E X P O S I T O R - Congreso PetroleroLogística de...
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E S T I M A D O E X P O S I T O R
Reciba un cordial saludo a través de este medio a la par que hacemos de su
conocimiento que para “El Comité Organizador”, es un privilegio y orgullo contar con su
distinguida participación en el 2º CONGRESO Y EXPOSICIÓN INTERNACIONAL DE LOGÍSTICA DE
HIDROCARBUROS, PETROLÍFEROS Y PETROQUÍMICOS 2018.
Es por lo que en agradecimiento a la confianza otorgada por la empresa que usted
representa, hemos diseñado el siguiente Manual del Expositor, con la finalidad de guiarlo
exitosamente antes, durante y después del evento, facilitando su participación y maximizando los
beneficios.
El presente Manual del Expositor incluye toda la información técnica necesaria, que, como
expositor, necesita saber y que le aclarará las dudas referentes a su participación en el evento y le
permitirá prevenir errores, evitando cualquier contingencia que le genere costos extras e
innecesarios. La información contenida en este Manual abarca puntos importantes que hay que
tomar en cuenta, tales como el reglamento, la modulación de los stands, los horarios y los servicios
que requiera.
Le solicitamos atentamente que llene los formatos de participación oportunamente y los
envíe al correo [email protected] con copia [email protected] antes de la fecha límite
programada. Apóyese con la empresa operadora a través de los correos antes mencionados
para disipar las dudas particulares que no estén contempladas en el presente documento.
Gracias por su participación y le deseamos el mejor de los éxitos.
ATENTAMENTE
COMITÉ ORGANIZADOR
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Contenido
FICHA TÉCNICA ...................................................................................................................... 4
INFORMACIÓN GENERAL........................................................................................................ 5
DEFINICIONES ................................................................................................................................. 5
ORGANIZACIÓN Y OPERACIÓN DEL EVENTO .................................................................................... 5
UBICACIÓN DEL RECINTO EXPOSITOR .............................................................................................. 5
SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL .............................................................................................. 6
EXPOSITORES EXTRANJEROS ........................................................................................................... 6
CONTACTOS ................................................................................................................................... 6
REGLAMENTO ........................................................................................................................ 7
ASIGNACIÓN DE LAS ÁREAS DE EXHIBICIÓN ..................................................................................... 8
REQUERIMIENTOS ESPECIALES DE MONTAJE ................................................................................. 10
SEGURIDAD .................................................................................................................................. 11
GAFETES ....................................................................................................................................... 14
LIMPIEZA ...................................................................................................................................... 14
LOGÍSTICA DE MONTAJE Y DESMONTAJE ............................................................................... 15
MONTAJE ..................................................................................................................................... 16
DURANTE ............................................................................................................................................................. 16
DURANTE EL EVENTO .......................................................................................................................................... 17
DESMONTAJE ............................................................................................................................... 18
CROQUIS .............................................................................................................................................................. 19
INFORMACIÓN ...................................................................................................................... 20
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FICHA TÉCNICA
Evento:
Sede:
DESCRIPCIÓN 22-ENERO 23-ENERO
24-ENERO
Montaje de stands de 81 m2 9 a 20 hrs 9 a 20 hrs 8 a 12 hrs
Montaje de stands de 36 m2. 9 a 20 hrs 9 a 20 hrs 8 a 12 hrs
Montaje de stands de 18 m2. 15 a 20 hrs 9 a 20 hrs 8 a 12 hrs
Montaje de stands de 9mts2.
