El arte de coordinar actividades colaborativas con un solo clic

Juan Ramón Rico-Juan Antonio Javier Gallego-SánchezDpto. de Lenguajes y Sistemas Informáticos Dpto. de Lenguajes y Sistemas Informáticos

Universidad de Alicante Universidad de Alicante03080 Alicante 03080 Alicante

JuanRamonRico@ua.es jgallego@dlsi.ua.es

Resumen

El rol del profesor cambia cuando hace uso de lasTIC, su figura tiende a planificar y guiar situacionesde aprendizaje más que a ser un mero transmisor deinformación como en el pasado. El disponer del co-nocimiento necesario sobre las herramientas adecua-das para realizar la labor de seguimiento y control esfundamental para descongestionar al docente en estaslabores. Una vez se planifica una asignatura el segui-miento de la misma es muy importante por lo que esteartículo presenta una forma innovadora de gestionar ladistribución, control y evaluación de actividades paraun gran número de alumnos en clases presenciales ma-sificadas. Pretende ser una guía para adquirir unas no-ciones básicas hacia la automatización de las tareas decoordinación basadas en servicios gratuitos Web 2.0 deGoogle y una orientación para saber qué servicios usarcuando queremos automatizar procesos repetitivos.

Abstract

The teacher’s role has changed with the introductionof ICT, it tends to plan and guide learning situationsrather than being a mere transmitter of information asin the past. Nowadays, teachers must also know howto use the latest management and monitoring tools inorder to relieve their daily work. Once a course is plan-ned, track the same is very important, so this paperpresents an innovative way to manage the distribution,monitoring and evaluation of activities for large num-bers of students in overcrowded classes. This text alsointends to be a guide on how to automate coordinationtasks and repetitive processes using Web 2.0 and thefree services of Google.

Palabras clave

Aplicación de las TIC, proceso de enseñanza-aprendizaje, optimización de la coordinación del pro-fesor.

1. Motivación

Durante estos últimos años hemos asistido a nume-rosos avances en las ciencias de la educación respecto alas concepciones del aprendizaje y los nuevos enfoquessobre la acción didáctica. La teoría de las inteligenciasmúltiples, la importancia del aprendizaje flexible o laimportancia de los modelos cualitativos en la evalua-ción, son algunos ejemplos de los avances que se hanido produciendo en el sector educativo como comentanBarroso y Cabero en [1].

Los docentes cada vez disponemos de un mayor nú-mero de programas, herramientas o servicios web quenos ayudan en estos nuevos enfoques sobre el aprendi-zaje. A la vez que nuestros alumnos tienen más dispo-sitivos electrónicos como teléfonos inteligentes, tabletso portátiles que podemos integrarlos en clases de teo-ría. Facilitar la gestión y seguimiento efectivo de nues-tras asignaturas es cada vez más necesario para llegar aun mayor número de alumnos manteniendo la calidaddocente. Por ello, una vez planificada una asignaturadebemos usar todos los recursos tecnológicos a nues-tro alcance para facilitar esta tarea.

Con la introducción de las TIC, los docentes han su-frido una evolución en los diferentes roles que debendesempeñar. En la publicación de Cabero [2] se descri-ben los cambios más importantes que se producen enlos roles de los docentes cuando se usan plataformasvirtuales en las dimensiones como: consultor y facili-tador de información; diseñador de medios; modera-dor y tutor virtual; evaluador continuo y asesor; orien-tador y administrador del sistema. Por lo que es muyimportante que el docente disponga de sistemas senci-llos y eficientes para controlar la mayoría de las dimen-siones citadas anteriormente. Las plataformas actualescomo los CMS (Content Management Systems) o LMS(Learning Management Systems) ofrecen sus mecanis-mos y sus filosofías propias para generar, distribuir ycalificar las actividades por parte del profesor y permi-ten un seguimiento cómodo por parte del alumno.

Sin embargo, estos sistemas tienen una adaptaciónlimitada, ya que en general no permiten el trabajo cola-borativo más allá del uso de foros; ni automatizar pro-

Actas del Simposio/Taller XX JENUI. Oviedo, 8 de julio 2014ISBN: 978-84-697-0775-3Páginas: 45-51

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cesos repetitivos, sino que hay que usar menús paraseleccionar las acciones que necesitemos y repetirlastantas veces como sea necesario. Para una mayor fle-xibilidad en la gestión y control de las actividades hayservicios pertenecientes a la denominada Web 2.0 co-mo Google Apps Script que sí nos permiten esta auto-matización de procesos repetitivos, de esta forma noshace más eficientes como docentes y podemos realizarel mismo trabajo en menos tiempo. Por tanto, se tratade una evolución sobre el trabajo colaborativo directocon documentos de texto, presentaciones, calendarioso sitios web, ya que nos permite generar multitud deacciones en un solo clic, o incluso, activarlas automá-ticamente con eventos (condiciones o fechas).

