3.5. El Comité Especial Permanente: Es el órgano colegiado

encargado de la organización y ejecución de los procesos de Adjudicación de Menor Cuantía, Adjudicación Directa Selectiva y Adjudicación Directa Pública, clásicos o por subasta inversa, desde la preparación de las Bases hasta que la Buena Pro quede consentida o administrativamente firme, o se cancele el proceso.

6.3.6. El Comité Especial Ad Hoc: Es el órgano colegiado encargado de

la organización y ejecución de las Licitaciones y Concursos Públicos, clásicos o por subasta inversa, desde la elaboración de las Bases hasta que la Buena Pro quede consentida o administrativamente firme, o, se cancele el proceso.

6.3.7. Los niveles de autorización y responsabilidad en materia de contrataciones públicas comprenden también a los siguientes funcionarios, cuyas facultades y atribuciones se encuentran establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones de la Gerencia General, así como en la Resolución Administrativa N° 050-2011-P-PJ:

a) Gerente General del Poder Judicial. b) Gerente de Administración y Finanzas. e) Subgerente de Logística. d) Subgerente de Contabilidad. e) Subgerente de Tesorería. f) Gerente de Planificación. g) Subgerente de Planes y Presupuesto. h) Gerente de Servicios Judiciales. i) Gerente de Personal y Escalafón Judicial j) Gerente de Centros Juveniles. k) Administradores de Centros Juveniles de Diagnóstico y

Rehabilitación y/o funcionarios responsables de la gestión. VIl. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 7.1. ACTOS PREPARATORIOS

a) DE LA ELABORACIÓN DEL CUADRO DE NECESIDADES

Las dependencias de la Gerencia General del Poder Judicial, remitirán a la Subgerencia de Logística sus requerimientos de bienes y servicios para el ejercicio presupuestario del año siguiente, hasta el 31 de marzo de cada año.

Las dependencias de la Gerencia General definirán sus necesidades en función a sus metas y objetivos. El Cuadro de Necesidades (Anexo N°01) deberá contener la justificación de cada necesidad y será debidamente valorizado, cuantificado y agrupado por rubro y tipo de proceso de selección para luego ser presentado a la Subgerencia de Logística. Las unidades orgánicas para efectos de elaborar el cuadro de necesidades, deben considerar los siguientes criterios:

Actividades o metas previstas en el Plan Operativo Institucional Consumos históricos (cantidades) y/o necesidad actual de las

áreas usuarias. Cambios tecnológicos. Fechas previstas para la atención del requerimiento, para lo

cual es importante tener presente la fecha de término de los contratos vigentes, si los hubiere.

Racionalidad y proporcionalidad de los requerimientos en función del número de personas que los utilizarán.

Asimismo, el Cuadro de Necesidades debe contener los bienes y servicios debidamente codificados y claramente denominados, especificándose la unidad de medida, las cantidades requeridas, estimándose el precio total y el período en que se requieren los bienes o servicios solicitados. La Subgerencia de Logística brindará a las dependencias de la Gerencia General, el apoyo y soporte necesario para la elaboración del Cuadro de Necesidades, tales como: formatos, reportes históricos y demás parámetros establecidos para la formulación del presupuesto. La Subgerencia de Logística consolidará y evaluará el Cuadro de Necesidades a nivel nacional para la elaboración del Proyecto de Presupuesto de Bienes y Servicios, priorizando la atención de los gastos fijos, de consumo masivo necesarios para asegurar el adecuado y oportuno abastecimiento de bienes y servicios para el desempeño de la labor jurisdiccional y administrativa, siguiendo los demás parámetros establecidos para la formulación del presupuesto. En el mes de Abril de cada año la Subgerencia de Logística remitirá a la Subgerencia de Planes y Presupuesto la información señalada en el párrafo precedente, debidamente consolidada, para su inclusión en el Proyecto de Presupuesto Institucional a nivel de todos los Grupos Genéricos de Gasto. El Proyecto de Presupuesto Institucional será elaborado por la Subgerencia de Planes y Presupuesto y será remitido al Consejo Ejecutivo del Poder Judicial para su aprobación correspondiente1, teniendo en cuenta el proyecto de presupuesto de Bienes y Servicios formulado por la Subgerencia de Logística. El Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) será aprobado a más tardar el 31 de Diciembre de cada año, conforme a la Ley 28411.

b) El PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES (PAC) ELABORACIÓN DE PAC

Una vez aprobado el PIA, la Subgerencia de Planes y Presupuesto remitirá a la Subgerencia de Logística el monto de la asignación por fuente de financiamiento, genérica y específica del gasto, a fin que proceda a adecuar la programación presupuestaria de Bienes y Servicios a nivel de fuentes de financiamiento, categoría del gasto, genéricas y específicas del gasto, así como las metas.

__________________________________________________________________________

1 Ley N" 28821 Ley de Coordinación entre el Poder Judicial y el Poder Ejecutivo

para la programación y formulación del Presupuesto Institucional del Poder Judicial.

Así también la Subgerencia de Logística deberá revisar, evaluar y actualizar el proyecto del PAC, sujetándolo a los montos de los créditos presupuestarios establecidos en el PIA; de ser necesario, las áreas usuarias adecuarán sus necesidades al presupuesto asignado y se priorizará la atención de los gastos fijos y de consumo masivo. El PAC de cada ejercicio presupuestario será elaborado por la Subgerencia de Logística de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, así como por la Directiva N° 005- 2009-0SCE/CD, aprobada por Resolución N° 169-2009-0SCE/PRE o por aquella que la sustituya y/o modifique, y, deberá ceñirse al formulario que publique el OSCE para el ejercicio presupuestario correspondiente.

APROBACIÓN DE PAC La Gerencia de Administración y Finanzas, con el Informe de la Subgerencia de Logística, dentro del plazo máximo de TRECE (13) días hábiles de aprobado el PIA, deberá remitir el Proyecto del PAC y sus antecedentes a la Oficina de Asesoría Legal de la Gerencia General del Poder Judicial, para la elaboración del proyecto de Resolución Administrativa y posterior aprobación por la Gerencia General. El PAC será aprobado dentro de los QUINCE (15) días hábiles siguientes de aprobado el PIA. El PAC y la Resolución que lo apruebe deberán ser publicados en el SEACE (www.seace.gob.pe) y en el portal institucional (www.pLqob.pe). en un plazo no mayor a CINCO (05) días hábiles siguientes de su aprobación, incluyendo el dispositivo de aprobación; asimismo, estará a disposición de los interesados en la Subgerencia de Logística, pudiendo ser adquirido por cualquier interesado al precio equivalente al costo de reproducción. El PAC deberá incluir todos los procesos de selección que se convocarán durante el ejercicio fiscal, con independencia del régimen que los regule, no siendo obligatorio incluir las adjudicaciones de menor cuantía no programables; y será revisado y evaluado permanentemente por la Subgerencia de Logística. El PAC podrá ser modificado de conformidad con la asignación presupuestal o en caso de reprogramación de las metas institucionales cuando se tenga que incluir o excluir procesos de selección o el valor referencial difiera en más de 25% del valor estimado y ello varíe el tipo de proceso de selección. El PAC modificado deberá ser aprobado por la Gerencia General y publicado en el SEACE en su integridad, dentro de los CINCO (05) días hábiles siguientes a la aprobación de la modificación, conforme a

la Ley y su Reglamento, así como la Directiva N° 005-2009-0SCE/CD, o por aquella que la sustituya y/o modifique. De conformidad con el artículo 9° del Reglamento, la Subgerencia de Logística deberá informar a la Gerencia de Administración y Finanzas, la que a su vez informará semestralmente a la Gerencia General del Poder Judicial el avance de la ejecución del PAC. El Gerente General podrá adoptar las medidas correctivas pertinentes para alcanzar las metas y los objetivos previstos en el POI, y de corresponder, disponer el deslinde de las responsabilidades respectivas. La Gerencia General podrá requerir a la Gerencia de Administración y Finanzas informes parciales relativos a la ejecución del PAC. De acuerdo a lo establecido en la Ley N° 27806 - Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, la Subgerencia de Logística será la responsable de publicar en el portal institucional, los procesos de selección culminados en cada Trimestre.

