EL SECRETARIO GENERAL DE LA SUPERINTENDENCIA DE … · del acta emitida por el órgano competente,...

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia

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EL SECRETARIO GENERAL DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

En ejercicio de las facultades legales en especial la conferida en el artículo 1º de la Resolución 3085 de 27 de Abril de 2009, mediante la cual se delegó la facultad de celebrar contratos, en concordancia con el artículo 2 del Decreto 3576 de 2009, procede a efectuar la siguiente:

INVITACIÓN PÚBLICA 98 DE 2010

Convocase a la ciudadanía en general para que conozca y participe en la INVITACION PUBLICA No. 98 de 2010, mediante la cual la Superintendencia de Notariado y Registro seleccionará la mejor propuesta para contratar con una agencia el diseño y la publicación de un aviso de ¼ página, blanco y negro, en página corriente sobre la convocatoria del concurso público y abierto de ingreso a la carrera notarial, en los siguientes medios de comunicación: El Tiempo, El Espectador, El Colombiano, El País, Vanguardia Liberal, La Tarde, El Heraldo, El Liberal, Diario del Sur, La Opinión, La Nación y El Universal.

CRONOGRAMA:

ACTIVIDAD FECHA LUGAR Publicación de la Resolución de Justificación y de la Invitación Pública

10 de Diciembre de 2010

http://www.supernotariado.gov.co

Recepción y Apertura de Propuestas

10 al 13 de Diciembre de 2010 hasta las 10: 00 a.m.

Únicamente Grupo de Archivo y Correspondencia.

Evaluación de las propuestas y requisitos habilitantes.

14 de Diciembre de 2010.


Traslado de los informes de Evaluación o ponderación de los requisitos técnicos y respuesta a las observaciones.

15 de Diciembre de 2010.


Adjudicación y constancia de registro del proceso y celebración del contrato.

16 de Diciembre de 2010. Hora: 11:00 a.m.

Sala de Juntas – Secretaria General.

FUNDAMENTO LEGAL: Mediante Decreto 3576 de 17 de septiembre de 2009, el Gobierno Nacional modificó parcialmente el Decreto Reglamentario 2474 de 2008 y el 2025 de 2009, en su artículo 6 derogó expresamente el artículo 46 del Decreto 2474 y el 3 del 2025 antes citado, regulatorios, de la contratación de mínima cuantía.


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En razón a dicha derogatoria fue excluido del ordenamiento jurídico el denominado proceso de mínima cuantía, en su lugar, estableció para los procesos de selección cuyo valor no exceda del 10% de la menor y tengan por objeto la adquisición de bienes o servicios diferentes a los de características técnicas uniformes y de común utilización, el procedimiento previsto en el artículo 2 del Decreto 3576 de 2009.

CAPITULO I

GENERALIDADES Que la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO - SNR es una entidad descentralizada, técnica, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonial, adscrita al Ministerio del Interior y de Justicia. Que la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO - SNR ejerce la orientación, inspección, vigilancia y control de los servicios públicos que prestan los Notarios y los Registradores de Instrumentos Públicos, atiende la organización, administración y sostenimiento de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y asesora al Gobierno Nacional en la construcción de las políticas y el establecimiento de los programas y planes referidos a los servicios públicos notarial y registral. Que de conformidad con lo establecido en el Decreto 412 del 15 de febrero de 2007, por el cual se reestructura la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO y REGISTRO - SNR, se establecen entre otras de sus funciones las de: Adelantar las gestiones necesarias para la eficaz y transparente prestación del servicio público notarial y registral, fijar los estándares de calidad requeridos para la prestación de los servicios de notariado y de registro de instrumentos públicos y establecer sistemas administrativos y operativos para lograr la eficiente atención de los servicios de notariado y de registro de instrumentos públicos procurando su racionalización y modernización. Que según el artículo 131 de la Constitución Política, el Decreto 960 de 1970, la Ley 588 de 2006, el Decreto 3454 de 2006 y la Sentencia C- 421 de 2006, las notarías deben proveerse mediante concurso Que la Corte Constitucional expidió la Sentencia SU-913 de 2009, mediante la cual ordena al Consejo Superior convocar a concurso público y abierto para proveer las notarías que quedaron vacantes, después de concluido el concurso convocado mediante Acuerdo Nº 1 de 2006 del Consejo Superior. Que el Consejo Superior expidió el Acuerdo Nº 11 de 2010, mediante el cual convoca a concurso las notarías que quedaron vacantes Que el artículo 82 del Decreto 2148 de 1983 dispone que la Superintendencia de Notariado y Registro proporcionará al Consejo Superior los servicios técnicos y administrativos que requiera para su eficaz funcionamiento.


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Que la Superintendencia en su labor de apoyo técnico deberá hacer la respectiva divulgación de la convocatoria para que los interesados en participar tengan el debido conocimiento del proceso.

