MEJORES PRÁCTICAS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS

El correcto orden y administración de inventarios es uno de los principales factores que inciden en el desempeño de las empresas y en las ganancias que se obtienen. Por lo cual es de vital importancia para las compañías contar con un inventario bien administrado y controlado. El enfoque en esta área debe

ser el de mantener un nivel óptimo para no generar costos innecesarios.

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La gestión de los inventarios está compuesta por el control y la planificación de los mismos, en términos generales se trata de entender tres factores importantes:

¿Con qué frecuencia debe ser determinado el nivel de inventario para cada artículo?

¿Cuándo debe colocarse un pedido al proveedor?

¿Cuál es la cantidad óptima a ordenar?

El seguimiento y control de inventarioses una actividad medular en tu empresa ya que al tener una

visibilidad confiable del mismo puedes tomar mejores decisiones además de reducir costos al no cargar con excesos o faltantes de mercancía y por lo tanto ofrecer un mejor servicio a tu cliente. Además, el tener niveles óptimos de inventario te puede ayudar a liberar flujo de efectivo.

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Stock Máximo

Un sistema de control de inventario es el mecanismo (proceso) a través del cual una empresa lleva la administración eficiente del movimiento y almacenamiento de las mercancías y del flujo de información y recursos que surge a partir de esto. Al contar con un sistema para gestionar tu inventario te encontrarás con dos agentes importantes de decisión que son: la clasificación del inventario y la confiabilidad en los registros, es decir, es tan importante saber qué cantidad tienes en existencia como el tener bien identificados cada uno de los productos que manejan en tu empresa.

Es la cantidad máxima de un determinado artículo que deseas mantener en tu almacén según el costo que representa para tu empresa y el tiempo que toma en venderlo a tus clientes. Ciertas compañías consideran conveniente contar con un inventario grande en casos específicos como:

El producto es de muy alta rotación o se tiene identificada una temporalidad definida.El costo de almacenamiento es bajo y el de transportarlo alto.El tiempo de surtido por parte del proveedor es largo.Se especula sobre incrementos en el precio de los productos y/o materiales.

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¿QUÉ ES UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS?

INDICADORES DEL CONTROL DE INVENTARIOS

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Stock Mínimo22

Es la cantidad mínima de determinado artículo que deseas mantener en tu almacén, la cual, en caso de ser rebasada, puede generar un problema de abastecimiento importante y pérdidas para la empresa. ¿Cuándo a una empresa le interesa mantener su nivel de inventarios bajo?

Cuando el tiempo de entrega por parte de tu proveedor es inmediato.Cuando los costos de realizar un pedido son bajos, sin importar frecuencia o cantidad. Al identificar el artículo como de bajo movimiento y en ocasiones con alto costo.Cuando se tienen acuerdos de mucha confianza con los proveedores.Se especula que habrá decremento en los precios del bien.

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Contar con un Sistema de gestión de inventarios trae consigo múltiples ventajas para tu compañía al brindar

información trascendente y oportuna en tiempo real que te ayudará a tener una mejor planeación y a tomar las

decisiones pertinentes para ser más eficiente.

La gestión y control de inventarios es un proceso que tiene un gran impacto en todas las áreas operativas de tu empresa y a su vez es un aspecto primordial de la administración ya que cuando no lo tienes controlado implica un alto costo y requiere una mayor inversión/efectivo.

Cuando la competencia es muy fuerte, las compañías no se pueden dar el lujo de tener dinero detenido en forma de mercancías en su inventario, ni tampoco ser incapaces de ofrecer un excelente servicio al cliente al quedarse en desabasto.

El objetivo es lograr ese equilibrio entre la oferta y la demanda, así como tener confiablidad en los tiempos de recepción de mercancía de tu proveedor como en la entrega a tus clientes.

Es el nivel de existencias donde se debe de realizar el pedido para resurtir elalmacén contemplando los tiempos de los proveedores y no tener problemas de abastecimiento.

