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REINGSYS
Sistema de Información para el Registro, Control y Logística Administrativa
REINGSYS
INTRODUCCIÓN
En la actualidad existe una creciente demanda e interés por instrumentos provistos por la ingeniería de software, que aporten soluciones flexibles y prácticas, capaces de gestionar en forma coherente y eficaz, la rápida evolución de las organizaciones y den soporte a una amplia variedad de procesos administrativos y de los recursos humanos.
Los procedimientos aplicados y apoyados en el uso de equipos de procesamiento de datos y computadores permiten el control de gran cantidad de información, facilitando su uso en el momento en que sea requerida.
Reingeniería y Sistemas, C. A. ha logrado combinar los conceptos y métodos derivados de la ingeniería de software para procurar esta herramienta.
En este aspecto hemos desarrollado diversas aplicaciones, que permiten manejar, con la incorporación de los conceptos de Reingeniería, la gerencia administrativa la calidad total y su uso en los ambientes organizados.
El Sistema de Información Logístico Administrativo (Admon Suite®) es la solución para aquellas organizaciones que han decidido mejorar la competitividad, la calidad de los productos y servicios y la eficiencia en la administración de sus recursos.
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FICHA TECNICA
El sistema esta desarrollado usando la tecnología AJAX (Web 2.0) con interfase Web Desktop, permitiendo su operación en ambientes Intranet e Internet
CSS versión 2.0 o superiorJSON (JavaScript Object Notation)XML (Extensible Markup Language)
JasperReport 3.0.0PL/PG SQLPHP-Java BridgeJavaScripts 1.5Ext JS 2.1Java 1.5 JDKAdoDB PHP 5PHP 5.2 o superior
L ib r e r ía sL e n g u a je s
Opera 9+ (PC, MAC)Safari 2
FireFox 3.0 (PC, MAC)Internet Explorer 6
N a v e g a d o r e s
Java RunTime Enviroment 1.5 o superior
NFS Server/client 2.0
Samba Server/client 3.0
PostgreSQL version 8.2.4 o superior
Apache Web Server 2.0 o superior
GNU/Linux con Kernel 2.6 o Superior, o compatible UNIX
R e q u e r im ie n t o s d e S o f t w a r e
REINGSYS
CARACTERÍSTICAS COMO PRODUCTO PROGRAMADO
El Sistema Logístico administrativo ADMON representa un modelo conceptual de sistema de información adecuado a la gestión administrativa de las instituciones públicas y empresas privadas en general.
El sistema ha sido desarrollado para satisfacer las siguientes premisas:
• Solventar el requerimiento de información para la toma de decisiones.• Facilitar el manejo y control de los recursos financieros durante la gestión
administrativa.• Garantizar el cumplimiento de la normativa vigente.• Contribuir con el desarrollo de las actividades administrativas en las
instituciones.• Garantizar que los documentos y soportes administrativos se conviertan en un
valor funcional.
Cuenta con las siguientes características:
15. Opera totalmente en ambiente Web.16. Procesamiento en línea y en tiempo real.17. Novedoso Subsistema de seguridad.• Totalmente integrado: Una transacción realizada en un módulo
automáticamente actualiza los archivos y registros de todos los módulos asociados o involucrados con ella.
• Los usuarios tienen absoluta autonomía para procesar sus datos y obtener la información en función de los privilegios asignados.
• Desarrollado en base a las disposiciones contenidas en el ordenamiento legal vigente.
• Garantiza el soporte documental de toda transacción.
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El sistema posee una estructura de módulos integrados, es decir, una variedad de servicios en torno a un núcleo base, donde están disponibles una serie de módulos especializados para cubrir todas las funciones de planificación y gestión administrativa necesarias. Estos módulos pueden incorporarse por etapas sin que ello ocasiones inconvenientes de tipo técnico u operativo.
La interoperatividad entre los servicios, se logra utilizando el protocolo S. O. A. P:
• No está asociado con ningún lenguaje • No se encuentra asociado a ningún protocolo de transporte • No está atado a ninguna infraestructura de objeto distribuido • Aprovecha los estándares existentes en la industria • Permite la interoperabilidad entre los múltiples entornos
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S is t em a s
B a s e d e
D a t o s
S e g u r id a d
El módulo supervisor es la herramienta que administra la seguridad y configuración del sistema.
