CASO DE ESTUDIO CAPITULO 4

Cada vez más los equipos virtuales de trabajo son comunes en las

organizaciones, no obstante, muchos gerentes tiene escasa experiencia con la

organización y funcionamiento de estos equipos virtuales de trabajo.

Asuma que usted está a cargo de un equipo virtual de trabajo recién formado

en la empresa de “Consultores, S.A”. Este equipo está encargado de

desarrollar un sitio en el internet para promover un producto farmacéutico

nuevo llamado Yvin, el cual sirve para tratar erupciones cutáneas causadas por

hiedra venenosa u otras plantas tóxicas.

Su oficina se encuentra en el Salvador, pero con frecuencia trabaja en casa.

Los miembros del equipo son:

Dos empleados del cliente, uno trabajo en Honduras y el otro en Guatemala

Dos colegas que trabajan en el mismo edificio que usted

Un especialista en diseño gráfico independiente que está en Petén

Un ingeniero de software que se especializa con la programación de aplicación

web y su sede está en Canadá

Todos los integrantes del equipo hablan inglés con fluidez, pero el inglés es el

segundo idioma para cuatro de los miembros de equipo. Éste es el primer

proyecto y también es la primera vez que es responsable de administrar un

equipo virtual de trabajo.

1. ¿Cuál es el propósito del equipo virtual?

Trabaja en forma interdependiente, con un propósito compartido, más allá de

las fronteras del espacio, el tiempo y los límites organizacionales, usando las

tecnologías de la información y la comunicación para interactuar.

2. ¿Cuáles son sus metas a corto y mediano plazo?

Implementar el equipo virtual, que el gerente pueda trabajar de forma eficaz

con el equipo virtual de trabajo.

3. ¿Qué funciones son necesarias para asignar en el equipo?

Ver las capacidades de cada uno, delegar las tareas correspondientes y

realizar el análisis de forma que al momento de implementar el equipo virtual

quede como se desea.

4. ¿Qué funciones son necesarias asignar en el equipo?

Administrar la información, Diseñar el equipo virtual, implementarlo en la

empresa.

6. ¿Qué roles son necesarios en el equipo?

Se debe contar con un líder de proyecto usuario final, Administrador del

sistema de información Diseñador del Sistema, Implementador

6. ¿Qué organización es necesaria para que el equipo funcione?

Todas las organizaciones involucradas en el proyecto y estas deben tener una

comunicación efectiva hacia adentro y hacia afuera para que le intercambio de

la información permita asegurar que se adoptarán oportunamente las

decisiones correctas y no existan dudas en los miembros del equipo respecto a

qué deben hacer, cuándo, cómo y por qué.

Propuesta:

Crear un equipo que esté dirigido por el Gerente del Proyecto y en el cual cada

miembro se especialice en funciones y habilidades específicas.

Una vez definidas las funciones y habilidades requeridas por la organización se

puede revisar trabajos y propuestas desde una plataforma en un sitio de

internet.

EJERCICIO 9 DEL CAPITULO 5

Tipos de Sistemas de Información

Tipos de Sistemas Utilizado principalmente para: Características Principal

apoyo a la organización Ejemplo de sistema

Sistema de procesamiento de transacciones. Realizar un movimiento según

el cliente lo requiere o solicite. Se manipula a través de una PC en donde se

tiene una base de datos en donde se registran las entradas, o sea los datos del

cliente. Llevar un registro diario, semanal, mensual, etc. De los movimientos de

la empresa. El sistema que tienen los bancos al momento de realizar cualquier

movimiento de los clientes.

Sistema de automatización de oficinas. Realizar las tareas más rápidas y

con mayor exactitud en los datos obtenidos. Regularmente funciona a base de

una computadora en donde se implementa un software. Agilizar las tareas

diarias de la oficina y así poder cumplir con los requerimientos necesarios.

Sistema de control de facturas hechas por día.

Sistemas de información para la Administración. Tener control sobre todo lo

que implica responsabilidad de la Administración. Nos da opción a llevar al

detalle cada paso a llevar para lograr resultados. Tener todo en orden y control

y de tener acceso en cualquier momento. Sistema de control sobre los gastos

hechos al mes por la empresa.

Sistemas de apoyo para la toma de decisiones. Tener bien en claro sobre

los riesgos que implica en tomar o seleccionar la decisión adecuada. Permite

obtener información de tiempo antes o el historial. En tener en claro en qué

posición estamos

Y no dejar que bajemos de nivel en la productividad. Un sistema que nos

permite llevar el registro de que tan productivo esta siendo un vendedor.

