Dossier Comision de Innovacion EXECyL: Meeting Design

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Comisión de Innovación: Meeting Design Pongámonos en el caso de que nos convocan a una reunión (algo común en el día a día de las em- presas). ¿Pensamos en ésta como una molestia? ¿Quizá como una pérdida de tiempo? ¿Nos preocu- pamos por si se alargará otra vez? ¿Nos quitará tiempo para lo que teníamos planificado realizar en ese momento? ¿Llegaremos a alguna conclusión útil? Conscientes de que, tradicional- mente, la innovación la centramos en las Hard Skills o habilidades técnicas (estandarizaciones, pro- cesos, procedimientos estructura- dos, instrucciones de trabajo cla- ras y precisas), entendemos que la innovación debe ir más allá. Hemos de poner el foco en las personas y en sus proceso, en la evolución y en la adaptación al cambio. En definitiva, las Soft Skills o habilidades interpersona- les son el eslabón que hemos querido abordar en esta primera reunión de la Comisión de Innova- ción del año, pero aplicada a un campo muy concreto: la eficien- cia en la configuración y el despliegue de las reuniones en las empresas (MEETING DE- SIGN). ¡Casi nada! Sabíamos que era una temática que nos afecta (y mucho) diaria- mente a todos sea cual sea el tamaño y el sector de nuestras empresas, pero el grado de res- puesta la convocatoria (25 asis- tentes de Arbor Ingeniería y Arquitectura, Benteler Palencia, Comercial Ulsa, Cualtis, Domo, Comisión de Innovación 30 de marzo de 2016 Meeting Design: eficiencia e innovación en las reuniones empresariales. Si casi todo lo que nos rodea ha sido diseñado para optimizar sus resultados, ¿por qué no las reu- niones? Bajo esta premisa, el Meeting Design es un proceso estructu- rado con el que configurar y des- plegar reuniones con mejores programas y mejores resultados. Este proceso realizado por un Meeting Designer, tiene como objetivo estructurar los factores vinculados a aquéllas (desde la cultura empresarial hasta la facili- tación de las sesiones de trabajo) con el fin de generar impacto y de optimizar el tiempo de los partici- pantes (con el correspondiente ahorro para la empresa). En definitiva, pretende mejorar la eficiencia en un campo hasta la fecha poco abordado. ¿Qué es Meeting Design? El diseño de reuniones como fórmula de optimización de sus resultados. Acta 30/03/2016 La Comisión de Innova- ción de EXECyL liderada por Grupo Norte, tiene por objeto velar por la diferenciación y la aplica- ción de conocimientos como apuesta de futuro necesaria para la supervi- vencia de las organiza- ciones y para la mejor satisfacción de las necesi- dades de los distintos gru- pos de interés. Eclosión Coaching, Epunto Interim Management, EXECyL, Grupo Norte, Iberacústica, Iberaval, Investigación y Consulting, Quími- cos López Escudero, Madison, Onda Cero, PPG Ibérica, Premap, Projecta Conulting, Próxima Sys- tems y Renault Consulting) así como la participación tan activa durante la sesión, no hicieron más que corroborarlo. Nuestra ponente: Natalia Barrero (Natalia B., MindMeeting) es Mee- ting Designer, así como consultora, formadora y facilitadora. Pulsa aquí para acceder al vídeo de MindMeeting que explica, en menos de 2 minutos y en espa- ñol, qué es el Meeting Design y la labor de un Meeting Designer.

Transcript of Dossier Comision de Innovacion EXECyL: Meeting Design

Comisión de

Innovación: Meeting

Design

Pongámonos en el caso de que

nos convocan a una reunión (algo

común en el día a día de las em-

presas). ¿Pensamos en ésta como

una molestia? ¿Quizá como una

pérdida de tiempo? ¿Nos preocu-

pamos por si se alargará otra vez?

¿Nos quitará tiempo para lo que

teníamos planificado realizar en

ese momento? ¿Llegaremos a

alguna conclusión útil?

Conscientes de que, tradicional-

mente, la innovación la centramos

en las Hard Skills o habilidades

técnicas (estandarizaciones, pro-

cesos, procedimientos estructura-

dos, instrucciones de trabajo cla-

ras y precisas), entendemos que

la innovación debe ir más allá.

Hemos de poner el foco en las

personas y en sus proceso, en la

evolución y en la adaptación al

cambio. En definitiva, las Soft

Skills o habilidades interpersona-

les son el eslabón que hemos

querido abordar en esta primera

reunión de la Comisión de Innova-

ción del año, pero aplicada a un

campo muy concreto: la eficien-

cia en la configuración y el

despliegue de las reuniones en

las empresas (MEETING DE-

SIGN). ¡Casi nada!

Sabíamos que era una temática

que nos afecta (y mucho) diaria-

mente a todos sea cual sea el

tamaño y el sector de nuestras

empresas, pero el grado de res-

puesta la convocatoria (25 asis-

tentes de Arbor Ingeniería y

Arquitectura, Benteler Palencia,

Comercial Ulsa, Cualtis, Domo,

Comisión de Innovación 30 de marzo de 2016

Meeting Design: eficiencia e innovación en las reuniones empresariales.