Presenta las siguientes características:
5. Identifica a cada usuario y sus particularidades, así como su asociación a grupos de trabajo y funciones.
7. Permite a la organización autorizar y controlar las actividades que pueden ejecutar los grupos o usuarios del sistema.
9. La actividad realizada por cada usuario es registrada y monitoreada, facilitando la evaluación y el seguimiento de ocurrencias.
11. La habilidad de registrar las ocurrencias, permite evaluar la actividad de la organización, obteniendo las estadísticas necesarias del funcionamiento operativo de la administración.
• El ambiente de seguridad no sólo registra la actividad del sistema, también incorpora la detección de intencionalidad, reportando en forma de alertas los intentos de acceso restringido de aquellos usuarios no autorizados.
Está orientado a tres vistas que garantizan la seguridad y su permanente operatividad:
17. La presencia de un administrador del Sistema18. La designación de un administrador de la Base de Datos19. La presencia de una unidad de Seguridad y control de alertas
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El Módulo de Seguridad y Supervisión integra los siguientes recursos tanto tecnológicos, como programados:
B A S E D E D A T O S
S e g u r ida d
A d m in is t r a d o r A p l ic a c io n e s
S is t e m a O p e r a t iv o
A d m in is t r a d o r B a s e d e D a t o s
U s u a r io s
G r u po s
A c c e so s
M ó d u lo s
T r a n s a cc ió n
C a le n da r io
L O G
T r a n s a c c io n e s
In t e n s ion e s
F IR E W A L L
S e r v id o r W E B
S e r v id o r d e A p l ic a c io n e s
REINGSYS L o g ís t i
c a
Acción Ejecución
El ambiente logístico se encuentra conformado por un conjunto de servicios programados que asisten al usuario en su ambiente real de operaciones. Cada uno de estos servicios tiene la responsabilidad de disminuir el número de actividades a ser ejecutadas, ya que las tareas subsecuentes serán automatizadas en un único puesto de trabajo.
Estos servicios se encuentran orientados a los grandes procesos en que se clasifican todos los actos administrativos:
• COMPROMISO: Acto mediante el cual el organismo dispone, de conformidad con la ley, la realización de un gasto que por su monto y naturaleza, sea imputable a partidas con créditos disponibles en el presupuesto mediante una orden de compra o servicio, indicando las imputaciones presupuestarias al mínimo nivel (específicas o subespecíficas), el monto, la descripción del bien o servicio que se va a adquirir, el beneficiario y su correspondiente identidad o RIF.
• CAUSADO: Momento del gasto en el cual se hace exigible el pago de la obligación correspondiente por haberse recibido conforme, los bienes o servicios adquiridos. Es el momento que capta la contabilidad patrimonial y al incluirlo en el sistema presupuestario, se constituye en el nexo de integración de ambos sistemas.
• PAGO: Constituye el momento del gasto, en el cual se cancela una obligación o se hace efectivo un anticipo financiero. La obligación puede ser cancelada antes (anticipo), en el momento de la adquisición o del causado (pago de contado), o a posteriori.
Los pasos o actos subsiguientes de codificación son totalmente desarrollados automáticamente por el sistema, completando el proceso, minimizando la actividad humana y garantizando la confiabilidad de las operaciones.
REINGSYS L o g ís t i
c a
Acción Ejecución
Toda la actividad de impresión de formularios es desarrollada íntegramente en el puesto de trabajo, de manera tal que los atributos requeridos en los formularios quedan completados, sólo quedan pendientes las actividades de confirmación, aprobación y firma.
Ventajas de esta concepción del sistema Admon Suite®:
5. Consulta en tiempo real de la disponibilidad Financiera.6. Consulta directa de la disponibilidad presupuestaria, en cada uno de sus
actos.7. Validación o asignación de las cuentas contables y categorías
presupuestarias correctas.8. Generación automática de los correspondientes asientos contables y
movimientos presupuestarios.9. Conformación de las actividades precedentes, para su debida consecución.10. Verificación y conformación automática de identidades como Proveedores,
Clientes, Bancos y Cuentas utilizadas.11. Identificación del serial y secuenciación del formulario o formato de
impresión requerido, sea éste una Orden de Compra, Orden de Pago, un Cheque, etc.