c) EL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

La Subgerencia de Logística de la Gerencia de Administración y Finanzas, por cada contratación, llevará un expediente, el cual contendrá todas las actuaciones desde el requerimiento del área usuaria hasta la culminación del contrato, debiendo incluir las ofertas no ganadoras. Según el tipo de proceso de selección, el expediente de contratación del bien o servicio, deberá contener cuando menos lo siguiente:

ADJUDICACIONES DIRECTAS, CONCURSOS PÚBLICOS Y LICITACIONES PÚBLICAS

1. Requerimiento del Área Usuaria revisado, aprobado, suscrito y

sellado por los funcionarios competentes. 2. Características mínimas del bien o servicio que se va a contratar. 3. Copia del documento donde conste su inclusión en el PAC. 4. Estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, adjuntando la

documentación que acredite las invitaciones cursadas y las cotizaciones o presupuestos recibidos, documentación de otras fuentes de información (SEACE, datos históricos, entre otros), así como un cuadro comparativo que acredite la evaluación de al menos dos (02) fuentes para determinar el valor referencial, conforme a lo establecido en el artículo 12° del Reglamento.

5. Resumen Ejecutivo del estudio de las posibilidades que ofrece el mercado.

6. Opinión Técnica del área usuaria, de ser el caso. 7. Certificado de Crédito Presupuestario otorgado por la

Subgerencia de Planes y Presupuesto, correspondiente al año fiscal en curso. En caso de ejecuciones contractuales que superen el año fiscal, el documento de la certificación emitida por la Subgerencia de Planes y Presupuesto deberá ser suscrito además por el Gerente de Administración y Finanzas.

8. Informe Técnico sustentando el expediente de contratación

para su aprobación. 9. Documento que aprueba el expediente. 10. Documento que acredite la solicitud y nombramiento del comité

especial ad hoc o comité especial permanente, según corresponda, y las respectivas declaraciones juradas de no tener impedimento de cada miembro integrante

11. Documentación que acredite la solicitud y aprobación de las

Bases elaboradas por el Comité Especial. 12. Copia de las actas, correos electrónicos y demás documentos

cursados y recibidos por el Comité Especial, durante su desempeño, así como las copias de la información registrada en el SEACE.

13. Documento que acredite la entrega del expediente de contratación

completo a la Subgerencia de Logística, una vez consentida la buena pro o cuando haya sido cancelado el proceso de selección.

14. Contrato suscrito por el (los) postor (es) ganador (es) y

demás documentación relativa a la ejecución contractual, tales como órdenes de compra o de servicios, adendas, penalidades, ampliaciones de plazo, adicionales o reducción de prestaciones, conformidad de recepción, comprobante de pago, contratos complementarios.

ADJUDICACIONES DE MENOR CUANTÍA

1. Requerimiento del Área Usuaria revisado, aprobado, suscrito y sellado por los funcionarios competentes.

2. Características mínimas del bien o servicio que se va a contratar.

3. Copia del documento donde conste su inclusión en el PAC, de ser el caso.

4. Estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, adjuntando la

documentación que acredite las invitaciones cursadas y las cotizaciones o presupuestos recibidos, documentación de otras fuentes de información (SEACE, datos históricos, entre otros), así como un cuadro comparativo que acredite la evaluación de al menos dos (02) fuentes para determinar el valor referencial.

5. Opinión Técnica del área usuaria, de ser el caso. 6. Certificado de Crédito Presupuestario otorgado por la

Subgerencia de Planes y Presupuesto, correspondiente al año fiscal en curso. En caso de ejecuciones contractuales que superen el año fiscal, el documento de la certificación emitida por la Subgerencia de Planes y Presupuesto deberá ser suscrito además por el Gerente de Administración y Finanzas.

7. Informe Técnico sustentando el expediente de contratación para

su aprobación. 8. Documento que aprueba el expediente. 9. Documento de designación del Comité Especial Permanente. 10. Documentación que acredite la solicitud y aprobación de las

Bases elaboradas por el Comité Especial Permanente. . 11. Copia de las actas y demás documentos cursados y recibidos por

el Comité Especial Permanente durante su desempeño, así como las copias dé la información registrada en el SEACE.

12. Documento que acredite la entrega del expediente de contratación

completo a la Subgerencia de Logística, una vez consentida la buena pro o cuando haya sido cancelado el proceso de selección.

13. Orden de Compra u Orden de Servicio o el Contrato, según sea el

caso, suscrito por el (los) postor (es) ganador (es) y demás documentación relativa a la ejecución contractual, tales como adendas, penalidades, ampliaciones de plazo, adicionales o reducción de prestaciones, conformidad de recepción, comprobante de pago, contratos complementarios, entre otros.

c.1 Del Requerimiento del área usuaria

Las áreas usuarias de la Gerencia General presentarán su requerimiento sobre la base de lo establecido en el Plan Anual de Contrataciones, teniendo en cuenta los plazos de duración

establecidos para cada proceso de selección, con el fin de asegurar la oportuna satisfacción de sus necesidades.

Los requerimientos serán presentados por el área usuaria ante la Subgerencia de Logística mediante el formato de Solicitud de Bien o Solicitud de Servicio establecidos en los Anexos N° 02 y 03. Las especificaciones técnicas de los bienes o términos de referencia de los servicios deben sujetarse a las condiciones establecidas en el artículo 13° de la Ley y en el artículo 11° del Reglamento. Para la contratación de bienes y servicios cuyas características técnicas son de naturaleza compleja, la Subgerencia de Logística, a petición del área usuaria, podrá contratar los servicios de especialistas o expertos en el objeto de la contratación, para definir con claridad las características técnicas mínimas y requisitos específicos, a fin que la Entidad contrate bienes y/o servicios de calidad.

Los requerimientos deben contener como mínimo lo siguiente:

Contratación de Bienes:

1. Área usuaria solicitante. 2. Objeto de la contratación. 3. Número de referencia el PAC. 4. Finalidad pública. 5. Descripción del bien, especificaciones técnicas respectivas,

cantidades, calidad, parámetros de funcionamiento, entre otros, evitando solicitar como requisito mínimo certificaciones de calidad, marcas o nombres comerciales, patentes, diseños que oriente la contratación de marca, fabricante o tipo de producto específico y cualquier otra característica que oriente la contratación. Sólo será posible solicitar marcas o nombres comerciales, patentes, diseños específicos, cuando el bien haya sido estandarizado, aprobado por el Titular de la Entidad.

6. Plazo de ejecución 7. Lugar de Entrega. 8. Condiciones de Entrega o Suministro. 9. Cláusulas de reajuste, de ser el caso.

10. Indicar si la contratación de los bienes incluirá su instalación. 11. Precisar prestaciones accesorias, de ser el caso. 12. Garantía y servicio post venta, de ser el caso. 13. Plano, diseño o dibujo del bien, de ser el caso. 14. Responsables de las Coordinaciones. 15. Unidad que otorgará la conformidad del bien, previa al pago. 16. Otras que la naturaleza del requerimiento lo exija.

Contratación de Servicios: 1. Área usuaria solicitante. 2. Objeto de la contratación. 3. Número de referencia del PAC. 4. Finalidad pública de la contratación. 5. Descripción del servicio solicitado (términos de referencia). 6. Perfil de la persona natural o jurídica que deberá prestar el

servicio, según la naturaleza de la contratación. 7. Plazo de ejecución. 8. Lugar de ejecución. 9. Cláusulas de reajuste, de ser el caso. 10. Entregables y su descripción, de ser el caso. 11. Área encargada de la supervisión y conformidad del servicio. 12. Responsables de las Coordinaciones. 13. Otras que la naturaleza del requerimiento lo exijan. 14. Unidad que otorgara la conformidad de la prestación previa al

pago.