1.1. OBJETO: El objeto a contratar es contratar con una agencia el diseño y la publicación de un aviso de ¼ página, blanco y negro, en página corriente sobre la convocatoria del concurso público y abierto de ingreso a la carrera notarial, en los siguientes medios de comunicación: - El Tiempo, El Espectador, El Colombiano, El País, Vanguardia Liberal, La Tarde, El Heraldo, El Liberal, Diario del Sur, La Opinión, La Nación y El Universal. 1.2 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: Para cumplir con el objeto contractual, el contratista debe cumplir con las siguientes obligaciones: Obligaciones Generales: 1. Cumplir el objeto estipulado, ajustándose a las disposiciones constitucionales, legales, contractuales, y la propuesta presentada. 2. El contratista se obliga para con la entidad a publicar los avisos en las fechas ordenadas por el supervisor y/o el ordenador del gasto. 3. El contratista se obliga con la entidad a publicar los avisos de acuerdo con las características ordenadas por el supervisor y/o el ordenador del gasto. 3. Atender las observaciones del servidor público que ejerce control y vigilancia del contrato. 4. Tomar las medidas necesarias para garantizar la debida y oportuna ejecución del mismo. 5. Cumplir durante el tiempo de ejecución del contrato, las obligaciones con el sistema integral de seguridad y salud y pensión, de conformidad con las disposiciones legales sobre la materia. 6. Las demás que le correspondan acordes con la naturaleza del contrato. Obligaciones Específicas: 1. Garantizar la oportunidad en la publicación de los avisos. 2. Diseñar el arte final de los avisos. 3. Publicar los avisos previa aprobación de los mismos por parte del supervisor. 4. Publicar en lo medios de comunicación impresos de mayor circulación. 1.3 OBLIGACIONES DE LA SUPERINTENDENCIA 1. Expedir el certificado de registro presupuestal. 2. Asistir diligentemente al contratista en el cumplimiento del objeto del contrato, colaborando continuamente con él para el desarrollo del mismo. 3. Efectuar cumplidamente el pago pactado en el contrato. 4. Ejercer la supervisión del contrato. 5. Las demás inherentes al contrato, y las consignadas en la resolución interna que regula la actividad de interventoría y supervisión.


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6. Suministrar los textos del aviso a publicar. 7. Aprobar el arte final. 1.4 ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO El valor del presente contrato se fija en la suma de CUARENTA Y TRES MILLONES SETESCIENTOS MIL PESOS M/C $ 43.700.000 con cargo al rubro de Fondo para Notarios de Insuficientes Ingresos – Decreto 1672 de 1997.

1.5. PLAZO DE EJECUCION: El plazo de ejecución será para el día 19 de diciembre de 2010, contado a partir de la suscripción del acta de inicio, previo el cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato. 1.6. LUGAR DE EJECUCION: En las regiones de cobertura de los medios de comunicación. 1.7. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO

El presupuesto estimado por la Entidad para la actividad lùdica de los servidores públicos de la Superintendencia de Notariado y Registro es de CUARENTA Y TRES MILLONES SETESCIENTOS MIL PESOS M/C incluido IVA ($43.700.000) 1.8. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL La entidad cuenta con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No.16 del 07 de Diciembre de 2010, para amparar el contrato resultante de esta convocatoria con cargo al rubro de “3-6-3-60-0 “Fondo para Notarios de Insuficientes Ingresos Decreto 1672 de 1997” 1.9. FORMA DE PAGO La Superintendencia de Notariado y Registro pagará al contratista dentro de los diez días hábiles siguientes a la presentación de la factura que se genere por la publicación de los avisos ordenados, acompañada de la certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el supervisor del contrato. 1.10. SUPERVISION: El Coordinador del Grupo de Divulgación ejercerá la supervisión y certificará el cumplimiento a satisfacción del presente contrato.

1.11. LUGAR DE ENTREGA DE LOS BIENES: El contratista enviará al supervisor un ejemplar de cada uno de los periódicos en donde se publiquen los avisos solicitados por la entidad.


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CAPITULO II

REQUISITOS HABILITANTES

2.1. DOCUMENTOS JURÍDICOS Los siguientes documentos no otorgan puntaje, pero su presentación es necesaria para poder determinar si la oferta es hábil jurídicamente o no. Durante el término de evaluación de las ofertas, la Superintendencia podrá solicitar la aclaración de estos documentos al oferente, salvo aquellos que expresamente se indique que no son subsanables. Para este efecto se concederá un término perentorio. Si el oferente no atiende la solicitud de la Superintendencia dentro del plazo otorgado para el efecto, se entenderá que hay inconsistencias en la propuesta y se rechazará. 2.1.1.- CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA La carta de presentación de la propuesta deberá estar firmada por el proponente o representante legal para el caso de personas jurídicas, la cual debe contener, como mínimo: la identificación del proponente, número de teléfono, fax y su dirección, relación de los documentos que anexa, manifestación sobre el conocimiento de las condiciones establecidas en este documento y aceptación de su contenido y manifestación de no encontrarse incurso en alguna inhabilidad o incompatibilidad establecida por la ley. Los proponentes pueden utilizar el modelo que se anexa.

2.1.2. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL Las personas jurídicas deben anexar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio del respectivo lugar, con fecha de expedición no mayor treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre del concurso. En caso de unión temporal o consorcio, cada uno de los integrantes allegará el certificado correspondiente. La vigencia de la Sociedad será como mínimo igual a la vigencia del contrato y un (1) año más. Para el caso de ofertas presentadas por consorcios o uniones temporales, cada uno de los integrantes deberá acreditar este requisito.

2.1.3 AUTORIZACIÓN AL REPRESENTANTE LEGAL En caso de que conforme a los estatutos de las personas jurídicas oferentes, el representante legal tenga restringida la facultad para comprometer a la sociedad por el


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valor de la oferta y para suscribir el contrato a que hubiera lugar, deberá anexar copia del acta emitida por el órgano competente, en la cual lo autoricen para el efecto. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales conformados por personas jurídicas, cada uno de los integrantes debe cumplir este requisito. No se aceptarán ratificaciones.

