DOCUMENTACION DE LA RED DE PROCESOS DE LA EMPRESA …

DOCUMENTACIÓN DE LA RED DE PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA EMPRESA GONZALO MILLÀN & ASOCIADOS

AUDITORES Y CONSULTORES DE NEGOCIOS S.A.

MARCELA PERLAZA TAFURTH

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE INGENIERÍA

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE PRODUCCIÓN PROGRAMA INGENIERÍA INDUSTRIAL

SANTIAGO DE CALI 2008

DOCUMENTACIÓN DE LA RED DE PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA EMPRESA GONZALO MILLÀN & ASOCIADOS

AUDITORES Y CONSULTORES DE NEGOCIOS S.A.

MARCELA PERLAZA TAFURTH

Trabajo de Pasantía para optar al título de Ingeniera Industrial

Director ÀLVARO ARARA Ingeniero Industrial

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE INGENIERÍA

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE PRODUCCIÓN PROGRAMA INGENIERÍA INDUSTRIAL

SANTIAGO DE CALI 2008

Nota de aceptación:

Aprobado por el comité de Grado en cumplimiento de los requisitos exigidos por la Universidad Autónoma de Occidente para optar al título de Ingeniero Industrial.

María Isabel Díaz Vega

Jurado

Santiago de Cali, 15 Febrero de 2008

AGRADECIMIENTOS

A Dios, por darme la fe, esperanza y amor necesario para encontrar el camino hacia la prosperidad. A mi familia en especial a mis padres Luís Eduardo Perlaza y Luz Estella Tafurth por creer en mí y apoyarme durante todos estos años. A mi Director de proyecto el Ingeniero Álvaro Arara por su apoyo y orientación profesional. A todos los miembros de Gonzalo Millán & Asociados S.A. por brindarme su colaboración y respaldo.

CONTENIDO

Pág.

GLOSARIO

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RESUMEN

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INTRODUCCIÓN

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1. ANTECEDENTES

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2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

17

3. FORMULACION DEL PROBLEMA

18

4. OBJETIVOS

19

4.1 OBJETIVOS GENERALES

19

4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

19

5. MARCO TEÓRICO

20

5.1 NORMA ISO 9001 VS. 2000

20

5.1.1 Principios de la gestión de la calidad

20

5.2 ENFOQUE BASADOS EN PROCESOS

22

5.2.1 Responsabilidad de la dirección

24

5.2.2 Gestión de recursos

24

5.2.3 Determinación de los requisitos relacionados con el servicio

24

5.2.4 Mejora continua

25

5.2.5 Análisis y mejora

25

5.2.6 Evaluación del Sistema de Gestión de Calidad

25

5.2.7 Auditorías 26

5.3 MAPA DE PROCESOS

26

5.3.1 Procesos gerenciales

28

5.3.2 Procesos principales

28

5.3.3 Proceso de soporte administrativo

29

5.4 DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

29

5.4.1 Requisitos de la documentación

30

5.4.2 Valor de la documentación

30

5.4.3 Pirámide documental

31

6. JUSTIFICACION

32

7 RESEÑA HISTORICA DE LA EMPRESA GONZALO MILLAN & ASOCIADOS S.A.

33

7.1 MISION DE LA EMPRESA GONZALO MILLAN & ASOCIADOS S.A.

34

7.2 VISION DE LA EMPRESA GONZALO MILLAN & ASOCIADOS S.A.

35

7.3 POLITICA DE CALIDAD DE LA EMPRESA GONZALO MILLAN & ASOCIADOS S.A.

35

8 DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL DE LA DOCUMENTACION GONZALO MILLAN & ASOCIADOS S.A.

36

8.1 ANALSIS DE LA SITUACION ACTUAL

36

8.1.1 Requisitos generales

36

8.1.2 Requisitos de la documentación - generalidades

37

8.1.3 Control de documentos

37

8.1.4 Control de registros

37

8.1.5 Compromiso de la dirección

38

8.1.6 Enfoque al cliente

38

8.1.7 Política de calidad

39

8.1.8 Objetivos de calidad

39

8.1.9 Responsabilidad autoridad y comunicación

39

8.1.10 Revisión por la dirección

40

8.1.11 Gestión de los recursos humanos

40

8.1.12 Infraestructura

40

8.1.13 Ambiente de trabajo

40

8.1.14 Realización del servicio

40

8.1.15 Comunicación con el cliente

41

8.1.16 Diseño y desarrollo

41

8.1.17 Compras

41

8.1.18 Prestación del servicio

41

8.1.19 Medición, análisis y mejora

42

8.1.20 Control del servicio no conforme

42

8.1.21 Mejora

42

9 DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

43

9.1 PLAN DE ACCION

43

9.2 DOCUMENTACIO EXIGIDA POR LA NORMA

43

9.2.1 Procedimiento de control de documentos

44

9.2.2 Procedimiento de control de registro

44

9.2.3 Procedimiento de auditoría interna

44

9.2.3 Procedimiento de servicio no conforme 44

9.2.4 Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora

44

10 MANUAL DE PROCESOS DE AUDITORÍAS

45

11 PROCEDIMIENTOS INVOLUCRADOS DENTRO DEL PROCESO DE GESTION DE AUDITORÍA

47

11.1 ELABORACION DE PAPELES DE TRABAJO

47

11.2 ELABORACION DE INFORME FINAL

48

12 APROBACION Y DIVULGACION DE PROCEDIMIENTOS

49

13 CONCLUSIONES

50

14 RECOMENDACIONES

51

BIBLIOGRAFIA

53

ANEXOS

55

LISTA DE TABLAS

Pág.

Tabla 1. Requisitos - procedimientos exigidos por la norma ISO 9001:2

37

Tabla 2. Contenido del manual de procesos de auditaría

46

LISTA DE FIGURAS

Pág.

Figura 1. Enfoque basados en procesos 23

Figura 2. Red de procesos del Sistema de Gestión de la Calidad

28

Figura 3. Pirámide documental

31

11

LISTA DE ANEXOS

Pág.

Anexo A. Lista de control

55

Anexo B. Caracterizaciones de procesos

58

Anexo C. Matriz de política de calidad

69

Anexo D. Objetivos de calidad

71

Anexo E. Plan de acción

73

Anexo F. Elaboración y control de documentos

76

Anexo G. Elaboración y control de registros

95

Anexo H. Auditoria interna

101

Anexo I. Acciones correctivas, preventivas y de mejora

112

Anexo J. servicio no conforme

120

Anexo K. Manual de auditarías

128

Anexo L. Elaboración de Papeles de trabajo

174

Anexo M. Elaboración de Informe final

199

Anexo N. Aprobación y divulgación de procedimientos

215

12

GLOSARIO AUDITORÍA: análisis crítico en profundidad de las actividades realizadas por una unidad, con el fin de determinar su efectividad. CALIDAD: es el conjunto de rasgos característicos de un producto o servicio, que lo hacen más o menos adecuado para satisfacer las necesidades del usuario y usuaria. CERTIFICACIÓN DE LA CALIDAD: certificado entregado por una entidad certificadora internacional reconocida y acreditada que reconoce como resultado de las auditorías de suficiencia y cumplimiento que la empresa posee un sistema de gestión de la calidad que está funcionando de forma adecuada a los requisitos de la norma. CONFORMIDAD: cumplimiento de un requisito. DOCUMENTOS: proporcionan información sobre cómo efectuar las actividades y los procesos de manera coherente; tales documentos pueden incluir procedimientos documentados, instrucciones de trabajo y planos. EFICACIA: la "eficacia" está definida en términos del grado en que el proyecto logra sus objetivos en un periodo determinado sin reparar en la magnitud de los recursos aplicados. EFICIENCIA: en el contexto de los proyectos la "eficiencia" debe entenderse como la relación entre los costos de los insumos aplicados y los productos obtenidos por el proyecto GESTIÓN DE LA CALIDAD: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo relativo a la calidad. GUÍAS: documentos que establecen recomendaciones o sugerencias. MANUAL DE CALIDAD: documento que describe el sistema de calidad de la organización y en el que se define la política de calidad, la estructura organizativa y las políticas sobre aspectos específicos del sistema de calidad. MANUAL DE PROCESOS: documento complementario al manual de calidad, que describe las actividades (especificando quién y cómo) que realizan en la organización, especialmente aquellas que afectan al sistema de calidad.

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MAPA O RED DE PROCESOS: identificar e interrelacionar los procesos mediante diagramas de flujo, incluyendo los tipos de procesos de la organización, es el primer paso para poder comprenderlos y mejorarlos. NORMALIZACIÓN: es toda actividad que aporta soluciones para aplicaciones repetitivas que se desarrolla fundamentalmente, en el campo de la ciencia, la tecnología y la economía con el fin de conseguir una ordenación óptima en un determinado contexto. PLANES DE CALIDAD: describen como se aplica el sistema al producto y proceso. PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS, INSTRUCCIONES DE TRABAJO, PLANOS: documentos que proporcionan información sobre como efectuar las actividades y los procesos de manera coherente. PRODUCTO: resultado de un proceso. Existen cuatro categorías genéricas de productos: servicio, software, hardware, materiales procesados. PROVEEDOR: organización o persona que proporciona un producto (productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto, o prestador de un servicio o información). REGISTROS: documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos. REQUISITO: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE: percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos. SERVICIO: los resultados generados por las actividades en la interrelación entre el proveedor y el cliente y por las actividades internas del proveedor para atender las necesidades del cliente.

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RESUMEN

El trabajo de grado que a continuación se presenta, es la documentación de la red procesos del Sistema de Gestión de Calidad con base en la norma ISO 9001:2000 en la empresa Gonzalo Millán & Asociados Consultores y Auditores de Negocios. La documentación del proceso de Gestión de Auditorías surge de la necesidad de establecer metodologías de trabajos que unifiquen las actividades que se desarrollan en las Auditorías Externas y la Revisoría Fiscal para que los Auditores puedan realizar mejor su trabajo. La documentación de la red de procesos se desarrolló en varias etapas: La primera fue un diagnostico de la situación actual de la firma frente a los requisitos exigidos por la norma ISO 9001:2001 La siguiente etapa fue la documentación del Sistema de Gestión de Calidad con base en los resultados de la etapa anterior. La tercera fue un análisis de los procesos de Gestión de Auditorías que dio como resultado un manual de procesos de Auditorías en el que se describe de manera detallada las actividades que se deben desarrollar para realizar una Auditoría Externa y una Revisoría Fiscal, de igual manera se definieron los procedimientos y formatos bases para estos procesos. Como resultado se generaron procedimientos que contienen la documentación de los procesos de Gestión de Calidad y Gestión de Auditorías tales como procedimientos requeridos por la norma ISO 9001:2000 y los procedimientos básicos para la realización de Auditoría Externa y/o Revisoría Fiscal. Para que Gonzalo Millán & Asociados Consultores y Auditores de Negocios continué con el proceso de implementación del Sistema de Gestión de Calidad, se presentan recomendaciones para que la firma alcance la certificación.

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INTRODUCCIÓN

Gonzalo Millán & Asociados es una firma de auditores y consultores de negocios, que ha venido prestando servicios continuos por más de 35 años, trabajando intensamente en los controles internos contables y administrativos, evaluación objetiva de la situación financiera y en la asesoría de mejores prácticas administrativas de las diferentes entidades empresariales e instituciones de todos los sectores económicos, privados y públicos, en Colombia, área Andina y Centroamérica. La necesidad de estructurar un Sistema de Gestión de la Calidad en la firma Gonzalo Millán & Asociados S.A., surge a partir de la búsqueda de la mejora de los procesos de la firma para satisfacer las necesidades de los clientes. Las herramientas que brinda la Norma ISO 9001:2000 son la alternativa adecuada, ya que enfoca a la organización hacia el cliente y hacia los procesos y generan un reconocimiento a nivel nacional e internacional como una empresa con certificación ISO. Para el desarrollo de este proyecto se ha implementado la comunicación directa con cada uno de los lideres de proceso con el fin de determinar las necesidades y las obligaciones con la Norma ISO 9001:2000, además de una definición más clara de la documentación de cada uno de los procedimientos y formatos que ayudaran a la búsqueda y a la confrontación de la mejora continua. Este proyecto se desarrollara con el fin de documentar los procesos de Gestión Calidad y Gestión de Auditorías, para así establecer métodos que lleven a la firma a medir y a controlar la eficiencia y la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad.

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1. ANTECEDENTES

Con el propósito de buscar una buena gestión y mejorar el desempeño de sus servicios en cuanto a su compromiso de maximizar el valor de las empresas de los clientes y de la firma, Gonzalo Millán & Asociados S.A., ha realizado múltiples esfuerzos para conducir a la organización a la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad. Con esto se ha pretendido mejorar el desempeño de los procesos, sin embargo, ésta no se ha contemplado de una manera holística, ya que por el alto compromiso en sus actividades las personas encargadas del proyecto no le han dedicado el tiempo suficiente lo cual a ocasionado demoras en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad. Actualmente existe una documentación del sistema en cuanto al manual de calidad, donde se ha descrito adecuadamente el Sistema de Gestión de la Calidad. En su contenido se encuentra definida la política de calidad, misión, visión, objetivos y alcance del Sistema de Gestión de la Calidad, exclusiones y el mapa de procesos. Por otro lado no se encuentran documentados los procedimientos exigidos por la norma. En el proceso de Gestión Humana se encuentra documentado el manual de funciones donde se definen los requisitos que tiene cada cargo en la firma y las responsabilidades de cada uno de acuerdo al nivel jerárquico en Gonzalo Millán & Asociados S.A. En cuanto a los procesos principales de la firma, Gestión de Auditorías (Auditoría Externa y Revisoría Fiscal) existen guías de trabajo que orientan a los Auditores en su trabajo, pero no existen procedimientos ni instructivos que definan la forma en que deben realizarse las tareas.

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2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Gonzalo Millán & Asociados S.A., es una firma de auditores y consultores de negocios, especialistas en Revisoría Fiscal, Auditoría Externa y otros servicios empresariales. La excelente formación profesional del equipo de trabajo de la firma ha contribuido en el crecimiento de su nombre, incrementando en los últimos años su banco de clientes y servicios, y es por esto que ve la necesidad de optimizar sus procesos con el propósito de incrementar la cobertura ante la comunidad empresarial e internacional, que le permita ser reconocida por la calidad de su servicio, de manera tal que se diferencie de las empresas con actividades en este mismo sector, obteniendo un desempeño superior, evidenciando una mejora continua garantizando su mantenimiento y rentabilidad. Una de las principales actividades de la firma es la Gestión de Auditorías, que examina el grado de eficiencia de la actuación de los administradores, en relación con los objetivos del plan de gestión, su eficiencia como organización y su actuación y posicionamiento desde el punto de vista competitivo y de viabilidad del negocio. Para alcanzar tal propósito es necesario contar con un sistema documentado de gestión de la calidad que le permita a la empresa retroalimentar las actividades realizadas y proponer sistemas de mejoramiento continuo a través de propuestas de acciones correctivas y preventivas que mejoren la eficiencia y la eficacia del Sistema de la Gestión de Calidad, pero al tiempo propongan mejoras para el servicio conforme, generando como resultado final un cliente, con expectativas totalmente satisfechas. La fase preliminar será por tanto la revisión y el replanteamiento de los procesos que soporta la firma en cuanto a la Gestión de Calidad y Gestión de Auditorías, los cuales no se encuentran documentados ni normalizados, para finalizar en el diseño y la documentación de los principales procesos de la red de procesos que satisfaga los propósitos indicados.

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3. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cuál es la estructura documental adecuada de la red de procesos para lograr un eficaz Sistema de Gestión de la Calidad en la firma Gonzalo Millán & Asociados S.A. que le permita: • Organizar y coordinar el desempeño de la red de procesos y procedimientos. • Facilite y direccione el cumplimiento de los objetivos y • Asegure mediante el cumplimiento de la norma ISO 9001:2000 la satisfacción completa de todas las partes interesadas?

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4. OBJETIVOS

4.1 OBJETIVO GENERAL Documentar la red de procesos del Sistema Gestión de Calidad para lograr un eficaz desempeño en la firma Gonzalo Millán & Asociados Auditores y Consultores de negocios S.A., fundamentado en los requisitos para la documentación de Sistemas de Gestión de Calidad plasmados en la norma NTC-ISO 9001:2000. OBJETIVOS ESPECIFICOS 4.2.1 Realizar un diagnostico de la estructura y funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad de Gonzalo Millán & Asociados S.A., para conocer la situación actual de la documentación en la firma. 4.2.2 Recopilar la información necesaria para documentar los procedimientos involucrados dentro del proceso de Gestión de la Calidad que se relacionen directamente con el Sistema de Gestión de la Calidad. 4.2.3 Recopilar la información necesaria para elaborar un manual de procesos dentro del proceso de Gestión de Auditoría.

4.2.4 Recopilar la información necesaria para definir y documentar los procedimientos involucrados dentro de Gestión de Auditoría. 4.2.5 Diseñar, desarrollar, preparar y someter a aprobación la estructura documental de la red de procesos de la firma Gonzalo Millán & Asociados, referenciados en los requisitos para la documentación establecidos en la norma ISO 9001:2000.

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5. MARCO TEÓRICO 5.1 NORMA ISO 9001: 2000 Este conjunto de normas existentes a nivel mundial ha tomado gran importancia en las últimas décadas debido a la necesidad que tienen las organizaciones por lograr un mayor crecimiento que se ve reflejado en el mejoramiento de sus procesos y en la satisfacción del cliente cuando percibe un producto ó un servicio conforme con los requisitos de calidad. Para ello, es importante que la organización identifique y gestione numerosas actividades relacionadas entre sí, con el fin de dar un enfoque basado en procesos tal y como lo sugiere la norma ISO 9001:2000, pues se manejan muchos recursos que son convertidos finalmente en resultados y que generalmente están conectados con las etapas de otras operaciones para facilitar un control continuo a medida que se va dando la interacción de estos procesos. 5.1.1 Principios de la gestión de la calidad . La gestión de la calidad se basa en ocho principios que constituyen la base de la familia de la Normas ISO 9000:2000, desarrollados con la intención de que la alta dirección de las empresas lidere la organización hacia un mejor desempeño: � Organización enfocada al cliente: Las organizaciones dependen de sus clientes; por lo tanto, deben entender sus necesidades actuales y futuras, cumplir con los requisitos y esforzarse para exceder las expectativas del cliente. � Liderazgo: Los líderes establecen y unifican el propósito y dirección de la organización. Ellos deben crear y mantener un ambiente, en el cual el personal se involucre completamente para lograr los objetivos organizacionales. � Participación del personal: El personal de todos los niveles es la esencia de una organización y su total involucramiento, permite que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organización. � Enfoque hacia proceso: Un resultado deseado se logra más eficientemente, cuando los recursos y actividades relacionados se administran como un proceso.

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� Gestión enfocada a sistemas: Identificar, comprender y administrar un sistema de procesos interrelacionados para un objetivo dado, mejora la efectividad y eficiencia de la organización. � Mejora continua: La mejora continua debe ser un objetivo permanente de la organización. Aplicar el principio mejora continua conduce a las siguientes acciones: • Hacer de la mejora continua en productos, procesos y sistemas, un objetivo de cada individuo en la organización. • Aplicar los objetivos básicos tanto en mejora gradual como de mejora integral. • Mediante la evaluación periódica frente a criterios establecidos para lograr la excelencia, identificar áreas de mejoras potenciales. • Mejorar continuamente la eficiencia y efectividad de los procesos. • Promover actividades basadas en la prevención. • Promover a cada miembro del organismo con capacitación y entrenamiento adecuados en los métodos y herramientas de mejora continua, tales como: El ciclo: planear, hacer, verificar, actuar. � Enfoque para la toma de decisiones basadas en hechos y datos: Decisiones efectivas se basan en el análisis de datos e información. Aplicar el principio toma de decisiones basadas en hechos conduce a las siguientes acciones: • Tomar mediciones y recolectar datos e información relevantes para el objetivo. • Asegurar que los datos y la información sean suficientemente exactos, confiables y accesibles.

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• Analizar los datos y la información mediante métodos válidos. • Entender el valor de técnicas estadísticas apropiadas. • Tomar decisiones y acciones basadas en los resultados del análisis lógico, equilibrado con la experiencia e intuición. • Relaciones mutuamente benéficas con proveedores: De acuerdo a la Fundamentación del Sistema de Gestión de la Calidad “ Una organización y sus proveedores son interdependientes, una relación de beneficio mutuo refuerza la habilidad de ambos para crear valor”1. 5.2 ENFOQUE BASADO EN PROCESOS La norma ISO 9001:2000 promueve la adopción de un enfoque basado en procesos para el desarrollo, implementación y mejora la eficacia y eficiencia de un sistema de gestión de la calidad, con el fin de alcanzar satisfacción de las partes interesadas mediante el cumplimiento de sus requisitos. Para que una organización funcione de manera eficaz y eficiente, tiene que identificar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre sí. Una actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir la transformación de elementos de entrada (inputs) en resultados (output), se puede considerar como un proceso. Frecuentemente el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso. La aplicación de un sistema de procesos dentro de la organización, junto con la identificación e interacciones entre estos procesos, así como su gestión, puede denominarse como "enfoque basado en procesos". Una ventaja del enfoque basado en procesos es el control continuo que proporciona sobre los vínculos entre los procesos individuales dentro del sistema de procesos, así como sobre su combinación e interacción.

1 Fundamentación del Sistema de Gestión de la Calidad. Principios y Norma de la Calidad ISO 9000 [en línea] : la normalización, Santiago de Cali: Sena Virtual, 2008 [consultado 15 de Abril de 2008]. Disponible en Internet: http:/www.sena.edu.co.

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Un enfoque de este tipo, cuando se utiliza dentro de un sistema de gestión de la calidad, enfatiza la importancia de: � la comprensión y el cumplimiento de los requisitos, � la necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor, � la obtención de resultados del desempeño y eficacia del proceso, y � la mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas. En la figura 1 se muestra un Sistema de Gestión de la Calidad basado en procesos (que se aplica actualmente en Gonzalo Millán & Asociados S.A.), el cual ilustra los vínculos entre la responsabilidad de la dirección, la gestión de los recursos, la realización del producto y la medición, análisis y mejora. Todos estos procesos enfocados a los requisitos y satisfacción del cliente. FIGURA 1. Enfoque basado en procesos.

Fuente: Fundamentación del Sistema de Gestión de la Calidad. Principios y Norma de la Calidad ISO 9000 [en línea]: la normalización, Santiago de Cali: Sena Virtual, 2008 [consultado 15 de Abril de 2008]. Disponible en Internet: http:/www.sena.edu.co.

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5.2.1 Responsabilidad de la dirección. La alta dirección debe evidenciar su compromiso con el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de Calidad, así como la mejora continua de su eficacia: • Comunicando a la organización la importancia de satisfacer los requisitos del cliente legales y reglamentarios. • Estableciendo la política de calidad. • Asegurando que se establecen los objetivos de la calidad. • Llevando a cabo las revisiones por la dirección. • Asegurando la disponibilidad de los recursos. 5.2.2 Gestión de recursos. La Gerencia General debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestión de la Calidad y mejorar continuamente su eficacia con el fin de cumplir con los requisitos establecidos por el cliente. 5.2.3 Determinación de los requisitos relacionados con el servicio. La organización debe determinar: • Los requisitos especificados por el cliente. • Los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios para el uso especificado o para el uso previsto, cuando sea conocido. • Los requisitos legales. • Cualquier otro requisito adicional determinado por la organización.

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5.2.4 Mejora continua. El propósito de la mejora continúa del Sistema de Gestión de Calidad en la firma Gonzalo Millán & Asociados S.A., es el de cumplir y superar las metas fijadas para los objetivos de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de incrementar la eficiencia y la eficacia de las actividades y por ende lograr una mayor satisfacción del cliente. La mejora continua se logra mediante: • El análisis y evaluación de la situación existente para identificar las áreas para la mejora. • El establecimiento de objetivos de la mejora. • La búsqueda de posibles soluciones para lograr los objetivos. • La implementación de la solución seleccionada. • La verificación y evaluación de los resultados de la implementación. 5.2.5 Análisis y mejora. La organización debe planificar y llevar a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas. Las condiciones controladas deben incluir: • La disponibilidad de la información que describa las características del producto. • La disponibilidad de instrucciones de trabajo cuando sea necesario. • Las actividades de seguimiento y medición. 5.2.6 Evaluación del Sistema de Gestión de Calidad . Para la evaluación del Sistema de Gestión de Calidad es muy importante tener presente el alcance de este. Cuando se evalúan sistemas de gestión de calidad, hay cuatro preguntas básicas: • ¿Se han identificado y definido apropiadamente los procesos y los responsables?

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• ¿Se han implementado y mantenido los procedimientos? • ¿Son los procesos eficaces para lograr los resultados requeridos? • ¿Como se videncia la mejora continua? 5.2.7 Auditorías . Las auditorías son la herramienta para determinar el grado en que se han alcanzado los requisitos del sistema de la calidad. Fundamentalmente son de implementación las auditorías de primera y segunda parte, de las cuales la primera es realizada por la organización o en su nombre para la auto-declaración de conformidad de esta, y la segunda es realizada por organizaciones externas independientes usualmente acreditadas que proporcionan certificación y registro de conformidad con los requisitos contenidos en normas tales como la ISO 9001.2 5.3. MAPA DE PROCESOS

La administración centrada en procesos implica tener claro el mapa de procesos desarrollado en una organización. Muchas veces este mapa no es claro por qué durante mucho tiempo las personas en las organizaciones han estado atrapadas por el paradigma del organigrama, donde las líneas de responsabilidad, autoridad y relaciones entre las personas están dibujadas, pero no están dibujados ni establecidos los procesos. Se puede clasificar los procesos en tres grandes tipos: Procesos gerenciales, procesos operativos y procesos de soporte. Los procesos gerenciales son procesos que se realizan para brindar dirección a toda la organización, establecer su estratégica corporativa y darle un carácter único. Estos procesos son responsabilidad de la alta gerencia y se ejecutan con su guía y liderazgo. Los demás procesos en una organización, son las actividades que realiza esta para agregar valor a lo que entrega a sus clientes, usuarios, consumidores, y cualquiera de ellas se

2 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma Técnica Colombiana: Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos. NTC-ISO 9001. Segunda actualización. Santafé de Bogotá, DC.: ICONTEC, 2000. p.58.

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pueden clasificar en procesos operativos, llamados también procesos esenciales o primarios, y en procesos de soporte o apoyo. El mapa de procesos es el entendimiento común acerca de los procesos generales en los que trabaja una organización. El mapa puede hacerse analizando las interacciones del cliente con la organización o analizando como se entregan los productos desde su diseño hasta que llega el bien a manos del consumidor o se presta el servicio al cliente.3

En la figura 2 se muestra el mapa o red de procesos, el cual ilustra la relación que existe entre procesos gerenciales, los procesos principales y los procesos de soporte administrativo de Gonzalo Millán & Asociados S.A.

3 MARIÑO NAVARRETE, Hernando. Calidad: Lecciones aprendidas. Bogotá: Alfa Omega, 2002. p.38.

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Figura 2. Red de procesos del sistema de gestión de la calidad

Fuente: Manual del Sistema de Gestión de Calidad de Gonzalo Millán & Asociados S.A., Santiago de Cali, 2008.1 archivo físico. 5.3.1 Procesos gerenciales 5.3.1.1 Gestión estratégica. Es el proceso mediante el cual la Alta Dirección de la firma Gonzalo Millán & Asociados S.A., establece elementos estratégicos del Sistema de Gestión de Calidad como misión, visión, política de calidad, objetivos de calidad y los valores de la organización. 5.3.1.2 Gestión de calidad. Este proceso define y planifica toda la implementación, desarrollo, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad de Gonzalo Millán & Asociados S.A.

Procesos Gerenciales

RED DE PROCESOS DEL SGC

DOCUMENTO: Declaración Documentada

CODIGO: D-CAL- 05-01-01Gestión de Calidad

FECHA: Mayo de 2006

REVISIÓN: 02RED DE PROCESOS DEL SGC

Millán & Asociados

GESTION ESTRATEGICA

GESTION DE CALIDAD

GESTION COMERCIAL

Procesos Principales

GESTIONAUDITORIAS

PROCESO REVISORIA

FISCAL

PROCESO AUDITORIA EXTERNA

PROCESO AUDITORIAOPERATIVA

PROCESO AUDITORIAGESTION

PROCESO AUDITORIASISTEMAS

PROCESO AUDITORIAFORENSE

GESTIONOUTSOURCING

GESTIONIMPUESTOS

GESTIONTRABAJOS

ESPECIALES

PROCESO CONTABILIDAD

PROCESO AUDITORIAINTERNA

AUDITORÍAIMPUESTOS

PLANEACIÓNTRIBUTARIA

PROCESO ASESORIA

FINANCIERA

ASESORIA ADMINISTRATIVA

Procesos de Soporte Administrativo

GESTION HUMANA

GESTION FINANCIERA Y COMPRAS

GESTIONINFRAESTRUCTURA

Procesos de la Certificación ISO 9001:2000

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5.3.1.3 Gestión comercial. Es el proceso mediante el cual la firma hace estudios que le permiten captar clientes para ofrecer los servicios mas adecuados de Revisoría Fiscal y/o Auditoría Externa, de acuerdo las necesidades y requerimientos del cliente. 5.3.2 Procesos principales 5.3.2.1 Gestión de auditorías: • Revisoría Fiscal. El proceso de Revisoría Fiscal esta orientado a practicar un examen a los estados financieros y a las operaciones de las empresas auditadas.