Sistemas estratégicos. Tener informes detallados de los resultados obtenidos

en un determinado periodo de tiempo. Nos permite visualizar las metas

establecidas como también si fueron cumplidas o no. Permite al administrador

seleccionar las medidas a tomar para que las metas sean cumplidas en un

determinado tiempo. Un sistema donde se visualiza las ventas semanales,

mensuales, etc. Donde el supervisor de ventas tenga acceso a ellas.

Sistemas expertos. Permite el tener acceso a un historial de información más

resumida o sea mostrar los resultados tanto interna propia de la empresa como

externa. Podemos ver los resultado por periodos tenemos la oportunidad de

tener una visión externa como interna, tener a la vista los resultados de

diferentes áreas de la empresa. Ayuda a la organización para que esté

preparada ante las tendencias futuras como también ayuda a la actualización

de la organización. Un sistema que tiene un Director comercial de una empresa

en la cual puede visualizar los datos que él desea y al momento que sea como

también dar un vistazo a las tendencias futuras. ...

CASO DE ESTUDIO CAPITULO 6

1. ¿Qué es un método? ¿Porque es importante en el análisis?

Un método es la ejecución ordenada y clara para llegar a un resultado o fin

determinado.

Es importante porque el análisis de sistemas utiliza varios métodos aceptados

para lograr sus objetivos.

2. ¿Qué es el análisis de sistema?

Es aplicar los principios de sistemas para ayudar a quien tiene que decidir en la

solución de un problema.

3. ¿Qué información se busca, generalmente, cuando se realiza un análisis de

sistemas?

Identificarlo, reconstruirlo, optimizarlo, y controlar dicho sistema, considerando

múltiples objetivos, recursos y limitantes.

4. ¿Qué información debe asegurarse de obtener al realizar un análisis de

sistemas?

Es importante obtener datos e información. Posteriormente, es necesario

clasificarlos para facilitar su interpretación. Por último se realiza un análisis de

lo que se ha encontrado y se determina que debe hacerse para resolver el

problema o mejorar la situación.

5. ¿Cuáles son las actividades que se realizan en el análisis de sistemas?

• Recopilación de la información: Se debe reunir información acerca del

sistema, se deben identificar las entradas o salidas del mismo, su contorno o

ambiente, y las transformaciones o procesos. Además, responder las preguntas

relativas al que se hace, con qué frecuencia etc. En esta parte se deben

realizar los datos históricos para identificar los puntos de divergencia y

condicionantes que han influido en la organización.

• Registro y documentación del sistema actual: generalmente las etapas de

recopilación y registro se realizan paralelamente. Se debe registrar en forma

escrita toda la información recabada relevante, preferentemente en forma de

diagrama. Se deberán revisar los métodos y procedimientos para entender las

relaciones entre las entradas, los datos y las salidas.

• Análisis y critica de la información recabada: se debe analizar la información

que ha reunido y determinar los aspectos que deben mejorarse o cambiarse.

6. ¿Qué metodologías existen para realizar análisis de sistemas?

• PUD

• SADMS

• SDLC

• PROTOTIPO

7. ¿Qué es el SDLC?

Es un modelo simple por etapas en el cual un proyecto de desarrollo de

software se inicia, se desarrolla y se completa. Además, se hará un resumen

acerca del método de prototipos ya que se considera importante dentro del

análisis de sistemas.

8. Cuál es el propósito de los métodos estructurados de diseño (SAMD)

Tiene el propósito específico de hacer el análisis y diseños de sistemas más

manejable y como consecuencia, mejorar la calidad de la implantación final.

9. ¿Qué características poseen los SAMD?

Permite que la administración del proyecto sea más eficiente y aseguran la

calidad.

Sirven de base para la comunicación.

Estandarizan la práctica del diseño.

Permiten producir diseños técnicamente eficientes y de mantenimiento fácil.

10. ¿Cuáles son los SAMD más populares?

• Yourdon Structure Methodology (YSM)

EJERCICI0 11 CAPITULO 6

Permite que la administración de proyectos sea eficiente y asegura la

calidad.

Sirve de base para la comunicación.

Estandarizan la práctica del diseño.

Permiten producir diseños técnicamente eficiente y de mantenimiento

fácil.

Muestran que debe hacer el sistema sin referencias.

Son diagramas explícitos y comprensibles.

Dan la posibilidad de representar el sistema a diferentes niveles de

complejidad, desde lo más global a lo más detallado solo requieren

cuatro símbolos.

Son fáciles de mantenimiento, pues los cambios afectan solo algunos de

sus elementos y no al todo.

Dirigido por casos de uso: Un caso de uso especifica un comportamiento

deseado del sistema. Describen que hace el sistema, no como lo hace.

