El camino más corto a la colaboración con˜fiable intercompañía · A medida que las fronteras...
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El camino más corto a la colaboración confiable intercompañía La estandarización es la clave de la colaboración simple y efectiva fuera del firewall A medida que las fronteras de la empresa se vuelven más elásticas, es más urgente asegurar que los trabajadores del conocimiento o de la información puedan colaborar efectivamente con socios y colegas fuera del firewall. A menudo, por supuesto, estos socios siguen diferentes procesos y no tienen acceso a los sistemas empresariales, de modo que la colaboración puede ser un desafío. Para hacer frente a este desafío, hay soluciones disponibles que soportan una amplia gama de capacidades, desde soluciones de colaboración social totalmente convergentes hasta simples correos electrónicos con archivos adjuntos. Para satisfacer las necesidades de corto plazo sin complicar los planes de largo plazo, los gerentes de líneas de negocios (LOB, por su sigla en inglés) deben concentrarse en el punto óptimo ubicado entre los extremos de soluciones de alta gama y el correo electrónico basado en la Web. Este punto óptimo es donde las capacidades de colaboración necesarias convergen con el mínimo ajuste requerido por los usuarios o administradores de TI. Esas capacidades necesarias se discuten en mayor profundidad más adelante en este documento. Con el aumento de la popularidad de la función táctil, los trabajadores del conocimiento cada vez más solicitan tabletas para uso empresarial. Las tabletas pueden ser beneficiosas para la productividad del usuario -especialmente a medida que los proveedores de software incorporan capacidades táctiles en sus aplicaciones- y muchas organizaciones están evaluando las opciones de tabletas. Al hacerlo, los gerentes de líneas de negocios deben considerar con cuidado cómo su elección de tableta afectará la colaboración intercompañía. Si la colaboración intercompañía es importante para sus operaciones empresariales, entonces la mejor elección de tableta es la que proporciona la ruta más directa hacia el punto óptimo mediante la flexibilidad y compatibilidad con herramientas, procesos e infraestructura existentes. Este documento compara las opciones de tabletas empresariales concentrándose en la colaboración intercompañía y concluye que las tabletas Windows* 8 basadas en la arquitectura Intel® son mejores elecciones que las opciones alternativas. 1 Las tabletas Windows* 8 son flexibles porque los usuarios, departamentos de TI, y gerentes de líneas de negocio pueden adaptarlas a sus necesidades usando sus habilidades existentes de Windows*, desde cambios a la interfaz de usuario (UI) hasta el desarrollo de aplicaciones internamente. También se integran sin dificultades con la mayoría de los conjuntos de herramientas existentes y flujos de trabajo de los usuarios empresariales y con la infraestructura backend de TI. Como resultado, ofrecen la conveniencia de una UI táctil y un diseño elegante al mismo tiempo que se estandariza sobre los pilares del lugar de trabajo de Microsoft Office* y Active Directory Domain Services (AD DS).
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El camino más corto a lacolaboración con� able intercompañíaLa estandarización es la clave de la colaboraciónsimple y efectiva fuera del � rewall
A medida que las fronteras de la empresa se vuelven más elásticas, es más urgente asegurar que los trabajadores del conocimiento o de la información puedan colaborar efectivamente con socios y colegas fuera del � rewall. A menudo, por supuesto, estos socios siguen diferentes procesos y no tienen acceso a los sistemas empresariales, de modo que la colaboración puede ser un desafío.
Para hacer frente a este desafío, hay soluciones disponibles
que soportan una amplia gama de capacidades, desde
soluciones de colaboración social totalmente convergentes
hasta simples correos electrónicos con archivos adjuntos.
Para satisfacer las necesidades de corto plazo sin complicar
los planes de largo plazo, los gerentes de líneas de negocios
(LOB, por su sigla en inglés) deben concentrarse en el punto
óptimo ubicado entre los extremos de soluciones de alta
gama y el correo electrónico basado en la Web. Este punto
óptimo es donde las capacidades de colaboración necesarias
convergen con el mínimo ajuste requerido por los usuarios
o administradores de TI. Esas capacidades necesarias
se discuten en mayor profundidad más adelante en este
documento.
Con el aumento de la popularidad de la función táctil, los
trabajadores del conocimiento cada vez más solicitan tabletas
para uso empresarial. Las tabletas pueden ser bene� ciosas
para la productividad del usuario -especialmente a medida
que los proveedores de software incorporan capacidades
táctiles en sus aplicaciones- y muchas organizaciones están
evaluando las opciones de tabletas. Al hacerlo, los gerentes
de líneas de negocios deben considerar con cuidado cómo su
elección de tableta afectará la colaboración intercompañía.
Si la colaboración intercompañía es importante para sus
operaciones empresariales, entonces la mejor elección de
tableta es la que proporciona la ruta más directa hacia el
punto óptimo mediante la � exibilidad y compatibilidad con
herramientas, procesos e infraestructura existentes.
Este documento compara las opciones de tabletas
empresariales concentrándose en la colaboración intercompañía
y concluye que las tabletas Windows* 8 basadas en la
arquitectura Intel® son mejores elecciones que las opciones
alternativas.1 Las tabletas Windows* 8 son � exibles porque los
usuarios, departamentos de TI, y gerentes de líneas de negocio
pueden adaptarlas a sus necesidades usando sus habilidades
existentes de Windows*, desde cambios a la interfaz de usuario
(UI) hasta el desarrollo de aplicaciones internamente. También
se integran sin di� cultades con la mayoría de los conjuntos
de herramientas existentes y � ujos de trabajo de los usuarios
empresariales y con la infraestructura backend de TI. Como
resultado, ofrecen la conveniencia de una UI táctil y un diseño
elegante al mismo tiempo que se estandariza sobre los pilares
del lugar de trabajo de Microsoft Of� ce* y Active Directory
Domain Services (AD DS).