2.1.4. DOCUMENTO DE CONSTITUCIÓN DEL CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL. Para los eventos previstos en el artículo 7 de la ley 80 de 1993, el oferente deberá presentar en original, el documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal en el cual deberá cumplirse como mínimo, lo siguiente: 1. Expresar si la participación es a título de Consorcio o de Unión Temporal. Si se trata de Unión Temporal, sus miembros deberán señalar los términos y extensión (actividades y porcentaje) de su participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo y escrito de la Superintendencia de Notariado y Registro. 2. Hacer la designación de la persona que tendrá la representación legal del Consorcio o de la Unión Temporal. Si al representante legal del Consorcio o Unión se le imponen limitaciones y este las excede, la propuesta será rechazada. 3. Señalar que la duración del Consorcio o Unión Temporal no será inferior a la del plazo de ejecución y liquidación del contrato y un (1) año más. 4. La indicación expresa de que los integrantes del consorcio o la unión temporal, responderán solidaria e ilimitadamente ante la Superintendencia. La omisión de este documento o de las firmas de sus integrantes, la falta de designación de representante legal, o la falta de capacidad legal para conformar el consorcio o unión temporal, cuando sus miembros son personas jurídicas, no son subsanables y generan el rechazo de la propuesta.

2.1.5. PAGO DE APORTES AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES - PERSONA JURÍDICA Cuando el oferente sea una persona jurídica, deberá diligenciar y anexar en original, una certificación firmada por el Revisor Fiscal, cuando de acuerdo con la Ley esté obligado a tenerlo, o por el Representante Legal cuando no se requiera Revisor Fiscal, donde se certifique que durante los seis (6) meses inmediatamente anteriores a la fecha de cierre del concurso, se encontraba a paz y salvo por concepto de aportes al Sistema de General de Seguridad Social Integral y parafiscales, tal como lo indica el artículo 50 de la Ley 789 de 2002. Los integrantes de consorcios o uniones temporales acreditarán este requisito de manera individual.


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En caso de presentar acuerdo de pago con las entidades recaudadoras respecto de alguna de las obligaciones mencionadas deberá manifestar que existe el acuerdo y que se encuentra al día en el cumplimiento del mismo. En caso de demostrarse por cualquier medio que el oferente se encontraba en mora o simple retardo en el pago de los aportes mencionados, se rechazará la oferta.

2.1.6. DECLARACIÓN JURAMENTADA DE PAGOS CORRESPONDIENTES A LOS SISTEMAS DE SEGURIDAD SOCIAL Y APORTES PARAFISCALES PERSONA NATURAL Cuando el oferente sea una persona natural, presentará constancia del pago de sus aportes al Sistema de Seguridad Social en Salud y/o de sus empleados, al Sistema General de Seguridad Social y Parafiscales, si hubiere lugar a ello. Dicho documento debe certificar que, a la fecha de presentación de su oferta, ha realizado el pago de sus aportes personales y de los aportes correspondientes a la nómina de los últimos seis (6) meses, contados a partir de la citada fecha, en los cuales se haya causado la obligación de efectuar dichos pagos. En caso de presentar acuerdo de pago con las entidades recaudadoras respecto de alguna de las obligaciones mencionadas deberá manifestar que existe el acuerdo y que se encuentra al día en el cumplimiento del mismo. NOTA 1: Cuando el oferente no haya tenido personal a su cargo, pero si haya tenido obligación en relación con sus aportes a título personal deberá indicarlo en el correspondiente Anexo y declararlo de conformidad con las instrucciones del mismo, estableciendo que se encuentra a paz y salvo con el pago de sus aportes de conformidad con lo preceptuado en estos numerales.

En caso de demostrarse por cualquier medio que el oferente se encontraba en mora o simple retardo en el pago de los aportes mencionados, se rechazará la oferta. 2.1.7. CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS (PROCURADURIA) Los proponentes, el representante legal y cada uno de los integrantes de consorcios o uniones temporales deberán presentar el certificado de antecedentes disciplinario vigente, expedido por la Procuraduría General de la Nación, donde conste que no tienen sanciones vigentes. 2.1.8. BOLETÍN DE RESPONSABLES FISCALES (CONTRALORIA) Los proponentes, el representante legal y cada uno de los integrantes de consorcios o uniones temporales deberán presentar el certificado donde conste que no han sido declarado responsables fiscalmente por ese organismo de control. 2.1.9. REGISTRO UNICO TRIBUTARIO (RUT) Los proponentes y cada uno de los integrantes de consorcios o uniones temporales deberán presentar copia del (RUT).


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2.1.10. CERTIFICADO DE ANTECEDENTES JUDICIALES EXPEDIDO POR EL DAS Los proponentes y cada uno de los integrantes de consorcios o uniones temporales deberán presentar copia del certificado de antecedentes judiciales expedido por el DAS. 2.1.11. FOTOCOPIA DE LA CEDULA DE CIUDADANIA. Los proponentes y cada uno de los integrantes de consorcios o uniones temporales deberán presentar fotocopia de la cédula de ciudadanía. 2.1.12 FOTOCOPIA DE LA LIBRETA MILITAR. Los proponentes y cada uno de los integrantes de consorcios o uniones temporales varones menores de 50 años, deberán presentar fotocopia de la Libreta Militar. 2.1.13. FORMATO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA El proponente (persona natural o jurídica) debe diligenciar el formato de Hoja de vida del Departamento Administrativo de la Función Pública. Este debe ser diligenciado por el aspirante a celebrar un contrato de prestación de servicios con la administración, independientemente de su término de duración.

