FORMATO CONDICIONAL EN EXCEL

Existe en Excel una función que opera con formatos, que no es difícil de utilizar, no es demasiado potente pero puede darnos mucho juego a la hora de delimitar información mediante formatos, colores, tipo de texto,…

Es el llamado en Excel Formato condicional.

Para comprender su funcionamiento, bastará un sencillo ejemplo:Supongamos un calendario en el cual aparecen por cada día unas cifras.

Como se puede observar en la imagen de la izquierda, reconocer de un vistazo la información que queremos de un solo vistazo, puede resultar difícil…Supongamos que queremos ver cuales de esos días contiene una cifra superior a 45. Parece inmediato pensar que si distinguimos con cierto color, por ejemplo el rojo, la celda donde la cifra es estrictamente mayor que 45, la información se verá infinitamente más clara y de un solo vistazo nos hacemos

rápidamente una composición de la estructura de la información.

En esta nueva ilustración podemos ver con claridad la información que andamos buscando… ¡ y con una mirada!Esta forma de presentar la información ha demostrado presentar ventajas sobre la información presentada de forma plana, monocolor si bien, es poco útil para realizar operaciones matemáticas, lógicas, etc… en función del color. Excel no soporta estas distinciones.

Pero para el caso de discriminar información de forma visual, es el procedimiento más conveniente..La presentación de la información mediante colores que la diferencian está muy bien. Pero, que sucede si se modifica la información en el transcurso de un trabajo… ¿ Tenemos que recolorear todo el rango de datos?, ¿No será fuente de errores el realizar esta operación (el recoloreado) cada vez que cambie un dato, sobre

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todo si cambian con frecuencia?. Tal como lo estamos planteando ahora, ya no parece un método tan eficaz. Nos inunda de trabajo extra que además es propenso a errores.

Justo para automatizar este proceso y no cometer errores, Excel dispone del llamado “Formato Condicional”. Consiste básicamente en lo que hemos explicado con el ejemplo: diferenciar celdas de información con distintos formatos dependiendo de cual sea la información.Ahora, trataremos de explicar paso a paso el procedimiento para establecer formatos

condicionales a un rango de datos.

Normalmente, partimos de un rango de datos sin formato ninguno, en este caso, tal como aparece en la primera imagen. Seleccionamos el rango de datos con el que queremos trabajar: el rango o conjunto de celdas con los valores numéricos. Para hacer la selección, situamos el ratón sobre la celda de la parte superior izquierda, pulsamos el botón izquierdo del ratón y arrastramos este hasta la celda de la parte inferior derecha, última celda del rango. Soltamos ahora el botón del ratón y la selección nos ha tenido que quedar de un color levemente azulado, que se distingue del resto.

Ahora aplicamos el formato a la selección.

Desplegamos el menú Formato y elegimos Formato Condicional…El aspecto del cuadro de diálogo del recurso es el que podemos ver en la imagen siguiente

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Como se puede ver, consta de varios apartados que vamos a tratar de explicar:Lo primero que hemos de aclarar es que el formato condicional es muy limitado; entre otras limitaciones, tenemos la de que solamente podemos establecer, coma máximo, tres condiciones.Por defecto, en el cuadro de diálogo, aparece una única condición (vemos en color azul la leyenda Condición 1) pero pulsando sobre el botón agregar se va desplegando hasta

conseguir introducir tres condiciones.Una vez definidas la o las condiciones, pulsamos sobre el botón Aceptar, y listo.Si lo que queremos es suprimir alguna de las tres condiciones que se pueden implementar como máximo, pulsaremos el botón suprimir. En ese momento aparece un cuadro para poder seleccionar que condición o condiciones eliminar. Este cuadro está representado en la imagen de la derecha. Seleccionadas las condiciones a suprimir, pulsaremos su correspondiente botón Aceptar y quedarán eliminadas.

Para este ejemplo, vamos a necesitar una sola condición: que se coloree de rojo la celda cuyo valor exceda estrictamente de 45.Pues bien, el primer desplegable tiene seleccionado por defecto el valor que necesitamos para el ejemplo: “Valor de celda”. En este campo, se pueden seleccionar uno de estos dos: Valor de celda: Es el valor por defecto. Dependiendo del valor que tenga la celda, se hará una u otra cosa en ella.Fórmula: Permite introducir una función o una fórmula que se ejecutará en la celda si se cumple la condición.

El siguiente cuadro de texto desplegable permite elegir entre varias opciones condicionalers:Entre: eligiendo esta, nos abre a continuación dos campos para escribir sendos valores entre los que se comprende la condición.No está entre: lo contrario de lo anterior.Igual a : en este caso, desaparece uno de los campos y en el que queda, será en el que le indiquemos la condición.No igual a: lo contrario del anterior.Mayor que: establece la condición y en la casilla que aparece se expresa el valor crítico.

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Menor que: como el anterior pero en vez de por arriba, por abajo.Mayor o igual que: establece la condición y en la casilla que aparece se expresa el valor crítico.Menor o igual que: como el anterior pero en vez de por arriba, por abajo.

Por último, tras expresar la condición y los valores comparables, solo nos queda definir el formato que queremos que la celda o rango de celdas en cuestión adopte.

Para ello, solo pulsaremos el botón Formato y aparece el conocido cuadro de diálogo de

formato de texto, que aparece en la imagen, donde definiremos cada parámetro para diferenciar la celda o rango de ellas que cumpla la condición.

En nuestro ejemplo, vamos a elegir que la condición verdadera saea que el valor de la celda sea MAYOR QUE y el valor a comparar 45. en Formato solo definiremos que el color de fondo sea rojo.. con esto ya hemos definiodo el formato condicional.

Ahora, cada vez que modifiquemos un campo, automáticamente se valorará cual es su valor y, de ser superior a 45, la celda se tornará de fondo rojo.

Más adelante, veremos un tema dedicado a la introducción de fórmulas en Excel. Es entonces cuando retomando el tema del Formato condicinal, veremos que utilidad puede tener y como se incrementa aún más la operatividad de la función.

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