Directora la UGEL N° 03

Lic. María M. Pachas Requena

Jefe del Área de Supervisión y Gestión del Servicio Educativo

Luis Rafael Hoyle Ganoza

EQUIPO DE SOPORTE DEL SERVICIO EDUCATIVO

Especialista SIAGIE

LIC. FREDY H.VEGA SEGURA

Mesa de Ayuda

LIC. SABINA ARTEAGA VALERIANO

LIC. ROCIO QUILCA O.

NORMAS LEGALES

NORMASR.M. Nº 572–2015-MINEDU“Normas y orientaciones del año escolar 2016”

R.M. Nº 0516-2007-ED“Lineamientos para el proceso de matrícula”

NORMAS

DIRECTIVA N° 004-VMGP-2005“Evaluación de los aprendizajes de los estudiantesen la Educación Básica Regular”

R.V.M. N° 0018-2007-ED

Cuadro de equivalencias EBA-EBR

NORMASR.M. Nº 0028–2013-ED

Permanencia de niños en nivel inicial

Ley 29733

Ley de Protección de Datos Personales de losmenores de edad.

Decreto Supremo – 004-98

“Reglamento de sanciones e infracciones IEP”

Para tener en cuenta

¿Porqué los estudiantes deben tener el DNI validado ?

• Para asegurar un solo historial del estudiante.

• Para asegurar una matrícula efectiva.

• El estudiante podrá participar los diferentes programas del gobierno.

Si el DNI no valida, es probable que el estudiante tenga dos o más códigos. La Unificación de los cogidos lo hace la UGEL, presentar Oficio adjuntando copia del DNI del estudiante.

¿Qué hacer para unificar ID?

En caso que no se pueda validar un DNI en la IIEE

Esta unificación lo hace Mesa de ayuda de la UGEL 03, solicitado con oficio y adjuntando la copia de DNI del

estudiante.

¿Puede quedar un estudiante sin matrícula a falta de documentos?

En caso que el director de la II.EE de destino observe que el PPFF nocuenta con la Resolución de Traslado y la ficha de matrícula, éste solicitaráal PPFF la declaración jurada, el formato de autorización de búsqueda delestudiante, copia del DNI del declarante y del alumno, documentos conlos cuales podrá solicitar a la UGEL correspondiente la situación final delestudiante.Con la situación final del estudiante y el último registro de matrícula delalumno, el director emitirá la Resolución Directoral de inclusión,autorizando la matrícula

¿Cuál es el proceso para un traslado?

- El PPFF Solicita vacante a la Institución Educativa. La IIEE de destino otorga la constancia de vacante de manera física y con periodo de caducidad de 07 días calendario.

- El PPFF solicita el traslado a IIEE de origen, quien emite RD

traslado y devuelve documentos del estudiante al PPFF, en un

plazo de 48 horas.

- La IIEE de destino, registra el traslado en SIAGIE, en un plazo

no mayor de cinco días y matricula al estudiante.*

RESOLUCIÓN MINISTERIAL N° 572-2015

B. Traslado de Matrícula

El traslado de matrícula se realiza hasta dos meses antes de lafinalización del año escolar a través del siguiente procedimiento:El padre o madre, tutor legal o apoderado (en estos casos se debeacreditar tal condición), según corresponda, del estudiante solicitapor escrito al Director de la IE origen el traslado de matrícula y laentrega de documentos de escolaridad del niño(a): Partida denacimiento, copia de DNI o Pasaporte, Carné/Constancia de salud,Certificado de estudios y Ficha de Matrícula generada por el SIAGIE.

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El Director de la IE de origen autoriza bajo responsabilidad mediante ResoluciónDirectoral el traslado de matrícula y la entrega de los documentos de escolaridaddel niño(a) en un plazo de 48 horas recibida la solicitud escrita.

El padre o madre, tutor legal o apoderado (en estos casos se debe acreditar talcondición) del estudiante hace entrega de los documentos de escolaridad delniño(a) a la IE de destino. El Director de la IE destino, con la documentación delestudiante, aprueba mediante resolución Directoral la inclusión en larespectiva Nómina de Matrícula y registra el traslado del estudiante en elSIAGIE, en un plazo no mayor de cinco días.