2.2. DOCUMENTOS FINANCIEROS Los siguientes documentos no otorgan puntaje. Por lo tanto, su inclusión dentro de la oferta tiene carácter obligatorio, por cuanto son documentos necesarios para la comparación objetiva de la propuesta. Durante el término de evaluación de las ofertas, la Superintendencia podrá solicitar la aclaración de estos documentos. Si el oferente no atiende la solicitud de la Entidad dentro del plazo concedido, la Superintendencia entenderá que hay inconsistencias financieras en la propuesta y la rechazará. Cada uno de los integrantes de consorcios y uniones temporales debe anexar, por separado, la totalidad los documentos de que trata este numeral. Balance General, Estado de Resultados, Flujo de efectivo y Cambios en el Patrimonio con corte a 31 de diciembre de 2009., debidamente firmados por el representante legal, contador público y revisor fiscal o contador independiente cuando lo exija la ley, igualmente deberán estar acompañados por las respectivas notas explicativas (Art. 36, Ley 222 de 1.995), certificación y dictamen correspondiente. Si el proponente tiene fecha de constitución posterior al 31 de Diciembre de 2009 deberá presentar la información financiera con corte al último día del mes anterior a aquel en que se abre el proceso o en su defecto mostrar el balance de apertura, firmado por el representante legal, contador y/o revisor fiscal (si esta obligado). En el caso de oferentes extranjeros: Los oferentes extranjeros deberán presentar sus


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Estados Financieros el Balance General, el Estado de Resultados, y las notas a los estados financieros (suscritos por el Representante Legal y Contador Público), con corte a 31 de diciembre del 2009. La clasificación de cuentas, así como la conversión de los Estados Financieros a la moneda funcional Colombiana deben ser avaladas en documento independiente debidamente suscrito por un Contador Público Colombiano y el Representante Legal ó Apoderado del Oferente en Colombia. El contador público colombiano que avala la clasificación de cuentas y la conversión de los Estados Financieros a la moneda funcional Colombiana debe allegar copia de la tarjeta profesional y de la certificación de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios expedida por la Junta Central de Contadores, certificación la cual debe encontrarse vigente a la fecha de presentación de la oferta (3 meses). En el evento en que cualquiera de estos requerimientos no sea aplicable en el país del domicilio de la empresa extranjera, el Representante Legal de esta ultima, así como el apoderado en Colombia, deberán hacerlo constar bajo la gravedad de juramento y certificar a través del competente oficial del Estado ó de una Auditoria Externa del país del proponente que el(los) requerimiento(s) efectuado(s) no es (son) aplicable(s). Las personas naturales o jurídicas extranjeras deben presentar sus estados financieros y demás documentación originada en el país de las mismas, consularizada y visada por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, acompañada de traducción oficial al castellano, expresados a la moneda funcional colombiana, a la tasa de cambio de la fecha de cierre de los mismos indicando la tasa de conversión. Las disposiciones de estos pliegos de condiciones en cuanto a proponentes extranjeros se refiere, regirán sin perjuicio de lo pactado en tratados o convenios internacionales. Cuando el proponente extranjero sin domicilio o sucursal en Colombia provenga de un país que hace parte de la “Convención sobre la abolición de requisitos de legalización para documentos públicos extranjeros”, no se requiere de la consularización a que se refiere en el párrafo anterior, sino que será suficiente que los documentos se adicionen con el certificado de “apostilla” por parte de la autoridad competente del país donde se origina el documento. Los estados financieros de todos los oferentes tanto aquellos que participen a título individual, como aquellos que lo hagan en consorcio, unión temporal o cualquier otra forma de asociación permitida por la ley, deben estar certificados y dictaminados si los obliga la Ley. El dictamen debe cumplir con lo establecidos en el artículo 38 de la ley 222 de 1995, que señala: “Estados financieros dictaminados. Son dictaminados aquellos estados financieros certificados que se acompañen de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoria generalmente aceptadas.


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“Estos estados deben ser suscritos por dicho profesional, anteponiendo la expresión "ver la opinión adjunta" u otra similar. El sentido y alcance de su firma será el que se indique en el dictamen correspondiente. “Cuando los estados financieros se presenten conjuntamente con el informe de gestión de los administradores, el revisor fiscal o contador público independiente deberá incluir en su informe su opinión sobre si entre aquellos y éstos existe la debida concordancia.” Cuando la SUPERINTENDENCIA en desarrollo de la verificación financiera requiera documentos adicionales del proponente, podrá solicitar los que considere necesarios para el esclarecimiento de la información, tales como estados financieros de cortes anteriores, anexos específicos o cualquier otro soporte. Así mismo, requerir las aclaraciones que considere necesarias, siempre que con ello no se violen los principios de igualdad y transparencia de la contratación, sin que las aclaraciones o documentos que el proponente allegue a solicitud de la SUPERINTENDENCIA puedan mejorar, modificar y/o adicionar la propuesta 2.3. DECLARACIÓN DE RENTA El proponente o cada uno de los miembros del Consorcio o de la Unión Temporal, debe presentar copia de la Declaración de renta del año gravable 2009, que soporte la información financiera contenida en los estados financieros fiscales, únicamente en el sobre de la propuesta identificada como original, para lo cual se mantendrá la reserva a la que se refiere el artículo 583 del Estatuto Tributario. En todo caso si el proponente allega copia de la declaración de renta en los sobres identificados como PRIMERA COPIA, SEGUNDA COPIA, será bajo su responsabilidad el conocimiento del contenido de la declaración de renta por los demás proponentes o personas interesadas en el proceso, ya que dichas copias se colocan a disposición del público para las observaciones pertinentes. En caso de consorcios o uniones temporales, se debe presentar la declaración de renta de cada uno de los integrantes.

