Documento electronico, #metadatos, firma electronica, expediente electronico e interoperabilidad...

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DOCUMENTO ELECTRÓNICO, METADATOS, FIRMA ELECTRÓNICA, EXPEDIENTE ELECTRÓNICO E INTEROPERABILIDAD

Noviembre 2012

www.archivogeneral.gov.co / [email protected] GE-‐220-‐FR-‐009 2012-‐10-‐18 V.4

Créditos

Las siguientes diaposi2vas fueron construidas con base en: •  Las normas publicadas por el AGN •  La información suministrada por GEL – MinCc •  Información del Proyecto Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos SINAE del AGN

•  Documentos de trabajo generados por Colciencias, Inves2gación para el desarrollo del Modelo de administración electrónica de Cero Papel. Documentos de trabajo que están en proceso de revisión por GEL-‐ Min2c, el AGN, las Mesas Técnicas del SNA, y que en la actualidad están siendo some2dos a Consulta Pública.

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NORMAS VIGENTES


Ley 527 de 1999. Reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, comercio electrónico, firma digital, el valor probatorio, la validez y eficacia de los mismos frente a una acción judicial, establece el carácter de originalidad siempre que cumpla con los requisitos de autenticidad e integridad.

Ley 1437 de 2011. Con el cual se expide el código contencioso administrativo, introduce el concepto de expediente electrónico, sede electrónica, notificación electrónica entre otras.

Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos. En su artículo 21 establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. El parágrafo de este artículo, menciona que los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las Leyes procesales.

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Ley 1564 de 2012. Con la cual se expide el código general del proceso, introduce elementos a considerar en el manejo de expedientes y uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en todas las actuaciones judiciales.

Decreto 019 de 2012. Denominado el “decreto anti trámites” se enfoca a suprimir trámites y procedimientos innecesarios en la administración pública, incentivando e impulsando el uso de los medios electrónicos y las nuevas tecnologías en estas.

Directiva Presidencial 004 de 2012. Establece los lineamientos generales, para la implementación de la iniciativa Cero Papel en la administración pública, con el fin de identificar, racionalizar, simplificar, automatizar los trámites y procesos, procedimientos y servicios internos, para lograr una eficiente y oportuna prestación de los servicios a cargo de esas entidades.


Acuerdo 039 de 2002, AGN. “Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de la TRD en desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de 2000”. Acuerdo 042 de 2002, AGN. “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.

Circular externa 002 de 2012, AGN. Adquisición de Herramientas Tecnológicas de Gestión Documental”. Hace referencia a la Circular No.004-2010 de Coinfo. “Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos”.

Acuerdo 060 de 2001, AGN. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales y define el concepto de documento electrónico de archivo.

Circular externa 005 de 2012, AGN. Procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en la iniciativa Cero Papel.

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Documento Electrónico


Definición

Documento Electrónico de Archivo

Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital. Es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Nota: Por tanto deben ser firmados electrónica o digitalmente por el servidor y/o la entidad y ser identificados con los metadatos correspondientes.

Documento Electrónico

Información grabada de una manera que requiere de una computadora u otro disposi2vo electrónico para

visualizar, interpretar y procesar la misma..

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Clases

•  Se deben establecer políticas para definir los tipos y formatos

•  Se deben establecer políticas de

digitalización


Correos Electrónicos FotograIas,

Videos y Audio Digitales

Documentos OfimáCcos

Cartograficos

Clasificación

Definir políticas para su conversión a formatos y

lenguajes estables

Garantizar la autenticidad (fecha y hora en que se produjo y se recibió por su destinatario),

así como a su procedencia

Garantizar su conservación y su valor probatorio.

Definir políticas para la visualización debido a que están sujetos a la evolución

del software

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Mensajes de Datos (Redes Sociales)

Formato Electronico

Base de Datos

Paginas Web

Clasificación

Definir políticas para establecer que páginas deben conservarse como documentos de archivo, en

función a la información que contienen, y más concretamente los datos que se obtiene de ellas.

