DISEÑO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS …

DISEÑO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS DEPENDENCIAS

DE DESARROLLO SUSTENTABLE Y UAEDUI (UNIDAD ADMINISTRATIVA

ESPECIAL DE DESARROLLO URBANO E INFRAESTRUCTURA) EN LA

ALCALDÍA DE LA VILLA DE SAN DIEGO DE UBATÉ, CUNDINAMARCA EN

CUMPLIMIENTO A LA RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA 870 DEL 2016

FREDDY CAMILO ALVARADO MALAVER

|

Universidad Santo Tomás

Facultad de Ingeniería Industrial

Plan de estudios Ingeniería Industrial

Bogotá D.C – 2019

DISEÑO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS DEPENDENCIAS DE

DESARROLLO SUSTENTABLE Y UAEDUI (UNIDAD ADMINISTRATIVA

ESPECIAL DE DESARROLLO URBANO E INFRAESTRUCTURA) EN LA

ALCALDÍA DE LA VILLA DE SAN DIEGO DE UBATÉ, CUNDINAMARCA EN

CUMPLIMIENTO A LA RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA 870 DEL 2016

FREDDY CAMILO ALVARADO MALAVER

Informe De Trabajo De Grado Para Obtener El Título De:

INGENIERO INDUSTRIAL

Director:

OSCAR EMMANUEL GRANADOS DELGADO

Universidad Santo Tomás

Facultad de Ingeniería Industrial

Plan de estudios Ingeniería Industrial

Bogotá D.C – 2019

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CONTENIDO

Pág. 1. RESUMEN EJECUTIVO .................................................................................. 7

2. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD .................................................. 8

3. INTRODUCCIÓN ............................................................................................. 9

4. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ................................................................ 10

5. OBJETIVOS ................................................................................................... 12

5.1. Objetivo general....................................................................................... 12

5.2. Objetivos específicos. .............................................................................. 12

6. ALCANCE Y LIMITACIONES ......................................................................... 13

6.1. Alcance. ................................................................................................... 13

6.2. Limitaciones. ............................................................................................ 13

8. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................ 14

9. MARCO REFERENCIAL ................................................................................ 15

9.1. Marco teórico. .......................................................................................... 15

9.2. Marco conceptual. ................................................................................... 19

9.3. Marco legal. ............................................................................................. 20

9.4. Marco metodológico. ............................................................................... 21

10. DESCRIPCIÓN DE LOS RESULTADOS ALCANZADOS. .......................... 25

10.1. Generar un diagnóstico sobre el estado de la entidad, y los procesos de Desarrollo Sustentable y UAEDUI que evidencie el estado actual de la estandarización de sus actividades. .................................................................. 25

10.1.1. Auditoria por entes de control. ........................................................... 25

10.1.2. Auditoria interna por la oficina de control interno. .............................. 26

10.1.3. Entrevista. ......................................................................................... 31

10.1.3.1. Análisis de los resultados. .............................................................. 31

10.1.4. Matriz de Vester. ............................................................................... 34

10.2. Diseñar los procesos y procedimientos de las áreas de Desarrollo Sustentable y UAEDUI, de acuerdo al enfoque por procesos y la gestión de calidad. 37

10.2.1. Codificación documental. .................................................................. 38

4

10.2.2. Resultados de la Documentación. ..................................................... 43

10.2.3. Construcción de Indicadores. ............................................................ 44

10.3. Realizar sensibilización y socialización de los resultados obtenidos para las áreas involucradas en el proyecto. ............................................................... 45

11. IMPACTO O RESULTADOS ALCANZADOS .............................................. 47

12. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................................. 49

13. BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................... 50

5

LISTA DE IMÁGENES

Pág.

Imagen 1. Ciclo PHVA - Implementación procesos y procedimientos ................... 17

Imagen 2. Mapa de procesos actualizado. ............................................................ 18

Imagen 3: SIPOC para la estructuración de los procesos. .................................... 19

Imagen 4. Plan de mejoramiento alcaldía municipal de Ubaté, referente al Manual

de procesos y procedimientos para las áreas de Desarrollo sustentable y UAEDUI

(Unidad administrativa especial de desarrollo urbano e infraestructura), acciones,

causas y otros aspectos referentes al hallazgo. .................................................... 28



(Unidad administrativa especial de desarrollo urbano e infraestructura), indicador

para el cumplimiento del hallazgo. ........................................................................ 29



(Unidad administrativa especial de desarrollo urbano e infraestructura), formato de

verificación del cumplimiento del indicador. .......................................................... 30

Imagen 7. Resultados pregunta (a.) de la entrevista. ............................................ 32

Imagen 8. Resultados pregunta (b.) de la entrevista. ............................................ 32

Imagen 9. Resultados pregunta (c.) de la entrevista. ............................................ 33

Imagen 10. Resultados pregunta (d.) de la entrevista. .......................................... 33

Imagen 11: Diagrama de problemas en su sector de impacto .............................. 36

Imagen 12: Árbol de problemas ............................................................................ 37

Imagen 13. Mesa de trabajo. ................................................................................ 38

Imagen 14: Estructura para la codificación de un proceso. ................................... 39

Imagen 15: Estructura para la codificación de un procedimiento. ......................... 40

Imagen 16: Ejemplo formato caracterización del proceso. .................................... 41

Imagen 17: Ejemplo formato estructura procedimientos. ...................................... 42

Imagen 18: Ejemplo formato estructura indicadores. ............................................ 45

Imagen 19: Registro de asistencia capacitación y socialización de los procesos y

procedimientos para las áreas de Desarrollo Sustentable y UAEDUI. .................. 46




cumplido. .............................................................................................................. 48

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LISTA DE TABLAS

Pág.

Tabla 1: Problemas definidos ............................................................................... 35

Tabla 2: Evaluación de impacto de causalidad entre los problemas definidos ...... 36

Tabla 3: Codificación de los procesos................................................................... 39

Tabla 4: Codificación proceso, procedimientos e indicadores Desarrollo

Sustentable........................................................................................................... 43

Tabla 5. Codificación proceso, procedimientos e indicadores UAEDUI. ............... 44

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1. RESUMEN EJECUTIVO

Se determinó elaborar el presente proyecto que permita a la alcaldía del municipio de Ubaté, buscar soluciones a la estandarización de sus procesos internos de trabajo y poder dar lineamientos al desarrollo de cada una de sus actividades y de esta forma generar una estructura organizada y dar solución a los requerimientos tanto por clientes internos como externos, de esta manera mejorar el desempeño y ser reconocidos como una entidad que está encaminada a la gestión de calidad.

Para dar cumplimiento a lo anterior se ha planteado un objetivo general y tres específicos, los cuales buscan generan el diseño de los procesos y procedimientos, que apoyen y de orientación a las actividades de la administración municipal de Ubaté en los procesos de las áreas de Desarrollo Sustentable y UAEDUI (Unidad Administrativa Especial de Desarrollo Urbano e Infraestructura) además de servir de insumo para la construcción del sistema de gestión de calidad.

Teniendo en cuenta la información contemplada anteriormente se estableció una metodología de trabajo, la cual está enfocada a solucionar cada uno de los objetivos planteados, mediante la realización de un diagnóstico, a través de fuentes de información recolectadas y analizadas. Siguiendo con el desarrollo de los objetivos se realiza el diseño de los documentos enfocados en la gestión por procesos y estructurados bajo el principio de la administración del Ciclo PHVA, en la documentación se consolidan caracterización, procedimientos e indicadores, y para la culminación del proyecto se realiza la presentación de los documentos a los jefes de las respectivos procesos y su respectiva socialización a las áreas; además, se realiza seguimiento al plan de acción generado por la oficina de control interno.

Al dar cumplimiento de los objetivos planteados en el presente proyecto, se obtuvieron 11 procedimientos, sus indicadores y la caracterización de cada uno de los procesos del alcance de este proyecto, herramientas y/o documentos que brindan a la organización una estructura que define sus operaciones de una manera clara, limitada, permitiendo dar un seguimiento, mejora continua y control a los mismos, con el propósito de impactar de manera positiva al desarrollo de las labores de los trabajadores, lo cual permite que el servicio prestado a la comunidad cumpla su enfoque basado en un sistema de gestión de la calidad.

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2. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD

RAZÓN SOCIAL: Alcaldía Municipal de la Villa de San Diego de Ubaté

Correo electrónico: [email protected]

Dirección: Carrera 7 #6-41 Piso 2, Barrio centro, Ubaté.

ÁREA O DEPENDENCIA DE SEGUIMIENTO AL PROCESO: Control interno

Correo electrónico: [email protected]

Misión - Alcaldía Municipal de la Villa de San Diego de Ubaté

Encaminar todas las acciones necesarias para el mejoramiento de la calidad de vida de la población en general, mediante la construcción de un esquema de desarrollo sostenible tanto social, económico, cultural, ambiental y financieramente, acorde a las necesidades de las normas vigentes y encaminadas a satisfacer las necesidades básicas, involucrando la participación activa de la comunidad en la gestión pública (Villa de San Diego de Ubaté, 2018).