• Auditoría Externa. Es el proceso mediante el Auditor evalúa cualquiera de los sistemas de información de una organización y emite una opinión independiente sobre los mismos.

5.3.3 Procesos de soporte administrativo 5.3.3.1 Gestión infraestructura. Este proceso esta dado en la prevención de los lineamientos para asegurar el adecuado funcionamiento, manejo y conservación de los equipos de cómputo, así como de la infraestructura física de la firma. 5.3.3 Gestión financiera y compras. Comprende los procesos orientados a planear, organizar, dirigir, supervisar y controlar las operaciones financieras, contables, compras, de tesorería y de presupuesto. 5.3.4 Gestión humana. Este proceso tiene por administrar y gestionar lo relacionado con el recurso humano de Gonzalo Millán & Asociados S.A. 5.4. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Todo sistema debe estar respaldado por la documentación, que facilita la comunicación sobre las intenciones y objetivos del sistema así como un accionar consistente. Sin embargo, la documentación no deberá ser un fin de si mismo, sino que debe ser un medio que agregue valor a los procesos del

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sistema de gestión. Cada organización de servicios como Gonzalo Millán & Asociados S.A., debe determinar el grado de documentación requerida y el medio que quiera usar para su control dependiendo de su tamaño, la complejidad de sus procesos, los requisitos legales aplicables, las habilidades del personal y la necesidad de demostración requerida del sistema de gestión. El principal documento que se elabora como constancia escrita del sistema es el Manual de Calidad, que tiene como objetivo describir adecuadamente el sistema de Gestión de la Calidad, sirviendo de referencia permanente durante la aplicaron y el mantenimiento del sistema.4

5.4.1 Requisitos de la documentación. Establecer un sistema de documentación es uno de los requisitos mínimos para implementar un Sistema de Gestión de Calidad, porque permite llevar registro y control de todas las actividades realizadas, evaluar la eficiencia del sistema y permitir una buena la toma de decisiones sobre acciones correctivas y /o preventivas, por lo cual todas las actividades desarrolladas deben ser documentadas y este ejercicio debe ser de desempeño rutinario. 5.4.2. Valor de la documentación. La documentación permite la comunicación del propósito y la coherencia de la acción. Su utilización contribuye a: • Lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la mejora de la calidad. • Proveer la información adecuada. • La repetitividad y la trazabilidad. • Proporcionar evidencias objetivas. • Evaluar la eficacia y la adecuación continua del Sistema de Gestión de Calidad. 4 MORENO, Luzón y GONZALES, Peris. Gestión de la Calidad y Diseño de las Organizaciones. Madrid: Prentice- Hall, 2001.p.76.

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5.4.3 Pirámide documental. Es el soporte físico sobre el que se asienta el sistema de gestión de la calidad, consta de: manual de calidad, procedimientos e instructivos, documentos de referencia, formatos y registros. Una representación de estos niveles de que costa el sistema de calidad aparece en la figura 3; en él se puede ver como el manual de calidad forma el primer nivel de documentación, bajo éste se sitúan los procedimientos relativos a la calidad. En el nivel más bajo se encuentra los formatos y registros. Figura 3. Pirámide documental

Fuente : Pirámide documental [en línea], México: Senasica, 2007 [consultado el 13 de enero de 2008]. Disponible en Internet: www.senasica.gob.mx.

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6. JUSTIFICACIÓN La implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad es una de las estrategias que la firma Gonzalo Millán & Asociados S.A. busca implementar para lograr un mejor nivel de competitividad, incrementar su participación en el mercado y mejorar la calidad de sus servicios, asegurando su permanencia y desarrollo de la firma en el mercado al corto, mediano y largo plazo. Dada la necesidad que tienen las empresas de mejorar la calidad de sus procesos, es necesario que Gonzalo Millán & Asociados S.A. desarrolle de forma adecuada un Sistema de Gestión de la Calidad basada en esta Norma ISO 9001:2000, con el propósito de mantener y mejorar la competitividad con organizaciones ya certificadas en este sector. La elaboración de la estructura documental es un proceso de suma importancia para la firma ya que la normalización facilitará la ejecución y la uniformidad de todos los procesos de la firma, generando mayor veracidad, eficacia y confiabilidad en los resultados operativos de la organización aumentando consecuentemente la satisfacción del cliente. Finalmente conviene señalar que una adecuada estructura documental garantiza un mayor compromiso de todo el personal con el Sistema de Gestión de la Calidad, quienes al interiorizarlo irán adquiriendo una cultura de calidad que facilitara las actividades de mejora continua y el proceso de certificación ISO 9001:2000.

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7. RESEÑA HISTÓRICA DE LA EMPRESA GONZALO MILLAN & ASOCIADOS S.A.

La firma Gonzalo Millán & Asociados es una firma que presta servicios de Auditorías y Consultorías de Negocios a nivel nacional. Gonzalo Millán Caballos Se vinculó a la Asociación de Contadores creando la Firma en 1971 con otros dos socios, actualmente preside la organización. Gonzalo Millán Caballos. Trajo con él una sólida experiencia contable, la que adquirió durante ocho años de vinculación con Coca Cola de Colombia y doce años con Price Waterhouse & Co. Gonzalo Millán Caballos. Es el socio responsable de los estudios de organización de corporaciones y negocios que efectúa la Firma. Por más de treinta años la firma ha trabajado intensamente para ganar y mantener la reputación como los profesionales de la Contaduría de más alta confiabilidad, los servicios que prestan son: � Gestión Auditorías � Revisoría Fiscal � Auditoría Externa � Auditoría de Sistemas � Auditoría Forense � Gestión Outsourcing � Contabilidad � Auditoría Interna

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� Gestión Impuestos � Auditoría en Impuestos � Planeación Tributaria � Gestión Trabajos Especiales � Asesoría Financiera � Asesoría Administrativa El objetivo de firma ha sido siempre el de proporcionar a cada uno de sus clientes lo máximo en calidad y servicios profesionales oportunos. Esto significa escucharles, anticipándonos a sus necesidades, sugiriéndoles oportunidades y soluciones que les ayudarán a alcanzar sus metas personales y las de sus empresas. 7.1 MISIÓN DE LA EMPRESA GONZALO MILLAN & ASOCIADOS S.A. Somos una firma de contadores públicos dedicados al ejercicio profesional en todas sus manifestaciones, con independencia mental, con especial énfasis en los servicios de Revisoría Fiscal, Auditoría Externa, Asesorías Tributarias, Contables y Administrativas. Prestamos nuestros servicios a entidades empresariales instituciones de todos los sectores económicos, privados y públicos, en Colombia, Área Andina y Centroamérica. En nuestro ejercicio profesional buscamos maximizar el valor de las empresas de nuestros clientes y de nuestra firma, para lo cual aplicamos las mejores practicas relacionadas con la prestación de servicios, con ética, calidad, cobertura, oportunidad, eficiencia, y eficacia. Somos cumplidores de las obligaciones ante el estado, la comunidad empresarial, nuestros colaboradores y nuestros accionistas.

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7.2 VISION DE LA EMPRESA GONZALO MILLAN & ASOCIADOS S.A. Incrementar el reconocimiento y la cobertura de Millán & Asociados S.A., ante la comunidad empresarial nacional e internacional, el nivel de satisfacción de nuestros clientes, y el fortalecimiento interno de la compañía como una firma de contadores públicos independientes que prestan servicios profesionales personalizados, de la mejor calidad. 7.3 POLITICA DE CALIDAD DE LA EMPRESA GONZALO MILLAN & ASOCIADOS S.A. Millán & asociados S.A. tiene establecida como Política de Calidad, proporcionar satisfacción al cliente a través de servicios de Auditorías y Consultarías de Negocios.

Millán & asociados S.A. brinda servicios cumpliendo altos niveles de calidad y aplicación estándares internacionales requeridos por nuestros clientes, para lo cual diseñamos procesos estandarizados de acuerdo a la normatividad vigente y con las mejores prácticas de la contaduría pública a partir de la innovación en el servicio y el mejoramiento continuo en los procesos, apoyados en el recurso humano competente, tecnología e infraestructura, consolidando la solidez de nuestra Compañía para mantener un alto nivel competitivo en el mercado nacional e internacional.

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8. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA DOCUMENTACIÓN DE GONZALO MILLÁN & ASOCIADOS S.A.

Una de las primeras fases de la documentación de la red de procesos del Sistema de Gestión de Calidad para Gonzalo Millán & Asociados S.A., consiste en determinar cual es el grado de desarrollo en el que se encuentra la documentación de la firma frente a los requisitos de la norma ISO 9001:2000. Para realizar este análisis, se diseño una lista de control, la cual contiene los requisitos de la norma ISO 9001:2000, con el fin de determinar el estado en el que se encuentra la documentación. Con la lista de control se busca obtener información más específica, por tanto se procede a indagar a los miembros del Comité de la Gerencia y a los Auditores sobre sus funciones y procedimientos realizados para cumplir con sus labores y así conocer sus roles, metodología de desarrollo e interacción con los procesos en general. Se busca obtener diferentes puntos de vistas dependiendo de su influencia, acción o recepción, participación en cada proceso y algunas veces simplemente opinión sobre que se esta realizando. La lista de control se diseño teniendo en cuenta las características y las exigencia que la norma ISO 9001:2000 dispone para garantizar la calidad, teniendo en cuenta que realmente aplique al funcionamiento de Gonzalo Millán & Asociados S.A. (ver anexo A). 8.1 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL 8.1.1 Requisitos generales. Los procesos de la firma están definidos en la red de procesos que es el medio para identificar los procesos que son gestionados por la organización, nace directamente del enfoque de procesos propuesto por la norma internacional ISO 9001: 2000. Con el enfoque se relacionan tres tipos de procesos macro (gerenciales, principales y de soporte) que relacionan una serie de procesos que interactúan para capturar los requerimientos del cliente, buscar su satisfacción y mejorar la eficacia del sistema (ver figura 2).

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Se han definido las caracterizaciones de los procesos de gestión estratégica, gestión calidad, gestión auditorías, gestión de infraestructura y gestión humana (ver anexo B). 8.1.2 Requisitos de la documentación - generalidades. Actualmente se ha establecido y documentado el manual de calidad donde se describe el Sistema de Gestión de Calidad de la firma, en el está contenido la política de calidad, la misión, la visión, los objetivos de calidad, el alcance, las exclusiones, responsabilidades y autoridades de la firma, el mapa de procesos y los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad. No se cuenta con los procedimientos documentados requeridos por la norma ISO 9001 para las siguientes actividades. Tabla 1. Requisitos - Procedimientos exigidos por la norma ISO 9001:2000

Procedimiento Requiso Norma ISO 9001:2000 Control de los documentos 4.2.3 Control de los registros 4.2.4 Auditoría Interna 8.2.2 Control del servicio no conforme 8.3 Acción correctiva 8.5.2 Acción preventiva. 8.5.3

La totalidad de los procesos de Gonzalo Millán & Asociados S.A. no se encuentran documentados, además no se cuenta con los documentos necesarios que permitan asegurar la eficaz planificación, operación y control de los mismos. 8.1.3 Control de documentos. La organización no ha establecido un procedimiento de elaboración y control de los documentos para elaborar, modificar, eliminar y controlar la documentación del Sistema de Gestión de Calidad y establecer los principios básicos a seguir por parte de quienes escriban, modifiquen o aprueben los documentos. 8.1.4 Control de registros. Los registros en Gonzalo Millán & Asociados S.A. se encuentran determinados y se mantienen para proporcionar evidencia de la adecuada prestación del servicio. Existe una carpeta con los documentos del

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cliente en medios físico y en medio magnético con el nombre del cliente, el año pertinente y los documentos requeridos por la ley y los contratos; sin embargo no existe un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación el tiempo de retención y la disposición de los registros. 8.1.5 Compromiso de la dirección. Por parte de la dirección existe un gran compromiso con la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, la alta dirección estableció elementos estratégicos tales como la misión, la visión, la política de calidad, los objetivos de calidad y los valores de la organización. Existe una política de calidad declarada donde se han establecido los propósitos y la orientación de la firma hacia la calidad.

8.1.6 Enfoque al cliente. La alta dirección ha determinado los recursos necesarios con el fin de asegurar el cumplimiento de los requerimientos del cliente:

• Visita inicial para establecer expectativas, necesidades y requisitos

• Planeación y programación de tareas para asegurar el cumplimiento de los requisitos. • Infraestructura adecuada. • Software y Hardware para el soporte de la operación.

• Base de datos de clientes.

• Prestación del servicio. • Revisión del trabajo realizado: Métodos que aseguran que los trabajos realizados interna o externamente sean los requeridos por el cliente.

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• Métodos para ejecutar el servicio: Procedimientos, instructivos, registros y material técnico. • Medición del servicio y la satisfacción del cliente: Un sistema para recepción y análisis del registro de clientes insatisfechos y de peticiones, quejas y reclamos. • Servicio al Cliente: Atención directa y personalizada de inquietudes a los clientes. 8.1.7 Política de calidad. Se ha establecido una política de calidad, se han realizado reuniones necesarias para adecuarla al propósito de la organización, al Sistema de Gestión de Calidad y para satisfacer los requisitos de los clientes. Se elaboró una matriz de expectativas del cliente Vs. partes interesadas para establecer la política de calidad (ver anexo C).

El Comité de Gerencia ha llevado a cabo la difusión de esta política, a través de los diferentes medios tales como cuadros, reuniones y comités.

8.1.8 Objetivos de calidad. La Alta Dirección y el Comité de Gerencia han establecido objetivos genéricos que son coherentes con la política de calidad, incluyendo aquellos necesarios para cumplir con los requisitos del servicio, además se asegura que los mismos se establecen en las funciones y niveles pertinentes de la organización (ver anexo D).

8.1.9 Responsabilidad autoridad y comunicación. Se dispone de un manual de funciones, en el que se describen los cargos establecidos en el organigrama, el perfil, responsabilidad y autoridad, interrelaciones internas y externas y el nivel jerárquico, recursos para el apropiado desempeño y direccionamiento de los mismos para que se tome una efectiva conciencia.

La Junta Directiva ha designado al Director de Auditorías, como su representante directo para el Sistema de Gestión de Calidad.

La Alta Dirección ha dispuesto los diversos mecanismos de comunicación, el comité de calidad, el comité primario, el e-mail, teléfono, así como la comunicación personal para desplegar la información necesaria de manera rápida y confiable, que permita una adecuada planeación, ejecución y control de los procesos y actividades correspondiente para permitir el logro de los objetivos propuestos.

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8.1.10 Revisión por la dirección. La Alta Dirección revisa el Sistema de Gestión de la Calidad en reuniones periódicas que realiza el comité de calidad, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continúa pero no existen métodos de evaluación permanente que aseguren el mejoramiento y aseguramiento.

La información que actualmente es utilizada para las revisiones de la dirección no es completa faltan definir formatos y mecanismos que garanticen mejores resultados de la revisión.

8.1.11 Gestión de los recursos humanos. Mantienen registros apropiados y actualizados del personal, en los cuales se señala el nivel de experiencia, habilidad, educación y formación de cada integrante de la organización, de esta manera se asegura la debida competencia en el desarrollo de las actividades. Falta definir los procedimientos para la selección, contratación, inducción, entrenamiento y valoración de la competencia del personal.

8.1.12 Infraestructura. La organización cuenta con una infraestructura adecuada para la realización del servicio. La organización dispone de oficinas, áreas de servicio, vías de acceso, áreas de trabajo, equipos de oficina, comunicaciones, equipos de soporte y demás facilidades que la entidad demanda. No se encuentra documentado ningún procedimiento, no existe evidencia de los diferentes procedimientos que se lleva a cabo en el mantenimiento de la infraestructura de la firma. 8.1.13 Ambiente de trabajo. No existe un panorama de riesgos. Falta un documento de análisis de riesgos de la actividad. El manejo documental y medios magnéticos.

8.1.14 Realización del servicio. Se ha definido e identificados todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad relacionados con el cliente, además se han determinado e incluido los requisitos especificados por el cliente y las partes interesadas.

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En las caracterizaciones de los proceso están definidas claramente: las actividades, entradas y salidas en cada una de sus etapas; generalmente se establecen los indicadores, los mecanismos de seguimiento, los recursos, los registros requeridos en la operación y los responsables de las actividades. 8.1.15 Comunicación con cliente. La firma a través del Comité de Gerentes mantiene un contacto directo y permanente con sus clientes. Ha dispuesto mecanismos como la página Web, catálogos, correos electrónicos y líneas telefónicas para suministrar y recibir información sobre los diferentes servicios que presta Gonzalo Millán & Asociados S.A.

8.1.16 Diseño y desarrollo. El Sistema de Gestión de la Calidad de Gonzalo Millán & Asociados S.A. presenta exclusión de Diseño y Desarrollo. Las razones que originan la exclusión radican en: � No se realiza Diseño y Desarrollo. � No se tienen compromisos contractuales relacionados con Diseño y Desarrollo. � Las regulaciones vigentes no exigen Diseño y Desarrollo.5

8.1.17 Compras. Existe evidencia en cotizaciones y propuestas los requisitos en la compra de servicios de profesionales-servicios de mantenimiento-Software. No existen procedimientos requeridos para controlar la adquisición de insumos, materiales, servicios y papelería, entre otros. 8.1.18 Prestación del servicio. Existe un control de tiempo y presupuesto de actividades para la realización de las Auditorías Externas. El software utilizado y otros equipos son apropiados y contribuyen al regular funcionamiento y prestación del servicio.

5 Diagnostico sistema de gestión de calidad. Gonzalo Millán & Asociados S.A. Santiago de Cali, 2004. 1 archivo computador.

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La validación de los procesos de la prestación del servicio no es completa. No existe una descripción completa de criterios para la revisión y aprobación de los mismos. 8.1.19 Medición, análisis y mejora. No se tiene una política definida en cuanto a la planificación y mejora necesaria para demostrar la conformidad del servicio. No existen procedimientos que establezcan procesos de inspección y supervisión para demostrar la conformidad del servicio, del sistema de gestión y de la mejora continua. No se ha establecido un procedimiento para la realización de auditorías internas del Sistema de Gestión de Calidad. 8.1.20 Control del servicio no conforme. El servicio que no esta conforme no esta controlado; sin embargo en la medida en el que es detectado dentro del área, se toman acciones para eliminar las deficiencias. No existe registro sobre las no conformidades en el servicio que permita la posterior evaluación y la eliminación de las no conformidades y por ello el servicio no es nuevamente verificado ni se toman acciones respecto a los efectos que pueda ocasionar. 8.1.21 Mejora. Teniendo en cuenta que no hay un control de las no conformidades, no es posible llevar a cabo un plan de acciones correctivas o preventivas o de mejora.

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9. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

9.1 PLAN DE ACCIÓN

A partir del resultado obtenido en el diagnóstico de la situación actual, se elaboró un plan de acción para documentar los procesos involucrados en el Sistema de Gestión de Calidad de la firma. Dicho plan de acción incluye: actividades a realizar para cumplir con los requisitos de la norma, responsables. La elaboración de este plan facilito el seguimiento a las acciones tomadas para la documentación del Sistema de Gestión de Calidad de la firma (ver anexo E).

9.2 DOCUMENACIÓN EXIGIDA POR LA NORMA Para la elaboración de la documentación del proceso de Gestión de Calidad de Gonzalo Millán & Asociados S.A., se tuvieron en cuenta las necesidades identificadas en el diagnostico de la situación actual, se determino que se debía elaborar los procedimientos requeridos por la norma ISO 9001:2000 y todos aquellos formatos y registros para cumplir la totalidad de los requisitos fundamentales y aquellos que faciliten el eficiente desempeño de la firma.

Para la elaboración de los procedimientos, básicamente se recurrió a dos fuentes de información: requisitos generales de la norma ISO 9001:2000 y a la empresa representada en el comité de calidad y miembros de cada proceso. Metodología. La metodología que se aplico para documentar los procedimientos requeridos por la norma fue la siguiente: • Detección de las necesidades de la documentación: además de los procedimientos mandatarios, que otros documentos son necesarios para el adecuado funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad. • Investigación y preparación sobre documentación requerida por la norma ISO 9001:2000.

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• Entrevista y observación directa con las personas involucradas en los procesos. • Elaboración de los procedimientos. • Validación y revisión de los procedimientos con los responsables y miembros de los procesos involucrados y el Comité de Gerentes. 9.2.1 Procedimiento de control de documentos. En este procedimiento se establecieron los lineamientos sobre la forma de estructurar, elaborar y controlar todos los documentos del Sistema de Calidad de la de Gonzalo Millán & Asociados S.A., este incluye la manera de revisar, identificar, divulgar, archivar y modificar los documentos (Ver anexo F). 9.2.2 Procedimiento de control de registros. De igual forma que el anterior, permite establecer los lineamientos para establecer una metodología para la elaboración y/o modificación, revisión y aprobación de registros, con el fin de establecer una uniformidad en la presentación de estos documentos (Ver anexo G). 9.2.3 Procedimiento de auditoría interna. En este procedimiento se describió la planificación e implementación de auditorías internas de calidad para determinar el grado de conformidad con los requisitos de la norma ISO-9001:2000 y la eficacia del sistema de gestión de la calidad de la firma respecto al cumplimiento de objetivos especificados (Ver anexo H).

9.2.3 Procedimiento de servicio no conforme. En este procedimiento se estableció la metodología para realizar el control del servicio no conforme, el cual es el resultado de un proceso que no cumple con una necesidad o expectativa establecida (Ver anexo J).

9.2.4 Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora. Este procedimiento fue creado con el fin de establecer un método unificado de trabajo para identificar, analizar y eliminar las causas de las No conformidades potenciales/reales del Sistema de Gestión de la Calidad con el fin de tomar acciones correctivas preventivas o de mejora (ver anexo I).

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10. MANUAL DE PROCESOS DE AUDITORÍAS

El alcance de la certificación del Sistema de Gestión de Calidad de Gonzalo Millán & Asociados S.A., cubre el proceso de Gestión de Auditorías que relaciona los servicios de Auditoría Externa y Revisoría Fiscal, por esta razón se vio la necesidad de desarrollar un manual de procesos de Auditorías, que es un soporte de información clara y especifica donde se describe las actividades para el desarrollo de la Auditoría Externa y Revisoría Fiscal, brindando una ayuda eminentemente práctica al profesional al servicio de Auditoría de Gonzalo Millán & Asociados S.A. El manual de procesos de Auditorías de Gonzalo Millán & Asociados S.A., es soporte de información clara y especifica de los procesos y procedimientos de la firma (ver anexo K). Metodología. La estrategia utilizada para el levantamiento de la información para realizar el manual de procesos de Auditoría se realizó por medio de entrevistas al personal directamente vinculados a los procesos de Auditoría Externa y Revisoría Fiscal. Para la construcción del manual de procesos de Auditorías, se realizó a través de la participación de los Gerente de Auditoría y de los Auditores Sénior y Junior, para definir el proceso más adecuado y eficiente para realizar las actividades. Después de realizar la recolección de la información, se recurrió a la verificación y validación de la misma, con ayuda del Comité de Gerentes para corroborar su veracidad y aprobación. El manual esta dividido en tres fases que conforman las actividades que se deben tener en cuenta para realizar una Auditoría Externa o una Revisoría Fiscal, las fase que contemplan el manual son la fase introductoria, de planeación y la de ejecución.

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Tabla 2. Contenido del manual de procesos de auditaría

Contenido del manual de procesos de auditoría FASE DE INTRODUCCION

Presenta la visión general de la Revisoría Fiscal y la Auditoría Externa, los principios a observar en la Auditoría, la definición de las normas de auditoría generalmente aceptadas, las características del informe final y una serie de conceptos que se debe tener en cuenta para realizar una Auditoría.

FASE DE PLANEACION

En esta fase se describen las etapas de la fase de planeación, la determinación de objetivos y el alcance de la Auditoría, la planificación global de los recursos la selección del equipo auditor, la propuesta de trabajo.

FASE DE EJECUCION

El objetivo de esta fase comprende la obtención de evidencias y a la formulación de observaciones con sus respectivas recomendaciones, soluciones y alternativas sobres las áreas y los procesos auditados.

Fuente: El Autor

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11. PROCEDIMIENTOS INVOLUCRADOS DENTRO DEL PROCESO DE GESTIÓN DE AUDITORÍA.

Para la documentación de los procedimientos del proceso de Gestión de Auditoría fue necesario indagar e investigar con las personas directamente involucradas en este proceso especialmente los Auditores Seniors, sobre las actividades que se desarrollan en el momento de realizar una Auditoría, se recopilaron todos los formatos y guías que comúnmente se llevan y se procedió a rediseñarlos para a colocarles el encabezado previamente establecido con el código correspondiente como se define en el procedimiento de elaboración de documentos, eliminando en algunos casos información no relevante para el objetivo del formato. La elaboración de la documentación del proceso de Gestión de Auditoría incluye los procedimientos de elaboración de papeles de trabajo y el procedimiento de elaboración del informe final. Estos procedimientos se definieron teniendo en cuenta los parámetros definidos en el procedimiento de elaboración de documentos. 11.1. ELABORACION DE PAPELES DE TRABAJO En este procedimiento se definió la metodología para la elaboración y entrega de los papeles de trabajo a fin de respaldar los trabajos desarrollados en la Auditoría Externa y/o Revisoría Fiscal. La finalidad de este procedimiento es servir de instrumento para estandarizar el trabajo de auditoría que ejecutan los Auditores. En el se describe los parámetros que los Auditores deben tener en cuenta para la realización de los papeles de trabajo como es la propiedad y confiabilidad, periodo de archivo, acceso, descripción y detalles de los componentes de los papeles de trabajo, el contenido de estos, la organización, el cruce y marcas de auditorías, los índices de referencia, las recomendaciones y el archivo (ver anexo L).

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11.2 ELABORACION DE INFORME FINAL En este procedimiento se establecieron los lineamientos para estructurar, elaborar y remitir los resultados de una Auditoría Externa y/o Revisoría Fiscal. La finalidad de este procedimiento es facilitar la preparación de los Dictámenes Finales para dotar al Auditor de un documento de aplicación practica y otros medios de ayuda para el desarrollo de los procesos que deben ejecutar en el momento de presentar los resultados de una Auditoría Externa y/o Revisoría Fiscal, basados en lo criterios definidos en el manual de procesos de Auditoría (ver anexo M).

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12. APROBACION Y DIVULGACION DE PROCEDIMENTOS

Ver anexo (N).

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13. CONCLUSIONES

• Se diseño y se estructuro la documentación de los procesos de Gestión Calidad y gestión auditorías de la red de procesos de Gonzalo Millán & Asociados S.A., haciendo de este un primer paso para la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad, para así alcanzar la certificación. • Se realizó un diagnostico de la situación actual de la firma con base en la norma ISO 9001: 2000, gracias al cual se determino que la firma no contaba con un adecuado sistema documental para garantizar la adecuada prestación del servicio y el desarrollo de sus procesos. • De acuerdo a los resultados del diagnostico realizado se plantearon los puntos de partida para el desarrollo de la estructura documental de los procesos de Gestión de Calidad y Gestión de Auditorías. • Para el proceso de Gestión de Auditoría, se establecieron actividades a realizar, responsables de procesos y recursos para que el proceso sea eficaz y eficiente. Estos parámetros se encuentran plasmados en los procedimientos. • Se documentaron los procedimientos exigidos que por norma son mandatarorios para el eficaz desempeño del Sistema de Gestión de Calidad. • Se realizo un manual de procesos de auditorías donde se describen las principales actividades que se desarrollan en una Auditoría Externa y/o Revisoría Fiscal, el cual sirve como soporte para unificar el trabajo realizado por los Auditores.