El camino más corto a lacolaboración con� able intercompañíaLa estandarización es la clave de la colaboraciónsimple y efectiva fuera del � rewall
Un día en la vida de colaboración de una trabajadora de la informaciónConsidere un día de trabajo típico en la vida de una trabajadora
de la información moderna. “Sarah” llega a la o� cina un
poco antes de las 9:00 de la mañana y enciende la PC. Abre
Microsoft Outlook* y descarga un documento Microsoft
Word* de un colega. Es la nueva guía de ventas, que debe
revisar antes de la reunión de las 10:00 con los gerentes del
departamento. Coloca sus comentarios usando control de
cambios y sube el documento al sitio Microsoft SharePoint*
del grupo para que otros también puedan agregar sus
comentarios.
A las 10:00 abre la aplicación para videoconferencias y para
compartir pantalla de la compañía, Adobe Connect*, y se
une a la reunión con colegas desde diferentes sedes de la
compañía. La gerente de Sarah descarga la guía de ventas
desde SharePoint*, y luego comparte su pantalla para que el
equipo pueda discutir el documento. Después de la reunión,
Sarah recopila todos los comentarios del equipo en un único
documento y coordina una reunión con el proveedor del
proyecto, quien � nalizará la copia en el documento Word que
Sarah envía por correo electrónico, y presentará la guía de
ventas en Adobe InDesign* para su producción � nal como PDF.
Este mismo escenario común ilustra herramientas de
colaboración moderadamente so� sticadas e incompletamente
integradas. Este equipo interno usa SharePoint e� cientemente
para edición conjunta de documentos, pero debe recurrir al
correo electrónico para compartir ese trabajo con proveedores
externos. Con un conjunto de herramientas completamente
integrado que incluye integración entre Microsoft Exchange
Server* y una solución de voz sobre IP (VoIP), Sarah podría
hablar con su gerente en tiempo real usando video con cámara
Web, o podría llamar por teléfono a un colega haciendo clic en
el nombre de un contacto.
Una gama de capacidades de colaboraciónEn otra parte de la ciudad, otro trabajador de la información va
a la sala de TelePresence* de Cisco para una sesión de puesta
en común en una pizarra, con colegas de varias partes del
mundo.
En otra empresa y con tareas diferentes, las necesidades de
colaboración del gerente de productos son más sencillas.
Revisa una presentación usando Skype* tanto para la
teleconferencia como para compartir su pantalla con los
miembros del equipo diseminados por varios lugares.
Escenarios como éstos ocurren repetidamente cuando los
miembros de su equipo realizan sus tareas diarias. De hecho,
la efectividad de los miembros de su equipo está ligada a
la capacidad de intercambiar datos, archivos, e ideas sin
di� cultad con colegas. Esa efectividad podría conducir a
lo que el analista TJ Keitt de Forrester llama “ventaja de la
información”, que es la ventaja competitiva derivada en parte
de la capacidad de compartir y actuar con la información más
rápidamente que la competencia.2
Si la colaboración ha de convertirse en una ventaja de la
información, los trabajadores de la información deben poder
compartir contenido sin barreras, ya sea que el bene� ciario
se encuentre en la sala de enfrente, en un departamento o
subdominio de red diferentes, o en otra compañía.
Figura 1. Flujo de trabajo de colaboración típico para trabajadores de la información
El camino más corto a lacolaboración con� able intercompañíaLa estandarización es la clave de la colaboraciónsimple y efectiva fuera del � rewall
¿Una caja de herramientas saturada?Muchos proveedores de hardware y de software están
dispuestos a ayudar a sus usuarios empresariales a compartir
contenido sin obstáculos. Algunos de los proveedores más
grandes de software y hardware empresarial juegan en este
espacio, incluyendo a IBM*, Microsoft*, Oracle*, y Cisco*. Y la
necesidad continua de colaboración y el valor potencial del
mercado siguen atrayendo nuevos emprendimientos y nuevas
soluciones, como aquellos de proveedores menos conocidos
pero bien considerados como blueKiwi, Moxie, Huddle, Jive
Software, Mzinga, y muchos más. La colaboración empresarial
también es un tema de investigación e interés continuos para los
analistas de la industria incluyendo a Forrester, Gartner e IDC.
¿Por qué toda esta atención? Porque se predice que el software
de colaboración empresarial será un mercado de USD 4 500
millones para 2016, esperándose un rápido crecimiento entre
ahora y ese momento.3
Pero no todas las soluciones son creadas iguales. Estos
proveedores ofrecen una amplia gama de funcionalidad, como
se muestra en la Figura 2. El grá� co representa la riqueza
de características en un eje y la facilidad de implementación
en el otro para ilustrar el espectro de soluciones disponibles
actualmente. En el extremo superior de este espectro (el
cuadrante B, superior derecho) se encuentran las soluciones de
colaboración social integrales y con características avanzadas,
que son proyectos de gran presupuesto impulsados de arriba
a abajo. Es probable que incluyan capacidades avanzadas
como VoIP (voz sobre IP) integrada y capacidades de video
para reuniones cara a cara y para compartir pantalla por la
red. En el extremo inferior (cuadrante C, inferior izquierdo)
se encuentran herramientas de colaboración simples
como el webmail y el teléfono que requieren escasa o nula
con� guración, excepto por el usuario individual o el gerente del
departamento.