Visión - Alcaldía Municipal de la Villa de San Diego de Ubaté

Nuestra misión es cumplir con los programas y proyectos establecidos, buscando el mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad, a través de los principios de la administración pública, conjugando valores de nuestros servidores con sensibilidad social, construyendo relaciones de confianza y convivencia pacífica dentro de un marco de credibilidad y sentido de pertenencia (Villa de San Diego de Ubaté, 2018).

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

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3. INTRODUCCIÓN

En 2016 bajo la administración del Dr. Edgar Jairo Márquez Carrillo la Alcaldía de la Villa de San Diego de Ubaté, decidió realizar un cambio a su gestión organizacional y de calidad al impactar y adelantar acciones para definir el modelo MECI (Modelo Estándar de Control Interno) adoptado en el 2014; por lo cual la organización reúne esfuerzos para apoyarlo mediante la estructuración de un enfoque de operación por procesos, adoptado por medio de la Resolución Administrativa 870 del 2016, principio a tener en cuenta para la estandarización de las actividades ejecutadas por los trabajadores y generan un flujo continuo dentro de la organización, garantizando el cumplimiento del fin básico de un ente público.

El presente proyecto tiene como fin, la estructuración de la documentación para los procesos de Desarrollo Sustentable y UAEDUI (Unidad administrativa especial de desarrollo urbano e infraestructura), estructura que se diseña para la estandarización de actividades y mitigar la consolidación de riesgos y garantizar a los funcionarios un resultado de sus tareas con estándares de calidad y reconocimiento a una buena administración. Además, se busca incentivar a las demás áreas a participar en este modelo como una base fundamental y guía para seguir el proceso de adaptación encaminado a la adopción de un Sistema de Calidad.

De acuerdo con lo anterior, en un diagnóstico inicial de la organización se evidenció que al no contar con la estructura y documentación de sus procesos y procedimientos, presentaba problemas en sus actividades y en el flujo de las mismas, es posible afirmar que se ejecutaban de una manera empírica o por medio de la experiencia adquirida por el trabajador. Esto dio una gran base, para dar ejecución al proyecto, lo que se verá reflejado en el diseño de la documentación bajo los principios de la gestión por procesos y el ciclo PHVA, el cual permitirá mejorar la ejecución de las actividades desarrolladas por las áreas de una manera medible y estructurada, la cual impacte a la organización y la manera que el ente público va a manejar los recursos y presentar sus servicios a la comunidad del municipio de Ubaté.

Se concluye que al diseñar y poder implementar la documentación, se disminuirá los riesgos de cometer errores en el desempeño de las actividades o tareas asignadas a los funcionarios, además de permitir realizar control y seguimiento a nivel interno y ante auditorias de carácter externo, y de esta manera llegar a una mejora continua a nivel organizacional.

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4. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

Dentro del territorio nacional las alcaldías, dependiendo el nivel de clasificación en el que se encuentren, no cuentan con la adopción de los documentos que garantice la realización bajo altos estándares de calidad en el desarrollo de sus actividades administrativas, y mucho menos la certificación bajo organismos competentes en el sistema de gestión de calidad acobijado bajo la norma ISO 9001: 2015.

La administración de la alcaldía de la Villa de San Diego de Ubaté se enfoca en desarrollar labores específicas de todo ente público, con el objetivo de efectuar actividades encaminadas al manejo de los recursos otorgados por la nación, prestación de servicios que brinden un mejoramiento en diferentes sectores del municipio y por consiguiente a la comunidad. Los procesos que se llevan a cabo dentro de la administración de la alcaldía de Ubaté son 22 procesos que componen la estructura organizacional y se ocupan de los diferentes sectores de impacto y atención a la sociedad.

En la actualidad, Colombia cuenta con 1103 municipios, que requieren que sus procesos estén estandarizados lo cual se evidencian en temas de gran magnitud y trayendo problemáticas en temas de contratación, corrupción, perdida de información, reprocesos y baja calidad en la respuesta en tiempos a los usuarios, entre otros. Lo anterior se manifiesta por diversas razones, como lo son: desconocimiento de todos los requisitos legales aplicables, por intereses propios de sus funcionarios, y falta de formación en administración.

Al contar con la documentación que garantice la estandarización de sus procesos, se evitara el incurrir en errores, optimizara el desempeño de las tareas o actividades, mitigara la perdida de información (ya que por motivos del manejo de la administración pública, el personal tiene alta rotación), todo lo anterior se verá evidenciado en el mejoramiento y la optimización de tareas, el reconocimiento a nivel administrativo y la respuesta a la ciudadanía, quien es uno de los principales pilares del trabajo de la administración pública.

Existen razones fundamentales por las que miles de grandes empresas ya han implementado la estandarización de procesos en el seno de su organización: el tiempo y el dinero o, mejor dicho, la disminución del tiempo de trabajo y el manejo de recursos económicos propios y ajenos, lo que genera reprocesos y por ende requiere de mayor cantidad de horas hombre para solucionar inconvenientes generados del mal desarrollo o desconocimiento de las actividades a realizar.

Por la razones expuestas anteriormente, se hace indispensable el diseño de la documentación que defina los procesos de las áreas de Desarrollo Sustentable y UAEDUI (Unidad Administrativa Especial de Desarrollo Urbano e Infraestructura), enfocados en la gestión por proceso que apunten a la implementación de la norma

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de Gestión de la calidad ISO 9001:2015 y el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) no dejando atrás la normatividad legal aplicable, con el fin de garantizar las actividades y respuesta de la organización, ya que la ausencia de estas conllevan a sanciones acarreadas por los diferentes entes de control público y autoridades competentes puesto que es un proceso que se encuentra en marcha dentro de la administración.

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5. OBJETIVOS

5.1. Objetivo general.

Diseñar y estructurar los procesos y procedimientos para las dependencias de Desarrollo Sustentable y UAEDUI (Unidad administrativa especial de desarrollo urbano e infraestructura) en la Alcaldía de la Villa de San Diego de Ubaté, Cundinamarca, de acuerdo a los lineamientos aprobados en la Resolución Administrativa 870 del 2016.

5.2. Objetivos específicos.

Generar un diagnóstico sobre el estado de la entidad, y los procesos de Desarrollo Sustentable y UAEDUI que evidencie el estado actual de la estandarización de sus actividades.

Diseñar los procesos y procedimientos de las áreas de Desarrollo Sustentable y UAEDUI, de acuerdo al enfoque por procesos y la gestión de calidad.

Realizar sensibilización y socialización de los resultados obtenidos para las áreas involucradas en el proyecto.

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6. ALCANCE Y LIMITACIONES

6.1. Alcance.

El presente proyecto tiene como finalidad el diseñar la documentación referente a la caracterización, procedimientos e indicadores, en los procesos de las áreas de Desarrollo Sustentable y UAEDUI (Unidad Administrativa Especial de Desarrollo Urbano e Infraestructura) en la alcaldía de la villa de san diego de Ubaté, Cundinamarca en cumplimiento a la Resolución Administrativa 870 del 2016.

Por indicación de la administración municipal, no se contempla la extensión a otras áreas hasta no finalizar el plan piloto iniciado y se evidencie una estructura base fundamental, la cual cuente como guía para continuar en los demás procesos de la organización.

Este proyecto no contempla la implementación de los mismos, por lo que el impacto social no se verá expresado, pero si dará cumplimiento a los requerimientos o al plan de acción vigente radicado por parte de la oficina de control interno.

6.2. Limitaciones.

- Acceso y disponibilidad de información por parte de los funcionarios.

- Tiempo para la implementación de los procedimientos, lo que no permite medir el impacto de una manera cuantitativa.

- Desconocimiento de la norma ISO 9001:2015 Gestión de la calidad, Sistema de Gestión de Calidad aplicable a la Gestión Pública y Modelo Estándar de Control Interno (MECI).

- El periodo de la administración del presente alcalde finaliza en el 2019 y no se cuenta con más recursos disponibles, lo que implica que quedara a disposición del nuevo alcalde continuar con la transición hacia los demás procesos de la entidad.

- Debido a que el proyecto busca impactar de manera significativa a la sociedad, se encuentran limitaciones de tiempo en la implementación de la documentación diseñada, lo que impedirá en el análisis de una manera cuantitativa, y la medición del impacto se realizará de manera cualitativa, en su gran mayoría.

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8. JUSTIFICACIÓN

La administración de la alcaldía de la Villa de San Diego de Ubaté no cuenta con la estandarización de sus actividades y mucho menos tiene documentado y realiza control del proceso llevado a cabo en cada área, lo cual genera un impacto negativo a la atención prestada a la comunidad, y el desarrollo de sus actividades, ya que se genera ineficiencia, reproceso, pérdida de conocimiento técnico en los funcionarios, en cambios de personal, esto se evidencia con traumatismo en los procesos de empalme, por que la persona entrante no tiene forma de consulta de sus tareas y la realización de las mismas.

El funcionario no cuenta con una delimitación de las actividades a ejecutar o hasta qué punto debe actuar el trabajador, esto ocasiona la poca claridad en las tareas, y la deficiencia en el desarrollo de las actividades administrativas e impactara de manera negativa en auditorias de entes de control o al prestar servicio al municipio en el desarrollo de su plan de desarrollo.