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14. RECOMENDACIONES

• Se recomienda que se seleccione un grupo de trabajo y un responsable por cada área para que continúen con la documentación de los procesos de gestión comercial, gestión infraestructura gestión humana, gestión financiera y compras, para garantizar un eficaz Sistema de Gestión de Calidad. • Se recomienda que para la implementación y posterior certificación del Sistema de Gestión de la Calidad, la Gerencia esté constantemente comprometida en el proceso. • La Gerencia debe realizar capacitaciones y sensibilización a todo el personal, de manera que estos mantenga su compromiso con la implementación del Sistema de Gestión de Calidad. • La Gerencia y los responsables de los procesos deben garantizar que el personal utilice y cumpla con los procedimientos establecidos para que realicen sus actividades de una manera eficaz y eficiente. • La documentación del Sistema de Gestión de Calidad de Gonzalo Millán & Asociados debe ser revisada al menos una vez al año o cuando en algunos de sus procesos se generen cambios que afecten el Sistema de Gestión de Calidad. • En el presente trabajo de grado incluye el manual para el proceso de Gestión de Auditorías y los procedimientos exigidos por la norma. Esta documentación queda dispuesta a ejecución por parte del personal de Gonzalo Millán & Asociados, por lo cual se hace necesario seleccionar un grupo de trabajo y un responsable para que se encargue de las siguientes actividades: � Completar la documentación de los procesos claves. � Llevar a cabo los procesos de evaluación y medición para determinar el mejoramiento continuo del sistema a partir de herramienta como los indicadores

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de gestión, las encuestas de satisfacción del cliente y manejo de las no conformidades. � Llevar a cabo junto con la dirección una revisión continúa de la política, objetivos y metas. � Garantizar que se generen los registros necesarios para que exista real evidencia de la gestión del sistema. � Cumplir con el programa anual de auditorías internas que permita a la Gerencia evaluar la eficacia y mejora del Sistema de Gestión de Calidad. • Se recomienda que se realicen las aprobaciones y divulgaciones de los procedimientos y formatos que se encuentran hasta el momento documentados, para que sean ejecutados por las personas involucradas en cada proceso.

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ANEXOS

Anexo A. Lista de control

N° TEMA A TRATAR COMPROMISOS DOCUMENTADO NO

DOCUMENTADO PARCIALMENTE DOCUMENTADO

1

4.1. REQUISITOS GENERALES: Identificar los procesos del Sistema de Gestión de Calidad, acordes con el alcance establecido para la certificación

X

2 Determinar la secuencia e interacción de estos procesos (Mapa de Procesos)

X

3

Analizar cada proceso, teniendo en cuenta: Entradas, etapas de transformación y salidas (Caracterización de Procesos) e interrelacionarlo con los numerales de la norma ISO 9001

X

4 4.2.1. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION- GENERALIDADES

5 4.2.2. MANUAL DE CALIDAD: Elaborar, revisar, aprobar y difundir el Manual de Calidad que describa todo el SGC de la empresa

X

6

4.2.3. CONTROL DE DOCUMENTOS: Elaborar , revisar, aprobar y difundir el procedimiento para la elaboración y control de documentos del Sistema de Gestión de Calidad.

X

7

CAPITULO 4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

4.2.4. CONTROL DE REGISTROS: Elaborar, revisar, aprobar y difundir el procedimiento para el Control de Registros, en medio impreso y magnético.

X

8 5.1. COMPROMISO DE LA DIRECCION 9 5.2. ENFOQUE AL CLIENTE X

10

5.3. POLÍTICA DE CALIDAD: Definir Política de Calidad, en función de las necesidades organizacionales y del cliente (Acordes con la Misión y la Visión)

X

11

5.4.1. OBJETIVOS DE CALIDAD: Tomando como referencia las directrices de la política de calidad establecer los objetivos de calidad teniendo en cuenta su respectivo despliegue (meta, Indicador de Gestión, frecuencia, registro, estrategias y/o actividad

X

12 5.4.2. PLANIFICACION DEL SGC

13

5.5.1. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Revisar y/o actualizar el organigrama General de la empresa. Elaborar matriz de responsabilidades Cargo Vs. Proceso o Manual de funciones.

X

14

CAPITULO 5. RESPONSABILIDAD POR

LA DIRECCIÓN

5.5.2. NOMBRAR REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN: Asignando las responsabilidades de acuerdo a las establecidas en la norma ISO 9001:2000.

X

56



15 Conformar Comité de Calidad X 16 5.5.3. COMUNICACIÓN INTERNA X 17 5.6. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN X 18 6.1. PROVISION DE RECURSOS

19

6.2. RECURSOS HUMANOS: Identificar los cargos del Sistema de Gestión de la calidad que afectan la calidad del producto y/o servicio. Establecer el perfil de los cargos para estos cargos teniendo en cuenta educación, formación, habilidades y experiencia.

X

20 Aplicar el Procedimiento de mejoramiento de competencias. (Acciones incluyendo plan de capacitación)

X

21 Garantizar que se cuenta con las evidencias de competencia del personal. X

22 6.3. INFRAESTRUCTURA: Identificar los equipos que afectan la calidad del producto. X

23

CAPITULO 6. GESTIÓN DE

LOS RECURSOS

Documentar lo relacionado con el mantenimiento a la infraestructura X

24 7.1. PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO: Identificar los servicios incluidos en el alcance de la certificación

X

25

Elaborar, documentar y difundir los procedimientos relacionados con la prestación del servicio, teniendo en cuenta: Secuencia de las operaciones del proceso, características de producto a controlar, parámetros de proceso a controlar, equipos requeridas

X

26 7.2. PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE: Identificar los diferentes tipos de clientes

X

27 Definir, documentar, difundir e implementar lo referente a los procedimientos de comercialización del servicio

X

28 Definir, documentar, difundir e implementar lo referente a los procedimientos de atención y trámite de quejas del cliente.

X

29 7.4 COMPRAS: Identificación de productos y servicios críticos, con su respectivo proveedor X

30 Definir metodología a seguir para la selección, evaluación y re-evaluación de proveedores. X

31

CAPÍTULO 7. REALIZACIÓN

DEL PRODUCTO

Definir, documentar, difundir e implementar lo referente a los procedimientos de compras, existentes en la empresa, con los respectivos registros y teniendo en cuenta los controles en la recepción

X

57



32

7.5.3. IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD: Definir, documentar, difundir e implementar lo referente a la trazabilidad del producto o servicio

X

33 8.2.1. SEGUIMIENTO A LA SATISFACCION DEL CLIENTE X

34

CAPÍTULO 7.

REALIZACIÓN DEL

PRODUCTO

35 8.2.2. AUDITORÍA INTERNA: Definir grupo de auditores X

36 Realizar la formación de Auditores Internos de Calidad X

37

Definir el procedimiento de Auditorías que incluya desde la elaboración del programa de Auditorías, la planeación de cada una, su ejecución y el seguimiento hasta asegurar que se eliminan las no conformidades y las causas identificadas.

X

38 Programar y ejecutar primer ciclo de auditorias internas de calidad.

X

39 Cerrar las no conformidades generadas del primer ciclo de Auditorías Internas de Calidad X

40

8.2.3. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS: Definir, documentar e implementar el seguimiento y medición de los procesos, ya sea en la caracterización de éstos, o en un documento independiente

X

41 42

CAPÍTULO 8. MEDICIÓN

ANÁLISIS Y MEJORA

58

Anexo B. Caracterizaciones de procesos

59

CODIGO: D-GER-07-01

DOCUMENTO: Documento

REVISIÓN: 01

Millán & Asociados

Gestión Estratégica

CARACTERIZACIÓN ESTRATEGICA

FECHA: Enero 2007

PROPOSITO DEL PROCESO: Definir y revisar las directrices del Sistema de Gestión de Calidad de la organización, para asegurar su conveniencia, adecuación y eficacia continúa. RESPONSABLE DEL PROCESO: Gerente General.

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Todos los procesos

Acciones de seguimiento de revisiones anteriores. Informes de retroalimentación de satisfacción de clientes. Resultados de capacitaciones. Informe de medición de estrategias para dar cumplimiento a los objetivos de calidad. Solicitud de recursos. Indicadores de desempeño frente al desempeño de los procesos. Informe de auditorías internas. Registros de evaluación y reevaluación de proveedores.

Directrices del direccionamiento estratégico. Recursos asignados. Decisiones y acciones para mejorar la eficacia. Informes de gerencia. Responsabilidad y autoridad definidas. Mecanismos de comunicación interna. Política de Calidad.

Todos los procesos.

RECURSOS REQUISITOS A CUMPLIR Equipos de oficina Recursos financieros

PLANEAR Definición de responsabilidad, autoridad y comunicación. Definición de mecanismos de comunicación interna y externa. Actividades de revisión gerencial. Objetivos de calidad. HACER Asignación de recursos. Efectuar direccionamiento estratégico. Definir política de calidad. VERIFICAR Revisión del SGC. Seguimiento a indicadores. Análisis de informes.

Constitución y representación legal. Norma ISO 9001: 5, 6.1, 8.2.3, 8.5

60

DOCUMENTOS Y REGISTROS ACTUAR Toma de AC, AP y AM.

Manual de calidad Información financiera y contable Matriz de indicadores

INDICADORES DE GESTION Y ESTADISTICAS

QUE MEDIR COMO MEDIR CADA CUANTO SE REPORTA QUIEN REPORTA A DONDE LLEGAR

(META)

HERRAMIENTA ESTADISTICA

PARA ANALISIS DE DATOS

(Variable o parámetro a medir

en el proceso)

(Fórmula matemática o

explicación de la forma como se

calcula el indicador)

(Frecuencia con la que se debe

consolidar los datos para el cálculo y

reporte)

(Cargo responsable del cálculo y reporte

del indicador o estadística)

(Valor esperado para la variable o parámetro que se

mide)

(Diagrama de barras, línea, tabla de datos,

medidas de tendencia central,

medidas de dispersión, etc.)

61

CODIGO: D-CAL-07-01


REVISIÓN: 01

Millán & Asociados

Gestión de Calidad

CARACTERIZACIÓN CALIDAD

FECHA: Enero 2007

PROPOSITO DEL PROCESO: Mantener y mejorar continuamente el SGC, verificando el cumplimiento de los requisitos que exige la norma. RESPONSABLE DEL PROCESO: Coordinador de Calidad

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Gestión Gerencial. NTC ISO 9001. Centro de documentación. Todos los procesos.

Recursos necesarios, requisitos del SGC, documentos del SGC (internos y externos), información para auditorías, requerimientos de nuevas necesidades.

SGC acorde a las exigencias de la NTC ISO 9001.

Todos los procesos.

RECURSOS REQUISITOS A CUMPLIR NTC ISO 9001: Capítulo 4, Numerales 8.1, 8.2, 8.3, 8.4 y 8.5

DOCUMENTOS Y REGISTROS

Archivo central Bases de datos Computadores Impresoras Medios de comunicación

PLANEAR Programa de auditorías internas de calidad. Distribución de nuevos documentos a las áreas relacionadas. Medición del desempeño de los procesos, a través de toda la organización. Evaluación de la satisfacción de los clientes. HACER Elaborar lista de chequeo. Llevar a cabo auditorías internas de calidad. Revisión de todos los documentos del SGC. Elaborar y distribuir la documentación del SGC. Control de documentos y registros VERIFICAR Cumplimiento de los requisitos del SGC.

CAL-PR-01 Elaboración y control de documentación del SGC CAL-PR-02 Elaboración y control de registros del SGC CAL-PR-03 Aplicación y seguimiento de acciones de mejora CAL-PR-04 Auditorías internas de calidad CAL-FT-01 Listado maestro de documentos CAL-FT-05 Listado maestro de registros CAL-FT-08 Programa de auditorías internas

62

Cumplimiento y seguimiento de AC, AP o AM ACTUAR Implementar Acciones correctivas Implementar Acciones Preventivas Implementar Acciones de Mejora Actualización de todos los documentos del SGC.

CAL-FT-09 Plan de auditorías CAL-FT-10 Lista de verificación CAL-FT-11 Informe de auditorías CAL-FT-12 Acciones de mejora



(META)




en el proceso)






reporte)




mide)




Porcentaje del desempeño de los

procesos de la empresa

(Indicadores que cumplieron la meta propuesta / total de indicadores) * 100

Semestral Representante de la gerencia

100% Tabla de datos

Medición de la mejora continua

(# de AC y AP efectivas / # total de

AC y AP) * 100 Trimestral Representante de la

gerencia 95% Tabla de datos

63

CODIGO: D-AUD-07-01


REVISIÓN: 01

Millán & Asociados

Gestión de Auditorías

CARACTERIZACIÓN AUDITORÍAS

FECHA: Enero 2007

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

Gerente General Gerentes de Auditoría. Auditor Sénior y Junior. Empresa auditada

Requerimientos del cliente Información del cliente Documentación del cliente Formatos y guías de auditoría

Portafolio de servicios Papeles de trabajo. Informe de auditoría. Propuesta de servicios Dictamen del revisor Fiscal Guías de auditoría

Empresas solicitante del servicio

RECURSOS REQUISITOS A CUMPLIR Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas


Auditores competentes Guías de Auditoría Computadores Impresora Medios de comunicación

PLANEAR Propuestas de Servicios Objetivos y alcance de la auditoría Planificación de los recursos Propuesta de trabajo Selección del equipo de auditoría Programa de auditoría HACER Estudio de la entidad a auditar Estudio del sistema de control interno Implementación de las guías de auditoría Evaluación del sistema de información y control interno Preparación y revisión de los papeles de trabajo Borrador para la discusión Informe final de auditoría Dictamen del Revisor Fiscal VERIFICAR Control diario de tiempo y presupuesto Papeles de trabajo Guías de auditoría Estados Financieros Documentación de la empresa auditar

F-AUD-08-01 “Guía para la estimación de tiempos y honorarios para una auditoría” F-AUD08-02 “Asignación de personal para auditoría” F-AUD-08-03 “Horas profesional por categoría de profesional” F-AUD-08-04 “Control diario de tiempo y presupuesto Guía 600” I-AUD-08-03 “Guía de auditoría general 101” P-AUD-08-01 ”Elaboración de papeles de trabajo” P-AUD-08-02 “ Elaboración de informe final”

64

Pruebas de procedimientos Eficiencia administrativa y contable ACTUAR Implementar Acciones correctivas Implementar Acciones Preventivas Implementar Acciones de Mejora


QUE MEDIR COMO MEDIR CADA CUANTO SE REPORTA QUIEN REPORTA A DONDE

LLEGAR (META) HERRAMIENTA ESTADISTICA PARA ANALISIS DE DATOS

(Variable o parámetro a medir en el proceso)





consolidar los datos para el

cálculo y reporte)

(Cargo responsable del cálculo y reporte del indicador o

estadística)


mide)

(Diagrama de barras, línea, tabla de datos, medidas de tendencia central, medidas de dispersión,

etc.)

65

CODIGO: D-INF-07-01


REVISIÓN: 01

Millán & Asociados

Gestión Infraestructura

CARACTERIZACIÓN INFRAESTRUCTURA

FECHA: Enero 2007

PROPOSITO DEL PROCESO: Garantizar el adecuado mantenimiento y funcionamiento de la infraestructura de la organización, necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto. RESPONSABLE DEL PROCESO: Director Técnico / Director Administrativo.

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Todos los procesos

Ordenes de pedido. Solicitud de informes. Requerimiento de mantenimiento y reparación de instalaciones. Cronograma de mantenimiento de equipos de computo Cronograma de control de insectos y roedores.

Certificados de mantenimiento. Equipos revisados.

Todos los procesos.

RECURSOS REQUISITOS A CUMPLIR Licencia de software. Norma ISO 9001: 6.1, 6.3, 7.6, 8.5


Personal con conocimiento en sistemas. Equipos de informática y tecnología. Software de generación de informes. Software de aplicaciones tecnológicas. Equipos de comunicación.

PLANEAR Cronograma de mantenimiento preventivo de computadores. Cronograma de mantenimiento preventivo de neveras y congeladores. Cronograma de calibración. Cronograma de control de insectos y roedores. HACER Solicitud de cotizaciones. Mantenimiento preventivo de computadores. Mantenimiento preventivo a infraestructura. Adjudicación de permisos a usuarios de equipos. Adjudicación de equipos de comunicación. Back-up de software. VERIFICAR Cumplimiento de los

66

cronogramas. Seguimiento a operaciones de redes. ACTUAR Toma de AC, AP o AM. Reprogramar mantenimientos,



(META)




en el proceso)

(Fórmula matemática o explicación de la

forma como se calcula el indicador)



reporte)




mide)



medidas de dispersión, etc)

Cumplimiento del programa de mantenimiento

(# mantenimiento de equipos/ # total mantenimiento equipos) * 100

Semestral Director Técnico 95% Tabla de datos

67

CODIGO: D-HUM-07-01


REVISIÓN: 01

Millán & Asociados

Gestión Humana

CARACTERIZACIÓN RECURSOS HUMANOS

FECHA: Enero 2007

PROPOSITO DEL PROCESO: Proveer y mantener personal competente, comprometido y motivado que cumpla con el perfil requerido por la empresa. RESPONSABLE DEL PROCESO: Gerente General

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

Todos los procesos de la empresa.

Solicitudes de ingreso personal. Necesidades de capacitación. Hojas de vida Ofertas de servicios Solicitud de servicios Contratos

Personal competente, comprometido y motivado. Liquidación de salarios, prestaciones y otros pagos.

Todos los procesos de la empresa.

RECURSOS REQUISITOS Código Laboral Marco legal para riesgos profesionales Código Sustantivo del Trabajo Norma ISO 9001: 6.2, 6.3, 6.4,


Presupuesto financiero Computadores Teléfonos Medios Audiovisuales Instructores

PLANEAR Identificación de cargos Evaluación solicitudes de personal Programa de inducción cargos nuevos Planes de capacitación HACER Seleccionar personal Contratar, hacer inducción, formar y capacitar personal. Reconocimiento, integración y administración salarios. VERIFICAR Seguimiento a programas de capacitación. Seguimiento a pagos de prestaciones legales Evaluar competencias laborales

F-HUM-08-01 Base de datos información de personal F-HUM-08-02 Check list de inducción F-HUM-08-03 Evaluación de periodo de prueba F-HUM-08-04 Control de Asistencia a capacitaciones F-HUM-08-05 Plan de formación F-HUM-08-06 Evaluación de Actividades de

68

ACTUAR Realizar mejora continua Realizar acciones correctivas Realizar acciones preventivas Ajustar programas de capacitación Planes mejoramiento

capacitaciones P-HUM-08-01 Selección y contratación P-HUM-08-02 Procedimiento de inducción



(META)




en el proceso)

(Fórmula matemática o explicación de la

forma como se calcula el indicador)



reporte)




mide)




Formación del recurso humano

(# capacitaciones ejecutadas / # capacitaciones programadas) * 100

Semestral Director Administrativo 90% Tabla de datos

Desempeño del recurso humano

(# empleados competentes / # total de empleados) * 100

Semestral Director Administrativo

90% Tabla de datos

69

Anexo C. Matriz de política de calidad

70

LO QUE NO QUIERE EL CLIENTEAsesoría y acompañamiento permanente de los clientes

Buena Comunicación con los clientes tanto personal como

nivel tecnologico

Posicionamiento en el Mercado

Excelente equipo de trabajo

Oportuna atención a los

clientes

Calidad en la prestación del

servicio

Satisfación de las necesidades del

cliente

Capacitación y formación

adecuada de auditores

Crecimiento Rentabilidad Buena ImagénEficiencia en el

tiempo del servicio

Buen clima organizacion

al

Actualización equipos, más

tecnólogia

Estabilidad del grupo de auditores

Remuneración adecuada a los

auditores

Mala Asesoría5 3 1 5 5 5 5 5 1 0 5 1 1 1 1 1

Falta de Comunicación permanente 5 5 1 3 5 3 3 3 1 0 3 3 1 3 1 1

Sanciones 5 3 0 3 3 5 5 3 1 3 3 1 0 0 0 0

Que no se le atiende en forma oportuna 5 5 1 5 5 5 5 3 1 0 1 3 1 1 0 0

Falta de Acompañamiento 5 5 1 5 5 5 5 5 1 0 3 3 1 1 1 1

Baja Calidad del personal que lo atiende 1 1 3 5 5 5 5 5 1 3 5 5 3 5 5 5

Malas Relaciones Interpersonales y Laborales 1 1 5 5 5 5 5 5 3 3 5 3 5 5 5 5

Que no se tenga un buen conocimiento de la empresa 5 3 1 5 3 5 5 5 1 1 5 3 3 5 5 5

Deficiencias en sus controles internos y en sus procesos 5 5 3 5 5 5 5 5 1 1 5 5 3 5 1 1

Fraudes 5 5 3 5 5 5 5 5 1 3 5 3 3 5 5 5

Ausencia de los Auditores 5 5 3 5 5 5 5 5 1 1 5 3 3 1 3 3

Dictamen Negativos o con excepciones 5 5 1 5 5 5 5 5 1 1 1 1 1 1 1 1

Inoportunidad en la Entrega de los Trabajos 3 5 5 5 5 5 5 5 1 1 5 5 1 5 3 3

Costos Altos en la Prestación del servicio 1 1 1 1 1 1 1 1 1 3 3 5 1 5 5 3

Luego de llenar las expectativas de lo que no quieren sus clientes ( columna A ) y las expectativas de lo que quiere la organización ( fila B )

se coloca en cada casilla el criterio que consideren en cuanto a:

Relación fuerte : 5

Relación media : 3

Relación débil: 1

Sin relación : 0

LO QUE QUIERE LA EMPRESA

MATRIZ POLITICA DE CALIDAD

71

Anexo D. Objetivos de calidad

72

OBJETIVOS DE CALIDAD

Objetivo de Calidad Procesos Relacionados Indicador Meta

Desarrollar el Plan de Formación que contengan actualización en temas de revisoría, auditoría, control, aspectos éticos y humanísticos.

Gestión Humana

Numero de personas entrenadas

Mayor al 90%

El mejor servicio profesional con un grupo humano altamente capacitado, multidisciplinario, actualizado y entrenado por la firma y por expertos externos.

Gestión Humana Competencias del personal Mayor al 90%

Implementar en el año 2009, un sistema de gestión que permita estandarizar los procesos de la prestación del servicio de acuerdo a la normatividad vigente y con las mejores prácticas de la contaduría pública.

Gestión de Calidad Cumplimiento del

cronograma Implementación ISO

Certificación ISO

Establecer un sistema de seguimiento que permita verificar la aplicación de los enfoques de revisoría y auditoría de acuerdo a la normatividad legal vigente. Aplicar esta metodología al 100% del personal operativo.

Gestión de Calidad

Gestión Auditorías

No conformidades auditoría Interna Mayor del 50%

Definir y gestionar, un programa de mantenimiento para el control de la Infraestructura básica y tecnológica. Cumplir con el 100% del mantenimiento de los equipos.

Gestión de Infraestructura

Cumplimiento de cronograma de mantenimiento.

Mayor del 80%

Cumplir con el 100% de las actividades del servicio, en el tiempo previsto en los planes de trabajo acordados con el cliente.


Cumplimiento plan de auditoría.

Mayor del 80%

Buscar y vincular 5 clientes nacionales y vincular un nuevo cliente internacional en el año 2009.

Gestión Comercial No clientes activos. Seis clientes anuales.

Definir un indicador de satisfacción del cliente, medir y lograr una puntuación mínima de 4.


Encuesta de Satisfacción del

cliente Mínimo 4

Altos niveles de calidad y estándares internacionales requeridos por nuestros clientes, para lo cual aplicamos procesos estandarizados de acuerdo a la normatividad vigente.


Cumplimiento de horas de auditoría. Mayor del 80%

73

Anexo E. Plan de acción

74

Fecha PLAN ACCION

Objeto: Documentar procedimientos y formatos para un adecuado funcionamiento del SGC en Millán & Asociados S.A. Enero-Junio 2008

SEGUIMIENTO ACCION FECHA RESPONSABLE

Fecha Estado Documentar procedimientos mandatarios por la Norma ISO 9001:2000

1. Elaboración y Control de Registros.

2. Elaboración y Control de Registros. 3. Auditoría Interna 4. Servicio No Conforme 5. Acciones Correctivas y Preventivas

Enero Coordinador de Calidad

Febrero Borrador

Documentar formatos mandatarios por la Norma ISO 9001:2000

1. Listado Maestro de documentos 2. Listado Maestro de Registros 3. Programas de Auditoría 4. Plan de Auditoría 5. Informe de Auditorías 6. Seguimiento a Acciones

Preventivas, Correctivas y de Mejora 7. Reporte de No Conformidades

Febrero Coordinador de Calidad

Marzo Borrador

75

SEGUIMIENTO ACCION FECHA RESPONSABLE

Fecha Estado

Documentar procedimientos para la prestación del servicio en este caso para Auditoría Externa y/o Revisoría Fiscal.

1. Elaborar un Manual procesos de Auditoría donde se describa las actividades que se deben desarrollar para realizar una Auditoría Externa.

2. Elaborar un procedimiento donde se describa como se de elaborar los Papeles de Trabajo.

3. Elaborar un procedimiento donde se describa la elaboración de informe final de auditoría.

Abril Coordinador de Calidad y Grupo de Auditores

Junio Investigación

76

Anexo F. Elaboración y control de documentos

77

Control de Modificaciones

No Fecha Naturaleza del Cambio Versión 1 22/02/08 Primera emisión del documento 01/2008 2 3 4 5

Control de Distribución del Documento

Copia Fecha Entrega

Nombre y Cargo del Responsable Firma

0 Gerencia General 1 Coordinador ISO 9001 (Copia Magnética) 2 Auditores 3 4

Control de Aprobación del Documento

MANUAL DE PROCESOS CODIGO

P-CAL- 08-01 PROCESO:

Gestión de Calidad REVISION

01 FECHA:

Febrero de 2008

Millán & Asociados

NOMBRE:

Elaboración y Control de Documentos PAGINA

1 de 10

Cargo que Elabora

Cargo 1 que Revisa

Cargo 2 que Revisa

Cargo que Aprueba

78

1. OBJETIVO Establecer los parámetros para la elaboración, manejo y control de la estructura documental del Sistema de Gestión de Calidad. 2. ALCANCE Este procedimiento esta orientado a todos los funcionarios de Millán & Asociados S.A., que tengan como responsabilidad la emisión, distribución y/o actualización de los documentos que hagan parte del Sistema de Gestión de Calidad. 3. RESPONSABILIDADES

3.1. Elaboración, actualización y modificación

• Coordinador de Calidad : Es responsable por la elaboración, actualización y modificación de los documentos generales del Sistema de Gestión de la Calidad: Manual de Calidad y procedimientos requeridos por la norma, instructivos, formatos y otros documentos. Por la aplicación de este procedimiento y los mecanismos de control de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad. • Responsables de los procesos : Por la aplicación de este procedimiento en la elaboración, manejo y control de los documentos dentro del Sistema de Gestión de Calidad.




01 FECHA:

Febrero de 2008

Millán & Asociados

NOMBRE:


2 de 10

79

3.2. Revisión y aprobación • La revisión de los documentos de Gestión de Calidad la realizará el Comité de Calidad y serán aprobados por el Gerente General, en caso de ausencia de este la persona asignada para su reemplazo será quien apruebe la documentación.

• La revisión de los documentos relacionados con cada proceso la realizará el equipo responsable del proceso y serán aprobados por el Gerente General, en caso de ausencia de este la persona asignada para su reemplazo será quien apruebe la documentación. 4. DEFINICIONES

• Documento: Información y su medio de soporte. • Información: Datos que poseen significado. • Instructivo: Documento que muestra descripciones detalladas de cómo realizar y registrar tareas. • Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de Calidad de una organización. • Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Los procedimientos pueden estar documentados o no. Cuando un procedimiento está documentado, se utiliza con frecuencia el término “procedimiento escrito” o “procedimiento documentado”. • Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.




01 FECHA:

Febrero de 2008

Millán & Asociados NOMBRE:


3 de 10

80

• Protocolos: Documento que especifica las instrucciones para realizar una actividad que es de obligatorio cumplimiento. • Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de actividades desempeñadas. 5. POLITICAS Los formatos se diseñan y registran de acuerdo a las necesidades y características específicas del registro a capturar (no cumple necesariamente con el encabezado estándar de los documentos). Cualquier reproducción de los documentos originales firmados (fotocopias), reimpresión de los mismos sin firma ni marca o distribución electrónica en formato PDF, se consideran como copia no controlada . Cuando se requiera entregar un documento del Sistema de Gestión de Calidad a la persona que lo requiera, se coloca en cada una de sus paginas la leyenda de copia no controlada, sobre estas no hay actualizaciones

6. PROCEDIMIENTO

6.1. Redacción y digitación del texto La redacción y el texto de los documentos deben ser: �� Clara y precisa, es decir, que en lo posible haya en cada oración una sola idea y que

ésta sea concreta. �� Breve, es decir, en párrafos cortos, resumida y con lo indispensable. �� Uniforme en la terminología: utilizar siempre el mismo término para un mismo

concepto. �� Comprensible para todos los niveles.




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�� Con ilustraciones para reducir texto, si se requiere.

6.2 Estructura documental 6.2.1 Requisitos para la Edición de los Documentos Las Declaraciones documentadas, Los Manuales, Procedimientos e Instrucciones deben presentar el siguiente formato.

Proceso: Hace referencia a los procesos del Sistema de Gestión de Calidad. Ejemplo: Gestión Estratégica, Gestión de Calidad, Gestión Auditorías, etc. Nombre del documento: Hace referencia al nombre que se le da al tipo de documento. Ejemplo: Elaboración de Documentos, Acciones Correctivas, etc. Código del documento: La primera letra del documento corresponde al tipo: D: Documento. P: Procedimiento. M: Manual. I: Instructivo. F: Formato. Revisión: Se colocará el número de versión del documento.

