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Exposición y Conferencias Internacional de Archivos (Excol’07) 23 al 27 de Mayo, 2007. Bogotá (Colombia) www.documentalistas.org 1 EL PAPEL DEL ARCHIVISTA: DE LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS A LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Autora: Dolors Visa ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN: Tradicionalmente hemos representado un papel “pasivo” frente a los documentos y ante la sociedad, hemos sido los grandes “curadores” de todo aquello que se nos ha dejado bajo nuestra guarda y custodia, pero la aparición de la sociedad de la información nos ha empujado a nuevos planteamientos profesionales. Ante las nuevas tecnologías hemos mostrado una lenta capacidad de reacción y además no hemos conseguido demasiado consenso profesional, las posturas arcaicas de mantenernos en el lugar tradicionalmente asignado nos ha conllevado el enfrentamiento profesional con otras disciplinas, mas cercanas a las nuevas tecnologías y obviamente una perdida de terreno en el desarrollo profesional. Debemos aceptar que nuestra formación académica no reflejaba las necesidades del mundo en que deberíamos desarrollarnos profesionalmente, mientras nos preparábamos con la paleografía y el latín, la sociedad nos demandaba la aplicación de las nuevas tecnologías ante uno de los problemas más imprevistos y acuciantes; el incremento en progresión geométrica de la documentación en papel. La aparición de las nuevas tecnologías alimentó el sueño de muchos administradores y gestores: la desaparición del papel, el computador aparecía como el ángel de liberación, siendo más que evidente después de varias décadas de nuevas tecnologías que por ahora sigue siendo un sueño imposible, pero lo que es más grave, es que las nuevas tecnologías no solo no han eliminado el papel de nuestros escritorios, sino que lo ha multiplicado exponencialmente. Ante esta realidad inaplazable, todas las administraciones tanto públicas como privadas han demandado soluciones y ahí han aparecido nuestros más

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Ponencia de Dña. Dolors Visa Oro, sobre "El papel de los Archivistas: de los Archivos Históricos a los Archivos de Gestión", dentro de la Exposición y Conferencias Internacional de Archivos (Excol'07) celebradas por la Fundación Ciencias de la Documentación en Bogotá - Colombia, mayo 2007.

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EL PAPEL DEL ARCHIVISTA: DE LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS A LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

Autora: Dolors Visa

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN:

Tradicionalmente hemos representado un papel “pasivo” frente a los

documentos y ante la sociedad, hemos sido los grandes “curadores” de todo

aquello que se nos ha dejado bajo nuestra guarda y custodia, pero la aparición

de la sociedad de la información nos ha empujado a nuevos planteamientos

profesionales.

Ante las nuevas tecnologías hemos mostrado una lenta capacidad de

reacción y además no hemos conseguido demasiado consenso profesional, las

posturas arcaicas de mantenernos en el lugar tradicionalmente asignado nos

ha conllevado el enfrentamiento profesional con otras disciplinas, mas cercanas

a las nuevas tecnologías y obviamente una perdida de terreno en el desarrollo

profesional.

Debemos aceptar que nuestra formación académica no reflejaba las

necesidades del mundo en que deberíamos desarrollarnos profesionalmente,

mientras nos preparábamos con la paleografía y el latín, la sociedad nos

demandaba la aplicación de las nuevas tecnologías ante uno de los problemas

más imprevistos y acuciantes; el incremento en progresión geométrica de la

documentación en papel.

La aparición de las nuevas tecnologías alimentó el sueño de muchos

administradores y gestores: la desaparición del papel, el computador aparecía

como el ángel de liberación, siendo más que evidente después de varias

décadas de nuevas tecnologías que por ahora sigue siendo un sueño

imposible, pero lo que es más grave, es que las nuevas tecnologías no solo no

han eliminado el papel de nuestros escritorios, sino que lo ha multiplicado

exponencialmente.

