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Indicadores clave de rendimiento (KPI´S) esenciales para las pequeñasy medianas empresas

EBOOK


Introducción

La creciente disrupción está ejerciendo más presión sobre los líderes que dirigen las pequeñas y medianas empresas (PYMES). Nuevos competidores que ofrecen nuevos modelos de negocio o productos y servicios innovadores adicionales están entrando en el mercado más rápido que nunca. Se acabaron los días en los que la única competencia era un pueblo más allá.

El éxito de las empresas requiere que se replantee el modo en que manejan sus operaciones. Las organizaciones que prosperan adoptan el cambio utilizando un modelo de continuidad y resiliencia empresarial que impulsa la agilidad del negocio y la innovación continua.

Reimagina la forma de medir el rendimiento empresarial para

adaptarte más rápidamente, trabajar de forma más

inteligente y obtener mejores resultados

BeneficiosEl seguimiento de tus resultados o ganancias financieras siempre será necesario.

RentabilidadEs esencial conocer la eficiencia de la empresa a la hora de convertir las ventas en beneficios o hacer un seguimiento de los márgenes y trabajar siempre hacia las operaciones de ahorro.

Índices de crecimiento.La continuidad de la empresa requiere preveer y buscar siempre innovaciones que aceleren el crecimiento, incluso durante una crisis.

Riesgo y rentabilidadLos negocios con márgenes estrechos son más arriesgados, ya que no pueden resistir una recesión económica durante mucho tiempo

Aunque las cuatro dimensiones anteriores siempre serán fundamentales para el éxito de la empresa, estos indicadores clave de rendimiento no te ayudarán a comprender la rapidez con la que puede adaptarse a la disrupción. Tampoco te proporcionarán un marco que te ayude a medir la innovación continua de procesos, productos o servicios.

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Todos los modelos estratégicos notables comienzan con la forma de medir los resultados empresariales. Los indicadores clave de rendimiento empresarial (KPI) tradicionales se centran en cuatro dimensiones críticas:


El principio "lo que se mide se gestiona" un proceso, no sólo se puede entender mejor, sino que también se pueden encontrar formas de mejorarlo o de volver al buen camino si se sabe de antemano cuándo se está desviando. Los KPI te ayudan a medir el rendimiento estratégico, financiero y operativo en comparación con tus metas, objetivos o puntos de referencia del sector.

Sin embargo, muchos líderes de PYMES sólo se centran en los KPI que miden los resultados del negocio, lo que significa que sólo saben si no han alcanzado el objetivo cuando ya es demasiado tarde para corregir el rumbo. Los KPIs de resultados de negocio son esenciales para entender el rendimiento; sin embargo, se crea un marco para medir la agilidad y la optimización continua de los procesos mediante el seguimiento de los indicadores principales.

El uso de un marco de referencia que ofrezca una combinación de KPIs de resultados e indicadores principales te ayudará no sólo a realizar un seguimiento del rendimiento financiero, sino también:

Indicadores clave de rendimiento (KPI):¿Qué son? ¿Y por qué los necesito?

Centrar y motivar a los empleados para que obtengan resultados o resuelvan problemas críticos.

Reforzar tu visión de negocio y tus promesas a los clientes.

Proporcionar un sistema de alerta temprana que reduzca el riesgo.

Fomentar la innovación y la mentalidad de crecimiento, la cultura basada en los datos.

Impulsar la optimización continua de los procesos no sólo para reducir los costos y mejorar los márgenes, sino también para eliminar los puntos de fricción y crear experiencias óptimas para los empleados, los clientes y los proveedores.

Indicadores clave de resultados (retrasados)

Demuestran si se ha alcanzado una meta, un objetivo o una finalidad establecidos en un periodo concreto. Algunos ejemplos son los ingresos, los beneficios, la rentabilidad, los índices de satisfacción de los clientes, el tráfico del sitio web, los índices de conversión de clientes potenciales, etc. Los indicadores de resultado, por definición, son definitivos cuando se obtienen. Los indicadores de retraso están orientados a los resultados

Indicadores clave de resultados (Dirigidos)

Son medidas predictivas que muestran cuál será el resultado en el futuro si la tendencia continúa al ritmo actual. Con los indicadores dirigidos, se pueden hacer cambios ajustando los procesos o las inversiones para volver a alcanzar el objetivo o el resultado deseado. Los indicadores dirigidos están orientados a los resultados. Una pregunta clave que hay que hacerse es: "¿Qué procesos, pasos o habilidades puedo medir para lograr el resultado deseado?" Por ejemplo, si su promesa al cliente se centra en la facilidad de las devoluciones, mediría el tiempo del ciclo de devolución o el tiempo que tarda un cliente en devolver un producto. Mientras que el índice de satisfacción del cliente sería el KPI de resultado, el tiempo de devolución del cliente sería un KPI principal que garantiza el éxito.