Fecha de emisión : Se colocará la fecha de emisión del documento en el siguiente orden: MM – AA.

Paginación: Se colocará en este espacio el número de página y el total de las mismas.




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6.2.2 Codificación de Documentos Los documentos en la organización serán codificados de acuerdo al siguiente criterio: La codificación en la organización tiene la siguiente estructura:

P-CAL- 05-02.

• X Representa el tipo de documento. (D, P, M, I, F). • -XXX Representa el proceso del SGC al cual pertenece el

documento. • -08 Representa el año de creación del documento. • -02 Representa el consecutivo de los documentos.

6.2.2.1 La primera letra de la codificación representa el tipo de documento: 6.2.2.2 Las declaraciones documentadas de Misión, Visión, Políticas en General,

Objetivos, etc. tendrán la letra D, iniciando el código. 6.2.2.3 Los procedimientos del SGC y los requeridos para la gestión diaria de los

procesos, tendrán la letra P, iniciando el código. El manual del SGC y los requeridos para la gestión diaria de los procesos tendrán la letra M, iniciando el código.

6.2.2.4 Los registros y formatos del SGC y los requeridos para la gestión diaria de los

procesos tendrán la letra F, iniciando el código. 6.2.2.5 Los documentos de origen externo no tendrán código interno, se podrán identificar

con el código del emisor del documento.




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6.2.2.6 El segundo digito de la codificación representa el proceso del SGC al cual

pertenece el documento:

• GESTION ESTRATEGICA -GER • GESTION DE CALIDAD -CAL • GESTION COMERCIAL -COM • GESTION AUDITORÍAS -AUD • GESTION INFRAESTRUCTURA -INF • GESTION FINANCIERA -FIN • GESTION HUMANA -HUM

5.2 Actividades para la elaboración de un documento A continuación se describen las actividades para elaborar un documento del Sistema de Gestión de Calidad: 4.2.6 Identificar y analizar la necesidad Se identifica y analiza la necesidad de definir un método de trabajo a través de un documento que ayude a realizar y verificar el cumplimiento de las actividades que se realizan y requieren en la ejecución de un proceso. 4.2.7 Elaborar el borrador del documento La persona encargada o las personas involucradas en el proceso elaborarán el documento con sus respectivos formatos y anexos si los tiene teniendo en cuenta los parámetros establecidos en este procedimiento 4.2.8 Revisar el borrador del documento Las personas involucradas en el proceso realizarán la revisión del documento, determinando si el documento cumple con los parámetros estándar para su elaboración y con el propósito para el cual fue creado.




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Una vez que los documentos hayan sido revisados en cuanto a su contenido el responsable del proceso los envía al Coordinador de Calidad para la actualización de versión y asignación de código si el del documento es elaborado por primera vez. Si el documento cumple con los requisitos establecidos en este procedimiento se procede a aprobarlo, de lo contrario se entrega nuevamente para realizar los cambios y posteriormente sea presentado para una nueva revisión, y entonces dar la aprobación. 4.2.9 Solicitud de autorizaciones de actualización o anulación de documentos Cuando una de las áreas requiera la actualización o anulación de un documento debe diligenciar el formato F-CAL-08-03 “Solicitud de actualización o anulación de documentos ” y debe ser entregado al responsable del proceso para la revisión y aprobación. En el caso de actualización debe pasar al punto a 6.5.2. 4.2.10 Cambio de versión Si la actualización del documento comprende algún cambio en el contenido se cambia de versión. 4.2.11 Incluir en listado maestro Una vez el documento haya sido aprobado, el Coordinador de Calidad es la persona responsable de incluir en el formato F-CAL-08-01 “Listado maestro de control de documentos” . 4.2.12 Distribuir en los sitios donde se requiera su aplicación En caso que alguna área requiera una copia del documento impresa, el responsable del proceso o quien lo solicite deberá solicitar al Coordinador de Calidad el número de copias requeridas diligenciando el formato F-CAL-08-07 “Solicitud de copias”. Las copias serán entregadas por el Coordinador de Calidad al responsable del proceso o quien lo solicite, identificándola con un sello de acuerdo al tipo de copia solicitada y dejando registro de los documentos que se entregan y de los documento que se recogen




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como obsoletos en el formato F-CAL-08-04 “Registro de entrega de documentos ” con el fin de asegurar que las versiones vigentes se encuentren disponibles. Los formatos o plantillas que requieran diligenciamiento de información para el registro de actividades se enviara en su forma original (Excel, Word) y no se podrán modificar. Las personas que requieran este tipo de documentos solo deben utilizar la versión actualizada. 4.2.13 Divulgación

Los responsables de cada proceso son los encargados de la divulgación de los documentos que pertenezcan a su área. Todos los documentos elaborados deben ser divulgados a las personas que participan en su ejecución. Debe mantenerse evidencia de la divulgación en el formato F-CAL-08-06 “Divulgación de documentos” .

4.2.14 Custodia y control de los documentos El Coordinador de Calidad tiene a su cargo la custodia y actualización de las versiones originales de todos los documentos del sistema. Toda la documentación del Sistema de Gestión de Calidad se conservará en el archivo de la oficina del Coordinador de Calidad. 4.2.15 Controlar copia obsoleta Cuando los documentos estén obsoletos por una nueva versión, el Coordinador de Calidad de manera conjunta con el responsable del proceso, coordina la recolección y destrucción de las copias de las versiones anteriores. Solo se conservarán los documentos originales los cuales serán identificados con un sello de “documento obsoleto”. Las versiones que se encuentren en medio magnéticos se guardarán en la carpeta denominada obsoletas del proceso. 4.2.16 Frecuencia en la revisión La documentación del Sistema de Gestión de Calidad debe ser revisada al menos una vez al año o cada vez que se requiera de su actualización.




01 FECHA:

Febrero de 2008



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6.5.12 Control de documentos externos En el caso de los documentos de origen externo el Coordinador de Calidad debe de registrar en el formato F-CAL-08-03 “Control de documentos externos” .

7. REGISTROS RELACIONADOS

No. CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO REGISTRO

1 F-CAL-08-01 Listado maestro de documentos 2 F-CAL 08-02 Solicitud elaboración, actualización o anulación de

documentos 3 F-CAL -08-03 Control de documentos externos 4 F-CAL -08-04 Registro de entrega de documentos 5 F-CAL -08-06 Divulgación de documentos 6 F-CAL -08-06 Solicitud de copias controladas




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GGRAL CAL AUD HUM

Tipo Documento

ProcesoDoc No.

Fecha Creación

Nombre del Documento

Codigo

Millán & Asociados

Solicitud Cambio

Copias de Distribución del Documento

VersionFecha

Revision

DOCUMENTO: Registro

REVISIÓN: 01

FECHA: Febrero de 2008

Gestión de Calidad

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS DEL SGC

CODIGO: F-CAL-08-01

Ubicación Magnetica

88

NOMBRE

DOCUMENTO CODIGO

PREOCESO

CREACION MODIFICACION ANULACION

CAUSAS DE (Creaciòn, Modificaciòn o Anulaciòn)

OBSERVACIONES

SECCION MODIFICADA DEL DOCUMENTO

ACEPTADO NO ACEPTADO Responsable del Proceso Responsable del Proceso

Coordinador de Calidad Coordinador de Calidad

Millán & Asociados FECHA: Febrero de 2008

Gestión de Calidad

SOLICITUD ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN O ANULACIÓN DE DOCUMENTOS

CODIGO: F-CAL-08-02DOCUMENTO: RegistroREVISIÓN: 01

89

CODIGO

REVISIÓN: 01

COMENTARIOTITULO VERSION Y/0


RESPONSABLE DEL CONTROL

Gestión de Calidad

CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

FECHAUBICACIÓN

CODIGO: F-CAL-08-03DOCUMENTO: Registro

90

AREA NOMBRE

Gestión de Calidad

REGISTRO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS



FIRMARECIBE

CODIGO VERSION FECHATITULO

91

DOCUMENTO: Registro

GGR A L C A L A UD HU M

R et enciónFo rmat o

N o .Proceso

C op ias d e D ist r ibución del D ocument o A lmacenajePro t eccio n A cceso

T ip o de D ocument o


REVISIÓN: 01

Fecha C reación

C od igoN ombre d el

R eg ist roFecha

R evision

Millán & Asociados

Gestión de Calidad

LISTADO MAESTRO DE REGISTROS DEL SGC

CODIGO: F-CAL-08-05

D ispo sición

92

FECHA DE DIVULGACION

VERSION

OBSERVACIONES

NOMBRE CARGO FIRMA

Gestión de Calidad

DIVULGACIÓN DE DOCUMENTOS



TIPO DE DOCUMENTONOMBRE DEL DOCUMENTO DIVULGADO

93

FECHA PROCESO CODIGO

NOMBRE DEL DOCUMENTO

JUSTIFICACION

NUMERO DE COPIAS SOLICITADAS

CONTROLADAS NO CONTROLADAS

CARGO QUE SOLICITA

Gestión de Calidad

SOLICITUD DE COPIAS CONTROLADASMillán & Asociados



FIRMA SOLICITANTE APROBADOCOORDINADOR DE CALIDAD

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Anexo G. Elaboración y control de registros

95

Control de Modificaciones No Fecha Naturaleza del Cambio Versión 1 10/03/08 Primera emisión del documento 01/2008

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Copia Fecha Entrega Nombre y Cargo del Responsable Firma



Cargo que Elabora Cargo 1 que Revisa

Cargo 2 que Revisa

Cargo que Aprueba




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Elaboración y Control de Registros PAGINA

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1. OBJETIVO Este documento tiene como objetivo proporcionar a Gonzalo Millán & Asociados S.A., una guía para diligenciar los registros de origen interno y controlarlos, incluyendo los externos, logrando garantizar la idoneidad y confianza en la proporción de evidencia objetiva del Sistema de Gestión de Calidad. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica al control de los registros tanto internos como externos relacionados con el Sistema de Gestión de Calidad, bien sea que estén almacenados en forma impresa o en medio magnético. 3. RESPONSABILIDAD • Coordinador de Calidad : Es responsable de la correcta aplicación de este procedimiento. • Responsables de los procesos: Elaborar, controlar y conservar los registros del Sistema de Gestión de Calidad así como vigilar su resguardo que sea de forma ordenada garantizando el cumplimiento de los lineamientos establecidos en este procedimiento. • Responsabilidad de todo el personal de Gonzalo Millán & Asociados S.A., que utilice registros, cumplir con todas las disposiciones establecidas en este procedimiento. 4. DEFINICIONES • Registros: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.




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• Listado maestro de registros: Es un listado que indica todos los registros existentes en el Sistema de Gestión de Calidad especificando su identificación, almacenamiento y tiempo de almacenamiento. 5. POLITICAS • Un formato se convierte en un registro cuando tiene datos que evidencien el trabajo realizado. • La elaboración y la identificación de los registros del Sistema de Gestión de Calidad, se realizará teniendo en cuenta los parámetros establecidos en el procedimiento P-CAL-08-01“Elaboración y control de documentos”. 2. PROCEDIMIENTO 6.1. Garantía y permanencia de legalidad Los registros que se generen deben ser elaborados en tinta indeleble color negro, en letra imprenta, evitando tachones, manchones, el uso de correctores. En caso de equivocación trazar una raya sobre la anotación errada y escribir nuevamente. Debe firmar, colocando la fecha. Si es el caso, solicitar autorización de cambio al cargo inmediatamente superior. No se deben aceptar registros internos o externos que presenten ambigüedades o no sean claros. 6.2. Identificación La identificación de los registros del Sistema de Gestión de Calidad se hace a través de los códigos asignados al formato y/o del titulo del documento. La identificación se establece como se encuentra definida en el procedimiento P-CAL-08-01 “Elaboración y control de documentos”.




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6.3 Almacenamiento Todos los registros del Sistema de Gestión de Calidad se almacenaran en los lugares designados por cada área para que se encuentren disponibles para las personas que los utilizan. Cada responsable de proceso establece los lugares o la forma como se deben almacenar los registros. Se deben proteger para que no se dañen, no se alteren y se conserven de manera segura y legible. 6.4 Protección Los registros se deben conservar adecuadamente lejos de posibles humedades, oxido, polvo u otros factores que generen su deterioro. El responsable del proceso es el encargado de la adecuada protección de los registros de origen interno y externo en forma impresa o magnética. 6.5. Recuperación Cuando un área o persona necesite utilizar un registro que ya no este en su poder, lo podrá recuperar solamente con la autorización del Coordinador de Calidad quien es responsable del resguardo de los registros. 6.6 Retención El tiempo de permanencia de los registros y sus ubicaciones depende de los responsables del proceso identificados en el formato F-CAL-05 “Listado maestro de registro.”




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6.7 Descripción de las actividades 6.7.1 El responsable de cada proceso bebe determinar los formatos que deben ser

considerados como registros de calidad, los cuales son los que demuestran la evidencia de los resultados del Sistema de Gestión de Calidad.

6.7.2 Una vez que han sido determinados los registros son enviados al Coordinador de

Calidad para que los incluyan en el formato F-CAL-08-05 “Listado maestro de registros”.

6.7.3 El Coordinador de Calidad debe ingresar y mantener actualizados los registros en

el F-CAL-08-05 “Listado maestro de registros” teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

• El encabezado: Como se encuentre definido como bajo el procedimiento P-CAL-01 “Elaboración y control de documentación del Sistema de Gestión de Calidad” • Nombre del Registro : Nombre asignado al formato de registro. • Código del formato: Es el código asignado al formato a partir del cual se genera el registro. En caso de no ser un formato o en caso de que el formato no este identificado con un código, este espacio se identifica con NA (No Aplica). • Responsable: Cargo responsable de revisión y aprobación del registro. • Estado: Si el registro está almacenado en medio magnético o impreso. • Ubicación: Sitio donde se guarda el registro • Recuperación/ Archivo : ruta para llegar al archivo. Puede ser cronológicamente, alfabéticamente, numéricamente, etc.




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• Archivo Activo: Tiempo durante el cual el registro se va a conservar almacenad. • Disposición: Acción que se toma con los registros una vez se ha cumplido su tiempo de retención establecido Ej. Destruir. 6.7.4 Distribución El responsable de cada proceso generará y determinará la distribución de las copias de los registros de calidad ya sean internos y externos en cada uno de los procesos. 6.7.5 Custodia Para conservación y custodia de los registros deben estar archivados en una carpeta y bajo la responsabilidad del dueño del proceso o a quien corresponda. 7. REGISTROS RELACIONADOS

No CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO REGISTRO

1 F-CAL-08-05 Listado maestro de registros




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Anexo H. Auditoría interna

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Cargo 2 que Revisa

Cargo que Aprueba




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Auditoría Interna PAGINA

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1. OBJETIVO Establecer los parámetros para realizar las auditorías internas de calidad que permita determinar si el Sistema de Gestión de Calidad es conforme con los requisitos planificados y evaluar su eficacia.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a las Auditorías Internas que se realicen en la organización a nivel nacional.

3. RESPONSABILIDAD

� Comité de Gerentes y Coordinador de Calidad son responsables de:

• Seleccionar a un equipo de Auditores internos entre el personal de la firma. • Comunicar a los auditados con suficiente antelación la celebración de la auditoría. • Dirigir las tareas de planificación y preparación de la auditoría. • Presentar el Informe de Auditoría.

� Auditor o Auditores internos tienen la responsabilidad de: • Cumplir los requisitos aplicables de auditoría • Comunicar y aclarar los requisitos de auditoría • Planificar y llevar a cabo las acciones asignadas con responsabilidad, eficiencia y eficacia. • Registrar todas las observaciones relevantes ("evidencias objetivas") recogidas en el área auditada y conservar copias de los documentos que las respalden. • Informar los resultados de la auditoría al responsable directo del área auditada. Verificar la eficacia de las acciones correctivas tomadas como resultado de la auditoría.




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• Conservar y salvaguardar los documentos relativos a la auditoría • Tratar la información privilegiada con discreción (no aplicable para auditorías internas). • Ser objetivo y justo en sus apreciaciones. • Colaborar con el Comité de Gerencia en todo lo necesario para asegurar el éxito de la auditoría.

� El Auditado es responsable de:

• Poner a disposición del equipo auditor los medios necesarios para la auditoría. • Facilitar el acceso a las instalaciones y documentos relevantes para la auditoría. • Cooperar con los Auditores para asegurar el éxito de la auditoría. • Poner en marcha las acciones correctivas que se deriven del Informe de Auditoría.

4. DEFINICIONES • Auditoría de Calidad: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de la auditoría. • Auditor de Calidad: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. • Auditado: Organización que es auditada. • No Conformidad: Incumplimiento de un requisito • No conformidad Mayor: Falla en documentar una cláusula o aplicar uno de los requerimientos de la norma y/o el sistema contra el cual se realiza la auditoría. • No conformidad Menor: Falta simple contra los requerimientos.




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• Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. • Hallazgos de auditoría: Resultados de la Evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. 5. POLÍTICA 5.1 En caso de no poderse realizar la auditoría, el auditor interno programado informa al auditor líder de forma escrita la situación presentada, quien reprogramara dicha auditoría dentro del ciclo correspondiente. 5.2. Aspectos a Tener en cuenta para la Programación de Auditorías 5.2.1 La auditoría no debe ejecutarse por un funcionario que se desempeñe de forma directa en el proceso. 5.2.2 Tener en cuenta los informes de auditorías Internas anteriores. 5.2.3 Cambios organizacionales 5.2.4 Incorporación de nuevos procesos o tecnologías. 5.2.5 Solicitudes de la Gerencia o Lideres del Proceso. 6. PROCEDIMIENTO 6.1 El Coordinador de Calidad, elabora el programa de auditorías internas de calidad F-CAL-08 , 2 veces al año teniendo en cuenta los aspectos establecidos en el ítem 5.2 de este procedimiento. 6.2 El Coordinador de Calidad suministra una copia del formato F-CAL-08-09 “Plan de auditoría” al Auditor líder y al Jefe de proceso quien firma como constancia de notificación. 6.3 El equipo auditor elabora F-CAL-08-10 “Lista de verificación” , definiendo los requisitos, los documentos necesarios para el desarrollo de la auditoría según su alcance y los registros que se deriven y analizar situaciones. 6.4 El Auditor líder inicia la reunión de apertura con los auditores y los auditados, de acuerdo a lo planificado.




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6.5 Se realiza la auditoría interna y se registran los hallazgos en el formato F-CAL-08-10 “lista de verificación” . 6.6 El Auditor líder lleva a cabo la reunión de cierre con los auditores y auditados e informa al grupo auditado de forma general los aspectos a mejorar y las fortalezas encontradas en la auditoría y se acuerda la fecha de entrega del informe de auditoría, la cual no debe ser mayor a 15 días. 6.7 El Auditor líder elabora el informe de auditoría utilizando el formato F-CAL-08-11 “Informe de auditorías” y lo entrega al auditado para que se levanten las acciones de mejoras. El auditado debe entregar el registro F-CAL-08-12 “Seguimiento a acciones preventivas, correctivas y de mejora” al auditor para el respectivo seguimiento.” 6.8 El auditor líder entrega los formatos informe de auditorías y acciones de mejora al Coordinador de Calidad. El Coordinador de Calidad realiza un informe consolidado detallando el número de auditorías elaboradas, procesos auditados y el numero de no conformidades mayores y menores así como las observaciones teniendo en cuenta la conveniencia, adecuación y eficacia de la implementación de las acciones preventivas y correctivas por cada jefe de proceso. Las conclusiones se presentan en la revisión del Sistema de Gestión de Calidad al Comité de Gerentes de acuerdo a los cronogramas establecidos.





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1 F-CAL-08-08 Programa de auditorías internas de calidad

2 F-CAL-08-09 Plan de auditoría 3 F-CAL-08-10

Lista de verificación

4 F-CAL-08-11

Informe de auditorías

5 F-CAL-08-12

Seguimiento a acciones preventivas, correctivas y de mejora

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FECHA: _____________________________________

CUMP.1 2 3 4 1 2 3 4

PEPEPEPEPEPE

P = PLANEADOE= EJECUTADO

ELABORO:______________________ APROBO:_______________________ Vigencia: ____________

ENERO

Millán & Asociados

Gestión de Calidad

PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD



GESTION HUMANA

PROCESO

GESTIO ESTRATEGICA

GESTION CALIDAD

GESTION LOGISTICA

JUNIO

GESTION DE AUDITORIAS

GESTION INFRAESTRUCTURA

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FECHA: Marzo de 2008

Objetivo: Ciclo de la AuditoriaFecha de Inicio :

Alcance: Fecha final:

Elaboro: Coordinador de CalidadVigencia:

Firma del AuditadoFirma del Auditor

OBSERVACIONES: ADICIONAL A LOS NUMERALES ESPECIFICOS DE LA NORMA DEL PROCESO AUDITAR SE DEBEN TENER EN CUENTA LOS NUMERALES: 4.2.1 - 4.2.3 - 4.2.4 - 5.3 - 5.4 - 5.5 - 6.2 - 8.2.3 - 8.5.1 - 8.5.2 - 8.5.3

FECHA HORA Proceso Jefe de Proceso -

AuditadoAuditor(es)

Millán & Asociados

Documentos de Referencia Elemento de la Norma

Gestión de Calidad

PLAN DE AUDITORIA

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4.2 Requisitos de la Documentación Manual de Calida, Procedimientos documentados,Registros Y Do-Control de documentos cumentos revisados y controladosControl de Regisros5. Responsabilida de la Dirección Objetivos documentados, verificación de divulgación, Actas de reunioPolítica y Objetivos de Calidad nes por la dirección.Planificación de la CalidadRevisión por la dirección6. Gestion de los Recursos Contratos, Registros de entrenamiento y capacitación de personal Recursos Técnicos e Infraestructura propio y contratistas, Evaluaciones de desempeño, EvaluacionesRecurso Humano de Clima Laboral, Planes de mantenimiento de equipos.Ambiente de Trabajo7. Realización del Producto Planes de Calidad, Verificación de BPM, Registros de Invima, orde-Planificación de la realización nes de pedido, requisitos legales, requisitos de la organización.Procesos relacionados con el cliente Contratos, ordenes de pedido, quejas o reclamos, evaluación deProceso de compras productos, selección y reevaluación de proveedores, verificación deProducción y prestación de servicios los productos comprados, Carpetas clientes,Carpetas proveedores,Identificación y trazabilidad ofertas comerciales, Registro de mantenimiento de equipos, valida-Control de instrumentos de medición ción de los resusultados de la medición y acciones.8. Medición Analisis y Mejora Encuestas de satisfacción del cliente, Resultados de las auditoriasSeguimiento y medición internas y actividades de seguimiento, Naturaleza de las no confor-Auditoria Interna midades y acciones tomadas, Resultados de la acción correctiva yControl del producto no conforme preventiva.Acciones correctivas y preventivasMejora continua

REVISIÓN: 01

Millán & Asociados FECHA: Marzo de 2008

Gestión de Calidad

LISTA DE VERIFICACIÓN

NC OBS REQUISITO 9001 DOCUMENTOS Y REGISTRO RELACIONADOS


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Ciclo de Auditoria

ITEM NUMERAL NC-Mayor NC-MenorObservacion

CONVENCIONES: NC = No Conformidad

Proceso

REVISIÓN: 01

Millán & Asociados

Jefe de Proceso - Auditados: Auditores:

Fecha

CONCLUSIONES GENERALES

FORTALEZAS ASPECTOS A MEJORAR

REPORTE DE NO CONFORMIDADES Y OBSERVACIONES

Descripción

Jefe de Proceso - AuditadoAuditor Principal

Gestión de Calidad

INFORME DE AUDITORIA


FECHA: Marzo de 2008

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1.1 Fecha:______________ 1.2 N° Consecutivo:

1.3 Proceso(s) que Genera No Conformidad y Jefe(s) de Proceso(s):

Origen de la No Conformidad: Auditorias Queja/Reclamo Producto/Servicio NC Otro:

2. TIPO DE ACCIÓN A TOMAR: CORRECTIVA PRVENTIVA MEJORA

2.1 Descripción Correcion implementada: (Diligenciar solo para Acción Correctiva)

Si No

N°

1

2

N° Fecha

1

2

5. SEGUIMIENTO N° Fecha Acción Ejecutada

1 SI NO

2 SI NO

6.1 EFICACIA

SI NO

7. CIERRE DE NO CONFORMIDAD - (AUDITOR O INTEGRANTE COMITÉ DE CALIDAD)

FECHA _________

Gestión de Calidad

SEGUIMIENTO A ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA

CODIGO: F-CAL-08-12

DOCUMENTO: Registro

FECHA: Marzo de 2008REVISIÓN: 01

Millán & Asociados

4.1 RESPONSABLE ADECUACIÓN Y CONVENIENCIA PLAN DE ACCIÓN: (Nombre y Cargo)____________________________

6. DETERMINACIÓN DE LA EFICACIA:

3.1 Nombre y Cargo que Analiza Causa: _____________________________

ResponsableActividad

Descripción Actividad Revisada

1.4 Descripción de No Conformidad :

1.5 Responsable que identifica No Conformidad (Cargo): 1.6 Fecha de Levantamiento:

4. PLAN DE ACCIÓN

Si marco si continua al punto 3. De lo contrario finaliza el registro

Se requiere Abrir accion correctiva?

3. ANALISIS DE CAUSA:

6.2 NOTA: En el evento de NO haber eficacia en la NO CONFORMIDAD, EL AUDITADO DEBE GENERAR UNA NUEVA ACCIÓN CORRECTIVA Y ANEXAR ESTE DOCUMENTO A LA NUEVA ACCIÓN.

NOMBRE: ____________________ CARGO: ____________________

2.2 Fecha de Aplicación

Verificado Por (Cargo)

Actividad

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Anexo I. Acciones correctivas preventivas y de mejora

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Cargo 2 que Revisa

Cargo que Aprueba




01 FECHA:

Marzo de 2008


Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora PAGINA

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1. OBJETIVO Establecer un método unificado de trabajo para identificar, analizar y eliminar las causas de las No conformidades potenciales/reales del Sistema de Gestión de Calidad con el fin de tomar las acciones correctivas, preventivas o de mejora apropiadas para prevenir/evitar su ocurrencia. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a todas las operaciones y áreas relacionadas con el Sistema de Gestión de Calidad, en donde es necesario implementar acciones correctivas, preventivas o de mejora. 3. RESPONSABLE • Coordinador de Calidad: Esta bajo la responsabilidad de la aplicación, actualización

y seguimiento del procedimiento establecido en este documento. • Comité de Calidad: Hacer un seguimiento de las acciones correctivas y preventivas o

de mejora. Analizar los problemas y plantear soluciones. • Responsable de Proceso: Identificar las no conformidades y acciones de mejora e

iniciar el proceso para la implementación de acciones correctivas, preventivas y/o de mejora.

• Dar seguimiento y asegurarse que las acciones tomadas se cumplan según lo descrito

en este procedimiento. • Llevar el control mantener registros de todos los reportes del estado de las acciones

correctivas, preventivas y/o de mejora. • Es quien debe reportar al Comité de calidad los resultados de las acciones

correctivas, preventivas y/o de mejora, para que él a su vez las concentre y • presente esta información al Gerente General para las Revisiones de la Dirección.




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• Personal Encargado: Notificar a los responsables de los procesos, cuando se detecte una No conformidad o acción de mejora en los procesos. 4. DEFINICIONES • Acción Correctiva : Acción tomada para eliminar la causa de una No conformidad detectada u otra situación indeseable. • Acción de Mejora: Acción orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos relacionados con la calidad, con la eficacia o la eficiencia. • Acción Preventiva : Acción tomada para eliminar la causa de una No conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. • Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. • No conformidad : Incumplimiento de un requisito. 5 POLITICAS • Los Responsables de cada proceso determinan y toman acciones para eliminar y/o prevenir la ocurrencia de No Conformidades detectadas en los procesos del Sistema de Gestión de Calidad. Todas las acciones correctivas, preventivas o de mejora, se documentan en el formato F-CAL-08-12 “Seguimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora”. • Se considera que se debe implementar una acción correctiva cuando la No conformidad sea recurrente (más de tres veces), tenga relevancia directa en la satisfacción del cliente. • Cualquier acción correctiva o preventiva que se tome para eliminar las causas de No conformidades reales o potenciales, deben de ser de un grado adecuado para la magnitud de los problemas y proporcional a los riesgos encontrados.




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• Cualquier No Conformidad específica en la realización del servicio y aplicación en el proceso, tendrá el tratamiento establecido en el procedimiento P-CAL-08-05“Control de Servicio No Conforme”. • Las fuentes utilizadas para la identificación de No conformidades y aplicación de acciones correctivas o preventivas son:

FUENTES DE ENTRADA AL PROCEDIMIENTO

NO CONFORMIDAD REAL NO CONFORMIDAD POTENCIAL

BUZONES DE SUGERENCIAS (Interno y externo).