En este artículo presentaremos un ejemplo de per-sonalización de las actividades de teoría (aunque en elfuturo también se pretende integrar la parte práctica)de una asignatura para que el seguimiento y control dela misma resulte tan sencilla como realizar un solo clic.A día de hoy crear un sistema completo con estas ca-racterísticas no es trivial y es la motivación principalde redactar este artículo.

2. Planificación de la asignatura

El ejemplo que presentamos en este artículo corres-ponde a la asignatura llamada DESARROLLO CU-RRICULAR Y AULAS DIGITALES EN EDUCA-CIÓN PRIMARIA (DCADEP) perteneciente al GRA-DO EN MAESTRO EN EDUCACIÓN PRIMARIA dela Universidad de Alicante. Esta asignatura se desglo-sa en clases de teoría y práctica, en aulas convencio-nales y en aulas con ordenadores, respectivamente. Enel apartado de teoría se acordó disponer de una refe-rencia básica [1] para realizar actividades sobre ella ycomplementarla con otras fuentes de información digi-tales.

En concreto, las actividades que se propusieron a losalumnos para la parte teórica de la asignatura fueron:

• Preparar en grupo una unidad docente y exponer-la. Esta actividad pretende que los alumnos lean,razonen y sinteticen los conceptos relacionadoscon la bibliografía básica, así como que lo com-plementen con otros recursos (la mayoría de ellosdigitales en formato de audio, vídeo o texto) o consus aportaciones propias al trabajo;

• Al realizar las exposiciones, el resto de los alum-nos tenían que valorar la calidad de los materialesy la exposición, participando en una parte de lanota del grupo;

• Para conseguir un seguimiento activo de la asig-natura durante su impartición se propuso una seriede preguntas por unidad que tenían que contestaren el plazo de una semana. Los alumnos que res-

pondían a la mayoría de estas preguntas obteníanuna puntuación adicional.

Una vez planificada la asignatura hay que desglosardetalladamente cada uno de los recursos que se van autilizar en cada una de las partes para poder comenzarla creación de un sistema flexible y eficiente para sucontrol.

2.1. Requisitos para un sistema de con-trol de actividades

Según las características de nuestra asignatura, losrequisitos que buscábamos en un sistema de control deactividades eran los siguientes:

• Entorno colaborativo para poder trabajar en gru-po.

• Posibilidad de crear tanto documentos de texto ycomo presentaciones.

• Sistema de asignación y distribución de trabajospor grupo (posibilidad de modificar las composi-ción de los grupos mientras se realizan activida-des).

• Que todos los trabajos estén disponibles para to-dos los alumnos pero con diferentes permisos deacceso: que permita modificarlo (editar) solo aaquellos componentes del grupo que tienen querealizar el trabajo y consultarlo (lectura) al restode alumnos.

• Posibilidad de crear formularios de escala paravaloración de exposiciones.

2.2. Sistemas disponiblesUna vez analizados los requisitos de nuestro sistema

se realizó un estudio de las herramientas que actual-mente estaban disponibles para este tipo de tareas:

• Campus Virtual de la Universidad de Alican-te (UA): Desarrollo propio de la Universidad deAlicante, no permite trabajo colaborativo, ni creardocumentos de texto o presentaciones. Permiteasignación de trabajos a grupos (recogida de fi-cheros) pero requiere un esfuerzo e inversión entiempo considerable por parte del profesor paratoda su gestión. Tampoco permite automatizar laintroducción de notas ni compartir los trabajos delos alumnos entre ellos. Existe la posibilidad decrear formularios de valoración.

• Moodle: Instalado a nivel institucional con loselementos básicos si se solicita, no permite laampliación de módulos (es una restricción de laUA). Este sistema no se puede usar para traba-jo colaborativo a nivel de creación de documen-tos/presentaciones. Dispone de herramientas pararecoger y evaluar los trabajos que son más fáciles

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de utilizar que el sistema anterior expuesto. Tam-poco permite crear y automatizar la comparticiónde los trabajos de los alumnos entre ellos asignan-do diferentes permisos de acceso.