Ante esta realidad inaplazable, todas las administraciones tanto públicas

como privadas han demandado soluciones y ahí han aparecido nuestros más

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hábiles competidores, ingenieros de sistemas y documentalistas, ofreciendo

toda suerte de soluciones, ante clientes que desconocen el papel del archivista.

La solución que demanda nuestra sociedad, esta basada en dar

respuesta a la liberación del voluminoso papel y sobre todo, no hay que

olvidarlo, en poder dar respuestas a las necesidades de información de

cualquier institución.

A partir de estas necesidades, nuestra obligación está en dar respuestas

y empezar a modificar hábitos; si hasta ahora, habíamos actuado al final del

proceso, “recogiendo” la documentación, era el momento de empezar a trabajar

desde el principio, actuando sobre los “productores” de documentos,

verdaderas legiones de funcionarios, que hicieron de la copia y la multicopia un

deporte habitual.

Si además nuestro papel estaba tradicionalmente ligado a la

administración pública, debíamos plantearnos nuestro desarrollo profesional

delante de empresas que necesitaban de nuestras habilidades y

conocimientos, sin olvidar que la modernización de las instituciones públicas ha

llevado a aplicar conceptos de eficacia y eficiencia para mejorar la respuesta al

ciudadano en naciones donde el derecho de éstos es una máxima democrática.

Estos principios de eficacia y eficiencia, se unen a unas máximas

aplicables tanto a la administración pública como privada, la excelencia y la

calidad de los productos tanto si son bienes o servicios.

Para llegar a dar respuestas eficaces y eficientes debemos conocer a

fondo el amplio mercado que tenemos frente a nosotros; y no me refiero

únicamente a realizar estudios de mercado, sino conocer como actuar en este

nuevo panorama, es necesario saber evaluar diferentes parámetros tales como

volúmenes generados, flujos de trabajo (workflow), costes, tiempos invertidos,

soportes utilizados, etc....

Evidentemente, que nuestra formación tiene deficiencias pero no por

ello, dejaremos de hacer lo que sí sabemos hacer, es necesario pues que no

nos rindamos frente a retos que son subsanables con una adecuada “alianza

estratégica” con otros profesionales, esencialmente con el departamento de

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sistemas, se trata de que ambos profesionales se complementen en una tarea

única, la organización y el buen desarrollo de un sistema de gestión

documental para dar respuestas adecuadas a las entidades u organizaciones

que requieran de soluciones.

Para poder ofrecer resultados tenemos que utilizar tanto en el

diagnóstico como en la aplicación del sistema, métodos de planificación

estratégica (DAFO: Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) y

demostrar que nuestra mejor fortaleza es hacer nuestro trabajo; recoger,

clasificar, ordenar y responder adecuadamente a las necesidades de búsqueda

de información.

UNA ALIANZA ESTRATEGICA: ARCHIVISTA-EMPRESA

Desde el inicio de nuestra profesión nos hemos vinculado

inexorablemente a la administración pública, por la necesidad de salvaguardar

la memoria histórica y defender las funciones de los diferentes poderes en base

a la demostración escrita, efectivamente seguimos siendo garantes de

derechos y deberes, pero nuestra habilidad tiene un mercado más amplio y que

nos demanda con más insistencia.

Las máximas que rigen a la empresa privada son, esencialmente, el

pragmatismo y la obtención de resultados, de entrada, los planteamientos

historicistas no están contemplados, su inquietud esta basada en la inmediatez,

sobretodo a la hora de tomar decisiones y obtener respuestas para adelantar

actuaciones estratégicas y dar respuesta a requerimientos de clientes y

administraciones. Si los archivistas estamos en condiciones de dar respuesta a

estas necesidades, sin importar como se nos denomine; gestores de la

información, asesores documentales o archivistas como tal, podemos ocupar la

franja de mercado laboral que nos corresponde, atendiendo a nuestras

habilidades.