De ninguna manera se puede impedir el traslado de matrícula por deuda. LasIIEE privadas solo pueden retener los certificados de estudio de los periodos nopagados siempre y cuando hayan informado a los padres de familia al momentode la matrícula.

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Tipos de traslado y cuando se efectúan

• TRASLADO CAMBIO DE AÑO• TRASLADO EN EL MISMO AÑO• TRASLADO CAMBIO DE NIVEL

NOVIEMBRE, DICIEMBRE NO EXISTEN TRASLADOS AUTOMÁTICOS

Aprobación de nóminas adicionales

• 1° grupo ………antes del 30 de junio• 2° grupo ……… antes del 31 de octubre

¿Por qué al abrir el mes para registrar ASISTENCIA, sale un mensaje " 500 Internalserver error "?

Es una alerta, porque existe doble registro de las fechas especiales. Verificar y proceda a eliminar la duplicidad de las fechas encontradas y se solucionará el problema.

¿Porqué y cómo borrar los temporales?

ELIMINAR ARCHIVOS TEMPORALES

Los archivos temporales quedan automáticamente en una carpeta de nuestro Windows llamada con el mismo nombre Temporales, cuando instalamos programas,

cuando visitamos páginas de Internet, por lo consiguiente se van acumulando y llegan a ocupar un espacio considerable en el Disco duro, podemos emplear varias formas para visualizarlos y para borrarlos.

La forma mucho más fácil de acceder para borrarlos, es utilizando la combinación de teclas Windows + R.

Digite %temp% y presione el botón “Aceptar”.

Al presionar el botón “Aceptar” verástodos los archivos temporales.

Para borrar los archivos temporales utiliza la

combinación de teclas Ctrl + E, para seleccionarlos

todos y de seguido usa la tecla Suprimir, con la

que los borrarás del todo los archivos temporales

¿Porqué es importante la validación de datos del director(a) en el SIAGIE?

Los directores de las IIEE y profesoras coordinadoras deprogramas no escolarizados son los únicos responsables dela información que se registra en el sistema.

Por lo tanto, es deber de cada director tener actualizado susdatos como: teléfono, celular y correo electrónico.

1.Oficio firmado por el Director(a) de la IE, dirigido al Director de la UGEL. Indicar en el oficio correo electrónico de la IE o Director(a). 2.RD de autorización de funcionamiento de la IE (solo IIEE privadas)3.RD de la designación del Director(a) de la IE 4.Ficha de Datos de la Institución Educativa (emitida porEstadística) 5.Copia de DNI del director.

La entrega de usuario y contraseña se da solo a los directores(as) de la IE

¿Cómo debo solicitar usuario SIAGIE?

¿Qué hacer frente al cambio de apellidos o nombres de un

estudiante?• El PPFF solicita a la IE presentando el nuevo DNI y partida de

nacimiento original del estudiante.• La IIEE presenta a la UGEL expediente: Oficio dirigido a la

directora de la UGEL, RD (02) de rectificación de apellido onombre, solicitud del padre, DNI y partida de nacimiento, conla indicación del porqué de la rectificación.

• Si la rectificación es por error administrativo, deberá adjuntarun Informe explicando el cambio de nombre y/o apellido delestudiante.

¿Cómo debo proceder frente a una solicitud de convalidación?

CONVALIDACIÓN DE ESTUDIOS

La convalidación de estudios procede para losestudiantes que realizaron estudios en el extranjeroEl proceso de convalidación consiste en elreconocimiento automático, por equivalencia, delos estudios aprobados que se acrediten mediantelos correspondientes certificados.

REQUISITOS

• Solicitud del PPFF a la Dirección de la IIEE adjuntando. (Directiva 004-VMGP-2005, Inc 5.12.4) - Certificado de estudios legalizado por los ministerios de Educación y de Relaciones Exteriores

(del país de origen)- Traducción oficial visada por el Consulado o la Embajada del país donde se emitieron.- Resolución Jefatural emitida por el MINEDU.

