El Documento - Concepto

Del latín “docere”: enseñarPresentación de algo que, plasmado en un soporte físico permite que sea conocido por otros.Elemento material en el que se ha hecho visible o palpable una idea o un hecho.

SOPORTE FÍSICO

Materiales que sirven como portadores de la información. Se pueden clasificar en:• Tradicionales– Epigráficos– Paleográficos

• De nuevo tipo

Soportes epigráficos

Constituidos por materiales sólidos, en los cuales existen grabados y representaciones:– La piedra– La arcilla– Los metales– La madera– La tableta de madera

Soportes paleográficos

Relacionados con la paleografía, son resultado de un proceso de transformación del material escriptoreo:– El papiro– El pergamino– El Papel– Los Quipus

Caracteres externos e internos del DOCUMENTO

• Externos– Medio– Soporte– Formato físico– Calidad jurídica– Tipo

Internos Autor Origen funcional Contenido

...externos: medio

Formas empleadas para transmitir la información. Pueden ser:– Textuales– Gráficas– Fotográficas– Sonoras– Audiovisuales

...externos: soporte

Configuración física del documento, materiales utilizados para su composición y manipulación:– Tradicionales, el papel tiene la supremacía.– De nuevo tipo, utilizan nuevos soportes y

exigen un equipo intermedio para su lectura.

...externos: formato físico

Forma de presentación y dimensiones del documento:– En los soportes tradicionales se

refiere a las medidas y calidad del papel utilizado.

– En los soportes de nuevo tipo se refiere al programa utilizado, tamaño del archivo, etc.

...externos: calidad jurídica

Condición de originales y copias, en lenguaje diplomatístico se conoce como tradición documental. Se clasifican en:– Borrador– Original:• Autógrafo• Heterógrafo

– Copia simple– Copia certificada

...externos: tipo

Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato físico, estructura informativa y soporte son homogéneos. Pueden ser:

– Simples– Compuestos

...internos: autor

Persona o institución que produce el documento. Puede ser:

– Autor jurídico, se hace responsable mediante la firma.

– Autor material, elabora materialmente el documento.

– Autor científico, quien redacta el documento aunque no lo firme.

...internos: origen funcional

Razón por la cual se producen los documentos, la función administrativa que tiene atribuida el organismo que los produce. Se clasifican en:

– Públicos– Privados

...internos: contenido

Se identifica con la información, es decir, el mensaje o noticia que transmite el documento. El asunto o tema del que trata.

CONCEPTO DEDOCUMENTO DE ARCHIVO

Documento es aquel que contiene una información, de cualquier fecha, forma o soporte físico, producido o recibido por cualquier persona natural o jurídica y por cualquier institución pública o privada en el ejercicio de su actividad, con exclusión de las obras de creación e investigación editadas o impresas.

Cualidades intrínsecas del documento archivístico

• Nacen del proceso de las actividades llevadas a cabo. Son testimonio material de las funciones.• Se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series.• Cada documento responde a una actividad concreta.• Son ejemplares únicos y originales.

VALORES DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO

Los documentos tienen dos valores básicos: Valor primario Valor secundario

Valor primario

Aquel con el cual nace o el fin para el cual se produjo, son prueba de las actividades desarrolladas.

– Valor administrativo– Valor jurídico– Valor Legal– Valor fiscal y contable– Valor informativo

Valor secundario

Aquel que adquiere el documento cuando ha desaparecido la validez con la cual se creó, cuando ya no tiene vigencia administrativa o legal.Se convierte en testimonio para la reconstrucción de los hechos.

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Toda institución / organización a lo largo de su vida, produce documentación con diversas particularidades.Es necesario homogeneizar la estructura informativa y el formato de los tipos documentales, para optimizar la calidad de la información.