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Documento de Funcionalidad

Módulo Compensación de Documentos

de Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar

Fecha: 07 de agosto de 2012

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Descripción Funcional

El módulo de Compensación de documentos de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar

(Compensaciones), es la aplicación desarrollada por TCP Consulting SRL (TCP) con el fin de permitirle al

usuario realizar las compensaciones de saldos entre Entidades o Socios de Negocios que al mismo

tiempo se desenvuelven como Clientes y Proveedores.

Esto significa que el usuario podrá aplicar los saldos de las Cuentas Acreedoras (Cuentas por Pagar)

sobre los saldos de Cuentas Deudoras (Cuentas por Cobrar) y viceversa, sin la necesidad de realizar

desembolsos y generando automáticamente los respectivos movimientos de aplicación de cuentas

corrientes y contables.

Desde un solo lugar, el usuario tendrá el control de los documentos y podrá realizar las aplicaciones de

acuerdo a las necesidades del negocio.

Acerca de TCP Consulting SRL

www.tcp-consulting.com

Contacto: Leonardo Mariño

Tel: 0054 11 4983 7252

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Generalidades

Compañía. Parámetros

Se ha incorpado una pestaña en Módulos/Compensación donde se deberán ingresar los siguientes

datos:

Número Próximo Transacción: indica la numeración consecutiva de las transacciones de aplicación.

Código Grupo Fc CxC: indica el código de grupo que se utilizará para generar las Notas de Crédito en

Cuentas por Cobrar.

Código Grupo Fc CxC: indica el código de grupo que se utilizará para generar las Notas de Crédito en

Cuentas por Cobrar.

Purchase Code: si está indicado “AP Purchase Type” (Finanzas/Cuentas por Pagar) como verdadero,

deberá indicar el Purchase Code por defecto a incorporar en la Nota de Débito de Compensación.

Cuenta Compensatoria: es la cuenta contable que se utilizará para crear las ND y NC y que el efecto de

éstas últimas sea nulo contablemente. Pertenecerá al Libro colocado como default de la compañía.

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Sección Tipos de Documento

En esta grilla el usuario deberá indicar los Tipos de Documento que se utilizarán para identificar a las

Notas de Crédito (NC) de Cuentas por Cobrar y a las Notas de Débito (ND) de Cuentas por Pagar.

Solamente podrá indicar un comprobante por cada tipo (NC o ND).

Si el usuario deseara incorporar una secuencia de numeración, deberá adicionarla por medio de los

números legales.

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Configuración de Clientes/Proveedores

Se ha establecido que la configuración de Clientes/Proveedores se realice desde la pantalla de Clientes.

Se definirá desde una sola vía y no será necesario establecer las relaciones de forma recíproca.

En la pantalla del mantenimiento de Clientes, se ha incorporado un campo denominado “Cliente

Especial” para distinguir a este tipo de entidades. Cuando se indique que es un Cliente Especial, se

habilitará el campo “Proveedor” para que se indique el proveedor que compensará los comprobantes

con dicho cliente.

Nota: no podrá asignarse el mismo código de Proveedor a más de un Cliente Especial.

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Visualización desde Seguimiento de Clientes (Customer Tracker)

Desde el seguimiento de clientes, el usuario podrá apreciar si el cliente es un “Cliente Especial” y si así lo

fuera, cuál es el proveedor asociado.

Ventana de Proveedores

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Cuando un proveedor se encuentre asociado a un Cliente Especial, se desplegarán dos nuevos campos

en la pestaña de Detalle, indicando Cliente Asociado y su respectivo Nombre.

Seguimiento de Proveedores

Esta ventana también fue modificada para que pueda apreciarse la relación entre Clientes y

Proveedores. Se ha incorporado el campo Cliente Asociado.

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Proceso de Compensación de Comprobantes

Se ha creado una nueva ventana para realizar la compensación de comprobantes entre Clientes y

Proveedores.

En esta ventana SOLAMENTE se compensarán comprobantes de tipo FACTURA para ambas entidades y

de cualquier tipo (de despacho, misceláneas, de recibo, etc.).

Para que los comprobantes puedan ser compensados, deberán tener saldo mayor a cero.