Centrado en la arquitectura: la arquitectura es una vista del diseño

completo con las características más importantes resaltadas; deja los

detalles a un lado.

Interactivo e incremental: Esta característica se fundamenta en que el

usuario no sabe exactamente lo que quiere el sistema. Se facilita el

proceso al repetir una serie de fases una y otra vez para ir afinando los

requerimientos del sistema y obtener en cada fase un incremento en la

definición.

Definir las actividades a llevarse a cabo en un proyecto de desarrollo de

un sistema.

Lograr congruencia entre la multitud de proyectos de desarrollo en una

misma organización.

Proporcionar puntos de control y revisión administrativos de las

decisiones sobre continuar o no con un proyecto.

Métodos para realizar el

Análisis de sistema

EJERCICIO 4 CAPITULO 2

IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS

Instrucciones y enunciado del ejercicio: Seleccione un proceso dentro de una

organización e investigue qué actividades se llevan a cabo para completarlo.

* Proceso de compras de materia prima en una empresa industrial

* Facturación al detalle en una empresa comercial

* Cobro de una cuenta por pagar en una empresa de servicios

Divídalo en actividades. Luego realice un análisis de valor agregado. Sugiera

minimizar aquellas actividades que no agregan valor y proponga actividades

qué agreguen valor. Utilice el siguiente formato:

ANALISIS DE VALOR AGREGADO

PROCESO ANALIZADO: Proceso de compras de materia prima en una

Empresa Industrial.

No. ACTIVIDAD ¿ES NECESARIA? ¿AGREGAR EL VALOR?

1 Cuadro de generación de pedidos: Si es necesario porque son cuadros

elaborados en una hoja de Excel, en los cuales se elaboran los pedidos del

mes, considerando existencias, consumos, cobertura y producción del mes. SI

agregar valor, es necesario innovar.

2 Libro de pedidos Es el libro en el cual se detallan los pedidos en forma

correlativa, especificando, numero de pedido, fecha en la cual se solicita la

proforma, producto solicitado, y proveedor. SI agregar valor, es necesario

innovar.

3 Jefe de Compras: "A) Solicitar e imprimir los inventarios de cierre

oportunamente.

B) Actualizar cuadros de generación de pedidos y enviarlos al jefe de

Planificación de la planta de producción.

C) Es obligación del jefe de compras, asegurarse de que una proforma no

demore más de un día hábil para ser recibida.

D) Solicitar pago para proveedores con los cuales no se posea crédito y

asegurarse de que este sea enviado oportunamente.

E) Archivar toda la documentación que respalde la comunicación con el

proveedor y el solicitante del producto hasta que el pedido quede confirmado.

Así como de toda la comunicación hasta que este sea despachado." SI agregar

valor, es necesario innovar.

4 Secretaria del departamento: "a) Hacer el expediente para el nuevo pedido.

b) En caso de no contar con crédito, elaborar la solicitud del cheque conforme

requisición del supervisor de compras.

c) Gestionar pago con la gerencia financiera para que este sea enviado en la

fecha solicitada por el supervisor de compras.

d) Enviar pago al proveedor.

e) Informar al jefe de compras y al proveedor del envió del pago.

f) Archivar documentación que respalde el pago del pedido.

“SI agregar valor, es necesario innovar.

5 Confirmación cada inicio de mes la digitación del inventario de cierre del mes

anterior. Se consulta vía telefónica a informática si producción ha enviado los

inventarios de cierre de mes. De no tenerlos se llama al jefe de planificación de

producción para que los envié. SI agregar valor, es necesario innovar.