La declaración de renta es un documento que se podrá entregar en caso de no haberse presentado con la oferta, siempre y cuando su presentación a la DIAN haya sido anterior a la fecha de cierre de este proceso..

Si el plazo para presentación de la misma ante la administración de Impuestos nacionales no ha vencido, deberá presentar la del año inmediatamente anterior. 2.4 CONCILIACIÓN TRIBUTARIA Siempre que existan diferencias superiores al 5% entre la información contable y la declaración de renta el proponente deberá presentar Conciliación entre el patrimonio contable y el fiscal, entre la utilidad contable y la renta gravable, con indicación de la cuantía y origen de las diferencias y su repercusión en los impuestos del ejercicio y en los impuestos diferidos. Si existieren ajustes de períodos anteriores que incidan en la determinación del impuesto, en la conciliación deberá indicarse tal circunstancia, dicha


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conciliación debe estar firmada por el Contador Publico o Revisor Fiscal o Contador Independiente que firme los Estados Financieros. 2.5 CERTIFICADO ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS Y TARJETA PROFESIONAL DEL CONTADOR Y DEL REVISOR FISCAL (ó CONTADOR INDEPENDIENTE QUE DICTAMINA O AUDITA LOS ESTADOS FINANCIEROS) El proponente o cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal debe presentar Certificado de inscripción y antecedentes disciplinarios y fotocopia de la tarjeta profesional expedida por la Junta Central de Contadores, del contador público y del revisor fiscal o contador independiente, que firmen los estados financieros, con fecha de expedición no superior a tres (3) meses a la fecha de cierre del proceso. 2.6 EVALUACIÓN FINANCIERA Esta evaluación se hará teniendo en cuenta los índices relacionados a continuación, habilita o inhabilita, no otorga puntos. Su evaluación se adelantará teniendo en cuenta la información financiera reflejada en el balance general con corte a 31 de diciembre de 2009 para proponentes nacionales, y del último periodo para proponentes extranjeros, como sigue: 2.7 NIVEL DE ENDEUDAMIENTO Endeudamiento = (Pasivo Total / Activo Total) x 100. Verificación requisitos Mayor al 60% No cumple Menor o igual al 60% Cumple En caso de consorcio o unión temporal tanto el pasivo total como el activo total descrito en la fórmula consignada, serán el resultado de sumar los pasivos totales y los activos totales prorrateados de acuerdo con los porcentajes de participación incluidos en el documento de constitución del consorcio o unión temporal, de los balances presentados a 31 de diciembre de 2009 para cada uno de los integrantes de este tipo de asociación. 2.8 CAPITAL DE TRABAJO

Capital de Trabajo (CT) = Activo Corriente - Pasivo Corriente Verificación requisitos

Menor del 30% del P.O. No cumple Mayor o igual al 30% del P.O. Cumple En caso de consorcio o unión temporal tanto el activo corriente como el pasivo corriente descrito en la fórmula consignada, serán el resultado de sumar los activos corrientes y los pasivos corrientes prorrateados de acuerdo con los porcentajes de participación incluidos en el documento de constitución del consorcio o unión temporal, de los balances presentados a 31 de diciembre de 2009 para cada uno de los integrantes de este tipo de asociación.


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2.9 RAZON CORRIENTE.

Prueba Ácida = Activo Corriente / Pasivo Corriente Verificación requisitos

Menor a 1.2 No cumple Mayor o igual que 1.2 Cumple En caso de consorcio o unión temporal tanto el activo corriente y el pasivo corriente descritos en la fórmula consignada, serán el resultado de sumar dichos rubros prorrateados de acuerdo con los porcentajes de participación incluidos en el documento de constitución del consorcio o unión temporal, de los balances presentados a 31 de diciembre de 2009 para cada uno de los integrantes de este tipo de asociación. 2.10 RELACION PATRIMONIAL Relación Patrimonial = Presupuesto oficial / Patrimonio Total. Puntos Mayor o igual que 2 No cumple Menor que 2. Cumple En caso de consorcio o unión temporal el patrimonio descrito en la fórmula consignada, será el resultado de sumar los patrimonios prorrateados de acuerdo con los porcentajes de participación incluidos en el documento de constitución del consorcio o unión temporal, de los balances presentados a 31 de diciembre de 2009 para cada uno de los integrantes de este tipo de asociación. NIVEL DE INGRESOS (Certificados por el revisor fiscal o el contador público a 31 de diciembre de 2009) Documento firmado por el contador, revisor fiscal o contador independiente que firmen los estados financieros. Nivel de Ingresos = Ingresos Operacionales

Puntos

Ingresos operacionales derivados de la prestación de los servicios objeto del proceso, cuya sumatoria sea inferior al presupuesto oficial asignado. No cumple Ingresos operacionales derivados de la prestación de los servicios objeto del proceso, cuya sumatoria sea igual o mayor al presupuesto oficial asignado. Cumple En caso de consorcio o unión temporal los ingresos operacionales descritos en la fórmula consignada, serán el resultado de sumar las cifras certificadas debidamente prorrateadas de acuerdo con los porcentajes de participación incluidos en el documento de constitución del consorcio o unión temporal para cada uno de los integrantes de este tipo de asociación.