Nota: La Subgerencia de Logística con la conformidad del área usuaria y como resultado del estudio de posibilidades que ofrece el mercado, podrá ajustar las características técnicas de lo que se va a contratar.

Asimismo, la Subgerencia de Logística efectuará las coordinaciones respectivas con el área usuaria para el caso de bienes o servicios que se encuentren en el catálogo de convenio marco o cuenten con ficha técnica para su contratación por subasta inversa. c.2 Del Estudio de Posibilidades que ofrece el mercado

Teniendo en cuenta el requerimiento formulado por el área usuaria, el Área de Procesos de Selección de la Subgerencia de Logística, según corresponda, realizará el estudio de posibilidades que ofrece el mercado, a fin de determinar lo siguiente:

El valor referencial.

La existencia de pluralidad de marcas y postores. La posibilidad de distribuir la Buena Pro.

Información que pueda utilizarse para determinar los factores de evaluación, de ser el caso.

La pertinencia de realizar ajustes a las características y/o condiciones de lo que se va a contratar, de considerarlo necesario.

Demás aspectos que tengan incidencia en que la contratación sea eficiente.

Para establecer el valor referencial, el Área de Procesos de Selección de la Subgerencia de Logística, según corresponda, tomará en cuenta como mínimo dos (02) fuentes de información, entre ellos:

Presupuestos y cotizaciones: que deberán ser obtenidos de los potenciales proveedores que se dediquen a actividades del bien o servicio solicitado por el área usuaria y se podrán obtener por cualquier medio físico o electrónico, tales como correo electrónico, fax, o en mesa de partes de la Entidad, entre otros.

Los precios de proveedores obtenidos de sus páginas web: se refieren a los precios que los potenciales proveedores oferten a través de sus portales web.

Precios históricos: deberán estar referidos a los obtenidos de las contrataciones anteriores realizadas por el Poder Judicial, actualizadas según el índice de precios que establece el INEI.

Precios del SEACE: de contrataciones similares de otras entidades están referidos a los precios adjudicados y consentidos obtenidos del portal SEACE de bienes o servicios similares solicitados por el área usuaria, actualizadas según el índice de precios que establece el INEI, con una antigüedad no mayor a un (01) año.

Estructuras de costos: que podrán ser elaboradas por las dependencias técnicas de la Entidad, tales como la Oficina de Infraestructura, Gerencia de Informática, entre otros.

Asimismo, se emplearán los siguientes criterios: alternativas existentes según el nivel de comercialización, descuentos por volúmenes, garantías, vigencia tecnológica, plazos de ejecución, entre otros. , La determinación del valor referencial debe constar en el informe elaborado por el Área de Procesos de Selección de la Subgerencia de Logística, en donde se precisará, entre otros, las fuentes utilizadas, el cuadro comparativo de precios, el criterio utilizado para determinar el valor referencial y de ser el caso la opinión que brindó el área usuaria cuando se le haya solicitado.

El cuadro comparativo de las fuentes de información para la determinación del valor referencial será elaborado según el Anexo N° 04.

RESUMEN EJECUTIVO En los procesos de Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y Adjudicaciones Directas (Públicas y Selectivas), la Subgerencia de Logística deberá elaborar el resumen ejecutivo del estudio de posibilidades que ofrece el mercado, en aplicación a lo dispuesto en el artículo 51° del Reglamento, el cual deberá ser formulado conforme al Anexo N° 05.

c.3 Del Certificado de Crédito Presupuestario

El Área de Procesos de Selección de la Subgerencia de Logística, con el requerimiento del área usuaria y el informe que contenga el estudio de posibilidades que ofrece el mercado, solicitará al Área de Programación, la respectiva disponibilidad presupuestaria, la misma que en coordinación con la Subgerencia de Planes y Presupuesto adjuntará el certificado de crédito presupuestario para la contratación respectiva.

La solicitud de certificación de crédito presupuestario alcanza a todos los requerimientos considerados en el Plan Anual de Contrataciones de la Entidad y nuevos requerimientos generados durante el ejercicio presupuestario, que por la cuantía no necesitan ser incluidos en el PAC. El certificado de crédito presupuestario contendrá la Fuente de Financiamiento, cadena funcional programática, clasificador de gasto y garantizará el crédito presupuestario para comprometer la Orden de Compra u Orden de Servicio en el año fiscal correspondiente. Cuando la obligación de pago trascienda a más de un (1) año fiscal, debido a que el plazo de ejecución del contrato se devengue en más de un (1) año o que éste se inicie al año siguiente, el documento de certificación emitido por la Subgerencia de Planes y Presupuesto, deberá ser suscrito además por el Gerente de Administración y Finanzas, a fin que se garantice la programación de los recursos suficientes para atender el pago de las obligaciones en los años fiscales subsiguientes, conforme lo establece el numeral 77.5 del artículo 77° de la Ley N° 28411 (Anexo N° 06).

c.4 De la aprobación del expediente de contratación

Una vez definidos los requerimientos técnicos mínimos, el valor referencial y contando con el Certificado de Crédito Presupuestario, la Subgerencia de Logística remitirá a la Gerencia de Administración y Finanzas, el expediente de contratación para su aprobación. El expediente de contratación aprobado y toda la información técnica y económica necesaria para el proceso de selección, será puesto a disposición de la Subgerencia de Logística, la misma que procederá a notificar a los Comités Especiales respectivos a fin que prosigan conforme a las atribuciones descritas en el artículo 31° del Reglamento. El expediente de contratación será aprobado mediante el formato contenido en el Anexo N° 07.

d) RESPONSABLES DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN

La ejecución de los Concursos Públicos, Licitaciones Públicas y sus Adjudicaciones de Menor Cuantía Derivadas, estarán a cargo del Comité Especial designado para tal fin; en el caso de los procesos de Adjudicación Directa, sus Adjudicaciones de Menor Cuantía Derivadas

y las Adjudicaciones de Menor Cuantía, estarán a cargo de los Comités Especiales Permanentes.

Dichos órganos colegiados son los responsables de la organización, conducción y ejecución integral del proceso de selección, desde la elaboración de las Bases hasta que la buena pro quede consentida o administrativamente firme, o, hasta que se produzca la cancelación del proceso. Estos órganos colegiados actuarán de conformidad con lo previsto en el artículo 27° del Reglamento y de acuerdo a las competencias descritas en el artículo 31° del Reglamento. A requerimiento del Comité Especial, la Subgerencia de Logística, según corresponda, contratará un Notario para los respectivos actos públicos. La designación, instalación, impedimentos, competencias, quórum y acuerdos, intervención de miembros suplentes, responsabilidad, remoción e irrenunciabilidad y otros aspectos relacionados al Comité Especial se sujetará a lo dispuesto por los artículos 27° al34° del Reglamento. La actuación del Comité Especial está basada en los principios de colegialidad, autonomía, especialidad, solidaridad, confidencialidad y transparencia. Se encuentran impedidos de formar parte de un Comité Especial:

El Titular de la Entidad.

Todos los funcionarios que tengan atribuciones de control o fiscalización.

Los Funcionarios que por delegación hayan aprobado el expediente de contratación, designado el Comité especial, aprobado las Bases o tengan facultades para resolver el recurso de apelación.