Soluciones convergentesA nivel de la industria, una gran cantidad de recursos se
gastan evaluando, analizando, y promoviendo la colaboración
integral y los conjuntos sociales como aquellos representados
en el cuadrante B. Dichas soluciones pueden integrar
colaboración tradicional basada en el correo electrónico con
funciones sociales para permitir la construcción de relaciones,
no solamente compartir datos. Su objetivo es permitir una
conversación continua.
Dentro y fuera del � rewall, y como indica IDC, “los � ujos de
actividades, foros de discusiones, blogs, y wikis se están
convirtiendo en la funcionalidad asumida del software social
empresarial para facilitar la colaboración en tiempo y contextos
reales”.4 Los ejemplos incluyen IBM SmartCloud for Social
Business*, Salesforce.com Chatter*, y Cisco WebEx Social*.
Debido al alcance y espectro (sin mencionar el precio) de
dichas soluciones, su adopción debe ser una iniciativa que
abarque toda la compañía, impulsada por la gerencia superior,
con plani� cación y contribuciones desde el principio de los
gerentes de TI. Con una voz casi uni� cada, los analistas
están prediciendo que las soluciones integrales están listas
para transformar la empresa, y los analistas están generando
enormes volúmenes de investigación e informes para ayudar
a las organizaciones empresariales de TI a elegir la solución
correcta. Una mirada a los criterios que los analistas consideran
esenciales revela la naturaleza ambiciosa de estas soluciones:
Figura 2. Las soluciones de colaboración van desde las muy simples, que no requieren intervención de TI, a las muy complejas, que son iniciativas de arriba hacia abajo implementadas y administradas por TI
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• Capacidades sociales como blogs, wikis, y � ujos de
actividades
• Optimización de la experiencia de usuario móvil
• Análisis de plataforma nativa so� sticada, incluyendo
capacidades analíticas predictivas
• Escalabilidad y extensibilidad de plataformas
• Integración preestablecida con herramientas y aplicaciones
de colaboración de proveedores importantes
Soluciones fáciles de implementarPor el contrario, las soluciones más simples en el cuadrante C,
webmail y teléfono, rara vez se discuten como soluciones de
colaboración porque no hay un mercado de miles de millones
de dólares que impulse mayor innovación en ese espacio.
Todos pueden utilizarlas, dentro o fuera del � rewall, y ya están
profundamente integradas en el � ujo de trabajo normal diario de
la mayoría de los trabajadores de la información.
Algunas soluciones que son más so� sticadas que el webmail y
el teléfono podrían incluso colocarse en el cuadrante C porque
no requieren intervención de TI. Google Apps* es un ejemplo de
dicha solución. Sin la asistencia de TI, un equipo podría usar la
versión orientada al consumidor, Google Drive*, para funciones
de colaboración básica, como herramientas para compartir
documentos y crear contenido en conjunto.5
El punto óptimo de la solución de colaboraciónPara la mayoría de los gerentes de líneas de negocio y
sus trabajadores de la información, el punto óptimo de la
colaboración se encuentra entre el webmail y el teléfono en un
extremo, y las soluciones convergentes complejas en el otro,
como en la Figura 3.
Cuando el enfoque de colaboración del equipo se encuentra
en ese punto óptimo, los usuarios son empoderados con
capacidades esenciales que fácilmente se extienden más
allá del � rewall y no son apabullados con características
ampliadas que pueden no querer ni usar. Encontramos que
las capacidades esenciales de ese punto óptimo son las
siguientes:
• Capacidad de compartir: El contenido creado en el
dispositivo de un miembro del equipo debe ser posible de
ver y editar en los dispositivos de los demás.
• Integración del � ujo de trabajo: La solución debe
funcionar con una mínima interrupción de los estilos de
trabajo de los usuarios. Requerirá entrenamiento escaso o
nulo y debe integrarse sin di� cultades en el � ujo de trabajo
de los trabajadores de la información.
• Soporte multitarea: Los trabajadores de la información
están acostumbrados a trabajar con múltiples ventanas
abiertas en sus laptops o PCs de escritorio. Pueden tener
abierto un programa de creación de contenido (como
Microsoft Word*), una aplicación de correo electrónico
y de calendario, y una o más ventanas de mensajes
instantáneos o de otra aplicación de comunicación para
colaborar con colegas. En las soluciones de alta gama
del cuadrante B, estas funciones pueden ser realizadas
por una o dos aplicaciones que invocan múltiples
Figura 3. El punto óptimo de colaboración, donde la mayoría
de los trabajadores de la información trabajan con miembros
del equipo fuera del � rewall, se encuentra entre los extremos
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servicios. Pero en el punto óptimo de colaboración,
los usuarios realizan estas tareas mediante múltiples
aplicaciones y ventanas. Por lo tanto, es importante que
las herramientas de los usuarios tengan su� ciente potencia
de procesamiento y capacidad de administración de tareas
para facilitar el desplazamiento entre ventanas
• Infrastructure integration: La solución debe
funcionar con poca interrupción para TI, ya sea para
la infraestructura actual como para los planes de
colaboración futura de la compañía.
• Securidad: Como mínimo, la solución debe permitir la
encripción para intercambio seguro de datos mientras
estén en tránsito y mientras estén almacenados en
dispositivos.
Su organización puede estar entre las que evalúan las
opciones de colaboración convergentes con planes de largo
plazo para llegar a una solución totalmente convergente.