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Punto de Reorden3333

¿QUÉ BENEFICIOS TIENE PARA TU EMPRESA CONTAR CON UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS?

a) Elevar el nivel de calidad del servicio al cliente, reduciendo la pérdida de venta a por falta de mercancía y generando una mayor lealtad a tu compañía.

b) Mejorar el flujo de efectivo de tu empresa, ya que al comprar de manera más s eficiente y contar con una mayor rotación de inventarios se provocará que el dinero a no esté sentado en tu almacén sino trabajando.

c) Poder identificar la estacionalidad en tus productos te ayudara a planear mejor.

d) Detectar fácilmente artículos de lento movimiento o estancados para elaborar a estrategias para poder desprenderse de ellos fácilmente.

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BENEFICIOS DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS

Mejorar el flujo de efectivo

Vigilar la calidad de los productos

Control de entradas y salidas

Sistema de Control de Inventarios

Elevar el nivel del servicio al cliente

Identificar estacionalidad

Reducir costos de tus fletes

Reconocer robos y mermas

Reducir los costos de tus fletes para una mayor planeación y reducción de las compras de emergencia.

Vigilar la calidad de los productos al tenerlos bien identificados y monitoreados

Reconocer robos y mermas.

Liberar y optimizar el espacio en tus almacenes para incrementar la rentabilidad por metro cuadrado del mismo.

Control de entradas, salidas y localización de la mercancía, requisición de mercancías para un manejo de tus bodegas más profesional.

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BENEFICIOS DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS

Organizar y complementar la información de tus inventarios

Este paso es fundamental ya que te permitirá tener una visión más real de tu situación de tus inventarios y a partir de esto optimizarlos. Es muy importante contar con un catálogo actualizado y depurado de tus productos. Es primordial eliminar los productos que ya no manejas y los productos que se encuentran repetidos en tu catalogo.

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Una vez que has decidido optimizar la gestión de tu inventario a través de un sistema de control, es importante que antes de iniciar el proceso conozcas los pasos que son necesarios para llevar a cabo con éxito la implementación.

Los pasos que puedes seguir para lograr una eficiente implementación de tu sistema de control de inventarios son los siguientes:

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS

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Organizar y complementar la información de tus inventarios

Es fundamental también tenerlos debidamente clasificados en familias y/o grupos de artículos y relacionados con cada uno de tus proveedores. Todo esto para tener una buena base de información para llevar a cabo los siguientes pasos.

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¿Tu inventario se encuentraorganizado y clasificado?

Clasificar tus productos en al menos 3 categorías.

Después de haber organizado la información de tu inventario actual, tu siguiente tarea será clasificarlo en 3 categorías principales las cuales te darán un panorama más amplio del tipo de productos con los que cuentas y cómo deberán ser gestionados cada uno. Las categorías en las que puedes clasificarlos son las siguientes:

Productos de Alta Rotación: Este tipo de producto tiene un nivel de venta constante durante todo el año y debido a esto, se colocan al menos 6 compras por año para resurtirlo.

Productos de Temporalidad: En esta categoría se cuentan los productos que no tienen un nivel constante de venta sino que por temporadas puede aumentar o disminuir su rotación, las compras se realizan mes a mes según se vaya requiriendo y previendo el comportamiento de su demanda.

Productos especiales o sobre pedido: Esta clasificación abarca los productos que se puede decir que son ventas eventuales por alguna requisición extraordinaria, en este caso solamente se ordenan cuando se realiza el pedido por parte del cliente, son productos de los cuales no te conviene tener inventario detenido ya que no se puede saber con certeza cuándo se venderán.

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Establecer los días de inventarios de tus productos.

Para definir este dato, tienes que tomar en cuenta dos factores importantes:

Tiempo de entrega del proveedor: Este concepto se refiere al tiempo que una vez colocado el pedido, tarda el producto en llegar a tu bodega y está listo para ofrecerse al cliente. Este dato lo puedes obtener de manera fácil viendo el histórico de entrega de los productos por parte de tu proveedor. Es importante que si tu producto lleva alguna adecuación o preparación (etiquetado, embalaje, ensamblado, etc.) previa a poder ser ofrecida al cliente, sea considerado en este tiempo.

Frecuencia de compra: Este concepto se refiere a cada cuántos días puedes o quieres estar colocando una orden de compra a este proveedor por este producto. Para obtener este dato, revisa en tu histórico de ventas cuánto tarda en venderse en promedio el producto que estás ofreciendo por cada compra realizada así podrás definir qué cantidad es la que se debe comprar. Considerando las dimensiones, costos y la rotación del producto puedes decidir comprar más frecuente o menos

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¿Cuánto tiempo tardas en tener el producto disponible para tu cliente?