Solicitudes de mejora o sugerencias de los clientes (interno y externo)

No conformidades en la prestación de servicios detectadas al interior del proceso o en la interacción con otros.

Análisis de comportamiento y tendencia de datos de los registros e indicadores de los procesos.

Desviaciones negativas (No cumplimientos) en el análisis de datos de los registros e indicadores de los procesos.

Observaciones y conclusión de mejora por parte de las auditorías internas de calidad o externas de calidad de segunda (Clientes) o tercera parte (Organismo de ley o certificador).

Hallazgo de no conformidad en las auditorías internas de calidad o externas de calidad de segunda (Clientes) o tercera parte (Organismo de ley o certificador).

Decisiones generadas a partir de la revisión por parte de la Gerencia del comportamiento global del sistema de gestión de la calidad.

Decisiones generadas a partir de la revisión por parte de la Gerencia del comportamiento global del sistema de gestión de la calidad.

Ciclos de aplicación del proceso de mejoramiento.




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6. PROCEDIMIENTO 6.1 Identificación de la No conformidad Los responsables de los procesos o el personal involucrado en el proceso identifican la No conformidad en los servicios y la registra en el formato F-CAL-08-12 “Seguimiento a las acciones correctivas y preventivas o de mejora” , cuando la No conformidad se genere en una Auditoría de Calidad se registra en el formato F-CAL-08-13 “Reporte de No conformidades” . 6.2 Identificación de causas El Responsable del Proceso identifica y evalúa las causas para las No conformidades encontradas y procede así: • Establece la causa de la No conformidad • Plantea acciones a implementar • Asigna a la persona encargada de la ejecución de la acción correctiva o preventiva para la eliminación de la No conformidad. • Tramita los recursos necesarios. 6.3 Plan de acción para solucionar las causas El Responsable del Proceso o el Comité de Calidad es el encargado de realizar un plan de acción en el formato F-CAL-08-12 “Seguimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora” teniendo en cuenta: • Actividades necesarias para prevenir/evitar nuevamente la ocurrencia de la No conformidad.

• Responsable de la ejecución.




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• Fecha limite de cada actividad (cierre de la No conformidad) 6.4 Seguimiento El Responsable del Proceso o el Comité de Calidad es responsable del seguimiento una vez finalizada la fecha de compromiso del plan de acción debe establecer una fecha para verificar la eficiencia de la acción tomada. 6.5 Cierre de la acción Vencido el tiempo de ejecución del plan de acción verifica el cierre de la No conformidad y eficiencia: 6.5.1 Si aún no se ha cerrado la No conformidad el Responsable del Proceso debe proceder de la siguiente manera: 1) Solicitar al personal encargado que le presente un informe donde explique las causas del incumplimiento en el cierre de la No conformidad. 2) Se reúne con el personal encargado, analizan y presentan alternativas de solución para que se implemente de nuevo el plan de acción. Van al paso 6.3. 3) Si se cerró la No conformidad y no fue eficaz, se reúne con el personal encargado y analizan y presentan otras alternativas de solución. Van al paso 6.3. 6.5.2 Si se cerró la No conformidad y se verificó su eficiencia el responsable del proceso procede así: 1) Presenta un informe consolidado del estado de las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora al Comité de Calidad trimestralmente. 2) Divulga a los interesados los resultados de la acción correctiva o preventiva implementada. 6.5.3 El Comité de Gerentes reciben el formato del informe y seguimiento de acciones correctivas, preventiva y de mejora.




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7 REGISTROS RELACIONADOS


1 F-CAL-08-12 Seguimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora 2 F-CAL-08-13 Reporte de No conformidades




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Anexo J. Servicio no conforme

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Cargo 2 que Revisa

Cargo que Aprueba




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Servicio No Conforme PAGINA

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1. OBJETIVO Este procedimiento describe la metodología para realizar el control del servicio No Conforme, el cual es el resultado de un proceso que no cumple con una necesidad o expectativa establecidas. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica todos los servicios que afecten la calidad. Inicia con la identificación de los servicios No Conformes y finaliza con la verificación de la acción tomada. 3. RESPONSABILIDADES • Los Gerentes de Auditoría: Es responsable de conocer y aplicar el presente procedimiento. - Realizar el control y seguimiento al servicio No Conforme. - Someter al producto y/o servicio No Conforme corregido a una nueva verificación para demostrar su conformidad con los requisitos. • Director de Calidad: Es responsable de conocer y aplicar el presente procedimiento. - Revisar y tomar conocimiento de los informes sobre los productos y/o servicios No Conformes detectados en los procesos de Auditoría Externa y/o Revisoría Fiscal. - Velar para que cada Gerente someta el producto y/o servicio No Conforme corregido, a una nueva verificación, para demostrar su conformidad con los requisitos. • Coordinador de Calidad: Es responsable de conocer y aplicar el presente procedimiento. - Verificar que el procedimiento sea acorde con las necesidades del Sistema de Gestión de Calidad.




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4. DEFINICIONES • Producto : Resultado de un proceso, subproceso, tarea o actividad. Son considerad productos: El dictamen, informes, recomendaciones, certificados, copias de los documentos del cliente que requieran el visado de la firma Millán & Asociados. • Producto No Conforme: Parte del contrato que no cumple con las especificaciones determinadas por la ley o la normatividad vigente. • Revisión: Actividad que confronta productos y/o servicios y la totalidad del servicio con los requisitos definidos en las leyes, prácticas de revisoría, auditoría, normas, procedimientos y políticas internas de la Firma. • Servicio: Resultado de un proceso; para Millán & Asociados es el objeto del contrato acordado con un cliente, ya sea Revisoría Fiscal, Auditoría Externa ó Asesoría. • Servicio No Conforme: Es todo aquello que afecte la calidad del proceso, subproceso o tarea. 5. PROCEDIMIENTO

5.1. Condiciones generales En MILLAN & ASOCIADOS S.A., se interpreta como una No Conformidad a toda aquella situación que afecta la calidad del servicio de Auditoría Externa y/o Revisoría Fiscal, o la consecución no normal de algunos de los procesos y a la cual se plantea y aplica una corrección preventiva y/o correctiva para solucionar dicha inconsistencia. Cuando una situación se presenta de manera constante o afecta severamente la calidad del producto o la prestación del servicio se considera como un incumplimiento de un requisito establecido ya sea por el Sistema de Gestión de Calidad, por una dependencia o por ley; en este caso la situación se convierte en una No Conformidad a la cual se le debe plantear una acción correctiva o preventiva según lo establecido en el procedimiento P-CAL-08-04 “Acciones correctivas, preventiva y de mejora”.




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5.2. Servicios No Conformes Un servicio No Conforme se presenta por: • Extemporaneidad en la entrega del producto y/o prestación del servicio. • No existe una coordinación en la entrega y el recibo de la información. • Inexactitud de planeación en la presentación de propuestas. • Inconvenientes con la infraestructura tecnológica. • No existencia de una adecuada aplicación de la metodología de trabajo. • Comunicación extemporánea o falta de comunicación con el cliente. 5.3 Producto No Conforme Un producto No Conforme puede ser detectado en forma casual o en los puntos de control del proceso y se clasifica en: 5.3.1 Producto No Conforme ocasionado por el cliente: Cuando se determine que la solicitud de información o de la documentación proporcionada por el cliente, no cumple los requisitos necesarios para prestar un buen servicio. 5.3.2 Producto No Conforme ocasionados por el auditor: Es el incumplimiento de los requisitos o errores al realizar las actividades correspondientes para la elaboración del producto, por ejemplo: diligenciamiento de las guías de auditoría, planillas sumarias, papeles de trabajo. 5.3.3 Producto No Conforme ocasionado por el cliente o auditor: Es aquel que no cumple los requisitos o las necesidades establecidas en el contrato o la propuesta de servicios.




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5.4 Responsables del seguimiento a una No Conformidad Los Gerentes de Auditoría y Auditores son responsables de: 5.4.1 Identificar el producto y/o servicio No Conforme en cualquiera de las etapas del servicio, diligencian el formato F-CAL-08-13 “Reporte de No conformidades” . 5.4.2 Analizar la conveniencia de levantar una acción correctiva, preventiva o de mejora, tomando en cuenta los siguientes criterios: a) por gravedad del producto y/o servicio No Conforme. Entendiéndose por gravedad, una situación que implique un incumplimiento de los objetivos del proceso. b) por su frecuencia de ocurrencia, esto es que el porcentaje de producto y/o servicio No Conformes represente más del 10% de todos los registros, de acuerdo al procedimiento P-CAL-08-04 “Acciones correctivas, preventivas y de mejora” .

5.4.3 Dentro de su competencia, toma las acciones necesarias para eliminar la No conformidad detectada, verificando la corrección de ésta o tomando otra acción hasta corregir el producto y/o servicio No Conforme.

Comité de Calidad es responsable de: 5.4.4 Identificar las situaciones más comunes que afectan la prestación del servicio por medio de las siguientes fuentes: •••• La medición y control de los procesos. •••• Análisis de los resultados de los indicadores de gestión. •••• Las quejas y reclamos que se deriven de los productos y/o servicios No Conformes.




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5.4.5 Evaluar mensualmente o antes si es necesario, el comportamiento o el número de veces que se detecte un servicio No Conforme y definir si se requiere redactar una No Conformidad y aplicar una acción preventiva, en dicho caso se ejecuta el procedimiento P-CAL-08-04 “Acciones correctivas, preventiva y de mejora” .

Coordinador de Calidad

5.4.6 Deberá mantener registros de las No Conformidades y de cualquier acción tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido, de acuerdo al formato de seguimiento F-CAL-08-12 “Seguimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora”.

5.5 Seguimiento a No Conformes.

Cada que lo requiera el Gerente General o los Gerentes de Auditoría, efectuarán un seguimiento a las correcciones emprendidas por los auditores, y sobre el tratamiento dado a las quejas y reclamos. De requerirse emprenderá acciones correctivas, preventivas o de mejora que sean complementarias a las ya emprendidas en este procedimiento.

5.6 Quejas y reclamaciones

Las quejas o reclamaciones pueden llegar a la organización por las siguientes razones:

5.6.1 Los productos y/o servicios que no cumplen con los requerimientos del cliente.

5.6.2 Aspectos relacionados con las relaciones cliente-auditor. El tratamiento a seguir es diligenciar el formato quejas y reclamos, en el cual se adoptan todas las acciones para la remoción del problema.




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5.6.3 Aspectos relacionados con el alcance del servicio, avance del servicio en tiempo y actividades y el resultado. El tratamiento a seguir es diligenciar el formato quejas y reclamos, en el cual se adoptan todas las acciones para la remoción del problema. 6. REGISTROS RELACIONADOS


1 F-CAL-08-12 Seguimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora

2 F-CAL-08-13 Reporte de No conformidades




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Anexo K. Manual de auditorías

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Cargo que Elabora Cargo 1 que

Revisa Cargo 2 que

Revisa Cargo que Aprueba


M-AUD – 01 PROCESO:

Gestión de Auditorías REVISION

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Manual de Auditorías PAGINA

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1 OBJETIVO El objetivo de este Manual es describir las actividades, procedimientos, formatos y guías de trabajo para el desarrollo de la Auditoría Externa y la Revisoría Fiscal, brindando una ayuda eminentemente práctica al profesional vinculado con Revisoría Fiscal y en las áreas de Auditoría Externa de MILLÁN & ASOCIADOS S.A. ALCANCE Este manual tiene el siguiente alcance: 1. Comprende la metodología de Auditoría Externa y de Revisoría Fiscal, de acuerdo con el marco conceptual de las normas de auditoría generalmente aceptadas. 2. Este manual de auditorías es para es uso de los Socios, Gerentes de Auditoría, Revisores Fiscales y los auditores Senior y Júnior, designados para examinar compañías vinculadas con MILLÁN & ASOCIADOS S.A. bajo estos servicios. 3. Corresponde a los Gerentes de Auditorías y al Supervisor de Auditorías ejercer el control de calidad de la auditoría y determinar si el trabajo de los auditores fue concluido de acuerdo con la normatividad, criterios y metodología establecida en este manual. 3 DEFINICIONES o Alcance: Implica la selección de aquellas áreas o asuntos que serán revisados a profundidad en la fase de ejecución. Esta decisión debe ser efectuada teniendo en cuenta la materialidad, sensibilidad, riesgo y costo de la auditoría así como la trascendencia de los posibles resultados a informar. o Auditoría: Examen objetivo, sistemático, profesional y posterior de las operaciones financieras, administrativas y de gestión, practicado con la finalidad de verificar y evaluar dichas operaciones con el objeto de efectuar observaciones y recomendaciones que sean pertinentes. o Calidad: Conjunto de características de una entidad, actividad, producto o proceso que le otorga su aptitud para satisfacer necesidades establecidas e implícitas.




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o Evidencia: Pruebas que respaldan el contenido del informe del auditor, y que son obtenidas a través de los diversos medios empleados en los procesos de auditoría. o Objetivo: Planteamientos conceptuales y formales de lo que se quiere o se espera alcanzar, que permiten ver y evaluar la ejecución de los planes, programas, proyectos o actividades de una organización. o Papeles de Trabajo: Documentos que contienen la evidencia que respalda los hallazgos, observaciones, opiniones, conclusiones, recomendaciones del auditor. Deben incluir toda la evidencia, cualquiera que se soporte y que se haya obtenido durante la auditoría. o Planeación: Comprende el desarrollo de una estrategia global para la conducción de la Auditoría Externa y Revisoría Fiscal, al igual que el establecimiento de un enfoque apropiado sobre la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría que deben aplicarse. o Procedimiento: Métodos estandarizados para realizar tareas especificas repetitivas, de conformidad con políticas prescritas que busca unificar los procesos. 4. RESPONSABILIDAD 4.1 Es responsabilidad del Gerente General y de los Gerentes de Auditoría seleccionar al

encargado de coordinar la Auditoría a realizar. 4.2 Será responsabilidad de los Gerentes de Auditoría y Auditores la adecuada aplicación

y cumplimiento de lo dispuesto en este manual.




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FASE DE INTRODUCCIÓN

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5. DESARROLLO 5.1 Condiciones generales:

5.2 Obligatoriedad

Este manual y los procedimientos aquí definidos son de utilización y aplicación obligatoria en todas las Auditoría Externas y Revisorías Fiscales que realice MILLAN & ASOCIADOS, sean estas efectuadas tanto con el recurso humano vinculado laboralmente como con los subcontratados.

5.3 Modo de utilización Su utilización será de modo obligatorio para todas las Auditorías Externas y Revisorías Fiscales que realicen los Auditores de MILLAN & ASOCIADOS. El cumplimiento de cada una de las actividades y tareas definidas en cada fase de la auditoría deberán ser controladas por los Gerentes de Auditorías y por el Supervisor de Auditorías delegado para dicho propósito apoyados en la normatividad. Se recomienda la utilización del procedimiento P-AUD-08-01 “Elaboración de papeles de trabajo”, con el objeto de facilitar el acceso a la información y propender a la unificación de las actividades. 5.5 Actualización Este Manual debe ser actualizado cada vez que exista un cambio en la normatividad que afecte el procedimiento del presente, para lo cual se someterá al comité de Gerentes y a la Junta Directiva de MILLAN & ASOCIADOS.




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5.6 Visión general de la Revisoría Fiscal 5.6.1 Objetivo Para MILLÀN & ASOCIADOS, S.A., el servicio de Revisoría Fiscal está orientado a practicar un examen de los estados financieros y a las operaciones de la empresa auditada, con el fin de emitir una opinión sobre los mismos, de acuerdo con las normas e instrucciones de los organismos de vigilancia y control y los principios de contabilidad generalmente aceptados, incluyendo las pruebas de registro de contabilidad y otros documentos de soporte; la revisión de los sistemas de los controles internos contables y administrativos y aquellos otros procedimientos de auditoría que se consideren necesarios de acuerdo con las circunstancias. 5.6.2 Alcance Es responsabilidad de la Revisoría Fiscal, llevar acabo exámenes periódicos mediante visitas mensuales, de acuerdo con las normas generalmente aceptadas, incluyendo las pruebas de los registros de contabilidad y otros documentos de soportes; la revisión de los sistemas de los controles y administrativos y aquellos otros procedimientos de auditoría que se consideran necesarios de acuerdo con las circunstancias. 5.6.3 Contenido • Protege el normal funcionamiento de la sociedad. • Asegura la protección de los bienes y valores sociales. • Examinar los estados financieros. • Evaluar el ambiente de control interno. • Proteger los derechos de los propietarios del Negocio y los intereses de la Comunidad y del Estado. • Hace cumplir las normas legales. • Rendir informes.




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5.7 Visión general de la Auditoría Externa 5.7.1 Objetivo El objetivo fundamental es trasformar el enfoque tradicional de cumplimiento de la auditoría, mediante la implementación de una metodología que sirva para evaluar como se están manejando los riesgos de la organización, evaluar y revisar los estados financieros de un periodo determinado. El servicio está enfocado en factores críticos de éxito e indicadores claves de desempeño, que permiten a la organización crear valor a través de la auditoría. 5.7.2 Alcance El conocimiento técnico del personal, la política de entrenamiento, el entrenamiento durante el trabajo y la experiencia en los negocios, hace posible a MILLAN & ASOCIADOS S.A., obtener un mejor conocimiento de su negocio y ayudar a los propietarios de grandes, medianas y pequeñas empresas a encontrar soluciones oportunas a sus problemas. 5.7.3 Contenido El servicio de auditoría externa se ajusta a las características de la empresa y al entorno jurídico que lo rodea, para tal efecto se implementan mapas de riesgos que permite visualizar los procesos, metas, políticas y estrategias, de manera que se pueda realizar recomendaciones oportunas y ajustadas a las necesidades y que contribuyan al logro de sus objetivos. • Evaluación de riesgos estratégicos y de negocios. • Evaluación retos de cumplimiento regulatorio. • Recomendaciones indicadas para mejorar los controles internos contables y administrativos. • Soporte en las necesidades del sistema contable • Documentación de los procesos




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5.8 Principios a observar en la Auditoría

5.8.1 Objetividad

Tanto la Auditoría como la Revisoría Fiscal requieren de una opinión independiente del auditor respecto a la situación bajo su análisis. 5.8.2 Prioridad y secuencia El análisis a efectuar debe ser sistemático y abordar de forma metódica y estructurada en cada etapa de la auditoría, de tal forma que los resultados obtenidos en cada una de ellas puedan ser utilizados en la siguiente. 5.8.3 Independencia mental El Contador Público debe tener independencia mental en todo lo relacionado con su trabajo, para garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios. La independencia supone una actitud mental que permite al contador público actuar con libertad respecto a su juicio profesional, para lo cual debe encontrarse libre de cualquier predisposición que limite su imparcialidad en la consideración objetiva de los hechos, así como en la formulación de sus conclusiones.

5.8.4 Equidad

La actitud del auditor asignado a ejecutar la auditoría debe actuar con rectitud y equidad.

5.9 Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas Las normas de auditoría contienen las reglas básicas que el Contador Público debe seguir de manera estricta en la realización de una Auditoría, Revisoría Fiscal en el examen de los estados financieros.




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El Contador Público, no debe esperar en las normas de auditoría la totalidad de las reglas que recojan todas las situaciones posibles en las que pueda encontrarse al realizar una auditoría o una revisoría fiscal. El nivel profesional, la experiencia en la práctica profesional y en el juicio equilibrado son fundamentales en el Contador público para determinar los procedimientos necesarios para aplicar de acuerdo con las circunstancias que se encuentren en el trabajo. Las normas de auditoría generalmente aceptadas, se relacionan con las cualidades profesionales del Contador Público, con el empleo del buen juicio de su examen y del informe referente al mismo. Las normas de auditoría son las siguientes: 1. Normas personales a) El examen debe ser ejecutado por personas que tengan entrenamiento adecuado y estén habilitadas legalmente para ejercer la contaduría pública en Colombia. b) El Contador Público debe de tener independencia mental en todo lo relacionado con su trabajo, para garantizar la imparcialidad y la objetividad de sus juicios, y c) En la ejecución de su examen y en la preparación de sus informes, debe proceder con diligencia profesional. 2. Normas relativas a la ejecución del trabajo a) El trabajo debe ser técnicamente planeado y debe ejercer una supervisión apropiada sobre los asistentes, si los hubiere. b) Debe hacerse un apropiado estudio y una evaluación del sistema de control interno existente, de manera que se pueda confiar en él, como modo para la determinación de la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría, y c) Debe obtenerse evidencia valida y suficiente por medio del análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación y otros procedimientos de auditoría, con el propósito de allegar bases razonables para el otorgamiento de un dictamen de los estados financieros sujetos a la revisión.




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3. Normas relativas a la rendición de informes a) Siempre que el nombre del Contador público sea asociado con los estados financieros, deberá de expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con tales estados. Si practicó un examen de ellos, el Contador Público deberá expresar claramente el carácter de su examen, su alcance y su dictamen profesional sobre lo razonable de la informaron contenida en dichos estados financieros; b) El informe debe contener indicación si los estados financieros están presentados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia; c) El informe debe contener indicación sobre si tales principios han sido aplicados de manera uniforme en el periodo corriente en relación con el periodo anterior; d) Cuando el Contador Público considere necesario expresar salvedades sobre alguna de las afirmaciones genéricas de su informe y dictamen, deberá expresarlas de manera clara e inequívoca, indicando a cual de tales afirmaciones se refiere y los motivos e importancia de la salvedad en relación con los estados financieros tomados en conjunto, y e) Cuando el Contador Público considere no estar en condiciones de expresar un dictamen sobre los estados financieros tomados en conjunto deberá manifestarlo explicita y claramente. 5.10 Ejercicio de la profesión 5.10.1 De las normas que los Contadores públicos deben observar 1. Observar las normas de ética profesional 2. Actuar con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas. 3. Cumplir con las normas legales vigentes, así como las disposiciones emanadas de los organismos de vigilancia y dirección de la profesión. 4. Vigilar que el registro e información contable se fundamenten en los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.




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5.10.2 Los papeles de trabajo Mediante los papeles de trabajo, el Contador Público dejara constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional. Tales papeles, que son de propiedad de la Firma, se prepararán conforme a las normas de auditoría generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo podrán ser examinados por las entidades estatales y por los funcionarios de la rama juridiscional en los casos previstos en las leyes. Dichos papeles están sujetos a reserva y deberán conservarse un tiempo no inferior a cinco (5) años, contados a partir de la fecha de su elaboración.

5.10.3 Rendición de Informes

5.10.3.1 Sistema de control interno

El sistema de control interno, como instrumento debe facilitar la medición de los resultados de desempeño del auditado y el grado de cumplimiento de sus metas y objetivos.

Debe estar constituido por políticas y normas formalmente adoptadas, métodos y procedimientos efectivamente implantados y recursos humanos, físicos y financieros, cuyo financiamiento coordinado debe orientarse a salvaguardar el patrimonio, a lograr metas y mejoras en el sistema.

El sistema de control interno es el conjunto de los planes, métodos procedimientos, y otras medidas, incluyendo la actitud de la Dirección, que posee la institución.

5.10.3.2 Dictamen

El Revisor Fiscal debe expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con los estados financieros, expresar claramente el carácter de su examen, su alcance y su dictamen profesional sobre lo razonable de la información contenida en dichos estados financieros.




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El objetivo general del servicio de la Revisoría Fiscal, esta orientado a practicar un examen a los estados financieros, con el fin de emitir una opinión sobre los mismos, de acuerdo con las normas y/o principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

• Deberá señalar si los estados financieros están presentados de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

• Deberá indicar si tales principios se han aplicado consistentemente con el periodo anterior.

• Salvo que se señale lo contrario en el informe, se juzgará que las notas aclaratorias a los estados financieros son adecuadas.

• El informe deberá contener la opinión del auditor con respecto a los estados financieros, tomados en conjunto, o bien habrá de indicar que se abstiene de rendir una opinión acerca de ellos. Cuando no se puede rendir una opinión acerca de ellos se deberán indicar las razones para ello.

• En todos los casos en que aparezca el nombre de un auditor en relación con los estados financieros, el informe deberá contener una aclaración del carácter del examen del auditor, y el grado de responsabilidad que está asumiendo.

5.10.4 Características del Informe Final Es necesario tener en cuenta determinadas características en el momento de elaborar el informe, con el objeto de mantener un suficiente nivel de calidad. Por lo tanto se recomienda considerar las siguientes características:




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5.10.4.1 Trascendencia

La eficiencia del informe decrece cuando se incluyen asuntos intrascendentes. Por ello los temas incorporados deben ser lo suficientemente significativos como para merecer ser informados y captar la atención a quienes va dirigido.

En el momento de tomar decisiones sobre asuntos de significación, se recomienda considerar lo siguiente:

• Significatividad en términos presupuestarios (financieros y físicos). • La importancia de los recursos involucrados. • El nivel de riesgo inherente o de control que represente. • La relación que tengan las áreas o sectores involucrados en el logro de las metas programadas por las dependencias auditadas. • La frecuencia con la que ocurren situaciones negativas y los montos de las pérdidas potenciales involucradas. • Oportunidad de contribuir a mejorar la efectividad, eficiencia o economía en las actividades u operaciones. • La oportunidad de promover el mejoramiento del sistema de información para la toma de decisiones. • La inactividad de los funcionarios responsables de la entidad auditada. En este caso se deberá adoptar acciones para fortalecer aquellas áreas con controles internos débiles o mejorar sus actividades y operaciones. 5.10.4.2 Beneficio y Oportunidad

A efectos de informar con efectividad, es muy importante considerar el beneficio y oportunidad de la información. El informe final debe remitirse a la compañía auditada en el tiempo planificado, a medida que se concluya la auditoría final, se trate con las autoridades de la compañía las observaciones y recomendaciones mas importantes, a fin que la autoridad responsable de la compañía auditada pueda tomar decisiones oportunas en materia de mejoras, aumentando el valor agregado del informe.

A fin de garantizar que los informes de auditoría no contengan errores, ya sea al presentar los hallazgos u observaciones, sus causas, efectos y recomendaciones, es necesario que el Gerente del equipo de auditoría aplique procedimientos adecuados para la revisión de los papeles de trabajo y el control de calidad del proceso de la auditoría.




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Se requiere que el contenido del informe sea digno de crédito, es decir que deba expresar exactitud en los juicios, siendo justo e imparcial. La validez del informe puede ser cuestionada si el mismo falla en su exactitud.

A fin de aprobar los fundamentos y razón de habilidad de los asuntos informados, es necesario que las observaciones y conclusiones estén respaldadas con evidencia suficiente, competente y apropiada, que surjan de los papeles de trabajo.

5.10.4.4 Estilo Contundente

El auditor debe presentar sus observaciones de forma convincente, de manera tal, que el destinatario pueda inferir las conclusiones y recomendaciones de los hechos examinados. Los elementos de juicio deben ser suficientes para convencer a cerca de las relevancias de las observaciones y para promover un correcto entendimiento de los asuntos informados, de manera tal que los funcionarios de cada área auditada, reciban la ayuda necesaria para concentrar su atención en los puntos que se requieran.

5.10.5.5 Objetividad y Enfoque A fin de que los usuarios del informe, desarrollen un enfoque apropiado, las observaciones de cada uno de ellos deben de ser presentadas de manera objetiva y clara, así mismo deben incluir información suficiente sobre el asunto, como por ejemplo las causas que originan la ineficiencia de los efectos que se producen y las recomendaciones para solucionarlas.

La información necesaria para lograr un enfoque adecuado del informe formará parte de los papeles de trabajo así:

• Cuando sea apropiado, el auditor debe expresar en el informe el énfasis de la auditoría, los asuntos que fueron a su criterio relevantes que requerirán atención.




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• Información acerca de la naturaleza y el volumen de operaciones del sector área o proceso a que se refiere las observaciones, de esta forma, se tendrá una perspectiva para medir su importancia. • Descripción correcta y precisa de las observaciones, lo cual evitará interpretaciones erróneas. Para lograr esto es necesario conocer los comentarios o aclaraciones formulados por los funcionarios responsables y las identificaciones de todos los factores relevantes, aun de aquellos que pudieran ser contrarios a las observaciones del auditor. • Información de los aspectos deficientes y de los aspectos satisfactorios de las operaciones, estos últimos referidos a los logros notables de la administración del auditado.

5.10.4.6 Precisión, Claridad, Simplicidad y Oportunidad

El informe debe de ser preciso, simple y de redacción clara, las frases, oraciones, párrafos o secciones deben armonizar con el mensaje del informe. Un informe conciso y completo merecerá la atención adecuada por parte de los funcionarios responsables del ente objeto de la auditoría, cosa que no ocurriría en caso de tratarse de un texto extenso y detallado. 6. Metodología de trabajo

6.1 Principios en la realización de la auditoría La auditoría será realizada por un grupo de Contadores Públicos debidamente inscritos en la Junta Central de Contadores, con independencia mental y suficiente diligencia profesional. El trabajo debe ser técnicamente planeado por el comité de Gerentes de la firma y debidamente supervisado por un Gerente asignado para tal efecto. Se evaluará permanentemente el sistema de vigilancia y de control interno y se obtendrá evidencia valida y suficiente, que permitirá expresar una opinión sobre los estados financieros. Si del estudio realizado a los documentos examinados se desprende la necesidad de otros documentos o de otras pruebas, se solicitará oportunamente.