Sin embargo, a medida que las empresas invierten más
en su infraestructura con dichas soluciones, aumentan
la dependencia de esa infraestructura e impactan en las
capacidades de los trabajadores de la información para
colaborar fuera del � rewall con organizaciones y personas que
usan herramientas diferentes.
Mientras tanto, a medida que la organización de TI evalúa
y prueba una solución integral, los miembros de su equipo
necesitan una solución que funcione prontamente con los
� ujos de trabajo y las herramientas actuales sin las semanas
o meses que lleva el proceso de compra más modi� caciones
extensas del backend. La solución ideal es la que proporcione
el camino más corto hacia el punto óptimo sin crear
complicaciones futuras para los planes de largo plazo de TI.
Colaborando más allá delas fronteras corporativasComo Sarah, el enfoque de su equipo hacia la colaboración
probablemente incluya una variedad de herramientas, desde
sistemas de videoconferencia a espacios de trabajo basados
en la nube como Microsoft SharePoint*. Sin embargo, los
trabajadores de la información también deben colaborar con
socios, clientes y proveedores fuera del � rewall. Esta necesidad
puede introducir complicaciones en el proceso de colaboración
relativamente sencillo usado por los equipos internos porque
las herramientas de colaboración corporativa suelen no estar
disponibles para quienes no son empleados.
Sin esas herramientas, ¿cómo puede usted compartir
información con seguridad y con� anza con partes externas?
La mayoría de los trabajadores de la información tiene una
respuesta simple pero efectiva: por correo electrónico y por
teléfono. Una encuesta reciente de 2000 trabajadores de o� cina
descubrió que el 65% de los entrevistados resuelven obstáculos
a la colaboración usando el correo electrónico para interactuar
con miembros del equipo fuera de la compañía.6 Usan el correo
electrónico porque funciona, a pesar de que casi un tercio de
ellos se siente frustrado por las limitaciones del mismo, como
el tamaño de los adjuntos. Incluso si los socios externos no
pueden iniciar sesión en la solución de colaboración social rica
en características de su compañía, usted puede intercambiar
documentos mediante el correo electrónico y colaborar por
teléfono. En otras palabras, independientemente de la riqueza
de características de las herramientas de colaboración
interna actuales o plani� cadas de la empresa, la mayoría de
los usuarios toma por defecto las herramientas simples del
cuadrante C cuando necesitan colaborar con personas que
están más allá del alcance de soluciones más so� sticadas.
Los trabajadores de la información a veces sacan la conclusión
apresurada de que pueden mejorar este conjunto básico
de herramientas de colaboración con movilidad agregando
una tableta del tipo Apple iPad*. Podrían pensar que sería
maravilloso poder sacar rápidamente un iPad* para compartir
una presentación con un cliente en lugar de una laptop, que en
comparación es un dispositivo voluminoso.
El camino más corto a lacolaboración con� able intercompañíaLa estandarización es la clave de la colaboraciónsimple y efectiva fuera del � rewall
Y tienen razón; delgadas, ligeras y siempre conectadas,
las tabletas son herramientas atractivas y pueden ser muy
efectivas, especialmente para actividades de consumo de
información como mirar un documento, un video, o un sitio
Web. Sin embargo, los gerentes de líneas de negocio no
deben permitir que la � exibilidad, la movilidad, y la conveniencia
enmascaren las limitaciones de los iPads* o de otras tabletas
cuando se trata de la integración en un � ujo de trabajo
colaborativo en un ambiente corporativo, que requiere más que
consumo de información.
Si bien la elegancia y la conveniencia de un iPad* o de una
tableta Google Android* son atractivas, la realidad es que estos
dispositivos son plataformas signi� cativamente diferentes de
las PCs, que son las más frecuentes en el lugar de trabajo.
Esta diferencia puede hacer que la implementación de
tabletas sea una perspectiva riesgosa porque un cambio en
los dispositivos de usuario � nal puede elevar las barreras de
la colaboración en lugar de eliminarlas. ¿Cuán bien los nuevos
dispositivos se integrarán con herramientas y procesos internos
ya implementados? ¿Cuán compatibles son ellos con Microsoft
Of� ce*, que están usando la mayoría de las personas con las
cuales usted necesita colaborar?
Estas preguntas son importantes porque cuanto más le lleve a
los usuarios o a TI integrar nuevos dispositivos en el ambiente
de trabajo, más alto será el costo total de propiedad (TCO,
por su sigla en inglés) en esos dispositivos. Y si se requiere
demasiado ajuste para que el dispositivo funcione en el
ambiente empresarial, la nueva herramienta elegante podría
convertirse en simplemente otra forma de actualizar Facebook*.
Las tabletas Apple iPads* y Google Android* están bien
equipadas para ciertas tareas empresariales. Por ejemplo,
su diseño compacto las hace ideal para compartir videos o
literatura de productos fácilmente con clientes o colegas, y
Apple iCloud* es una manera simple y segura de almacenar
y compartir información. Sin embargo, estos dispositivos no
están a la altura de las características del punto óptimo de
colaboración, especialmente respecto de la capacidad de
compartir, el soporte para multitareas, y la integración de la
infraestructura. Mientras que puede haber muchas razones
para equipar a sus usuarios con dispositivos móviles Apple*
o Android*, extender la capacidad de colaboración de los
usuarios no es una de ellas.
