LISTA DE CHEQUEO ALMACEN CIDMA LTDA

Después de aplicar la anterior lista de verificación en la empresa CIDMA Ltda., se puede decir que aunque la empresa cuenta con áreas de almacenamiento claramente definidas se identifican falencias en el manejo de los materiales y también en la distribución de estos en el almacén lo que se puede asociar a los siguientes factores: el área designada no es lo suficientemente grande para la cantidad de material que genera la empresa, además la estantería no es la más

adecuada para aprovechar los espacios de almacenamiento ni tampoco para manejar el tipo de material de la empresa. No existe una adecuada programación y planeación logística en producción lo que hace que en muchos casos la producción se quede estancada en el almacén y no pueda ser entregada. También se evidenció la ausencia de formatos y rótulos que permitan identificar más fácilmente el tipo de material que se está manejando y si es aceptado para la empresa, además que no cuentan con un procedimiento definido para realizar la inspección y posterior recepción de los materiales lo que más adelante puede afectar la calidad de los productos por la utilización de materia prima de mala calidad. La empresa tampoco cuenta con manuales de funciones para las personas que se desempeñan en el área del almacén lo que genera desorden al interior de este.

TIPOS DE ALMACENAMIENTO

En CIDMA LTDA se cuenta con una bodega de producto terminado de 6,28 mts x 12,00 mts (75,36 m2), otra bodega en el segundo piso de 6,45 mts x 1,29 mts (8,32 m2) para el almacenamiento en gran parte de los rollos de tela que serán usados por el departamento de corte y por último con una bodega de insumos de 6,28 mts x 4,50 mts (28,26 m2) ubicada en el primer piso de la planta. Estas bodegas requieren de condiciones de baja humedad para la conservación de los materiales que ahí se encuentran.

Figura. Planta primer piso

Figura. Almacén de insumos

Figura. Almacén de producto terminado

Figura. Planta segundo piso

Figura. Almacén de telas

EQUIPOS PARA EL MANEJO DE MATERIALES

Los equipos para la manipulación y traslado de un material a otro sitio específico permiten a todo tipo empresa la rapidez y el manejo adecuado de todo tipo de mercancía evitando riesgos que puedan poner en peligro al operario y a la empresa misma.

Equipos utilizados en CIDMA LTDA

En CIDMA LTDA son utilizados los equipos de manipulación manual como carretillas de dos ruedas pero sin embargo la herramienta más utilizada es la fuerza humana para el descargue y traslado de material a los sitios requeridos.

Figura. Carretillas de carga

Figura. Manipulación humana de material.

Se propone para CIDMA LTDA una carretilla de plataforma que permita mayor capacidad de carga, ayudando minimizar los traslados de material al sitio de almacenamiento, además evitando la utilización de la fuerza humana como herramienta principal de traslado evitando así enfermedades laborales e incluso accidentes.

Figura. Carretilla de plataforma

Medidas:

Altura total: 1520 mm.Útiles altura: 1.360 mm.Base: 600 x 740 mm.Peso (en vacío): 29 Kg.

Características principales:

* Arreglado un diámetro de 4 ruedas giratorias de 125 mm.* Con una puerta desmontable.* Capacidad de carga de 300 Kg.* Acabado en galvanizado electrolítico.

Precio:

250.000 mil pesos.

FLUJOGRAMA DE ALMACEN

En este flujograma se indica en correcto procedimiento que se debe realizar desde el momento que se prepara al almacén para la recepción de los materiales hasta que se distribuyen a nivel interno de la compañía o cuando ya salen como producto terminado para ser entregado a los clientes.

Figura. Flujograma de almacén.

MANUAL DE FUNCIONES

Describir las políticas y procedimientos a seguir para registrar y almacenar las materias primas e insumos utilizados en la empresa CIDMA Ltda., al fin de mantener el control de los mismos, que permitan un abastecimiento adecuado en cada departamento de la empresa.

Recepción: Recibir del departamento de compras una copia de cada pedido para archivarla por orden alfabética con base en el nombre del proveedor. Recibir de los materiales, estibar en el área de recepción y verificar que la copia del pedido del archivo con la factura del proveedor.se debe de verificar la orden de compra emitida por la empresa con respecto a la remisión del proveedor.

Revisión: Revisar la mercancía en cuanto a calidad y cantidad, firmar la conformidad del la materia prima y entregárselo al proveedor.

Elaboración de la notas de entrada: Hacer una nota de entrada para cada una de las remisiones, entregar el original y las copias junto con la nota de remisión a los departamentos de compras, archivar la copia de entrada y de pedido en el área de recepción.

Entrega: Entregar la mercancía, la copia de la nota de entrada y la copia de la nota de remisión al almacén correspondiente, transportar los materiales al almacén correspondiente.

DEPARTAMENTO DE ALMACEN DE MATERIALES

Recepción: Recibir los materiales, la copia de la nota de remisión y la copia del de la nota de entrada al área de recepción, confrontar la documentación con los materiales y revisar su cantidad y calidad, dar al encargado del control de existencias la documentación, entregar la mercancía al auxiliar de almacén para que acomode la mercancía, según su localización.

