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II Seminario

El Valor Probatorio del Documento Electrónico y Firma Digital

Prof. Arch. Leoncio A. Mansilla Conza

Consultor y Especializado en Gestión Documentaria y Archivos

ASOCIACIÓN DE BIBLIOTECARIOS, ARCHIVEROS Y MUSEÓLOGOS DEL PERÚ

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EL DOCUMENTO DIGITAL EN LAS LEYES

• Los documentos han estado siempre vinculados con un determinado soporte al que se incorpora su contenido.

• Esta circunstancia no ha cambiado, puesto que por muy digital que sea un documento, en el Juzgado siempre habrá de aportarse en un soporte físico, bien sea un papel donde se imprime el correo electrónico, bien sea en un DVD donde se incorpora el código fuente de un programa.

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Es una nueva forma o modalidad de documento escrito, pues, contiene un mensaje convencional expresado mediante microformas, sistema analógico, sistema binario bits, (pulsaciones electrónicas), que pueden estar alojados en películas, cintas, discos magnéticos, CDrom, memorias circutales, comunicables a terceros y duraderos en el tiempo.

EL DOCUMENTO INFORMÁTICO, ELECTRÓNICO O DIGITAL

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Nuestra legislación desde 1991 ya ha venido dando validez legal a los documentos elaborados y archivados mediante soportes electrónicos.

La Ley 25323 dictada el 11 de junio de 1991, y su Reglamento Decreto Supremo D.S. 008-92-JUS, en su Art. 2º precisa que son funciones del Sistema Nacional de Archivos los siguientes:

Valor probatorio del documento informático

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inciso d) fomenta la investigación científica y tecnológica a través de los fondos documentales, con el objeto de poder preservar el patrimonio documental a través del archivo de los documentos mediante el uso de tecnologías como la micro grabación

El Decreto Legislativo 681, regula lo referente a la validez del uso de tecnologías para el archivo de documentos mediante el sistema de microformas104 que en un inicio han usado las empresas privadas, bancos etc.

Valor probatorio del documento informático

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Norma que tiene como fin el de darle valor legal a los documentos elaborados y archivados mediante el uso de tecnologías avanzadas, como el de las micro formas, que son las imágenes reducidas y condensadas (o compactadas) de un documento, que se encuentra grabada en un medio físico técnicamente idóneo, que le sirve de soporte material al portador mediante un proceso foto químico, electrónico o

Valor probatorio del documento informático

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Que emplee alguna otra tecnología de efectos equivalentes, de modo que tal imagen se conserve y pueda ser vista y leída con la ayuda de equipos visores, pantallas de vídeo o métodos análogos, y pueda ser reproducida en copias impresas, esencialmente iguales al documento original, regulando el concepto jurídico de micro duplicado, micro grabación y micro archivo.

Valor probatorio del documento informático

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Para algunos estudiosos del derecho el documento contenido en soportes, tanto de papel o electrónicos, no encuentran mayor diferencia unos de otros, tan sólo radican en la corporeidad del mismo, pues, la similitud en cuanto al medio empleado diferencia del soporte tradicional que se materializa en el papel, el documento electrónico lo es en plastico o metal

Valor probatorio del documento informático

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La Ley de Títulos Valores 27287, en su Art. 2º en su inciso 2.1º, regula los valores desmaterializados. Para tener la naturaleza y efectos de los títulos valores señalados en el Art. 1º requiere su presentación por anotación en cuenta y de su registro ante una Institución de Compensación y Liquidación de Valores, quedando en claro que los documentos con contenido patrimonial, informáticos, electrónicos o digitales tienen reconocimiento y eficacia jurídica en nuestra legislación.

Ley de Títulos Valores

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Se ha validado el uso de tecnologías avanzadas en materia de micro grabación, proceso por el cual se obtiene micro formas.Regula la micro forma, imagen (compactada), el micro duplicado (reproducción exacta), y el micro archivo (conjunto ordenado y codificado de los elementos materiales de soporte portadores de micro formas grabadas), Tiene efectos legales y mérito probatorio, siempre que participen en el proceso técnicos fedatarios juramentados, tal como lo regula dicha norma.

Decreto Legislativo 681

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En su capítulo V, Art. 14º, precisa que las empresas de derecho privado pueden organizar sus archivos ellas mismas, mediante el uso de tecnologías de microformas, teniendo en cuenta los requisitos: de ser supervisadas por la Superintendencia de Banca o por la Comisión Nacional Supervisora de Empresas y Valores CONASEV, o pudiendo ser empresas dedicadas al comercio electrónico

Decreto Legislativo 681

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El Decreto Legislativo 702 y el Decreto Ley 26095 y su Reglamento incluyen dentro de la legislación de telecomunicaciones los documentos electrónicos con valor añadido como teleproceso, procesamiento de datos, el correo electrónico, la transmisión electrónica de documentos (EDI), la transferencia electrónica de fondos, los servicios de conmutación de datos por paquetes, el teletexto, el videotex.