Puntos problemáticosde la colaboraciónConocimos a Sarah, una trabajadora de la información típica, al
comienzo de este documento. Ella usa varias herramientas de
colaboración a lo largo de su día de trabajo y, en parte porque
son tecnologías soportadas por TI, la colaboración funciona
prácticamente sin di� cultades. Pero cuando los usuarios
necesitan colaborar con otros fuera de la organización, pueden
encontrar obstáculos que impiden la colaboración. Si usted
está explorando formas de mejorar la capacidad de su equipo
para colaborar, quizás ya haya encontrado barreras como las
discutidas más abajo.
Deterioro del contenidoEl contenido se deteriora cuando se produce en un tipo
de plataforma y se ve diferente cuando se visualiza y se
edita en otro tipo de plataforma. Por ejemplo, si Sarah crea
diapositivas en Microsoft PowerPoint* 2013, y un colaborador
externo las visualiza en su iPad* usando Apple Keynote*,
el software de de presentaciones de Apple* para iOS*, las
diapositivas podrían verse bastante diferentes. Lo mismo es
válido para los documentos en Microsoft Word* o Excel* que
se abren en Apple Pages*, Apple Numbers*, o en software de
productividad de o� cina para Android*.
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El deterioro del contenido puede ser más que una mera
inconveniencia, especialmente en industrias altamente
reguladas donde los documentos deben capturarse y
archivarse correctamente. En esos casos, el deterioro
del contenido podría socavar el cumplimiento de los
requerimientos y complicar los esfuerzos de descubrimiento y
de recuperación.
Si bien es verdad que Apple iWork*—el software de
productividad de o� cina de Apple* que comprende Keynote*,
Pages, y Numbers—puede abrir documentos de Microsoft
Of� ce*, iWork* no es totalmente compatible con las
características de Of� ce*. Cincuenta y cinco características
de Microsoft* Word están parcialmente soportadas o no
soportadas en Pages para iOS*, incluyendo los encabezados
y pies de página, que no están soportados. Nótese también
la diferencia crucial en la función de “control de cambios” de
Microsoft Word* en iWork* para iOS*: “El texto del cuerpo
continúa con control de cambios. Todos los demás cambios
quedan aceptados en el proceso de importación”.7 La � gura 4
muestra las diferentes vistas cuando un documento Microsoft
Word* con múltiples cambios y revisores se abre en Pages
para iOS*. Para ser justos, Pages advierte al usuario que el
documento podría verse diferente y enumera los factores
que afectan la visualización. En el documento de ejemplo
usado para la Figura 4, dos de esos factores podrían tener un
impacto sustancial en la colaboración:
• Los cambios en partes del documento que no sean el
texto del cuerpo son aceptados como de� nitivos.
• Todos los comentarios marginales son eliminados
Sesenta y siete características populares en Microsoft
PowerPoint* están parcialmente soportadas o no están
soportadas en Keynote* para iOS*.8 Más de 200 características
de Microsoft Of� ce Excel* están parcialmente soportadas
o no están soportadas por iWork* para iOS*.8 La Figura 5
ilustra algunas diferencias en las presentaciones creadas con
Microsoft* 2013 y visualizadas en Keynote* para iOS*.
Figura 4. Un documento creado en Microsoft Word* (imagen superior) y abierto en Apple Pages* para iOS* (imagen inferior).
Nótese el aviso de Pages, que advierte que se perderá cierta funcionalidad (resaltado agregado)
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Las diferencias que se encuentran en la Figura 5 son
principalmente estéticas y pueden resolverse sin demasiada
di� cultad. Sin embargo, con frecuencia las diferencias pueden
cambiar considerablemente el signi� cado pretendido de una
diapositiva, documento u hoja de cálculo, como en la Figura 6.
Algunos formatos de grá� cos de PowerPoint* 2013 no están
soportados en Keynote* para iOS*. En estos casos, Keynote*
importa el grá� co como una imagen o lo elimina totalmente,
dejando una diapositiva en blanco.9
Muchas de las diferencias entre Microsoft Of� ce* e iWork*
para iOS* son triviales, e iWork* para iOS* soporta la mayoría
de la funcionalidad de Microsoft Of� ce*. Sin embargo, incluso
una pequeña brecha puede ser signi� cativa cuando está en
juego la colaboración con� able. En algunos casos, los colegas
que usan iPads* para revisar documentos de Microsoft Of� ce*
pueden encontrar diferencias sustanciales en la manera en
que sus dispositivos procesan el documento. Estas diferencias
pueden causar malentendidos y conducir a ine� ciencias y ciclos
adicionales de revisión.
Los usuarios de tabletas basadas en Android* pueden
encontrar contenido deteriorado similar cuando se visualizan
documentos de Microsoft Of� ce* en software de productividad
de o� cina para Android*, como Kingsoft Of� ce* y MobiSystems
Of� ceSuite Pro*. Los proveedores de estos programas no
documentan la compatibilidad de sus productos con Microsoft
Of� ce* característica por característica, simplemente enuncian
que las aplicaciones pueden crear, abrir, y editar documentos
con Microsoft Of� ce*.10 Sin embargo, una comparación lado a
lado muestra diferencias similares a aquellas encontradas en la
comparación de documentos de Of� ce* nativos visualizados en
iWork* para iOS*.
Proliferación de dispositivos y serviciosOtra barrera es el hecho de que múltiples dispositivos y
Figura 5. Los grá� cos circulares en 3-D se muestran en su aplicación nativa, Microsoft PowerPoint* 2013 (superior), y en Apple Keynote* para iOS* (inferior)
Figura 6. Apple Keynote* para iOS* no es compatible con los grá� cos de sectores de círculo y procesó la diapositiva original en Microsoft PowerPoint* (arriba) como un solo grá� co editable (abajo) eliminando un nivel de datos
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plataformas se utilizan ahora para comunicación y colaboración
empresarial. Con frecuencia denominada consumerización de
TI, esta tendencia signi� ca que los usuarios tienen la posibilidad
de elegir entre dispositivos, aplicaciones y servicios basados en
la Web ampliamente disponibles que pueden usar para hacer
su trabajo, sin la participación o aprobación de TI corporativa.