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FASE DE PLANEACIÓN

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1. INTRODUCCION Todo trabajo de auditoría deberá ser adecuadamente planeado, a fin de identificar los objetivos y determinar los métodos para alcanzarlos en forma económica, eficiente y eficaz. Una cuidadosa planeación implica la determinación del área sometida a control, su estudio preliminar y la elaboración de los respectivos programas de trabajo. El proceso de planeación permite al auditor identificar áreas críticas y problemas potenciales del examen, evaluar el nivel de riesgo y programar la obtención de evidencias necesarias para emitir opinión sobre la suficiencia y la efectividad del sistema de control interno del auditado. El auditor realiza la planeación para determinar de manera efectiva y eficiente la forma de obtener los datos necesarios e informar acerca del objeto de la auditoría. El alcance de la planeación puede variar según el tamaño de la compañía, el volumen de sus operaciones, la experiencia del auditor y el conocimiento de las operaciones. La planeación permite identificar que se debe hacer durante la fase de ejecución y elaboración del dictamen final de una auditoría y quien y cuando debe ejecutarse las tareas. La planeación es un proceso dinámico que si bien se inicia al comienzo de la labor de auditoría, puede modificarse o continuarse sobre la marcha de las tareas. La misma comienza con la obtención de la información necesaria para definir la estrategia a emplear durante la ejecución y culmina con la definición detallada de las tareas a realizar en dicha etapa. 2. Etapas de la fase de planeación

2.1 Estudio preliminar

El motivo de esta etapa es obtener un conocimiento general del objeto de la organización, de sus principales características y del medio externo en que se desenvuelve, con el fin de formular el presupuesto de la auditoría, originalmente elaborado por los Gerentes de Auditoría. Para ello se deberán desarrollar los siguientes procedimientos.




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2.2 Recopilación de antecedentes

2.2.1 Entrevista con la máxima autoridad de la compañía

Es la primera actividad que deberán realizar los Gerentes de auditoría y está dirigida a obtener información general sobre la organización y el contexto en que se desenvuelve. Para ello se preparará el formato F-AUD-08-01 “la Guía para la estimación de tiempos y honorarios para una auditoría” a tratar en la entrevista, sin olvidar incluir como importantes la modalidad de relación con las distintas jefaturas y la solicitud de colaboración de todos los niveles de la organización o ente.

2.3 Determinación de objetivos y alcance de la auditoría

2.3.1 Conceptos

En esta fase, el Gerente de auditoría deberá contestarse, entre otras, las siguientes preguntas, en función de los objetivos definidos y las características de la auditoría:

• ¿Qué es posible satisfacer y cuán factible es la realización de la auditoría? • ¿Qué se va a buscar concretamente (objetivos y alcance)? • ¿Qué recursos debe estar en condiciones de proporcionar el ente auditado y en qué momento? • ¿Cuáles son las fechas tentativas de iniciación y terminación del trabajo? ¿Existen restricciones técnico - políticas?

Básicamente debe determinarse qué necesidades deben satisfacerse y cómo estos propósitos se harán operativos.

Los objetivos deben expresarse de manera que identifiquen aquellos elementos de hallazgos que deban desarrollarse en el informe.




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Se deberá considerar también el tiempo y recursos disponibles que se asignen, los cuales pueden definir qué actividades se tendrán en cuenta y con qué profundidad y detalle se las evaluará.

Asimismo la disponibilidad de datos (con cuáles se podrá contar; si se obtendrán en forma oportuna, cuál será la dificultad en conseguirlos, etc.) puede definir:

• Qué período debe ser incluido. • Si será posible su proyección. • Qué nivel de validación se necesitará para documentar la existencia de un problema y su causa. • Qué comparaciones se harán.

2.3.2 Características

Cada objetivo debe reunir las siguientes características:

• Alcanzable: Será tal que pueda lograrse materialmente, tomando en cuenta las facultades, recursos, atributos y todo otro factor que pueda incidir en su obtención. • Específico: Indicará clara e inequívocamente qué se está buscando. • Apropiado: Tendrá relación con el propósito fundamental del trabajo de auditoría. • Comunicable: Será comprensible para todas las partes.

2.4 Planificación global de los recursos

El Gerente de la auditoría una vez que procesó y analizó toda la información, diseñará los lineamientos generales del trabajo, proyectará el tiempo estimado de duración, la cantidad y características del personal a utilizar y el costo aproximado.

Se fijarán los límites de la auditoría, es decir qué aspectos serán incluidos en la auditoría y cuales no.




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Toda esta información se prepara en los formatos F-AUD-08-02 “Asignación de personal para auditoría” , y el formato F-AUD-08-03 “Horas profesional por categoría de profesional y F-AUD-08-04 “Control diario de tiempo y presupuesto Guía 600 ”. Los mismos serán presentados al Gerente General, el cual lo evaluará y efectuará los ajustes que estime necesarios.

2.4.1 Selección del equipo de Auditoría Definido el alcance de la auditoría, la Gerencia General y los Gerentes de auditoría correspondientes asignarán las tareas a los distintos Auditores. Estos deberán efectuar la primera determinación de objetivos, los cuales deberán fijarse en función del:

• Tiempo: - Ordinario anual. - Un período de tiempo mayor o menor al año. • Áreas involucradas:

- Total o un área específica.

• Exámenes especiales de actos y contratos de significación económica 2.5 Propuesta de trabajo

El Gerente General de MILLÁN & ASOCIADOS S.A. y los Gerentes de Auditoría deben entregar una propuesta de servicios de Revisoría Fiscal o Auditoría Externa al Gerente General de la compañía a auditar con una nota oficial de presentación, firmada por el Gerente General de MILLAN & ASOCIADOS S.A., en la que se presente:

• Alcance de la propuesta • Información general de la firma • Estructura de servicios • Competencias profesionales de las personas que actuaran en las auditorías • Metodología de trabajo • Informes y comunicaciones • Propuesta económica.




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2.5.1 Aceptación de la propuesta de trabajo

Una vez aceptada la propuesta de trabajo por la compañía a auditar, el equipo auditor debe preparar un plan de trabajo con cronograma de actividades, metas y resultados esperados y estrategias de mejoramiento e indicadores de gestión.

2.6. Etapas de Planeación Para lograr una adecuada planeación del trabajo se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: 2.6.1 Conocimiento de la compañía a auditar Se debe obtener un conocimiento de la estructura de la compañía, una adecuada compresión de las actividades que desarrollan, el sector al cual pertenece y la naturaleza de sus operaciones. 2.6.2 Verificación de los procedimientos Se deben verificar los procedimientos o normas contables que sigue la compañía y la uniformidad con que han sido aplicados, también se debe evaluar el sistema contable utilizado para realizar las operaciones, los sistemas operativos de información y de gestión. 2.6.3 Implementación de guías de auditoría En la medida en que se adelante el trabajo de auditoría, se implementará el uso de programas o guías de auditorías, esto con el propósito de dotar a la auditoría de los programas o guías que se consideren necesarias para dar un mayor cubrimiento a cada una de las áreas que desarrollan las operaciones de la compañía; de esa misma manera, el equipo de auditores asignados para atender la auditoría, puede contar con un completo juego de guías que le permite orientarse fácilmente en la realización del trabajo de auditoría y al auditor supervisor y a los Gerentes de auditoría, les facilitará el control y revisión del trabajo, efectuando así, un seguimiento mas eficaz al trabajo realizado.




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2.7 Evaluación del Sistema de Información y Control Interno Se debe evaluar el grado de eficiencia y efectividad y confianza inicialmente esperado del sistema de control interno. En la medida que se adelanten los trabajo de auditoría, se implementarán el uso de programas o guías de auditoría, que complementen lo que se ha aplicando en empresas del mismo sector, esto con el propósito de dotar a la auditoría de programas o guías que sean necesarias para dar mayor cubrimiento a cada una de las áreas en las cuales se desarrollan las operaciones de la compañía. El equipo de auditores que sea asignado para atender los trabajos, podrá contar con un completo juego de guías que le permitirá orientarse fácilmente en la realización de los trabajos de auditoría y a los Gerentes de Auditoría, se les facilitara el control y revisión del trabajo, realizando un seguimiento mas eficaz del trabajo realizado. 2.7.1 Estudio y evaluación del sistema de control interno Al inicio de la auditoría se debe realizar una auditoría preliminar, mediante la cual se elaborara un estudio y evaluación del sistema de control interno contable y administrativo existente, de manera que se pueda confiar en él, como base para la determinación de la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría. Dicho estudio y evaluación permitirá conocer si los métodos y procedimientos adaptados por la compañía, aseguran que los activos estén debidamente protegidos y salvaguardados contra perdidas, bien sea fraudes o por errores no intencionados; que los registros contables sean fidedignos, que la información contable-financiera, que debe utilizar la administración sirva de herramienta para tomar decisiones y si la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices dadas por el Gerente. Durante todo el periodo evaluado, se adelantara una auditoría interina, que permita evaluar los controles internos contables y administrativos, de la misma forma como se definió en el párrafo anterior, lo que permitirá sugerir recomendaciones que permitan fortalecer los controles ya existentes o de implementar el uso de otros controles.




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Algunos aspectos de importaría que se deben evaluar permanentemente del sistema de control interno de la compañía, son los siguientes: a- Que se provea una segregación adecuada de las funciones, tendientes a evitar que una misma persona realice funciones que sean incompatibles. b- Que el sistema de autorización y procedimientos de registro provea un control contable razonable sobre los bienes, obligaciones, ingresos, costos y gastos. c-Que existan procedimientos idóneos para la ejecución y desempeño de los deberes y funciones de la compañía. d-Que exista control físico de las existencias, que permita establecer si los bienes físicamente existentes coinciden con las existencias según los libros. Dependiendo de las fortalezas o debilidades del control interno de la compañía, se determinará el alcance de las técnicas de auditoría, en tal caso, la clase y amplitud de las pruebas selectivas se verán afectadas por la bondad o debilidad del sistema de control interno. Con el propósito de fortalecer de los controles internos contables y administrativos de la compañía, luego de cada revisión y en el transcurso del año, se enviarán cartas de recomendación o sugerencias, que serán previamente discutidas con los funcionarios vinculados en las operaciones examinadas.




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FASE DE EJECUCION

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1 INTRODUCCION El objetivo de esta fase es la obtención de evidencias y la formulación de observaciones con sus respectivas recomendaciones, soluciones y alternativas sobres las áreas y los procesos auditados. Esto se logra mediante ejecución de pruebas bajo la aplicación de diversas técnicas y herramientas. En la evaluación, el equipo de auditoría deberá tener particularmente en cuenta:

• El criterio según el cual se evalúa el auditado y su sistema de control debe partir de la hipótesis del óptimo desempeño esperado de las organizaciones, y de los atributos funcionales que deben tener ese desempeño, esto es, de los términos de cumplimiento normativo, de eficacia, de eficiencia, de economía y de impacto dentro de los cuales debe desenvolverse la gestión. • La naturaleza, características, y situación particular de la compañía auditada (estructura organizativa, grado de sistematización, complejidad funcional y cultural) pueden influenciar en su grado de desempeño. Es importante destacar, que en la construcción de los instrumentos de revelamiento de la información (guías, entrevistas, entre otros), deben ser elementos de comprobación y verificación efectivos, cuyo desarrollo facilite la selectividad en la aplicación de las pruebas de auditorías que se consideren necesarias. Los auditores se platearan interrogantes que consideren necesarios para establecer y verificar, el grado de adecuación de la auditoría evaluada y la suficiencia del sistema de control interno en operación. 2. Consulta de documentación e información El objeto del trabajo preliminar es obtener información general de la entidad lo más ágil posible y permitir el desarrollo del programa de auditoría. Para tal efecto, se debe hacer una inspección a las instalaciones de la compañía, observar la forma como se llevan a cabo las operaciones y se estudiará los manuales, procedimientos e instructivos con los cuales cuenta la compañía para llevar a cobo sus operaciones.




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2.1 Fuentes de información Las fuentes de información para llevar a cabo la ejecución, pueden ser: • Archivos. • El propio organismo a auditar. • Conocimiento directo mediante la realización de entrevistas, observaciones, etc. • Medios electrónicos (redes internas y externas). • Conocimiento directo mediante la realización de encuestas disponibles.

3. Estudio de la entidad a auditar . Para obtener un adecuado conocimiento de la estructura de la misma se deberá revisar toda la normatividad legal que le es propia, y comprenderá el estudio de los antecedentes contenidos en el archivo permanente de la entidad, la verificación de su actualidad y consecuentemente su actualización. Para ello se diligenciará I-AUD-08-03 “Guía de auditaría general 101”, a tal fin se requerirá a la entidad a auditarse que suministre la siguiente información: 1) Acta de constitución de la compañía. 2) Registros de la cámara de comercio. 3) Documentos de representación legal. 4) Registros de libros en cámara de comercio. 5) Registros de patentes y propiedad. 6) Registros de licencia de funcionamiento 7) Libros de actas de junta. 8) Libros de actas de asamblea. 9) Estados financieros de años anteriores. 10) Dictamen del Revisor Fiscal del año anterior. 11) Organigrama. 12) Manuales de procedimientos. 13) Memorandos instructivos. 14) Estados financieros. 15) Resumen de indicadores años anteriores. 16) Visitas a las instalaciones.




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4. Procedimientos, técnicas y prácticas Las técnicas de auditoría son procedimientos especiales utilizados por el auditor para obtener las evidencias necesarias y suficientes, a fin de formarse un juicio profesional y objetivo sobre la materia examinada. Obtener la información exacta y rápida es quizás la parte más importante de una auditoría. Conseguir evidencias suficientes y apropiadas es crucial en la fase de ejecución y determinante de la credibilidad de los informes de auditoría. 4.1 Evidencia

El auditor deberá obtener evidencia que sea competente y suficiente mediante las pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar su opinión sobre el objeto de la auditoría. La evidencia de la auditoría es el elemento de juicio que obtiene el auditor como resultado de las pruebas que ejecuta para validar la información del auditado. 4.1.1 Obtención de la evidencia Para el desarrollo de cada una de las pruebas de cumplimiento que se lleven a cabo, se obtendrá la evidencia valida y suficiente por medio del análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación, y otros procedimientos de auditoría que se consideren necesarios implementar, con el propósito de allegar bases razonables para dictaminar sobre los estados financieros sujetos a la revisión. Para lograr obtener una evidencia suficiente, se realizarán pruebas de auditoría que lleven a obtener conclusiones razonables sobre cuentas que se sometan a examen. Se obtendrá la evidencia necesaria, que cumpla con los objetivos del examen; de tal forma que esas evidencias permitan formar un juicio profesional para emitir una opinión.




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4.2.1 Fuentes de obtención de evidencia La evidencia puede ser obtenida de diversas fuentes: los sistemas de información del auditado, de la documentación respaldatoria de las transacciones del personal de la compañía auditada, de deudores, proveedores, y otros terceros relacionados con la organización.

La evidencia se obtendrá necesariamente de:

• Las cuentas que se examinan • De los registros auxiliares y documentos de soporte de las operaciones. • Las declaraciones de empleados y directivos. • De los sistemas internos de información y transmisión de instrucciones. • Los manuales de procedimientos y la documentación de sistemas. • La obtención de conformaciones de terceras personas ajenas a la entidad y de, • Los sistemas de control interno en general. 3. Muestreo en auditoría 3.1 Aplicaciones en el análisis de las transacciones Los procedimientos de auditoría que aplica el auditor para obtener evidencia sobre la cual sustenta el informe, difícilmente pueden aplicarse sobre la totalidad de las transacciones. Por ello el auditor seleccionará algunas transacciones y cuentas a revisar. Este conjunto de elementos se denomina muestra.

3.1.1 Definiciones a) Muestreo El muestreo en auditoría es un proceso que consiste en seleccionar un grupo de elementos denominado muestra de un grupo mayor de elementos llamado universo, a efectos de aplicar procedimientos sobre la muestra para aplicar las conclusiones obtenidas a toda la población.




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a) Universo Es el conjunto total de datos del cual se selecciona una muestra sobre la que el auditor desea extraer conclusiones. b) Unidad de muestreo Representa a los elementos individuales que componen una población. c) Estratificación Consiste en dividir el universo en sub-universos, cada uno de los cuales comprende un grupo de unidades de muestreo que presentan similares características.

3.1.2 Riesgo de muestreo

El riesgo de que la muestra no sea representativa del universo o población de la cual se seleccionó y, consecuentemente, el auditor llegue a conclusiones incorrectas sobre los resultados de su examen. El riesgo de muestreo puede presentarse de las dos siguientes maneras:

• Rechazo incorrecto: Es el riesgo de que el auditor concluya que los controles no son confiables o que el saldo de una cuenta no es rechazable, cuando en realidad si lo son. En este caso, la aplicación de otras pruebas de auditoría permitirá al auditor arribar la conclusión correcta. • Aceptación incorrecta: Es el riesgo de que el auditor llegue a la conclusión de que puede confiar en los controles o que el saldo de una cuenta es razonable, cuando en realidad no es. • Diseñar el plan de muestreo para obtener una muestra de tamaño suficiente. • Utilizar un método de selección que produzca una muestra representativa de la

población y que responda a los objetivos de la auditoría.




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3.1.3 Riesgo de no muestreo Se refiere a la obtención de conclusiones erróneas no originadas directamente por el muestreo. Pueden originarse en errores en la aplicación de los procedimientos o en el no reconocimiento de los errores existentes en los documentos o transacciones examinados.

3.1.4 Definición del universo y la unidad de muestreo Luego de determinar el objetivo de la prueba, el auditor debe definir el universo. Es muy importante que el auditor se satisfaga de que el universo determinado y el universo sobre el que seleccionó la muestra (marco) sea el mismo. Si no resultan equivalentes, el marco podría no incluir todos los elementos sobre los que se quiere obtener una conclusión. Para asegurarse de esta equivalencia entre universo determinado y marco, la muestra debe realizarse sobre información debidamente conciliada con la contabilidad o que posea algún tipo de control numérico-integridad de la información. La selección de la unidad de muestreo debe ser adecuada para el objetivo de la prueba. Por ejemplo, si el auditor quiere probar que todos los ingresos hayan sido depositados no sería adecuado tomar una muestra de depósitos. Por el contrario la prueba deberá consistir en la revisión de los depósitos con otra fuente que proporcione evidencia sobre los ingresos, como planillas de caja, recibos, etc. El muestreo es no estadístico cuando la muestra se obtiene aplicando el juicio profesional en lugar de hacerlo sobre las bases de técnicas estadísticas. El muestreo no estadístico no permite cuantificar el riesgo de muestreo. Como consecuencia de esto el auditor podría seleccionar muestras más grandes de las necesarias o por el contrario estar bajo un riesgo de muestreo alto sin advertirlo. En el muestreo estadístico el auditor puede medir y controlar el riesgo, definiendo el tamaño de la muestra acorde al nivel de riesgo aceptado.




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El muestreó estadístico proporciona al auditor la ventaja de poder diseñar muestras eficientes. No obstante su uso demanda mayor capacitación del personal de auditoría. Para elegir un método de muestreo estadístico o no estadístico, el auditor deberá considerar los objetivos del examen y la naturaleza del universo determinado, así como las ventajas y las desventajas de cada método. El método estadístico le permite al auditor medir la incertidumbre derivada del muestreo. No obstante deberá considerar el costo de aplicar el muestreo estadístico. El tamaño de la muestra no debe ser un elemento para elegir el tipo de muestreo a aplicar.

3.1.5 Determinación del tamaño de la muestra Para determinar el tamaño de la muestra el auditor debe: 1. Determinar el riesgo razonable de selección incorrecta. 2. Definir el porcentaje máximo aceptable de desvío en el universo. 3. Determinar el porcentaje conservado de desvío esperado en el universo. 4. Calcular el tamaño de la muestra. Para calcular el tamaño de la muestra pueden utilizarse programas de computación o cálculos manuales de técnicas basadas en tablas estadísticas.

4. Procedimientos y técnicas de auditoría Los procedimientos de auditoría constituyen métodos analíticos de investigación y prueba que los auditores deben utilizar en su examen, con el objeto de obtener evidencia suficiente, confiable, relevante y útil que le permitan fundamentar sus opiniones, conclusiones y recomendaciones.




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Para la elección de los procedimientos y técnicas de auditoría, se tendrá en cuenta el resultado de la evaluación del sistema de control interno. Para la obtención de evidencias se deberá considerar la relación costo – beneficio, entre los insumos necesarios y la utilidad de los resultados esperados. Los procedimientos a aplicar podrán ser los siguientes: - Indagación: averiguación mediante entrevistas directas con el personal de la entidad auditada o con terceros que tengan relación con las operaciones de ésta (evidencias testimoniales). - Encuestas y cuestionarios: aplicación de preguntas relacionadas con las operaciones, para conocer la verdad de los hechos, situaciones u operaciones. Deben estar debidamente intervenidas por los involucrados (evidencias documentales, testimoniales). - Observación: verificación ocular de operaciones y procedimientos durante la ejecución de las actividades de la entidad. Se lo considera complemento de la inspección (evidencias físicas). - Comparación: análisis entre las operaciones realizadas y las definidas para determinar sus relaciones e identificar sus diferencias y semejanzas (evidencias analíticas). - Revisión selectiva: examen de las características importantes que debe cumplir una actividad, informe o documento, seleccionándose así parte de las operaciones que serán evaluadas o verificadas en la ejecución de la auditoría (evidencias analíticas). - Rastreo: seguimiento de una operación, a través de la documentación respectiva, a fin de conocer y evaluar su ejecución (evidencias analíticas). - Confrontación: cotejo de información contenida en registros contra el soporte documental para confirmar la veracidad, exactitud, existencia, legalidad y legitimidad de las operaciones realizadas (evidencias analíticas y documentales).




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- Métodos estadísticos: selección sistemática o casual o combinación de ambas. Estos métodos aseguran que todas las operaciones tengan la misma posibilidad de ser seleccionadas y que la selección represente significativamente la población o el universo (evidencias analíticas). - Confirmación: corroboración de la verdad, certeza o probabilidad de los hechos, situaciones, sucesos u operaciones mediante datos o información, obtenidos de manera directa y por escrito de los funcionarios que participan o ejecutan las tareas sujetas a verificación (evidencias documentales). - Comprobación: confirmación de la veracidad, exactitud, existencia, legalidad y legitimidad de las operaciones realizadas por la organización auditada, mediante el examen de los documentos que las justifican (evidencias documentales). - Conciliaciones: examen de la información emanada de diferentes fuentes con respecto a una misma operación o actividad, a efectos de hacerla concordante (evidencias analíticas). - Tabulación: agrupación de resultados importantes obtenidos en áreas, segmentos o elementos analizados, para arribar o sustentar conclusiones (evidencias analíticas). - Circularización: obtención de información directa y por escrito de un sujeto externo a la entidad auditada (evidencias testimoniales). - Análisis: separación de los elementos o partes que conforman una operación, actividad, transacción o proceso, con el propósito de establecer sus propiedades y en conformidad con los criterios de orden normativo y técnico (evidencias analíticas). - Análisis de tendencias y comparación con los indicadores: permite medir la eficiencia y economía en el manejo de los recursos, la eficacia y efectividad de los bienes producidos o de los servicios prestados o el grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios o beneficiarios (evidencias analíticas).




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- Análisis de soportes informáticos: evaluación de los elementos lógicos, programas y aplicaciones utilizados por el auditado (evidencias informáticas). - Inspección: examen físico y ocular de activos tangibles o de hechos, situaciones, operaciones, transacciones y actividades aplicando la indagación, observación, comparación, rastreo, análisis, tabulación y comprobación (evidencias físicas). Adicionalmente podrán utilizarse métodos auxiliares que complementen los procedimientos ya citados, tales como: - Pruebas selectivas a criterio del auditor: se seleccionará una muestra representativa del universo a analizar con el objeto de simplificar las labores de medición, verificación o examen. La cantidad y características de las unidades elegidas estarán vinculadas con el conocimiento que puedan tener el auditor del control interno vigente. -Pruebas selectivas por muestreo estadístico: se aplicarán métodos matemáticos para determinar el tamaño mínimo de la muestra que permita cuantificar el grado de riesgo que resulta de examinar sólo una parte del universo.

El criterio profesional del auditor y su experiencia determinarán la combinación de prácticas y procedimientos, según los riesgos y otras circunstancias, con miras a obtener la evidencia necesaria y la suficiente certeza para sustentar sus conclusiones y opiniones de manera objetiva.

5. Tipos de evidencia Los principales tipos de evidencia son los siguientes:

5.1 Evidencia física

Se obtiene mediante inspección y observación directa de las actividades, bienes o sucesos; esta evidencia puede presentarse en forma de documentos, fotografías, gráficos, cuadros, mapas o muestras materiales.




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5.2 Evidencia documental

Puede ser de carácter física o electrónica. Pueden ser externas o internas a la organización.

Las evidencias externas abarcan, entre otras, cartas, facturas de proveedores, contratos, auditorías externas y otros informes o dictámenes y confirmaciones de terceros.

Las evidencias internas tienen su origen en la organización, incluye, entre otros, registros contables, correspondencias enviadas, descripciones de puestos de trabajo, planes, presupuestos, informes internos, políticas y procedimientos internos.

5.3 Evidencia testimonial

Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas.

Estas manifestaciones pueden proporcionar importantes indicios que no siempre cabe obtener a través de otras formas de trabajo en las auditorías internas.

Se requiere la confirmación si van a utilizarse como prueba, por medio de la:

• Confirmación por escrito del entrevistado; • El análisis de múltiples fuentes independientes que revelen o expliquen los hechos analizados; y comprobación posterior en los documentos.

5.4 Evidencia analítica

Surge del análisis y verificación de los datos.

El análisis puede realizarse sobre cálculos, indicadores de rendimiento y tendencias reportadas en los informes financieros o de otro tipo de la organización u otras fuentes que pueden ser utilizadas.

También pueden efectuarse comparaciones con normas obligatorias o niveles propios del sector al que pertenece la organización.




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5.5 Evidencia informática:

Puede encontrarse en datos, sistemas de aplicaciones, instalaciones y soportes, tecnologías y personal informático. Para determinar la confiabilidad de la evidencia informática, el Auditor:

• Puede efectuar una revisión de los controles generales de los sistemas automatizados y de los relacionados específicamente con sus aplicaciones, que incluya todas las pruebas que sean permitidas; y • Si no revisa los controles generales y los relacionados con las aplicaciones o comprueba que esos controles no son confiables, podrá practicar pruebas adicionales o emplear otros procedimientos. Los requisitos básicos de la evidencia están referidos a la suficiencia, competencia y excelencia.

La evidencia es suficiente cuando por los resultados de la aplicación de una o varias pruebas, el auditor pueda adquirir certeza razonable de que los hechos revelados se encuentran satisfactoriamente comprobados.

6. Análisis

Una vez recopilada toda la información anteriormente indicada, deberá comprobarse si los controles funcionan y logran sus objetivos, para lo cual deberán realizarse pruebas consistentes en la revisión de determinadas operaciones, observando el funcionamiento directo del sistema.

Para cada área deberá compararse la realidad observada con los requisitos mínimos de calidad que aseguren un adecuado control de ellas.

Deberán observarse las desviaciones, respecto a los principios de control, en particular los de administración y organización en general y ponderarse la importancia relativa de esas desviaciones respecto de la gestión total del ente.




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Es fundamental que toda la evidencia del control interno quede adecuadamente documentada en los papeles de trabajo. Tanto en la elaboración de las entrevistas, observaciones oculares y recopilación de información, deberá procurarse cubrir toda la información anteriormente indicada con el objetivo de completar la guía de auditoría general 101, ampliando o ajustando la misma de acuerdo a las características de la auditoría. De esta manera se tendrá una visión amplia de la organización, señalando los subsistemas que fallan en el control y consiguientemente en la gestión.

7. Control de la auditoría

7.1 Normas de Supervisión

La norma básica en la Auditoría es que el personal esté apropiadamente supervisado.

Es responsabilidad de los Gerentes de Auditoría encargarse de que el personal que está involucrado en la auditoría reciba orientación y supervisión adecuada para asegurar que el trabajo de auditoría sea realizado apropiadamente y los objetivos de la auditoría sean logrados.

La manera más eficaz de asegurar la calidad y acelerar el avance de la auditoría encomendada es ejercitando la supervisión apropiada desde el inicio de la planificación hasta la conclusión del trabajo de auditoría y el informe. La supervisión agrega un juicio maduro al trabajo realizado por personal menos experimentado.