Qué medir para la agilidad y la optimización continua de los procesos empresariales

Adáptate más rápidoMedición de la agilidad

empresarial y optimización continua

de los procesos

La capacidad de ajuste y adaptación, para las pymes especialmente en tiempos de volatilidad, es fundamental para sobrevivir. La agilidad debe ser algo más que un concepto; tiene que estar integrada en el ADN de su organización. Esto sólo es posible si se utilizan los KPI's adecuados para mantener la precisión en la velocidad de los negocios y el tiempo que se tarda en implementar los cambios en el modelo de negocio.

¿Te resulta fácil realizar cambios en tú modelo de

negocio actual? ¿Cuánto tiempo tardas en crear una nueva empresa, un cliente, un crédito, un proveedor, un empleado, una estructura de precios, un producto, un servicio, una moneda, etc.?

¿Cuánto tiempo tardas en cambiar la página web,

el SEO o la publicidad en medios de pago?

¿Cuánto tiempo tardas en contratar a un nuevo empleado? ¿Cambiar la remuneración o los planes de beneficios? ¿Cambiar las funciones y la jerarquía de tu organización?

Comprender la velocidad de los procesos mencionados anteriormente te ayudará a medir la rapidez con la que puedes cambiar, pero también será importante centrarte en lo abiertos que estarán tus empleados a asumir el cambio.

¿En qué medida están tus empleados capacitados

para recomendar cambios en los procesos o probar nuevos enfoques en sus funciones? ¿Con qué frecuencia creas objetivos para los empleados (OKR)?

¿Con qué frecuencia realizas una planificación estratégica?

¿Con qué rapidez aceptan los nuevos retos a

medida que surgen dinámicas cambiantes y tu empresa necesita hacer cambios estratégicos?

¿Eres capaz de volver a capacitar a los empleados y de incorporarlos rápidamente a nuevas funciones en lugar de contratar nuevos talentos a medida que tu empresa cambia?

Las industrias, los clientes y los mercados cambian. Incluso el lugar y la forma de trabajar cambian rápidamente. Al igual

que lo harán sus estrategias empresariales, metas, objetivos, servicios y productos. La capacidad de diversificar,

ampliar y cambiar rápidamente sus modelos de negocio es una ventaja competitiva en cualquier mercado.

Disponibilidad de efectivo ( Cash Flow)

En tiempos de crisis, el flujo de caja es el rey y es fundamental para la supervivencia. A menudo se cita como la principal razón por la que fracasan las pequeñas empresas. El seguimiento de su ratio te ayudará a ver rápidamente si tu efectivo y el dinero que esperas tener pronto (tus cuentas por cobrar) son suficientes para cubrir tus pasivos. También te mostrará si necesitas pivotar tus inversiones actuales o si tienes el dinero para implementar los cambios necesarios para responder a la interrupción. Para calcularlo, suma el efectivo, las acciones y las cuentas por cobrar y divídelo por los pasivos.

Por ejemplo, si tienes 25.000 dólares en efectivo, 15.000 dólares en cuentas por cobrar y 10.000 dólares en pasivos, tu cálculo es

($25,000 + $15,000) ÷ $10,000 = 4

Si tu ratio de liquidez es igual o superior a uno, tendrás suficiente efectivo y activos líquidos para cubrir las facturas pendientes. Un ratio inferior a uno significa que necesitas ajustarte para cubrir tus pasivos.

