DIRIGIR REUNIONES

Por: Daniel López Cruz

¿Que debió

hacer?R

AprendizajeCuando convocar a una reunión y que

proceso de toma de decisiones utilizar.

Como planificar y prepararse para una reunión productiva.

Como dirigir una reunión exitosa y hacer seguimiento después de esta.

Como manejar conductas problemáticas e intervenir en momentos clave de la reunión.

¿Qué es?

Preparación

Dirigir una reunión

Terminar

Reuniones virtuales

REUNIONES

P

Una reunión consiste en personas que se juntan a hacer negocios.

Algunos tipos:•De solución de problemas: Se define un

desafío, luego se sugieren formas de abordarlo.

•De toma de decisiones: Se selecciona una solución para poner en practica.

•Con el propósito de comunicar, revisar, reportar o dar feedback.

¡Sin embargo muchas reuniones –y a menudo lo son- una perdida de

tiempo!

¿Cuando convocar a

una reunión?

¿Cuándo NO

convocar a una

reunión?

”No tiene sentido decir que no hay tiempo suficiente para estar bien

Informado. El tiempo dedicado a pensar es el que permite ahorrar mas tiempo.”

-Norman coussins

Necesita a todo el grupo para entregar información o consejo.

Quiere que su equipo participe en la toma de una decisión.

Quiere compartir información, concientizar al grupo.

Tiene un problema que necesita de las opiniones de los miembros de diferentes grupos.

Convoque a una reunión cuando usted:

El tema se maneja mejor uno – a – uno.

No hay tiempo para prepararla.

Otro método de comunicación funcionaria igual o mejor (memo, email, llamada telefónica).

El tema no es tan importante como para utilizar el tiempo de todos.

El grupo esta molesto y necesita tiempo.

Es mejor NO convocar a una reunión si:

Preparación

Personas clave en las cuestiones a tratar.

Pueden dar información relevante.

Tienen un compromiso, interés o rol ligado al tema.

Necesitan tener conocimiento de la información que usted reportara.

Son requeridas para implementar cualquier decisión tomada.

1° Determine a quien invitar.

Tendrá mejor oportunidad de conseguir la asistencia

de los elementos clave invitándolos

personalmente y programando su reunión

de acuerdo con su disponibilidad.

Líder: Aclara su propósito, objetivos, limitaciones y alcance de la autoridad.

Facilitador: Guía al grupo a través de la discusión, la resolución de problemas, toma de decisiones y las fases de la reunión.

Secretario: Captura los puntos clave, las ideas y decisiones resultantes.

Colaborador: Participa activamente dando ideas y ayudando a mantener la discusión o debate dentro del tema.

Experto: contribuye con su conocimiento experto.

2° Aclare los roles.Los roles esenciales son:

Considere la regla 8/18/1800

Si tiene que resolver un problema o tomar una decisión, no invite a mas de ocho personas.

Si desea hacer brainstorming, invite hasta 18 personas.

Si desea motivar al personal invite a 1800 o mas.

3° Decida cuantas personas invitar.

Para grupos mayores de cuatro individuos, aumente el nivel de la estructura. Y si

usted desea que todos participen, considere dividir

los grupos grandes en subgrupos durante ciertos

periodos de tiempo.

¿Qué tamaño de sala de conferencias y que distribución de los asientos le ayudaran mas a alcanzar sus objetivos?.

¿Qué tipo de equipos –teléfonos, proyectores, pizarrones y otros- va a necesitar?.

4° Prepare el lugar y su disposición espacial.

Pregúntese lo siguiente:

Recopile los documentos y datos pertinentes.

Hable con los interesados acerca de sus opiniones y objetivos.

Informar brevemente a su jefe y altos directivos que no estarán en la reunión, pero tienen interés en su resultado

Cree una agenda.

Difunda la agenda que ha creado.

5° Haga su tarea.

El propósito de la reunión.

Resultados u objetivos esperados.

Roles de los participantes.

Temas a discutir, persona responsable y tiempo asignado.

Elija los puntos de la agenda.Considere lo siguiente:

Como pauta general, asuma que le tomara al menos 30 min. Cubrir un tema y dos horas para cubrir cinco.

Normalmente dura entre 30 – 120 min.

*Mientras mas corta mejor*

Ejemplo de una agenda.