9 a 20 hrs 8 a 12 hrs
ACTIVIDADES GENERALES 22-ENE-18 23-ENE-18 24-ENE-18 25-ENE-18
26-ENE-18
Limpieza de áreas comunes 19:00-24:00 19:00-24:00 8:00-16:00 8:00-16:00 8:00-16:00
Horarios de personal de stands
(expositores) 17:30-22:00 8:30-18:00 8:30-18:00
Inauguración Exposición -
18:00-22:00
Horario de Exposición 18:00-22:00 9:00-18:00 9:00-18:00
DESMONTAJE 27 DE ENERO 2018
9:00-18:00
2ºCONGRESO Y EXPOSICIÓN INTERNACIONAL DE LOGÍSTICA DE HIDROCARBUROS, PETROLÍFEROS Y
PETROQUÍMICOS 2018
NAVE 1, PARQUE TABASCO, VILLAHERMOSA
FECHAS Y HORARIOS DE MONTAJE Y ACTIVIDADES
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INFORMACIÓN GENERAL
DEFINICIONES
IA continuación se detalla la terminología utilizada en el presente Manual del Expositor.
EVENTO. Término que referiere a la manifestación ferial.
EXPOSITOR. Incluye cualquier persona física o jurídica, que cuente con espacio en el Evento.
COMITÉ ORGANIZADOR. Designa a las entidades organizadoras del Evento.
RECINTO FERIAL. Referente a la sede donde tiene lugar el Evento.
ORGANIZACIÓN Y OPERACIÓN DEL EVENTO
a. Hemos conformado un equipo de profesionales para la planeación, organización y
operación del evento, estableciendo acciones adecuadas para lograr un evento exitoso,
aplicando una logística integral bien planeada y que se opera con precisión.
UBICACIÓN DEL RECINTO EXPOSITOR
a. El recinto expositor se encuentra ubicado en:
Parque Tabasco, 86037 Villahermosa, Tabasco
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Cuando arribe al recinto expositor, póngase en contacto con el personal de la empresa
operadora del evento, con el fin de que el personal le auxilie en la ubicación de su stand, le
entregue el espacio de exhibición contratado y le despeje cualquier duda que tuviese.
SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL
El 2º Congreso y Exposición Internacional de Logística de Hidrocarburos, Petrolíferos y
Petroquímicos 2018, no se hace responsable por los daños causados en cada stand, ni de los
daños a terceros, por lo tanto, cada empresa expositora deberá poseer un seguro de
responsabilidad civil mínima de $200,000.00 MN por daño, percance y accidente
EXPOSITORES EXTRANJEROS
Le sugerimos considere las normas del Instituto Nacional de Migración y las autoridades
correspondientes con respecto a los trámites y formas migratorias que permitan el trabajo
durante la exposición.
El Comité Organizador del 2º Congreso y Exposición Internacional de Logística de Hidrocarburos,
Petrolíferos y Petroquímicos 2018 no es responsable de dichos trámites.
Para obtener información adicional respecto a otro tipo de visas de negocios, puede visitar
personalmente la coordinación de Regulación de Estancia de la Secretaría de Relaciones
Exteriores.
CONTACTOS
A continuación, se presenta la relación del personal que lo estará apoyando en la logística y
operación del evento
TEMAS CONTACTO TELEFONO E-MAIL
Operación (stands, montaje...)
Teresa García (55)20590755 [email protected]
Midory Santiago
González (55) 6363 4520 [email protected]
Agente Aduanal y Transporte Kim Valdés Salazar (55)5330 7120 [email protected]
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REGLAMENTO a) El EXPOSITOR se obliga a cumplir cada estipulación establecida por parte del COMITÉ
ORGANIZADOR en el Contrato y manual de expositor.
b) En caso de que EL EXPOSITOR, incurriera en el incumplimiento total o parcial de alguna
clausula, el 2o Congreso y Exposición Internacional de Logística de Hidrocarburos,
Petrolíferos y Petroquímicos 2018, podrá dar por terminada la relación contractual con la
empresa expositora. “EL EXPOSITOR” se hace acreedor a una penalización igual al cien
por ciento del costo de su área de exhibición contratado por concepto de pena
convencional por incumplimiento.
c) En caso de existir diferencia en la traducción a otros idiomas de los reglamentos y demás
documentaciones el 2o Congreso y Exposición Internacional de Logística de
Hidrocarburos, Petrolíferos y Petroquímicos 2018 se considera como oficial la versión en
español.