Los usuarios ven esta realidad como un bene� cio para la
productividad, pero también puede impedir la colaboración. La
adopción generalizada de diferentes dispositivos, aplicaciones,
y servicios por de� nición signi� ca adherencia reducida
a normas comunes, lo que puede conducir a confusión,
malentendidos y pérdida de tiempo. Probablemente haya
escuchado o tenido conversaciones como la siguiente muchas
veces:
• Miembro del equipo: El archivo es demasiado grande
para los límites de correo electrónico de la compañía.
Puedo comunicarme por Skype* contigo y compartir mi
pantalla de modo que podamos revisarlo.
• Colaborador externo: Skype* es inestable en mi conexión
inalámbrica, especialmente para compartir video. ¿Puedes
subir el documento a Dropbox* y llamarme a mi teléfono
celular?
• Miembro del equipo: Dropbox* está bloqueado aquí
por razones de seguridad. Te lo enviaré por mi correo
electrónico personal.
Esta conversación y muchas más como ésta demuestran tanto
el bene� cio como el problema de la consumerización de TI. Si
bien puede aumentar la libertad del usuario, puede convertirse
en una barrera para la colaboración cuando demasiadas
opciones socavan el terreno común de la estandarización.
Esta falta de estandarización puede ser mucho más seria
que una mera incomodidad: puede introducir un riesgo real y
obstáculos para el cumplimiento de requerimientos. Hablando
de una encuesta que realizó su � rma, Fahim Siddiqui, Director
de Producto de Intralinks, concluyó que: “La empresa ahora se
extiende a una amplia red de relaciones con socios y clientes
empresariales y a una amplia gama de interacciones, desde
la comunicación ad hoc simple a relaciones profundas que
abarcan � ujo de trabajo, intercambio seguro de contenido y
colaboración. Sin los controles correctos instrumentados, se
pone en peligro la seguridad y el cumplimiento de requerimientos
y, en última instancia, los departamentos de TI deben rendir
cuentas”.11 Una solución estandarizada que sea compatible
con dichos controles es mucho menos probable que genere
resistencia de TI y puede, por lo tanto, ser una solución más
viable para los usuarios que están solicitando herramientas
basadas en funciones táctiles, incluyendo las tabletas.
Preocupaciones de seguridadLas preocupaciones sobre la seguridad también pueden
interponerse en el camino de la colaboración. A pesar de
que las herramientas y procesos de colaboración internos
se construyen con la seguridad y el cumplimiento de
requerimientos en mente, las empresas no pueden otorgar
acceso irrestricto a los socios fuera del � rewall. Esto signi� ca
que las medidas de seguridad y de cumplimiento de
requerimientos integradas en estas herramientas internas
pueden extenderse solamente hasta la frontera de la red. Esta
limitación no es un problema automáticamente; la encripción
del correo electrónico puede brindar cierta seguridad a
la mayoría de los mensajes y adjuntos. Sin embargo, las
limitaciones de seguridad puede ser un obstáculo a la
colaboración para los trabajadores de la información que
manejan datos altamente sensibles o altamente regulados.
Algunas organizaciones de TI empresarial pretenden mitigar sus
preocupaciones restringiendo la experiencia del usuario, quizás
deshabilitando servicios como Dropbox* e implementando
políticas estrictas de administración de dispositivos móviles
(MDM, por su sigla en inglés). Pero la proliferación de
dispositivos y servicios basados en el navegador hacen que el
método de seguridad de experiencia de usuario restringida sea,
como mínimo, difícil. Si las terminales están tan bloqueadas
que los usuarios no pueden hacer su trabajo, la mayoría de
los usuarios encontrarán la manera de esquivar las políticas.
Como descubrió la encuesta de Intralinks, “…los encuestados
eran muy conscientes de los problemas de seguridad y de
cumplimiento de los requerimientos en torno al uso del correo
electrónico, los sitios FTP, y otros servicios para compartir
archivos de nivel de consumidor (69 % citó el malware como
un problema y el 63% citó el robo de información como
un problema). Esto sugiere que las organizaciones no han
abordado la necesidad de proporcionar a los empleados
herramientas estandarizadas y seguras para compartir archivos
para colaborar más allá del � rewall”.11
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La cultura de la compañía y los estilos de trabajo personalesToda compañía tiene procesos y requerimientos de colaboración únicos, además de expectativas propias sobre cómo se logra la mejor colaboración. Esta combinación de herramientas, procesos, requerimientos, e historia institucional compone una cultura de la compañía, una forma aceptada de hacer las cosas. Además, los trabajadores de la información de cada equipo están acostumbrados a ciertas herramientas y � ujos de trabajo. La cultura de la compañía y los estilos de trabajo personales pueden di� cultar los cambios. Las herramientas o los dispositivos de colaboración que requieren cambios signi� cativos en los estilos de trabajo de los usuarios pueden crear obstáculos o eliminarlos porque los usuarios encontrarán la forma de sortearlos o simplemente no los usarán.