Este proyecto busca generar la optimización organizacional que contribuya al mejoramiento del desempeño administrativo, enfocándose en la gestión por proceso, enfoque de la gestión de calidad en su norma NTC ISO 9001:2015, la cual impactara de manera significativa en la administración pública y el servicio prestado a la comunidad en un 9% sobre el total de los procesos, los cuales se encargan de manejar los recursos y atender al 100% de la población del municipio.

Esta contribución a la alcaldía municipal de Ubaté por medio de la estandarización de las actividades se verá reflejada en la mejora del flujo de la información de los dos procesos a intervenir, además en el desarrollo de sus actividades, las cuales se encargan del manejo de los recursos en los sectores de inmersión como los son ambiente, saneamiento, obras y transporte.

La documentación final permitirá realizar el control, y simultáneamente permitirá identificar riesgos lo que conlleva a una mejora continua a dichos procesos, y de esta manera cumplirá el fin básico y misión de la entidad pública, el cual es velar por el desarrollo de su comunidad o habitantes en este caso del municipio de Ubaté.

Otro impacto significativo se verá reflejado en la mitigación de hallazgos negativos, tanto de auditorías internas como de entes externos quienes son los encargados de realizar control operacional y administrativo de las alcaldías a nivel nacional.

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9. MARCO REFERENCIAL

9.1. Marco teórico.

Enfoque basado en procesos: Hace mención a los resultados que se desean obtener y que se pueden alcanzar de forma más eficiente, y simultáneamente se ejerce un control sobre las actividades involucradas en el producto o servicio prestado.

Según, Nueva Iso 9001 (2017) el enfoque basado en procesos encamina a una organización hacia una cadena de actuaciones, como son:

- Definir de forma sistemática las actividades y tareas que componen el proceso.

- Identificar la interrelación y delimitación con otros procesos existentes dentro de la organización.

- Definir las responsabilidades con respecto al proceso y procedimientos.

- Analizar y medir los resultados y eficiencia del proceso.

- Prestar atención a los recursos y métodos que permiten la mejora continua del proceso.

Cuando se cuenta con el control continuo sobre los procesos individuales y su interacción con los demás procesos, se pueden conocer los resultados que obtienen cada uno de los mismos y cómo contribuyen al logro de los objetivos estratégicos de la organización.

Pirámide o Cascada Documental: Para una buena documentación de una organización, debemos remitirnos al Sistema de Gestión de la Calidad SIG, el cual está diseñado para abarcar todas las áreas de la organización, con el fin de mantener altos estándares de calidad en el desempeño organizacional, y está enfocada en la gestión por proceso.

Meskovska (2018) define que la documentación del Sistema de Gestión de Calidad puede estar compuesta de diferentes tipos de documentos. Generalmente esto incluye documentos como la política de calidad, el manual de calidad, procedimientos, instrucciones técnicas, planes de calidad, y formatos. La documentación del Sistema de Gestión de Calidad cuenta con una jerarquía, iniciando con manual, política, procedimiento, instrucciones técnicas y registros. Cabe recalcar que no toda la información necesita ser documentada, el sistema de

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calidad brinda la flexibilidad para que la organización decida sobre el tamaño de la documentación y el nivel de detalle que se documenta.

Diagrama de flujo: Es una representación gráfica que permite evidenciar los distintos pasos de un procedimiento, estos buscan una secuencia de actividades o tareas desempañadas por los funcionarios en su puesto de trabajo (Merino & Pérez Porto, 2018).

Además, el diagrama cuenta con símbolos que poyan a la estructura y entendimiento del mismo, los cuales son:

Ilustración 1: Símbolos diagrama de flujo.

Fuente: Elaboración propia

Mejora Continua: La mejora continua es un proceso que pretende mejorar los productos, servicios y procesos de una organización la cual busca la base para asegurar una continuada detección de errores o áreas de mejora. La mejora continua está ligada con el aseguramiento de la calidad ya que permite garantizar la calidad del producto o servicio.

La calidad total y la mejora continua basan su principio en el ciclo PHVA o ciclo de Deming, que fue dado a conocer por Edwards Deming en la década del 50,

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basándose en los conceptos del estadounidense Walter Shewhart. (Iso Tools, 2015).

Ciclo PHVA – Gestión de proceso: Este ciclo es una herramienta que da bases a una supervisión propia, enfocada al mejoramiento continuo y gestión de calidad, de esta manera se adopta al modelo de operación por procesos para lograr una transición continua que genere un impacto positivo a la organización, así:

Imagen 1. Ciclo PHVA - Implementación procesos y procedimientos

Fuente: Resolución Administrativa 870 del 2016, Alcaldía Municipal de la Villa de San Diego de Ubaté.

Tipos de procesos: Hacen referencia al nivel de responsabilidad y la definición de la naturaleza del proceso de cada una de las áreas de la organización y de impacto o referencia en el mapa de procesos y procedimientos para la organización.

Los tipos de procesos se definen de la siguiente manera y están definidos dentro de la NTC GP1000 (2009), así:

Procesos estratégicos: incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección.

Procesos misionales (o de realización del producto o de la prestación del servicio): incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser

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Procesos de apoyo: incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora

Procesos de evaluación: incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.

Mapa de procesos: Es un recurso grafico reúne el conjunto de procesos y la interrelación de los mismos, teniendo en cuenta su naturaleza y nivel de responsabilidad dentro de la organización. La Resolución administrativa 870 del 2016 define el actuar de la Alcaldía de Ubaté por medio de la siguiente estructura de procesos:

Imagen 2. Mapa de procesos actualizado.

Fuente: Alcaldía Municipal de la Villa de San Diego de Ubaté.

Caracterización de procesos: Se describe a fondo y de manera específica condiciones y elementos que hacen parte del proceso, además se especifica las

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entradas, operaciones de transformación y lo que se entrega al cliente. Una herramienta base para apoyarlo y definirlo es el SIPOC.

SIPOC: Permite identificar el proceso de una manera clara y desde todos los aspectos que intervienen en el mismo.

Imagen 3: SIPOC para la estructuración de los procesos.

Fuente: Elaboración propia; referencia: (Caletec, 2016).

9.2. Marco conceptual.

Tareas: Cada persona que este formalmente vinculado a un empleo tanto en el sector privado como público, se le asignara una serie de labores para la que fue contratado. Estas se conocen como tareas y hace referencia a aquella labor u ocupación que una persona debe de realizar, para dar cumplimiento a un requisito parcial o total de algún producto o servicio. (Pérez Porto & Merino, 2014).

Actividades: Acción desarrollada de manea continua como parte de la obligación, tarea o función de una institución o individuo (Perez Porto & Merino, 2017).

Proceso: “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados” (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2009).

Procedimiento: Consiste en el documento donde se consolida una serie de pasos bien definidos que permitirán y facilitarán la realización de un trabajo de la manera más correcta y exitosa posible. El objetivo de un procedimiento es garantizar que se materialice de manera exitosa la actividad o tarea que se lleve a cabo por el funcionario (Ucha, 2009).

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Tareas: Cada persona que este formalmente vinculado a un empleo tanto en el sector privado como público, se le asignara una serie de labores para la que fue contratado. Estas se conocen como tareas y hace referencia a aquella labor u ocupación que una persona debe de realizar, para dar cumplimiento a un requisito parcial o total de algún producto o servicio. (Pérez Porto & Merino, 2014).

Actividades: Acción desarrollada de manea continua como parte de la obligación, tarea o función de una institución o individuo (Perez Porto & Merino, 2017).

Indicadores: Los indicadores son variables que miden, en forma cuantitativa o cualitativa, sucesos de actividades de forma individual o colectiva, para así, poder respaldar objetivos, procesos, entre otros (Estrategias de Inversión, 2012).

9.3. Marco legal.

Ley 872 del 2003; Artículo 4: Dispone los requisitos para la implementación de un sistema de gestión de calidad en las entidades del estado colombiano. Uno de requisitos presentes en la norma es la especificación y diseño de los procesos, además de realizar su debido seguimiento y ejecución dentro de la organización.

Decreto 1537 del 2001: En los cuales se establece la ejecución del control interno, además reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 y define elementos para el sistema del control interno como los procedimientos para la ejecución de los procesos y/o manuales de procesos que garanticen el fortalecimiento el sistema de la organización.

Resolución Administrativa 870 del 2016: Por el cual adopta el mapa de procesos y las políticas de operaciones por proceso de la administración central del municipio de Ubaté, Cundinamarca. (Véase el Anexo A).

Resolución Administrativa 441 del 2014: Por el cual adopta el Modelo Estándar de Control Interno de la administración central del municipio de Ubaté, Cundinamarca.

MECI 2014 (Documento interno): Es el Modelo Estándar de Control Interno el cual fue implementado por medio de la Resolución Administrativo #441 del 2016, la cual proporciona una estructura donde se especifican las herramientas para construir y fortalecer el control interno con el fin de procurar el mejoramiento continuo de la administración pública.