d) El expositor renuncia a cualquier derecho o legislación que pudiera corresponderle por
fuero, domicilio presente o futuro por cualquier otra causa o motivo y acepta someterse
a las leyes federales mexicanas vigentes y a los tribunales Federales de la Ciudad de
México competentes en la materia.
e) EL EXPOSITOR, deberá haber cubierto la totalidad de sus pagos por concepto de
servicios adicionales y/o cualquier otro concepto en la fecha establecida para la
inauguración del evento, en caso contrario el Comité Organizador podrán disponer la
clausura del stand sin indemnización ni reintegro alguno.
f) El comité organizador se reserva el derecho de modificar, cuando lo considere
conveniente, las fechas y horarios del Evento, así como los planos originales o previstos
de distribución de los stands para el mejor desenvolvimiento del evento, sin que ello dé
lugar a indemnización alguna para el expositor.
g) En el supuesto de que por fuerza mayor, caso fortuita o causas ajenas a la voluntad del
2o Congreso y Exposición Internacional de Logística de Hidrocarburos, Petrolíferos y
Petroquímicos 2018, se determine posponer la realización del evento en fechas y
horarios, éste se obliga a comunicarlo a la brevedad posible al “EXPOSITOR”, quien en
este acto acepta, de forma expresa, su conformidad para participar en el evento
señalado previamente, en las fechas y horarios en que quede reprogramado el mismo,
sin fincar responsabilidad alguna al “ORGANIZADOR” por lo referido a reprogramación.
h) En caso fortuito o fuerza mayor, que tenga como consecuencia la anulación del evento,
no se devolverán las sumas abonadas por los expositores.
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ASIGNACIÓN DE LAS ÁREAS DE EXHIBICIÓN
a). Se considerará como stand únicamente al espacio físico delimitado dentro del inmueble
que ocupará el EXPOSITOR durante el evento, en conformidad con los lineamientos del
contrato convenido con el COMITÉ ORGANIZADOR.
b). Para el 2o Congreso y Exposición Internacional de Logística de Hidrocarburos, Petrolíferos
y Petroquímicos 2018, se contará con las siguientes medidas de stands:
TIPOS DE STANDS
3x3 m
3x6 m
3x9 m
6x6 m
9x9 m
c). El espacio de exhibición ha sido asignado a los EXPOSITORES sobre una base equitativa y
justa, según las normas y reglas del COMITÉ ORGANIZADOR del evento.
d). Para la confirmación de la participación de las empresas expositoras, éstas deberán
enviar sus FORMATOS OBLIGATORIOS a más a tardar el:
e). Los formatos obligatorios a enviar son:
FORMATOS OBLIGATORIOS DESCRIPCIÓN FECHA LIMITE DE
ENVIO
FORMATO 1
SOLICITUD NFORMACIÓN DE LA EMPRESA
EXPOSITORA Y DE LA EMPRESA DE DISEÑO Y
DECORACIÓN DE SU STAND.
15 DE DICIEMBRE
FORMATO 2 SOLICITUD DE NOMBRE PARA ANTEPECHO 15 DE DICIEMBRE
Viernes 15 de diciembre del 2017
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f). Por ninguna razón el EXPOSITOR podrá utilizar espacios distintos al stand o a aquellos que
no haya acordado por escrito con el COMITÉ ORGANIZADOR para su uso u operación, ni
en espacios comunes, ni en las zonas de estacionamiento alrededor del recinto
expositor.
g). Los locales no deberán obstruir la vista general u ocultar los locales de otros
participantes. Los locales poco comunes o de construcción especial deberán contar
con autorización del COMITÉ ORGANIZADOR. Quien, además, se reserva el derecho de
restringir o retirar locales que perturben o desvíen el carácter del evento.
h). El EXPOSITOR no podrá asignar, traspasar, compartir o arrendar de forma parcial, ni total,
el espacio asignado, tampoco podrá tener representantes, productos, equipos, avisos o
material publicitario de compañías distintas a la que firmó el contrato de exposición sin
el consentimiento previo del COMITÉ ORGANIZADOR. Y tampoco, exhibir, distribuir o
promocionar productos ajenos al tema del evento.