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3. REQUISITOS TÉCNICOS. 3.1 EXPERIENCIA CERTIFICADA POR REPRESENTANTE LEGAL O PERSONA COMPETENTE. Los proponentes deberán acreditar por lo menos dos contratos u órdenes de servicios (años 2008 y 2009) relacionados con el objeto contractual. El valor de cada uno de éstos deberá ser superior al del presupuesto oficial de esta invitación.

CAPITULO III

DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA 3.1. CONTENIDO DE LA PROPUESTA La propuesta se presentará en tres (3) sobres que se entregarán cerrados, marcados como original, copia uno y copia dos, deberán contener los documentos que la integran de acuerdo con lo indicado en esta Invitación Pública. Los documentos se presentarán legajados, completamente foliados (incluso las hojas en blanco o de presentación), escritos en idioma castellano y a máquina y/o impresora. Todas las páginas de la propuesta que tengan modificaciones o enmiendas, deberán ser validadas con la firma al pie de las mismas de quien suscribe la carta de presentación, de lo contrario se tendrán por no escritas. Todos los documentos exigidos se incluirán en el original y en las copias de las propuestas. En caso de discrepancia entre la copia y el original, primará este último sobre aquella. CARÁTULA DE LA PROPUESTA:

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO INVITACION PUBLICA 98 DE 2010

CONTIENE: Original __ 1ª Copia ____ ó 2ª Copia ____Nº de folios __________. PROPONENTE: _________________________________________________ DIRECCIÓN: __________________________________________________ TELÉFONO:_________________________ FAX________________________ E-mail:_________________________

Los sobres serán entregados dentro del plazo fijado en el cronograma con anterioridad a la hora prevista para el cierre, en la siguiente dirección: SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO, Calle 26 No 13-49, interior 201, Bogotá D.C., Grupo de Archivo y Correspondencia, en el cual le asignarán el respectivo número de radicación.


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3.2 CONTENIDO DE LOS SOBRES Para facilitar la correcta integración de la propuesta por parte del oferente y su estudio y evaluación por la Superintendencia de Notariado y Registro, sugiere que el proponente integre los documentos de la propuesta en el mismo orden en que se relacionan en este numeral. La Superintendencia se reserva el derecho de solicitar documentos aclaratorios a los solicitados a la presente invitación y de verificar la información suministrada por el proponente.

CAPITULO IV

CRITERIOS DE SELECCIÓN

JUSTIFICACION DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITEN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE DE CONFORMIDAD CON EL ARTÍCULO 2 DEL DECRETO 3576 DE 2009. 4.1 CRITERIOS Y PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIÓN En los procesos de selección por menor cuantía, la oferta más ventajosa será la que resulte de la ponderación de los elementos soportados en puntajes y fórmulas señaladas en la invitación pública. Por lo tanto, se decide evaluar el elemento incentivo a la industria nacional y el valor de la oferta, los factores de evaluación son los siguientes:

CRITERIO PUNTAJE MAXIMO Incentivo a la Industria Nacional. 10 Valor de la Oferta 90 TOTAL 100

Una vez se establezca el puntaje, la SUPERINTENDENCIA procederá a revisar los requisitos habilitantes a la oferta más favorable para la entidad. 4.2 INCENTIVO A LA INDUSTRIA NACIONAL (10 Puntos) Este factor se evaluará con base en la ley 816 de 2003, y con el fin de garantizar la reciprocidad y apoyar la industria se asignará el puntaje cuando: El proponente mediante documento escrito ofrecerá los servicios con el

personal nacional que ejecutará las obras (10 puntos). Cuando el proponente extranjero ofrezca servicios con personal colombiano y

el origen de este proponente extranjero sea de un país con el cual Colombia tenga tratado vigente o en el que sé de tratamiento de reciprocidad a los bienes y servicios Nacionales, en los términos del parágrafo del articulo 1º de la ley


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816 de 2003. (10 puntos). Si no cumple con las condiciones de reciprocidad aquí previstas, el proponente obtendrá cero (0) puntos.

Cuando el proponente ofrezca servicios con personal nacional y extranjero para la presente licitación, se le asignarán 5 puntos.

En el caso de consorcios o uniones temporales, el puntaje se asignará dé acuerdo con el componente nacional o extranjero ofrecido conforme a lo indicado en este numeral.

Si una vez efectuada la calificación correspondiente, la propuesta de un proponente extranjero se encuentra en igualdad de condiciones con la de un proponente nacional, se adjudicará al nacional. 4.3 VALOR DE LA PROPUESTA (90 PUNTOS)

El procedimiento para evaluar y otorgar puntaje será de acuerdo al procedimiento y fórmulas establecidas en la presente invitación pública que para el caso será la media aritmética. Se determinará la media aritmética para la totalidad de las ofertas aplicando la siguiente fórmula: MA = Po+P1+P2+P3+P4 .... +Pn n

Donde: MA = Media aritmética. Po = Presupuesto Oficial. P (1...n) = Valor total de las propuestas. n = Número de propuestas (Incluyendo el presupuesto oficial) Una vez determinada la media aritmética (MA), se asignará el puntaje de la siguiente forma: A la propuesta que sea igual al 100% de la media aritmética o al menor valor más cercano por debajo de la misma, se le asignará el puntaje máximo. A la propuesta con el menor valor más cercano por debajo de la propuesta ganadora se le asignara 10 puntos menos y así sucesivamente. La evaluación del valor propuesto se hará con el valor corregido, como resultado del proceso de verificación aritmética. La calificación se asignará con valores redondeados por debajo a dos decimales


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4.4 CRITERIOS PARA DIRIMIR EMPATES.