• Google Sites y Drive: Solución completamente amedida, perteneciente a las llamadas herramien-tas Web 2.0, se accede fácilmente a través de unnavegador web y permite el trabajo colaborativoa nivel de documentos de texto y presentaciones(Drive) con historial de accesos de cada usuario.La asignación y distribución de trabajos se puederealizar creando los documentos correspondientesen un directorio (en la nube) y compartiéndoloscon cada alumno según los permisos que se nece-siten. Con Google Sites se puede realizar el dise-ño de la página web estática de la asignatura paraque el alumno disponga de toda la informacióny detalle sobre las actividades a desarrollar. Tam-bién podemos utilizar las hojas de cálculo de Goo-gle de forma colaborativa con otros profesores pa-ra realizar anotaciones y operaciones para obtenerlas calificaciones parciales o finales de los alum-nos de manera totalmente privada y posteriormen-te publicarlas oficialmente con la herramienta quedeseemos. Además dispone de formularios pararecabar información de una manera fácil, cuyasrespuestas las recogeremos y procesaremos direc-tamente en una hoja de cálculo.

3. Buscando solucionesSiguiendo las consideraciones del apartado anterior

parece claro que el sistema que más se ajusta a nuestrasnecesidades es Google Sites (para nuestro sitio web)combinado con Google Drive (para los documentos co-laborativos).

3.1. Google SitesLa herramienta de Google denominada Google Sites

(https://sites.google.com) facilita la crea-ción, diseño y gestión de sitios web de una maneramuy sencilla e intuitiva. Es relativamente fácil crear unsitio web desde cero, en nuestro caso nos ha permiti-do crear la página web de la asignatura y estructurarlade manera habitual: dedicando una página para cadaapartado (introducción, programación, evaluación, ca-lendario, sesiones de teoría y sesiones de práctica). Lafigura 1 muestra un ejemplo.

3.2. Google DriveGoogle Drive (https://drive.google.

com/) permite de manera nativa (sin modificacioneso añadidos) trabajar con documentos, presentaciones

y hojas de cálculo de forma colaborativa, además tienecontrol de versiones e historial de accesos (permitesaber cuántas veces ha participado un alumno y quépartes ha aportado a la actividad). También disponede un sistema para realizar anotaciones que permiteno alterar el documento sino insertar comentariospara dirigir el trabajo en curso. Dicho sistema avisapor email cuando se contestan o se resuelven lasanotaciones.

Recientemente también se ha añadido a Drive la he-rramienta llamada “detalles y actividad” que es muyútil para los docentes que comparten gran cantidad dedocumentos con sus alumnos, ya que informa de quédocumentos se han modificado recientemente y quéusuario lo ha hecho. Así el docente se puede centraren los cambios y no necesita revisar todos los docu-mentos para saber si se han modificado o no desde suúltima revisión.

Para realizar el seguimiento y control de las activi-dades de los alumnos se puede usar la herramienta dehoja de cálculo de Google, la cual permite una plani-ficación totalmente detallada y personalizada de cadaasignatura y todas las actividades que se realizan enella.

En nuestro caso se ha realizado una actividad paracomprobar el seguimiento de la asignatura por partede los alumnos que consiste en el envío periódico derespuestas a preguntas que se formulan semanalmente.Este sistema reporta a los alumnos un incentivo sobresu calificación final. Un sistema fácil para monitori-zar esta actividad ha sido recoger las respuestas a laspreguntas propuestas semanalmente con el servicio deformularios de Drive donde estas respuestas quedan re-cogidas en celdas de una hoja de cálculo. Este métodopermite crear resúmenes de participación personaliza-dos y automatizados en forma de tablas (fórmulas de lahoja de cálculo) para saber cuál es la participación decada alumno y si calcular su incentivo correspondiente.

3.3. Automatización de procesos repetiti-vos

Con los servicios colaborativos anteriores tendría-mos suficiente si el número de alumnos y trabajos fue-ran reducidos. Por ejemplo, con 10 alumnos podemoscrear documentos, asignarles permisos a los alumnos ytrabajar. Pero en la asignatura actual hay 210 alumnosque realizan unos 132 documentos aproximadamente.Crear todos estos documentos, asignarles los permisoscorrespondientes y eliminarlos cuando terminan la ac-tividad nos llevaría horas de trabajo rutinario haciendoclics en los menús una y otra vez.