Dirigir una reunión

1.- Comience la reunión a tiempo.

2.- Si los participantes no se conocen, de les tiempo para presentarse.

3.-Organice un breve debate de introducción, haga los ajustes necesarios.

4.-Establezca o revise las reglas básicas.

Algunas pautas simples

¿Qué deben incluir las reglas básicas? Fomentar el compromiso

de comenzar y terminar a tiempo.

Llegue a un acuerdo sobre como se tomaran las decisiones.

Establezca un limite de tiempo en la solución de cada problema o la toma de cada decisión.

Clarifique las limitaciones que existen.

Solicite a todos participación y apertura a nuevas ideas.

Llegue a un acuerdo sobre como manejar los conflictos.

Identifique quien tomara la decisión final para cada tema.

Llegue a un acuerdo sobre la forma de seguimiento.

5.- Siga la agenda.

Pida feedback sobre un debate en particular, pida que hablen las personas que no lo han hecho.

Para asegurarse de que todos contribuyan mejor, tendrá que recorrer toda la sala de reuniones pidiéndoles sus aportes a todos.

6.- Asegúrese de que la gente participe.

Monitoree su propio nivel de participación. Trate de que participe la gente callada. Controle a los dominantes. Sea positivo y alentador. Intervenga si un participante ataca los

aportes de otros. Destaque las areas en las que se esta

desacuerdo. Anote las aportaciones conforme los asuntos son discutidos.

7.- Sea consciente de si mismo como líder.

Siempre comience y termine las reuniones a tiempo.

Averigüe las causas subyacentes que generen esa conducta.

De a la persona una tarea por hacer en la reunion.

Al comienzo de la reunion pregunte si todos pueden permanecer hasta la hora señalada.

Pregunte en privado a la persona porque se perdió parte de la reunion.

8.- Si los participantes llegan tarde y se van temprano.

Acérquese a ellos.

Agradezca su contribución y pida a alguien mas que participe.

Pida al grupo cambiar los roles.

Fuera de la reunion proponga a quienes interrumpen que anoten sus pensamientos y que esperen hasta que haya una pausa para compartirlos.

9.- Si algunos participantes dominan la discusión.

Pregunte al grupo que esta pasando.

Remueva el obstáculo.

Sugiera un breve descanso.

10.- Si el grupo tiene alguna dificultad o esta confundido.

Mantenga un registro de las ideas.

Cuando alguien comienza a repetir una idea de la lista indique que ese punto ya se toco y pregunte ¿hay algo nuevo que desee agregar?

11.- Si el grupo sigue repitiendo los mismos puntos.

Ponga fin a las disputas Pida a los participantes moderar su

temperamento. Reafirme las normas de conducta ya

acordadas Anime a los participantes a mantener sus

comentarios positivos y constructivos. Evite que los participantes evalúen las ideas

demasiado rápido. Como ultimo recurso pídale a los

contendientes que abandonen la reunión.

12.- Si se genera conflicto

Ya se aburrieron???...

Terminar

Comprométase a terminar a tiempo.

Lleve el control del tiempo.

Si se requiere mas tiempo, programe otra reunion.

Cuando terminar?...

Reafirme o resuma lo que se ha logrado, todos los puntos o decisiones clave, y explique como se comunicara a los interesados.

Aclare lo que ocurre a continuación y reforzar la importancia de los puntos de acción y del plan de comunicación.

Programe otra reunion si corresponde.

Pida al grupo que ayude a evaluar la reunion.

Asegúrese de dar las gracias.

Como terminar?...

Reuniones virtuales

Las reglas que se aplican a estas reuniones virtuales son las mismas de las de cara a cara. Sin embargo, hay algunas diferencias que habrá que tener en

cuenta.

Es una opción que permite a los colegas que trabajan en diferentes lugares “se reúnan sin salir de sus oficinas.

Requiere la ayuda de personas con habilidades técnicas, desafortunadamente no son siempre compatibles con computadoras diferentes.

Videoconferencia

Si usted tiene que intercambiar algo con participantes remotos como material visual o datos en tiempo real, una audioconferencia con el apoyo de internet puede ser una alternativa atractiva

Audioconferencia con al apoyo de internet

Puede cubrir una amplia gama de posibilidades desde el simple intercambio de diapositivas en un sitio web hasta la transmisión de un video completo.

Conferencia web