Creo firmemente, que nuestro primer paso en este camino es la

consultoría. Nuestro colectivo, en muchas ocasiones se ha visto limitado por el

hecho de “exigir” la contratación de un profesional en planta, pero si queremos

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desarrollarnos como a profesionales en nuestro campo, debemos contemplar la

posibilidad de actuar como profesionales externos, algo tan habitual para otras

disciplinas como el marketing, el derecho, las finanzas o los expertos fiscales.

La experiencia demuestra que las empresas recorren a nosotros, cuando

se enfrentan, a lo que a mi me gusta llamar “el estado crítico” de ciertos fondos;

la superproducción de papel y la falta de seguridad en conservar la información

decisiva para la empresa hace que se planteen buscar soluciones donde sea,

incluso soluciones únicamente informáticas, debemos intentar convencerles

que nuestro trabajo va más allá.

Andersen Consulting, afirmaba ya en 1993, el peligro que suponía

aplicar “soluciones únicamente informáticas”, a problemas documentales sin la

asesoría de un gestor de la información o archivista, ya que demostraron que

“automatizar la ineficiencia, significa inevitablemente, mayor ineficiencia”

La reingeniería de procesos y las teorías para la simplificación de

trámites de los records management norteamericanos nos han ayudado a

normalizar y a teorizar parte de nuestro trabajo, sacándonos de la imagen

ancestral del archivo y aplicando técnicas de marketing para reposicionar

nuestra profesión.

Ante estas necesidades de empresa, nuestro primer paso es la auditoria

de procesos, aplicando las teorías archivísticas, procedencia documental,

conocimiento del organigrama y sus funciones, marco jurídico de la

organización y la legislación que les afecta, conocimiento del negocio y

sobretodo, estándares de calidad que se pretenden.

Si a este estudio le sumamos el conocimiento de los productores

documentales y quienes son los usuarios de la información, tendremos todos

los elementos necesarios para un buen planeamiento de las actuaciones.

Una vez detectadas las deficiencias, hay que iniciar las un plan de

trabajo con actuaciones determinadas, es importante no caer en la teorización

archivística, hay que ofrecer soluciones reales a problemas reales. Las

reuniones periódicas con los altos niveles de la organización nos permitirán

conocer los fondos “críticos” que necesitan una actuación inmediata, no hay

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que olvidar que nuestro trabajo es esencialmente pausado, pero hay que

conseguir fomentar la idea de que se esta trabajando en ello, y además lograr

de las directivas que se nos facilite el trabajo con los funcionarios, planteando

nuestra “intromisión” como una solución a sus problemas de organización

documental.

No hay duda de que debemos actuar inmediatamente en los fondos mas

críticos, pero sin dejar de lado el trabajo global para definir un sistema de

gestión documental, que afecte a toda la administración del negocio, no se trata

de “apagar fuegos”, se trata de ofrecer soluciones a los problemas

documentales a medio y largo plazo y para ello es necesario estudiar y conocer

los flujos de trabajo (workflow), hacer seguimiento de los mismos y detectar las

distorsiones que impiden un trabajo ágil y eficaz y sobretodo localizar los

problemas que hacen que las respuestas a las búsquedas de información se

ralenticen o se conviertan en inexistentes.

Nuestra habilidad como gestores de la información debe consistir no solo

en detectar deficiencias e inconsistencias en la producción documental, sino

conseguir la colaboración de otros departamentos, especialmente sistemas que

nos aportarán datos, información valiosa y soluciones reales para la

planificación de actuaciones, actuaciones que se harán en colaboración

estrecha con los ingenieros de sistemas o de procesos, si los hay.

Como asesores debemos ofrecer propuestas viables y sustentadas

económicamente en función del ciclo vital de los documentos, debemos

presentar soluciones para los diferentes problemas que pueden tener las

organizaciones, desde el momento en que nace un expediente, hasta el acceso

del mismo, debemos diseñar una arquitectura donde la información sea muy

abierta para facilitar la búsqueda de respuestas, pero debemos hacer hincapié

en la necesidad de salvaguardar la documentación restringida, consultada y

operada por determinadas unidades.

