Elaboración de

Procedimientos

(Folgar, 1999. Los Procedimientos)

Un procedimiento es un documento

Formalidades mínimas de un documento:

Debe ser útil para hacer, no hacer o probar algo.

Debe ser reconocido como documento por todos los individuos

La información contenida en él debe ser consistente.

Ej. Boleto de colectivo

Hay dos tipos de documentos:

Los que contienen información histórica, es decir de acontecimientos ocurridos en el pasado, llamados registros. Ej: remito

Los que contienen requisitos a ser cumplidos en el futuro, como los códigos, normas, especificaciones y procedimientos.

Documentos de requisito

CódigosSon documentos que fijan requisitos de cumplimiento

obligatorio, impuestos por un sistema legislativo

gubernamental. Cuando un código es legislado, debe darse

cumplimiento a sus requisitos a pesar de que el individuo o

la empresa no estén de acuerdo con él. No cumplirlo implica

infringir la ley. No implica la aplicación de un acuerdo

consensual entre partes.

Ej. Código Alimentario Argentino (ley 18284)

NormasEste documento si representa el concepto de acuerdo consensual.

Como con los códigos, tanto técnicos como expertos e industriales

son convocados para desarrollar las normas con las que

finalmente podrán o no estar de acuerdo y proceder en

consecuencia. Basado en este acuerdo, el documento consensual

o norma es editado luego por un organismo promotor.

En general las normas establecen requisitos mínimos a ser cumplidos

por los que adhieren a ellas.

El uso de la norma puede luego ser impuesto por el comprador al

vendedor por via del contrato o por imposición del mercado.

Ej. Normas IRAM, ISO 9000 y 14000.

Solamente en casos particulares una norma es impuesta a la manera

de una ley (ej. normas IRAM para matafuegos)

Especificaciones

La especificación es un documento impuesto por una organización

de diseño de fabricación o de compra, en la cual se fijan que

requisitos deben ser cumplidos.

Dado que se determinan dentro de una compañía, no es necesario

el acuerdo consensual.

Una especificación, al igual que un procedimiento, se aplica a un

artículo, servicio o proceso en particular.

Procedimientos

Un procedimiento explica o describe una forma de proceder.

Inicialmente no es un documento escrito sino una manera de mostrarcomo hacer algo. La característica generalizada de esta formade proceder es la transmisión oral o por vía del ejemplo y laimitación.

Cuando a una forma de proceder se la formula por escrito se lallama procedimiento.

En estos documentos se fijan los como para el logro de losrequisitos (qué) establecidos en las especificaciones, en lasnormas o en las políticas de una empresa.

Estos documentos son elaborados dentro de la empresa y allí son deaplicación obligatoria.

Documento Exigibilidad Ámbito de

aplicación

Código Fuerza de ley Territorio para el cual fue

legislado

Norma Tanto por los clientes

particulares como por el

mercado en general

El mercado (salvo casos

particulares)

Especificaciones y

procedimientos

Interno a la empresa.

Externo solo con relación

contractual

La empresa y sus

proveedores

Generalidades de un procedimiento

Las exigencias de un procedimiento deben ser comprendidas y

apoyadas por todos en la empresa, especialmente la dirección

Es imprescindible que una vez emitido, sea cumplido

Debe poder ser revisado y modificado de ser necesario

Debe ser aplicable

Debe servir a los que tienen que aplicarlo, por eso es importante

que participen en su elaboración

Un procedimiento permite realizar un trabajo de la misma manera

siempre, aún cuando cambien las personas

Estructura de un procedimiento

Autores y revisores

Fecha de aprobación y última revisión

ObjetoSe describen las razones que existen para redactar el procedimiento.

La mayor parte de las veces estas razones sirven para identificar las necesidades, las

responsabilidades y los métodos para llevar a cabo la actividad

AlcanceEsta sección permite calificar el procedimiento. Define a que parte de la organización, se

aplica el procedimiento.

En algunos casos un procedimiento es de aplicación temporal, hasta salvar una

determinada situación, por ej. se aplica solo para el transporte nocturno de equipo, O:

se aplica solo en la estación de lluvias, de noviembre a marzo del año siguiente.

Deben dejarse claro los limites espaciales y temporales del mismo.

ReferenciasSe mencionan los antecedentes que sirvieron para desarrollar el procedimiento,

incluídos códigos, normas, especificaciones e informes técnicos.

DefinicionesSe incluye un glosario de los términos empleados

ProcedimientoEsta sección es la instrucción misma, en donde se dice como, quién, con qué,

donde, etc. se efectuará una tarea.

La instrucción debe ser clara y fácil de entender.

La manera más común de redactarlo es la forma secuencial narrativa, en la queel redactor simplemente describe lo que sucede en cada paso, unodespués del otro, según ocurre el proceso. Es efectiva pero en generalrequiere que se tenga que leer mucho para llegar a la parte que al que loaplica le interesa.

Una segunda forma de redactar es la secuencial sinóptica, en la que se utilizancolumnas en las que se consignan datos específicos como: Sectorinterviniente, puesto afectado, número de paso o etapa, descripción de latarea. Esta alternativa tiene menor detalle que la forma narrativa pero esmás fácil encontrar un tema dado.

Todo procedimiento debería responder a

Que: fijar las tareas que se deben desarrollar

Quien: definir claramente las personas que deben

desarrollar las tareas

Como: establecer el método para la ejecución de las tareas

Donde: determinar el lugar físico o etapa del proceso en que

se realizará cada tarea, en que registrar la información

resultante, donde buscar la información necesaria, donde

proveerse de instrumentos y materiales.

Con qué: establecer con que equipos e instrumentos

desarrollar la tarea

A quien: decidir a que personas se deberá informar o

proveer algo.

ResponsabilidadesIncluye las responsabilidades de todos los participantes en la aplicación del

procedimiento.

Debe tenerse presente que las responsabilidades son inherentes a las

personas que ocupan un puesto y no a un sector, departamento o gerencia

en forma general e impersonal, por lo tanto cuando se establecen

responsabilidades se debe hacer referencia al puesto al que se le han

conferido.

RegistrosEsta sección define que registros deben confeccionarse, donde guardarse, y

por cuanto tiempo si corresponde.

Adjuntos o anexosEn general se incluyen tablas con valores de referencia, o formularios tipo a ser

llenados, etc.