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COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
ELABORACIÓN DE UN PLAN DE COMUNICACIÓN PARA EL
FORTALECIMIENTO Y/O CAMBIO DE CULTURA
Enrique Pallares Soberanes
16/Jun/2013
1. Detección de necesidades (diagnóstico cultural). Análisis FODA. En base a la
información obtenida.
La empresa ha estado contratando bastante personal nuevo y esto ha generado en ocasiones
cierta confusión sobretodo para el personal que ya lleva ahí muchos años ya que de cierta
manera se sienten amenazados y no creen en el nuevo talento que está ingresando sobretodo
cuando se trata de puestos de una mayor jerarquía.
Análisis FODA:
Fortalezas:
Se cuenta con talento
experimentado.
Los talentos jóvenes son
abiertos.
Se tiene una estrategia sobre la
visión de la compañía.
Debilidades:
El talento que ya lleva tiempo
es cerrado.
No aceptan ser dirigidos por
personal de menor edad y
experiencia.
El talento joven aunque está
capacitado carece de cierta
experiencia.
Resistencia al cambio y pérdida
de credibilidad de este tipo de
programas de interacción
sociales.
Poco involucramiento por parte
de los directores o gerentes de
algunas áreas.
Oportunidades:
Existen muchas agencias de
coaching en el mercado.
Las redes sociales (Facebook,
Twitter, whatsapp) pueden ser
un motoro para generar y
propagar esa unión y
compañerismo.
Amenazas:
El mercado (competencia) se
mueve extremadamente rápido.
Las tendencias cambian
rápidamente por lo que se
requiere que el personal esté
preocupado por ello y no por
los integrantes nuevos o con
antigüedad en la compañía.
2. Objetivos generales y específicos, obtenidos por tanto del punto anterior. No
confundir objetivos con medios. Por ejemplo, implementar una intranet no es un
objetivo sino un medio para lograr un algo.
Generar una cultura de compañerismo y abierta a cambios
tanto en lo laboral como en equipos de trabajo.
Dejar claro y posicionado en las mentes de los empleados que
aunque se entienden los temas de conflictos interpersonales
(dentro de lo normal) deben tener en cuenta que la
competencia está afuera luchando por lugares en el mercado
lo cual debe ser diariamente nuestro enfoque para buscar
obtener resultados eficientes en nuestro trabajo.
3. Auditoría de medios (qué medios hay en la empresa y para qué los utilizan). Es
recomendable tenerlos en cuenta a la hora de hacer el plan ya que utilizar nuevos
medios para los nuevos mensajes no da resultado ya que los empleados no están
acostumbrados a utilizarlos.
Intranet (comunicación interna, encuestas, noticias).
Email (comunicados directos al empleado).
Presupuesto para:
a) Posters,
b) Artículos promocionales como llaveros, pelotas antiestrés,
tazas, termos.
c) Dinámicas de trabajo en equipo (coaching, capacitaciones,
etc.).
4. Mensajes clave para cada público interno (en caso de que sea necesario).
Fase 1: Plática y planteamiento de plan con Director
Ésta será de manera directa (cara a cara) para involucrarlo, plantear objetivos,
sensibilizarlo sobre el tema, requerir apoyo, alinear la cultura con la estrategia, misión y
visión.
Fase 2: Plática y planteamiento de plan con Reportes inmediatos del Director
Esta plática sería también cara a cara, con la misma explicación pero involucrando en ella
al Director para que el mensaje tenga la fuerza y compromiso debido.
Fase 3: Envío de comunicado del mensaje y reunión con áreas que cuentan con el conflicto
para ir cambiando mentalidad.
Enviar comunicados a toda la organización y con las áreas afectadas hacer pláticas
especializadas en donde se busque trabajar en la actitud y con resultados tangibles
demostrar como puede ser un trabajador más eficiente si tiene un compañerismo manejado
con madurez es decir aunque no concuerde con las ideas del compañero respetarle, ser
diplomático y no dedicar energía que puede ser ocupada en nuestro trabajo para que derive
en mejores resultados para la compañía que se traducen en utilidades monetarias y mejor
calidad de vida.
Al mismo tiempo iniciar campañas de publicidad y comunicación organizacional para
fortalecer el mensaje.
Envío por email y postear en la intranet video con la pantalla dividida con un ejemplo
caracterizado de un trabajador (MEXICANO) que no tiene buenas relaciones
interpersonales y se resiste al cambio y de uno que hace lo contrario para que el personal
pueda visualizar y dimensionar el resultado esperado del mensaje para el bien de la
compañía y obviamente para la persona que obtendrá mayor alegría con él, con sus
compañeros, familiares, amigos, etc.
También buscar algún tipo de testimonio.
5. Responsabilidades en el plan de comunicación. Todos en la empresa deben estar
involucrados para lograr el éxito. Por ejemplo, una responsabilidad de
comunicación es que “voy a responder los correos en un plazo de 2 días, no más”.
Responsabilidades en el plan de comunicación:
Dirección
Solicitud de información general acerca de avances mensualmente, rondines y pláticas en
diferentes áreas para estar al pendiente e involucrado.
Reportes Inmediatos
Envío de información a la Dirección mensualmente sobre su área y cuestionamiento a
supervisores sobre el análisis que recibirán.
Supervisiones:
Envío de información mensual sobre estatus de las áreas para estar alertados donde haya
focos rojos así como avances.
Recursos humanos:
Análisis de información, reporte de estatus de todas las áreas y seguimiento especializado
en las áreas donde haya conflicto.
6. Acciones a realizar.
Envío de comunicado del mensaje y reunión con áreas que cuentan con el conflicto para ir
cambiando mentalidad.
*En el inciso 4 se detallan también las acciones a realizar.
7. Fases de implantación. Diagrama de Gannt. En las filas las acciones y en las
columnas el tiempo.
8. Tabla. (herramienta, objetivos, periodicidad, implantación, personal responsable,
personal destinatario, mensaje). Ver las lecturas, hay ejemplos de ello.
9. Elaboración de indicadores de medición de resultados (por cada objetivo, cómo se
va a medir). De nada sirve, hacer un plan si no tengo con qué medirlo…