Nuestro proyecto debe favorecer la economía y la eficacia al servicio de

la organización, aportando además la reducción de costes, fruto de la mejora

en la producción y organización documental, debemos ser ambiciosos en los

resultados que vamos a obtener, nunca pretender la necesaria inversión en el

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archivo, como premisa inicial para desarrollar las actuaciones previstas, dichas

inversiones suelen hacerse a partir de los primeros resultados obtenidos

(reducción de costes) y no a priori.

La elaboración del cuadro de clasificación y las tablas de retención serán

las herramientas que aportan la seriedad necesaria dentro de las estructuras

organizativas, muchas veces, sino en la mayoría, les supone una “grata

sorpresa” la racionalización del problema documental, especialmente por lo que

les supone en términos de planeación estratégica y en economía de costes a la

hora de salvaguardar la documentación esencial de la que es perfectamente

eliminable.

Para determinar el “valor documental” es necesario la creación del

Comité de Archivos, aunque sea “ad hoc”, y de nuevo convocar a las altas

instancias de la organización, siendo la interrelación con el departamento

jurídico absolutamente imprescindible, pero todos los productores de la

información están involucrados, para evaluar las series documentales, no sólo

para conocer como se generan y desarrollan, sino para determinar su

conservación, tiempo y condiciones. No hay duda de que es un momento

excelente para que los diferentes responsables tomen conciencia de la

“magnitud de la tragedia” a que se enfrentan, tanto en volumen documental,

como en esa absurda voluntad de conservar gran número de documentos que

han perdido toda su vigencia y tan sólo son; basura.

Ante esta “vorágine” de producción documental, nótese que no hago

referencia a los diferentes soportes, que son capitulo aparte, pero que se

incluyen en el concepto producción documental, se impone una racionalización

de dicha producción y para conseguirlo es necesario la implementación de un

manual de procedimientos que afecte a todo la estructura organizacional.

La aplicación de un manual se hace aún, mas acuciante, si cabe, ante la

dispersión física de las oficinas productoras y es ahí donde queda demostrado

que nuestra actuación debe iniciarse desde el principio de la producción, sino,

nuestra efectividad delante de verdaderas legiones de productores, ayudados

de impresoras, fotocopiadoras y multicopiadoras, se verá absolutamente

mermada en los resultados.

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Es necesario redactar y aplicar un manual de procedimientos para todas

las unidades, responsabilizar a los productores y supervisar los procesos una

vez instaurados, reglamentar las transferencias al archivo inactivo y los

préstamos internos y externos, aumentando así nuestro prestigio profesional y

los estándares de calidad.

La aplicación de sistemas de gestión de calidad en las organizaciones

en general, y en las actividades en particular, es hoy en día, un paso obligado,

para disponer de una metodología contrastada y coherente en la mejora

continua de la eficacia y la eficiencia de los procesos que se llevan a cabo.

Es necesario desarrollar la cultura de la calidad total, estableciendo los

principios básicos de orientación al cliente, planificación, procesos, gestión y

mejora continua, para que una vez implantado y adaptado a los estándares de

las empresas, se puede realizar el necesario seguimiento de los indicadores de

eficacia y eficiencia.

LOS SERVICIOS EXTERNOS (OUTSOURCINGS)

En estos últimos años, han aparecido en el mercado, una gran cantidad

de empresas que se dedican esencialmente al bodegaje de papel,

evidentemente que muchas de ellas, ofrecen otro tipo de servicios vinculados al

trabajo del archivista propiamente. Ciertamente, no nos cabe ninguna duda

entre profesionales, que muchos son advenedizos y no tienen ninguna

formación profesional para adelantar ciertos tipos de trabajo, pero otras han

desarrollado el negocio incluyendo entre sus profesionales a archivistas e

ingenieros y han conseguido dar un esmerado servicio al cliente, que incluye

digitación, digitalización y préstamo prácticamente las 24 horas al día, todos los

días del año.