Obteniendo estos datos, puedes definir los días de inventarios, por ejemplo si quisieras tener inventario de 60 días tendrías que realizar el siguiente cálculo:

Las compras se realizarían cada 45 días en base a embarques, descuentos y capacidad de almacén.

15 díaslo que tarda en surtir

el proveedor frecuencia de compra

45 días 60 días

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Calcular máximos, mínimos y puntos de re-orden.

Basándote en el dato calculado en el paso anterior puedes definir tus máximos, mínimos y puntos de re-orden. ¿Cómo se hace? A continuación te lo explico:

Continuación con el ejemplo anterior de un inventario referente a un periodo de 60 días, el cálculo se hace de la siguiente manera:

Calcula el stock máximo de un producto tomando como referencia los 60 días de ventas en unidades de ese producto durante el periodo de mayor demanda, supón que este monto es de 100 unidades, este será tu máximo, es decir la cantidad mayor permitida de ese producto en tu inventario.

Calcula el stock mínimo de un producto tomando como referencia los 60 días de ventas en unidades de ese producto durante el periodo de menos demanda, considera que el monto es de 22 unidades, las cuales representan la cantidad mínima a tener de tu producto para no correr el riesgo de desabasto.

Define el punto de re-orden, es decir el nivel de existencias en el cual es necesario realizar un pedido, lo que debes hacer es obtener el promedio de tu máximo y tu mínimo, en este caso sería de 61 unidades, esto quiere decir que cuando tengas esta cantidad en existencia es momento de colocar una orden.

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Así mismo, toma en cuenta que con los productos de temporalidad, es importante considerar con mucho

cuidado el nivel máximo para evitar un exceso de inventario que te genere costos de almacenamiento

si el producto tarda en ser vendido.

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Compara la información obtenida con tus inventarios actuales

En esta etapa es primordial que consideres que la información de tus inventarios que tu sistema te está proporcionando sea la correcta. Al analizar los datos identifica todos aquellos productos que se encuentren en un nivel de unidades mayor al máximo calculado, esto con el fin de que puedas tomar decisiones como podría ser realizar una estrategia o promoción de ventas para que el producto empieza a tener más demanda y se alcancen los niveles óptimos de mercancía según lo que a tu empresa le convenga más.

De igual manera, con los productos que reconozcas que están por debajo de tus niveles mínimos aceptables valida que el cálculo sea correcto y en los casos en que aplique, comienza a planear de manera más eficiente las compras para llegar al nivel sugerido y no correr el riesgo de sufrir desabasto.

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Monitorea tus inventarios en tiempo real.

Ahora que tus inventarios están bajo control, lo recomendable es que cada vez que un producto llegue al nivel mínimo o al punto de re-orden planees una compra. En este proceso es muy importante la función de tu equipo de compras ya que cada producto tiene su propio comportamiento en cuanto a demanda y rotación, por lo que deberán estar preparados para tomar decisiones importantes para hacer más eficiente la compra, por ejemplo cuando se tenga que comprar un producto en específico podrán identificar qué otros están también cercanos a llegar a su nivel mínimo para con este dato seleccionarlos y poder aprovechar el espacio y costo del transporte en lugar de hacer varias compras individuales al momento de requerir cada

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producto por separado.

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SAP Business One te ayudará a contar con la información oportuna, certera y en tiempo real que tu empresa necesita para lograr un manejo

óptimo de tus inventarios.

Actualización constante de la información.

Las tendencias y situaciones de los productos tienden a cambiar, por lo que es muy importante tener revisiones periódicas de la información y actualizar constantemente los niveles mínimos y máximos que tiene la compañía. Este análisis es recomendable que lo realices anualmente o en caso de que la industria y mercado en que se desempeñe tu negocio lo requiera, puede llevarse a cabo varias veces al año para que puedas asegurarte de contar con información confiable para tomar todas las decisiones importantes.