Asignar y utilizar personal es importante para el satisfactorio logro de los objetivos. Debido a que las habilidades y los conocimientos varían entre los auditores, las asignaciones de trabajo deben estar a la altura de las habilidades.

El Gerente General y los Gerentes de Auditoría deberán quedar satisfechos de que los miembros del personal entiendan claramente las tareas asignadas antes de comenzar el trabajo. El personal deberá ser informado no solamente de qué trabajo debe hacer y cómo tiene que proceder, sino también de por qué debe realizarse el trabajo y qué es lo que se espera que el trabajo logre. Con el personal experimentado, el rol de los Gerentes puede ser más general. Ellos pueden delinear el alcance del trabajo y dejar los detalles para los asistentes. Con un personal menos experimentado, el Gerente General puede tener que asegurarse de realizar muchos detalles y especificar al personal cómo llevar a cabo la recolección de datos específicos y técnicas de análisis.




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La responsabilidad de la ejecución de la auditoría reside en el equipo de auditoría. Siendo responsable directo el Gerente de la auditoría, es él quien debe supervisar día a día el cumplimiento de los planes, presupuestos, programas y cronogramas y proponer a los auditores los ajustes a los mismos, sugiriendo las adecuaciones en los recursos humanos y materiales.

Los Gerentes de Auditoría deberán controlar el cumplimiento de los programas, aprobar los ajustes a los mismos y requerir del Gerente General las autorizaciones correspondientes.

Ambos deberán controlar la correcta ejecución de los programas revisando la preparación de los papeles de trabajo, asentando tal verificación en las carátulas de cada legajo, en los cuales se archivarán los papeles respectivos, como asimismo, en los papeles de trabajo verificados.

7.2 Objetivos del control del trabajo

• Evaluar los desvíos a los criterios que se hayan detectado. • Optimizar la coordinación y las relaciones humanas entre los integrantes del equipo

interdisciplinario. • Analizar permanentemente los avances del programa, solucionando las dificultades

surgidas. • Evaluar las situaciones relevantes que se hayan detectado. • Asegurar que las evidencias obtenidas sean evaluadas por un profesional con criterio y

experiencia suficiente, con el objeto que los juicios que en definitiva se emitan sean razonables.




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7.3 Técnicas de Control

El control de los equipos de trabajo se realizará mediante:

7.3.1 Control Cuantitativo

Se controla el cumplimiento, en relación al tiempo de cada etapa y fase del trabajo. Para ello se comparará el avance:

• En horas realizadas en cada etapa, con las horas previstas. • Del trabajo, con las fechas previstas para logros específicos.

Evaluación de evidencias - revisión de los archivos de auditorías (legajos)-papeles de trabajo

• Informe Borrador de informe de auditoría Informe de auditoría • Seguimiento Verificación de la puesta en marcha de las recomendaciones formuladas.

El Gerente de Auditoría en las fechas previstas específicamente como puntos mínimos de control deberá revisar, el total de horas previstas en cada etapa, el realizado y los desvíos.

Conjuntamente con esta información el Gerente de auditoría informará (tiempo) la distribución del tiempo de trabajo real de cada integrante del equipo de auditoría en cada actividad. Si los recursos fueran contratados por hora, deberá adjuntarse a dicha información los Formatos de control de tiempo .

7.3.2 Control Cualitativo

El objetivo es controlar el avance y calidad de la labor desarrollada. Debe evaluarse periódicamente el cumplimiento de las normas de auditoría y el respaldo con que cuentan las observaciones que se formulan de acuerdo al programa de auditoría realizado.




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Las revisiones de supervisión del trabajo de auditoría y del informe deberán ser oportunas y determinar:

• Si operan conforme al Manual de Auditoría. • Si siguen los procedimientos establecidos en el programa de auditoría, a no ser que esté justificado y autorizado el desvío. • Si el trabajo de auditoría ha sido realizado con debido cuidado profesional. • Si los papeles de trabajo apoyan adecuadamente los hallazgos y conclusiones y si proveen datos suficientes para preparar el informe.

7.3.3 Reuniones de equipo

Se realizarán reuniones en las fechas previstas como puntos mínimos de control. En las mismas intervendrán todos los integrantes de la auditoría que está trabajando en el ente auditado y tendrá por objeto informar el grado de avance del trabajo.

El auditor expondrá los «hallazgos tentativos», para evaluar si corresponde modificar los programas de auditoría y obtener la aprobación de la modificación al alcance inicial de la misma.

El Gerente de Auditoría confeccionará un acta por cada reunión con los resultados obtenidos en ellas.

7.3.4 Borrador para discusión

Se redactará un borrador para discusión, a medida que se vaya concluyendo cada una de las etapas del trabajo de campo, en relación a cada hallazgo tentativo y sus conclusiones. De esta manera se podrá determinar anticipadamente si fuera necesario realizar trabajos adicionales para obtener mayor información.




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7.3.5 Control del resultado final

Es el control de calidad a que se somete el producto terminado antes de hacerlo público. El punto de control está en la etapa del borrador del informe final, en el cual se efectúa una evaluación de las evidencias reunidas, observaciones planteadas, recursos empleados y recomendaciones sugeridas.

El Gerente de auditoría deberá preguntarse, reunido con su equipo de auditores, si están satisfechos con el resultado final que van a entregar y si hay todavía oportunidades de mejorarlo.

8 Comunicación de los hallazgos de la auditoría

Durante el proceso de la auditoría el auditor, debe comunicar oportunamente los hallazgos al personal del ente involucrado en los mismos, fin de que se presente aclaraciones o comentarios en forma documentada, para su evaluación y consideración en el informe correspondiente.

Tan pronto como sea elaborado un hallazgo de auditoría, el auditor debe comunicar a los funcionarios de la entidad examinada, con el objeto de:

• Obtener sus puntos de vista respecto a los hallazgos presentados; y, • Facilitar la oportuna adopción de acciones correctivas.

La discusión de las observaciones antes de elaborar el borrador final, deben dar como resultado documentos más completos y menos susceptibles de ser efectuados por parte del auditado.

Es importante comentar las posibles soluciones o mejoras que el auditor considere apropiadas, para conocer la opinión del personal involucrado en los procesos.




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9. Terminación de la fase de ejecución

La comunicación de los hallazgos y la evaluación de las respuestas de la compañía auditada significan que el auditor ha terminado la fase de ejecución y que ha acumulado en sus papeles de trabajo toda la evidencia necesaria para sustentar el trabajo efectuado y el producto final a elaborar, el informe final de auditoría.

Antes de retirarse de la entidad auditada o de culminar su trabajo, el auditor debe asegurarse que se ha cumplido todos los aspectos procedimentales preescritos por la normatividad vigente. El auditor deberá asegurarse que los archivos de papeles de trabajo de la auditoría estén completos.



1 F-AUD-08-01 Guía para la estimación de tiempos y honorarios para una auditoría

2 F-AUD-08-02 Asignación de personal para auditoría y el formato 3 F-AUD-08-03 Horas profesional por categoría de profesional 4 F-AUD-08-04 Control diario de tiempo y presupuesto Guía 600




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b . R e v is ió n d e la a c t iv id a d d e l a ñ o y p r u e b a s d e m o v im ie n t o .

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d . D e t e r m in a c ió n d e l c o r t e d e c o m p r a s y v e n t a s .

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HORAS HOMBRE POR CATEGORIA DE PROFESIONAL

Revisores Fiscales y Auditores asignados

Actividad a desarrollar

Planeación

Ejecución

Control

Informes

Total horas

Revisor fiscal

principal

Revisor fiscal

suplente

Ingeniero de

Sistemas

Revisor Fiscal

segundo suplente

Director de la

auditoría

CODIGO: F-AUD-08-03

DOCUMENTO: Registro

REVISIÓN: 01

Millán & Asociados


HORAS HOMBRE POR CATEGOTIA DE PROFESIONAL FECHA: Abril 2008

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Millán & Asociados

Total Horas Horas 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Horas Frecuencia auditor auditor TE RF AE AI IMP 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31123456789

1011121314151617282930

NOMBRE DE LOS CLIENTES

TIPO DE SERVICIO

PRESUPUESTO DE TIEMPOAÑO

MES

Auditor


CODIGO:F-AUD-08-01

DOCUMENTO: Registro

GUIA PARA LA ESTIMACION DE TIEMPOS Y HONORARIOS PARA UNA AUDITORIA

REVISIÓN: 01

FECHA: Abril 2008

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Anexo L. Elaboración de papeles de trabajo

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Control de Modificaciones No Fecha Naturaleza del Cambio Versión 1 22/02/08 Primera emisión del documento 02/2008 4 4 4 5

Control de Distribución del Documento Copia Fecha Entrega Nombre y Cargo del Responsable Firma 0 Gerencia General 1 Coordinador ISO 9001 (Copia Magnética) 4 Auditores 4 4



Cargo 2 que Revisa

Cargo que Aprueba


P-AUD-08-01 PROCESO:


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NOMBRE:

Elaboración de Papeles de Trabajo PAGINA

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1 OBJETIVO Normalizar la metodología de trabajo, brindando un procedimiento práctico al Auditor, para la elaboración y entrega de los papeles de trabajo. Requeridos normativamente como evidencia fehaciente de la realización de una auditoría. 2. ALCANCE Inicia cuando el Equipo Auditor determina la forma de realizar la referenciación y las marcas de auditoría a utilizar en la elaboración de papeles de trabajo y termina cuando el responsable de la auditoría aprueba y el auditor encargado procede a archivar los papeles de trabajo. 3. DEFINICIONES • Archivo: Ordenamiento clasificado de documentos físicos y/o archivos magnéticos, que correspondan al proceso de prestación de servicio. • Índices de referencia : Son aquellos símbolos utilizados en la preparación de los papeles de trabajo, con el objeto de que queden ordenados de una manera lógica y faciliten, de esta forma, su manejo y archivo. • Marcas de auditoría: Símbolos numéricos, alfabéticos, gráficos registrados en los papeles de trabajo, con el propósito de facilitar y abreviar la clasificación, archivo y para explicar el trabajo realizado. • Papeles de trabajo: Conjunto de documentos, planillas elaboradas y utilizadas por el auditor en forma manual o medio magnético, que registran, soportan, evidencian e identifican la labor de auditoría realizada, así como las conclusiones a las que se ha llegado en el desarrollo de su trabajo. Sirven para sustentar los hallazgos y como punto de apoyo para verificaciones y futuras auditorías. • Referenciación: identificación alfanumérica colocada en la parte superior derecha de los papeles de trabajo., como por ejemplo: PT= papeles de trabajo, S=Sumarias.




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4. RESPONSABILIDAD Será responsabilidad de los Gerentes de Auditoría y de los Auditores la adecuada aplicación y cumplimiento de lo dispuesto en este procedimiento. 5. PROCEDIMIENTO 5.1 Condiciones generales: 5.1.1 Este procedimiento es de utilización y aplicación obligatoria en todas las auditorías que realizan los auditores de MILLAN & ASOCIADOS, sean éstas efectuadas tanto con recursos propios como contratados.

5.1.2 Los papeles de trabajo aquí normalizados revisten el carácter de trabajos mínimos legales a cumplir por el equipo de auditores, Sin embargo, en función de las características de las auditorías y de las funciones específicas encomendadas, la supervisión podrá ampliar las pruebas aludidas cuando las necesidades operativas así lo justifiquen.

5.2. Papeles de trabajo 5.2.1. Concepto Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la información obtenida por el auditor en su revisión, así como los resultados de los procedimientos y pruebas de auditoría aplicados; con ellos se sustentan las observaciones, recomendaciones, opiniones y conclusiones contenidas en el informe correspondiente. 5.2.2 Objetivos Los papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes objetivos:

1. Registrar de manera ordenada, sistemática y detallada los procedimientos y actividades realizados por el auditor. 2. Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia. 3. Proporcionar la base para la rendición de informes. 4. Facilitar la planeación, ejecución, supervisión y revisión del trabajo de auditoría.




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5. Minimizar esfuerzos en auditorías posteriores. 6. Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditoría y de que el trabajo se efectuó de conformidad con las normas generalmente aceptadas y demás normatividad aplicable. 7. Estudiar modificaciones a los procedimientos y al programa de auditoría para próximas revisiones.

5.4 Metodología para la realización de papeles de trabajo Los papeles de trabajo serán elaborados de acuerdo a las necesidades de cada uno de los auditores encargados de la auditoría. Para asegurar que los papeles de trabajo estén completos, sean rápidos de localizar y fáciles de comprender, es recomendable la aplicación de los siguientes aspectos: 5.4.1 Previo a su formulación: • Determinar la necesidad de elaboración, teniendo presente que se alcancen los objetivos de la auditoría. • Establecer el diseño basado en la información a obtener, así como las pruebas de cumplimiento y sustantivas que vayan a realizarse. • Aprovechar, hasta donde sea posible y práctico, la documentación de las áreas auditadas, como cédulas propias. 5.4.2 Al formularlos: • Elaborar cédulas sumarias por cada área, capítulo o programa de trabajo. • Utilizar letra legible. • Redactar en forma clara y precisa. • Anotar en una columna la información que se va a revisar y en otra, las revisiones efectuadas. • Anotar la información conforme se obtenga. • Respetar el orden en que aparece la información en los documentos fuente. • Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de las pruebas realizadas. • Anotar las marcas que sean necesarias. • No pasar las cédulas en limpio, salvo casos excepcionales. • Cruzar la información entre cédulas.




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5.4 Requisitos En cuanto a la evidencia contenida en los papeles de trabajo, deberá cumplir los siguientes requisitos: 5.4.1 Suficiencia : Será suficiente la evidencia objetiva y convincente que baste para sustentar los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de auditoría. 5.4.2 Competencia . Para que sea competente, la evidencia deberá ser válida y confiable; es decir, las pruebas practicadas deberán corresponder a la naturaleza y características de las materias examinadas. 5.4.3 Importancia. La información será importante cuando guarde una relación lógica y patente con el hecho que se desee demostrar o refutar. 5.4.4 Pertinencia. La evidencia deberá ser congruente con los resultados, conclusiones y recomendaciones de la auditoría.

5.5 Propiedad y confidencialidad

Los papeles de trabajo serán propiedad de GONZALO MILLAN & ASOCIADOS S.A., por contener la evidencia de trabajos de auditoría realizados por su personal. Por tanto, su guarda y custodia serán responsabilidad de los auditores y, para evitar el riesgo de que se extravíen o sean utilizados indebidamente por terceras personas, deberán ser archivarlos en un sitio designado especialmente para ello, de preferencia bajo llave. La confidencialidad está ligada al cuidado y diligencia profesional con que deberán proceder los auditores. Por contener información confidencial, el uso y consulta de los papeles de trabajo estarán vedados por el secreto profesional a personas ajenas a los auditores, salvo requerimiento o mandato de autoridad competente. Con objeto de que los papeles de trabajo estén debidamente resguardados y archivados, se formarán tantos legajos como sean necesarios, que se archivarán en carpetas.

Los papeles de trabajo podrán ser examinados por las entidades estatales y por los funcionarios de la rama jurisdiccional de los casos previstos en las leyes. Dichos papeles




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están sujetos a reserva y deberán conservarse por un tiempo no inferior a cinco (5) años, contados a partir de la fecha de su elaboración

5.6 Período de archivo

Después de la auditoría, los papeles de trabajo son conservados por los auditores. Los informes emitidos, papeles de trabajo y documentación de respaldo se conservarán íntegramente por un plazo de cinco (5) años, luego se conservan las planillas sumarias por un periodo de diez (10) años, los informes con el dictamen se conservan indefinidamente.

5.7 Acceso

El Contador Público está obligado a guardar la reserva profesional en todo aquello que conozca en razón de ejercicio de su profesión, salvo en los casos en que dicha reserva sea levantada por disposiciones legales.

Las evidencias del trabajo de un Contador Público, son los documentos privados sometidos a reservas que únicamente pueden ser conocidas por terceros, previa autorización del cliente y del mismo Contador Público, o en casos previstos por la ley.

El Contador Público deberá tomar las medidas apropiadas para que tanto el personal a su servicio, como las personas de las que obtenga consejo o asistencia, respeten fielmente los principios de independencia y de confidencialidad.

El Contador Público que se desempeñe como catedrático podrá tomar a manera de ejemplo casos reales de determinados asuntos pero sin identificar de quien se trata.

Los documentos correspondientes a la auditoría vigente, serán accesibles solo al personal del equipo de auditoría asignado por GONZALO MILLAN & ASOCIADOS S.A.




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5.8 Descripción y detalles de los componentes de los papeles de trabajo.

En términos generales, los papeles de trabajo deben:

5.8.1 Ser fechados, identificados con las iníciales y firmados por quien los prepara. 5.8.2 Contener índices, marcas y referencias adecuadas, y todas las cédulas resúmenes que sean necesarios 5.8.3 Ser revisados por el Gerente de Auditoría (esa revisión será periódica, cuando se requiera, debe quedar documentada en los papeles de trabajo). El soporte de la revisión periódica deberá quedar evidenciada en el borrador y el soporte de la revisión final deberá quedar evidenciada en los papeles de trabajo en la primera hoja después de la carátula (Guía Final de Auditoría). 5.8.4 Ser completos y precisos para que sirvan de apoyo a los hallazgos, conclusiones y recomendaciones y para permitir demostrar la naturaleza y el alcance del trabajo realizado. 5.8.5 Deben ser completos y no obstante, concisos. Cualquiera que los use debe poder rápidamente determinar su propósito, fuentes de datos, la naturaleza, el alcance del trabajo realizado y las conclusiones de quien los preparó. Si bien la brevedad es importante, la claridad y la necesidad de que los papeles de trabajo sean completos no deberán ser sacrificadas, simplemente para ahorrar tiempo o papel. 5.8.6 Ser tan legibles y limpios como sea posible, de otro modo los papeles de trabajo pueden perder su valor como evidencia. 5.8.7 Estar limitados a los asuntos que sean significativos y relevantes para los objetivos de la tarea. 5.8.8 Contener expresión clara del propósito de los mismos, para asegurar que la información acumulada esté apropiadamente relacionada con los objetivos e informes de auditoría.

5.9 Normalización

Debido al carácter multidisciplinario de la Auditoría Externa, la Revisoría Fiscal y a la necesidad de estandarizar el uso de los papeles de trabajo, se han establecido los diferentes formularios a utilizar en el desarrollo del trabajo, cuyos modelos se presentan en la última parte de este instructivo.




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5.10. Al elaborar los papeles de trabajo el auditor debe tener en cuenta :

5.10.1 No se debe seguir ciegamente los papeles de trabajo de auditorías anteriores; sin embargo deberá evitar efectuar cambios, a menos que exista una clara razón para ello. 5.10.2 Los documentos que hacen parte de su archivo, tales como libro de actas, libros de contabilidad, correspondencia, contratos y otros documentos de carácter privado no se deben traer a las oficinas de MILLAN & ASOCIADOS. 5.10.3 No se debe escribir en el reverso de las hojas de trabajo. 5.10.4 No se debe dejar puntos o preguntas pendientes en sus papeles de trabajo, a menos que éstos representen partidas preparadas para la resolución por el auditor encargado. Para eso existe una planilla de pendientes. 5.10.5 No se debe tachar puntos o preguntas sin explicar las razones. 5.10.6 No se debe descuidar los papeles de trabajo. Cuando interrumpa o finalice la jornada, todos los papeles de trabajo deben guardarse en el archivo físico y magnético.

5.11 Contenido

Los pendientes, resumen de sumarias, control interno, ajustes y reclasificaciones realizadas manualmente o a través de computadoras, formarán parte de los papeles de trabajo, debiendo indicarse en las mismas siempre los siguientes datos básicos:

5.11.1 En el encabezado de cada hoja - Nombre o razón social de la organización Auditada. - Titulo o propósito de la planilla. - Periodo cubierto o fecha de corte. - Referencia o número de la planilla (ángulo superior derecho) 5.11.2 La carátula de todos los papeles de trabajo: - Nombre o razón social de la organización Auditada. - Titulo o propósito de la planilla (EXAMEN A LOS ESTADOS FINANCIEROS, por ejemplo).




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- Periodo cubierto o fecha de corte. - Fecha, firma, iníciales de quienes realizaron, supervisaron y aprobaron el papel de trabajo.

5.11.3 Si algún miembro del equipo modifica total o parcialmente algún papel ya elaborado, debe discutirlo antes con el Gerente de la auditoría encargado y debe dejar constancia con su firma, iniciales y fecha de tal modificación. 5.11.4 Todos los papeles de trabajo deberán contener como mínimo: - Referencia de papeles de trabajo. - Descripción del trabajo realizado y sus resultados. - En la parte derecha de cada planilla, deben haber tres columnas, donde el Auditor puede realizar la explicación del trabajo hecho, (cruce de papeles de trabajo. gestión realizada, comentarios).

5.12 Organización de los papeles de trabajo.

Es aconsejable que exista uniformidad razonable en la organización de los legajos de auditoría. Por consiguiente, de los papeles de trabajo de auditoría se describen de la siguiente manera:

5.12.1 Carátula : Es la cubierta o portada de los papeles de trabajo. 5.12.2 Pendientes: Durante el desarrollo de la auditoría se deberá confeccionar un memo de puntos pendientes. Es decir, que los integrantes del equipo prepararán una relación de los puntos que no pueden resolver. Estos puntos deberán ser verificados por el Gerente de Auditoría, para asegurar que sean todos resueltos, antes de finalizar la auditoría 5.12.3 Control interno : Informes periódicos en concordancia con los registros relacionados y de contabilidad, hechos por los jefes de áreas a la gerencia supervisora: dichos informes sirven de información comparativa razonada de los cuadros informativos de las operaciones y de exposición de los factores favorables y desfavorables que han ejercido alguna influencia en la ejecución. 5.12.4 Ajustes y reclasificaciones : Estas cédulas se elaboran en un rayado semejante a un libro diario asentando todos los asientos de ajuste y reclasificación en forma progresiva y haciendo referencia expresa de las cuentas que las producen seguidos de una clara y concisa redacción para que el encargado de la contabilidad del cliente proceda a correr dichos asientos.




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5.12.5 Sumarias : Como su nombre lo indica en ella se resumen las cifras, los procedimientos, las conclusiones u objeciones correspondientes a un grupo de valores homogéneos que están sujetos a revisión y cuya columna de control deber concordar con la que aparece en la hoja de auditoría o resumen de sumarias. Su diseño por lo regular es uniforme contiene una columna para él número que tiene la cuenta en la contabilidad, tres columnas para él número y descripción de la cuenta; una columna para los saldos indicados en la contabilidad del cliente a la fecha de revisión y por ultimo tantas columnas como cuentas agrupen la sumaria para efectos de control. 5.12.6 Resumen de sumarias: Son resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o cifras homogéneas de una cuenta, rubro, área u operación. 5.12.7 Conclusiones: Se obtienen como resultado de las investigaciones llevadas a cabo tanto en el análisis de control interno como en el de las demás cuentas de la empresa y normalmente en una cédula determinada. En el cuadro de conclusiones únicamente deben asentarse: cifras, datos, hechos y conclusiones que consten efectivamente y no sospechas o simples consideraciones personales o subjetivas, cuando así sea debe indicarse claramente esa situación.

5.13 Cruce de papeles de trabajo Es la técnica mediante la cual se relacionan los índices de las cédulas de auditoría y es una de las fases principales para facilitar la revisión de los papeles de trabajo del auditor, así como la consulta de un determinado renglón o concepto que se quiere conocer Una de las formas más sencillas de cruzar las cédulas de auditoría es el método de las flecha es decir, mediante el uso de una flecha de color (rojo preferentemente), se cruzarán o relacionarán los datos o cifras entre las cédulas de trabajo del auditor. Ejemplo: Viene de (índice)

Cédula 11-A Va hacia (índice)




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Como se puede observar la punta de la flecha indica el destino de la relación en la información, lo cual permite conocer el origen o base de datos, cifras, opiniones o información reflejada en las cédulas de auditoría o entre ellas.

5.14 Marcas de auditoría

Las marcas de auditoría son símbolos convencionales que utiliza el auditor para dejar constancia de las pruebas y técnicas de auditoría que se aplicaron; generalmente se registran con lápiz rojo, inmediatamente concluida la labor especifica, el auditor debe colocar en la cédula de trabajo la marca de auditoría que le es relativo. 5.14.1 Propósito de las marcas de auditoría Las marcas de auditoría cumplen los siguientes propósitos: • Dejar constancia del trabajo realizado. • Facilitar el trabajo y ayudar a que se aproveche al máximo el espacio de la cédula, pues evitan describir detalladamente las actividades efectuadas para la revisión de varias partidas. • Agilizar la supervisión, ya que permiten comprender de inmediato el trabajo realizado.

5.14.2 Momento en que se coloca una marca de auditoría En el momento en el que se coloca la marca de auditoría inmediatamente concluida la labor específica; posponer su anotación puede hacer que caiga en el olvido la labor realizada, originando repetición innecesaria del trabajo o incertidumbre al final del período.

5.14.3 Sitio de colocación de las marcas de auditoría Por lo general se coloca al lado derecho de la cifra o dato financiero, y al final de la cédula, en cuyo lugar se anota, al frente de la marca, el significado o trabajo o prueba de auditoría efectuada. 5.14.4 Fechas y firmas de los responsables Al pie de la página, al lado izquierdo, se debe colocar la fecha (mes, día y año) y las firmas de las personas que efectuaron anotaciones en la cédula e indicaron con marcas de auditoría que adelantaron pruebas de auditoría.




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5.14.5 Significado de las marcadas de auditoría en los papeles de trabajo

5.14.6 Observaciones 5.14.6.1 No obstante el tener estandarizado los signos, es necesario escribir el significado

al pie de cada planilla. 5.14.6.2 Se debe hacer con lápiz rojo, sin excepción. 5.14.6.3 Cualquier otra marca adicional debe ser oficializado para ser usado por todos los auditores.




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Marcas Descripción ŧ Prueba aritmética η Prueba aritmética parcial √ Chequeo con documento de soporte & Analizando el comprobante de soporte

¢ Costos verificados N No existe documento de soporte E Cruzado contra los libros. ∑ Sumatoria PPC Preparado por el Cliente PPA Preparado por el Auditor

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5.15 Índices de referencia

Todos los documentos que integran el trabajo desarrollado en la auditoría se integrarán en expedientes o legajos de papeles de trabajo, los cuales, para su distinción o clasificación, se señalan mediante un clave escrita en todos y cada uno de los documentos que lo integran en el ángulo superior derecho con lápiz de color (rojo preferiblemente); estas marcas, se conocen con el nombre de índices .

Es mediante el uso de índices como se pueden distinguir unas cédulas de otras así como clasificarlas por grupos homogéneos. De la sola lectura del índice se puede saber o identificar de que cédulas se trata y el lugar que le corresponde en los expedientes. Los índices deberán ser alfanuméricos, teniendo un orden lógico y flexible. El uso de los índices cruzados en los papeles de trabajo sirve para relacionar las cédulas. Ésta, es una de las fases principales del trabajo del auditor y facilita la revisión de los expedientes o la consulta de determinado renglón, cifra o concepto. 5.15.1 Propósito de los índices de auditoría

Los índices persiguen los siguientes propósitos:

1. Simplificar la revisión de los papeles de trabajo, porque se presentan en forma ordenada y permiten ir de lo general a lo particular. 2. Evitar la duplicación del trabajo, puesto que al asignar un lugar específico a cada cédula se elimina el riesgo de que ésta se elabore nuevamente. 3. Interrelacionar dos o más cédulas de auditoría. 4. Facilitar la elaboración del informe, pues permiten localizar en cédulas específicas las irregularidades y deficiencias detectadas en la revisión.

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A continuación y a manera de ejemplo, se mencionan los índices de uso más frecuente, con carácter enunciativo, más no limitativo; por ello cuando se requiera un índice que no esté incluido en este manual, se podrá utilizar en el entendido de que su significado se explicará en el documento correspondiente.

Es la identificación alfabética de la planilla

Detalle Índice Pendiente P Control interno CI Ajustes y reclasificaciones AJ Resumen de sumarias RS Resumen de no conformidades RN Disponible A Inversiones B Deudores C Inventarios D Propiedad, planta y equipo E Intangibles F Diferidos G Valorizaciones H Cuentas de orden I Obligaciones financieras AA Proveedores BB Cuentas por pagar CC Impuestos, gravámenes y tasas DD Obligaciones financieras EE Pasivos estimados y provisiones FF Diferidos GG Otros pasivos HH Patrimonio II Estado de resultados ER




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Codificación del catalogo de cuentas

La codificación del catálogo de cuentas esta estructurada sobre la base de los siguientes niveles.

Tipo Detalle Clase El primer dígito Grupo Los dos primeros dígitos Cuenta Los cuatro primeros dígitos Subcuenta Los seis primeros dígitos

Las clases que identifican el primer digito son:

Clase Detalle 1 Activo 2 Pasivo 3 Patrimonio 4 Ingresos 5 Gastos 6 Costos de venta 7 Costos de producción o de operación 8 Cuentas de orden deudoras 9 Cuentas de orden acreedoras

Las clase 1,2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance general; las clase 4, 5, 6 y 7 corresponden a las cuentas del estado de ganancias o pérdidas o estados de resultados y las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden.