Pero una vez constatado cierto “intrusismo” en la profesión,

aprovechemos la parte positiva, que efectivamente tienen; estas empresas han

tenido un éxito más que considerable, porque han conseguido liberar a las

organizaciones de una constante pesadilla; las cantidades ingentes de papel en

oficinas que representan un elevado coste urbanístico y un riesgo de seguridad

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en caso de incidente en las oficinas principales. La solución por parte de estas

empresas es el traslado de toda la documentación a suelos industriales, mucho

más asequibles por m2. y un adecuado servicio al cliente.

Nuestra postura como profesionales, aunque hemos sido algo reticentes

a estos nuevos “negocios”, creo que está en aprovechar lo que les supone el

factor diferenciador por excelencia; grandes bodegas y un buen servicio de

préstamo. Nosotros debemos ser los grandes aliados de las organizaciones

que nos han contratado, a fin de cuentas, les asesoramos en una disciplina que

conocemos.

Una vez hemos elaborado el cuadro de clasificación, las tablas de

retención, hemos aplicado el reglamento, debemos diseñar los servicios en

función de las necesidades, aportando no sólo el conocimiento de la

documentación, sino también aplicando criterios de ahorro de costes, dado que

la inversión en almacenaje se ve considerablemente reducida. si se han

aplicado las tablas de retención documental.

En resumen, el archivista, se convierte en el director de procesos y de

políticas de archivo, incluso si los trabajos de clasificación y ordenación, pasan

a manos de terceros, siempre se trabajará bajo los parámetros que hemos

asignado y aplicando nuestras herramientas, se trata muchas veces de tareas

laboriosas que necesitan mucha mano de obra poco calificada y si además,

estos outsourcings asumen la guardia y custodia documental, nuestra

credibilidad ante la organización se ve más que reconocida, ya que hemos

conseguido reducir costos en inmuebles y reducir personal no operativo.

Nuestra función de asesores de la organización, en temas de

organización documental, incluye negociar con las empresas de servicios,

conocer las opciones que nos ofrece el mercado, comparar ofertas, visitar

instalaciones, hacer requerimientos de seguridad y tiempos de respuesta para

las consultas...Es un buen momento para demostrar nuestra profesionalidad,

que es especialmente valorada por los directivos de empresas, el momento de

la negociación es clave, se trata de evaluar lo que nos ofrecen, cuanto nos

costará en términos económicos y qué obtendremos a cambio.

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Pero nuestra asesoría debe llegar más lejos, debemos incidir en la

formación de los productores, allí donde inicia su camino el expediente, allí

donde debe aplicarse el manual de procedimientos y si la organización decide

que la clasificación y la ordenación pasa a manos de terceros, nosotros

estamos en la obligación de formarlos en la aplicación del cuadro de

clasificación y las tablas de retención documental. Es pues, una tarea

compartida, como mejor formemos a los que van a trabajar la documentación,

mejores serán los resultados obtenidos. Esta tarea compartida, tiene además,

otras ventajas, ambos grupos, los que están al principio del ciclo de vida del

documento y los que están al final, se auditan continuamente y se pueden

detectar el nivel de cumplimiento de los procedimientos establecidos.

Como conclusión, podemos afirmar que un adecuado planteamiento del

tema documental, solo puede aportar beneficios a las empresas, es necesario

que después de nuestra intervención, se observen mejoras, no sólo

económicas, sino también en la agilidad de respuestas a las búsquedas de

información, para la toma de decisiones y para poder responder

adecuadamente a clientes y administraciones.

Si además, incluimos el ahorro que supone liberar edificios con

documentación desordenada y desactualizada, que no aportan ningún valor

agregado, nuestra función como asesores en gestión documental, ha dado

unos excelentes resultados y lo que es más importante; la inversión ha

producido una mejora indudable en eficacia y eficiencia de los procesos

administrativos y por tanto, hemos mejorado los estándares de calidad de la

empresa.