El D. Leg. 702 y el Decreto Ley 26095

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El Decreto Legislativo 773, aprueba el Nuevo Código Tributario. Se reconocen expresamente las normas vigentes sobre efectos legales y valor probatorio de las microformas que incluyen documentos informáticos. En el ámbito bursátil, de acuerdo a la Comisión Nacional Supervisora de Empresa y Valores, CONASEV, regula que las sociedades Agentes de Bolsa tengan un sistema automatizado de recepción y registro de órdenes y asignación de operaciones que sea inviolable y asegure la continuidad del servicio.

Código Tributario

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En cuanto a las empresas de derecho privado, estas pueden organizar ellas mismas sus archivos mediante tecnologías de las microformas de que trata esta ley, para lo cual deben contar con infraestructura técnica propia o contratada, con empresas calificadas conforme a las normas técnicas internacionales que adopte e incorpore el INDECOPI.

Derecho Privado

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Considera el documento digital como el documento inmaterial elaborado mediante un computador donde la información se encuentra expresada en bits, que son pulsaciones electrónicas alojadas en barras, discos duros y otros soportes electromagnéticos con memoria circutal RAM (Random Acceso Memory), que cancela la información apenas se apague o desactive el computador

Derecho Informático

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o guardados en el disco duro, con caracteres totalmente distinto al que se muestra en el soporte de papel de un hecho o actos efectuado por las personas, está expresado en bits, es decir en pulsaciones electrónicas, lo que permite mayor flexibilidad en cuanto a modificar su forma y contenido.

Derecho Informático

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En cuanto a las copias de los documentos así obtenidos tienen el mismo valor legal, en juicio o fuera de él, de los documentos originales que reproducen pero las copias autenticadas no sustituyen a los títulos valores originales para los efectos de despachar ejecución.

Otras Consideraciones

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En cuanto a la tacha de una copia fiel o copia certificada del documento obtenida mediante micro formas. Serán sometidos a peritos que el Juez designe. Para el examen o el cotejo han de tener la calidad de Fedatario Informático Juramentado.

Otras Consideraciones

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En cuanto a los micro archivos, éstos son comprendidos como conjuntos ordenados y codificados de los elementos materiales de soportes portadores de micro formas grabadas, provistos de sistemas de índices y medios de recuperación que permiten encontrar, examinar visualmente y reproducir en copia exacta los documentos almacenados como micro formas.

Otras Consideraciones

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Siendo requisito indispensable para ser archivados su clasificación, codificación y con las medidas de seguridad necesarias, incluyendo fecha de micro grabado en el acta de cierre de micro grabación extendida por fedatario juramentado

Otras Consideraciones

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El Código Civil y la firma El Código Civil y la firma Ley NLey Nº 27291 27291

Artículo 141º.- La manifestación de voluntad puede ser expresa o tácita. •Es expresa cuando se realiza en forma oral o escrita, a través de cualquier medio directo, manual, mecánico, electrónico u otro análogo.

•Es tácita cuando la voluntad se infiere indubitablemente de una actitud o de circunstancias de comportamiento que revelan su existencia.

Artículo 1º.- Modificase los Artículos 141º y 1374º del Código Civil, con los siguientes textos:

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Pero la firma no es la única Pero la firma no es la única forma de obligarseforma de obligarse

• Muchos pactos se celebran sin firmar papeles.

• Existen otros medios de manifestar la voluntad…

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La firma digital se puede aplicar tanto a un correo electrónico como a un documento (texto,

multimedia, etc.)

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• Mediante Decreto Supremo N° 105-2012-PCM, publicado en el diario oficial El Peruano, se realizan diversas modificaciones de la normativa que regula el uso de la firma digital, sin afectar la validez y eficacia jurídica de las firmas digitales generadas bajo la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica.

• La referida norma presenta las siguientes disposiciones:

Firma digital en Perú, nuevo paso

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El Documento Nacional de Identidad (DNI)

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El Documento Nacional de Identidad (DNI) electrónico, entró en circulación a mediados del año 2013, e inicialmente su uso no es obligatorio, sino opcional.

Está fabricado en policarbonato, tiene el formato de una tarjeta de crédito y posee un chip que almacena la información del titular, lo que permite que los pobladores realicen el voto electrónico en cualquier computadora que cuente con una lectora del mencionado chip.

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El ciudadano que cuenta con un certificado digital podrá insertar su firma digital en un documento virtual al realizar trámites y transacciones por internet, y así éste adquiere la misma validez de un documento impreso con rúbrica manuscrita.

Así por ejemplo, el DNI electrónico facilitará en tiempo récord, la obtención de certificados de antecedentes policiales, renovación de pasaportes, acceso a servicios de salud, monedero electrónico e incluso hacer transacciones relacionadas al comercio exterior.