Y tiene dentro de sus objetivos estructurar procesos y procedimiento esenciales para apoyar, dar cumplimiento, controlar, verificar, evaluar, entre otros aspectos que permitan impactar a la organización. Por estos motivos se estructura un modelo basado en procesos.

../ANEXOS/ANEXO_A.%20RESOLUCION%20ADMINISTRATIVA%20870%20DEL%202016.pdf

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NTC GP1000 Sistema de gestión de calidad: Especifica los requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad, donde promueve la adopción de un enfoque basados en procesos y define muchos aspectos esenciales para su debida implementación como lo son, especificaciones esenciales para los procedimientos, la estructura, mapa de procesos y los tipos de procesos el cual tiene como fin contribuirá al sistema de calidad y dar bases para su desarrollo (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2009).

9.4. Marco metodológico.

Se desarrollará el presente proyecto en primer lugar con la captación de información y generación de un diagnostico referente al estado de los procesos y procedimientos dentro de la organización y las áreas involucradas.

Para ello es necesario tener en cuenta las fuentes de información que permitirán satisfacer la necesidad de obtener el conocimiento necesario para dar inicio al desarrollo del proyecto y por ende generar un diagnóstico de la situación actual. Los medios para la recolección de la información se dividen en dos:

Las fuentes primarias son aquellas en las que los datos provienen directamente de la población o muestra de la población, mientras que las fuentes secundarias son aquellas que parten de datos pre-elaborados, como pueden ser datos obtenidos de anuarios estadísticos, de Internet, de medios de comunicación. (Torres , Paz, & Salazar, s.f.).

Tomando como base las fuentes primarias de información para realizar la investigación, se plantea de la siguiente manera:

a. Mediante la oficina de control interno de la administración se indaga y recopila la información relevante, como: informes, documentación actual, estado de los procesos y procedimientos en la organización, entre otros. La cual se obtiene directamente de la alcaldía, fuente de la información.

b. Entrevista: El objetivo de la entrevista es recolectar la información de los principales involucrados dentro de los dos procesos a analizar, que a su vez hacen parte de las áreas de Desarrollo Sustentable y UAEDUI.

Además de obtener los resultados subjetivos del encuestado acerca de las preguntas del cuestionario, se puede observar la realidad circundante, anotando el encuestador además de las respuestas tal cual salen de la boca del entrevistado, los aspectos que considere oportunos a lo largo de la entrevista. (Torres , Paz, & Salazar, s.f.).

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El proceso y estructura de la entrevista se desarrollarán en la descripción de los resultados.

Diagnóstico: Para el análisis de la información y definir el problema crítico de la organización respecto al objetivo del proyecto, además que impacta de manera negativa a la administración de la alcaldía de Ubaté, se toma como base la herramienta de priorización de problemas denominada matriz de Vester.

La aplicación de la matriz de Veste se realiza siguiendo estos pasos:

a. Redacción y definición de los principales problemas encontrados en la información recolectada y situación de la organización, se debe enfocar en el impacto que se ocasiona dentro de la organización y no en lo que está ocurriendo.

b. Se define el impacto de causalidad entre cada uno de los problemas y se determina esa relación generando una calificación, por ejemplo:

En un sistema de producción se priorizaron 4 problemas (A, B, C, y D). Las relaciones de casualidad muestras que el problema A no es causa del problema A, recibe calificación de 0, el problema A es causa muy directa del problema B, recibe calificación de 3, el problema A no es causa del problema C, recibe calificación de 0 y el problema A es una causa indirecta del problema D, por lo que recibe calificación de 1 (Velazquez, 2008).

La calificación se define, así:

o Se Califica 0: SI, No es una causa directa. o Se Califica 1: Si la Causa es Débil. o Se Califica 2: Si la Causa es Media. o Se Califica 3: Si la Causa es Fuerte.

Luego se totalizan los valores obtenidos de la calificación a cada problema tanto en el eje horizontal como en el vertical.

c. Tomando los resultados obtenidos de la matriz se procede a posicionar los valores en un plano cartesiano (x, y), en el eje x se ubican los problemas activos, con valores de la influencia, en el eje y se coloca los problemas pasivos, con el valor de la dependencia. Si el problema #1 tiene influencia 4 y dependencia 3, pues su ubicación en el plano cartesiano será (4,3) (Betancourt, D. F, 2016).

d. La clasificación de los problemas se da partiendo de la gráfica obtenida anteriormente donde se van a generar 4 cuadrantes, sumando los valores obtenidos en la matriz, el eje vertical con las influencias y se divide en dos,

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igualmente con los valores de la dependencia, en el eje horizontal. Con los resultados se traza el eje paralelos al eje x para la influencia y al eje y la dependencia (Betancourt, D. F, 2016). Generando los cuadrantes y clasificando los problemas, así:

o Críticos: Cuadrante superior derecho. (Son causados por los demás,

conforman el problema principal).

o Pasivos: Cuadrante superior izquierdo. (Son solucionados al intervenir los problemas activos (influencia)).

o Indiferentes: cuadrante inferior izquierdo. (Son de baja prioridad).

o Activos: cuadrante inferior derecho. (No son causados por los demás,

pero son prioridad).

e. Por medio de un árbol de problemas se va a diagramar el problema principal (el cual está conformado por los problemas críticos obtenidos de la matriz de Vester) el cual corresponde al tronco, dentro de las hojas o ramas están las consecuencias y en las raíces las cusas del problema principal.

Como segunda parte se desarrollan las actuaciones para la definición de los procesos y procedimientos, así como la recolección de la información para la conformación de los mismos, esto fue estructurado y desarrollado mediante mesas de trabaja en cada una de las dos áreas presentes en el proyecto, y con todos los integrantes de las mismas, así:

Mesa de trabajo inicial: Está dividida en tres partes primordiales, en la primera se genera una breve inducción a los funcionarios respecto a la importancia y papel que juegan los procesos y procedimientos dentro de una organización, lo cual da partida a iniciar la recolección de la información por medio de las entrevistas a cada uno de los funcionarios y por ultimo con apoyo de los funcionarios se revisan o definen los procedimientos a diseñar y hacen parte del proceso de cada área.

Mesa de trabajo - desarrollo: En estas mesas de trabajo se realiza la recolección de información pertinente para realizar la definición de cada uno de los procedimientos y el proceso por área, lo que permitirá ir generando avances mesa, tras mesa buscando definir la documentación final y que sean aprobados por la persona responsable de realizar las revisiones y el director del área. Se tienen en cuenta los siguientes conceptos, así como el enfoque basado en procesos y en la gestión de calidad.

- Estandarización de procesos: Se llama al proceso mediante el cual se busca lograr que las actividades de los procesos o áreas se realicen todas

24

las veces de manera igual o similar, esto para garantizar la conformidad de los requisitos del producto o servicios exigidos por clientes internos como externos (Alzate, 2015).

- Optimización de Procesos: Todas las organizaciones tanto públicas como privadas deben mejorar y ser más eficientes, hay que buscar y conseguir eficiencias operacionales más profundas y duraderas, y la única manera de alcanzarlo es gestionando los procesos y llevando de esta manera el control de los mismos. (Garcia, 2012). Según, KYOCERA Document Solutions (2020), la optimización de procesos, busca:

o Hacer frente sin errores técnicos o humanos a los continuos cambios que se producen en el día a día de una organización.

o Aumentar la eficacia y la eficiencia de los miembros de la organización.

o Agilizar al máximo los procesos que se producen en los distintos

trabajos y tareas que ejecutan, bien de forma individual o bien de forma interadministrativa.

Mesa de trabajo final: En esta mesa de trabajo se presenta a todos los funcionarios del área la documentación final y los procesos finales definidos.

25

10. DESCRIPCIÓN DE LOS RESULTADOS ALCANZADOS.

10.1. Generar un diagnóstico sobre el estado de la entidad, y los procesos de Desarrollo Sustentable y UAEDUI que evidencie el estado actual de la estandarización de sus actividades.

Para el desarrollo de este objetivo específico, se realizó un diagnóstico y recopilación de información relevante para el proyecto, con el fin de verificar el estado actual y los requerimientos realizados de diferentes fuentes, como lo es los entes de control, auditorías internas, control interno, entre otras.

También se entrevistó a los funcionarios involucrados en los dos procesos, enfocándose en conocer acerca del estado actual de los mismos. A continuación, se mostrará el diagnóstico, bajo las metodologías utilizadas en este proyecto para la captación de información, en el cual se obtuvo:

10.1.1. Auditoria por entes de control.

En el año 2017-2018, la Contraloría de Cundinamarca realizó una Auditoria General

a los procesos de la Alcaldía, en el que se encuentran los hallazgos referentes a los

procesos y procedimientos presentes en la administración.