Los funcionarios o servidores que hayan sido sancionados por su actuación como integrantes de un Comité Especial, mediante decisión debidamente motivada y consentida o administrativamente firme, con suspensión o cese temporal, mientras se encuentre vigente; o hayan sido sancionados con destitución o despido. Si la sanción a un miembro del Comité Especial es impuesta, luego de ser designado, dejará de ser integrante de dicho comité.

d.1 Designación del Comité Especial

La designación de los Comités Especiales se tramitará paralelamente a la aprobación del expediente de contratación, debiéndose notificar conjuntamente. Para las Licitaciones y Concursos Públicos, el Comité Especial será designado por la Gerencia General del Poder Judicial, a propuesta de la Gerencia de Administración y Finanzas, indicando los nombres completos y quién actuará como Presidente del Comité. Según Formato contenido en el Anexo N° 08. Para los efectos estipulados por el artículo 24° de la Ley, la Gerencia de Administración y Finanzas coordinará con las áreas correspondientes, a fin que éstas propongan la participación de personal idóneo como miembros titular y suplente, respectivamente, de los Comités Especiales. La designación puede ser para más de un proceso siempre que así lo establezca expresamente el documento de designación. Para la contratación de expertos independientes, deberá seguirse el procedimiento señalado en el artículo 19°, numera14), inciso b), y el artículo 28° del Reglamento.

d.2 Designación de los Comités Especiales Permanentes

La designación de los Comités Especiales Permanentes se deberá realizar con la aprobación del PAC. Los Comités Especiales Permanentes serán designados por la Gerencia General del Poder Judicial, a propuesta de la Gerencia de Administración y Finanzas, según Formato contenido en el Anexo N°09. En el Comité Especial Permanente, bastará que uno de los miembros pertenezca a la Subgerencia de Logística.

d.3 Del Comité Especial para procesos bajo la modalidad de Subasta Inversa

Para el caso de procesos de selección bajo la modalidad de subasta inversa, presencial o electrónica, el Comité Especial será designado por la Gerencia General del Poder Judicial, a propuesta de la Gerencia de Administración y Finanzas, indicando los nombres completos y quien actuará como Presidente del Comité, cuidando que exista correspondencia entre cada miembro titular y su suplente.

Para los efectos estipulados por el artículo 24° de la Ley, la Gerencia de Administración y Finanzas coordinará con las áreas usuarias correspondientes, a fin que éstas propongan la participación de personal idóneo como miembros titular y suplente, respectivamente, de los Comités Especiales.

Dicha designación será notificada a cada uno de sus miembros. La designación puede ser para más de un proceso siempre que así lo establezca expresamente el documento de designación. Los Comités Especiales encargados de procesos de selección bajo la modalidad de subasta inversa, presencial o electrónica, observarán lo previsto por el artículo 90° al 96° del Reglamento, así como la Directiva específica aprobada por el OSCE.

e) ACTOS PREVIOS A LOS PROCESOS DE SELECCIÓN

Actos previos a los procesos de Licitación Pública y Concurso Público Dentro de los CINCO (05) días hábiles siguientes de haber sido registrado el PAC en el SEACE, la Subgerencia de Logística remitirá a las áreas usuarias la relación de los procesos programados, que son de su competencia, a efectos que preparen con la debida anticipación las especificaciones técnicas o términos de referencia.

Esta documentación deberá ser remitida por el área usuaria a la Subgerencia de Logística cuando menos TRES MESES antes del mes programado en el PAC para la convocatoria del proceso de selección. De no remitir el área usuaria dicha información y no justificar el hecho, la Subgerencia de Logística informará a la Gerencia de Administración y Finanzas sobre dicho incumplimiento, para que se adopten las acciones correctivas del caso. Recibido el requerimiento, la Subgerencia de Logística, a través del Área de Procesos de Selección de la Subgerencia de Logística, verificará la conformidad de los documentos remitidos por el área usuaria, pudiendo solicitar las aclaraciones, precisiones o correcciones a que hubieran lugar, luego de cual, contando con la versión definitiva de las características técnicas y dentro de los TREINTA (30) días calendarios siguientes deberá efectuar el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado. Cumplido el plazo anterior sin que se haya culminado el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, el analista encargado elaborará

un informe dirigido al Subgerente de Logística, sustentando la no culminación del estudio. El Subgerente de Logística evaluará y determinará, de ser el caso, las medidas correctivas que correspondan. Obtenido el valor referencial, el Área de Procesos de Selección de Selección de Selección de Selección de la Subgerencia de Logística, solicitará al Área de Programación, recabará el certificado de crédito presupuestario y luego remitirá el expediente de contratación para su aprobación, a la Gerencia de Administración y Finanzas, que lo aprobará según el formato contenido en el Anexo N° 07. Asimismo, la Gerencia de Administración y Finanzas remitirá la propuesta de designación del Comité Especial a la Gerencia General. Una vez aprobado el expediente por la Gerencia de Administración y Finanzas y designado el Comité Especial por la Gerencia General, la Subgerencia de Logística remitirá el expediente completo al Presidente del Comité Especial designado, el mismo que deberá instalarse mediante Acta al día hábil siguiente de recibido el expediente, para la posterior formulación de las Bases. El Comité Especial tendrá un plazo de hasta diez (10) días hábiles de recibido el expediente o de subsanado éste, según sea el caso, para elaborar las Bases teniendo en consideración las Bases Estandarizadas y aprobadas por el OSCE. Actos previos a los procesos de Adjudicación Directa (Pública y Selectiva) Dentro de los CINCO (05) días hábiles siguientes de haber sido registrada en el SEACE la resolución que aprueba el PAC, la Subgerencia de Logística remitirá a las áreas usuarias la relación de los procesos programados, que son de su competencia, a efectos que preparen con la debida anticipación las especificaciones técnicas o términos de referencia. Esta documentación deberá ser remitida por el área usuaria a la Subgerencia de Logística cuando menos DOS (02) meses antes del mes programado en el PAC para la convocatoria del proceso de selección. De no remitir el área usuaria esta información y no justificar el hecho, la Subgerencia de Logística informará a la Gerencia de Administración y Finanzas sobre dicho incumplimiento, para que ésta adopte las acciones correctivas del caso. Recibido el requerimiento, la Subgerencia de Logística, a través del Área de Procesos de Selección, verificará la conformidad de los documentos remitidos por el área usuaria y dentro de los VEINTE (20)

días calendarios siguientes deberá efectuar el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado. Cumplido el plazo anterior sin que se haya culminado el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, el analista encargado elaborará un informe dirigido al Subgerente de Logística, sustentando la no culminación del estudio. El Subgerente de Logística evaluará y determinará, de ser el caso, las medidas correctivas que correspondan. Obtenido el valor referencial, la Subgerencia de Logística, a través del área de programación, recabará el certificado de crédito presupuestario y luego remitirá el expediente de contratación para su aprobación, a la Gerencia de Administración y Finanzas, que lo aprobará según el formato contenido en el Anexo N° 07. Una vez aprobado el expediente, la Subgerencia de Logística deberá remitir el expediente completo al Presidente del Comité Especial Permanente, el mismo que deberá convocar a los demás integrantes a más tardar al día hábil siguiente de recibido el expediente, a efectos de instalar el Comité, conforme a lo descrito en la Ley, su Reglamento y la presente Directiva. Una vez instalado el Comité Especial o de subsanado el expediente, éste tendrá un plazo de hasta cinco (05) días hábiles, según sea el caso, para elaborar las Bases teniendo en consideración las Bases Estandarizadas y aprobadas por el OSCE.

Actos previos al proceso de Adjudicación de Menor Cuantía:

Dentro de los CINCO (05) días hábiles siguientes de haber sido registrada en el SEACE la resolución que aprueba el PAC, la Subgerencia de Logística remitirá a las áreas usuarias la relación de los procesos programados, que son de su competencia, a efectos que preparen con la debida anticipación las especificaciones técnicas o términos de referencia. Esta documentación deberá ser remitida por el área usuaria a la Subgerencia de Logística cuando menos UN (01) MES antes del mes programado en el PAC para la convocatoria del proceso de selección. Para el caso de las Adjudicaciones de Menor Cuantía no programadas, el área usuaria deberá remitir dicha documentación a la Subgerencia de Logística con la anticipación que corresponda. De no remitir el área usuaria esta información y no justificar el hecho, el área de Procesos de Selección informará a la Subgerencia de Logística con conocimiento de la Gerencia de Administración y

Finanzas sobre dicho incumplimiento, para que adopte las acciones correctivas del caso.