1. Si se presenta empate, será adjudicataria la firma que cuente con el mejor contrato residual

2. En caso de que persista el empate y entre los empatados se encuentren Mipymes, se preferirá a la Mipyme nacional, sea proponente singular, o consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura, conformada únicamente por Mipymes nacionales.

3. Si no hay lugar a la hipótesis prevista en el numeral anterior y entre los

empatados se encuentran consorcios, uniones temporales o promesas de sociedad futura en los que tenga participación al menos una Mipyme, este se preferirá.

4. Si llegare a persistir el empate, la Superintendencia de Notariado y Registro se

regirá por lo dispuesto en el Artículo 24 de la Ley 361 de 1997. En tal sentido, los particulares empleadores que vinculen en sus nóminas por lo menos un mínimo del 10% de sus empleados en las condiciones de discapacidad enunciadas en la presente ley debidamente certificadas por la oficina de trabajo de la respectiva zona y contratados por lo menos con anterioridad a un año; igualmente deberán mantenerse por un lapso igual al de la contratación.

5. Si el empate se mantiene, la Superintendencia de Notariado y Registro invitará

a los proponentes a un sorteo por balotas, el cual se desarrollará de acuerdo con las siguientes reglas:

Los oferentes sacarán una balota numerada y éste será su número de identificación en el procedimiento de desempate. Acto seguido se ingresan nuevamente las balotas en la bolsa y los oferentes en orden ascendente a su número asignado extraerán una balota cada uno, la cual se considerará como eliminada hasta obtener una sola balota dentro de la bolsa, que será la seleccionada. Finalmente, los factores de desempate contenidos en los numerales 1 al 6 se aplicarán de conformidad con el parágrafo 1° del artículo 1° de la Ley 816 de 2003. Al efecto, los bienes y servicios originarios de países con los cuales Colombia tenga compromisos comerciales internacionales vigentes en materia de trato nacional para compras estatales, o de aquellos países en los cuales a las ofertas de bienes y servicios colombianos se les conceda el mismo tratamiento otorgado a sus bienes y servicios nacionales; deberán ser tratados en el marco de los criterios de desempate como si fueren bienes o servicios nacionales colombianos.

CAPITULO V

ANEXO 1

CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA


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Ciudad y Fecha Señores SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO Secretaría General Calle 26 13 - 49, Interior 201 Ciudad REF: Invitación Pública 98 de 2010 Estimados señores: El suscrito ____________________________ de conformidad con lo requerido en el documento anexo a la invitación pública para participar en el proceso del asunto de la referencia, junto a esta carta, presento a la Superintendencia de Notariado y Registro, propuesta con el fin de participar en dicho proceso cuyo objeto contratar con una agencia el diseño y la publicación de un aviso de ¼ página, blanco y negro, en página corriente sobre la convocatoria del concurso público y abierto de ingreso a la carrera notarial, en los siguientes medios de comunicación: - El Tiempo, El Espectador, El Colombiano, El País, Vanguardia Liberal, La Tarde, El Heraldo, El Liberal, Diario del Sur, La Opinión, La Nación y El Universal. VALOR TOTAL DE LA PROPUESTA ES DE $____________________

Así mismo, el suscrito declara que: 1. Que tengo el poder y/o representación legal para firmar y presentar la propuesta.

2. Que ninguna otra persona o entidad, diferentes de las nombradas aquí, tiene participación en esta propuesta o en el contrato que será el resultado de este proceso y que, por lo tanto, solamente los firmantes están vinculados a dicha propuesta

3. Que declaramos, bajo la gravedad del juramento que se entiende prestado al firmar esta carta, que no nos encontramos incursos ni personal ni corporativamente, en las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar previstas en las normas legales. Así mismo, que no nos encontramos en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República.

4. Que nos hemos familiarizado y hemos estudiado el documento anexo y demás documentos, así como las demás condiciones e informaciones necesarias para la presentación de la propuesta, aceptamos todos los requerimientos establecidos en dichos documentos y elaboramos nuestra propuesta ajustada a los mismos. Así mismo manifestamos que LA SUPERINTENDENCIA facilitó de manera adecuada y de acuerdo con nuestras necesidades la totalidad de la información técnica requerida para la elaboración de la propuesta, garantizando siempre la confidencialidad de la misma.

5. Que nuestra propuesta cumple con todos y cada uno de los requerimientos y condiciones establecidos en los documentos del proceso. Nos comprometemos a


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ejecutar la totalidad de objeto del presente proceso en las condiciones requeridas por LA SUPERINTENDENCIA.

6. Que entendemos que el valor del contrato, conforme está definido, incluye todos los impuestos, tasas o contribuciones directas o indirectas que sean aplicables, así como todos los costos directos e indirectos que se causen por labores de administración y las utilidades del contratista.

7. Que no existe ninguna falsedad en nuestra propuesta. Toda la información aportada y contenida en nuestra propuesta es veraz y susceptible de comprobación.