i). Queda prohibida la realización de publicidad ó promoción fuera del espacio
contratado, como pasillos o cualquier otra área, en caso de requerir mayor espacio de
exposición, el EXPOSITOR deberá presentar una solicitud por escrito para su aprobación
al COMITÉ ORGANIZADOR del evento, de lo contrario será retirada del recinto sin
compensación alguna para el EXPOSITOR.
j). Para la prestación de algún servicio contratado por el EXPOSITOR durante el evento, el
personal de la empresa u organización deberá portar siempre sus gafetes, los cuales los
identificarán como personal autorizado por el EXPOSITOR.
k). Los expositores tendrán acceso al recinto expositor en los horarios acordados por el
COMITÉ ORGANIZADOR durante los días del evento, en el entendido que si el EXPOSITOR
requiere acceder antes o permanecer después del horario de la exposición deberá de
solicitarlo por escrito al COMITÉ ORGANIZADOR desde el día anterior. En caso de que el
tiempo adicional genere algún tipo de costo, este deberá ser cubierto por el solicitante.
l). Quedarán prohibidas, en su totalidad, las maniobras de carga y descarga si no se
cumple con lo estipulado en este manual, independientemente de las sanciones
previstas para este caso en el presente documento.
m). Los accesos para carga y descarga se usarán ÚNICA y EXCLUSIVAMENTE para el
desarrollo de dichas actividades.
n). Ni el COMITÉ ORGANIZADOR, ni la empresa de seguridad contratada para el evento, se
hacen responsables, en ningún caso, de cualquier robo o daño a vehículos, materiales o
equipos de cualquier tipo, en el área de carga y descarga.
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o). El tiempo máximo de maniobras para los EXPOSITORES es de 30 MINUTOS siempre y
cuando estén realizando una labor de carga o descarga, para otras maniobras será de
15 minutos máximo.
p). Los choferes NO deberán abandonar en ningún momento el vehículo. MIENTOS
ESPECIALES DE MONTAJE
REQUERIMIENTOS ESPECIALES DE MONTAJE
a). El EXPOSITOR está obligado a entregar el área asignada para el stand y las instalaciones
de éste en las mismas condiciones que las recibió.
b). El expositor está obligado a enviar el render con medidas y plano de estructura de su
diseño para autorización a más tardar el:
*Los diseños sin autorización, no podrán ser montados.
c). La altura máxima permitida para cada diseño es de 4.50mts. (Sin excepción)
d). Es importante cubrir el área alrededor de maniobra para la construcción de su stand.
e). Cualquier daño ocasionado al recinto expositor ó al material de la empresa de montaje
oficial, o demás EXPOSITORES, ya sea en el montaje, desmontaje o durante el evento,
será con cargo al EXPOSITOR responsable, debiendo cubrir el costo antes del día viernes
26 de enero
f). Queda prohibido pintar, perforar, clavar, usar pegamentos o modificar cualquiera de las
instalaciones permanentes (pisos, columnas, paredes y techo) del recinto.
g). Queda prohibida la utilización de materiales y procedimientos que de alguna manera
afecten la integridad física de los recursos humanos, sus bienes o entorno.
h). Toda maniobra o trabajo deberá realizarse por empresas y personal calificado y con las
herramientas, accesorios y procedimientos que garanticen el cumplimiento de los
ordenamientos de la Nave 1, Parque Tabasco.