Recibido el requerimiento, la Subgerencia de Logística, a través del Área de Procesos de Selección, verificará la conformidad de los documentos remitidos por el área usuaria y dentro de los TRES (03) días hábiles siguientes deberá efectuar el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado.

Cumplido el plazo anterior sin que se haya culminado el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, el analista encargado elaborará un informe dirigido al Subgerente de Logística, sustentando la no culminación del estudio. El Subgerente de Logística evaluará y determinará, de ser el caso, las medidas correctivas que correspondan. Obtenido el valor referencial, la Subgerencia de Logística, a través del Área de programación, recabará el certificado de crédito presupuestario y luego remitirá el expediente de contratación para su aprobación, a la Gerencia de Administración y Finanzas, que lo aprobará según el formato contenido en el Anexo N° 07. Una vez aprobado el expediente, la Subgerencia de Logística deberá remitir el expediente completo al Presidente del Comité Especial Permanente, el mismo que deberá convocar a los demás integrantes a más tardar al día hábil siguiente de recibido el expediente, a efectos de instalar el Comité, conforme a lo descrito en la Ley, su Reglamento y la presente Directiva. Una vez instalado el Comité Especial o de subsanado el expediente, según sea el caso, éste tendrá un plazo de hasta cinco (05) días hábiles, para elaborar las Bases, teniendo en consideración las Bases Estandarizadas y aprobadas por el OSCE.

De la aprobación de las Bases

Las Bases formuladas por los Comités Especiales para procesos de Licitación y Concurso Público, serán aprobadas, por la Gerencia General. Las Bases formuladas por los Comités Especiales para procesos de Adjudicación Directa y Adjudicación de Menor Cuantía, serán aprobadas por la Gerencia de Administración y Finanzas, pudiendo dicha Gerencia solicitar opinión a la Oficina de Asesoría Legal, de ser el caso. El proyecto de Bases elevado por el Comité Especial de los procesos de Licitación y Concurso Público, así como las menores cuantías derivadas de éstos (Declaratoria de Desierto), previamente serán

revisados por la Oficina de Asesoría Legal de la Gerencia General, y de encontrarse conforme, será aprobado por la Gerencia General.

La Gerencia de Administración y Finanzas, aprobará las bases administrativas de los procesos de Adjudicación Directa y Adjudicación de Menor Cuantía, así como menores cuantías derivadas de estos procesos (Declaratoria de Desierto).

Para la aprobación de las Bases Administrativas de los Procesos de Selección, se utilizará el formato contenido en el Anexo N° 10, caso contrario, será . Devuelto para las subsanaciones correspondientes.

Plazos para aprobación de Bases

La aprobación de las bases administrativas de los procesos de Adjudicación Directa y Adjudicación de Menor Cuantía, así como las menores cuantías derivadas de estos procesos (declaratoria de desierto) se realizará en el plazo máximo de dos (02) días hábiles de recibido el expediente.

La aprobación de las bases administrativas de los procesos de Licitación y Concurso Público, así como las menores cuantías derivadas de estos procesos (declaratoria de desierto) se realizará en el plazo máximo de cinco (05) días hábiles de recibido el expediente.

7.2 FASE DE SELECCIÓN

Aprobadas las Bases del proceso de selección, clásico o por subasta inversa, el Comité Especial o Comité Especial Permanente procederá a convocar el proceso de selección a través del Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado - SEACE, conforme a lo establecido por la Ley y su Reglamento. Para convocar un proceso de selección de bienes o servicios, la antigüedad del valor referencial no podrá ser mayor a tres (3) meses contados a partir de la aprobación del Expediente de Contratación.

a) LICITACIONES PÚBLICAS Y CONCURSOS PÚBLICOS

Del proceso clásico La organización, conducción y ejecución de los procesos de Licitación Pública, Concurso Público y sus Adjudicaciones de Menor Cuantía Derivadas, desde la preparación de las bases hasta que el otorgamiento de la Buena Pro quede consentida o administrativamente firme o se cancele el proceso, está a cargo del Comité Especial designado para tal fin.

Cada una de las etapas del proceso de selección será registrada en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado - SEACE, bajo responsabilidad del Comité Especial y el trabajador responsable de la clave y usuario del SEACE. Los actos relativos a la convocatoria, registro de participantes y demás etapas de los procesos de selección se realizan de acuerdo con los artículos 5º° al 77° del Reglamento.

Por subasta inversa

En las licitaciones públicas, concursos públicos y las Adjudicaciones de Menor Cuantía Derivadas de estos bajo la modalidad de subasta inversa, presencial o electrónica, el Comité Especial observará las disposiciones contenidas en la Ley, su Reglamento, así como la Directiva específica aprobada por el OSCE.

b) ADJUDICACIONES DIRECTAS PÚBLICAS Y SELECTIVAS

Del proceso clásico

La organización, conducción y ejecución de la integridad de los procesos de Adjudicación Directa Pública, Selectiva y sus Adjudicaciones de Menor Cuantía Derivadas, desde la preparación de las bases hasta que la adjudicación de la Buena Pro quede consentida o administrativamente firme o se cancele el proceso, está a cargo del Comité Especial Permanente. Los actos relativos a la convocatoria, registro de participantes y demás etapas de los procesos de selección se efectúan de conformidad con lo señalado en los artículos 50° al 77° del Reglamento.

Por subasta inversa

En los procesos de adjudicación directa pública o selectiva y sus Adjudicaciones de Menor Cuantía Derivadas, bajo la modalidad de subasta inversa, presencial o electrónica, el Comité Especial Permanente observará las disposiciones contenidas en la Ley, su Reglamento, así como la Directiva específica aprobada por el OSCE.

c) ADJUDICACIONES DE MENOR CUANTÍA Del proceso clásico

La organización, conducción y ejecución de la integridad de los procesos de Adjudicación de Menor Cuantía, desde la preparación de las bases hasta que la adjudicación de la Buena Pro quede consentida o administrativamente firme o se cancele el proceso, está a cargo del Comité Especial Permanente. Los actos relativos a la convocatoria, registro de participantes y demás etapas de los procesos de selección se efectúa de conformidad con lo señalado en los artículos 50° al 77° del Reglamento.

Por subasta inversa

En caso que el valor referencial de la contratación de bienes o servicios comunes corresponda a una Adjudicación de Menor Cuantía, será potestad de la Entidad, utilizar la modalidad de subasta inversa, en cuyo caso debe realizarse de manera electrónica de conformidad con las disposiciones contenidas en la Ley, su Reglamento, así como la Directiva específica aprobada por el OSCE.

d) DE LA ELEVACIÓN DE OBSERVACIONES A LAS BASES

De conformidad con los artículos 28° de la Ley y 58° del Reglamento, el plazo para solicitar la elevación de observaciones a las Bases al OSCE, es de tres (03) días hábiles, computados desde el día siguiente de la notificación del pliego absolutorio a través del SEACE. Ante estas solicitudes los Comités Especiales, previa verificación del pago de la tasa prevista en el TUPA del OSCE, elevarán los actuados, a más tardar al día siguiente de solicitada la elevación. En estos casos se suspenderá el proceso de selección hasta que se publique el Pronunciamiento en el SEACE. Para estos efectos, deberá tomarse en consideración el procedimiento establecido en el artículo 58° del Reglamento, así como la Directiva específica aprobada por el OSCE.

e) SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS

Las controversias que surjan durante el desarrollo del proceso de selección desde la convocatoria hasta antes de la suscripción del contrato se resolverán mediante recurso de apelación, el cual se recepcionará sólo después de otorgada la buena pro de acuerdo a los plazos y procedimientos establecidos en el Capítulo Xll del Título II del Reglamento.