Recuerda que para poder llevar con éxito esta estrategia debes contar con catálogos de productos depurados, información confiable de tus existencias, compras y ventas de tus artículos y un mantenimiento accesible, flexible y fácil de esta información para que puedas realizarlo de manera proactiva. Así mismo, es muy importante que tomes en cuenta que una vez que ya estás llevando a cabo tu control de inventarios no pierdas de vista que el monitoreo y seguimiento del mismo es pieza clave para su éxito.

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El manejo y administración de inventarios es uno de los temas más importantes en la gestión estratégica de las empresas ya que existe la posibilidad de que desencadenen problemas relacionados con los mismos, ya sea que no coincida el conteo con las existencias físicas, que exista desabasto, o te quedes con mercancía que no se vende, es muy importante que se tomen cartas en el asunto lo antes posible ya que éstos pueden llegar a representar pérdidas de dinero muy importantes para tu empresa.

Es por esto que te compartimos un listado de 7 errores que son muy comunes en la gestión de tus almacenes para que evites incurrir en ellos ya que como lo hemos comentado con anterioridad, el inventario es uno de los principales factores en el desempeño de las empresas y en la manera en que obtienen ganancias. Su control y óptima gestión son clave para la eficiencia de tu organización.

ERRORES QUE DEBES EVITAR EN LA GESTIÓN DE INVENTARIOS

No considerar el tiempo de reabastecimiento de tus proveedores

Cuando se planea la demanda esperada, la empresa puede incurrir en el error de no considerar para sus fechas de pedidos y reorden el tiempo de respuesta del proveedor, el cual consiste en la capacidad (en días) del mismo para realizar un abastecimiento a tu empresa.

No tomar en cuenta este tiempo que tarda tu proveedor en entregar el producto puede causar que en caso de escasez del producto, de una demanda extraordinaria y otras situaciones puedas quedarte sin el producto y no poder cumplir con tu cliente, lo que redituaría en una pérdida de venta, mala imagen y posiblemente puedas perder un cliente por no tener la capacidad de respuesta. Es importante que consideres la cantidad de inventario que debes tener de un producto si el tiempo de respuesta de tu proveedor es tardado para evitar complicaciones con los clientes, así mismo debes de evaluar la confiabilidad de los tiempos de entrega de tu proveedor.

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Manejar muchos códigos de productos (SKU) diferentes

Es natural que con el tiempo y la operación de la empresa se vayan agregando nuevos SKU’s o códigos de producto, sin embargo esto es un asunto al que debes prestar atención. Un síntoma muy claro de que la cantidad de SKU’s existentes en tu almacén es mayor que el óptimo y se ha vuelto problemático es cuando puedes observar que cuentas con muchos artículos de poco volumen cada uno lo que causa un conflicto en la logística del almacén, esto puede implicar que pierdas el enfoque de los productos que realmente generan valor para la compañía, de igual manera tener bien definidos los SKU’s hará más sencillo el manejo de tus existencias.

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Administrar todos los productos de la misma manera

Un paso muy importante al gestionar tu inventario es tener clasificados tus artículos para tener una visión más panorámica de con qué tipo de productos cuentas y la mejor manera de gestionar cada uno de ellos. Pensar que todos los productos se pueden gestionar y controlar de manera estandarizada es una visión limitada de tu operación ya que no todos los productos tienen el mismo nivel de venta y de rotación.

¿Por qué es importante diferenciar tus productos?

Porque esto te permitirá contar con metas de venta realistas para cada uno de los productos, según su comportamiento de ventas.

Te podrás enfocar en los artículos que te generan más utilidades, según la técnica de Pareto el 20% de tus productos representan el 80% de la demanda, por tanto es importante identificar a cuáles darles prioridad.

Te permitirá conocer más acertadamente las cantidades de consumo y tiempos de cada uno, evitándote tener costos extras por ejemplo, por mantener inventario de baja rotación en altas cantidades.

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No predecir acertadamente la demanda esperada

La planeación y estimación de la demanda esperada es un dato fundamental que debes conocer para evitar tanto desabasto como inventario en exceso los cuales en ambos casos te generarán costos extras. Un error muy común es por ejemplo, no anticipar periodos en lo que puede haber incremento en la demanda y no tengas capacidad para cumplir con los compromisos pactados con el cliente.