Si casi todo lo que nos rodea ha

sido diseñado para optimizar sus

resultados, ¿por qué no las reu-

niones?

Bajo esta premisa, el Meeting

Design es un proceso estructu-

rado con el que configurar y des-

plegar reuniones con mejores

programas y mejores resultados.

Este proceso realizado por un

Meeting Designer, tiene como

objetivo estructurar los factores

vinculados a aquéllas (desde la

cultura empresarial hasta la facili-

tación de las sesiones de trabajo)

con el fin de generar impacto y de

optimizar el tiempo de los partici-

pantes (con el correspondiente

ahorro para la empresa).

En definitiva, pretende mejorar la

eficiencia en un campo hasta la

fecha poco abordado.

¿Qué es Meeting Design?

El diseño de reuniones como fórmula de optimización de sus resultados.

Acta 30/03/2016

La Comisión de Innova-

ción de EXECyL liderada

por Grupo Norte, tiene

por objeto velar por la

diferenciación y la aplica-

ción de conocimientos

como apuesta de futuro

necesaria para la supervi-

vencia de las organiza-

ciones y para la mejor

satisfacción de las necesi-

dades de los distintos gru-

pos de interés.

Eclosión Coaching, Epunto Interim

Management, EXECyL, Grupo

Norte, Iberacústica, Iberaval,

Investigación y Consulting, Quími-

cos López Escudero, Madison,

Onda Cero, PPG Ibérica, Premap,

Projecta Conulting, Próxima Sys-

tems y Renault Consulting) así

como la participación tan activa

durante la sesión, no hicieron más

que corroborarlo.

Nuestra ponente:

Natalia Barrero (Natalia

B., MindMeeting) es Mee-

ting Designer, así como

consultora, formadora y

facilitadora. Pulsa aquí para acceder al vídeo

de MindMeeting que explica, en

menos de 2 minutos y en espa-

ñol, qué es el Meeting Design y

la labor de un Meeting Designer.

ejemplo real compartido por uno

de los asistentes.

Para analizar el mismo, era preci-

so responder previamente a algu-

nas de las preguntas que pue-

den orientarnos a la hora de

realizar un primer diagnóstico

de nuestras reuniones y así

determinar su eficiencia:

¿Los participantes son los que

tienen que estar o falta/sobra

alguien? ¿Es una reunión útil para

todos los presentes? ¿Tienen po-

der para tomar decisiones o infor-

mación relevante para el tema en

cuestión? ¿Son puntuales?

¿Apagan teléfonos y portátiles?

¿La sala es adecuada por condicio-

nes ambientales y medios? ¿Ha

sido preparada a tiempo?

¿La reunión ha sido organizada y

planificada con antelación? ¿Tiene

un tiempo de inicio y fin? ¿Se ha

comunicado previamente? ¿Ha

habido cambios de última hora?

¿La sesión sería prescindible? ¿Los

objetivos de la misma son claros y

se han comunicado previamente?

¿Se han asignado tareas para la

preparación de la misma? ¿Se ha

preparado realmente la reunión?

¿Se conoce o asigna un rol para

cada participante?

¿Se respetan los turnos de palabra

durante la sesión? ¿Alguien lidera

la misma? ¿Lo hace realmente?

¿Se respetan los roles fijados?

¿Existe concentración en el debate

sobre los temas fijados en la

agenda? ¿Se toma nota de lo

comentado, con especial atención

a los acuerdos adoptados, a las

tareas asignadas a cada partici-

pante y a los objetivos logrados o

en curso?

¿Se comunican adecuadamente –a

poder ser por escrito- las conclu-

siones a los involucrados? ¿Se

realiza el seguimiento de las tare-

as y objetivos vinculados a la

reunión?

Respondiendo a éstas, entre otras

preguntas, podremos entender por

qué solemos encontrarnos con

reuniones ineficaces y para las

que implementar soluciones tanto

estructurales como de facilitación,

tal y como veremos en el siguien-

te apartado.

MEJORA

Precisamente en este sentido de

aportar mejoras, en grupos de

tres y trabajando al aire libre,

desplegamos una nueva dinámica

en la que cada uno de los miem-

bros del equipo contaba con una

Dinámicas

CONCEPTO DE REUNIÓN

Para entender el alcance del con-

cepto de reunión, llevamos a

cabo una dinámica en parejas

consistente en destacar palabras

que describiesen el mismo. De

este intercambio sacamos algunas

conclusiones.

Para empezar, y aunque resulte

obvio, en una reunión debe produ-

cirse una comunicación entre

dos o más personas, pero no de

un modo casual. Las reuniones

son planificadas/programadas

y cuentan con una duración limi-

tada.

Asimismo, cumplen una función en

la organización: tienen un objeti-

vo claro, se comparte información

o contenido sobre alguna cuestión

interna o proceso entre personas

concretas y se pretende obtener

alguna solución o resultado que

afecte a la organización.

Finalmente, deberían tener un

seguimiento para optimizar sus

resultados.