El Gerente General conocerá y resolverá los recursos de apelación que provengan de los procesos de selección de Adjudicación Directa Selectiva, sus Adjudicaciones de Menor Cuantía derivadas y Adjudicaciones de Menor Cuantía.

Respecto de los procesos de Licitación Pública, Concurso Público, Adjudicación Directa Pública y sus Adjudicaciones de Menor Cuantía Derivadas, el recurso de apelación se presenta ante y es resuelto por el Tribunal de Contrataciones del Estado. La Unidad de Trámite Documentario de la Gerencia General, recibirá los recursos de apelación que se interpongan luego del otorgamiento de la buena pro y dentro del horario de atención previsto por la entidad, caso contrario, lo rechazará de plano.

La Unidad de Trámite Documentario de la Gerencia General, se encuentra ubicada en el primer piso de la Gerencia General del Poder Judicial, sito en la Av. Nicolás de Piérola N° 745 - Lima. La Unidad de Trámite Documentario admitirá u observará el Recurso de Apelación haciendo uso del Formato: "Hoja de Observaciones del Recurso de Apelación" (Anexo N° 11). Asimismo, rechazará de plano el recurso de apelación cuando no esté suscrito por el impugnante o su representante. En caso de incumplimiento de algún requisito contemplado en el artículo 109° del Reglamento, se concederá al impugnante un plazo de dos (02) días hábiles para la subsanación, contados desde el día siguiente de su presentación. Hasta que se subsanen las observaciones efectuadas, el recurso y sus documentos adjuntos permanecerán en custodia de la Unidad de Trámite Documentario. Culminado el plazo otorgado, sin que se haya efectuado la subsanación requerida, se considerará como no presentado el recurso, sin necesidad de pronunciamiento alguno de parte de la entidad, debiendo la Unidad de Tramite Documentario, proceder a su devolución conforme al Anexo N° 11.

Una vez subsanado o presentado el recurso de apelación con todos los requisitos contemplados en el artículo 109° del Reglamento, la Unidad de Trámite Documentaría lo remitirá, en el .día, al Comité Especial encargado del proceso de selección, el mismo que una vez registrado en el SEACE, en el plazo máximo de 24 horas lo elevará a la Oficina de Asesoría Legal de la Gerencia General del Poder Judicial para los trámites sucesivos. Al interponer el recurso o al absolverlo, el impugnante o los postores notificados, respectivamente, podrán solicitar el uso de la palabra,

ante lo cual la Oficina de Asesoría Legal programará y notificará por lo menos con un día de anticipación, la fecha del acto previa coordinación con la Gerencia General, debiendo desarrollarse a más tardar al tercer día de culminado el plazo para la absolución del traslado del recurso de apelación.

Previo análisis, la Oficina de Asesoría Legal remitirá el proyecto de resolución a la Gerencia General. De ser el caso, el área usuaria emitirá opinión técnica. El contenido de la resolución que resuelve el recurso de apelación se sujetará a lo previsto por el artículo 114° del Reglamento y se notificará a través del SEACE.

f) CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS POR CONVENIO

MARCO

La contratación de los bienes y/o servicios ofertados en el Catálogo de Bienes y Servicios resulta obligatoria desde el día siguiente de publicadas las Fichas Producto en el SEACE. Para ello, cuando el área usuaria requiera la contratación de un bien o servicio deberá consultar el Catálogo. Asimismo, la Subgerencia de Logística a través del Área de Compras o de Servicios, previa verificación de la disponibilidad de recursos, deberá emitir la orden de compra u orden de servicios para la atención de sus requerimientos, a los proveedores incluidos en el Catálogo a través del SEACE. La obligación de contratar a través del Catálogo está sujeta a los montos mínimos de atención señalados para cada Convenio Marco.

La Subgerencia de Logística podrá contratar el mismo bien o servicio ofertados en el Catálogo en tantas transacciones como considere pertinente, sin que ello configure fraccionamiento. Adicionalmente se debe tener presente que:

- En el caso que un bien o servicio se encuentre incluido tanto en el

Listado de Bienes Comunes como en el Catálogo, la Subgerencia de Logística deberá contratarlos empleando el Catálogo.

- En caso que con anterioridad a la publicación de las Fichas, se hubiera convocado un proceso de selección sobre los mismos bienes y/o servicios, los comités especiales deberán continuar con dicho proceso.

- En caso un proceso de selección sea declarado nulo y se retrotraiga hasta la etapa de convocatoria, o sea declarado desierto, y a dicha fecha los bienes y/o servicios objeto de la convocatoria hayan sido incluidos en el Catálogo, la contratación ulterior deberá efectuarse a través del Catálogo.

En todos los casos de contrataciones por convenio marco, las áreas usuarias y la Subgerencia de Logística deberán tener en consideración las disposiciones contenidas en la Directiva específica aprobada por el OSCE.

g) CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS POR COMPRAS

CORPORATIVAS

La Subgerencia de Logística podrá contratar bienes y servicios en forma conjunta, a través de un proceso de selección único, aprovechando los beneficios de las economías de escala, en las mejores y más ventajosas condiciones para el Estado. Mediante Resolución Administrativa de la Presidencia del Poder Judicial se aprobará el listado de los bienes y servicios, cuya contratación se efectuará a través de compras corporativas. En estos casos se tendrán en consideración las disposiciones contenidas en la Ley y su Reglamento.

h) EXONERACIONES DE PROCESOS DE SELECCIÓN

Las contrataciones de bienes o servicios por exoneración de procesos de selección, se efectúan excepcionalmente y de conformidad con las causales y formalidades expresamente contempladas en los artículos 20° y 21° de la Ley. En tales casos, el área que realice el requerimiento debe acompañar un Informe. Técnico sustentando la exoneración del proceso de selección; asimismo, la Subgerencia de Logística emitirá el Informe Técnico respectivo a través de la, Gerencia de Administración y Finanzas, la misma que, de corresponder, elevará los actuados a la Oficina de Asesoría Legal para la emisión del Informe Legal y posterior trámite del procedimiento de exoneración conforme a los requisitos, parámetros y procedimientos establecidos en el Capítulo XIII del Título II del Reglamento.

7.3. EJECUCIÓN CONTRACTUAL

a) ASPECTOS PREVIOS A LA SUSCRIPCIÓN CONTRATO

Una vez que la buena pro haya quedado consentida o administrativamente firme, el Comité Especial o el Comité Especial Permanente remitirá a la Subgerencia de Logística, el expediente completo del proceso, conteniendo todos los actuados en original, incluidas las ofertas no ganadoras, debidamente foliado y ordenado cronológicamente.

Dentro de los siete (7) días hábiles siguientes al consentimiento de la Buena Pro y sin mediar citación alguna, el postor ganador debe presentar a la Unidad de Trámite Documentario, la documentación prevista en las Bases para la suscripción del contrato, la misma que en el día será remitida a la Subgerencia de Logística.

b) DE LA ELABORACIÓN DE LOS CONTRATOS

La documentación presentada por el postor ganador de la buena pro, será remitida por la Subgerencia de Logística, en el día, a la Oficina de Asesoría Legal, la misma que procederá a la elaboración del contrato respectivo, de acuerdo con la preforma contenida en las Bases Integradas del proceso de selección, así como la propuesta técnica y económica del postor ganador de la Buena Pro, adjuntando la siguiente documentación:

Las Bases Integradas debidamente suscritas por los miembros del Comité Especial.

Las actas de presentación de propuestas, Evaluación de Propuestas Técnicas y Económicas y Otorgamiento de la Buena Pro.

La propuesta técnica y económica del (o los) postor (es) ganador (es) de la Buena Pro.

Constancia de no estar inhabilitado para contratar con el Estado.

Copias de las garantías de fiel cumplimiento, por el monto diferencial y por prestaciones accesorias, según corresponda;

Contrato de Consorcio, de ser el caso.

Demás información solicitada en las Bases.