Admon Suite® dispone de servicios claramente identificados, que orientados en su finalidad permiten un mejor desempeño y ocupación del personal:
ANTICIPOS A CONTRATISTAS ANTICIPOS DE FONDOS DEPÓSITOS A TERCEROS FONDOS EN AVANCE FONDOS ROTATORIOS ÓRDENES DE PAGO ÓRDENES DE PAGO DIRECTA ÓRDENES DE PAGO POR AVANCE ÓRDEN DE COMPRA CONTRATOS
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La Contabilidad como sistema de Información, Registro y Control, se encuentra normada dentro de las siguientes especificaciones:
Nivel de Plan de Cuentas:
Las cuentas contables se encuentran regidas por la presencia de un Plan Único de Cuentas o Plan Maestro, definido por el tipo de Institución y el régimen de control y supervisión que ésta presenta.
Nivel de Operaciones:
Las operaciones pueden ser tipificadas o clasificadas según su propósito o ramo de ocurrencias, según las normativas organizacionales.
Cada tipo de operación puede estar asociado a un universo particular de cuentas.
Nivel de Comprobantes y Asientos:
Los comprobantes pueden ser clasificados o tipificados en función de su origen, además de ser organizados cronológicamente.
Los asientos permiten representar contablemente la transacción que los origina y a su vez identifican la documentación que los involucra.
El sistema conforma y acepta comprobantes con asientos automáticos.
Nivel de Períodos contables:
Cada período contable agrupa sólo las operaciones vinculas a su rango cronológico de tiempo.
Cada período es independiente de otro dentro de su ejercicio fiscal. Una vez cerrado un período contable, el sistema garantiza no poder ser afectado
dicho período. Sólo bajo condiciones dadas al administrador del sistema, todo un ejercicio fiscal
podrá ser reprocesado.
Nivel de Procesos
Los procesos representados en el sistema Admon Suite® son simples: Proceso de Instalación, Proceso de Apertura, Procesos Regulares o Mensuales, Procesos de Cierre del Ejercicio.
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AJUSTES
REVERSOS
DISTRIBUCION
EJERCICIO
PROCESO ANUAL
PROCESO DE APERTURA
PERIODO 01
PERIODO 02
PERIODO 03
PERIODO 04
PERIODO 09
PERIODO 10
PERIODO 11
PERIODO 12
Procesos Mensuales
Nivel de Cuentas:
Las cuentas contables pueden ser configuradas en función de las necesidades sin limitaciones, definiendo así su conformación y tamaño.
Atributos de cada cuenta: Un Código o identificador de la cuenta. Una descripción literal que expresa lo que representa. Un carácter asociado al grupo que integra. Un carácter que representa el nivel de la jerarquía. Un indicador que identifica si la cuenta acepta operaciones administrativas. Un indicador de control que asegura que puedan realizar operación dentro
del ámbito de sólo CR, o únicamente DB, o ambos.
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Presupuesto
Controla todas las operaciones presupuestarias relacionadas con el presupuesto aprobado y ejecutadas por los departamentos administrativos de la organización, manteniendo los procesos en función de los conceptos propios de la teoría de definición o ejecución presupuestaria.
Características:
Registra todas las actividades propias de la ejecución presupuestaria tanto del Ingreso como del Gasto.
Facilita la conformación del presupuesto con relación a las definiciones del plan único de cuentas y las sectorizaciones establecidas para las organizaciones.
Permite la conformación del presupuesto según los parámetros establecidos por la ejecución de períodos o ejercicios anteriores.
Permite el control de la información propia de la formulación presupuestaria favoreciendo el intercambio entre los diversos ambientes de la administración, lo cual facilita la formulación distribuida del presupuesto.
Facilita el seguimiento para consulta de los movimientos de las cuentas presupuestarias y su relación a los proyectos que conforman el banco de proyectos.
Mantiene a la organización constante y consecuentemente informada de las distintas disponibilidades (Compromiso, Causado y Pagado)
Por sus características técnicas permite la portabilidad en distintos ambientes operacionales de gestión de bases de datos y sistemas operativos.