• R.D. de la IIEE Aprobando la conformación de la Comisión de CONVALIDACIÓN.• Actas de convalidación generada en formato Excel de la subsanaciones (si lo requiere)• Oficio y Resolución de aprobación de convalidación por la I.E. dirigido a la UGEL.• Recibo de la visación de Actas (IIEE Privadas)

Directiva N° 004- 2005- VMGP-ED (Numeral 5.12)

Nota: Toda IIEE que realice el proceso de CONVALIDACIÓN sin ajustarse a la Directiva, se le aperturará proceso por incumplimiento a la

norma vigente. Presentar el Expediente a la UGEL, y luego acercarse a mesa de Ayuda de SIAGIE para el registro del estudiante en el SIAGIE. El proceso de CONVALIDACIÓN solo se realiza durante los meses de Enero a Marzo.

Director IIEE

Inicio

Mesa Partes

Presenta solicitud adjuntando:. CERTIFICADO DE ESTUDIOS LEGALIZADOS POR M.EDUC. Y MINIST. RREE DEL PAIS DE ORIGEN. RESOLUCIÓN JEFATURAL

Genera la RD de conformación de la COMISIÓN de convalidación.

Rechaza solicitud y aplicará el proceso de PRUEBA DE UBICACIÓN

Verifica el proceso de CONVALIDACIÓN

SIAGIE

PPFF

Evalúa solicitud. SI

NOGenera OFICIO y RD de aprobación de la convalidación y actas según corresponda.

Registra convalidación en el sistema, en la oficina de SIAGIE y matricula al estudiante.(EN LA UGEL)

Visa las actas (Excel, si lo requiere)

Recepciona el expediente

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE CONVALIDACIÓN DE ESTUDIOS

1. Nuestra legislación no autoriza efectuar modificación alguna a documentos oficiales que certifican los estudios efectuados en el extranjero…

2. No es procedente generar actas y certificados oficiales en el Perú en base a las evaluaciones efectuadas por los países de procedencia…

3. Los procesos de revalidación o convalidación no generan actas y menos pueden generar certificados de estudios con dichos calificativos…

4. Toda evaluación efectuada en un proceso de convalidación o revalidación, como consecuencia de subsanación de áreas o cursos necesariamente generan actas comprendiendo solo las áreas autorizadas por la resolución , debiendo registrarse solo estas notas en el certificado de estudios.

Directiva N° 004-VMGP-2004-ED Informe N° 265-2015/MINEDU/VMGP-DIGEBR

¿Cómo debo proceder frente a una solicitud de ubicación?

PRUEBA DE UBICACIÓN

Es un proceso que se utiliza para determinar elgrado de estudios en que debe matricularse elestudiante que no se incorporó oportunamenteal sistema escolarizado, siempre que tenga 7 amás años de edad. También se aplica paraquienes interrumpieron sus estudios por másde un año lectivo y desean reiniciar susestudios

REQUISITOS

• Solicitud del PPFF a la Dirección de la IIEE adjuntando- Partida de Nacimiento o DNI del estudiante.

• R.D. de la IIEE Aprobando la conformación de la Comisión de UBICACIÓN.• Informe de la Comisión evaluadora y exámenes del estudiante (que se anexarán al expediente)• Oficio y Resolución de aprobación de prueba de ubicación por la I.E. dirigido a la UGEL.• Recibo de la visación de Actas (IIEE Privadas)

Directiva N° 004- 2005- VMGP-ED (Numeral 5.15)

Nota: Toda IIEE que realice el proceso de UBICACIÓN sin ajustarse a la Directiva, se le aperturará proceso por incumplimiento a la

norma vigente. Presentar el expediente por Mesa de partes y luego acercarse a SIAGIE para el registro del estudiante en el sistema para generar

las Actas. El proceso de UBICACIÓN solo se realiza durante los meses de Enero a Marzo.

Edad Grados que se evalúan

Educación Primaria

7 años Primer Grado

8 años Segundo Grado

9 años Tercer Grado

10 años Cuarto Grado

11 años Quinto Grado

12 años Sexto Grado

Educación Secundaria

13 años Primer Grado

14 años Segundo Grado

15 años Tercer Grado

16 años Cuarto Grado

17 años Quinto Grado

Director IIEE

Inicio

Mesa Partes

Presenta solicitud adjuntando:. PARTIDA DE NACIMIENTO O DNI

Genera la RD de conformación de la COMISIÓN de UBICACIÓN

Rechaza solicitud

Verifica el proceso de UBICACIÓN

SIAGIE

PPFF

Evalúa solicitud

SI

NO Genera OFICIO y RD de aprobación de la UBICACIÓN y actas según corresponda.