VIERNES 15 de DICIEMBRE del 2017
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i). No está permitido al EXPOSITOR colgar o sujetar objeto alguno a la estructura del techo.
j). Cualquier solicitud adicional de carga de energía deberá manifestarse al COMITÉ
ORGANIZADOR del evento mediante el FORMATO DE SERVICIOS ADICIONALES, teniendo
la instalación un costo adicional y quedando bajo responsabilidad del EXPOSITOR.
k). La energía eléctrica será suministrada a cada stand por parte del COMITÉ
ORGANIZADOR a través de la empresa oficial de montaje, por lo que bajo ninguna razón
se permitirá al EXPOSITOR efectuar conexión alguna en las fuentes de energía eléctrica
del recinto expositor.
l). El COMITÉ ORGANIZADOR no será responsable por las variaciones en el voltaje en el
recinto expositor. Es recomendable que el EXPOSITOR proteja su equipo con reguladores.
m). Si el EXPOSITOR desea un diseño especial para su stand, deberá solicitarlo con el comité
organizador y será tratado directamente con el proveedor oficial de montaje; el cargo
correspondiente será cubierto por el EXPOSITOR.
n). Cada uno de estos servicios tendrá un COSTO ADICIONAL que serán pagados a la
empresa oficial de montaje y deberán ser solicitados antes del evento.
o). Es responsabilidad del EXPOSITOR comunicar los lineamientos y especificaciones de este
manual a todos los proveedores que intervendrán en su participación en el evento,
principalmente a la empresa que diseñará y decorará su stand, así como el envió de los
FORMATOS OBLIGATORIOS, en la fecha señalada.
p). El EXPOSITOR es, en todo momento, responsable por daños o problemas causados por
sus proveedores.
SEGURIDAD
a). El COMITÉ ORGANIZADOR contratará una empresa de seguridad responsable del control
de accesos, la prevención de accidentes y disturbios.
b). El EXPOSITOR se sujetará a las disposiciones que en materia de seguridad establezca el
COMITÉ ORGANIZADOR, tanto de las características del local, el equipo instalado y la
señalización, así como en las medidas preventivas que sean adoptadas antes y durante
el evento.
c). Es obligación de la empresa expositora comprar un seguro de daños a terceros y enviar
la carátula de la póliza al correo [email protected], antes del 15 de diciembre del
2017. A la empresa que no cuente con el seguro, no se le dará acceso al recinto
expositor para las maniobras de montaje.
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d). El recinto expositor no cuenta con seguridad en el área exterior, las cuales son para uso
del público en general y pese a que el COMITÉ ORGANIZADOR solicita apoyo especial a
la Secretaría de Protección y Vialidad local para una mayor cobertura en los días del
evento, no se responsabiliza de cualquier incidente que se presente en el área exterior
del recinto, incluyendo el estacionamiento. Por lo anterior, le pedimos tome las medidas
de seguridad necesarias para evitar cualquier incidente desagradable.
e). Todos los EXPOSITORES y su personal deberán entrar y salir por la puerta designada para
este efecto y portar en lugar visible su gafete en todo momento que transite dentro del
inmueble durante el evento.
f). El equipo y material requerido por el EXPOSITOR para decorar y vestir su área de
exhibición, deberá de introducirse al recinto expositor en el horario y a través del acceso
establecido.
g). El EXPOSITOR es el único responsable de controlar el acceso y manejo de su equipo y
material en el área de carga y maniobras, así como del registro de inventarios de
materiales introducidos al recinto expositor para utilizar en el evento.
h). La introducción o retiro de material del EXPOSITOR deberá realizarse a través de los
andenes de carga y descargas y deberá ser inventariado por el EXPOSITOR presentando
el FORMATO DE INVENTARIO (proporcionado por el Comité Organizador) al personal de
seguridad responsable del evento, a fin de que éste lo revise.
i). Para tener acceso al área de carga y descarga deberá entregar previamente su hoja
de inventario en original y copia.
j). Todo material para promoción o mercancía deberá ser ingresado empaquetado en una
caja.
k). El EXPOSITOR, al concluir el montaje de su stand, deberá presentar el FORMATO DE
INVENTARIO en original para entregar a la empresa de seguridad y conservar una copia.
l). Se permitirá el acceso de folletería al recinto por la entrada principal, siempre y cuando
sea antes del horario establecido, de lo contrario, sin excusa ni pretexto, deberán
introducirse al recinto a través del área de andenes.
m). Le solicitamos atentamente que una vez que introduzca su material al recinto expositor
para iniciar el montaje, asigne a algún elemento del personal de su empresa u
organización para estar presente en el área de exhibición hasta el cierre del mismo, a fin
de evitar cualquier pérdida o daño que pudieran sufrir sus bienes y productos.