El camino más corto haciael éxito en la colaboraciónLos proveedores de soluciones de colaboración integran capacidades en su software con la intención de ayudar a superar estos obstáculos. Por ejemplo, algunas soluciones integran videoconferencia, telefonía con VoIP (voz sobre IP), y conciencia de presencia con el correo y los contactos de Microsoft Outlook* de los usuarios. La esperanza es que la integración haga que la funcionalidad de la colaboración sea sencilla de usar dentro de los � ujos de trabajo normales de los empleados. Pero lo que es válido de las soluciones completamente convergentes del cuadrante B también suele ser válido para estas integraciones: no se extienden necesariamente a los miembros vitales del equipo que trabajan fuera de la compañía.
El camino más corto hacia el punto óptimo de colaboración para la colaboración intercompañía es a través de la estandarización. Cuando estandariza las tabletas de los trabajadores de la información en elementos que la mayoría de las organizaciones tienen en común, usted puede satisfacer las necesidades de los usuarios respecto de las tabletas y de la � exibilidad móvil sin crear obstáculos adicionales a la colaboración. Esta estandarización se logra fácilmente con las PCs, las laptops y los dispositivos móviles basados en la arquitectura Intel que ejecutan Windows* 8. Esta plataforma proporciona la mejor experiencia con las herramientas que sus usuarios ya están usando—a saber, Microsoft Of� ce*—y
es compatible con los estilos de trabajo de los usuarios con la mínima adaptación. En otras palabras, a diferencia de los iPads*, las tabletas Android*, o las soluciones de colaboración ampliamente convergentes, los dispositivos que ejecutan Windows* 8 se integran sin di� cultades con los estilos de trabajo del usuario con mínima interrupción, y no hay nuevas herramientas que aprender.
Por ejemplo, Microsoft Of� ce* es la base de la mayoría de los estilos de trabajo de los trabajadores de la información, que es la razón por la cual otros conjuntos de productividad de o� cina, como Google Apps* e iWork* para iOS* hacen esfuerzos por hacer que sus formatos de documento sean compatibles con Microsoft Of� ce*. Este dominio de Of� ce* signi� ca que, donde sea que � nalmente se ubique su organización en el espectro de colaboración, el intercambio de información tanto dentro como fuera del � rewall continuará girando en torno de documentos Word*, hojas de cálculo Excel*, y presentaciones PowerPoint*. Cuando estandariza con dispositivos que ejecutan Microsoft Of� ce* nativamente, los miembros de su equipo pueden colaborar sin di� cultades con sus colegas en otras compañías con una certidumbre del 95% de que sus documentos se visualizarán en su ambiente nativo. Cuando ese ambiente nativo está basado en la arquitectura Intel, el usuario se bene� cia de la ingeniería colaborativa entre Intel® y Microsoft* que ofrece desempeño mejorado, como encripción más rápida y mejor soporte para multitareas.
Si bien hay una leve curva de aprendizaje cuando los usuarios
Respalde los estilos de trabajo emergentes y las soluciones de colaboración convergentesLa plataforma Intel® y Windows* 8 es la mejor opción para respaldar estilos de trabajo emergentes y futuros y proyectos de colaboración convergentes impulsados por TI porque da su� ciente amplitud de expansión. Debido a que Windows* 8 es un sistema operativo principalmente táctil, usted puede incluir fácilmente tabletas y smartphones, integrándolos en la infraestructura de PCs cliente existente. Of� ce 2013* y Of� ce 365* son compatibles con los elementos sociales y de nube mediante la integración sin problemas con Microsoft SharePoint*, herramientas que probablemente se integren con cualquier solución de colaboración convergente que implemente su organización.
El camino más corto a lacolaboración con� able intercompañíaLa estandarización es la clave de la colaboraciónsimple y efectiva fuera del � rewall
aprenden la nueva interfaz de Windows* 8, nuestra experiencia muestra que la mayoría de los usuarios se aclimatarán rápidamente, especialmente una vez que experimentan Windows* 8 en un dispositivo táctil y comprenden su lógica. Windows* 8 es incluso mejor para los modelos de computación del futuro cercano donde la función táctil, el teclado, y el mouse son parte de una experiencia de usuario � uida y natural que es consistente independientemente de dónde esté trabajando el empleado. Algunas de las tabletas más nuevas Windows* 8, como la Lenovo* ThinkPad Tablet 2, es compatible con una amplia gama de periféricos y opciones de conectividad que simpli� can la colaboración y otras tareas comunes para los trabajadores de la información:
Tabla 1: Los puertos y conectores en las últimas tabletas Windows* 8 mejoran la funcionalidad de la tableta como herramienta de colaboración y producción de contenido.Puerto o conector
Cómo ayuda
• Comparta archivos fácilmente entre dispositivos sin usar servicios basados en la Web
• Conecte prácticamente cualquier periférico
• Conéctese a un monitor más grande para compartir contenido con múltiples espectadores
• La tableta se convierte en una herramientas de producción de contenido más que de consumo de contenido solamente
• La tableta podría convertirse en el dispositivo principal en lugar de en un complemento
Obtenga el respaldo de TI empresarialDesde la perspectiva de TI, la plataforma Intel® y Windows* 8 es fácil de implementar y no requiere infraestructura de backend adicional. A diferencia de los iPads*, dispositivos Android*, o incluso las tabletas basadas en Windows RT*, los dispositivos Windows* 8 pueden fácilmente unirse a un dominio empresarial, y los administradores pueden administrarlos con herramientas que probablemente ya utilicen, como Microsoft System Center Con� guration Manager* y Windows Intune*. Además, la implementación de una
plataforma puede ocurrir como parte de los ciclos normales de actualización de la organización, permitiendo tanto a TI como los gerentes de líneas de negocio plani� car presupuestos de manera predecible. Si su organización tiene un volumen de acuerdos de licencias con Microsoft*, puede ya tener acceso a las licencias de Windows* 8 que necesitaría, eliminando el gasto adicional de licencias de software.