Registra UBICACIÓN en el sistema, en la oficina de SIAGIE y matricula al estudiante.

Visa y entrega las actas de los grados ubicados

Recepciona el expediente

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE PRUEBA DE UBICACIÓN DE ESTUDIOS

¿Qué debo tener en cuenta para un proceso de ubicación?

2014 situación final RETIRADOEdad: 9 años

2014 situación final DESAPROBADO2016 matriculado en 1° año de secundariaEdad: 12 años

CRONOGRAMA DE PROCESOS DE TRASLADOS-APROBACIÓN DE

NÓMINAS ADICIONALES EN SIAGIEOficio Mult. Nº 059-2016-DRELM-OSSE

Instituciones educativas de gestión pública y privada

N° PROCESOS Y REPORTES FECHAS A CONSIDERAR

1Relación de estudiantes que a la fecha no

están matriculados.

Hasta el 21 de setiembre -2016

2Registro de traslados de estudiantes en el

SIAGIE

Hasta el 15 de octubre - 2016

3Nominas adicionales (generación y

aprobación).

Hasta al 31 de octubre - 2016.

4Registros de evaluación de subsanación en

el SIAGIE.

Hasta el 30 de setiembre-2016

Formatos

BÚSQUEDA DEL ÚLTIMO REGISTRO DEL ESTUDIANTE EN EL SIAGIE

Yo, ESTHER INGA QUISPE, identificado con DNI N° 45454545, madre de la menor SOFIA SOLORZANO INGA

con DNI N° 77777777, AUTORIZO al director(a) de la Institución Educativa “MI CAMINITO” a realizar la búsqueda del último registro en el SIAGIE de mi menor hija, para ser matriculada, en el grado que le corresponda según el registro de SIAGIE, en el presente año escolar 2016.

Lima,……………de…………………del 2016

Huella digital…………………………………………………………………….

Firma del PPFF

DECLARACIÓN JURADAR.M. N° 572-2015

Yo, ESTHER INGA QUISPE, identificado con DNI N° 45454545, madre de la menor SOFIA SOLORZANO INGAcon DNI N° 77777777, quien en el año escolar 2015 ha cursado sus estudios en la Institución Educativa “MI

CAMINITO”. ME COMPROMETO en entregar dentro de los 30 días calendario, los siguientes documentos:

Huella digital…………………………………………………………………….

Firma del PPFF

Partida de nacimiento

Certificado de estudios

Ficha de Matrícula generada por SIAGIE

Copia de DNI

Resolución Directoral de traslado

Toda vez que estoy gestionando los trámites en la Institución Educativa de origen.

Resolución Jefaturalde Convalidación sin subsanación

MODELO DE CERTIFICADO DE CONVALIDACIÓN/REVALIDACIÓN DE ESTUDIOS

Proceso de Convalidación deEstudios según RJ N° -----2014-MINEDU/SG-OACIGED. Alumnaprocedente del Colegio estatal “------” Italia.

Resolución Jefaturalde Convalidación con

subsanación

MODELO DE CERTIFICADO DE REVALIDACIÓN DE ESTUDIOS CON SUBSANACIONES

La menor estudio del 1ro al 3ro año en Italia. Solicita Revalidación de estudios mediante RJ de MINEDU.Resolución Jefatural.1. Revalidar los grados del 1 al

3ro2. Subsanar las área indicadas

en la resolución Jefatural.

I Capacitación Virtual 2016

Dirigido a los Directores de las IIEE Públicas y Privadas.Inicio – Intermedio – Avanzado

Mediante la Plataforma MOODLE

Inicio de Inscripciones: 01 de Octubre

MESA DE AYUDA

ESPECIALISTA

Lic. Fredy H. Vega Segura996104038

fvega@ugel03.gob.pe

E. Rocio Quilca O.equilca@ugel03.gob.pe

Sabina Arteaga V.sarteaga@ugel03.gob.pe