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n). Es obligación de cada EXPOSITOR, al terminar cada día de exposición, sellar su área de
exhibición con cita adhesiva transparente, tal y como se muestra en la siguiente imagen.
o). Todo personal de montaje, deberá ingresar con ropa adecuada para las maniobras de
montaje y desmontaje: casco, camisa con manga, pantalones largos, botas o tenis.
p). Los días de exhibición, al cerrarse el acceso al público, será restringido el acceso a toda
persona ajena al COMITÉ ORGANIZADOR o a quien éste autorice para ello. Durante
estos períodos, toda la mercancía debe de estar empacada, sellada y concentrada en
el stand.
q). Dentro de los trabajos de montaje y desmontaje de stands, como durante el evento,
queda estrictamente prohibido fumar, introducir y/o ingerir bebidas alcohólicas en
cualquier área del Nave 1, Parque Tabasco. En caso de violar este punto del
reglamento, el responsable será remitido a la autoridad correspondiente, quien aplicará
las sanciones pertinentes.
r). Se recomienda NO dejar Lap Tops, tabletas, celulares, etc. en los stands, debido a que
es un equipo de fácil sustracción, ya que no es responsabilidad del comité organizador
ni del personal de seguridad ya que no se puede identificar en caso de robo o pérdida.
No podrá ser retirado del recinto expositor ningún equipo, material, etc., antes del día
Sábado 27 de enero de 9:00 a 18:00 hrs.
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GAFETES
Los gafetes para el expositor los podrá solicitar en la página: http://lhpp2018.com/index.html
Los gafetes de acreditación del evento serán entregados al EXPOSITOR por el comité
organizador.
a). La empresa expositora debera enviar su FORMATO DE REGISTRO DE EXPOSITORES PARA
GAFETES a más tardar el:
b). A cada Expositor por cada 3x3(9m2) le corresponde 3 gafetes, a continuación, se
mencionan la cantidad que corresponde por tipo de stands:
*En caso de requerir más gafetes, deberá solicitarlo a través del correo electrónico con su
ejecutivo de cuenta.
Costo por gafete extra es de $200.00 más IVA.
LIMPIEZA
a). El servicio de limpieza contratado para el evento, incluye la recolección de basura de todas
las áreas comunes, como pasillos y sanitarios del recinto expositor.
b). La limpieza de cada área de exhibición contratada, será responsabilidad directa de cada
EXPOSITOR.
c). Se colocarán basureros en lugares estratégicos para que el EXPOSITOR deposite su basura
clasificada al final de cada día.
Lunes 8 de enero del 2018
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LOGÍSTICA DE MONTAJE Y DESMONTAJE El objetivo de los lineamientos de logística de montaje y desmontaje es realizar estas maniobras
de manera ordenada, segura y a tiempo. El cumplimiento de la normativa establecida permitirá
facilitar el desarrollo de las funciones de cada uno de los que intervendremos en el evento, la
empresa expositora está obligada a cumplir con los horarios establecidos, no olvide leerlo
detalladamente y cualquier duda podrá contactar al comité organizador para la resolución de
la misma.
a). Para el diseño de su espacio de exposición le sugerimos consultar a la empresa CONSIISA a
los teléfonos 55 63634520 ó 55 63634519 o al e-mail: [email protected].
b). Enviar los formatos obligatorios para la participación en el evento a los correos:
[email protected] y [email protected].
c). Considere las especificaciones técnicas| de montaje contenidas en el REGLAMENTO
contenido en el presente MANUAL DEL EXPOSITOR.
d). Revise el plano anexo en el MANUAL DEL EXPOSITOR e identifique la ubicación de su stand y
el tipo de stand, para determinar cuándo y a qué hora debe iniciar su montaje y su
desmontaje.