La solución pasa por la automatización de los pro-cesos repetitivos con Google Apps Script. Google dis-pone de un lenguaje de programación similar al usado

Taller sobre estrategis y herramientas para el aprendizaje y la evaluación 47

Figura 1: Página inicial de la asignatura DCADEP.

en las páginas web (Javascript) con la posibilidad deacceder a sus servicios más comunes como documen-tos de texto, presentaciones, hojas de cálculo, ficherosen general (imágenes, audio, vídeo, etc.), calendarios,correo electrónico, formularios, etc. De esta forma po-demos planificar por ejemplo en una hoja de cálculo losalumnos y las actividades y con un solo clic (que eje-cute un script de este tipo) crear los 132 documentosnecesarios y asignarles los permisos correspondientespara cada uno de los 210 alumnos en un instante.

Un ejemplo del resultado obtenido lo podemos veren la figura 2, donde la tabla que aparece con las uni-dades y los alumnos que las tienen asignadas se generaautomáticamente a partir de los datos obtenidos a par-tir de una hoja de cálculo principal creada medianteGoogle Drive (ver figura 3).

4. Descripción de nuestra soluciónEl esquema mostrado en la figura 4 resume de ma-

nera gráfica la solución creada para la gestión y au-tomatización de la asignatura DCADEP mediante eluso combinado de las herramientas de Google. En eldiagrama se pueden ver las relaciones entre los servi-cios de Google usados para solucionar los problemasde monitorización de la asignatura.

Como se puede ver en el diagrama de la figura 4, loselementos básicos usados para la creación del sistemacompleto han sido:

• Creación de una hoja de cálculo (Google Spreads-heet) como eje central del proceso de control (lla-mada “Principal” en el diagrama). Esta hoja alma-cena los datos de los alumnos, grupos, unidades adesarrollar, enlaces a los trabajos asignados y las

calificaciones correspondientes (ver ejemplo en lafigura 3).

• Implementación de una solución a medida me-diante código Apps Script que sincroniza la in-formación de la hoja de cálculo “Principal” (gru-pos, alumnos y trabajos asignados) con los fiche-ros organizados en directorios en Google Drivepara mantener actualizados los permisos de acce-so de los alumnos, o bien, crearlos en el lugar co-rrespondiente si no existen.

• Creación de varios formularios (Google Forms)para recabar información sobre: las cuentas deGMail de los alumnos para asignar permisos alos ficheros de las actividades, las respuestas a laspreguntas generadas por unidad y las encuestas deescala para valorar las actividades realizadas porlos compañeros en clase de teoría. La informa-ción recogida mediante estos formularios se depo-sita en sus respectivas hojas de cálculo (habitualen Google Forms) que son fácilmente accesiblesmediante fórmulas para generar resúmenes y cali-ficaciones automáticas. Estos datos se referencianautomáticamente desde la hoja de cálculo princi-pal.

• Creación una página web para la asigna-tura https://sites.google.com/site/dcadeplsi/ (Figura 1) donde está detallada laplanificación de la asignatura (contenido estáti-co) y además se muestra el resultado (en forma-to de tabla) de una consulta-resumen (realizadamediante Apps Script) de información básica dela hoja de cálculo principal (Figura 2). Es decir,esta página sería el punto de entrada de datos yde consulta de los alumnos, mientras que la hojade cálculo principal sería la del profesor. El siste-

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Figura 2: Ejemplo de asignación y de edición de actividades a grupos de alumnos.

Figura 3: Ejemplo de una hoja de datos principal donde se recogen los datos básicos para la realización y publica-ción de actividades.

Taller sobre estrategis y herramientas para el aprendizaje y la evaluación 49

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Figura 4: Esquema general de la referencias usadas en DCADEP.

ma propuesto está preparado para que únicamentemodificando información en la hoja de cálculo serefleje en la página web de forma automática.

Este sistema ahorra tiempo al profesor que solo mo-difica la información en un lugar (la hoja de cálculoprincipal) y se propaga hasta el servicio que se necesite(sitio web, fichero u hoja de cálculo). Y por otro lado,facilita el acceso al alumno, ya que solo debe consul-tar o hacer clic en una página web para consultar susgrupos, trabajos asignados, calificaciones, etc., o bien,puede acceder a sus documentos de actividades en supropio Google Drive (generados y compartidos con elprofesor automáticamente).