Control: Registrar las entradas y salidas con los formatos de existencias, anotar la información sobre la localización de los materiales que han de almacenarse o retirarse para satisfacer requisiciones, llevar un control de materiales comprometidos para surtir órdenes de producción, informar a contabilidad sobre las entradas y salidas, informar a los departamentos interesados sobre las existencias.

Almacenamiento: Clasificar y codificar materiales, determinar la planeación del almacén y localización de materiales en zonas, estantes.

Despacho: Recibir las requisiciones, listas de materiales por órdenes de producción por medio de vales de almacén u otra documentación de salida, revisar

toda la documentación de salida y verificar que traiga todos los datos y especificaciones necesarias y verificar la firma autorizada, transportar el material al departamento solicitante, revisando lo que se entrega con una documentación de salida, entregar el material al departamento solicitante.

DEPARTAMENTO DE PRODUCTO TERMINADO

Recepción: Tomar los productos de producción, recibir los artículos devueltos por los clientes, revisar la documentación de entrada con la mercancía y firmar de la conformidad.

Registro: Registrar el movimiento de entradas y de salidas, anotar la localización de los productos que han de almacenarse o retirarse, informar a contabilidad a cerca del movimiento diario de almacén y a ventas sobre las existencias.

Almacenamiento: Determinar la planeación y localización de los productos en las zonas, estantería. Transportar los artículos al lugar al lugar de almacenamiento según su localización, ubicar sus productos según su localización.

Despacho: Recibir los pedidos de los clientes, requisiciones u otra documentación de salida. Revisar la documentación de salida, es decir verificar que contengan todo los datos y especificaciones necesarias y la autorización respectiva, de crédito de ventas. Localizar los productos y surtir los pedidos, transportar los productos a la zona de empaque.

Inspección: Revisar el despacho de mercancía confrontando el pedido con los productos surtidos.

Empaque: Empacar los pedidos locales, elaborar guías de embarque, notas de salida y documentación de transporte, estibar a embarque.

Matriz para la inspección de los materiales.

Documento FIM 001 para inspección por muestreo.

Documento salida de almacén

Documento entrada a almacén

Formato requerimiento de almacén

ORGANIGRAMA EN ALMACÉN

Manual de funciones

Jefe de almacén: Supervisar y distribuir las actividades del personal a su cargo, supervisa la entrada y salida de materiales y equipos del almacén, verifica la codificación y registro de mercancías que ingresa al almacén, elaborando la programación anual de las adquisiciones para la dotación del almacén, elabora órdenes de compra para la adquisición de materiales e informa a la unidad de compras y suministros, atendiendo e informando a las diversas áreas que las requieran.

Supervisa los niveles de existencia de inventario establecidos de bienes y servicios, mantiene actualizados los sistemas de registros, supervisa la selección de materiales y equipos en cuanto a identificación, tipo y calidad, revisa, firma y consigna inventarios en el almacén, supervisa el despacho de mercancía a las dependencias que realizan las requisiciones, realiza reportes diarios de entrada y salida de material del almacén, lleva el control de la contabilidad de las requisiciones, controla la asistencia, relaciones de gastos y otros, tramita las órdenes de compra, elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

Auxiliar de almacén : Atender los requerimientos de diferentes unidades o dependencias en cuanto al suministro de materiales, repuestos, equipos y otros rubros de un depósito o almacén, recibiéndolos, clasificándolos, codificándolos, despachándolos e inventariándolos para satisfacer las necesidades de dichas unidades.

Recibir y revisar materiales, repuestos, equipos, alimentos y otros suministros que ingresan al almacén, verificar que las características de materiales, repuestos, equipos y suministros que ingresan al almacén correspondan con la requisición realizada y firma nota de entrega y devuelve copia al proveedor.

Codifica la mercancía que ingresa al almacén y la registra en el archivo manual (Kardex) y lo computariza, clasifica y organiza el material en el almacén a fin de

garantizar su rápida localización, recibe y revisa las requisiciones internas de materiales, repuestos y equipos, elabora guías de despacho y órdenes de entrega y despacha la mercancía solicitada al almacén

INDICADORES DE GESTIÓN EN ALMACÉN

Nivel del Cumplimiento del Despacho:

Nivel deCumplimiento= N úmero dedespac hos cumplidosN úmerode despac hosrequeridos

x100

Rotación:

Nivel de Rotaci ón= Rotaci ó nRealRotaci ó nest ándar

x 100

Aprovechamiento del almacenamiento:

Aprovec hamiento dealmacenamiento= EspacioutilizadoEspacio disponible

X100

Índice de rotación:

Indicede rotacionde mercancias= Ventas acumuladasInventario promedio

X100

Índice de duración:

Indicede duracionde mercancias= Inventario final x30diasVentas promedio

Exactitud de inventario:

Exactitud de i nventario=Valor diferencia ($ )

Valor totalde inventarios

ESTANTERIA CIDMA LTDA

En CIDMA LTDA el almacenamiento de materia prima e insumos esta divido en dos secciones las cuales se encuentra bodega de producto terminado y bodega de insumos, en donde son almacenados y distribuidos a las distintas áreas para fabricación de los distintos productos.