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Modelo de Ejecución Presupuestaria
Movimientos
NIVEL OPERATIVO
APROBACION EJECUCION CIERRE
Modificaciones Cr. Adicional Rectificación Insubsistencia Ajustes Traspasos
NIVEL CONTROL DE LA PLANIFICACION
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Finanzas, Bancos y Caja:
Controla eficientemente los ingresos y egresos de cualquier tipo de cuenta bancaria, ofreciendo información financiera precisa en todo momento. Facilita las operaciones, movimientos y la obtención de saldos en moneda nacional y extranjera, el control de inversiones en plazo fijo y en acciones, el flujo de caja, así como la conciliación electrónica con las principales instituciones financieras.
Características:
Permite el control de los datos referentes a las distintas operaciones que involucran cuentas y negociaciones con las entidades bancarias en relación con cuentas de ahorro, cuentas corrientes y cualquier otro instrumento financiero.
Admite diferentes tipos de cuentas: Ahorro, corriente, inversiones, caja y crédito, entre otros. En cualquier momento se puede consultar el saldo actualizado de cada una de las cuentas bancarias, desglosando los montos en tránsito y en inversiones.
Búsqueda y captura de depósitos, retiros, pagos, cheques y transferencias entre cuentas.
En un mismo depósito es posible registrar abonos de diferentes clientes (multi-conceptos).
En un cheque o cargo se pueden incluir los pagos de diferentes documentos al mismo proveedor.
Ágil captura de transferencias entre cuentas; su consulta permite una rápida apreciación de las afectaciones.
A cada movimiento se puede asociar cualquier archivo (.doc, .xls, .pdf, .jpg), como comprobante del mismo, incluso se pueden asociar y consultar comprobantes fiscales (Almacén Digital de Documentos).
Control de movimientos en tránsito; incluye la notificación oportuna de su vencimiento para un mejor seguimiento.
Servicios dinámicos para consultar ágilmente los movimientos de todas las cuentas.
Programación de cargos y abonos repetitivos.
Recordatorios del vencimiento de movimientos programados.
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Cesta de Productos Bancarios Colocaciones, etc.
Banca comercial
Movimientos Bancarios y Conciliación
Permite el control de cada unidad o instrumento financiero, manteniendo el detalle transaccional desde la fecha de apertura o creación hasta cada transacción posterior.
Permite la emisión de cheques para las cancelaciones de órdenes de pago, manteniendo la seguridad de la salida y el registro de los datos del documento.
Registra la recepción de ingresos en las modalidades de transferencias, cheques conformables, efectivo, etc.
Determina el estado de las órdenes de pago según la prioridad estipulada por la organización, los estados de cuenta y la disponibilidad financiera y bancaria, así como controla el saldo de las cuentas por pagar y cobrar de acuerdo a la información disponible en el medio.
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Características:
Permite el mantenimiento de la información operativa y funcional de las estructuras que conforman la organización en cuanto a la actividad operacional documental.
Facilita la conformación y seguimiento de documentos y operaciones de la actividad entre las distintas unidades administrativas.
Permite la consolidación de la información relativa a los tipos de documentos, la construcción de expedientes, así como la identificación de la ruta o partes que conforman el flujo de los documentos dentro de los departamentos que conforman a la organización.
Permite la identificación y clasificación de las bases conceptuales que motivan el traslado y tránsito interno de documentos.
Facilita la administración de oficios de traslado o remisión, como proceso involucrado en la conformación de expedientes, así como su inventario.
Facilita el seguimiento para consulta de los expedientes y acciones llevadas a cabo para su conformación por condición documental.
Permite conocer dónde y en qué estado se encuentra cada documento o expediente y el tiempo transcurrido desde su recepción.
…. continúa
Control de Documentos
Controla las actividades derivadas del seguimiento y flujo de documentos dentro de la estructura operativa organizacional, facilitando la identificación de las reglamentaciones a cumplir para el traslado tanto de documentos y expedientes, mediante la incorporación de vínculos operacionales con el resto de las aplicaciones administrativas, así como permitir ampliar el panorama de gestión durante la consecución de los procesos documentales de la administración.
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Control de Documentos
•Garantizar la seguridad de la información para cumplir con la normativa vigente.
•Mantener un control de los documentos en línea, dentro y fuera de la red.•Protege y distribuye eficazmente la información confidencial. •Asigna contraseñas compartidas con permisos de acceso incorporados que
definen con precisión las acciones que un individuo puede realizar con un documento.