Establecer tiempos para la selección de información que

deban conservarse a largo plazo o de forma permanente y transferirlos

al SGDEA

Polí2cas para establecer los procedimientos de captura y

transformación de formatos que no alteren la validez de los documentos.


Estructura Lógica

Contenido

Firma

Metadatos

Son los datos informativos del documento electrónico:

Fichero que soporta el

contenido y al que aplican las restricciones de formato

Los documentos electrónicos deben cumplir con el requisito de la firma de acuerdo con la Ley 527 de 1999.

Para la autenticación y validación del documento

Conjunto de datos que permite:

consultar, acceder, describir su autor, identificación, restricciones de uso,

distribución, contenido entre otros.

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Características de los Documentos

Un documento es válido cuando: •  Es lo que afirma ser; •  Creado o enviado por la

persona que se afirma que lo ha creado o enviado,

•  Creado o enviado en el momento que se afirma.

AutenCcidad

•  El documento es completo e inalterado.

•  El documento esté protegido contra modificaciones no autorizadas

•  Si se modifica se debe dejar trazabilidad.

Integridad

Un documento es fiable cuando: •  Su contenido representa

exactamente lo que se quiso decir en él,

•  Representación completa y precisa.

Fiabilidad

Un documento debe estar siempre : •  Disponible, •  Permitir la localización,

recuperación, presentación y lectura.

Disponibilidad


Formato de documento electrónico

Conjunto de reglas que define la manera correcta de intercambiar o almacenar datos en memoria.

Su objetivo es lograr la normalización y perdurabilidad para

asegurar la independencia de los datos de sus soportes.

Ley 527 1999 Artículo 12

2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita

demostrar que reproduce con exac7tud la información generada, enviada o recibida

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Formatos admitidos en el Estado Colombiano

Texto

Imagen

Audio AAC MP3 Ogg/Oga

Video

TXT PDF HTML 4.01 / XHTML 1.0 OOXML RTF PDF/A CSV MS Office ODF XML

JPG/JPEG PDF/A TIFF

PDF PNG

MPEG-4 Ogg/Ogv OGM MP4 H.264 AVC AVI MKV FLV

SGDEA PDF/A


Las Entidades deben:

Permitir el acceso

Facilitar el acceso a los documentos electrónicos a través de sus sedes electrónicas o de los canales de comunicación, se mostrará: a) El contenido del documento electrónico b) La información básica de cada una de las firmas del documento c) Descripción y valor de los metadatos mínimos obligatorios.

•  El usuario que realiza la consulta, es el interesado principal.

•  Tener en cuenta las restricciones de acceso que existen en relación a determinados documentos, bien en defensa del derecho a la intimidad de las personas, o de los secretos de estado

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Las Entidades deben:

Permitir la consulta

Proporcionar mecanismos para la consulta de los documentos electrónicos en los formatos admitidos. Visualización o representación del documento electrónico éste debe poderse descargar.


Ciclo de Vida

SGDEA

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Acciones:

•  Definición de formatos y tipologías documentales

•  Instructivos para los formatos electrónicos •  Identificación de las dependencias

productoras •  TRD •  Definición de metadatos mínimos

obligatorios.

Identifica y determina qué documentos deben ser producidos (recibidos o creados), conforme a la misión,

las funciones y los procesos de la entidad

PLANIFICACIÓN DOCUMENTAL


Acciones:

•  Ingreso y registro de documentos presentados en la UC

•  Asignación de código único de identificación de registro.

•  Asignación de estampado cronológico y de la firma electrónica.

•  Asignación de metadatos a los documentos. •  Asignación y distribución de los documentos •  Reasignación de documentos mal direccionados.

Generación y recepción de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones

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Acciones: •  Trámite y asignación de código de

identificación y metadatos, propios del trámite.

•  Ordenación cronológica de los documentos en el expediente.