e). Revise los materiales y equipos que llevará al evento. Establezca con sus proveedores una
logística de operaciones, especialmente cuando son foráneos o los materiales requieren ser
importados.
f). Examine las ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE MONTAJE y prevea los materiales y equipos
que requerirá para un montaje exitoso.
g). Los expositores que utilicen diseñadores/decoradores externos para el armado de su
stand, deberán informar a los organizadores, por medio del envío del FORMATO 1.- DE
“FORMATOS OBLIGATORIOS, que podrán descargar de la página
http://lhpp2018.com/index.html. así como adjuntar el render con medidas de su diseño
h). Los expositores deben proveer a sus diseñadores la regulación del presente manual.
i). Para aquellos que necesiten alguna adecuación especial de sus áreas de exhibición,
deberán solicitar aprobación al ente organizador. La altura máxima permitida es de 4.50 mts
del piso hacia arriba.
j). Ante cualquier duda u observación comuníquese vía e-mail con la empresa operadora del
evento a la dirección electrónica [email protected] quienes con gusto lo guiarán en su
participación.
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k). Las máquinas de pie de cualquier tipo deberán ubicarse entre sí a 1m como mínimo sin
excepción.
l). Las maquinas en funcionamiento deberán estar retiradas, como mínimo 0.80 m del frente
del stand.
m). Las máquinas en funcionamiento, o de gran volumen, deberán tener separación
proporcional a sus tamaños que permitan el libre desplazamiento de sus elementos, la
seguridad de sus operarios y público, y la apreciación de sus partes. Esta separación estará
sujeta previa aprobación del Comité Organizador.
n). Cada stand tiene que cubrir todas sus partes incluyendo la parte trasera y dejar con
visibilidad la parte frontal.
MONTAJE
DURANTE
El MONTAJE individual de los stands se efectuará de acuerdo al tipo de stand, en la fecha y horario que
se encuentra detallados en la página 4.
a). El EXPOSITOR debe acudir al área de andenes para el inicio de carga y descarga ubicado
en la parte trasera del RECINTO EXPOSITOR, según el horario asignado previamente. *(revisar
lay out).
b). El único acceso habilitado para la carga y descarga del evento es el ubicado en la parte
posterior del centro de convenciones.
c). En caso de requerir el uso del montacargas este debe ser solicitado por escrito a la empresa
de embarques y transporte, ya que este no estará a disposición salvo previa autorización.
d). Se deberá descargar todo el material a pie de camión o andén y desalojar inmediatamente
su vehículo de la zona de descarga, mientras su personal procede a trasladar el material al
espacio de exhibición. El camión deberá retirarse lo más rápido posible para dar paso a los
demás vehículos. Sólo se permite el acceso a las zonas de carga a un vehículo por empresa
a la vez.
e). Ningún vehículo podrá permanecer en esta zona si no está realizando alguna labor de
carga o descarga. No se permitirán dobles o triples filas en los andenes, ni obstaculizar
entradas de la Nave 1 de Parque Tabasco, de lo contrario los vehículos serán removidos con
grúas, siendo el cargo contra el infractor, sin responsabilidad alguna por parte del COMITÉ
ORGANIZADOR.
f). El EXPOSITOR deberá presentar el día del montaje el FORMATO DE INVENTARIO en original y
copia.
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g). Una vez que su material este colocado en el stand, éste deberá ser inventariado por el
personal de seguridad, cotejándolo con el FORMATO DE SOLICITUD DE INVENTARIO en
original y firmando de conformidad tanto el representante de la empresa de seguridad
responsable como el representante de la empresa expositora. Este procedimiento tiene
como única función obtener una constancia que avale el ingreso del equipo al recinto la
cuál es útil en caso de haber algún daño y/o pérdida.
h). El pegado de material impreso en los paneles, será permitido solamente con cinta adhesiva
de dos lados que puede ser quitada fácilmente de los paneles.
i). Las paredes modulares deben ser devueltas después del evento en buen estado y sin daño
alguno. Por favor, evite usar materiales que puedan dañar los paneles.