6 Impresión de inventarios. Una vez confirmado el envió del inventario por la

planta de producción se imprime este a través del (Software en uso de

EJERCICIO 2 CAPITULO 1

COMPARACION DE LOS ENFOQUES DE LA CAJA NEGRA Y DE LA CAJA

BLANCA

Insumo para la actividad | Lectura de Material |

Producto esperado | Cuadro comparativo para analizar sistemas desde los

enfoques de la caja negra y caja blanca. |

Instrucciones | En parejas elaborar un cuadro comparativo para los siguientes

sistemas. Utilizar ambos enfoques. Puede usar el siguiente formato. |

Sistema | Caja Negra | Caja Blanca |

Ejemplo Calculadora Electrónica | Una persona puede utilizar la calculadora y

confiar en sus resultados sin conocer como internamente los produce. | Un

ingeniero diseñador de calculadoras debe conocer cómo estas producen los

resultados. Sus componentes y los procesos necesarios para generar las

operaciones disponibles. |

Teléfono Celular | Los usuarios de telefonía móvil utilizan los teléfonos

celulares para envío y recepción de llamadas, como un medio de

comunicación. Así como el uso de aplicaciones especializadas en diferentes

ramos como entretenimiento, noticias, redes sociales, agenda y correo

electrónico. | Para un Ingeniero en electrónica es necesario conocer el

funcionamiento especifico de cada uno de los componentes del celular, el tipo

de señales que emite y recibe, el rango banda ancha que utiliza, tecnología de

comunicación y los componentes que integran cada una de las aplicaciones

disponibles para los diferentes modelos de celulares. |

Biblioteca | Para los usuarios de una biblioteca es indispensable conocer el

libro específico que desean leer, el tema o título de su elección. | Para el

bibliotecario o encargado de biblioteca es indispensable saber y conocer el

sistema de inventario de libros, que tipo de libros tiene, el orden dentro de la

biblioteca dependiendo del orden alfabético, drama, comedia, terror, ciencia,

ficción, historia, etc. Así mismo debe de conocer acerca de autores, ediciones,

escritores, etc. |

Avión | Un pasajero de avión puede utilizar el transporte aéreo para movilizarse

desde un punto

o país especifico, hacia un destino de trasbordo o final. | El piloto encargado de

manejar el avión, debe ver que todos los niveles de presión, combustible, etc.,

así como los sistemas hidráulicos y mecánicos estén en perfecto

funcionamiento. Estos procesos se mantienen en óptimas condiciones de vuelo

gracias a un equipo técnico y mecánico especializado, encargado de ver el

mantenimiento preventivo y correctivo de cada avión. |

Ejemplo Propio: Casa | El comprador de una casa, sabe que debe comprar una

casa de acuerdo a sus necesidades básicas. Una buena construcción,

seguridad, confort, comodidad, calidad, etc. | El arquitecto que dirigió la

construcción de la casa conoce los procesos de construcción, cimientos, obra

gris, detalles, acabados e instalaciones de cableado eléctrico, tuberías, etc. Los

materiales necesarios para su construcción y la garantía de que sea una buena

vivienda. | ...

EJERCICIO 3 CAPITULO 2

Clasificación Sub-clasificación EJEMPLO

Por su propósito Si sirven a un propósito (purposeful) Para Chokola’k el

sistema de distribución de energía en Guatemala, es un sistema purposeful, ya

que aunque sirve a los propósitos de Chokola'k de contar con la energía

necesaria para operar no fue creado específicamente para ello.

Bien si fueron construidos por el hombre diseñados para un propósito

(purposive) Para Chokola’k el subsistema de control de inventario de las

tabletas de chocolate es un ejemplo de sistema purposive, ya que fue diseñado

y creado para controlar el inventario de la organización.

Por su repuesta al ambiente Dinámico Cambia y se adapta a los recursos y

demandas de los clientes. La empresa cambia mediante las necesidades.

Pasivo Para Chokola’k significa tomar una respuesta pasivo y no cambiante

cuando el ambiente no cambia o tienes cambio que no afectan los productos.

Por Su Naturaleza Naturales Son los recursos naturales que usa la empresa.

Diseñados Los programas de computador los cuales son hechos a medida para

la empresa.

Culturales La cultura y la tradición es parte de la empresa para que tenga un

mayor valor.

Sociales Debe de ser amigable a la comunidad y a la naturaleza para que sea

popular entre las demás personas.

Financieros La empresa debe de tener una ganancia para su optimo

desempeño y para que la empresa crezca.

EJERCICIO 4 CAPITULO 2

No. Actividad ¿Es Necesaria? ¿Agrega valor?

1 Ensamblado Si, ya que esta es la base del motor y sus prestaciones. Sí,

porque los componentes tienen más valor al ser unidos.

2 Pruebas y Ajustes Sí, porque los componentes tienen más valor al ser

unidos. Si, un motor más afinado y eficiente y potente tiene un valor mayor que

un motor defectuoso. El valor sobre compensa los gastos en los ajustes.

3 Unificación con caja de cambios Sí y no. Si porque es necesario al darle una

pruebe al nuevo motor para ver que todas las piezas encajen a la perfección.

No porque hay veces que se excede en las pruebas para llegar a un ajuste

optimo. Una caja agrega valor, si es una caja más cara o más sofisticada

agrega mucho más valor pero no todos los clientes les gustan tales opciones,

siempre es bueno tener todas las opciones disponibles.

4 Montaje de motor y caja de cambios en el auto al terminar Claro, sin una caja

de cambios, ya sea manual, automática, semiautomática o triptronic, debe de

ser la adecuada para el auto y con los gustos del cliente. El auto será

terminado con una caja y motor de acuerdo al cliente. El auto tendrá más valor

que un auto hecho en serie y será mucho más exclusivo para el propietario y

para la empresa.