El contrato contará con las visaciones de la Oficina de Asesoría Legal, la Gerencia de Administración y Finanzas, la Subgerencia de Logística y el área usuaria.

c) DE LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO Para el caso de contrataciones provenientes de Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y sus Adjudicaciones de Menor Cuantía Derivadas, los contratos serán suscritos por la Gerencia General, para lo cual la Subgerencia de Logística se encargará de recabar las visaciones y firmas de los funcionarios competentes, así como la firma del Contratista. Respecto de contrataciones provenientes de Adjudicaciones Directas y sus Adjudicaciones de Menor Cuantía Derivadas, los contratos serán suscritos por la Gerencia de Administración y Finanzas, para lo cual la Subgerencia de Logística se encargará de recabar las visaciones y firmas de los funcionarios competentes, así como la firma del Contratista.

Por su parte, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la presentación de la documentación, el ganador de la buena pro debe concurrir ante la Entidad para suscribir el contrato. El contrato será suscrito en dos (02) ejemplares, del mismo valor y contenido, los que serán distribuidos uno para la Subgerencia de Logística y otro para el Contratista. Es responsabilidad de la Subgerencia de Logística remitir una copia simple del contrato a la Oficina de Asesoría Legal, a las Áreas de Compras y/o Servicios, con conocimiento del área usuaria. En los casos de procesos de Menor Cuantía o en procesos por relación de ítems cuyos montos correspondan a procesos de Menor Cuantía, el contrato se podrá perfeccionar con la emisión de la Orden de Compra y/o de Servicio, conforme al artículo 138° del Reglamento, sin perjuicio de que el postor ganador presente la documentación señalada en las Bases, según corresponda.

Asimismo, el Área de Compras o de Servicios de la Subgerencia de Logística, según corresponda, tendrá a su cargo la emisión de las órdenes de compra o de servicios. En estos casos, la Subgerencia de Logística debe notificar la orden de compra o de servicios al adjudicatario de la buena pro en un plazo no mayor de cuatro (4) días hábiles siguientes a la presentación de dicha documentación. La Subgerencia de Logística a través del área de compras y/o servicios, registrará en el SEACE los contratos suscritos como consecuencia de los procesos de selección, en un plazo no mayor de diez (10) días hábiles de su notificación, bajo responsabilidad funcional.

La Subgerencia de Logística, a través de las Áreas de Compras y Servicios, será responsable de efectuar el seguimiento y control de la ejecución contractual hasta el archivo definitivo del expediente de

contratación, en permanente coordinación con las áreas usuarias y dependencias técnicas respectivas.

d) DE LAS GARANTÍAS

Las garantías (Carta fianza o póliza de caución) de Fiel Cumplimiento, por el Monto Diferencial de Propuesta Económica, Prestaciones Accesorias y/o por Adelantos, presentadas por el postor ganador de la Buena Pro deben reunir los requisitos señalados en los artículos 155° al 160° y 162° del Reglamento.

Las garantías serán verificadas por la Subgerencia de Logística, en cuanto a su autenticidad, datos del proceso, montos y período de vigencia. Dicha verificación se efectuará considerando lo estipulado en los artículos 155° y siguientes del Reglamento, así como en los Comunicados específicos emitidos por el OSCE. Una vez verificadas, la Subgerencia de Logística las remitirá, en original, a la Subgerencia de Tesorería quien será responsable de su custodia, bajo responsabilidad.

La copia de estas garantías debe adjuntarse al expediente de contratación.

d.1 Control de las garantías

Es responsabilidad de la Subgerencia de Tesorería custodiar las garantías (cartas fianzas o pólizas de caución), presentadas por los contratistas; asimismo, cautelará, de ser el caso, la renovación oportuna, en coordinación con la Subgerencia de Logística.

d.2 Ejecución de garantías

Los supuestos para la ejecución de garantías se encuentran contemplados en el artículo 164° del Reglamento. Para la ejecución de las garantías, el Subgerente de Logística informará oportunamente al Subgerente de Tesorería para la adopción de las acciones correspondientes.

e) PRESTACIONES ADICIONALES Y REDUCCIONES

Una vez suscritos los contratos y mientras éstos se encuentren vigentes, la Entidad puede disponer mediante resolución del funcionario competente, la ejecución de prestaciones adicionales hasta por el límite del 25% del monto del contrato original.

Para la ejecución de prestaciones adicionales se requiere obligatoriamente:

1. Informe del área usuaria sustentando la procedencia de la

prestación adicional. 2. Informe técnico elaborado por la Subgerencia de Logística,

opinando sobre la procedencia de la prestación adicional y/o reducción, determinando que los mismos sean indispensables para alcanzar la finalidad del contrato.

3. Asignación presupuestal suficiente que deberá emitir la

Subgerencia. de Planes y Presupuesto en coordinación con el Área de Programación de la Subgerencia de Logística.

Con la documentación antes indicada, la Subgerencia de Logística la remitirá a la Oficina de Asesoría Legal para la evaluación y elaboración de la Resolución Administrativa correspondiente. La Gerencia General autorizará las prestaciones adicionales derivadas de Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y sus Adjudicaciones de Menor Cuantía derivadas. En los contratos derivados de adjudicaciones directas, sus Adjudicaciones de Menor Cuantía derivadas y Adjudicaciones de Menor Cuantía, las prestaciones adicionales serán autorizadas por la Gerencia de Administración y Finanzas. Del mismo modo, podrá disponerse la reducción de prestaciones hasta el límite del 25% del monto del contrato original, para lo cual se seguirá el procedimiento antes descrito, en lo que fuera aplicable. Por su parte, el contratista deberá aumentar o reducir en forma proporcional la garantía que hubiera otorgado. Autorizadas las prestaciones adicionales y reducciones, se suscribirá una adenda al Contrato, la misma que será elaborada por la Oficina de Asesoría Legal o la Gerencia de Administración y Finanzas, según corresponda.

f) AMPLIACIONES DE PLAZO

La Gerencia General o la Gerencia de Administración y Finanzas, según corresponda, se pronunciará sobre las solicitudes de ampliación de plazo a que hace referencia los artículos 41° de la Ley y el175° de su Reglamento. Para tal efecto, se deberá contar con lo siguiente:

1. Informe Técnico del área usuaria respecto de la solicitud, según

sea el caso. 2. Informe Técnico de la Subgerencia de Logística opinando sobre la

Solicitud. 3. Informe de la Oficina de Asesoría Legal opinando sobre la

procedencia o no de la solicitud, acompañando proyecto de documento donde conste el pronunciamiento de la Entidad.

Dicho pronunciamiento será notificado en un plazo no mayor de diez (10) días hábiles, contados desde el día siguiente de la presentación de la solicitud de Ampliación de plazo, bajo responsabilidad.

g) PENALIDADES Las penalidades se aplicarán de conformidad con lo previsto por los artículos 165° y 166° del Reglamento. La aplicación de penalidades será efectuada por la Subgerencia de Logística, según el Informe emitido por el área usuaria (Anexo N° 12).

h) RECEPCION Y CONFORMIDAD

La recepción y conformidad se efectuará conforme establecidos en el artículo 176° del Reglamento.

h.1 Contratación de Bienes

El Área de Almacén de la Subgerencia de Logística es responsable de verificar la cantidad de bienes adquiridos que ingresan en el Almacén, debiendo constatar que las cantidades consignadas en la Orden de Compra sean las mismas que ingresen. Para dicho efecto, el Área de Almacén recibirá del Área de Compras, el original de la orden de compra, procediendo a suscribirla y conjuntamente con la Guía de Remisión, las remitirá al Área de Compras de la Subgerencia de Logística. La conformidad requiere del informe del funcionario responsable del área usuaria, quien deberá verificar dependiendo de la naturaleza de la prestación, la calidad, cantidad y cumplimiento de condiciones contractuales, debiendo realizar las pruebas que fueran necesarias. De existir observaciones se dará cumplimiento a lo estipulado en el artículo 176° del Reglamento.