En esta auditoria la contraloría evidencia que:

El municipio de Ubaté adopto el Manual de Procesos y Procedimientos

Administrativos mediante la Resolución Administrativa No. 328 del 30

de diciembre de 2008 se adoptó el Manual de procesos y

Procedimientos de la Alcaldía Municipal de Ubaté para todas las

dependencias, los cuales están orientados a que se le facilite al

personal de la Administración Municipal el cumplimiento de las

actividades y la forma como estas deben ser desarrolladas, revisando

el citado manual se evidencio que este no cuenta con los flujogramas

que permitan establecer la trazabilidad del procedimiento en cada uno

de los procesos de la administración municipal ni tampoco los

responsables de y procedimientos. (Contraloría de Cundinamarca,

2019)

Permitiendo entender que el manual de procesos y procedimientos no cumple con

su función básica o con la estructura funcional que define el mismo, y no es evidente

26

su uso en las diferentes áreas de la organización a pesar de haber sido

implementado.

10.1.2. Auditoria interna por la oficina de control interno.

Se indaga en la oficina de control interno, los hallazgos realizados por sus auditorías internas y se evidencian los siguientes hallazgos:

a. En el 2014 se realizó la implementación del Modelo Estándar de Control

Interno (MECI), encontrando en el como principal elemento la fundamentación en la operación por procesos para todas las áreas dentro de la alcaldía, esta tubo un primer avance mediante la adaptación y adopción en la Resolución Administrativa 870 del 2016 (Por el cual adopta el mapa de procesos y las políticas de operaciones por proceso de la administración), punto de partida a tener en cuenta y por consiguiente dar inicio a la transición para la adopción de este modelo y estandarización de los procesos en la organización.

b. La oficina de control Interno informa de la existencia de un plan de mejoramiento, el cual está encaminado a dar cumplimiento a los hallazgos generados de la auditoría realizada por los entes de control y auditorías internas, cabe recalcar que, en este proyecto de grado, solo serán aplicables los hallazgos referentes a la estandarización de los procesos. El plan de mejoramiento identifica aquellos hallazgos internos y externos, además de las causas, acciones e indicadores que permitirán impactar estos aspectos negativos dentro de la organización y las áreas principalmente involucradas. Revisado el plan de mejoramiento se evidencio un retraso de cinco (5) meses para el área de Desarrollo Sustentable desde la fecha de su aprobación la cual está programada para iniciar en el mes de agosto de 2018. Este proyecto ayudara a la construcción de la cascada documental, para lo cual se tomó en consideración y se reprogramo la fecha de inicio para el mes de enero de 2019. Para el proceso de UAEDUI (Unidad Administrativa Especial de Desarrollo Urbano e Infraestructura, no se encuentra retraso en su ejecución. De esta manera se dio inicio de manera conjunta para así dar cumplimiento a las acciones mitigadoras de estos hallazgos encontrados por la contraloría. A continuación, se muestra en la siguiente imagen el plan de mejoramiento para los procesos, aplicables a este proyecto:

28



(Unidad administrativa especial de desarrollo urbano e infraestructura), acciones,

causas y otros aspectos referentes al hallazgo.

Fuente: Plan de mejoramiento, Alcaldía Villa de San Diego de Ubaté.

29




para el cumplimiento del hallazgo.


30



(Unidad administrativa especial de desarrollo urbano e infraestructura), formato de

verificación del cumplimiento del indicador.


31

10.1.3. Entrevista.

Para obtener un diagnóstico de la situación y vivencia de los funcionarios, que se encuentran principalmente involucrados en las actividades del área de Desarrollo Sustentable, como de la UAEDUI, se realizaron entrevistas presenciales a los dueños de los procesos y personas que acompañan la realización de actividades de los mismos.

La entrevista fue estructurada con las siguientes preguntas básicas:

a. ¿Conoce usted los procedimientos que se manejan al interior de su proceso?

b. ¿Cuántos procedimientos u otra documentación de guía tienen su proceso?

c. ¿Considera que los procedimientos reflejan las actividades y tareas a desarrollar en el interior de sus procesos?

d. ¿Considera necesaria alguna modificación de los procesos y procedimientos para el área? Si su respuesta es positiva, por favor indique cuál.

Cabe recalcar que al ser una entrevista se puede recibir o realizar preguntas abiertas, o indagar de acuerdo a la información que el funcionario a medida vaya brindando.

10.1.3.1. Análisis de los resultados.

La entrevista se realizó al gerente del área de Desarrollo sustentable, único responsable de las actividades y a los 6 integrantes de la UAEDUI.

Los resultados obtenidos fueron los siguientes:

a. ¿Conoce usted los procedimientos que se manejan al interior de su proceso?

32

Imagen 7. Resultados pregunta (a.) de la entrevista. Fuente: Elaboración propia

Se observa que el 100% de los funcionarios no conocen ningún documento guía para el desarrollo de sus actividades, lo que puede ocasionar errores y deficiencias en los servicios prestados.

b. ¿Cuántos procedimientos u otra documentación de guía tienen su proceso?

Imagen 8. Resultados pregunta (b.) de la entrevista. Fuente: Elaboración propia.

El 100% de los funcionarios han manifestado que sus procesos no tienen o presentan manuales, procedimientos u otros, que garanticen la realización de las actividades y son conscientes que su desconocimiento puede acarrear errores u otras consecuencias negativas en el desempeño administrativo.

0

2

4

6

8

SI NO

RESULTADOS

0

1

2

3

4

5

6

7

1 2 3 4 5 Ninguno

RESULTADOS

33

c. ¿Considera que los procedimientos reflejan las actividades y tareas a desarrollar en el interior de sus procesos?

Imagen 9. Resultados pregunta (c.) de la entrevista. Fuente: Elaboración propia.

El 100% de los funcionarios han manifestado, que no, puesto que no hay una guía base o documentos que les permitan dar veracidad de que los procesos se cumplen o son reflejo de algo ya definido, y recalcan la importancia de la estandarización de los mismos la cual refleje las actividades o tareas, al interior de sus procesos, esto garantizara el desempeño de sus labores al tener un conocimiento claro de sus responsabilidades.

d. ¿Considera necesaria alguna modificación de los procesos y procedimientos para el área? Si su respuesta es positiva, por favor indique cuál.

Imagen 10. Resultados pregunta (d.) de la entrevista. Fuente: Elaboración propia.

0

2

4

6

8

SI NO

RESULTADOS

0

1

2

3

4

5

6

7

SI NO NO APLICA

RESULTADOS

34

Al no existir documentación en sus procesos, el 100% de los funcionarios manifestó que no se requiere realizar actualización a la documentación o procesos ya que no hay una evidencia de su existencia y consideran necesario la generación y definición de los mismos.

Además de los resultados obtenidos de las preguntas básicas analizadas anteriormente, se han sacado algunas conclusiones de acuerdo a información manifestada por los funcionarios en la primera mesa de trabajo que se muestran a continuación:

Algunos funcionarios manifiestan su inconformismo ya que, al no conocer la limitación de sus actividades, presentan inconvenientes cuando se trabajan conjuntamente con otros procesos, puesto que se replican actividades o se encuentran faltantes en el proceso.

No se evidenciaron capacitaciones a los funcionarios en su ingreso, indicando que las responsabilidades fueron explicadas verbalmente y brevemente, por su superior o persona saliente, durante la fase de iniciación de labores después de la contratación.

Los funcionarios indican que desarrollan sus actividades basado en la experiencia adquirida en el cago, área o tiempo que llevan en la alcaldía y no se basan en procedimientos, ya que desconocen los mismos.

Se manifestó un caso en el que el funcionario del área de Desarrollo Sustentable presenta inconformidad, ya que al recibir el cargo afirma recibir un poco menos del 50% de las actividades que debía desarrollar y que en promedio duro 3 meses para poder abarcar la totalidad de las responsabilidades del cargo, las cuales fue indagando y descubiertas al paso del desarrollo diario de sus labores.

Los funcionarios entrevistados resaltaron la importancia de contar con la definición de los procedimientos, en el que se detallen las actividades y responsabilidades de cada uno, así como las actividades de apoyo que se realizan desde otras áreas.

10.1.4. Matriz de Vester.

A continuación, se definen los problemas encontrados y se priorizan por medio de la matriz de Vester, así:

35

CÓDIGO. PROBLEMAS

P1. Deficiente capacitación o empalme al inicio de las labores en los cargos.

P2. No se cuenta con un manual de procesos y procedimientos que estandarice las actividades dentro de la organización.

P3. Las responsabilidades desarrolladas por los trabajadores se ejecutan por la experiencia adquirida para el proceso u de manera empírica.

P4. No se cuenta con un manual o herramienta que permita darle seguimiento a los procesos o actividades desarrolladas en las áreas.

P5. Duplicidad de tareas ejecutadas en los procesos.

P6. Hallazgos negativos detectados por la contraloría referente a la desactualización del manual de procesos y procedimientos.

P7. Retraso en la ejecución de acciones para dar cumplimiento al plan de mejoramiento de la organización.

P8. El proceso de adopción del sistema de calidad se encuentra retrasado por falta del manual de procesos y procedimientos esencias para este enfoque.

Tabla 1: Problemas definidos

Fuente: Elaboración propia.

En la siguiente tabla se observa la evaluación para el impacto de causalidad entre cada uno de los problemas, teniendo en cuenta el efecto o impacto entre los mismos, obteniendo los siguientes resultados:

Código Problemas o causas P1. P2. P3. P4. P5. P6. P7. P8. INFLUEN

CIA

P1. Deficiente capacitación o empalme al inicio de las labores en los cargos.