Recepción de Documentos
Tramitación
Archivo
Recepción
Tramitación
Evaluación
Seguimiento
Archivo
Estadísticas
Seguridad
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Cuentas por Pagar
Controla las operaciones propias del proceso de pagos y de acreencias con los proveedores de bienes o servicios en general.
Características:
Permite el control de categorías y tipos de operaciones, ubicaciones administrativas y de deducciones o retenciones según las relaciones mercantiles efectuadas por la organización.
Facilita la conformación, seguimiento y mantenimiento de la información relacionada con los proveedores, según su clasificación y sector o actividad comercial.
Permite el control de las transacciones generadas por las operaciones administrativas relacionadas con las cuentas por pagar.
Permite el control de la información sobre compromisos, la elaboración de ordenes de compra, servicios, entre otros.
Introduce el concepto de elaboración de plan de pagos, controlar la emisión de órdenes de pago, así como la elaboración de cheques o transferencias bancarias.
Facilita el seguimiento de los movimientos de cuentas de los proveedores, con relación a sus períodos de vencimiento, plan de pagos, entre otros.
Controla la elaboración y gestión de todos los formularios propios de esta actividad (Órdenes de Pago, Cheques, etc.).
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Cuentas por Pagar
Controla las operaciones propias del proceso de pagos y de acreencias con los proveedores de bienes o servicios en general.
Recepción
- Confirmación- Aceptación- Retenciones
-Nota de Entrega
- Factura
- Valuación
Ctrl. de Calidad
- Confirmación- Aprobación
Ordenar Pago
- Aprobación
Elaborar Pago
-Cheque- Transferencia
- Base de Datos
- Ctrl. Posterior- Archivo
- Sistema
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Cuentas por Cobrar
Permite controlar los documentos por cobrar ya sean cuentas o efectos, facilitando su planificación o programación de las políticas de cobranza; así como, efectuar el seguimiento de los períodos de vencimiento. Disponemos de tres (3) modalidades de servicio:
Cuentas por cobrar, modalidad que orienta los documentos y procesos de manera convencional.
Créditos, orientados a las instituciones de tipo financieras u organismos con la capacidad de asignar créditos.
Tributarios, orientados a la recaudación tributaria, propio de la instituciones recaudadoras de tributos y tasas.
Características Generales:
• Dispone de un exclusivo ambiente de expediente del cliente, que entre otros atributos, indica el saldo deudor de los clientes de la empresa, los detalles de soporte al saldo.
• Facilidades para registrar facturas, anticipos, pagos, notas de débito, notas de crédito, conversión a giros, fondos sujetos a rendición, cuentas de trabajadores, rescisión de contratos, etc., y sus respectivas retenciones en forma de descuentos, retenciones, impuestos, seguros, transportes
• Provee de consultas y reportes de estados de cuenta, balances, registro de recuperaciones (llamadas, cartas, Legal, etc.) y de planes de pago o reconversión de deuda.
• Descuento por pronto pago, análisis de vencimientos, listados de movimientos, etc.
Facilita la conformación, seguimiento y mantenimiento de la información relacionada con los clientes, según su clasificación y sector o actividad comercial.
Permite el control de las transacciones generadas por las operaciones administrativas relacionadas con las cuentas por cobrar.
Facilita el seguimiento para consultar los movimientos de las cuentas de los clientes de la organización, con relación a los períodos de vencimientos, al plan de cobros, entre otros. .. continua
REINGSYS
Cuentas por Cobrar (Modelo Convencional)
Administra las cuentas por cobrar de clientes individuales, corporativos, de asociaciones y trabajadores o funcionarios.
Registra los datos de solicitud de crédito de los clientes, sus estados patrimoniales, ingresos y egresos, y los clasifica por su orientación, su tipo, clase, por su ubicación geográfica en zonas, rutas y sucursales de acuerdo a criterios establecidos por la empresa para apoyar el otorgamiento del crédito y su seguimiento en forma permanente.
Con el registro de distintos tipos de operaciones de débitos, créditos y conversión en cuotas, actualiza instantáneamente los estados de cuentas de los clientes en múltiples monedas, controlando los saldos y vencimientos de cada documento y los totales de la cuenta.