Afinidad y sentimiento de marca

El conocimiento de las opiniones, actitudes y conexiones emocionales de tus clientes con tu marca se denomina sentimiento de marca. Este indicador principal puede ayudar a informar sobre su experiencia como cliente, la calidad del producto, la competitividad del precio y la fidelidad. Puede llevar algún tiempo cambiar las percepciones de la marca, por lo que entenderlas con rapidez te ayudaran a mejorar. Aunque los cambios en los precios, la calidad y el proceso de compra pueden llevar más tiempo, podrás utilizar las redes sociales, las recompensas y el marketing para influir en el sentimiento de la marca y aumentar las ventas. Hay herramientas disponibles para medir el sentimiento de marca a partir de los comentarios de los clientes en las plataformas de medios sociales; sin embargo, también puedes utilizar los análisis de tu sitio web. Algunas formas de medir son:

Métricas de tráfico web, tiempo de permanencia en el sitio web o visualización de contenidos en los canales sociales, encuestas directas a tu cliente, ejecución de promociones, campañas sociales o programas de recompensas.

Trabaja de forma inteligenteSeguimiento de la

productividad

Comprender el tiempo que tardan las personas en

realizar tareas específicas y la eficacia o precisión del trabajo puede ayudar a garantizar el éxito de los empleados. También es vital comprender si tus sistemas empresariales están afectando a la productividad de tu equipo. Mantener el pulso de tu infraestructura de red, el rendimiento de las aplicaciones y el tiempo de funcionamiento del sistema garantizará que tu personal pueda hacer su mejor trabajo, incluso cuando trabaje a distancia.

Objetivos y resultados clave

Aunque no es, por definición, un KPI principal, asegurarse de que todos los miembros de tu organización se centren en la consecución de objetivos vinculados a tu visión empresarial y a las promesas a los clientes es clave para trabajar de forma más inteligente. Los OKRs también proporcionan un marco de rendimiento de los empleados que también puede atraer el talento adecuado a tu empresa.

Las personas con talento quieren trabajar para empresas que tengan un impacto y hagan crecer sus carreras lo más rápido posible. Al identificar el mejor resultado posible para cada función, se crea claridad en torno a una imagen de éxito. También alineas cada función con el impacto, lo que hace avanzar a tu empresa.

Productividad y aplicacionesPuntuaciones de rendimiento

El Microsoft Productivity Score proporciona visibilidad sobre dónde pueden mejorar las personas, la tecnología y las experiencias en el lugar de trabajo.

Por otro lado la puntuación de productividad mide la eficacia de las aplicaciones de Microsoft 365, la mayoría de las aplicaciones empresariales también proporcionan información sobre el rendimiento del sistema. Si te centras en la optimización continua del rendimiento de las aplicaciones, te asegurarás de que tu personal pueda hacer más cosas en menos tiempo.

También puedes medir el tiempo que tardan los

empleados individualmente o los equipos en completar tareas específicas, como las llamadas de ventas y servicios, la entrada de pedidos, el montaje de productos, la recogida de inventario, etc. Al ayudar a los empleados a realizar un seguimiento de la productividad individual, podrás identificar dónde puede ser necesaria una formación adicional o hacer que los mejores empleados compartan las mejores prácticas con todo el equipo. También podra ayudarle a identificar mejores formas de configurar los cuadros de mando y los diseños de las aplicaciones, o en los casos en que sea necesario cambiar los procesos o añadir automatización.

Si bien este libro electrónico ha esbozado métricas

de rendimiento empresarial vitales, esta sección se centrará en el tiempo de proceso o los tiempos de ciclo que pueden necesitarse para obtener indicadores principales que se relacionen con los KPI de resultados.

La pregunta que hay que hacerse aquí es: ¿cómo podemos mejorar el rendimiento operativo

para mejorar y ofrecer mejores resultados a los clientes, proveedores y empleados? ¿Y cómo optimizamos los procesos para reducir los costes y aumentar el rendimiento financiero?

¿Qué indicadores nos ayudarán a predecir si vamos por buen camino para alcanzar los objetivos de ingresos, margen bruto o crecimiento?

Consejo Tómate el tiempo necesario para crear mapas de

excelencia operativa, que impulsen la optimización continua de los procesos empresariales.

Estos mapas proporcionan representaciones visuales de tus procesos operativos, por ejemplo, los flujos de trabajo de contratación, adquisición o los flujos de trabajo de los informes financieros.