Garantizar que lo documentos electrónicos lleguen a su destinatario para la tramitación y la salida de estos como

entrada de otros procesos

GESTION Y TRAMITE


Acciones:

•  Captura •  Asignación de metadatos de archivo

y descripción •  Conversión a formatos de

conservación a largo plazo •  Clasificación según CCD •  Aplicación de TRD

Selección de los documentos con miras a la conservación temporal, permanente o su eliminación, según TRD y TVD

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Metadatos


Definición

Datos presentes o asociados en cualquier documento electrónico que describen el contexto, estructura, contenido, calidad, condición y otras características Facilitan la creación, gestión, uso y conservación de documentos a lo largo del tiempo Permiten su localización y uso.

Para que sirven los metadatos

•  Estandarizar la descripción

•  Asegurar la interoperabilidad • Hacen posible la búsqueda de

información. •  Acceder mas rápido.

• Ofrece información completa para asegurar la preservación

•  Expande el uso de la información

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Clases de metadatos

Información

GesCón

Seguridad

Trazabilidad

Firma

Estampado Cronológico


Metadatos de información Metadatos de GesCón

Identifica la entidad, documento o procedimiento al que pertenece.

•  Cod. Y titulo del Procedimiento •  Cod. Y titulo de la Serie

Documental •  Cod. Y descripción de la Unidad

Administrativa

Facilita la gestión del mismo.

•  Número de expediente •  Descripción del expediente •  Tipo de documento •  Fecha del documento

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Metadatos de Seguridad Metadatos de Trazabilidad

Define todos los parámetros que tienen relación con el control, seguridad y acceso del documento.

•  HASH •  Código nivel de seguridad •  Código de acceso •  No. Documento electrónico

Informan sobre las acciones que se han realizado sobre el documento.


Metadatos de Firma Metadatos de Estampado

Cronológico

Guardan la información relativa a las diferentes firmas que se han realizado sobre el documento.

•  Identificación, descripción y cargo del firmante

•  Fecha en la que se firmó •  Firma electrónica.

Guardar toda la información relacionada con el estampado cronológico (fecha y hora exacta de la ultima versión del documento).

•  Tipo de estampado •  Fecha exacta del estampado

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Uso y tratamiento

Identificador Código de identificación interno para cada metadato Nombre Nombre normalizado del metadato Definición Texto descriptivo de la información que se ha de capturar en el metadato Obligatoriedad Indica si es obligatorio u opcional

Obligatorio Opcional

Herencia Indica de donde hereda el contenido el metadato Del nodo del procedimiento De la cabecera del expediente

Se debe adoptar un vocabulario de metadatos estandarizado y acorde a las necesidades del Estado Colombiano. Se propone utilizar el esquema METS (Metadata Encoding and Transmission Standard)


Uso y tratamiento

Tipo de dato Indica el tipo de dato Texto Fecha Tabla codificada Numérico Booleano

Longitud Longitud del campo o intervalo de longitud que puede tomar el metadato Patrón Indica si la información que se ha de hacer constar sigue un patrón

determinado o una normativa específica Repetición Indica el número de iteraciones que puede contener el metadato

Único Múltiple

Comentario Aclaraciones adicionales sobre el metadato Ejemplo Ejemplos que ilustren la aplicación del metadatos

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Intercambio entre las Organizaciones y el Ciudadano

Las entidades compartan información y conocimiento mediante el intercambio de datos entre sus respectivos sistemas de tecnología de la información y las comunicaciones. El documento electrónico que se incorpore al SGDE a lo largo del ciclo vital es objeto de: •  Intercambio con otra/s organización/es. •  Consulta por parte del ciudadano.


Firma Electrónica

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Definición

Permite proporcionar al documento firmado: •  Identificación: identificar al firmante •  No repudio: evita que el firmante no puede negar que lo ha hecho. •  Integridad: garantiza que el documento no ha sido modificado

Mecanismo basado en medios electrónicos que identifica a una persona ante un sistema de información

Valor numérico (HASH) que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático, vincula la clave del iniciador al texto del mensaje indicado que el texto no ha sido modificado Nivel mas alto de seguridad.