j). No está permitido al EXPOSITOR colgar o sujetar objeto alguno a la estructura del techo, ni
amarrar de las columnas, clavar, atornillar, perforar, ni pegar nada sobre los pisos, muros,
plafones, columnas u otras instalaciones que formen parte del inmueble. En caso contrario,
los daños ocasionados serán cobrados al EXPOSITOR.
k). El EXPOSITOR está obligado a entregar el área que ocupa el stand y las instalaciones de esta
en las mismas condiciones que las recibió.
l). En caso de producir daños dentro o fuera de esta área, durante el montaje, desmontaje o
celebración del evento, tanto por personal propio o sub contratado del EXPOSITOR, deberá
cubrir los montos por daños.
DURANTE EL EVENTO
El EXPOSITOR y su personal del stand expositor se obligan a utilizar el gafete de expositor durante toda
su permanencia en la exposición.
a). Queda prohibido a todo EXPOSITOR modificar el contenido y presentación del Gafete de
Expositor otorgado por el COMITÉ ORGANIZADOR del evento.
b). El EXPOSITOR deberá presentarse en su stand 30 minutos antes de la apertura al público
cada uno de los días del evento.
c). Por respeto a los visitantes, en caso de no llegar algún representante del stand al momento
de la apertura al público, el COMITÉ ORGANIZADOR procederá a quitar los sellos del área
de exhibición.
d). Ningún EXPOSITOR podrá distribuir publicidad o propaganda en el exterior de su stand, así
como en pasillos o demás instalaciones del Centro de Convenciones.
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e). Es obligación de todos los expositores y sus visitantes, desocupar el recinto expositor a más
tardar 15 minutos después de la hora de cierre cada uno de los días del evento.
f). Si el EXPOSITOR desea instalar y utilizar en su área de exhibición, algún equipo de audio y/o
video, deberá mantener el volumen adecuado, de manera, que ni el volumen, ni el
accionar de su personal de promoción y ventas, perjudique a los participantes vecinos.
DESMONTAJE
El desmontaje general del evento, se llevará a cabo:
a). Durante las maniobras de desmontaje cuide sus pertenencias ya que a partir de ese
momento el Comité Organizador NO SE HACE RESPONSABLE DE LOS BIENES Y PRODUCTOS DE
LOS EXPOSITORES.
b). El personal ingresará, a desmantelar el stand y empacar el material, mobiliario y equipo.
c). Una vez desmontado el stand, todo el material y equipo deberá ser trasladado hacia el
acceso establecido para las maniobras de carga/descarga para que el personal de
seguridad permita su salida, sólo después de haberlo cotejado contra el FORMATO DE
SOLICITUD DE INVENTARIO.
d). El EXPOSITOR deberá liberar los inventarios con las firmas autorizadas que registró al llegar y
tener la autorización de salida por parte de la empresa responsable de la seguridad.
e). El Comité Organizador, se reserva el derecho, sin ninguna responsabilidad, de embarcar,
desalojar o almacenar los materiales o equipos del EXPOSITOR o sus proveedores que no
hayan sido desalojados en la fecha indicada para ello, corriendo por cuenta del EXPOSITOR
los gastos en los que se incurran.
f). No se permitirá desmontar ningún stand, ni comenzar a retirar mercancías antes de la
clausura del evento, debido a que generaría riesgos potenciales o accidentes.
g). El EXPOSITOR está comprometido a entregar las instalaciones que fueron rentadas tal como
las recibió por parte del COMITÉ ORGANIZADOR a través de la empresa oficial.
Sábado 27 de enero
9:00 a 18:00 hrs.
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CROQUIS
a). A continuación, se presenta el lay out con la indicación de accesos y áreas para el montaje:
Área de Carga y Descarga
Entrada
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INFORMACIÓN
a). Para cualquier duda o información adicional, podrá contactar al comité organizador.
[email protected] [email protected]
(55)6363-4520 (55)6363-4519
55205-90755