0 3 2 3 0 0 0 0 8

P2.

No se cuenta con un manual de procesos y procedimientos que estandarice las actividades dentro de la organización.

1 0 2 3 2 3 0 0 11

P3.

Las responsabilidades desarrolladas por los trabajadores se ejecutan por la experiencia adquirida para el proceso u de manera empírica.

3 3 0 0 2 0 0 0 8

P4.

No se cuenta con un manual o herramienta que permita darle seguimiento a los procesos o actividades desarrolladas en las áreas.

1 3 0 0 0 0 0 2 6

P5. Duplicidad de tareas ejecutadas en los procesos.

2 3 0 3 0 0 0 0 8

P6.

Hallazgos negativos detectados por la contraloría referente a la desactualización del manual

0 3 2 1 1 0 3 0 10

36

Código Problemas o causas P1. P2. P3. P4. P5. P6. P7. P8. INFLUEN

CIA

de procesos y procedimientos.

P7.

Retraso en la ejecución de acciones para dar cumplimiento al plan de mejoramiento de la organización.

0 2 0 0 0 0 0 0 2

P8.

El proceso de adopción del sistema de calidad se encuentra retrasado por falta del manual de procesos y procedimientos esencias para este enfoque.

0 3 1 3 0 3 0 0 10

DEPENDENCIA 7 20 7 13 5 6 3 2

Tabla 2: Evaluación de impacto de causalidad entre los problemas definidos Fuente: Elaboración propia

Tomando como base la evaluación del impacto entre los problemas definidos se estructura la siguiente gráfica en la cual se evidencian el punto donde se ubica cada uno de ellos y se define según su posición, así:

Imagen 11: Diagrama de problemas en su sector de impacto Fuente: Elaboración propia

37

Encontrando como puntos más críticos los siguientes problemas:

- No se cuenta con un manual de procesos y procedimientos que estandarice los procesos dentro de la organización.

- No se cuenta con un método o herramienta que permita darle seguimiento a los procesos o actividades desarrolladas en las áreas.

Los resultados obtenidos anteriormente se toman como punto de partida para definir el problema crítico y por consiguiente el árbol de problemas con sus causas y efectos, así:

Imagen 12: Árbol de problemas Fuente: Elaboración propia

10.2. Diseñar los procesos y procedimientos de las áreas de Desarrollo Sustentable y UAEDUI, de acuerdo al enfoque por procesos y la gestión de calidad.

Para el cumplimiento del objetivo específico numero dos (2) Diseñar los procesos y procedimientos de las áreas de Desarrollo Sustentable y UAEDUI, de

38

acuerdo al enfoque por procesos y la gestión de calidad, se tiene en cuenta el concepto de pirámide documental, enfocada en la norma NTC ISO 9001:2015. Para ello se empieza con entrevistas en puestos de trabajo, a los diferentes funcionarios.

Para dar solución al problema critico identificado se da inicio al diseño del manual de procesos y procedimientos, dando comienzo el 10 de enero del 2019 para el área de Desarrollo Sustentable y para la UAEDUI se dio inicio el 10 de abril del 2019, fechas en las que se desarrolló la primer mesa de trabajo para cada una de ellas con el fin generar una inducción y dar a conocer a los trabajadores la actividad a desarrollar, y por último lograr una definición preliminar de los procedimientos que van a estar en la estructura de cada uno de los procesos, lo que permitió obtener una línea base para el inicio de la estructuración de los mismos.

Imagen 13. Mesa de trabajo.


10.2.1. Codificación documental.

Es de gran importancia ya que permite a la organización tener la capacidad de obtener un correcto flujo, almacenamiento y uso de los documentos presentes en la organización (Toro, 2018), para la codificación documental se estableció la siguiente estructura:

Codificación de un proceso:

39

Imagen 14: Estructura para la codificación de un proceso.

Fuente: Elaboración propia; referencia:(Gaitán Martínez, 2017), (Minsalud, 2012).

La administración no cuenta con una codificación de sus procesos, por lo que se definió en la siguiente tabla:

Tabla 3: Codificación de los procesos.


40

Codificación de un procedimiento:

Imagen 15: Estructura para la codificación de un procedimiento.

Fuente: Elaboración propia; referencia: (Gaitan Martínez, 2017), (Minsalud, 2012).

La estructura base definida para los procesos y procedimientos buscan abarcar todos aquellos aspectos necesarios para generar una herramienta funcional y además que dé cumplimiento a las aspectos o características que se enmarcan en la norma NTC ISO 9001:20015, permitiendo tener una estructura de vital importancia y necesaria para permitir a la organización cumplir con los aspectos relevantes para la adopción del sistema de calidad.

Se evidencia a continuación la estructura usada, la cual tiene como base esencial el código, versión, número de páginas, nombre del proceso, nombre del sub-proceso (si cuenta con uno), nombre del procedimiento, objetivo, responsables, alcance, descripción del procedimiento (donde se evidencian las tareas, responsables, diagrama de flujo, actividad y los formatos) y al final se encuentra quien elaboro, reviso y aprueba cada una de estas herramientas elaboradas; dentro de la estructura del proceso adicional se encuentra el marco legal y para la descripción del proceso o caracterización se utiliza como base el SIPOC donde es evidente el proceso con la entradas, desarrollo y salida del mismo.

A continuación, se observa un ejemplo de la estructura y producto final, para la caracterización de procesos y un ejemplo de procedimiento:

41

Imagen 16: Ejemplo formato caracterización del proceso. Fuente: Elaboración propia y Alcaldía de la Villa de San Diego de Ubaté.

GDI - PR - 01

PÁGINA(S): 1

VERSIÓN: 001

Proceso:

Sub-Proceso:

Líder o Responsable:

Objetivo:

Alcance:

Normas y Requisitos

Legales:

PROVEEDOR ENTRADAS (Insumos) ACTIVIDADES PRINCIPALES SALIDAS (Productos) RECEPTORES DE SALIDAS

Área de contratación.

Contratista.

Contrato de obra a

supervisar.

Documentación para el

proceso de pago parcial.

_Realizar visita de supervisión y verificar el estado en

que se encuentra la obra.

_Ejecutar comité de obra junto al contratista y

generar compromisos que permitan dar cumplimiento

y desarrollo a las actividades estipuladas en el

contrato.

_Verificar la documentación o estado del proceso de

obra para realizar la debida aprobación del pago

parcial.

_Remitir la documentación necesaria para el proceso

de pago parcial.

Acta comité de obra.

Informe supervisión de

obra.

Acta a satisfacción.

Área de hacienda.

Población del municipio

de Ubaté.

Oficio solicita el alquiler

de la maquinaria

amarilla.

_Determinar si se realiza el préstamo del servicio.

_Comunicar día y hora del préstamo del servicio.

_Diligenciar, entregar y recepcionar orden de pago.

_Realizar el debido préstamo del servicio.

_Si es necesario generar orden de pago por las horas

del servicio que se ejecutaron y no fueron

contempladas en el primer pago.

Orden de pago

maquinaria amarilla.


de Ubaté.


de Ubaté.

Entidad(es) publica o

privada.

Solicitud de autorización

y/o licencia para realizar

el rompimiento de vía(s)

_Recibir y dar la validación a la solicitud para realizar

el rompimiento de la(s) vía(s).

_Generar, emitir y entregar comprobante de pago y

autorización para el rompimiento de la(s) vía(s).

_Realizar visitas de inspección para verificar que

la(s) vía(s) quede en el estado optimas y cumpliendo

con las especificaciones de entrega.

Orden de pago para la

licencia de rompimiento.

Autorización y/o licencia

de rompimiento para la(s)

vía(s).

Oficio de devolución de

la garantía.


de Ubaté.

Entidad(es) publica o

privada.

Área de hacienda.

Población u organismo de

carácter social y

comunitario del municipio

de Ubaté.

Área de estructuración de

proyectos.

Solicitud para realizar

levantamiento

topográfico.

_Dar validación a la solicitud para realizar el

levantamiento topográfico.

_Realizar visita y estructurar el plano topográfico.

Plano topográfico.

Población u organismo de

carácter social y

comunitario del municipio

de Ubaté.

Área de estructuración de

proyectos.

REVISÓ

Ing. Javier Fernando Ortíz

Contratista

Fecha: 27/06/2019

Firma:

La gestión en infraestructura inicia con la garantía y aseguramiento del cumplimiento de los contratos de obra, así como con el servicio de alquiler

de maquinaria amarilla, realizar levantamiento de información topográfica, entregar autorización y licencia para el rompimiento de vías y dar

soluciones a la necesidad en infraestructura que se presenta en la comunidad del municipio de Ubaté.

N/A

CARACTERIZACIÓN

ELABORO APROBÓ

Freddy Camilo Alvarado Malaver Ing. Jorge Humberto Santana Vasquez

Practicante, Ingeniería Industrial Jefe del Área

Fecha: 11/06/2019 Fecha: 27/06/2019

Firma: Firma:

Planear, ejecutar y dar seguimiento de proyectos del plan de desarrollo municipal en vigencia relacionado con el plan de ordenamiento territorial en

cuanto al desarrollo de infraestructura vial, equipamientos municipales, infraestructura educativa, espacio publico, deportivo y recreativo en el área

urbana y rural del municipio.