Firma Electrónica Firma Digital


Que no es una Firma Digital

•  Nombre de usuario y contraseña

•  PIN: Numero de Identificación Personal

•  Claves •  Firmas digitalizadas

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HASH

Algoritmo que transforma una

secuencia de bits en otra de menor extensión


Verificación de la Firma Digital

1EE45RQ$$%

Documento

1EE45RQ$$%

Huella digital (hash) calculada

Huella digital firmada

Calculo Hash

¿Son idénticas? 1EE45RQ$$%

Huella digital (hash) original

Firmado válido Firmado inválido

Documento firmado

digitalmente

Descifra con la llave pública

Se descifra HASH con la clave

pública Produce un nuevo HASH sobre la comunicación

completa

Si ambos HASH coinciden, existe la certeza que el contenido no ha

sido alterado

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Actores que Intervienen

Encargada de elaborar, generar y gestionar la política de firma, por el cual han de regirse los procesos de generación y validación de firma.

•  Normas de generación y validación de firma

•  Reglas y obligaciones de todos los actores involucrados en dicho

proceso



Presta servicios en relación con la firma digital, como generación de la firma electrónica, y verificación de firma.

Debe cumplir con la s siguiente condiciones:

•  Ofrecer o facilitar los servicios de creación de firmas digitales certificadas.

•  Ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico en la generación, transmisión y recepción de mensajes de datos.

•  Ofrecer los servicios de archivo y conservación de mensajes de datos.

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Entidad (personalidad física o jurídica) que valida o verifica una firma electrónica según las condiciones establecidas en la política de firma.



Persona que firma, en nombre propio o representación de una persona física o jurídica. Debe disponer de un certificado electrónico reconocido y un dispositivo para la creación de firma.

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Tipologías de Firma Digital

•  Firma cualquier formato de documento

•  Firma en formato XML-Dsig. •  Requiere sw externo para

validación.

XML Advanced Electronic Signatures

XML Advanced Electronic Signatures

•  Firma cualquier formato de documento.

•  Firma en formato binario, no legible por el ser humano.

•  Requiere sw externo para validación.

PDF Advanced Electronic Signatures

•  Firma solo documentos PDF ISO 32000-1.

•  Firma soporta formato XML. •  No requiere sw externo para

validación.


Expediente Electrónico

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Definición

Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. Componentes

documentos electrónicos

índice electrónico

firma del índice

electrónico metadatos expediente

electrónico


Documentos Electrónicos

Los documentos electrónicos que forman parte de un expediente Deben contar con un identificador único, al que se añadirá el identificador del expediente, o de los expedientes de los que forme parte.

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Índice del Expediente Electrónico

Contiene la identificación de los documentos electrónicos que componen el expediente. Ordenada en orden cronológico, para reflejar la disposición de los documentos. El índice electrónico, equivale a la foliación de los expedientes cuando éstos se encuentran en soporte físico


Firma del índice del Expediente Electrónico

Garantiza la autenticidad e integridad del contenido del índice de los documentos que conforman el expediente electrónico así como de su estructura. Es realizada por la organización responsable de dicho expediente, mediante uno de los sistemas de firma aceptados

El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación cuando se requiera

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Metadatos del Expediente Electrónico

Información

GesCón

Seguridad

Trazabilidad


Propiedades del Expediente Electrónico

•  Modificable por el interesado; los responsables de su tramitación pueden aportar documentos electrónicos nativos o digitalizados.

•  Accesible, el interesado podrá realizar la consulta a través de una sede electrónica.

•  La creación de los expedientes electrónicos debe estar regulada por una normativa específica.

•  Es posible incorporar documentos electrónicos en formatos distintos a los establecidos.