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“Es como si fuera una cuenta de usuario y password de tu correo electrónico, sólo que con valor legal”.

La tecnología también evita adulteraciones, como sucede con el DNI actual, porque la foto del documento electrónico viene con una serie de incrustaciones numéricas irrepetibles y otros dispositivos de seguridad que lo hacen, prácticamente, infalsificables.

Se plantea que el DNI electrónico debe servir para identificarse en en internet

• “Ya no más ‘pepito01’ o ‘pablito12345’. Se tiene que contar con una identidad, si queremos hacer transacciones como ciudadanos con el Estado, las empresas privadas con el Estado y el Estado con el Estado”.

• Para eso se ha planteado, implementar este documento en una primera etapa para las instituciones: El Estado deberá manejarse internamente con firma digital donde la gran mayoría de transacciones se realizarán a través de internet.

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SUNAT y RENIEC suscribieron convenio para la entrega de certificados digitales

Un certificado digital identifica a una persona en medios virtuales, permitiéndole firmar documentos durante la realización de trámites y transacciones por Internet. Según la legislación peruana, una firma digital tiene la misma validez y eficacia que una firma manuscrita.

La firma digital garantiza que la medida electrónica –en este caso, la cobranza coactiva-  ha sido efectuada por un ejecutor de la SUNAT, quien está notificando vía Internet al contribuyente.

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SUNAT y RENIEC suscribieron convenio para la entrega de certificados digitales

El RENIEC tiene a su cargo la identificación presencial y no presencial de los ciudadanos, y es la única Entidad de Certificación Nacional para el Estado Peruano. Su propósito es impulsar el uso de firmas digitales en los procedimientos administrativos y en los servicios ofrecidos por medios electrónicos, está entregando, sin costo alguno, certificados digitales a las instituciones públicas con las que suscribe convenios.

La suscripción del convenio con SUNAT se llevó a cabo en la Entidad de Registro Digital del Estado Peruano (EREP), recientemente inaugurada en San Isidro, luego de que el RENIEC pusiera en funcionamiento una Planta de Certificación Digital.

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35 universidades públicas del país aproximadamente, utilizan la firma digital para realizar gestiones y transacciones rápidas y seguras, gracias a un convenio suscrito entre la Asamblea Nacional de Rectores (ANR) y Reniec.

Este acuerdo rigió inicialmente para la Presidencia de la ANR y los principales funcionarios de ese organismo, quienes obtuvieron el código que los identifica cuando realizan las transacciones por Internet.

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Las Universidades de Perú implantan la firma digital para agilizar las transacciones

A dicho propósito se sumó el hecho que, al utilizar los medios electrónicos, se deja de lado el papel en los trámites documentarios. Con ello se contribuye a reducir la tala de árboles utilizados para elaborar papel y se mitiga el efecto invernadero en el medioambiente.

Además de la firma digital, las autoridades universitarias y sus colaboradores podrán utilizar el sistema de trámite documentario, que es una aplicación que ofrece el Reniec a sus clientes para realizar trámites con total seguridad.

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Las Universidades de Perú implantan la firma digital para agilizar las transacciones

• El Instituto Nacional de Salud del Niño (INSN) de San Borja,  utiliza la historia clínica digitalizada para acceder de manera ágil, confidencial y segura a la información de los pacientes.

• Este innovador sistema permite compartir información entre los establecimientos de salud públicos y también con el Sistema Metropolitano de la Solidaridad (SISOL).

• Entre otras cosas,  se puso en marcha la identidad digital de los médicos, quienes dotados de certificado digital, incluiyen su firma digital para refrendar la información que ingresen.

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Historia clínica digital en Instituto del Niño

Los directivos del Instituto del Niño, informaron que “La firma digital tiene la misma validez y eficacia jurídica que una firma manuscrita, identifica a la persona, dota de integridad a los documentos electrónicos que se emplean y evita que estos puedan ser negados o desconocidos por su autor”, .

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Historia clínica digital en Instituto del Niño

• La Sunarp lanzó el Sistema de Intermediación Digital (SID – Sunarp), herramienta con la que se podrá iniciar el procedimiento registral mediante la generación del parte notarial electrónico, la firma digital del notario y el envío al domicilio electrónico de la Sunarp.

• Este procedimiento utilizará un sistema sin papel que requerirá de la participación del ciudadano, el notario y el registrador público.

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Sunarp facilitará la constitución de una empresa solo con firma digital

• Asimismo, entre las principales ventajas del SID – Sunarp destacan la eliminación del soporte papel en el procedimiento registral; la eliminación de casos sobre falsificación documentaria: más agilidad en el trámite notarial y registral y la comunicación inmediata al correo electrónico del ciudadano sobre resultado del trabajo notarial y registral.

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Sunarp facilitará la constitución de una empresa solo con firma digital

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Leoncio A. Mansilla Conza

amansilla90@hotmail.com

amansilla@contraloria.gob.pe