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

Gestión en infraestructura

N/A

Director(a) área UEADUI (Unidad administrativa especial de desarrollo urbano e infraestructura)

42

Imagen 17: Ejemplo formato estructura procedimientos. Fuente: Elaboración propia y Alcaldía de la Villa de San Diego de Ubaté.

GDI – PD – 02

PÁGINA(S): 1

VERSIÓN: 001

PROCESO:

N° ACTIVIDAD RESPONSABLE DIAGRAMA DE FLUJO N° TAREAS FORMATOS

INICIO

Auxiliar administrativo 1Recibir solicitud para realizar estudio a una problemática de

infraestructura que se presenta a la comunidad.

Gerente de UEADUI,

profesional Universitario o

Técnico Operativo

2Realizar visita de inspección al lugar donde se presenta la

problemática de infraestructura.

Gerente de UEADUI,


Técnico Operativo

3Definir la necesidad a la que se debe dar solución, en el lugar

donde se llevo acabo la inspección.

Gerente de UEADUI,


Técnico Operativo

4Realizar documento técnico donde se da una posible solución y

el presupuesto.Documento técnico

Gerente de UEADUI 5Determinar si se va a dar ejecución con los recursos propios de

la alcaldía.

Auxiliar administrativo 6

Remitir documento técnico base para realizar el procesos de

estructuración del proyecto.

(DIRIGIRSE AL PROCESO: XXXX ; SUB-PROCESO: XXXX ;

PROCEDIMIENTO: ESTRUCTURACION DE PROYECTOS)

Auxiliar administrativo 7

Remitir documento técnico para dar inicio al procesos pre-

contractual.

(DIRIGIRSE AL PROCESO: GESTIÓN CONTRACTUAL ; SUB-

PROCESO: PRE-CONTRACTUAL ; PROCEDIMIENTO:

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS PREVIOS DEL PROCESO DE

CONTRATACIÓN)

FIN

APROBÓ

Ing. Jorge Humberto Santana Vasquez

Jefe del Área

Fecha: 06/06/2019

Firma:Firma: Firma:

Practicante, Ingeniería Industrial Contratista

Fecha: 05/06/2019 Fecha: 06/06/2019

PROCEDIMIENTO:

Dar posible solución a la necesidad que surge de la problemática de infraestructura que se presenta en la comunidad.

N/A

JEFE DEPENDENCIA:

ESTUDIO A NECESIDAD DE INFRAESTRUCTURA

OBJETIVO ALCANCE

Dar posible solución a la problemática de infraestructura que se presenta en la comunidad.

Inicia con la recepción a la solicitud de una necesidad en infraestructura, continuando con la visita

de inspección, para así estructurar documento técnico en el que se presente la posible solución y

su presupuesto, finalizando con la remisión del documento al área correspondiente para continuar

con su debido proceso.

TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Comunidad: Conjunto de personas que viven juntas bajo ciertas reglas o que tienen los mismos intereses.

Documento técnico: Es cualquier documento cuya información sea de utilidad para algún fin técnico. El contenido informativo depende de la utilización prevista o fin del documento.

Impacto: Efecto producido por un acontecimiento.

PROCEDIMIENTO

GESTIÓN EN INFRAESTRUCTURA SUBPROCESO: N/A

Analizar y validar la solución a la problemática presentada por la comunidad.

ASISTENTE TÉCNICO :

Freddy Camilo Alvarado Malaver Ing. Javier Fernando Ortíz

Identificar la necesidad a la cual se va impactar con la estructuración y definición de un informe técnico.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Determinar el proceso que

se va a llevar acabo y

enviar el documento

técnico al área

correspondiente.

Definir la necesidad y

estructurar documento

técnico que le de una

posible solución.

Recibir solicitud y realizar

visita al lugar donde se

presenta la problemática

de infraestructura.

ELABORO REVISÓ

1

2

3

Infraestructura: Se llama infraestructura al conjunto de los servicios y las obras que se necesitan para que algo funcione de manera correcta.

UEADUI: Unidad administrativa especial de desarrollo urbano e infraestructura.

Necesidad: Es una carencia o escasez de algo que se considera imprescindible.

Presupuesto: La cantidad de dinero que se estima que será necesaria para hacer frente a ciertos gastos.

Problemática: Conjunto de problemas que atañen a una persona o cosa.

Proyecto: Idea de una cosa que se piensa hacer y para la cual se establece un modo determinado y un conjunto de medios necesarios.

REPRESENTANTE LEGAL:

RESPONSABILIDADES

CONDICIONES GENERALES:

2

3

4

FÍN

INICIO

5

SI NO

6

1

7

43

10.2.2. Resultados de la Documentación.

Durante el desarrollo de las actividades se obtuvieron los siguientes resultados por área:

Área de Desarrollo Sustentable:

Inicialmente se plantearon seis procedimientos base para dar inicio a la estructuración de los mismos, al ir definiendo los procedimientos se encontró que el funcionario a cargo del área había iniciado sus labores un mes antes de comenzar con el proyecto, lo que llevó a varios inconvenientes y demoras, ya que el funcionario no tenía claridad de la información y mucha de la aportada no era correspondiente o se desviaba de la temática.

Este problema llevo a indagar más a fondo y conocer más acerca del área, su responsabilidad y hasta donde va demarcadas las mismas, permitiendo tener la capacidad deductiva y de formulación esencial para lograr una estructuración de los procedimientos más adecuada y funcional en la dependencia.

Durante el desarrollo de las actividades se realizaron nueve (9) mesas de trabajo, lo que permitió obtener el siguiente producto final (Véase el Anexo B), en el cual se encuentra 6 procedimientos, los indicador por procedimientos y la caracterización del proceso.

La codificación estructurada para el proceso, procedimientos e indicadores se evidencia en la siguiente tabla:

Tabla 4: Codificación proceso, procedimientos e indicadores Desarrollo Sustentable.


ANEXO_B.%20PROCESO%20Y%20PROCEDIMIENTOS%20D.%20SUTENTABLE%20-%20FINAL.pdf

44

UAEDUI (Unidad administrativa especial de desarrollo urbano e

infraestructura):

En la UAEDUI se dio un flujo de las actividades desarrolladas mucho más efectivo, en la primera mesa de trabajo se lograron definir cinco (5) procedimientos base. En el desarrollo de los procedimientos se presentó un inconveniente, el cual se enfocó en las responsabilidades compartidas o transversales con otros procesos, como lo eran con los procesos de Contratación y Hacienda, por esto fue necesario delimitar y definir hasta qué punto afectaba el flujo de la información o era trabajo de la dependencia.

En cuanto a la estructuración del producto final se dio en siete (7) mesas de trabajo y se fue estructurando con ayuda de los funcionarios y el coordinador del proceso de una manera fluida y con aportes significativos. De esta manera se obtuvieron cinco (5) procedimientos, indicador por procedimiento y la caracterización del proceso (Véase el Anexo C).

La codificación estructurada para el proceso se evidencia en la siguiente tabla:

Tabla 5. Codificación proceso, procedimientos e indicadores UAEDUI. Fuente: Elaboración propia.

10.2.3. Construcción de Indicadores.

Para dar seguimiento y control de los procesos se diseñaron y plantearon indicadores, los cuales permitirán a los procesos tener un control del desempeño de los mismos y de esta manera poder realizar ajustes o mejora continua de las actividades o tareas, como de analizar el impacto de sus objetivos. A continuación, un ejemplo de la estructura e indicadores planteados:

ANEXO_C.%20PROCESO%20Y%20PROCEDIMIENTOS%20UAEDUI%20-%20FINAL.pdf

45

Imagen 18: Ejemplo formato estructura indicadores.

Fuente: Elaboración propia y Alcaldía de la Villa de San Diego de Ubaté.

10.3. Realizar sensibilización y socialización de los resultados obtenidos para las áreas involucradas en el proyecto.

La aprobación de los documentos para los manuales de procesos y procedimientos para las áreas inmersas en el proyecto, se puede evidenciar a continuación:

- Área de Desarrollo Susténtale (Véase el Anexo D) - UAEDUI (Véase el Anexo E)

Se realiza socialización de la documentación final por medio de una capacitación a los funcionarios de las áreas de DESARROLLO SUSTENTABLE Y UAEDUI, cabe recalcar que este trabajo se realiza de manera articulada, y se realizaban ajustes en el desarrollo del proceso de elaboración.

Con base en lo mencionado anteriormente no se pretende imponer un procedimiento, sin haber realizado ajustes cumpliendo los requerimientos por parte de los funcionarios, con el fin de evitar en esta etapa del proceso devoluciones o ajustes de última hora.

GDI – IN – 01

PÁGINA(S): 1

VERSIÓN: 001

PROCESO Y/O

PROCEDIMIENTO DODIGO OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE INDICADOR META MEDICION FRECUENCIA

SUPERVISIÓN A

CONTRATO DE OBRA

GDI – PD – 01

Garantizar la ejecución y el

cumplimiento de los lineamientos

estipulados para el contrato a

supervisar.