BODEGA DE PRODUCTO TERMINADO

El tipo de estantería utilizada en esta sección fue diseñada exclusivamente para el almacenamiento de prendas que puedan ser colgadas y clasificadas según ordenes de pedidos. En las siguientes imágenes se puede observar el tipo de estantería utilizada.

Figura. Bodega producto terminado.

Figura. Bodega producto terminado.

Bodega de insumos

En esta sección se encuentra un tipo de estantería metálica por niveles donde son almacenados los siguientes materiales como telas, botones, hilos, hilazas, marquillas, cremalleras, entre otros que posteriormente son entregados a producción.

A continuación se muestra el tipo de estantería utilizada en esta sección.

Figura. Almacenamiento de botones

Figura. Almacenamiento de telas

Figura. Estantería en bodega de insumos

PROPUESTA

Se propone para CIDMA LTDA un tipo de estantería plástica en cajones que permita el mejor control de aquellas piezas pequeñas manteniendo un orden adecuado en el almacén.

Figura. Estantería propuesta

Medidas

Medidas exteriores: 2.000 mm X 1.080 mmFondo: 400, 500 y 600 mm Color: Rojo Ral 3001Color estantes guía y liso: Gris Ral 7035Color cajones: Azul

Información acerca de los cajones

Cajones para el ordenInterior liso con máximo aprovechamiento del espacio.Separadores transversales en plástico transparente.Resistentes a golpes.Etiquetero en cajones y separadores.

Figura. Cajón plástico propuesto

Medidas:

Medidas exteriores: 102 x 150 mmPeso: Desde 0,44 a 0,72 KgFabricado: PoliestirenoColor: Azul y Verde

PRECIO

482.000 mil pesos.

CODIFICACION DE ALMACEN

En la empresa CIDMA LTDA el área de almacenamiento no cuenta con una adecuada organización por tal motivo se propone la creación de un estante que será denominado H (hilo), que contiene 10 niveles en los cuales se ubicarán los hilos por color, calibre y los matices. Se identifican con un número de parte es decir ej. Si se necesita un hilo calibre 0.05 ml color azul celeste se encontrara en el estante H-5, y su respectivo número de parte. Se observa que el área donde están ubicados los botones carece de orden y un inadecuado almacenamiento así como de señalización e información para el personal que manipula estos elementos, debido a lo anterior se propone lo siguiente:

En la estantería B (botones) que está dividida por cajones y su codificación se manejaría igual que la anterior los productos estarían divididos por el número de parte ya que se manejan muchas características esto facilitaría la búsqueda y ubicación de los materiales.

En el área donde están ubicados los rollos de marquillas los cuales se utilizan para etiquetar las prendas se observa que estos se encuentran dispersos por toda la estantería con la que cuenta la CIDMA LTDA., por ello se propone instalar estantes con divisiones almacenando cada rollo por referencia dándole el mismo orden que se propone para los casos anteriores. Ejemplo: Estante R (rollos) cinta blanca 35% algodón 65% poliéster que se entra en cubículo R-2.

La tela está mal dispuesta, debido a esto el producto no presenta óptimas condiciones de calidad ya que en varias ocasiones ha salido con manchas, además, al momento de buscar una tela especifica el tiempo de búsqueda es dispendioso por la carencia de orden. Por esta razón se propone codificar cada rollo de tela por color, material y referencia facilitando así una mejor salida del producto evitando dañar su envoltura y proporcionando orden al material para no generar tiempos excesivos de búsqueda.

GESTIÓN DE ALMACENAMIENTO

En la empresa CIDMA LTDA se evidencia que no se existe un sistema adecuado de almacenaje de materia prima y producto terminado debido a ello se resaltaron las siguientes falencias.

- No hay suficiente espacio para el traslado de la materia prima debido al desorden que hay.

- Los productos no están codificados.- No cuentan con un área específica de almacenamiento para desperdicios

de tela.- No hay área de producto obsoleto.- No está creado el espacio para productos de baja rotación, productos no

conformes, y productos obsoletos

PROPUESTA

Disponer estanterías por cada clase de tela y referenciarlas por sus características. Disponer de una nueva estantería para materiales como cremalleras, botones, hilos etc. Y crear un número de parte para cada elemento el cual se archivara en una base de datos o software el cual especificaría referencia del producto cantidad y lugar de ubicación.

Disponer un punto de recolección y clasificación de desperdicios por producto a trabajar en cada área. Asignar a una persona de calidad que tome la decisión de reutilizar lo que sirve y poner en veta lo que no sirve para no estar en pérdidas totales.