Existe también el caso opuesto donde por temor a quedarse sin producto, los encargados de almacenes mantienen un exceso en inventarios lo que representa mucho dinero inactivo que puede afectar tu capital de trabajo y disminuir de manera importante tus utilidades. La mercancía guardada en una bodega por más del tiempo estimado corre riesgo de dañarse, volverse obsoleto y depreciarse haciendo más difícil que realices su venta y perdiendo dinero con esta situación.

Es importante que mantengas registros del movimiento de tus diferentes productos y de las distintas temporadas, si es que aplica para tu negocio para que puedas estimar tu demanda esperada de manera más certera, ayudándote de distintos métodos de cálculo existentes.

El inventario es una parte medular de las operaciones de tu empresa y un factor importante en el desempeño de tu empresa, así como en las utilidades, por lo tanto su manejo debe ser lo más eficiente para asegurar que no estés incurriendo en gastos innecesarios ni dejando de ganar utilidades.

Tener control del inventario a base de diversos archivos en hojas de cálculo o formatos en papel es una tarea complicada, pueden existir muchos factores que colaboran a no tener un buen control de tu inventario bajo una visión integral como un excesivo papeleo o información desactualizada, esto no te permite tener una visión integral de lo que está sucediendo ni tomar decisiones a tiempo para entrar en un ciclo de mejora continua.

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Falta de automatización55

Un sistema automatizado para la gestión de tus inventarios hará más fácil que obtengas la información confiable que necesitas a tiempo, minimizando los errores y ahorrando tiempo en captura de datos,

evitándote el gasto innecesario de recursos.

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Personal con entrenamiento inadecuado

Existen errores que podrían ser evitados si cuentas con el personal adecuado y capacitado constantemente para el tema de manejo de inventarios, si tus colaboradores encargados del conteo y administración de las existencias no tienen la preparación necesaria y conocimiento de los productos es posible que puedan incurrir en fallas, lo que hará que tu inventario no sea confiable.

Al contar con un sistema de control de inventarios automatizado y capacitar a tus empleados a utilizarlos, les estarás dando herramientas muy valiosas con lo cual podrán llevar una administración y planeación de las mercancías de manera más eficiente y sobre todo, con una visión completa del proceso. El tiempo ahorrado gracias a la tecnología, permitirá que tu equipo de trabajo pueda enfocar sus recursos a planear mejor y generar estrategias para permitir que el inventario tenga mejor comportamiento en tiempos y cantidades, lo que aportará para la rentabilidad de tu organización.

El almacén es un área de tu empresa que requiere de un monitoreo y control constante ya que los errores que se generan en éste, la mayoría de las veces reditúan en un gasto o pérdida para la empresa, para esto es fundamental que cuentes con un control eficiente tanto de los procesos como de los indicadores clave.

El control del inventario es un aspecto esencial para el buen funcionamiento de tu empresa, dado que su manejo se puede prestar a robos, mermas y desperdicios lo que puede tener un fuerte impacto sobre la productividad y por tanto las ganancias de tu compañía. De igual manera es primordial la buena organización dentro del almacén en cuanto a productos y personal así como asegurarte de contar con la infraestructura necesaria porque eso facilitará llevar una gestión más controlada y eficiente, podrás detectar de manera más rápida necesidades, áreas de oportunidad y acciones a tomar.

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Sistemas ineficientes de control de almacenes e inventarios.77

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Toma en cuenta que lo más importante es que puedas identificar el origen de estos problemas que puedan presentarse en tu manejo de existencias para corregirlos a tiempo y generar un ciclo de mejora continua mediante el cual tu proceso sea más productivo.

Para tener un mejor control sobre tus inventarios, una visibilidad integral y una planeación de abastecimiento más acertada es importante que cuentes con una herramienta tecnológica que te brinde el apoyo para gestionar tu inventario de la manera más eficiente, así mismo, dentro de la empresa se deben establecer mejores prácticas en la planeación y ejecución de todo el proceso y sobre todo es fundamental que exista constante revisión y seguimiento.

Apóyate en una solución tecnológica como el ERP SAP Business One con la cual obtendrás un óptimo manejo de tus inventarios, lo que te generará una importante ventaja competitiva al obtener mayor confiabilidad en tus existencias así como en tus costos y por lo tanto un mejor servicio al cliente para lograr la rentabilidad que buscas para tu empresa.

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