El Área del Almacén Central luego de realizada la verificación de los bienes muebles patrimoniales adquiridos, remitirá en el plazo no mayor de cinco (05) días hábiles a la Sub Gerencia de Control Patrimonial y Saneamiento, los documentos que sustenten dicha adquisición (copia de la orden de compra, factura y gula de remisión) así como su correspondiente PECOSA, para su codificación y asignación correspondiente.

h.2 Contratación de servicios

En contrataciones de servicios en general, el área usuaria deberá emitir la conformidad de los mismos, previa verificación, dependiendo de la naturaleza de la contratación, del cumplimiento de las condiciones contractuales y mejoras adicionales que hubiera ofrecido el Contratista. La conformidad requiere del informe del funcionario responsable del área usuaria, quien deberá verificar dependiendo de la naturaleza de la prestación, la calidad, cantidad y cumplimiento de condiciones contractuales, debiendo realizar las pruebas que fueran necesarias. De existir observaciones se dará cumplimiento a lo estipulado en el artículo 176° del Reglamento.

i) CONSTANCIAS DE PRESTACIÓN

Emitida la conformidad de prestación, la Subgerencia de Logística otorgará al contratista, de oficio o ha pedido de parte, una constancia conforme al Anexo N° 13, precisando como mínimo: - Objeto del Contrato. - Monto correspondiente. - Periodo de contratación. - Penalidades en que hubiera incurrido el contratista. - Fecha de emisión.

j) RESOLUCIÓN DE CONTRATOS

En caso de incumplimiento de parte del contratista de alguna de sus obligaciones, que haya sido previamente observada por la Entidad, y no haya sido materia de subsanación, esta última podrá resolver el contrato en forma total o parcial, mediante la remisión por la vía notarial de la resolución administrativa de la Gerencia General o Gerencia de Administración y Finanzas, según corresponda, en la que se manifieste esta decisión y el motivo que la justifique.

Para tal efecto, la Entidad podrá resolver el contrato, de conformidad con el inciso c) del artículo 40° de la Ley, por las causales previstas en el artículo 168° del Reglamento, debiendo seguir el procedimiento establecido en el artículo 169° del Reglamento. Dicha resolución deberá ser sustentada mediante un informe técnico emitido por la Subgerencia de Logística, en coordinación con el área usuaria, y un informe legal emitido por la Oficina de Asesoría Legal. En contrataciones efectuadas a través de la modalidad de Convenio Marco, las comunicaciones antes indicadas se deberán realizar a través del SEACE.

k) CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES Y SUS

PRÓRROGAS

Los Contratos de Arrendamiento de Inmuebles pueden establecer como plazo inicial hasta tres (03) años, renovables por igual o menor plazo en forma sucesiva. En aplicación supletoria del artículo 1688° del Código Civil, el plazo máximo de duración del contrato debe ser no mayor a diez (10) años, y, en caso que el bien arrendado pertenezca a entidades públicas o a incapaces, el plazo máximo de duración del contrato no podrá ser mayor de seis (06) años. Las cláusulas de prórrogas deben estar contempladas en los contratos de arrendamientos, sujetándose los reajustes que pudieran acordarse a lo previsto por el artículo 150° del Reglamento.

l) DE LAS SOLICITUDES DE ARBITRAJE

Las solicitudes de Arbitraje serán presentadas ante la Oficina de Trámite Documentario. La solicitud deberá contener cuando menos: - La cláusula de convenio arbitral. - Su pretensión. - La designación del árbitro de parte, si se hubiera pactado

tribunal colegiado.

l.1 De la contestación de la solicitud arbitral

Recibida la Solicitud de Arbitraje, la Unidad de Trámite Documentario, en el día, la remitirá a la Subgerencia de Logística con copia a la Oficina de Asesoría Legal, a fin que dicha Subgerencia elabore el correspondiente informe técnico

conteniendo la posición o resumen referencial respecto de la controversia y su cuantía. Dentro de los dos (2) días siguientes de recibida la solicitud de arbitraje, la Subgerencia de Logística conjuntamente con los antecedentes e informe técnico respectivo los remitirá a la Oficina de Asesoría Legal para la elaboración del correspondiente informe legal. La Oficina de Asesoría Legal de la Gerencia General, en el plazo máximo de dos (2) días hábiles de recibido los antecedentes e informe técnico, pondrá a disposición de la Gerencia General el informe técnico - legal y proyecto de oficio, para su posterior remisión a la Procuraduría Pública. La contestación de la solicitud de arbitraje será efectuada por la Procuraduría Pública del Poder Judicial, conforme a sus facultades contenidas en el Reglamento de la Ley del Sistema de Defensa Jurídica del Estado, aprobado por Decreto Supremo N° 017-2008-JUS. Asimismo, de acuerdo al artículo 219° del Reglamento, se debe contestar la solicitud de arbitraje en el plazo máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente de la recepción de la misma, con indicación de la designación del árbitro cuando corresponda, su posición o resumen referencial respecto de la controversia y su cuantía. De ser el caso, la contestación podrá contener una ampliación o réplica respecto de la materia controvertida detallada en la solicitud.

l.2 Pago de árbitros y secretaria arbitral

Una vez recepcionados los recibos de honorarios de los árbitros y/o factura de la Secretaria Arbitral, la Procuraduría Pública los remitirá adjuntando copia de la respectiva Acta de Instalación de árbitro único o tribunal arbitral a la Subgerencia de Logística, para el trámite de pago y efectuado el pago, ésta deberá poner en conocimiento de la Procuraduría Pública. Las disposiciones aplicables al arbitraje se encuentran detalladas en los artículos 215° al 234° del Reglamento, así como las normas y directivas complementarias dictadas por el OSCE y las disposiciones del Decreto Legislativo N° 1071 - Ley General de Arbitraje, que resulten aplicables y siempre que no se opongan a lo establecido en la Ley y su Reglamento.

l.3 Arbitraje Institucional:

De haberse pactado en el Convenio Arbitral la realización de un arbitraje institucional, la parte interesada deberá recurrir a la institución arbitral en aplicación del respectivo reglamento arbitral institucional, el mismo que regulará el desarrollo del proceso arbitral en su integridad.

m) CONTRATOS COMPLEMENTARIOS

De conformidad con lo previsto por el artículo 182° del Reglamento, excepcionalmente y dentro de los tres (3) meses posteriores a la culminación del contrato, se podrá contratar complementariamente bienes y servicios con el mismo contratista, por única vez, en tanto culmine el proceso de selección convocado, hasta por un máximo del treinta por ciento (30%) del monto del contrato original, siempre que se trate del mismo bien o servicio y que el contratista preserve las condiciones que dieron lugar a la contratación y que se haya efectuado el pago2. Para tal efecto, se deberá contar con la siguiente documentación: - Informe del área usuaria sustentando la contratación

complementaria.

- Documento de conformidad del contratista indicando que preserva las condiciones que dieron lugar a la contratación original.

- Informe técnico elaborado por la Subgerencia de Logística, señalando que la contratación complementaria reúne los requisitos precedentemente establecidos.

- Asignación presupuestal suficiente que deberá emitir la Subgerencia de Planes y Presupuesto en coordinación con el Área de Programación de la Subgerencia de Logística.

La elaboración del contrato complementario estará a cargo de la Oficina de Asesoría Legal o de la Gerencia de Administración y Finanzas, según corresponda. Asimismo, no será condición de la contratación complementaria la convocatoria del proceso de selección, en aquellos casos en los que con dicha contratación complementaria se agote la necesidad de la Entidad, lo que debe ser sustentado por el área usuaria al formular su requerimiento. ______________________________ 2 Artículo 149° del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

Para la suscripción de contratos complementarios y cuando el monto a contratar sea por montos superiores al de una menor cuantía, la Subgerencia de Logística deberá requerir al Contratista, la constancia de no estar inhabilitado para contratar con el Estado y la garantía de fiel cumplimiento respectiva.

Anexos: 13 cuadros.