Si se desea más información recomendamos leer lostutoriales básicos de estos servicios de Google1 o biencontactar con los autores.

1Ayuda de Google Drive https://support.google.com/drive/?hl=es; Ayuda de Google Sites https://support.google.com/sites/?hl=es; Ayuda deGoogle Apps Script https://developers.google.com/apps-script/overview; Integración de Apps Script conGoogle Sites https://support.google.com/sites/answer/1224162?hl=es (Fecha acceso junio 2014)

5. Trabajo futuroEn la figura 5 se ha agregado en la parte derecha

los nuevos flujos de datos que nos ayudarían a incor-porar al sistema general la entrega de prácticas y larealización de un examen presencial tipo test (con or-denador). El uso de Drive para almacenar las prácticassería más flexible que los sistemas corporativos tradi-cionales ya que permitiría la recolección, ordenación,etiquetado de cada fichero y la revisión tanto en líneacomo mediante la descarga en su totalidad para la revi-sión de forma local. Por otro lado, la realización de unexamen tipo test permitiría obtener automáticamentela calificación del mismo y la integración en el sistemapara la obtención de la nota final. Además, de esta for-ma se podría crear un sistema a medida compuesto deun banco de preguntas construido y mantenido de for-ma colaborativa (hoja de cálculo) para posteriormenteseleccionar algunas de ellas y crear automáticamente(Apps Script) uno o varios exámenes tipo test (GoogleForms).

6. ConclusionesEl uso de recursos Web 2.0 para la planificación y

control de las actividades colaborativas es fundamental

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Figura 5: Esquema general del sistema utilizado actualmente en la asignatura DCADEP al que hemos añadido lasideas a implementar en un futuro.

para que un docente sea más eficiente. Concretamenteel sistema combinado de Google Sites y Google Dri-ve puede complementar y sustituir en casos puntualeslos sistemas basados en CMS o LMS más comunes.Además, si tenemos en cuenta que estos servicios songratuitos (hasta 15 GB de almacenamiento), que per-miten el trabajo colaborativo, y que el mantenimientoy control de programas en servidores externos no esnecesario, resulta un sistema muy atractivo para usaren docencia presencial masificada. Además, si nuestrasnecesidades requieren de la automatización de proce-sos repetitivos, con Google Apps Script conseguimosun grado de eficiencia difícil de superar por otro siste-ma en la actualidad.

Como resultado de la utilización combinada de to-das estas herramientas hemos obtenido un sistemacomplementario a los CMS/LMS capaz de mantenerla información básica en un solo lugar (hoja de cálcu-lo) y que sincroniza diferentes servicios de Google (Si-tes, Drive y hojas de cálculo) para facilitar la labor delprofesor en tareas de asignación, seguimiento y con-trol de actividades, ahorrando tiempo en la gestión deuna asignatura. Además, permite que los alumnos loutilicen directamente y de forma integrada con las he-rramientas de Google, aprovechando todas las ventajasde estas para el desarrollo de sus trabajos de forma co-laborativa.

Como limitaciones o consideraciones tenemos quetener en cuenta las directrices de la LOPD (Ley Or-

gánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección deDatos de Carácter Personal) respecto a la privacidadde los datos que manejamos. La relación entre los da-tos que usamos, servicios en la nube y derecho a laprivacidad está en debate y hay algunas publicacionesque intentan aclarar esta cuestión (Consejo General deAbogacía Española (2012)2). En nuestro caso el servi-cio de Google cumple Safe Harbor por lo que no nos esnecesario solicitar a la Agencia Española de Protecciónde Datos (AEPD) la autorización para la transferenciade datos (Alvi Asesores 3).

Referencias[1] Julio Barroso and Julio Cabero. Nuevos escena-

rios digitales: las tecnologías de la información yla comunicación aplicadas a la formación y desa-rrollo curricular. Pirámide, 2013.

[2] Julio Cabero. El rol del profesor ante las nue-vas tecnologías de la información y comunicación.Agenda Académica, Volumen 7, No 1. Madrid,2000.

2http://www.agpd.es/portalwebAGPD/revista_prensa/revista_prensa/2012/notas_prensa/common/junio/Diptico_CLOUD.pdf

3http://www.alviasesores.es/noticias/datos_en_la_nube_y_cumpliento_de_la_lopd-id68.html

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