CONSERVACIÓN, RECUPERACIÓN Y CONSULTA DOCUMENTAL (LAS

NUEVAS TECNOLOGÍAS)

Tradicionalmente nuestro gremio ha desconfiado de las nuevas

tecnologías y de los “profetas de sistemas”, el pregonado ideal de la “oficina sin

papeles” han sido un verdadero tópico y la realidad nos ha aproximado hacia

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una buena y adecuada interlocución de ambas disciplinas que deben permitir

resultados óptimos para la profesión.

El reconocimiento por parte de los ingenieros de sistemas, de sus

deficiencias en tratamiento documental, normalización de formatos y

procedimientos y nuestra carencia de preparación en procesos informáticos y

establecimiento de bases de datos, ha hecho que acercáramos posiciones y

nos convirtiéramos en aliados estratégicos.

El ritmo frenético de evolución de las nuevas tecnologías, nos empujan a

una sensación de llegar tarde a todas partes, pero creo que debemos

abandonar ese pesimismo frente al cambio y mantenernos despiertos para las

nuevas aplicaciones. Debemos aconsejar sobre los inconvenientes de ciertos

aplicativos, detectar inconsistencias y sobre todo establecer las pautas

necesarias para trabajar en la arquitectura tecnológica necesiaria en función de

nuestra demanda y conveniencia.

Podemos asesorar a la organización respecto del soporte (microfilms,

disco óptico, etc.) y las mejores condiciones de conservación de los mismos,

evaluar contratos con terceros, para mantener altos los estándares de

seguridad y conservación, cómo y cuando realizar copias, niveles de acceso

documental, etc.

Internet es una nueva herramienta que almacena cantidades ingentes de

información, pero demasiado abierta para nuestras necesidades, debemos

aprovechar, pues, la Intranet corporativa o la Intranet abierta a los clientes,

especialmente porque nos ofrecen gran cantidad de ventajas a la hora de

agilizar trámites o realizar consultas “on line”, especialmente cuando existen

distancias geográficas.

Las posibilidades de la red, están aún por explotar en su totalidad y las

consecuencias serán revolucionarias; la posibilidad de eliminar grandes

cantidades de papel, se verán materializadas en la red, las transacciones,

especialmente a nivel comercial, cada vez más tendrán formato “internet”. Los

archivistas podemos actuar en el principio y en el final del proceso, conociendo

y analizando qué información y qué tipo de formato “viaja” por la red, quién lo

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puede recibir, quién lo puede abrir, quién lo puede manipular y quién puede

tener acceso a él.

A su vez, se debe revisar, qué es necesario conservar, en qué soporte y

en qué formato, revisar aquello que es necesario que llegue a su destinatario

con garantías de autenticidad y garantizar las firmas digitales en su destino

final.

La consulta de expedientes previamente escaneados, es ya una

realidad, pero es necesario evaluar previamente qué series justifican este

procedimiento, por nivel de consulta o por nivel de importancia y obviamente

establecer los niveles de autorización para realizar la consulta y definir quién

tiene derechos de reproducción. Es indudable que en cuestión de tiempos de

respuesta se ha llegado a la máxima expresión de eficacia y eficiencia.

Es importante resaltar que ante las nuevas tecnologías debemos

mostrarnos prudentes, en el sentido de revisar, el marco legal vigente antes de

aplicar determinadas soluciones ofimáticas. Hemos de ser extremadamente

cuidadosos en el momento de asignar claves de acceso, privacidad de los

datos y niveles de acceso. Desgraciadamente, la legislación suele ir algo

retrasada, respecto de las necesidades sociales.

En cualquier caso, debemos estudiar los procesos y trámites, valorando

la seguridad, la privacidad y la integridad. Para garantizar que podemos dar

respuesta a estas necesidades, debemos contar indispensablemente con el

área jurídica de las diferentes organizaciones.

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