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Código Denominación

1 Activo 11 Disponible 12 Inversiones 13 Deudores 14 Inventarios 15 Propiedad planta y equipo 16 Intangibles 17 Diferidos 18 Otros activos 20 Valorizaciones

2 Pasivos 21 Obligaciones financieras 22 Proveedores 23 Cuentas por pagar 24 Impuestos, gravámenes y tazas 25 Obligaciones laborales 26 Pasivos estimados y provisiones 27 Diferidos 28 Bonos y papeles comerciales

3 Patrimonio 31 Capital social 32 Superávit de capital 33 Reservas 34 Revalorización de patrimonio 35 Dividendos o participaciones decretados

acciones, cuotas o partes de interés social. 36 Resultados de ejercicio 37 Resultados de ejercicios anteriores 38 Superávit por valorizaciones

4 Ingresos 41 Operacionales 42 No operacionales 47 Ajuste por inflación

5 Gastos 51 Operacionales de administración 52 Operacionales de venta 53 No operacionales




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Código Denominación 6 Costos de ventas

61 Costos de ventas y prestación de servicios 62 Compras

7 Gastos de producción o de operación 71 Materia prima 72 Mano de obra directa 73 Gastos indirectos 74 Contratos de servicios

8 Cuentas de orden deudoras 81 Derechos contingentes 82 Deudoras fiscales 83 Deudoras de control 84 Derechos contingentes por contra (CR) 85 Deudoras fiscales por contra (CR) 86 Deudoras de control por contra (CR)

9 Cuentas de orden acreedoras 91 Responsabilidades contingentes 92 Acreedoras fiscales 93 Acreedoras de control 94 Responsabilidades contingentes por contra

(DB) 95 Acreedoras fiscales por contra (DB) 96 Acreedoras de control por contra (DB)

A continuación se presenta un ejemplo de índices usando el método numérico- alfabético por ser el de uso mas generalizado en la práctica de la auditoría. En este sistema las letras simples indican cuentas de activos, las letras dobles indican cuentas de pasivo y capital y las decenas indican cuentas de resultados:

Código Denominación 11A Disponible 12B Inversiones 14C Inventarios




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5.12 Recomendaciones

Para la elaboración de los papeles de trabajo se deberá tener en cuenta:

5.12.1 Los modelos de formatos son de utilización obligatoria. En caso de requerir mayor extensión de los espacios previstos en el documento, podrán utilizarse varios formatos del mismo tipo o utilizando el mismo diseño del documento, agregar más espacios de acuerdo a la necesidad específica. 5.12.2 No debe haber papeles de dimensiones inferiores al tamaño A4 (410 mm. x 497 mm.). Los más pequeños se pegarán en hojas de ese tipo y los más grandes se doblarán adecuadamente. 5.12.3 Los papeles deben ser limpios, para lo cual:

- Deberán estar escritos en forma legible. - Deberán escribirse a computador o a lapicero. - Deberá utilizarse lápiz rojo para marcas y nombre del papel de trabajo. - Deberá emplearse una línea para subtotales y doble línea para totales. - No deberá incluirse mucha información en una sola página.

5.12.4 Deben ser exactos. Para ello los auditores deberán asegurarse que las cantidades usadas y los totales sean correctos. 5.12.5 Las anotaciones de las referencias de los papeles de trabajo se harán en lápiz rojo, al igual que los códigos y en la parte superior de las planillas (margen superior derecho). 5.12.6 Los papeles de trabajo deben contener el nombre o razón social de la empresa Auditada, el número de identificación, el nombre propósito de la planilla o papeles de trabajo y la identificación del equipo de trabajo. 5.12.7 Se debe dejar un espacio en blanco al final de la página para comentarios del revisor. 5.12.8 Deben indicar claramente el alcance de las pruebas efectuadas. 5.12.9 Se deben escribir las observaciones teniendo cuidado con expresar opiniones personales. 5.12.10 Se debe utilizar al máximo la documentación del cliente como evidencia en el trabajo del Auditor:

- Utilizando planillas, ya preparadas por su personal o - Pidiendo su colaboración, en todos los casos posibles.




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Febrero de 2008

Millán & Asociados

NOMBRE:


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1 F-AUD-08-05 Carátulas de papeles de trabajo 2 F-AUD-08-06 Planilla de Pendientes 3 F-AUD-08-07 Control Interno 4 F-AUD-08-08 Ajustes y reclasificaciones 5 F-AUD-08-09 Resumen de sumarias




01 FECHA:

Febrero de 2008

Millán & Asociados

NOMBRE:


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194

P.T.

NOMBRE O RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA AUDITADA

NUMERO DEL NIT

EXAMEN A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE DICIEMBRE 31 DE XXX

EQUIPO DE TRABAJO:

1. GERENTE DE AUDITORÍA

2. REVISOR FISCAL PRINCIPAL

3. REVISOR FISCAL ENCARGADO

4. AUDITOR ENCARGADO


F-AUD-08-05 PROCESO:


01 FECHA:

Abril de 2008


Caratula Papeles de Trabajo PAGINA

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PÀGINA: 1 de 1

C.I. ReferenciaNo. a P.T.

1

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4

5

6

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9

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12

13

14

PLANILLA DE CONTROL INTERNO

Millán & Asociados

CImm/dd/año

NOMBRE O RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA AUDITADANUMERO DEL NIT

Gestión De AuditoriasCONTROL INTERNO

CODIGO: F-AUD-08-07REVISIÓN: 01

FECHA: Enero de 2008

INICIALES AUDITOR

HALLAZGOS OBSERVACIONES

196

PÀGINA: 1 de 1

Pendiente No. Fecha de Corte mm/dd/año

NumeroComentario Adicional

Cruce de P/T

OtrosReferencia de los

Papeles de Trabajo (P/T)

Descripciòn Pendientes

Millán & Asociados


PENDIENTES

Gestión De AuditoriasPLANILLA DE PENDIENTES



P

197

PÀGINA: 1 de 1

mm/dd/año

Numero Ref-P.T Código Debito Credito

AJUSTES Y RECLASIFICACIONES

Descripciòn de la cuenta Comentario

Millán & Asociados


Gestión De AuditoriasAJUSTES Y RECLASIFICACIONES



AJ

198

CODIGO: F-AUD-08-09

DOCUMENTO: Registro

REVISIÓN: 01

FECHA: Abril de 2008

RSNombre de la Compañía: Corte del Nombre de la Cuenta: Resumen de Sumarias períodoCódigo de la Cuenta: RS MM/DD/AA

Saldo según libros

Ajustes Saldo Final

11 A Disponible

12 B Inversiones

13 C Deudores

14 D Inventarios

15 E Propiedades, planta y equipo

16 F Intangibles

17 G Diferidos

18 H Otros activos

Activo total 0 0 0 0

21 AA Obligaciones Financieras

22 BB Proveedores

23 CC Cuentas por pagar

24 DD Impuestos, gravamenes y tasas25 EE Obligaciones laborales

26 FF Pasivos estimados y provisiones27 GG Diferidos

28 HH Otros pasivos

Patrimonio

Total pasivo y patrimonio 0 0 0 0

0 0 0 0

Adecuados Si___ No___ Ref. a P.T.

No Adecuados Si___ No___

Razonables Si___ No___ Ref. a P.T.

No Razonables Si___ No___

Sin Excepciones Si___ No___

Con Excepciones Si___ No___

Millán & Asociados

Gestión de Auditorias

RESUMEN DE SUMARIAS

MM/DD/AASaldo Año Anterior

MM/DD/AANombre de la Cuenta

Código M&A

Controles Internos

Cifras y Saldos

Informe

Código PUC

Detalle

199

Anexo M. Elaboración de informe final

200

Control de Modificaciones No Fecha Naturaleza del Cambio Versión 1 22/02/08 Primera emisión del documento 02/2008 4 4 4 5

Control de Distribución del Documento Copia Fecha Entrega Nombre y Cargo del Responsable Firma 0 Gerencia General 1 Coordinador ISO 9001 (Copia Magnética) 4 Auditores 4 4



Cargo 2 que Revisa

Cargo que Aprueba


P-AUD - 08-02 PROCESO:

Gestión de Auditarías REVISION

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Elaboración Informe Final PAGINA

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1 OBJETIVO Presentar y establecer la metodología para estructurar, elaborar y remitir todos los informes finales de Auditoría, de manera que contribuya a consolidar una cultura de trabajo eficiente y metódica. 2 ALCANCE El método descrito en este procedimiento es de aplicación para la elaboración de informes finales derivados de los procesos de Auditoría Externa y Revisoría Fiscal. 3 DEFINICIONES • Alcance: El carácter de una auditoría, primordialmente con referencia a los procedimientos utilizados en un caso particular, o acerca de la medida en las transacciones, libros o cuentas examinados sirven como base de una prueba y comprobación adecuada. • Auditor: Persona que, ya sea como empleado de planta o en una capacidad externa y profesional, audita los libros de contabilidad y los registros que llevan otras personas. • Auditoría Externa: Revisión de exploración crítica que ejecuta un contador publico de los controles internos fundamentales y de los libros de contabilidad de una empresa comercial o de otra unidad económica antes de expresar una opinión sobre la corrección y confiabilidad” de sus estados financieros. • Dictamen: Es el documento de tipo formal que suscribe el Contador Público una vez finalizado su examen. Este documento se elabora conforme a las normas de la profesión y en él se expresa la opinión sobre la razonabilidad del producto del sistema de información examinado una vez culminado el examen • Informe: Declaración del auditor sobre el trabajo que ha realizado y su expresión de confianza u opinión, después de una auditoría realizada por el sobre la propiedad de los estados financieros.




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• Papeles de Trabajo: Documentos que contienen la evidencia que respalda los hallazgos, observaciones, opiniones de funcionarios responsables de la entidad examinada, conclusiones y recomendaciones del auditor. • Revisar: Examinar críticamente cualquier operación, procedimiento, estado o una serie de transacciones. • Salvedad: Declaración en el informe de un auditor, llamando la atención sobre cualquier limitación importante en relación con su examen acerca de una duda o desacuerdo con cualquier partida contabilizada. 4 RESPONSABILIDAD El Gerente General y los Gerentes de Auditaría de la firma son responsables de hacer cumplir lo dispuesto en este procedimiento. 5 DESARROLLO 5.1 Informe Final

El informe final de Auditoría es el producto final del Auditor, por medio del cual expone sus observaciones, conclusiones y recomendaciones, este informe es remitido al Gerente General de MILLAN & ASOCIADOS para darle la última revisión y aprobación, para luego ser enviado al a la compañía auditada.

El mismo debe contener el dictamen del Revisor Fiscal con juicios fundamentados en las evidencias obtenidas a lo largo de la auditoría con el objeto de brindar suficiente información acerca de los desvíos o deficiencias más importantes, así como recomendar mejoras en la conducción de las actividades y ejecución de las operaciones.

Este informe es una buena oportunidad para captar la atención de los niveles administrativos de la compañía auditada y para mostrar los beneficios que le ofrece este tipo de auditoría. Cubre las funciones básicas:

• Comunica los resultados de la evaluación de control interno de la auditoría y del cumplimiento de la norma vigente; y, • Persuade a la compañía auditada para adoptar determinadas acciones y, cuando es necesario llama la atención, respecto de algunos problemas que podrían afectar adversamente sus actividades y operaciones.




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Debe emitirse un informe de auditoría preliminar para ser examinado por el Gerente de Auditoría, antes de ser enviado al Gerente General de MILLAN & ASOCIADOS para su aprobación.

5.2 Características del Informe Final

Es necesario tener en cuenta determinadas características en el momento de elaborar el informe, con el objeto de mantener un suficiente nivel de calidad. Por lo tanto se recomienda considerar las siguientes características:

5.2.1 Trascendencia

La eficiencia del informe decrece cuando se incluyen asuntos intrascendentes. Por ello los temas incorporados deben ser lo suficientemente significativos como para merecer ser informados y captar la atención a quienes va dirigido.

En el momento de tomar decisiones sobre asuntos de significación, se recomienda considerar lo siguiente:

� Significatividad en términos presupuestarios (financieros y físicos). � La importancia de los recursos involucrados. � El nivel de riesgo inherente o de control que represente. � La relación que tengan las áreas o sectores involucrados en el logro de las metas programadas por las dependencias auditadas. � La frecuencia con la que ocurren situaciones negativas y los montos de las pérdidas potenciales involucradas. � Oportunidad de contribuir a mejorar la efectividad, eficiencia o economía en las actividades u operaciones. � La oportunidad de promover el mejoramiento del sistema de información para la toma de decisiones. � La inactividad de los funcionarios responsables de la entidad auditada. En este caso se deberá adoptar acciones para fortalecer aquellas áreas con controles internos débiles o mejorar sus actividades y operaciones.




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5.2.2 Beneficio y Oportunidad

A efectos de informar con efectividad es muy importante considerar el beneficio y oportunidad de la información. El informe final debe remitirse a la compañía auditada en el tiempo planificado, a medida que se concluya la auditoría final, se trate con las autoridades de la compañía las observaciones y recomendaciones mas importantes, a fin que la autoridad responsable de la compañía auditada pueda tomar decisiones oportunas en materia de mejoras, aumentando el valor agregado del informe.

5.2.3 Exactitud y Beneficios de la Información de Respaldo

A fin de garantizar que los informes de auditoría no contengan errores, ya sea al presentar los hallazgos u observaciones, sus causas, efectos y recomendaciones, es necesario que el Gerente del equipo de auditoría aplique procedimientos adecuados para la revisión de los papeles de trabajo y el control de calidad del proceso de la auditoría.

Se requiere que el contenido del informe sea digno de crédito, es decir que deba expresar exactitud en los juicios, siendo justo e imparcial. La validez del informe puede ser cuestionada si el mismo falla en su exactitud.

A fin de aprobar los fundamentos y razón de habilidad de los asuntos informados, es necesario de que las observaciones y conclusiones estén respaldas con evidencia suficiente, competente y apropiada, que surjan de los papeles de trabajo.

5.2.4 Estilo Contundente

El auditor debe presentar sus observaciones de forma convincente, de manera tal, que el destinatario pueda inferir las conclusiones y recomendaciones de los hechos examinados. Los elementos de juicio deben ser suficientes para convencer a cerca de las relevancias de las observaciones y para promover un correcto entendimiento de los asuntos informados, de manera tal que los funcionarios de cada área auditada, reciban la ayuda necesaria para concentrar su atención en los puntos que se requieran.




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5.2.5 Objetividad y Enfoque

A fin de que los usuarios del informe, desarrollen un enfoque apropiado, las observaciones de cada uno de ellos deben de ser presentadas de manera objetiva y clara, así mismo deben de incluir información suficiente sobre el asunto, como por ejemplo las causas que originan la ineficiencia de los efectos que se producen y las recomendaciones para solucionarlas.

La información necesaria para lograr un enfoque adecuado del informe formará parte de los papeles de trabajo: • Cuando sea apropiado, el auditor debe expresar en el informe el énfasis de la auditoría, los asuntos que fueron a su criterio relevantes que requerirán atención. • Información acerca de la naturaleza y el volumen de operaciones del sector área o proceso a que se refiere las observaciones, de esta forma, se tendrá una perspectiva para medir su importancia. • Descripción correcta y precisa de las observaciones, lo cual evitara interpretaciones erróneas. Para lograr esto es necesario conocer los comentarios o aclaraciones formulados por los funcionarios responsables y las identificaciones de todos los factores relevantes, aun de aquellos que pudiera ser contrarios a las observaciones del auditor. • Información de los aspectos deficientes y de los aspectos satisfactorios de las operaciones, estos últimos referidos a los logros notables de la administración del auditado.

5.2.6 Precisión, Claridad y Simplicidad El informe debe de ser preciso, simple y de redacción clara, las frases, oraciones, párrafos o secciones deben armonizar con el mensaje del informe. Un informe conciso y completo merecerá la atención adecuada por parte de los funcionarios responsables del ente objeto de la auditoría, cosa que no ocurriría en caso de tratarse de un texto extenso y detallado.




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5.3 Estructura y Contenido del Informe 5.3.1 Carátula El informe final debe ir precedido de una carátula que debe contener el logotipo de MILLAN & ASOCIADOS S.A., el nombre y/o razón social de la empresa Auditada, Titulo o propósito de la auditoría (ESTADOS FINANCIEROS), fecha o periodo bajo examen.

5.3.2 Destinatario El dictamen está dirigido al primer nivel de la empresa o compañía examinada, que normalmente son los accionistas y los directores o cargos similares que ha dispuesto la contratación de los servicios profesionales de la auditoría. Es conveniente mencionar que la razón social debe ser la misma que figura en la escritura de constitución y documentación oficial y no siglas comerciales.

5.3.3 Contenido En el contenido se enuncian los títulos de los capítulos en el mismo orden en el que aparecen, para indicar el número de página donde se localiza.

5.3.3 Dictamen de la Revisoría Fiscal El dictamen del auditor es el documento que suscribe el contador público conforme a las normas de su profesión, relativo a la naturaleza, alcance y resultado del examen realizado sobre los estados financieros de la compañía auditada.

La finalidad del examen de los Estados Financieros, es expresar una opinión profesional independiente respecto a si dichos Estados presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, las variaciones en el capital contable y los cambios en la situación financiera de una empresa, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.




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5.3.3.1 Párrafo (Alcance)

El Auditor debe Identificar los Estados Financieros auditados, establece la diferencia entre la responsabilidad de la gerencia en cuanto a la preparación de los Estados Financieros y resalta la responsabilidad su responsabilidad, relacionada con la emisión de su opinión, basado en un trabajo de auditoría.

5.3.3.2 Párrafo (Descripción del Trabajo Desarrollado)

En esta sección indica que la auditoría se efectuó de acuerdo a las normas de auditoría y a la técnica de ínterventoria de cuentas generalmente aceptadas en esta disciplina y describe la naturaleza del trabajo del auditor. Reconoce implícitamente que la auditoría provee un grado razonable de seguridad de que los Estados Financieros están exentos de exposiciones erróneas de carácter significativo. Incluyen una breve explicación de lo que comprende una auditoría.

5.3.3.3 Párrafo (Salvedad- Excepciones)

Ciertas circunstancias conllevan a que se emita una opinión con salvedades ya que no hay suficiente evidencia probatoria sobre el asunto o existe restricciones al alcance de la auditoría, que inducen al auditor a decir que no esta en capacidad de expresar una opinión limpia y al mismo tiempo decidir que no negara la opinión. El auditor considera, basado en su revisión que los estados financieros contienen desviaciones de los principios contables de general aceptación, cuyo efecto es material, pero ha decidido expresar una opinión con salvedades en vez de una opinión adversa. Cuando el auditor emite una opinión con salvedades deberá revelar las razones esenciales, en uno o más párrafos aclaratorios, la opinión con salvedades beberá mencionar el término “excepto” o “excepción”.




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5.3.3.4 Párrafo (Opinión)

En este párrafo se establece un vínculo entre la revisión efectuada y la opinión emitida por el auditor. Igualmente indica razonablemente la situación de los Estados Financieros auditados, los resultados de sus operaciones y de flujos de caja, lo cual puede mencionarse cuando la información expuesta que es considerada como razonable.

5.3.3.5 Párrafo (información en relación con los Estados Financieros)

Corresponde a la denominación de los estados financieros auditados incluidos en el informe, en la misma forma como la compañía los presento para el examen del Auditor. Estos estados financieros pueden ser en moneda nacional o extranjera; ajustados por inflación e incluso tener otras denominaciones.

Es importante incluir aquellos estados financieros auditados y que forma parte del informe del auditor:

• Balance general

• Estados de Ganancias y Pérdidas

• Estado de Cambios en el Patrimonio Neto

• Estados de Flujos de Efectivo

5.3.3.6 Firma, Lugar y Fecha de Emisión El informe debe estar firmado por el representante legal de la firma o por el Revisor Fiscal encargo de la auditoría y debe ir acompañado del No de tarjeta profesional. La responsabilidad por la firma del informe debe descansar en la persona que tuvo a su cargo la planeación, dirección y supervisión de la auditoría. Se indicara el lugar y fecha de la emisión. La fecha pone de manifiesto que el auditor ha tenido en cuenta todos los acontecimientos accedidos hasta la misma. La firma, el lugar y la fecha de la emisión del informe se colocan en la parte inferior izquierda de la hoja que contiene el dictamen final.




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5.3.3.5 Limitaciones al Alcance

En caso que el alcance de las tareas definidas en el planteamiento o en la ejecución de la auditoría se haya visto limitado por cualquier factor, se deberá dejar constancia de este hecho, indicando los detalles que correspondan. Así mismo, se deberá informar las consecuencias que puede generar esta restricción en la labor de auditoría (procedimientos y pruebas que no pudieron realizarse y de ser el caso, la imposibilidad que ello genera en las conclusiones). De esta manera se limita la responsabilidad con respecto a aquellas circunstancias que no han podido ser sometidas a análisis. 5.3.3.6 Anexos de Información Relativa de la Compañía Auditada Se debe incluir como anexo al informe, la información relevante que se ha tenido en cuenta durante la auditoría, como son: • índices financieros de importancia • Gastos operacionales. 5.4 Redacción y Revisión del Informe Durante el transcurso de la auditoría, el Gerente de Auditoría revisará el trabajo de los auditores y se asegurará que los papeles de trabajo reúnan evidencias suficientes y competentes, que avalen las observaciones y recomendaciones, incluidas en el informe. Por lo tanto será responsabilidad del Gerente de Auditoría que el informe revele todos los aspectos de interés, que contribuyan al objeto fundamental de la auditoría. • El Auditor encargado se encargará de elaborar el informe, revisará los papeles de trabajo que respaldan las observaciones y los hallazgos, comentará y discutirá con el equipo auditor encargado de la auditoría las situaciones que surjan como consecuencia de su revisión, la cual se extiende a todos los aspectos relacionados con la documentación que respalda los juicios emitidos. • El Auditor incluirá en el informe todos los aspectos de interés que contribuyan al objeto fundamental de la auditoría.




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• El Gerente de Auditoría controlará que las observaciones formuladas cuenten con suficiente y pertinente respaldo documental. • El Gerente de Auditoría controlará lo pertinente a la implementación de las recomendaciones efectuadas. • El Gerente de Auditoría controlará la calidad técnica del informe. • Las situaciones que surjan, como consecuencia de la revisión del auditor, serán discutidas entre este y el Gerente de Auditoría y/o Gerente General. Esto no solo se limita a la redacción del informe, sino que abarca todos los aspectos relacionados con la documentación, que respalda los juicios emitidos por el auditor.

5.5 Formas de Impresión y Acciones Previas a la remisión del Informe

5.5.1 Forma de Impresión El informe final se imprimirá en hoja tamaño A4, en párrafos con interlineado simple, con tipo de letra “Arial” o “times new roman” tamaño 12. Las márgenes serán de 3 cm. (superior, inferior, derecha e izquierda) y las hojas numeradas en el centro de la parte inferior. En todos los casos deberá contar con el índice o tabla de contenido, incluida a continuación de la carátula. Debe imprimirse dos copias del informe final, una para la compañía auditada y otra como soporte de la auditoría para MILLAN ASOCIADOS S.A.

5.5.2 Acciones previas a la Remisión

El informe final debe archivarse en el servidor de archivos, en la siguiente dirección: \\Servidor\empresas(d)\EMPRESAS\nombreempresa \año\nombrearchivo.




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Donde nombreempresa corresponde al nombre de la compañía auditada, el año hace referencia al año de la auditoría y nombre del archivo a la identificación que se le da al archivo en la red.

5.6 Remisión del Informe Definitivo Cumplida todas la tareas de control de calidad y administrativas, el informe se remitirá a los destinatarios en físico y/o por correo electrónico, al presidente de la Junta Directiva, Junta Directiva o Asamblea de Accionistas, acompañada de una carta remisoria que debe quedar como constancia junto con el dictamen de Revisor Fiscal con firma y sello de recibidos. 5.7 Notificación de entrega de informe definitivo Se efectuara a través de la notificación expresa y entrega de copia del informe al de la unidad auditada por parte de un funcionario de la Auditoría Interna de la Nación. Dicho acto se formalizará en un documento de notificación emitido por el Revisor Fiscal de la auditoría, fechado y firmado por el funcionario notificador y por la persona que reciba materialmente el informe

5.8 Seguimiento a las correcciones de las salvedades que figuran en los dictámenes

Dentro del mes siguiente a la emisión del dictamen del Revisor Fiscal, el Gerente General de MILLAN & ASOCIADOS S.A., deberá verificar:

Si los responsables directos de las áreas de los entes auditados, sobre los cuales se emitieron recomendaciones, han tomado conocimiento de las mismas.

De ser así, verificará si se tomaron en cuenta las medidas para implementar las recomendaciones. En caso contrario, se solicitará a los responsables directos y al superior inmediato que informe los motivos para que ello no ocurriera.

El Gerente General, mediante nota, informará tal situación a las máximas autoridades de la compañía auditada, junto con las explicaciones brindadas por el responsable directo y su superior inmediato.




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1 F-AUD-08-010 Dictamen del revisor fiscal




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DICTAMEN DEL REVISOR FISCAL

A la Asamblea General de Accionistas de Bogotá, D.C. He auditado los balances generales adjuntos de la empresa XXXX S.A., a diciembre 31 de XXX y XXX y los correspondientes estados de resultados, de cambios en el patrimonio, de cambios en la situación financiera y de flujo de efectivo por los años terminados en esas fechas. La preparación de tales estados financieros es responsabilidad de la administración de la Compañía ya que mediante ellos refleja su gestión; entre mis funciones de vigilancia de la Compañía, se encuentra las de auditarlos y expresar una opinión sobre ellos. Para cumplir mis funciones de Revisoría Fiscal, obtuve las informaciones necesarias y llevé a cabo mi auditoría de manera asidua y permanente, de acuerdo con las normas de auditoría y la técnica de interventoría de cuentas generalmente aceptadas en esta disciplina, tales normas y técnicas requieren que planifique y realice mi trabajo con el objeto de cerciorarme de que los estados financieros reflejan razonablemente la situación financiera y los resultados de las operaciones del ejercicio. Una auditoría de estados financieros implica, entre otras cosas, hacer exámenes con base en pruebas selectivas, de manera suficiente, de las evidencias que soportan las cifras y las revelaciones de los estados financieros. Una auditoría también incluye una evaluación de los principios de contabilidad utilizados y de las estimaciones contables hechas por la administración de la Compañía, así como también una evaluación de la presentación de los estados financieros en conjunto. Considero que la auditoría que he practicado constituye una base razonable para fundamentar mi opinión, la cual expreso en los párrafos siguientes. En mi opinión, dichos estados financieros, auditados por mí, los cuales fueron tomados fielmente de los libros de contabilidad, presentan razonablemente la situación financiera de la empresa XXX S.A., a diciembre 31 de XXXX y XXXX, y


F-AUD- 08-02 PROCESO:


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Dictamen del Revisor Fiscal PAGINA

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el resultado de sus operaciones y los cambios en el patrimonio, los cambios en la situación financiera y de los flujos de efectivo por los años terminados en esas fechas, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, uniformemente aplicados. Con base en el desarrollo de mis demás funciones de Revisor Fiscal, conceptúo que durante dichos años, la contabilidad de la Compañía se llevó conforme a las normas legales y a la técnica contable; que las operaciones registradas en los libros y los actos de los administradores se ajustaron a los estatutos y a las decisiones e instrucciones de la Junta Directiva y de la Asamblea General de Accionistas; que la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas, se llevaron y conservaron debidamente; y que se observaron medidas adecuadas de control interno y de conservación y custodia de los bienes de la Compañía y de terceros que estaban en su poder. También conceptúo que la información contable del informe de gestión, presentados por la Junta Directiva y la Gerencia General de la Compañía a la Asamblea General de Accionistas, concuerda con la de los estados financieros correspondientes al año terminado en diciembre 31 de XXXX, y contiene todas las informaciones exigidas por Ley. Dando cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 11 y 12 del Decreto 1406 de julio 28 de 1.999, también conceptúo que durante los años año y año, de la empresa XXX S.A., ha efectuado en forma correcta y oportuna sus aportes al Sistema de Seguridad Social Integral; que la información contenida en las declaraciones de autoliquidación de aportes al Sistema, y en particular la relativa a los afiliados, y la correspondiente a sus ingresos base de cotización es correcta; y que de la empresa XXX S.A. no se encuentra en mora por concepto de aportes al Sistema.

Revisor Fiscal Tarjeta Profesional Miembro de Millán & Asociados, S.A. T.R. 278 Cali, mes/día/año

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Anexo N. Aprobación y divulgación de procedimientos

DOCUMENTACION DE LA RED DE PROCESOS DE LA EMPRESA …

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