5 Últimas pruebas de motor y caja ya montado en el auto. La penúltima fase

antes de completar un auto, definitivamente necesario. Si, así como en las

últimas pruebas previas al montaje, esto agrega mucho valor, especialmente si

es una opción personalizada.

El motor, en un auto es una de las partes más caras y de mayor valor

agregado.

Ejercicio 15 De Capitulo 8 De Automatización De Procesos Administrativos 2

Innovar ideas nuevas y frescas para destacar un mejor proyecto. | Acercándose

a cada colaborador y asignar dicha tarea. | Establecer un orden en el grupo

para contar cada persona con dicho tema. | Establecer parámetros sin

necesitar a un grupo determinado | Aclarar bien las ideas y sugerencias sin

necesidad de corroborar con otra fuente. | Investigar o sacar hipótesis por

dichas cuentas |

Promover la participa-ción

Estableciendo parámetros de temas y desarrollo del mismo. | | Cada uno debe

tomar el rol de promover ideas innovadoras | 

Autonomía

Descripción del método estudiado usando una base. | | Trabajar únicamente

enfocado en el informe y sin corroboración. |

La participación es fundamental a la hora de sacar una hipótesis. | Liderar bien

un grupo para que se maneje en forma ordenada la participación. | Por lo

menos deben participar dos graficas en dicho informe. | Todas las ideas fluyen

solo para un tipo de informe. | Investigar sin ser dependiente de otra innovación

o recurso | Laborar únicamente e individualmente sin depender de otra

participación. |

Es importante saber de qué se está nutriendo y en que se basa el

conocimiento. | Señalar hipótesis posibles al desarrollo del mismo. | Sacar el

infirme del posibles riesgos. | Basar el informe conforme a graficas que logren

trasmitir los deseados | Tener bastantes instrumentos de comunicación para

siempre actualizar los datos | El estilo de redacción conforme a las graficas. |

Identificación y utilización

Utilización del proyecto que seria para beneficio del usuario. | | Utilización de

material adecuado | 

Comunicación

Establecer diferentes puntos de comunicación. | | Análisis profundo dentro del

programa para así corregir dentro del sistema |

Utilización de graficas y materiales de apoyo. | Identificación de error al verificar

informe | Elaboración desde un principio   para evitar inconvenientes. |

Verificación constante del sistema de comunicación | Presentación del plan de

trabajo...

Ejercicios 6 7 8 9 10 11 12 Administración De Procesos Administrativos 2

Ejercicio 6

Capitulo 3 – ESTUDIO Y ALCANCE DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

  1 Autoridad

Para llevar a cabo la automatización de un proceso

Para delegar responsabilidades

Para la toma de decisiones en cuanto a división de trabajo

Para Designar jerarquías

Para velar por el cumplimiento y ordenamiento.

  2 Responsabilidad

Para tener control dentro de una responsabilidad

Para poder responder   en cuanto a recursos y organización

Para cumplir con tareas atribuidas

Para complementar en cuanto a otros procesos

Para ejercer una solida autoridad y toma de mando

  3 Especialización y división del trabajo

Para que en una organización exista dominio de determinadas tareas

Para automatizar en tiempo en cuanto a la agilidad en determinada función

Para maximizar la producción en una empresa

Para que exista una coordinación administrativa efectiva

Para que se realice una supervisión más estrecha

  4 Departamentalización

Lograr trabajo en equipo bajo fines comunes

Delimita secciones de mando y autoridad y responsabilidad

Para llevar un mejor control de los procesos

Para coordinar y automatizar de acuerdo a objetivos distintos

Para que la empresa se maneje ordenada

  5 Jerarquización

Para establecer arreglos de autoridad y delimitar atribuciones

Para automatizar y controlar la toma de decisiones de la empresa

Establece niveles de subordinación.

Permite la planeación estratégica que no compete a todos

Permite la táctica y la supervisión operativa.

  6 Unidad de mando

Permite la fluidez de información dentro de la empresa

Da lugar a la autoridad funcional y efectiva.

Permite delimitar responsabilidades así como de enriquecerlas

Delega funciones para su cumplimiento

Fortalece la empresa en cuanto a control y monitoreo.

EJERCICIO 7

CAPITULO 4 – COMO LOGRAR UNA ORGANIZACIÓN EFECTIVA

No. | PROBLEMA | PROBABLE CAUSA | PRINCIPIO QUE IMPLICA |

1 | Los objetivos de la empresa, sus aspiraciones y visión no son conocidos ni...