Provee información de los valores, vencimientos y el flujo de las cobranzas, ordenándolas en periodos definidos por el usuario, clasificándolas y agrupándolas de diversas maneras.
Los principales informes del sistema son:
• Índice de Cuentas• Extracto de Cuentas• Estado de Cuentas• Diario de Cuentas por Cobrar• Vencimiento de Cuentas por Cobrar• Análisis de Cuentas por Cobrar• Análisis Mensual de Cuentas por Cobrar• Liquidación de Asociaciones• Comisiones sobre Cobranzas• Flujo de Cobranzas• Totales de Movimientos• Auditoría de Operaciones
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Créditos (ideal para entidades Financieras y cajas de Ahorro)
• Tipificación y categorización de todo tipo de crédito• Registro de la Solicitud de crédito• Registro, consignación y control de soportes y garantías solicitadas (fianzas,
avales, garantías, etc.)• Evaluación de la Solicitud y elaboración del plan de Pagos• Registro de la aprobación• Autorización a la administración para el desembolso del monto del crédito• Cancelación de cuotas, cuotas especiales o aportes adicionales• Seguimiento y evaluación de la cobranza• Determinación de conflicto con el Crédito (Registro de llamadas,
comunicaciones y pase a Dpto. Legal)• Reconversión o refinanciamiento del crédito• Finiquito del crédito• Consignación y devolución de garantías• Generación automática de asientos contables• Emisión y recepción de movimientos de nómina• Autorizaciones para retiro de productos, bienes o servicios en instalaciones de
terceros
Reg. Solicitud AprobaciónEvaluaciónPlan Pagos
Reg. Notificaciones
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Nacionales:Situado, FIDES, LAEERegionales:Tributos, Tasas, Servicios
T r ib u t a r io
eTrib® asiste en todas y cada una de las actividades propias de las haciendas Municipales
Inscribe en los registros, de oficio o a solicitud de parte, a los sujetos que determinen las normas tributarias y actualizar dichos registros de oficio o a requerimiento del interesado.
Cumplimiento a satisfacción de las Ordenanzas Municipales de carácter Tributario y de Servicios.
Recauda los tributos, intereses, sanciones y otros accesorios, contabilizando los ingresos del Municipio.
Ejecuta los procedimientos de verificación, fiscalización y determinación para constatar el cumplimiento de las leyes y demás disposiciones de carácter tributario por parte de los sujetos pasivos del tributo.
Liquida los tributos, intereses, sanciones y otros accesorios, cuando fuere procedente.
Asegura el cumplimiento de las obligaciones tributarias solicitando de los órganos judiciales, las medidas cautelares, coactivas o de acción ejecutiva.
Adopta las medidas administrativas de conformidad con las disposiciones establecidas.
TRIBUTOS• REGISTRO• RENOVACIONES• LIQUIDACIONES• EXONERACIONES• SANCIONES • ARCHIVO
RECAUDACIÓN• CUENTAS POR COBRAR• RECAUDACIÓN• SOLVENCIAS• CAJEROS• GESTIÓN RECAUDACIÓN• COBRADORES• ARCHIVO
FISCALIZACIÓN• EVASIÓN FISCAL• NO REGISTRADOS• VENCIMIENTOS• SANCIONES• ENTES EXTERNOS• ARCHIVO
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T r ib u t a r io
eTrib asiste en todas y cada una de las actividades propias de las haciendas Municipales
Actividades Económicas (AE)Vehículos (VE)Publicidad (PU)Propaganda (PR)Inmuebles (IN)Espectáculos Públicos (EP), etc.
Contribuyente
Atención al Contribuyente
Liquidación
Registro
Estado de Cuenta
RECAUDOS
Planilla de Registro
TRIBUTOS• REGISTRO• RENOVACIONES• LIQUIDACIONES• EXONERACIONES• SANCIONES • ARCHIVO
RECAUDACIÓN• CUENTAS POR COBRAR• RECAUDACIÓN• SOLVENCIAS• CAJEROS• GESTIÓN RECAUDACIÓN• COBRADORES• ARCHIVO
FISCALIZACIÓN• EVASIÓN FISCAL• NO REGISTRADOS• VENCIMIENTOS• SANCIONES• ENTES EXTERNOS• ARCHIVO
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