Estos factores signi� can que los gerentes de líneas de negocio que quieren proporcionar a sus equipos dispositivos Windows* 8 basados en arquitectura Intel probablemente encuentren menos resistencia de TI que con otras opciones.
Para el éxito de colaboración externa, mántengalo consistenteA medida que más aplicaciones incorporan capacidades táctiles en su software, las tabletas basadas en la función táctil se convierten en una opción cada vez más atractiva. Los usuarios aman el diseño delgado y ligero, la capacidad de respuesta, y la larga duración de la batería que las tabletas traen al lugar de trabajo; y están pidiendo a los gerentes de líneas de negocio tabletas como complemento de una laptop o como un dispositivo de reemplazo. Antes de salir corriendo a comprar iPads* -el líder de tabletas de consumo- o tabletas Android* debido a su bajo precio, los gerentes de líneas de negocio deben considerar con cuidado cómo su elección de tabletas afectará la colaboración intercompañía.
Cuando la capacidad de sus usuarios de compartir información más allá del � rewall es crítica, la mejor tableta empresarial es la que satisface los requerimientos esenciales de colaboración, crea los menores obstáculos, y puede adaptarse fácilmente al ambiente empresarial. Las tabletas Windows* 8 se ajustan a esta descripción porque son totalmente compatibles con la infraestructura, el software y los procesos que su organización y sus colegas externos probablemente ya estén utilizando. Estas tabletas también ofrecen la � exibilidad que necesitan los desarrolladores de aplicaciones y administradores de TI de su organización para convertirlas en herramientas productivas y bien administradas. La mayoría de los usuarios y organizaciones encontrará que las alternativas de Apple* y Android* serán más difíciles de ajustar a sus necesidades, especialmente en las empresas que usan software Microsoft* en el backend y cuyos usuarios están acostumbrados a Windows* y Microsoft Of� ce* en sus computadoras.
MICRO
2.0
2.0
DOCKING PORT
MINI HDMI
MICRO
SD
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El análisis en este documento fue realizado por Prowess Consulting y encargado por Intel.
Los resultados se han simulado y se ofrecen con � nes informativos exclusivamente. Cualquier diferencia en el diseño o la con� guración del hardware o software
del sistema podría afectar el desempeño real.
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1 Las alternativas incluyen dispositivos Apple iPad* y tabletas que ejecutan Google Android* o Windows RT*.
2 Forrester Research, Inc., agosto de 2012, Blog de TJ Keitt Forrester: “Si no está ayudando a sentar las bases para una empresa social, necesita comenzar ya mismo” (en inglés).
http://blogs.forrester.com/tj_keitt/12-08-28-if_youre_not_helping_lay_the_foundation_for_a_social_business_you_need_to_start_now.
3 InformationWeek. “¿Cuáles son los proveedores que dominan la colaboración empresarial?” Diciembre de 2012 (en inglés).
http://www.informationweek.com/social-business/news/social_networking_private_platforms/which-vendors-dominate-enterprise-collab/240144611.
4 IDC. IDC MarketScape: Análisis mundial de 2012 de proveedores de software social empresarial (en inglés). Doc #237336. 2012.
https://www.vmware.com/� les/pdf/socialcast/vmw-IDC-Marketscape-Social-vendor-analysis.pdf.
5 Porque “podrían” no signi� ca que tienen la obligación. Los gerentes de líneas de negocio necesitarían considerar el grado de compatibilidad con otro software, como Microsoft
Of� ce*, además de las implicancias de seguridad y de cumplimiento de los requerimientos. Google Drive* se incluye solamente para ilustrar las capacidades de las soluciones del
cuadrante C.
6 Infosecurity. “Bomba de tiempo encendida a causa de la ética de trabajo ‘Siempre conectado’” (en inglés). Mayo de 2013.
http://www.infosecurity-magazine.com/view/32703/ticking-time-bomb-caused-by-alwayson-work-ethic/.
7 Apple. “Compatibilidad de documentos entre iWork* para iOS* y Microsoft Of� ce*.” (en inglés). Fecha de la visita: 13 de junio de 2013.
http://www.apple.com/apps/iwork/pages/compatibility.html.
8 Apple. “Compatibilidad de documentos entre iWork* para iOS* y Microsoft Of� ce*.” (en inglés). Fecha de la visita: 22 de mayo de 2013.
https://www.apple.com/apps/iwork/keynote/compatibility.html.
9 Apple Keynote* alerta al usuario sobre dichos cambios cuando el usuario abre la presentación importada en Keynote*.
10 Kingsoft* y MobiSystems* no documentan la compatibilidad de sus conjuntos de productividad de o� cina para dispositivos Google Android* característica por característica,
enunciando simplemente que las aplicaciones pueden crear, abrir, y editar documentos creados con Microsoft Of� ce*.
Kingsoft*. “Manual de usuario de Android*” (en inglés). http://www.kingsoftstore.com/download/android-user-manual-9.pdf.
MobiSystems*. “Características de Of� ceSuite Professional*” (en inglés). http://www.mobisystems.com/android_of� ce/full-features.html.
11 Intralinks. “Encuesta: La colaboración segura y que cumple con los requerimientos termina en el � rewall para el 68% de las organizaciones globalmente”(en inglés). Marzo de
2012. http://www.intralinks.com/news-events/press-releases/2012/03/19/intralinks-survey-secure-compliant-collaboration.