Para realizar la compensación, el usuario debe seguir los siguientes pasos:

Seleccionar Proveedor, desde el botón “Proveedor”. Cuando seleccione un proveedor relacionado con

un Cliente Especial, se completarán los campos correspondientes a Proveedor y Cliente (relacionados).

Cuando se hayan seleccionado las entidades correspondientes, se desplegarán en las Grillas o cuadros

centrales las correspondientes Facturas de CxP, Cuentas por Pagar y las Facturas de CxC, Cuentas por

Cobrar.

Por cada grilla, el usuario podrá ver:

Marcar: permite la selección o anular la selección de comprobantes de forma individual

Factura: número de factura

Fecha: fecha de factura

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Fecha Venc.: Fecha vencimiento de la factura.

Saldo: valor saldo de factura

Monto a Utilizar: campo editable para el monto a aplicar en la compensación para ese comprobante.

Cada grilla cuenta con comandos propios de selección. Sobre cada grilla existe un campo de “check”

para realizar una selección total de comprobantes desplegados.

El usuario cuenta también con campos de chequeo en cada registro en la columna “Marcar”. Este

comando puede ser utilizado para desmarcar los registros y no considerarlos en la selección.

Campos de Totales

A medida que el usuario selecciona los comprobantes, para cada grilla existe un campo de acumulación

con etiqueta “Total CxP” y “Total Cxc”. En este campo el usuario podrá apreciar el total de la selección

de comprobantes.

Monto a utilizar CxP: indica la suma del monto que se ha seleccionado en cada registro de CxP. Este

monto puede ser Editado Manualmente.

Monto a utilizar CxC: indica la suma del monto que se ha seleccionado en cada registro de CxP. Este

monto puede ser Editado Manualmente.

Criterio de Compensación

El usuario seleccionará comprobantes de CxP y de CxC para la compensación. Independientemente de

los comprobantes y montos seleccionados, la compensación solamente podrá realizarse por el MENOR

MONTO SELECCIONADO, correspondiente a alguna de las grillas (CxC o CxP).

Este valor puede apreciarse en el campo “Monto Max. Compensatorio”.

Este criterio responde a que la aplicación de las NC/ND se deberá realizar por el VALOR TOTAL. No se

podrán dejar en las cuentas de Clientes y Proveedores Saldos pendientes de aplicar de los comprobantes

generados en la compensación.

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Comandos de la pantalla

Botón “Compensar”: permite realizar una aplicación de comprobantes de forma automática, hasta el

límite del monto Máximo de Compensación. Esta aplicación luego puede ajustarse manualmente.

Una vez que el usuario haya generado las aplicaciones, podrá accionar el proceso por medio del botón

“Generar Compensaciones”.

Su acción hace las siguientes validaciones:

- Cuenta Compensatoria existente

- Código de Compra (Purchase Code, si fuera obligatorio y no existiera el parámetro)

- Montos de Transacción compensados.

Si alguna de estas validaciones no existiera, el usuario se encontraría con este tipo de mensajes:

Una vez que el proceso haya realizado todas las validaciones, comenzará con las siguientes acciones:

- Creación de Nota de Débito de Cuentas por Pagar y Contabiliza (Post)

- Aplica la Nota Débito sobre los comprobantes seleccionados.

- Creación de Nota de Crédito de Cuentas por Cobrar y Contabiliza (Post)

- Aplica la Nota de Crédito sobre los comprobantes seleccionados.

De acuerdo a la selección de facturas para la compensación, en los comprobantes de Crédito se crearán

tantas líneas como facturas a compensar. En cada línea se podrá apreciar el monto a compensar sobre

ese comprobante y la información del comprobante.

Luego de finalizar el proceso, el usuario podrá corroborar la creación de comprobantes y su aplicación

por medio de los correspondientes programas de seguimiento de facturas de CxC y CxP.

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Seguimiento de Facturas CxC

Detalle de líneas.

En el campo descripción puede verse la indicación del comprobante aplicado. El Extended/Price

corresponde al monto aplicado sobre ese comprobante.

En GL Account puede verse la cuenta de Compensación.

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Aplicación del comprobante

Seguimiento Facturas CxP

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Detalle

En el campo descripción puede apreciarse el comprobante objetivo y en Ex. Amount el valor a aplicar.

GL Análisis

Se aprecia la Cuenta de Compensación.

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Aplicación