DIAGNÓSTICO

Para poder llegar a mejorar esas

reuniones que no dejan “buen

sabor de boca”, partimos del

Página 2 Comi s ión de I nnovación: Meet ing Des ign 30 Marzo 2016

función diferente: vigilar el tiempo

(10’), tomar nota de lo compartido

y comentar las conclusiones, res-

pectivamente. Era importante

vivir en primera persona los

efectos de una reunión bien

dirigida y preparada.

Y el resultado no pudo ser más

enriquecedor tanto desde el punto

de vista humano como desde la

eficiencia de las aportaciones.

Clasificando las mismas en dos

categorías (soluciones de estrate-

gia o cultura empresarial y facilita-

ción –procesos, competencias-)

visualizamos cómo las unas sin las

otras están condenadas al fracaso.

¿Contamos con un proceso propio

para reunirnos en nuestras em-

presas? ¿Contamos con roles

e s p e c í f i c o s p a r a é s t a s ?

¿Desarrollamos las competencias

necesarias para ello?

Imágenes de los resultados de las dinámicas:

A la izquierda, resumen con las propuestas de mejora.

A la derecha, expectativas de la sesión y visión sobre los aspectos fundamentales de las reuniones.

Perfil de los facilitadores de reuniones

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Bibliografía de referencia

INTO THE HEART OF MEETINGS (ERIC DE GROOT, MIKE VAN DER VIJVER)

FACILITATION AT A GLANCE (INGRID BENS)

RUNNING MEETINGS (HARVARD BUSINESS REVIEW)

CUALIDADES

1. Habilidad para diferenciar entre proceso y contenido.

2. Habilidad de crear un entorno abierto, de confianza y que invite al trabajo.

3. Fuerte orientación a resultados.

4. Habilidad para diseñar un proceso estructurado y para seguirlo.

5. Flexibilidad allá donde el proceso no funcione.

6. Habilidad para suspender su propio juicio acerca de las cuestiones o problemas tratados.

7. Fuerte capacidad de escucha.

8. Buenas habilidades de comunicación verbal y, en particular, a la hora de parafrasear.

9. Habilidad para diferenciar entre los asuntos principales y tangenciales.

10. Habilidad para supeditar los propios intereses a los del equipo.

11. Habilidad para leer el entorno de la organización.

12. Aprecio de la colaboración frente a la competición.

13. Integridad.

14. Deseo de probar nuevas y creativas soluciones.

15. Deseo y habilidad para evaluar los propios comportamientos y actitudes y adaptarlos para que sean más efectivos.

Porque, como vemos, la parte competen-

cial es igualmente importante que la

estratégica o cultural a la hora de conse-

guir que nuestras reuniones sean lo más

eficientes posible, desde MindMeeting,

además, nos ayudan a determinar las cuali-

dades que debería tener un buen facilitador

con este fin.

Por esta razón, estas competencias que a

continuación se detallan son las que deber-

ían ser fomentadas y desarrolladas por

quien vaya a dirigir las reuniones en nuestra

empresa que, tal y como nos indician, no

tiene por qué ser el Meeting Owner (o

dueño de la reunión): mientras que éste

habrá de conocer y fijar los objetivos de la

reunión, los cómos recaerán sobre el Mee-

ting Designer que es quien conoce el pro-

ceso de optimización de las sesiones de

trabajo.

Éstas son las 15 cualidades destacadas

según MindMeeting para un exitoso rol

como Facilitador:

¿Te perdiste la Comisión de Innovación y te gustaría conocer más acerca del

Meeting Design de la mano de Natalia Barrero? ¿Quieres refrescar los princi-

pales contenidos que compartimos durante la sesión?

Aquí dejamos el enlace al audio de la intervención (a partir del minuto 35) de

nuestra ponente en la sección de EXECyL en Aquí en la Onda (Onda Cero

Castilla y León).

Sección de EXECyL en Aquí en la Onda

Agradecimientos

Queremos agradecer su apoyo a quienes han contribuido al éxito de la jornada de la Comisión. En este caso:

Al Centro de Recursos Turísticos de Valladolid, por cedernos sus instalaciones en

el Pabellón de Cristal de la Acera de Recoletos (un marco especial y diferente para nuestras reuniones de trabajo) lo que nos permitió trabajar a gusto en la sala y reali-

zar una dinámica al aire libre. ¡Un lujo!

A Chema Gómez (Grupo Evento, MindMeeting) por proponer la temática y facili-

tarnos todas las gestiones.

A Natalia, por su cercanía y profesionalidad. Por haber facilitado las dinámicas y

permitirnos vivir en primera persona un ejemplo claro de cómo configurar y desplegar una reunión eficaz en nuestras empresas que, además, deje un buen recuerdo en los asistentes. Sus coordenadas: +34 652 850 805 [email protected]

A todos los asistentes, por vuestra participación TAN activa y vuestro feedback posi-

tivo.

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Fundación para la Excelencia

Empresarial de Castilla y León

Centro Empresarial San Cristóbal

C/ Plata 41A, 2ª Planta, Oficina 6

47012 Valladolid

Tlf: 983 20 75 00

www.execyl.es