El Efectivo

Mtra. María Isabel Roca Gutiérrez

Activo Recurso económico, propiedad de un

negocio del cual se espera que rinda beneficios económicos en el futuro.

Activo Circulante es aquel que en cualquiera de sus formas normalmente le sucederá en un año o menos las siguientes situaciones Serán convertidos a dinero Serán vendidas Serán consumidas.

El activo Circulante y la liquidez

El criterio general utilizado en definir el efectivo consiste en que sea un medio de cambio, que esté disponible inmediatamente para el pago de obligaciones circulantes. En especial, el efectivo tiene una gran importancia dentro del ciclo de operaciones de una empresa, al ser el principal elemento en el ciclo de cobros y pagos.

Efectivo El renglón del efectivo debe estar

constituido por moneda de curso legal o sus equivalentes propiedad de una entidad y disponibles para las operaciones, tales como: Depósitos bancarios en cuentas de

cheques Dinero en la caja chica de la

empresa. Giros bancarios, telegráficos o

postales Monedas extranjeras Metales preciosos amonedades

Aspectos a considerar

1.El control interno2.Las reglas de valuación3.Las reglas de

presentación4.El mecanismo contable

Control Interno El control contable es necesario en la

planeación para asegurarse de que el efectivo se utiliza para propósitos de la empresa y no es desperdiciado, mal invertido o robado.

Algunos aspectos a considerara. La función de cobro o recepción de efectivo debe estar

separado de la función de pagos. Quienes manejan efectivo o cheques no deben tener acceso a los registros contables.

b. Todos los depósitos deben ser depositados íntegramente cada día.

c. Todos los gastos o desembolsos de montos importantes debe ser hechos con cheques seriados.

Fondo fijo de caja chica

La caja chica es el dinero en efectivo que se destina a cubrir los gastos menores, éstos no deben pagarse con cheque. El dinero del que se dispone como fondo fijo debe ser suficiente para liquidar los gastos menores de la empresa correspondientes a un mes.

Sistema de fondo de caja chica y registros contablesa) Creación del Fondo de caja chica.- Se

determina la cantidad necesaria para formar el fondo de caja chica, el cual debe entregarse a la persona designada como responsable de su manejo.Para registrar la creación de la caja chica se hace un asiento cargando la caja chica y abonando bancos.La cuenta de Caja chica puede ser una cuenta auxiliar de la cuenta de mayor que es Caja.

Bancos

$ 15 000.00

Caja Chica

$ 15 000.00

b) Erogaciones a través del fondo de caja chica. El responsable de la caja chica debe llevar el control de los desembolsos que efectué mediante recibos o comprobantes de caja, en los cuales es conveniente que anote el concepto del desembolso y la persona que lo solicitó. En todo momento el responsable debe tener disponible la totalidad del fondo, ya sea en efectivo, comprobantes o ambos.Arqueo de Caja.- Es recomendable hacer un recuento de los fondos encomendados al cajero. Al realizar el arqueo debemos encontrar. Dinero Vales provisionales Comprobantes definitivos.

Cedula del arqueo de caja chica Encabezado. Nombre de la compañía,

mención de ser arqueo de caja chica y la fecha del arqueo.

Cuerpo. Consiste en listar las monedas, los cheques y los comprobantes que tenga en su poder el cajero.

Firmas.- Nombre y firma del cajero así como nombre y firma de las personas que llevaron a cabo el arqueo.

Al hacer la cédula del arqueo deberá determinarse si hay faltante o sobrante en la caja. Si el saldo de caja chica es mayor que el importe del arqueo, la diferencia será un faltante, el asiento contable será un cargo a la cuenta de deudores diversos (nombre del cajero) con un abono a caja.

Si el importe del arqueo es mayor que el saldo de la caja chica, la diferencia será un sobrante. El asiento contable que deberá hacerse será: cargar a caja y abonarse a otros productos (sobrante de caja).

Corte de Caja Cuando un cajero maneja un fondo

de caja que sirve exclusivamente para tener cambio disponible y recibe el dinero en efectivo de las ventas de la empresa, queriendo decir con esto que tiene siempre un saldo variable de la misma. Se deberá contar diariamente el dinero y comprobar que coincida con el saldo de la caja, retirándole el dinero de las ventas y dejando siempre el mismo saldo mínimo. A esta operación se le llama corte de caja.

c) Reposición del fondo de caja chica.- Cuando el encargado del fondo considera que el mismo esta por agotarse, debe solicitar que se le repongan los desembolsos que haya realizado. Para ello debe elaborar un reporte en el que especifique los conceptos de cada desembolso. Al generar el cheque para cada reposición de caja chica, el registro se hace cargando cada uno de los conceptos por los que se haya hecho algún desembolso y abonarse a bancos.

d) Incremento o disminución del fondo de caja chica.- Si se considera que la cantidad que se dispone en el fondo de caja chica es excesiva o no satisface las necesidades para cubrir los gastos menores de la empresa, el responsable deberá hacer un reporte en el que aclare cualquiera de las dos circunstancias anteriores.

                          01/10/2010La empresa San Luis, S. A. decidió establecer un fondo de caja   

  chica por la cantidad de $ 5 000.00. Carmen Fernández fue     nombrada responsable del fondo de caja chica.  15/10/2010Carmen Fernández envión el siguiente resumen de los pagos  

  efectuados en la primera quincena del mes.                 Gastos de Paquetería  $    1,200.00       Fletes sobre compras            950.00       Periódicos y revistas            300.00       Papelería            150.00                    2,600.00                    En esta fecha, el efectivo disponible en el fondo ascendía a     $ 1 950.00. Junto con el informe, Carmen Fernández creyó     conveniente solicitar un incremento del fondo de $ 1 000.00     este incremento se autorizó el 17 de Octubre.                            

Ejercicio 1

Empresa San Luis S. A.Cedula del arqueo de Caja al 15 de Octubre del 2010

           Monedas        20               0.50                 10.00     15               1.00                 15.00     20               2.00                 40.00     15               5.00                 75.00     20             10.00               200.00             340.00   Billetes        8             20.00               160.00     5             50.00               250.00     3           100.00               300.00     2           200.00               400.00     1           500.00               500.00         1,610.00         1,950.00 

           Comprobantes        

1 Factura de Paquetería           1,200.00   2 Factura de Fletes               950.00   3 Recibo de Periódico y revista             300.00   4 Nota de Papelería               150.00         2,600.00 

           Importe del Arqueo            4,550.00 Importe del Fondo de caja Chica            5,000.00 Faltante del arqueo de caja     -         450.00                                Carmen Fernández   Luis Rosas   Cajera   Contador           

Asiento  para registrar los gastos de la caja chica               Gastos de Compra    $       848.20     

  Gastos de Venta          1,034.50       Gastos de Administración            429.30       IVA acreditable              321.90       Deudores Diversos (Carmen Fernández)            450.00         Impuestos Retenidos    $          33.90       Caja            3,050.00            $    3,083.90   $    3,083.90                

Asiento de reposición de Caja chica               Caja Chica      $    3,050.00         Bancos      $    3,050.00     por la reposición de caja chica                   

Asiento para incrementar el fondo fijo de caja chica               Caja chica      $    1,000.00         Bancos      $    1,000.00     por el incremento de fondo de caja chica                   

Caja Chica 5,000.00 2,600.00

450.00 5,000.00 3,050.00 1,950.00 3,050.00 1,000.00 6,000.00

Gastos que la cajera comprueba

Faltante de la caja

Reposición de Caja

Dinero encontrado en el arqueo

Incremento del Fondo fijo de caja chica

Nuevo saldo de Fondo fijo de Caja Chica