Control Interno

0 MALO

20 BUENO

>20 MUY BUENO

>20 # de contratos supervisados. Anual

ESTUDIO A NECESIDAD DE

INFRAESTRUCTURA

GDI – PD – 02Dar posible solución a la

problemática de infraestructura que

se presenta en la comunidad.

Control Interno

< 10% MALO

10% a 50% REGULAR

50% a 100% BUENO

100% MUY BUENO

100%

# de problematicas de infraestructura

atendidas.

/

# de problematicas de infraestructura

solicitadas.

Anual

ALQUILER DE

MAQUINARIA AMARILLA

GDI – PD – 03

Prestar el servicio de alquiler de

maquinaria amarilla a los usuarios

que lo requieran dentro del

municipio.

Control Interno

< 10% MALO

10% a 50% REGULAR

50% a 100% BUENO

100% MUY BUENO

100%

# de servicios prestados con la maquinara

amarilla dentro del municipio.

/

# de solicitados para el prestamo de la

maquinaria amarilla dentro del municipio.

Anual

AUTORIZACIÓN DE

ROMPIMIENTO DE VÍAS

GDI – PD – 04

Realizar aprobación y seguimiento

al rompimiento de vía(s) requerida

por el usuario o ente(s) dentro del

municipio.

Control Interno

0 MALO

15 BUENO

>15 MUY BUENO

>15

# de autorizaciones dadas y que al termino de

las actividades ejecutadas no causaran daño

a la infraestructura vial y cumplan con los

parametros establecidos.

Anual

LEVANTAMIENTOS

TOPOGRÁFICOS

GDI – PD – 05Realizar levantamiento de

información para la estructuración

de un plano topográfico.

Control Interno

0 MALO

12 BUENO

>12 MUY BUENO

>12 # de planos topograficos estructurados. Anual

Firma: Firma: Firma:

INDICADORES DE PROCEDIMIENTOS

PROCESO GESTIÓN EN INFRAESTRUCTURA

ELABORO REVISÓ APROBÓ

Freddy Camilo Alvarado Malaver Ing. Javier Fernando Ortíz Ing. Jorge Humberto Santana Vasquez

Practicante, Ingeniería Industrial Contratista Jefe del Área

Fecha: 05/06/2019 Fecha: 27/06/2019 Fecha: 27/06/2019

ANEXO_D.%20PROCESO%20Y%20PROCEDIMIENTOS%20D.%20SUTENTABLE%20-%20APROVADO.pdf

ANEXO_E.%20PROCESO%20Y%20PROCEDIMIENTOS%20UAEDUI%20%20-%20APROVADO.pdf

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Esta socialización lo que busca es dar a conocer mediante una reunión con los funcionarios los documentes elaborados, y las tareas que se estandarizaron, además se busca que se deje evidencia mediante un listado de asistencia, la formalidad y conocimiento de la documentación elaborada basada en el enfoque por procesos enmarcada en la norma NTC ISO 9001:2015.

Esta socialización se llevó acabo el día 14 de junio del 2019, para el área de Desarrollo Sustentable, el cual tienen un funcionario a cargo del proceso, y el 27 de junio del 2019 para la UAEDUI, donde participaron los seis (6) funcionarios del proceso.

A continuación, se evidencia el correspondiente registro de asistencia:

Imagen 19: Registro de asistencia capacitación y socialización de los procesos y procedimientos para las

áreas de Desarrollo Sustentable y UAEDUI. Fuente: Elaboración propia.

47

11. IMPACTO O RESULTADOS ALCANZADOS

En el marco de la Resolución Administrativa 870 del 2016, la cual define y busca la transición a una política de operación por procesos, apoyada de un proceso de gestión de calidad se logra impactar de manera positiva, en la optimización y mejora continua de los procesos de Desarrollo Sustentable y UAEDUI, correspondiendo así al 9% de los procesos administrativos de la alcaldía municipal, siendo de esta manera una línea base bajo este proyecto y ejemplo para el 91% de los demás procesos de la entidad.

Después del diseño de la documentación de los procesos de Desarrollo Sustentable y UAEDUI, los funcionarios han adoptado, el desarrollo de sus actividades con base a los procedimientos, lo que impacta de manera positiva en la apropiación y empoderamiento y reconocimiento administrativo, además de mitigar los riesgos administrativos que conllevan en su ejecución u omisión.

Se logra que los procesos transversales estén acorde a los lineamientos descritos en los procesos de Desarrollo Sustentable y UAEDUI, y de esta manera delimitar las funciones de cada proceso.

Otro impacto significativo es tener información documentada, ya que como se conoce la rotación de las entidades públicas, en este caso la administración de las alcaldías, debido a su naturaleza cambia cada cuatro años, resultado de las elecciones que se realizan cada cuatrenio, por lo que teniendo procedimientos documentados, esto ayudara a los nuevos funcionarios a desempeñar sus actividades.

En la etapa del diagnóstico de este proyecto, se tuvo una fuente de información el cual fue el hallazgo por parte de la contraloría de Cundinamarca, lo que genero el desarrollo de un plan de acción por parte de la oficina de control interno de la alcaldía del municipio de Ubaté. De esta forma se presenta a la oficina de control interno los avances alcanzados en las fechas establecidas, y se genera la actualización del plan de desarrollo y se logra la mitigación en un 100% del hallazgo negativos en las áreas de Desarrollo Sustentable y UAEDUI con referencia a la carencia de procedimientos o manuales.

A continuación, se muestra el plan de acción con sus respectivos ajustes:

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Imagen 20. Plan de mejoramiento alcaldía municipal de Ubaté, referente al Manual de procesos y procedimientos para las áreas de Desarrollo sustentable y UAEDUI (Unidad administrativa especial de desarrollo

urbano e infraestructura), indicador cumplido. Fuente: Plan de mejoramiento, Alcaldía Villa de San Diego de Ubaté.

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12. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

En las áreas de Desarrollo Sustentable y UAEDUI de la organización cuenta con la documentación resultado de las actividades ejecutadas, lo que causa en los funcionarios un soporte en el ¿Qué hacer?, ¿Cómo hacer?, ¿Cuándo hacerlo? y en las evidencias que quedaran como suministro y fuente de evidencia, que se materializa en los registros.

El principio de operación por procesos aporta una visión global de los procesos y su relación interna, lo que permitió generar un diseño óptimo para su uso y beneficio para la organización.

Se mitigo el hallazgo negativo presente en el informe de la contraloría, así como se adelantó en un 9% la estandarización de procesos sobre el total de los proceso de la organización.

Dando cumplimiento a la Resolución Administrativa 870 del 2016, la normatividad presente y a la política de operación por procesos adoptada por la administración del municipio de Ubaté, se estructuraron y definieron los procesos, procedimientos e indicadores para las áreas de Desarrollo Sustentable Y UAEDUI.

La estructura que se fundamenta para cada proceso y procedimiento genera una fácil comprensión y uso, ya que cuenta con un diagrama de flujo, actividades, tareas, responsables y otros aspectos que lo hacen más entendible y funcional.

La codificación definida para el manual es una base que permitirá a la organización un correcto flujo, almacenamiento, consulta y uso de los documentos, además servirá de base para la codificación de los demás.

Se recomienda continuar con el proceso de documentación de los procesos de la Alcaldía, para lo cual se sugiere el siguiente orden: (1) las áreas de contratación, proyectos y planeación, ya que trabajan de la mano con las áreas impactadas con el presente proyecto y cuentan con acciones conjuntas que permitirán una fácil implementación dentro de la administración del municipio de Ubaté. (2) terminar con los procesos misionales de la alcaldía que van de la cara al servicio que se presta a la comunidad.

Se recomienda el uso de los indicadores para verificar el control de las actividades, los cuales tienen como fin, el seguimiento y medición del cumplimiento de los objetivos de cada procedimiento.

50

13. BIBLIOGRAFÍA

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LISTA DE ANEXOS

ANEXO_A. Resolución administrativa 870 del 2016

ANEXO_B. Proceso y procedimientos D. Sustentable – Final

ANEXO_C. Proceso y procedimientos UAEDUI – Final

ANEXO_D. Proceso y procedimientos D. Sustentable - Aprobación

ANEXO_E. Proceso y procedimientos UAEDUI - Aprobación

../ANEXOS/ANEXO_A.%20RESOLUCION%20ADMINISTRATIVA%20870%20DEL%202016.pdf

ANEXO_B.%20PROCESO%20Y%20PROCEDIMIENTOS%20D.%20SUTENTABLE%20-%20FINAL.pdf

ANEXO_C.%20PROCESO%20Y%20PROCEDIMIENTOS%20UAEDUI%20-%20FINAL.pdf

ANEXO_D.%20PROCESO%20Y%20PROCEDIMIENTOS%20D.%20SUTENTABLE%20-%20APROVADO.pdf

ANEXO_E.%20PROCESO%20Y%20PROCEDIMIENTOS%20UAEDUI%20%20-%20APROVADO.pdf

DISEÑO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS …

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