•  Debe poder ser transferir entre los repositorios del SGDE al SGDEA.

•  Deben admitir firma electrónica.

Sistema de Gestión de

Documentos Electrónicos

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Propiedades del Expediente Electrónico

•  En ningún caso será modificable. •  No podrá ser transferible al SGDE.

•  Se transformará en un formato que pueda asegurar su conservación, autenticidad, integridad y recuperación a medio y largo plazo. Conforme a la planeación documental realizada y lo definido en el PGD y/o TRD.

•  Se aplicarán todas las políticas de archivo referentes a los expedientes (TRD, TVD, CCD)

Sistema de Gestión de

Documentos Electrónicos de

Archivo


Ciclo de Vida

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Ciclo de Vida

Acciones:

•  Definición de metadatos obligatorios asociados al expediente

•  Definición de la estructura e información del índice electrónico del expediente.

•  Definición de políticas y normativas existentes aplicables (firma electrónica). PLANIFICACIÓN

DOCUMENTAL


Ciclo de Vida

Acciones:

•  Creación del expediente electrónico •  Creación del índice electrónico de los

documentos en el expediente, •  Referencia de cada uno de los documentos

disponibles y los documentos que se vayan añadiendo al expediente.

•  Metadatos mínimos obligatorios del expediente.

•  Cierre del expediente. •  Firma del índice del expediente

GESTION Y TRAMITE

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Ciclo de Vida

Acciones:

•  Captura y registro en el SGDEA •  Asignación de metadatos de

archivo y descripción •  Conversión a formatos de

conservación a largo plazo •  Clasificación según CCD •  Aplicación de las TRD •  Aplicación de los criterios de

acceso


INTEROPERABILIDAD DE COMUNICACIONES OFICIALES

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Definición

“El ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades”


Modelo de Operación

Desde el ciudadano

Presen

tación

en

la enC

dad

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Modelo de operación

Desde el ciudadano

Presen

tación

po

r med

ios

digitales


Producción de documento en una EnCdad y su Envío a Otra EnCdad

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Solicitud y respuesta entre EnCdades


Metadatos

Metadatos de Información Ofrece información ú2l para la iden2ficación de las en2dades, interesados y documentos, como puede ser la información de iden2ficación.

Clases de Metadatos

Metadatos de GesCón I n f o r m a c i ó n s o b r e l a comunicación oficial que facilita la ges2ón del mismo. Dentro de este grupo está la información del registro, el 2po de documento o los datos del interesado.

Metadatos de Conservación Son los que indican las polí2cas d e c o n s e r v a c i ó n d e l o s documentos en la en2dad origen de donde se envía la información y que 2ene la custodia de los documentos originales.

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Consideraciones para Interoperabilidad

Directorio Oficial de entidades

Plataforma de Interoperabilidad

Se encuentran las entidades que tienen la capacidad para recibir comunicaciones oficiales de manera electrónica.

•  Catalogo de servicios

•  Publicación de correos electrónicos de las entidades

Comprende el Sistema de Intercambio entre las Entidades de Origen y de Destino.

•  Garantizar la entrega de la información de una entidad a otra

•  Estar siempre on-line,



Área / Ventanilla de Correspondencia

Mensaje de datos de intercambio

Validar la recepción de las comunicaciones oficiales de entrada y salida de documentos.

•  Responsables respectivamente del envío y recepción del

mensaje de datos de intercambio

Conjunto de datos del intercambio.

•  Metadatos para el control e identificación, la información de la radicación y los documentos correspondientes adjuntos.

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Mensajes de control

Sistema de intercambio

Proporcionan información de estado para la gestión de la operación de intercambio.

Proporciona la gestión del intercambio y la comunicación directa de las Áreas de Correspondencia con la plataforma de

interoperabilidad.

Sistemas internos de la entidad

Cada entidad deberá tener un sistema de información donde almacene los documentos. •  Deberá ser el SGDE o SGDEA de la entidad.


Gracias por su atención

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