Al mapear tus operaciones actuales, obtendrás

una mejor comprensión de cómo va tu negocio identificando cuellos de botella, ineficiencias y oportunidades para servir mejor a tus clientes. Los KPI que selecciones para medir los procesos en esos mapas serán tus indicadores principales.

Mejor PerformanceIndicadores clave para

el seguimiento del ciclo de los procesos empresariales

Aquí te ofrecemos las mejores prácticas por departamento.

Finanzas Tiempos del ciclo de cierre de fin de mes Tiempos del ciclo de cierre de fin de año Tiempo de los informes financieros, la rapidez con la

que puede proporcionar detalles financieros cuando se hacen cuando se hacen consultas.

Recursos Humanos Tiempo de contratación Coste de contratación Tiempo de impacto Tiempo del ciclo de revisión del rendimiento

Administración de Proyectos Índice de rentabilidad Número de órdenes de cambio por proyecto Número de cambios de personal

Inventario y Cadena de Suministro Ciclo de tiempo entre el cobro y el pago Tasa de pedidos perfectos Días de ventas pendientes (DSO)

Servicio al Cliente Resolución del primer contacto (FCR) Puntuación de conexiones significativas (MCS) Tiempo de resolución Tiempo del ciclo de devolución del producto

Producto Tiempo de comercialización Tiempo de fabricación (montaje) Disponibilidad (tiempo de envío)

Ventas Ciclo medio de ventas Tiempos de respuesta de los clientes potenciales Tiempo del ciclo de oportunidad a cierre Tiempo de procesamiento del crédito

Compras Ciclo de adquisición a pago (solicitud pedido,

proveedor seleccionado, pedido emitido, documento de recepción registrado, factura recibida, factura conciliada, envío de cuentas por pagar)

Almacenamiento y Manufactura Tasa de cumplimiento Puntualidad de los envíos (número de pedidos que

se están llenando y enviados de acuerdo con las fechas de fechas de entrega)

Tiempo de inactividad (cantidad de tiempo entre los artículos que se recogen, normalmente debido a la distancia entre ubicaciones de los contenedores)

El seguimiento de los beneficios, la rentabilidad, las tasas de crecimiento, el riesgo y el rendimiento siguen siendo la espina dorsal del seguimiento de los KPI es, de hecho, una necesidad. Ir a un nivel más profundo y añadir los KPI que pueden ayudar a tu negocio a pivotar más rápidamente es la clave para que las PYMES se mantengan ágiles y rentables en el mercado actual.

La medición de los KPI adecuados puede garantizar que tu empresa adopte la agilidad como algo más que que un simple concepto, al incorporar la capacidad de adaptación en el entramado de tu organización.

El uso de los principales KPIs correctos mantendrá la precisión de todos centrada en la velocidad de hacer negocios y en ofrecer resultados óptimos a tus clientes.

Para hacer realidad tus sueños empresariales, necesitas soluciones de negocio que sigan el ritmo de un mundo en continuo cambio. Por eso las PYMES de éxito se han trasladado a la nube con Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Ahora más que nunca, las PYMES necesitan adoptar

la digitalización porque "el negocio tal y como lo conocemos" ha cambiado. Las expectativas han cambiado. La experiencia del cliente ha cambiado. Incluso el lugar y la forma de trabajar están cambiando ante nuestros ojos. Sin embargo, muchas empresas siguen limitadas por sistemas que no permiten el cambio.

Para ayudar a las PYMES a ser impulsadas a la nube, impulsadas por los datos conectados, e impulsadas por la inteligencia empresarial. Reunimos la productividad de Microsoft 365 (Office 365), la conectividad de datos y la inteligencia empresarial de Microsoft Power Platform, y la seguridad, la escala y la presencia geográfica de Microsoft Azure. Con Microsoft Dynamics 365 Business Central unifica estos activos en una única aplicación que conecta la gestión empresarial en finanzas, ventas, servicios, cadena de suministro, distribución y fabricación. Obtén acceso a las métricas de rendimiento que te ayudarán a adaptarte más rápido, trabajar de forma más inteligente y rendir mejor.

Este documento ha sido creado en base al documentooriginal Essential Key Performance Indicators

(KPIs) for Small and Mid-Size Business (SMBs) created by Microsoft

Por qué Microsoft Dynamics 365 Business Central?

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