8. Que el (los) abajo firmante(s), obrando en nombre y representación del proponente manifiesto (amos) que me (nos) obligo (amos) incondicionalmente a firmar y ejecutar el contrato, en los términos y condiciones previstos.

9. Que de acuerdo con lo establecido en el citado anexo, adjunto se anexa la documentación solicitada en los mismos.

10. Que en caso de ser adjudicatarios del contrato derivado del presente proceso, nos comprometemos a notificarnos, perfeccionar, legalizar el contrato e iniciar su ejecución, en los plazos previstos. Así mismo, a ejecutar el objeto contractual de acuerdo con los documentos que hacen parte del presente proceso, así como los del contrato y las demás estipulaciones.

11. Que, a solicitud de LA SUPERINTENDENCIA, nos obligamos a suministrar cualquier información adicional necesaria para la correcta evaluación de la propuesta.

12. Que de manera libre y espontánea manifestamos que en el evento de resultar adjudicatarios, renunciamos a efectuar cualquier acción, reclamación o demanda en contra de LA SUPERINTENDENCIA por hechos o circunstancias que conocemos o hemos debido conocer por razón de las condiciones y exigencias que se establecieron en el anexo y en el contrato y que manifestamos aceptar en su totalidad.

12. Que conocemos detalladamente y que hemos hecho todas las averiguaciones necesarias para asumir los riegos sociales, de orden público, normativos, climáticos, ambientales, técnicos que la ejecución del contrato nos demande, y en consecuencia manifestamos que asumimos los resultados económicos de los mismos.

13. Que nos comprometemos a ejecutar el contrato en un plazo establecido.

14. Que en caso de ser adjudicatarios del contrato derivado del presente proceso, nos comprometemos a constituir las garantías requeridas y a suscribirlo dentro de los términos señalados para ello.

15. Que conocemos y aceptamos en un todo, las leyes generales y especiales aplicables a este proceso contractual.

Nos permitimos informar que las comunicaciones relativas a este proceso de selección las recibirán en la siguiente dirección: Proponente: [indicar nombre completo del proponente] Dirección: [indicar dirección y ciudad] Teléfono y fax: [indicar teléfono y fax]


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Correo electrónico: [indicar teléfono y fax] Atentamente, Nombre: [indicar nombre y cargo del signatario] En calidad de: [indicar el cargo de la persona que firma] C.C. [indicar documento de identificación del signatario] __________________________________________ Firma autorizada [firma del representante autorizado] El día [día] del mes [mes] de [año] [Indicar fecha de firma] NOTA: Esta carta debe venir firmada por el representante legal debidamente facultado.

ANEXO 2

PERSONA JURÍDICA. CERTIFICACIÓN DE PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL Y APORTES PARAFISCALES. PERSONA JURÍDICA CERTIFICACIÓN DE PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL Y APORTES PARAFISCALES ARTICULO 50 LEY 789 DE 2002 En mi condición de Representante Legal o Revisor Fiscal (si lo requiere), de (Razón social de la compañía), identificada con Nit ________ , debidamente inscrito en la Cámara de Comercio de ________me permito certificar o auditar (En caso del Revisor Fiscal) que de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas en Colombia, los estados financieros de la compañía se ha efectuado el pago por concepto de los aportes correspondientes a los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar familiar (ICBF) y Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), durante los últimos seis (6) meses. Lo anterior, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002. EN CASO DE PRESENTAR ACUERDO DE PAGO CON ALGUNA DE LAS ENTIDADES ANTERIORMENTE MENCIONADAS, SE DEBERÁ PRECISAR EL VALOR Y EL PLAZO PREVISTO PARA EL ACUERDO DE PAGO, CON INDICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE ESTA OBLIGACIÓN.


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EN CASO DE NO REQUERIRSE DE REVISOR FISCAL, ESTE ANEXO DEBERÁ DILIGENCIARSE Y SUSCRIBIRSE POR EL REPRESENTANTE LEGAL DE LA COMPAÑÍA. Dada en ______ D.C. a los ( )__________ del mes de __________ de FIRMA__________________________________________________________ NOMBRE DE QUIEN CERTIFICA (REPRESENTANTE LEGAL Y/O REVISOR FISCAL) TARJETA PROFESIONAL (Para el Revisor Fiscal)___________________________________ EL REVISOR FISCAL QUE LO SUSCRIBE ALLEGARÁ LA FOTOCOPIA DE LA TARJETA PROFESIONAL Y EL CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS CON VIGENCIA NO MAYOR A TRES (3) MESES. EN CASO QUE EL OFERENTE NO TENGA PERSONAL A CARGO Y POR ENDE NO ESTE OBLIGADO A EFECTUAR EL PAGO DE APORTES PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL DEBERÁ INDICARLO EN LOS SIGUIENTES TÉRMINOS: Manifiesto bajo la gravedad de juramento que no tengo obligaciones con el sistema general de seguridad social en pensiones, salud y aportes parafiscales: FIRMA:_________________________________________________________ Atentamente, OMAR GERMAN MEJIA OLMOS Secretario General (E) Proyecto: Adriana María MG. Abogada Grupo de Contratación Administrativa. Reviso: Carolina Rosas Díaz. Coordinadora del Grupo de Contratación Administrativa. Revisó: Nelson Rodríguez Ch.- Contratista- asesor Despacho Secretaria General. (E)

EL SECRETARIO GENERAL DE LA SUPERINTENDENCIA DE … · del acta emitida por el órgano competente,...

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